۶ ویژگی یک نرم‌افزار ATS کاربرپسند (ویژه‌ی کارشناسان منابع انسانی)
یک نرم افزار جذب و استخدام (ATS) کاربرپسند، ابزار قدرت‌مندی برای استخدام نیروهای سازمان خواهد بود؛ به همین خاطر برای انتخاب سیستم مناسب مجموعه خود، باید چند مشخصه کلیدی را در نظر گرفته و از سازگاری این نرم‌افزار با تیم استخدام سازمان اطمینان حاصل کنید. در ادامه، این مشخصه‌های کلیدی را با هم مرور می‌کنیم و هر کدام را شرح خواهیم داد؛ همراه ما باشید.
۱. وجود رابط کاربری قابل درک
یک نرم‌افزار مدیریت استخدام معمولا با مجموعه‌ای از قابلیت‌ها و عملکردهای خاص ارائه می‌شود که ممکن است برای تیم نیروهای انسانی و بخش‌های استخدام سازمان، سردرگمی ایجاد کند. ممکن است تیم استخدام که از این سیستم استفاده می‌کنند، زمان کافی برای پیاده‌سازی انواع آموزش‌ها و بررسی دقیق هر بخش نداشته باشند و احساس کنند که با یک نرم‌افزار بسیار سخت و پیچیده مواجه هستند.
وجود یک رابط کاربری قابل فهم و خلاقانه، بسیار مهم و ضروری بوده و به کاربران کمک می‌کند که به‌سادگی و با کمی تلاش، نحوه کار سیستم و استفاده از آن را فرا بگیرند.
تنها در صورتی می‌توان رابط کاربری یک سیستم ATS را قابل درک و کاربرپسند نامید که کاربران آن سیستم بتوانند موارد زیر را به‌راحتی انجام دهند:
- یادگیری سریع نحوه پیاده‌سازی و استفاده از آن نرم‌افزار بدون آموزش‌های بیش از حد و استفاده از دستورالعمل‌های فراوان؛
- درک دقیق کارایی هر گزینه، لیبل، تصویر و دکمه موجود در نرم‌افزار بدون نیاز به توضیحات بیش از حد؛
- کشف انواع قابلیت‌های سیستم بدون ترس از خراب‌شدن نرم‌افزار؛
- اطمینان از اینکه نرم‌افزار تمام قابلیت‌های مورد نیاز آن‌ها را ارائه می‌دهد؛
- احساس آرامش و رضایت در حین کار با نرم‌افزار.
بنابراین اگر قصد دارید یک سیستم مدیریت استخدام یا همان نرم‌افزار ATS خریداری کنید، کمی زمان صرف کرده و رابط کاربری آن را از طریق دمو یا استفاده رایگان چند روزه، با دقت بررسی کنید. اگر این امکان برای شما وجود دارد، از یکی از همکاران خود بخواهید که از نرم‌افزار استفاده کند و بازخورد او را در رابطه با بخش‌های مختلف نرم‌افزار بررسی کنید.
۲. ارائه خدمات عالی برای مشتریان
یک تماس تلفنی سریع، محترمانه و البته کمک‌کننده با بخش خدمات مشتریان ATS، می‌تواند انواع مشکلات فنی شما را رفع کند. بخش پشتیبانی از مشتریان برخی از نرم‌افزارها، یک گام جلوتر رفته و بازخوردهای هر کاربر را به‌دقت گوش می‌کنند، سپس آن بازخوردها را به بخش توسعه نرم‌افزار انتقال خواهند داد که با رفع مشکلات احتمالی، کاربران بتوانند بهترین تجربه ممکن را در حین استفاده از نرم‌افزار آن‌ها به دست آورند.
۲ روش برای سنجش کارایی بخش پشتیبانی از مشتریان وجود دارد که شامل موارد زیر است:
- بررسی دیدگاه مشتریان: وب‌سایت‌هایی وجود دارند که دیدگاه‌های کاربران را همراه با یک بررسی کامل از انواع قابلیت‌های نرم‌افزارهای مختلف را در اختیار عموم قرار می‌دهند؛
- ثبت نام برای نسخه رایگان: از نسخه‌های رایگان چند روزه استفاده کرده و با سوالات واقعی با بخش پشتیبانی مشتریان تماس بگیرید.
۳. قابلیت‌های ATS برای جلوگیری از هدر رفت زمان
یک سیستم ATS کارآمد به تیم‌های استخدامی سازمان کمک می‌کند که بر بخش استخدام متقاضیان و نیروهای مجموعه تمرکز کرده و با اجرای سایر فعالیت‌های مدیریتی این بخش، حجم کار سازمان را کاهش می‌دهد. علاوه بر این، سیستم مدیریت استخدام به تیم‌های استخدامی کمک می‌کند که فرایند جذب و استخدام را با توجه به نیازهای مجموعه، شخصی‌سازی کنند.
در زمان بررسی یک نرم‌افزار ATS، از وجود برخی از مهم‌ترین قابلیت‌ها اطمینان حاصل کنید. مهم‌ترین قابلیت‌های مورد نیاز برای یک نرم‌افزار جذب و استخدام که به صرفه‌جویی در زمان نیز کمک می‌کند، شامل موارد زیر است:
- قالب‌های آماده ایمیل و امکان ارسال پیام‌های متنی هم‌زمان برای چندین متقاضی؛
- قالب‌های شرح شغل آماده با امکان ویرایش پیش از انتشار آن‌ها؛
- فراهم‌کردن یک مسیر مشخص به سوی اهداف مختلف که بتوان آن را با توجه به نیاز مجموعه تغییر داده و شخصی‌سازی کرد؛
- فراهم‌کردن قابلیت جدول‌بندی و امکان یکپارچه‌سازی با تقویم‌های کاری؛
- قابلیت ارائه یک دید کلی از فعالیت‌ها و نحوه کار تیم استخدامی سازمان؛
- امکان جست‌وجوی راحت متقاضیان در پایگاه داده نرم‌افزار.
علاوه بر این، قابلیت‌های نرم‌افزار ATS شما باید امکان مدیریت متقاضیان را نیز فراهم کند. مدیران مجموعه نباید برای خواندن رزومه‌های مختلف، درج دیدگاه در رابطه با هر متقاضی، تایید یا عدم تایید هر متقاضی و یا انتقال متقاضیان از یک مرحله به مرحله بعد، مجبور به استفاده از گزینه‌های تو در تو و مسیرهای طولانی باشند.
۴. یکپارچه‌سازی با نرم‌افزار استخدام مورد نیاز برای تیم شما
امکان یکپارچه‌سازی نرم‌افزار ATS مجموعه شما با سایر سایت‌ها و پلتفرم‌های جذب نیروی جدید، نقش مهمی در سازگاری بخش منابع انسانی سازمان شما با آن نرم‌افزار ATS ایفا می‌کند.
تصور کنید که شما به‌عنوان یک مدیر مجموعه، قصد دارید بهترین توسعه‌دهنده نرم‌افزار را از طریق سایت خاصی یافته و او را استخدام کنید، اما نرم‌افزار ATS مجموعه شما با این پلتفرم هم‌گام نشده و امکان یکپارچه‌سازی برای آن وجود ندارد.
به همین خاطر برای افزایش سازگاری بیشتر کاربران با سیستم ATS مورد نظر، نرم‌افزاری را انتخاب کنید که قابلیت یکپارچه سازی با پلتفرم‌ها و سایت‌های فعلی مورد استفاده سازمان شما را داشته باشد؛ توجه به این موضوع و انتخاب یک نرم‌افزار با این قابلیت، احتمال سازگاری کاربران با سیستم منتخب شما را افزایش خواهد داد.
علاوه بر این اگر یک نرم‌افزار ATS توجه شما را بسیار جلب کرد و قصد دارید از آن استفاده کنید، می‌توانید از سازندگان و توسعه‌دهنده‌های آن بخواهید که برای سازمان شما، یک قابلیت اختصاصی یکپارچه‌سازی با پلتفرم مورد استفاده مجموعه‌تان را ساخته و آن را در اختیار شما قرار دهند.
برای ارزیابی این موضوع که آیا مجموعه شما به یکپارچه‌سازی با سایت و پلتفرم خاصی نیاز دارد یا خیر، این موارد را بررسی کرده و در نظر بگیرید:
- ارائه امکان استفاده هم‌زمان نیروهای بخش منابع انسانی سازمان از سیستم ATS موجود همراه با پلتفرم‌های مورد استفاده سابق هم‌چون سایت‌های کاریابی یا شبکه اجتماعی مورد استفاده خود؛
- افزایش تاثیر و بهره وری ابزارهای موجود در سازمان و سیستم ATS منتخب، برای مثال یکپارچه‌سازی نرم‌افزار با سرویس بررسی سوابق قانونی و کیفری متقاضیان؛
- اجرای خودکار ورود و خروج داده‌ها از طریق هر ۲ نرم‌افزار؛
- کمک به شما برای بهبود فرایند استخدام هم‌چون یکپارچه‌سازی با ابزارهای هوشمند استخدامی.
۵. شاخص‌های اثرگذار بر استخدام و گزارش‌گیری
شاخص‌های مختلف از مهم‌ترین اجزایی هستند که به شما کمک می‌کنند که عملکرد تیم‌ها را ارزیابی کرده و بهبود دهید. مدیران استخدام باید بدانند که تیم‌های آن‌ها، چه میزان زمانی را برای استخدام نیروهای مختلف، صرف می‌کنند. در بخش استخدام برخی از سازمان‌ها، یک سیستم گزارش‌گیری قانونی نیز وجود دارد.
نرم‌افزار ATS منتخب شما، باید قابلیت ایجاد گزارش‌های مختلف به‌صورت خودکار را نیز ارائه دهد که آن گزارش‌ها باید با دقت بسیار بالا ایجاد شده باشند و باعث ذخیره زمان شما شوند.
۶. امکان اصلاح و بازسازی فرایند استخدامی سازمان
یک نرم‌افزار کارآمد ATS، بیش از تنها یک ابزار جانبی برای کمک به بخش مدیریت سازمان بوده و می‌تواند به سازمان‌ها کمک کند که در فرایند استخدام، عملکرد بسیار بهتری داشته باشند.
کمی زمان صرف کرده و هر نوع قابلیت و امکان موجود در نرم‌افزار ATS منتخب خود را کشف نمایید. وجود برخی از قابلیت‌ها هم‌چون ابزار زمان‌بندی مصاحبه‌ها، ضروری و حیاتی است، در حالی که برخی دیگر از قابلیت‌ها هم‌چون افزودن یک مرحله تخصیص وظایف یا استفاده از ابزارهای یکپارچه‌سازی منابع، می‌توانند کارایی نرم‌افزار را افزایش داده و یا یک ایده کلی برای بهبود فرایند استخدامی سازمان به شما بدهند.
سخن آخر
نرم‌افزار ATS، می‌تواند میزان مشارکت مسئولان استخدام را افزایش داده و فرایند استخدامی مجموعه شما را بهبود دهد. انتخاب نرم‌افزار ATS متناسب و درست، وظایف نیروهای سازمان شما را تسهیل کرده و به آن‌ها کمک می‌کند که فرایند استخدام را به شکل موثر و کارآمد ادامه دهند.
برای آشنایی با ATS کاربوم روی دکمه زیر کلیک کنید:
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
منبع: workable.com
شما این جلسه از دوره ATS (سیستم ردیابی متقاضی) را مطالعه کرده‌اید.
برای ثبت این جلسه و مطالعه کامل دوره، وارد شوید.
دیدگاه