هر آن‌چه کارجویان باید از نرم افزار ATS برای نوشتن رزومه بدانند

• چگونگی فعالیت نرم‌افزار ATS
• دلایل اهمیت نرم‌افزارهای ATS
• قابلیت‌های سیستم ردیابی متقاضیان
• نرم‌افزارهای ATS و شبکه‌های اجتماعی
• نحوه عبور از انواع نرم‌افزارهای ATS و تطابق با معیارهای آن
• نکات نوشتن رزومه برای نرم‌افزار سیستم ردیابی متقاضیان

نرم افزار ATS، یک نرم‌افزار کارآمد برای بخش منابع انسانی مجموعه‌ها و سازمان‌ها است که می‌توان آن را به‌عنوان یک پایگاه داده برای رزومه‌های کارجویان در نظر گرفت. نرم‌افزار ATS توسط انواع سازمان‌ها با هر اندازه و ابعادی برای وظایف مختلفی هم‌چون سازمان‌دهی، جست‌وجو و برقراری ارتباط با گروه‌های بزرگی از متقاضیان مورد استفاده قرار می‌گیرد.

هدف اصلی انواع نرم‌افزارهای ATS، تسهیل کار مدیران استخدام و مدیران منابع انسانی است. معمولا اغلب سازمان‌ها، برای استخدام چندین جایگاه شغلی به‌صورت هم‌زمان آگهی استخدامی منتشر کرده و در ادامه برای هر موقعیت شغلی، صدها و یا هزاران رزومه دریافت می‌کنند. زمانی که چنین حجمی از انواع رزومه‌ها به بخش منابع انسانی سازمان ارسال می‌شود، مطالعه و بررسی دقیق هر کدام از این رزومه‌ها کار چندان راحتی نخواهد بود.

نرم افزار جذب و استخدام (ATS)، فرایند بررسی و مطالعه رزومه‌ها را ساده‌تر کرده و در واقع به‌صورت اتوماتیک، باعث می‌شود که از هدر رفتن زمان در این بین جلوگیری شده و احتمال وقوع انواع خطاهای انسانی به کمترین میزان ممکن برسد. به‌عنوان یک کارجو و برای سازگاری رزومه‌تان با یکی از انواع نرم‌افزارهای ATS، شما باید رزومه خود را با توجه به آگهی استخدامی همان سازمان، به‌صورت اختصاصی و سفارشی تغییر دهید تا مهارت‌های شما با نیازمندی‌های آن سازمان تطابق کافی داشته باشد.

رزومه ساز

با ساختن یک رزومه حرفه‌ای، برای استخدام در بهترین فرصت‌های شغلی اقدام کنید.

چگونگی فعالیت نرم‌افزار ATS

صرف نظر از نقاط قوت و ضعف هر نرم‌افزار ATS، همه آن‌ها از یک فرایند پایه و اساسی استفاده می‌کنند. تمام نرم‌افزارهای ردیابی متقاضیان، رزومه‌های موجود را به اجزای مختلفی تقسیم کرده و سپس ذخیره می‌کنند. این تجزیه و ذخیره اطلاعات به‌گونه‌ای انجام می‌شود که فیلترکردن و جست‌وجوی هر متقاضی بر اساس کلمه‌های کلیدی مشخص، به‌راحتی صورت بگیرد.

پس از این، مدیران استخدام و مدیران منابع انسانی می‌توانند رزومه‌های ذخیره‌شده در ATS را با استفاده از عمل‌گرهای مشخصی، جست‌وجو کنند. برخی از رایج‌ترین موارد استفاده از این نرم‌افزارها را با هم ببینیم:

• مشاهده رزومه‌ها: اغلب مدیران استخدام، به هر رزومه‌ای که از طریق نرم‌افزار ATS وارد سازمان می‌شود، نگاه کوتاهی خواهند داشت. معمولا این مرور مختصر، بسیار کوتاه و سریع خواهد بود، به همین خاطر متقاضیان باید بهترین مهارت‌ها و توانایی‌ها خود را به‌نحوی درج کنند که به‌سرعت قابل مشاهده باشد؛
• رتبه‌بندی اتوماتیک: برخی از نرم‌افزارهای ردیابی متقاضیان، رزومه شما را با احراز شغلی سازمان مقایسه خواهند کرد و نسبت به میزان تطابق رزومه با آگهی استخدامی، رتبه‌بندی‌های مشخصی صورت می‌گیرد. در این حالت، مدیران استخدام در عوض مطالعه تمام رزومه‌ها و بررسی آن‌ها، تنها بر رزومه‌هایی تمرکز می‌کنند که رتبه بالاتری دارند؛
• جست‌وجوی کلمه‌های کلیدی: مدیران استخدام و بخش منابع انسانی سازمان‌ها، می‌توانند رزومه‌های موجود را بر اساس کلمات کلیدی خاصی جست‌وجو کنند. کلمه‌های کلیدی مورد استفاده در این بخش، معمولا همان کلماتی هستند که در آگهی استخدامی آن سازمان نیز استفاده شده است. ممکن است این کلمه‌های کلیدی بر اساس موارد مختلفی هم‌چون مهارت‌ها، سوابق کاری، موقعیت مکانی، کارفرماهای سابق، و یا توانایی‌های مختلف مورد نیاز برای متقاضیان تعیین شوند. تصویر زیر نحوه جست‌وجوی متقاضیان از دید یک مدیر منابع انسانی است.

در این بخش مدیران استخدام و منابع انسانی می‌توانند درباره برخی از رزومه‌ها، یادداشت‌های خاصی بنویسند و یا آن‌ها را نشانه‌گذاری کنند. همان‌طور که در بخش‌های پیش اشاره کردیم، ATS رزومه‌ها را ذخیره می‌کند، بنابراین حتی در صورت عدم استخدام متقاضی در همان دوره ابتدایی، ممکن است در آینده و برای موقعیت‌های شغلی دیگر، با آن کارجو تماس بگیرند.

دلایل اهمیت نرم‌افزارهای ATS

نرم‌افزارهای ردیابی رزومه متقاضیان به مدیران استخدام و بخش‌های منابع انسانی سازمان‌ها کمک کرده و بخش عظیمی از حجم کار بسیار زیاد آن‌ها را کاهش می‌دهند. با حضور اینترنت و تسهیل ارسال رزومه‌ها به تمام سازمان‌ها، کارجویان بسیار بیش از سابق، رزومه‌های خود را به انواع سازمان‌های مختلف ارسال می‌کنند. در واقع سایت‌هایی هم‌چون لینکدین این امکان را در اختیار کارجویان قرار داده‌اند که تنها با استفاده از یک رزومه و فقط با یک کلیک، تقاضای همکاری خود را برای سازمان‌های مختلف بفرستند.

تا زمانی که ارسال رزومه‌ها به همین راحتی صورت بگیرد؛ بخش منابع انسانی سازمان‌ها، حجم بسیار عظیمی از رزومه‌ها را دریافت خواهند کرد و بدون شک افراد شاغل در آن بخش‌ها، نمی‌توانند تمام این رزومه‌های ارسالی را به‌دقت مطالعه و بررسی کنند. با اینکه نرم‌افزارهای ردیابی رزومه متقاضیان چندان بی‌نقص نیستند، اما هم‌چنان به‌عنوان یک روش بسیار مناسب برای اولویت‌بندی رزومه‌های ارسالی در نظر گرفته می‌شوند.

اغلب نرم‌افزارهای ATS تنها به ردیابی رزومه‌های متقاضیان محدود نشده و قابلیت‌های مختلفی هم‌چون برقراری ارتباط، زمان‌بندی مصاحبه‌ها و چندین قابلیت دیگر را نیز ارائه می‌دهند. اگر یک متقاضی تناسب کافی با موقعیت شغلی مد نظر را نداشته باشد، در سیستم ذخیره خواهد شد و مدیران منابع انسانی می‌توانند در آینده و برای سایر موقعیت‌های شغلی جدید، آن فرد را بررسی کرده و در صورت وجود تناسب، متقاضی موجود را انتخاب کنند. اگر یک سازمان، چند ماه پس از ارسال رزومه‌تان با شما تماس گرفت و یک موقعیت کاری مشخصی به شما پیشنهاد داد، احتمالا یک نرم‌افزار ATS در این فرایند دخیل بوده است.

قابلیت‌های سیستم ردیابی متقاضیان

هر نرم‌افزار ATS منحصر به‌فرد است و قابلیت‌های اختصاصی خود را دارد؛ با این وجود برخی از بهترین نرم‌افزارهای ATS، چند قابلیت و ویژگی عمومی دارند. این ویژگی‌های عام، شامل این موارد هستند:

• تجزیه و تحلیل رزومه‌ها: نرم‌افزار ATS بخش‌های مختلف رزومه را تجزیه کرده و آن‌ها را بر طبق یک ساختار مشخص اطلاعاتی، سازمان‌دهی می‌کند؛
• ذخیره رزومه‌ها: به‌محض ورود رزومه‌ها در سیستم، رزومه‌ها ذخیره می‌شوند و آن متقاضی برای موقعیت‌های احتمالی آینده، در نظر گرفته می‌شود؛
• جست‌وجوی کلمه کلیدی: مدیران منابع انسانی و مدیران استخدام، می‌توانند بر اساس هر نوع کلمه کلیدی مورد نظر خود، رزومه‌ها را جست‌وجو کنند؛
• فیلتر کردن: فیلترها شامل موارد مختلفی هستند و رزومه‌ها بر اساس مواردی هم‌چون موقعیت مکانی متقاضی، منبع رزومه‌های متقاضیان، زمان ارسال تقاضا به آن سازمان، داشتن یا نداشتن معرف و سایر موارد مشابه، دسته‌بندی و فیلتر می‌شوند؛
• سفارشی‌سازی ایمیل‌ها به‌صورت خودکار: با استفاده از این نرم‌افزارها، سازمان‌ها می‌توانند نامه‌ها و ایمیل‌های هر رزومه‌ای را که پذیرفته نشده، دسته‌بندی کنند و از این طریق برای هر متقاضی حتما یک پاسخ مناسب ارسال نمایند.

لازم به ذکر است که صدها نرم‌افزار ردیابی رزومه وجود دارد که هر کدام از آن‌ها قابلیت‌های منحصر به‌فردی دارند. همه آن‌ها رزومه‌ها را به یک شکل یکسان و مشابه تجزیه، رتبه‌بندی و یا فیلتر نمی‌کنند. به همین خاطر ممکن است ایجاد تطابق برای یک نوع نرم‌افزار از طریق در نظر گرفتن کلمه‌های کلیدی یا ساختار خاص، برای سایر نرم‌افزارهای ATS ایدئال و یا حتی مناسب نباشد.

استخدام برنامه نویس پایتون

جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.

نرم‌افزارهای ATS و شبکه‌های اجتماعی

شبکه‌های اجتماعی شما می‌تواند فرایند یافتن یک شغل مناسب را برای شما تسهیل کند. برخی از نرم‌افزارهای ATS از شبکه‌های اجتماعی برای یافتن متقاضیان مناسب و ایدئال استفاده می‌کنند.

اگر برای شما نیز این سؤال به وجود آمده که نحوه انجام این کار چگونه است، باید به شما بگوییم که برخی از این نرم‌افزارهای ATS، قابلیت جست‌وجو از طریق کانال‌های ارتباطی شبکه‌های اجتماعی برای یافت کلمه‌های کلیدی شاخص را دارند. بنابراین، پروفایل‌های خود را بر طبق حوزه تخصصی مورد علاقه خود و تجربه‌های کاری‌تان، به‌روزرسانی کنید. ممکن است همین گام ساده باعث شود که در آینده‌ای نزدیک برای یک موقعیت شغلی بسیار خوب با شما تماس بگیرند.

نحوه عبور از انواع نرم‌افزارهای ATS و تطابق با معیارهای آن

تطبیق‌دادن رزومه خود با انواع نرم‌افزارهای ATS یکی از مهم‌ترین بخش‌های فرایند کاریابی در دنیای مدرن است. در صورت عدم توجه به کلمه‌های کلیدی، ساختار رزومه و سایر فاکتورهای مهم در این نوع نرم‌افزارها، متقاضیان متناسب و ایدئال نیز ممکن است در فرایند بررسی حذف شده و به بخش بررسی رزومه کاری توسط نیروهای انسانی نرسند.

در این قسمت به نکاتی می‌پردازیم که باید برای نوشتن رزومه کاری خود رعایت کنید تا از انواع نرم‌افزارهای ATS با موفقیت عبور کند و به دست کارفرمایان برسد.

۱. ایجاد تطابق میان رزومه و آگهی استخدام همان سازمان

یک رزومه عام و کلی، در دنیای فعلی و با توجه به جست‌وجوی مدرن امروزی، کارآمد نیست. ایجاد تطابق میان رزومه خود و نیازمندی‌های سازمان‌های مختلف، این امکان را در اختیار شما می‌گذارد که در هر سازمان به‌عنوان یک متقاضی ایدئال تشخیص داده شوید. مهارت‌ها و توانایی‌های خود در رزومه را با توجه به نیازمندی‌های اعلام شده برای هر آگهی تغییر دهید و موارد موجود در رزومه‌تان را با توجه به همان نیازمندی‌های درج شده، اولویت بندی کنید.

۲. ایجاد تطابق میان کلمه‌های کلیدی موجود در آگهی استخدامی و رزومه

به کلمه‌های کلیدی موجود در آگهی‌های استخدام توجه کنید و با استفاده از آن‌ها، رزومه خود را برای الگوریتم‌های رتبه‌بندی و مدل جست‌وجوی نرم‌افزارهای ATS تغییر دهید. معمولا کلمه‌های کلیدی یک آگهی استخدامی، همان مواردی هستند که در بخش مهارت‌های سخت به‌صورت یک لیست درج می‌شوند. با توجه به همان لیست، بیشترین میزان مهارت‌ها و کلمه‌های کلیدی مرتبط و البته واقعی را در رزومه‌تان درج کنید.

۳. استفاده از شکل مخفف و کامل کلمه‌های کلیدی به‌صورت هم‌زمان

مدیران استخدام و مدیران منابع انسانی، ممکن است با استفاده از کلمه‌های کلیدی مختلف، متقاضیان را بررسی و جست‌وجو کنند. برخی از نرم‌افزارهای ATS کلمه‌های کلیدی را عینا همان‌گونه که هستند، می‌یابند و نتیجه‌ها را با توجه به این حالت نمایش می‌دهند. به همین خاطر اگر شما در رزومه خود تنها عبارت «بهینه‌سازی موتورهای جست‌وجو» را بدون درج مخفف «سئو» یا «SEO» درج کرده باشید؛ نام و رزومه شما در پاسخ به جست‌وجوهای مشابه ظاهر نمی‌شود و به همین راحتی از لیست متقاضیان ایدئال حذف می‌شوید.

۴. استفاده از فرمت ترتیب زمانی یا ترکیبی برای ساختار رزومه

ساختار رزومه‌هایی که بر اساس ترتیب زمانی نبوده و بر اساس سایر ساختارها هم‌چون رزومه عملکردی هستند، در نرم‌افزارهای ردیابی رزومه‌ها شانس چندان خوبی برای کسب پذیرش اولیه را ندارند. این نوع نرم‌افزارها معمولا از روش‌های کلاسیک هم‌چون ترتیب زمانی استفاده کرده و سوابق کاری متقاضی را به همان شکل سنتی و کلاسیک بررسی می‌کنند. مدیران استخدام نیز مدل رزومه کرونولوژیکال یا زمانی را بهتر درک خواهند کرد و به همین خاطر استفاده از رزومه با ساختار ترتیب زمانی یا رزومه ترکیبی، نتایج بهتری برای شما خواهد داشت.

۵. از انواع جدول‌ها و ردیف‌ها استفاده نکنید

با اینکه استفاده از انواع جدول‌ها و نوشتن اطلاعات مختلف در ردیف‌ها، باعث می‌شود که افراد شاغل در منابع انسانی رزومه شما را به‌راحتی و سرعت بیشتری مطالعه و بررسی کنند، اما این ساختار باعث می‌شود که تجزیه اطلاعات شما توسط نرم‌افزارهای ATS به‌سختی انجام شده و یا با خطاهای مختلفی روبه‌رو شود.

۶. استفاده از فونت‌های مناسب و کلاسیک

شاید این سؤال برای شما پیش بیاید که اگر رزومه‌ی شما با نرم افزار ATS بررسی شود، مناسب‌ترین فونت برای افزایش میزان خوانایی رزومه چیست؟ بهترین انتخاب این است که از انواع فونت‌های ساده و کلاسیک استفاده کنید. برخی از نرم‌افزارهای ATS، فونت‌های غیر معمول را به فونت‌های عادی تغییر می‌دهند و این موضوع می‌تواند ترتیب اطلاعات، طراحی و ساختار رزومه شما را از بین ببرد.

۷. عدم استفاده از هدر و فوتر

اطلاعات درج‌شده در بخش هدر و فوتر رزومه‌تان، ممکن است در قسمت تجزیه اطلاعات در نرم‌افزارهای ATS نادیده گرفته شده و برخی از اطلاعات مهم شما از بین برود.

۸. استفاده از انواع سرتیترها و تیترهای استاندارد

نوشتن تیتر «مکان‌هایی که من در آن‌جا مشغول به کار بودم» به جای عبارت استاندارد «سوابق کاری»، ممکن است باعث ایجاد خطاهای مختلف در نرم‌افزارهای ATS شود و در نتیجه، اطلاعات شما به شکل نادرست سازمان‌دهی شده و اطلاعات‌تان به‌صورت اشتباه نمایش داده شود.

۹. ذخیره فایل رزومه با پسوند .docx

این نوع فایل‌ها بیشترین میزان سازگاری را با نرم‌افزارهای ردیابی متقاضیان دارند و به همین خاطر در صورت امکان، فایل رزومه خود را با این پسوند ذخیره کنید.

نکات نوشتن رزومه برای نرم‌افزار سیستم ردیابی متقاضیان

کارجویان باید تمام اطلاعات مهم در رابطه با انواع نرم‌افزارهای ATS را به‌خوبی مطالعه کرده و پس از آن ساختار رزومه‌های خود را با توجه به همان موارد مهم در این نوع سیستم‌ها و با توجه به همان آگهی استخدامی مد نظر خود، ایجاد کنند. در ادامه، چند نکته مهم برای افزایش میزان خوانایی رزومه و افزایش احتمال گذر از بررسی‌های اولیه این نوع نرم‌افزارها را با هم مرور می‌کنیم.

نکته اول: کلمه‌های کلیدی برتر را بیش از یک بار درج کنید

برخی از نرم‌افزارهای ATS، به متقاضیانی که کلمه‌های کلیدی را بیش از یک بار در رزومه خود درج کرده باشند، رتبه بالاتری اختصاص می‌دهند. برای مثال، رزومه‌ای که کلمه « جاوا» را ۲ یا ۳ بار تکرار کرده باشد، نسبت به رزومه‌ای که تنها یک بار « جاوا» را درج کرده، رتبه بسیار بهتری دریافت می‌کند. به همین خاطر، اگر کلمه کلیدی را چند بار تکرار کنید، احتمالا شانس خود را برای یافتن یک رتبه بهتر، افزایش می‌دهید.

نکته دوم: عدم استفاده از روش‌های دورزدن سیستم هم‌چون پر کردن رزومه با کلمات کلیدی

یک نمونه رایج از پرکردن صفحه با کلمه کلیدی (‌Keyword Stuffing) این است که برای مثال، عبارت «حسابداری حسابداری حسابداری حسابداری» را چند بار نوشته و سپس رنگ آن را به سفید تغییر دهید و بدین شکل، این عبارت را در رزومه خود پنهان کنید. البته که نرم‌افزار با این روش گول می‌خورد و رزومه شما را به‌عنوان یک گزینه مطابق برای کلمه‌کلیدی «حسابداری»، نمایش می‌دهد؛ اما فراموش نکنید که این کلمه در رزومه شما هایلایت شده و مدیر استخدام متوجه می‌شود که شما از این روش استفاده کرده‌اید و شما را به‌عنوان یک آدم متقلب در نظر می‌گیرد.

نکته سوم: ایجاد یک بخش «مهارت‌ها»

ایجاد بخش مهارت‌ها در رزومه شما، یک روش مناسب برای درج کلمه‌های کلیدی مرتبط به‌صورت طبیعی و صریح است. معمولا مدیران استخدام و مدیران منابع انسانی، بخش‌های مشخصی هم‌چون بخش‌های مهارت‌های سخت، عناوین شغلی، موقعیت مکانی و تجربه‌های کاری متقاضیان را بررسی می‌کنند.

زمانی که می‌خواهید بخش مهارت‌های رزومه‌تان را تکمیل کنید، مهارت‌های سخت خود را در نظر گرفته و از درج برخی از رایج‌ترین مهارت‌های نرم خود پرهیز کنید. معمولا در این جست‌وجوهای اولیه، انواع مهارت‌های سخت هم‌چون «تسلط بر زبان اسپانیایی»، «تحلیل‌های اقتصادی» و یا «تسلط بر زبان پایتون» در نظر گرفته می‌شود. هر چند که نوشتن مهارت های نرم در رزومه نیز بسیار اهمیت دارند، اما بهتر است این مهارت‌ها را به‌صورت فردی و حضوری در محل کار اثبات کنید و در از درج آن‌ها در رزومه بپرهیزید. مهارت‌های نرم شامل مهارت‌های «سخت‌کوشی در محیط کار»، «فعالیت بسیار خوب در کارهای تیمی» و سایر مهارت‌های فردی دیگر است.

نکته چهارم: کلمات کلیدی را در احراز شغلی بیابید

آگهی استخدامی مد نظر خود را به‌دقت مطالعه کنید، سپس کلمه‌های کلیدی در احراز شغل را یافته و ببینید که هر کدام چند بار در طول متن تکرار شده است؛ معمولا همین کلمه‌های کلیدی در زمان ارزیابی رزومه‌ها مورد توجه قرار می‌گیرد. اگر شما مهارت و یا تجربه کاری مرتبط به این کلمه‌های کلیدی دارید، حتما آن‌ها را در رزومه درج کنید.

سخن آخر

یافتن یک شغل در دنیای مدرن، به روش‌های مدرن صورت می‌گیرد و اگر می‌خواهید شانس خود را برای یافتن یک شغل مناسب افزایش دهید؛ باید روش‌های جدید را به‌خوبی بررسی کرده و از آن‌ها استفاده کنید. نرم‌افزارهای ردیابی روزمه متقاضیان یا همان ATS، یکی از رایج‌ترین روش‌های بررسی رزومه‌ها در انواع سازمان‌ها بزرگ و کوچک است، بنابراین نکته‌های گفته شده در این نوشتار را به خاطر بسپارید و با کمک آن‌ها، یک رزومه ایدئال و تاثیرگذار بنویسید.

آگهی استخدام

جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.

منبع: jobscan.co