۱۰ نشانه که میگوید سازمان شما به نرمافزار ATS نیاز دارد
لیستی کوتاه از مهمترین ابزارهای کسبوکار خود را در نظر بگیرید و این سوال مهم را از خود بپرسید که «ترجیح میدادید کدام یک را زودتر شناخته و از آن استفاده میکردید؟» و سپس یک نفس عمیق کشیده، به تمام ساعتهای کاری خود فکر کنید که هدر رفتهاند و هرگز باز نمیگردند؛ آیا در حال حاضر و به دلیل عدم استفاده از یک نرم افزار جذب و استخدام (ATS)، در حال تکرار همان اشتباه سابق هستید؟
نشانههای مختلفی وجود دارند که با دیدن آنها، نیاز سازمان و کسبوکار خود به نرمافزار ATS را درک خواهید کرد. در این مطلب، پاسخ میدهیم چرا باید از نرمافزار مدیریت استخدام استفاده کرد و به نشانههایی میپردازیم که بیان میکند سازمان شما به ATS نیاز دارد. همراه ما باشید.
نشانههای نیاز سازمان به ATS
استخدام نیرو، یکی از دشوارترین و پیچیدهترین بخشهای راهاندازی یک کسبوکار بوده که انجام آن برای رشد و گسترش سازمان و البته کسب موفقیتهای بیشتر، اجتنابناپذیر است؛ هرچند مجموعههای زیادی نیز در این بخش با چالشهای بسیار زیادی مواجه میشوند. در زمان استخدام نیروهای جدید، چندین متغیر باید هماهنگسازی شوند و انواع المانهای انسانی وجود دارند که بر این پروسه تأثیر خواهند گذاشت.
وجود همین موارد باعث شده که استخدام نیروهای جدید یک فرایند سخت باشد. به همین خاطر، احتمالا شما با خود تصور میکنید که سازمانها برای این بخش، حتما از انواع ابزارهای جذب و استخدام تخصصی استفاده میکنند که البته پاسخ منفی بوده و یا حداقل هنوز منفی است.
ما در سازمانها برای بخشهای حسابداری، فروش، پیامرسانی و بازاریابی، از انواع نرمافزارهای تخصصی و مرتبط استفاده میکنیم، اما این تصور اشتباه وجود دارد که میتوان بخش استخدام را تنها با ایمیلها و نرمافزارهای صفحهگسترده، مدیریت کرد. نرمافزارهای مدیریت استخدام نیرو از دهه ۹۰ میلادی در بازار عرضه شدهاند. در آن دههها و البته حتی در حال حاضر، این نرمافزارها بهعنوان سیستم مدیریت متقاضیان شناخته میشوند.
با اینکه در ابتدا تصور میشد که این نرمافزارهای تخصصی تنها برای سازمانهای بزرگ مورد استفاده قرار میگیرند، ولی در حال حاضر استفاده از آنها در انواع کسبوکارهای کوچک برای بهبود فرایند استخدام رواج دارد. با این وجود، با دیدن چه نشانههایی پی میبرید که کسبوکارتان به یک نرمافزار مدیریت استخدام یا همان نرمافزار ATS نیاز دارد؟ در ادامه ۱۰ مورد از این نشانهها را بیان خواهیم کرد.
۱. صرف زمان بسیار زیاد برای ثبت آگهی استخدام یکسان در انواع پلتفرمهای کاریابی
در زمان جذب نیرو و مخصوصا برای یافتن بهترین فرد مناسب برای استخدام در یک موقعیت شغلی حساس در سازمان، شما نیز ترجیح میدهید که تمام محیطهای موجود را برای یافتن برترین فرد ممکن تحت پوشش قرار دهید. انجام این کار به معنای انتشار آگهی استخدامی سازمان، در انواع پلتفرمها و سایتهای کاریابی است.
در حال حاضر، سایتها و پلتفرمهای کاریابی رایگان در حال رشد و سایتهای کاریابی با تمرکز بر تخصصهای مختلف وجود دارند که در فرایند یافتن نیروی مناسب و استخدام او، به شما کمک خواهند کرد. هر کدام از این سایتها و پلتفرمها، مکانیزم اختصاصی خود را دارند و حتی انجام یک کار ساده همچون کپیکردن یک متن مشخص و استفاده از آن در هر کدام از این پلتفرمها بهصورت مجزا، زمان مشخصی را بهخود اختصاص خواهد داد.
بهترین نرمافزار ATS است که به شما کمک میکند تنها با استفاده از یک گزینه، آگهی استخدامی سازمان خود را بهصورت همزمان در چندین پلتفرم منتشر کنید. اگر قصد انتشار آگهی در چند سایت محدود را داشته باشید، این گزینه کارآمد خواهد بود، ولی در صورت نیاز به انتشار آگهی در حداقل ۱۵ الی ۲۰ پلتفرم، وجود این گزینه برای شما و سازمانتان، ضروری و حیاتی است.
علاوه بر صرفهجویی در زمان، این گزینه باعث صرفهجویی در بودجه نیز خواهد شد؛ زیرا برخی از نرمافزارهای ATS، گزینه انتشار آگهی استخدامی در چند سایت و پلتفرم معتبر کاریابی را بهصورت رایگان و بهعنوان یک گزینه تخفیف در اختیار کاربران خود قرار میدهند.
۲. دریافت تعداد زیادی درخواست همکاری از سوی متقاضیان فاقد صلاحیت
این موضوع یکی از اصلیترین موارد آزاردهنده در زمان استخدام نیروهای جدید است. مزیت اصلی انواع سایتهای کاریابی این است که نیاز سازمان شما به یک نیروی کار، در همهجا اعلام شده و به دست افراد مختلفی میرسد. مشکل زمانی از آغاز میشود که افرادی که این پیام را دریافت کرده و تقاضای همکاری میکنند، صلاحیتهای کافی و یا حتی ضروری را ندارند و به همین خاطر، زمان ارزشمند مورد نیاز شما برای بررسی متقاضیان شایسته، صرف حذفکردن صدها و هزاران رزومه نامرتبط خواهد شد.
یک سیستم مدیریت متقاضیان، میتواند در این حالت به ۲ روش به شما و کسبوکارتان کمک کند:
- روش اول این است که برخی از بهترین نرمافزارهای ATS قابلیت انتشار فرمهای سفارشی را دارند که میتوانید نیازمندیهای اصلی و ضروری سازمان خود را در قالب سوالهای مختلف و بهعنوان فرم اولیه طراحی کرده و به این شکل، تنها افراد متناسب و دارای تواناییهای اختصاصی را جذب کنید. برای مثال اگر داشتن یک مدرک مشخص و یا سابقه کاری مرتبط برای اشتغال به آن جایگاه شغلی ضروری است، میتوانید این موضوع را بهعنوان یک شاخص اصلی تعیین کرده و درصد زیادی از رزومههای نامرتبط را از این طریق حذف کنید؛
- دومین روش نیز این است که نرمافزار ATS کارآمدی را برگزینید که ساختار اطلاعاتی مشخصی را ایجاد کرده که با کمک آن، تمام درخواستهای موجود بررسی شده و رزومههای بدون صلاحیت، بهسادگی و پیش از رسیدن به مرحله بررسی انسانی، توسط نرمافزار حذف شوند.
۳. نیاز به یک صفحه «همکاری با ما» در سایت اما عدم یافتن منابع کافی برای ساخت و یا عدم امکان مدیریت آن
سایت مجموعه و البته صفحه فرصت شغلی یا «همکاری با ما» در سایت، یک دید کلی از سازمان و مجموعه شما ارائه خواهد داد و علاوه بر آن به سایر متقاضیان و متخصصین حوزه شغلی شما اطلاع میدهد که در حال حاضر در این سازمان، چه موقعیتهای شغلی خالیای وجود دارند.
معمولا دو سوم از متقاضیان در صورت علاقه به همکاری با سازمان شما، بهصورت مستقیم به صفحه فرصت شغلی مراجعه خواهند کرد. به همین خاطر منطقیترین رویکرد این است که سایت سازمان و البته این صفحه را همیشه بهروزرسانی کرده و با یک طراحی جذاب و حرفهای، از این طریق برای کسبوکار خود برندسازی کنید. ساخت سایت و مدیریت آن بهصورت درونسازمانی، برای اغلب کسبوکارها امکانپذیر نیست و یافتن منابع لازم برای انجام این کار برای این دسته از کسبوکارها، سخت و حتی دلهرهآور است.
یکی از بزرگترین مزایای یک سیستم مدیریت استخدام این است که میتوان با کمک آن و بدون هیچگونه برنامهنویسی، یک سایت و یا صفحه «همکاری با ما» ساخت که بسیار جذاب و حرفهای باشد. نرمافزارهای ATS ابزارهای مختلف ساخت و ویرایشی را در اختیارتان میگذارند که میتوانید با کمک آنها، یک صفحه بسیار جذاب و منعطف بسازید که همیشه بهروز باشد و لیستی از انواع موقعیتهای خالی سازمان در آن نمایش داده شود.
با استفاده از این روش میتوانید یک نگاه واقعی و دید کلی راجعبه فرهنگ سازمان را به جامعه ارائه دهید و بدین شکل، متناسبترین متقاضیان را جذب نمایید. فراموش نکنید که به درج لوگوی خود در این بخش بسنده نکرده و با انتشار تصاویر، ویدئوها و انواع متنهای مرتبط، حال و هوای واقعی سازمان خود را در آن صفحه منعکس نمایید.
۴. کاهش کارایی استفاده از نرمافزارهای صفحهگسترده و یا برقراری ارتباط با ایمیل
اجازه دهید ابتدا این موضوع را مشخص کنیم؛ نرمافزارهای صفحه گسترده در زمان عرضه به بازار، فوقالعاده بودند و یک تغییر واقعی در دنیا ایجاد کردند. با این وجود، بهعنوان ابزار استخدام نیروهای جدید برای کسبوکارهای مختلف، به هیچ وجه کارایی لازم را ندارند.
اگر شما هم تا به حال با این موقعیت ناخوشایند روبهرو شدهاید که چندین زبانه نرمافزار اکسل را باز کرده و یا در رشته ایمیلهای ظاهرا بیانتها، در حال جستوجوی نیازمندیهای خود باشید، باید بدانید که تنها نیستید و تقریبا همه مدیران استخدام در این موقعیت ناخوشایند قرار گرفتهاند و این موضوع، نشانه واضحی از نیاز شما به یک نرمافزار مدیریت استخدام است.
نرمافزارهای ATS در یک محیط بسیار ساده و البته بسیار قدرتمند، آگهیهای استخدامی و قابلیت بهاشتراکگذاری آنها در ساختارهای گوناگون و البته قابلیتهای بسیار مهم دیگر همچون ردیابی متقاضیان، ساخت لیستهای مختلف، زمانبندی مصاحبهها و در نهایت استخدام نیروهای جدید را در یک محیط یکپارچه و واحد، در اختیار کاربران قرار میدهند.
برترین نرمافزارهای ATS باید قابلیتهای مهمی همچون انتخاب حسابهای کاربری برتر، مقایسه آنها با یکدیگر و البته امکان همکاری موثر افراد تیمهای استخدامی را در یک پلتفرم قدرتمند به کاربران ارائه دهد که علاوه بر این موارد قابلیتهایی همچون نگهداری از یادداشتهای مهم، امکان برقراری ارتباط با یکدیگر، ارائه و دسترسی به بازخوردها، زمانبندی و تحلیل دادهها در یک محیط متمرکز را نیز داشته باشد.
۵. استفاده از موسسههای برونسازمانی استخدام نیرو برای جلوگیری از هدررفت زمان
موسسههای برونسازمانی یکی از حیاتیترین منابع یافتن نیروهای شایسته برای سازمانهای مختلف هستند و به عقیده ما، حضور آنها در آینده نیز همچنان ضروری و مهم خواهد بود. با این وجود، باید از این موسسهها و خدماتشان، برای یافتن نیروهای با تخصص بالا و کلیدی در سازمان بهره ببرید و اگر برای هر نوع موقعیت کاری و یافتن فرد مناسب آن، از مدیر عامل گرفته تا پست پذیرش سازمان، از خدمات این موسسهها استفاده میکنید، باید این موضوع را بهعنوان نشانه واضحی از نیاز به یک نرمافزار ATS کارآمد در نظر بگیرید.
این نکته بسیار مهم را در نظر داشته باشید که نباید برای استخدام نیروهای متوسط و معمولی سازمان، هزینه بسیار بالایی بپردازید. در حال حاضر ابزارهای مورد نیاز برای جذب برترین متقاضیان و دریافت انواع درخواست همکاری از طریق آگهیهای استخدامی، بسیار راحتتر و مقرون بهصرفهتر از سالهای پیش وجود دارند.
برای انجام این کار، باید فرایند انجام این فعالیت، بهدرستی پردازش شود. یکی از مهمترین مزایای یک نرمافزار ATS که به درستی طراحی شده باشد، این است که این فرایند را بهصورت درونبرنامهای ارائه بدهد. یک نرمافزار ردیابی متقاضیان باید یک تجربه کاربری ساده و مستقیم را در اختیار شما بگذارد که از طریق آن بتوانید فعالیتهای موردنظر را بهراحتی انجام دهید.
البته باید بدانید که مسیر را میتوان با توجه به نیازها و شرایط اختصاصی سازمان، تغییر داده و شخصیسازی کرد. مسیرهای برنامهریزی شده و ساده، به شما یک دید کلی ارائه خواهند داد و میتوانید با کمک آن ایده اولیه، متقاضیان برتر را در یک مسیر مشخص به سمت غربالگریهای نهایی هدایت کنید. با هزینهای بسیار کمتر از استفاده از خدمات کامل یک موسسه کاریابی، میتوانید دسترسی خود به بهترین متقاضیان را بهشکل قابل توجهی افزایش داده و افراد بسیار بهتری را برای موقعیتهای مختلف سازمان خود بیابید.
۶. روبهروشدن بخش منابع انسانی سازمان با مشکلات مختلف
این موضوع تقریبا مشابه همین بخشی است که در رابطه با ایمیلها و نرمافزارهای صفحات گسترده به آن اشاره کردیم. در صورتی که شما بهصورت یک نفره و بهتنهایی مدیریت فرایند استخدام نیروهای جدید را برعهده میگیرید، دریافت انبوه رزومهها و ایمیلها، سختی انجام کار و ناکارآمدی روشهای فعلیتان را عیان میکند. اگر عضوی از تیم استخدام نیروهای جدید هستید که بدون استفاده از یک نرمافزار ATS تلاش دارید که پروسه ارزیابی و استخدام نیروهای جدید را انجام دهید، در این پروسه و بهصورت همزمان انواع پیامها، یادداشتها و نظرات مختلف را از سوی سایر افراد تیم دریافت خواهید کرد که همانند مورد اول، نشان میدهد که با یک مشکل واقعی روبهرو هستید و نمیتوانید تمام دادههای موجود را مدیریت کنید.
بهاشتراکگذاری یادداشتها، بازخوردها و ارزیابیهای فردی هر کدام از افراد تیم راجعبه هر کدام از متقاضیان موجود، ارسال رزومهها و مدیریت چندین جدول زمانبندی بهصورت همزمان، دشواری مدیریت و رهبری فرایند جذب و استخدام نیروهای جدید در قالب یک تیم استخدامی را بهخوبی آشکار میکند. باید بدانید که نرمافزار ATS، تمام این وظایف و فعالیتها را در یک محیط متمرکز و بهسادگی برای شما انجام میدهد.
تمام یادداشتها، بازخوردها و ارزیابیهای افراد تیم همراه با رزومه، نامه درخواست همکاری، پیشینه و البته پروفایل متقاضی، بهصورت جامع و یکپارچه و برای هر متقاضی بهصورت مجزا، نمایش داده میشود. با استفاده از یک نرمافزار ATS مناسب و مطابق با نیازهای سازمان خود، حتی جدیدترین افراد تیم منابع انسانی و بخش استخدام سازمان، در کمتر از یک ساعت میتوانند تمام دادههای موجود را بررسی کرده و به نتایج درستی برسند؛ کاری که انجام آن بدون یک نرمافزار ATS، تقریبا محال خواهد بود.
۷. یافتن استعدادها در زمانی که به آنها نیاز نداشتید وناتوانی در یافتن دوبارهی آنها در موقعیت مناسب
همه ما بیش از حد به ایمیلهای خود وابستهایم و در واقع برای اغلب ما، صندوق ورودی ایمیلمان به مهمترین بخش زندگی کاری ما تبدیل شده است که تمام دادههای مهم و اطلاعات ضروری درون آن قرار دارد. با این وجود دسترسی به این اطلاعات، به این پیششرط مهم وابسته است که ما نامها، تاریخها و سایر اطلاعات مهم هر ایمیل را به یاد آوریم که در اغلب موارد، این موضوع غیر ممکن بوده و روشی ناکارآمد خواهد بود. به همین خاطر، در بیشتر موارد برخی از مهمترین اطلاعات را به این شکل از دست میدهیم.
یک فرایند موفق جذب و استخدام نیروهای متخصص، تنها به استخدام یک نفر محدود نمیشود، بلکه باید در این فرایند، سایر افراد مستعد و توانا شناسایی شده و در مواقع لزوم، از آنها برای آغاز همکاری دعوت شود.
یک سیستم مدیریت استخدام کارجویان به شما کمک میکند که تمام اسناد و مدارک مورد نیاز برای پیگیری کارجویان مناسب را که در دورههای استخدامی پیشین با آنها روبهرو شده بودید، در دسترس داشته باشید. بدین شکل، اگر با یک فرد متبحر و متخصص مصاحبه کنید، ۶ ماه بعد و برای یک موقعیت شغلی دیگر، با داشتن اطلاعات لازم میتوانید آن فرد را بهسرعت دعوت کرده و از او تقاضا کنید که در مجموعه شما کار خود را آغاز کند.
در برخی از نرمافزارهای ATS، میتوانید افراد توانا و متخصص را با یک علامت نشانهگذاری کرده و در آینده و برای موقعیتهای کاری مرتبط، آنها را بهراحتی در سیستم پیدا کنید.
۸. آغاز مصاحبه و نیافتن یادداشتها و دیدگاههای از پیش آماده شده
این موضوع غالبا در فرایند مصاحبه و مخصوصا در زمان مصاحبه با نیروهای منتخب برای جایگاههای ارشد مدیریتی کسبوکار رخ میدهد؛ اینکه شما از ارزیابی این فرد توسط سایر همتیمیهای خود اطمینان دارید، اما نمیتوانید یادداشتها و ارزیابیهای سایر افراد تیم را پیش از مصاحبه و برای بازنگری کلی، بیابید.
معمولا در این لحظه بسیار عجله دارید و بنابراین بدون هیچگونه نگرش کلی و ایده خاص، مصاحبه را آغاز میکنید. احتمالا میتوانید با کمی زمانبندی بهتر، از وقوع چنین رخدادهایی جلوگیری کنید، اما باید بدانید که نرمافزارهای ATS برتر، با داشتن نسخههایی برای گوشیهای هوشمند، این امکان را در اختیار شما میگذارند که حتی در زمان حرکت و بدون نیاز به اسناد و فایلهای زیاد، تمام اطلاعات مرتبط به یک متقاضی را در یک محیط جامع، بررسی کرده و اطلاعات لازم را پیش از مصاحبه و یا حتی در زمان مصاحبه، مد نظر قرار دهید.
۹. نداشتن دادههای کافی و عدم وجود معیارهای لازم برای ارزیابی
برای اغلب سازمانها، مخصوصا سازمانهای کوچک و متوسط، فرایند استخدام همانند موجهای غیرقابل کنترل ظاهر میشوند، تمام نیازمندیهای لازم برای استخدام به سمت شما سرازیر میشوند، همه دادهها در همان موقعیت خاص نمایان شده و مدت کمی پس از آن، همه چیز از بین میرود.
هر فرایند استخدام، حتی در یک سازمان واحد، منحصر بهفرد خواهد بود. یک نرمافزار کارآمد مدیریت استخدام، تمام دادههای مرتبط به فرایند استخدام را ذخیره کرده و در زمان نیاز و برای پروسه استخدام بعدی، آن دادهها را در اختیار شما قرار میدهد که میتوانید بهعنوان معیارهای اصلی سازمان، از آنها استفاده کنید. از سوی دیگر، معیارهای استخدامی در تمام دنیا به یک چالش واقعی و بزرگ تبدیل شدهاند، ولی هنوز هم یک معیار جهانی و استاندارد برای این بخش تعیین نشده است.
با این وجود، یک سیستم مدیریت متقاضیان میتواند معیارهای اصلی برخی از شایستهترین نیروهای فعلی سازمان شما را بررسی کرده و مشخص کند که برای یک استخدام مناسب، به چه دادهها و معیارهایی نیاز دارید. این نرمافزارها با ارائه گزارشهای مهم، به شما کمک میکنند که تصمیمهای واضح، دادهمحور و کارآمدتری را برای سازمان خود اتخاذ کنید.
۱۰. نیاز به طراحی برنامه استخدام و نداشتن دادههای کافی در رابطه با میزان بودجه و زمان
معیارهای استخدام، تنها برای افزایش بهرهوری بر اساس آن معیارها نیستند، بلکه کارایی بسیار بیشتری دارند. پروسه استخدام تحت تاثیر عوامل بسیار متغیری از اقتصاد و بازارهای تجاری گرفته تا موقعیت مکانی سازمان، حوزه تخصصی کار و حتی نوع شغل قرار دارد. یکی از مهمترین وظایف یک فرایند استخدامی موفق این است که به شما معیارهای قابل اتکایی از نحوه استخدام نیرو در سازمانتان را ارائه دهد.
معیارهای کلیدی همچون مدت زمان استخدام نیرو و پرکردن جایگاه شغلی خالی در سازمان، برای ارائه اطلاعات دقیق و برنامهریزی بر اساس آنها عرضه شدهاند. شاید داشتن یک نرمافزار ATS برای کاهش مدت زمان استخدام نیرو و پرکردن جایگاه شغلی کافی نباشد، اما با وجود اطلاعات دقیق، میتوانید بودجهبندی بسیار بهتری برای این فرایند در نظر بگیرید.
سخن آخر
تیم سکت (Tim Sackett) یکی از مورد اعتمادترین افراد شاغل در حوزه جذب نیروهای متخصص، در رابطه با نرمافزارهای ATS میگوید:
ما به بخشی از تاریخ رسیدهایم که استخدام نیروهای متبحر و متخصص، با هزینههای مقرون بهصرفهای امکانپذیر است و این فرصت بینظیر تا پیش از این دوران، به هیچ عنوان وجود نداشت. در واقع در حال حاضر سازمانها نمیتوانند هیچ دلیل قابل قبولی برای نخریدن یک سیستم ATS بیابند.این تکنولوژی جدید با چنان قیمت مناسبی در بازار عرضه شده که نخریدن آن را باید یک تصمیم شخصی برای ماندن در دنیای قدیم استخدام نیروها و اصرار بر نداشتن کارایی لازم نامید.
استفاده از نرمافزارهای ATS برای سازمانهای کوچک و متوسط، بیشترین اهمیت و فایده را دارد و در واقع آنها میتوانند یک تکنولوژی بسیار بهتر نسبت به سایر رقبای بزرگ خود در این زمینه داشته باشند. در حالی که سازمانهای بزرگ دست به کارهای بسیار عظیمی میزنند، سازمانهای کوچک و متوسط میتوانند با اقدام سریعتر، جدیدترین و بهروزترین تکنولوژیها را بهصورت یکپارچه در اختیار داشته باشند. باید بگویم این دوران، بهترین زمان برای فعالیت بهعنوان متخصص جذب نیروهای برتر بازار است، زیرا تکنولوژی سیستمهای ردیابی متقاضیان یا همان نرمافزارهای ATS باعث شده تمام نیروهای برتر دنیا را در پیش رو داشته باشیم و به همین خاطر، فعالیتهای روزمره جذب نیرو بهصورت کامل تحت تاثیر قرار گرفته و به بهترین شکل ممکن تغییر یافته است.
برای آشنایی با ATS کاربوم روی دکمه زیر کلیک کنید:
منبع: workable.com
شما این جلسه از دوره ATS (سیستم ردیابی متقاضی) را مطالعه کردهاید.
برای ثبت این جلسه و مطالعه کامل دوره، وارد شوید.
دیدگاه