چگونه یک درخواست شغلی را مؤدبانه رد کنیم؟

آیا به‌عنوان کارفرما، متقاضیان نامناسب برای شرکتتان را طی مراحل استخدام، به‌طور حرفه‌ای و با رفتار مناسبی رد می‌کنید؟ به‌طور کلی، بررسی بازخوردهای دریافت‌شده از کارجویان، نشان می‌دهند که تعداد کمی از کارفرمایان در ردکردن درخواست‌های استخدام، به‌صورت حرفه‌ای رفتار می‌کنند؛ به‌عبارت دیگر، تعداد بسیار کمی از کارفرمایان با ارائه بازخوردهای مناسب، به کارجویان اطلاع می‌دهند که دیگر رزومه کاری و مهارت‌های حرفه‌ای آنان برای استخدام بررسی نمی‌شوند.

در این راستا، در این مطلب قصد داریم چند راهکار مفید را ارائه دهیم که هنگامی که لازم است درخواست‌های شغلی را در هر مرحله‌ای از استخدام رد کنید، بتوانید به‌صورت کاملا مؤثر و با رفتار حرفه ای این کار را انجام دهید. با استفاده از این موارد می‌توانید به کارفرمای حرفه‌ای و محبوبی در دنیای کسب‌وکار تبدیل شوید که با دیگران به‌خوبی ارتباط موثر برقرار می‌کند.

بهترین روش‌های رد‌کردن درخواست شغلی

• پس از مصاحبه، با متقاضی شغل تماس بگیرید و درخواست او را به‌صورت تلفنی رد کنید. توجه داشته باشید که این کار را از طریق ایمیل، پیام متنی، ایمیل صوتی یا پیام‌های آماده فوری انجام ندهید؛
• مطمئن شوید که در میان صحبت‌های خود از کلماتی استفاده نمی‌کنید که سوءتفاهم ایجاد کنند؛ همچنین از کلماتی استفاده نکنید که در آنها ردپایی از شواهد مربوط به انواع تبعیض‌های غیرقانونی وجود دارد؛
• هنگام انتقاد یا ارائه پیشنهاد به متقاضی شغل، مراقب انتخاب کلماتتان باشید؛ حتی زمانی که داوطلب، از شما درخواست می‌کند که به او بازخوردی را ارائه دهید؛

مثال: سلام پاول؛ می‌خواستم از شما تشکر کنم که روز دیگری برای مصاحبه آمدید. ما واقعا برای زمان شما ارزش قائل هستیم، اما تصمیم گیری کردیم که فرایند استخدام را با فرد دیگری ادامه دهیم.

چه زمانی باید یک درخواست شغلی را رد کنید؟

در زمینه هریک از جایگاه‌های شغلی‌ای که در شرکت شما باز می‌شود، متقاضیان زمان زیادی را برای به‌روزرسانی رزومه و نوشتن متن اولیه برای ارسال رزومه خود صرف می‌کنند. صرف‌نظر از اینکه کارجویان، درخواست شغلی خود را به‌صورت آنلاین ارسال می‌کنند یا از طریق ایمیل (امروزه استفاده از این روش بسیار کاهش یافته است)، همه آنها شایسته این هستند که پاسخ مناسبی را از جانب شرکتتان دریافت کنند؛ به همین دلیل باید در پاسخ به تقاضای کارجویان، پیامی را به‌عنوان تأیید اولیه ارسال کنید، مبنی بر اینکه رزومه آنها را دریافت کرده‌اید؛ انجام این کار در دنیای دیجیتال امروزی بسیار ساده است و می‌توانید آن را با استفاده از سیستم‌های ارسال پیام خودکار انجام دهید.

همچنین کارجویان باید از مراحل بعدی روند استخدام شرکتتان مطلع شوند؛ به همین دلیل نیاز است که به آنان اطلاع دهید که در مرحله اولیه استخدام شامل بررسی رزومه کاری و آمادگی برای مصاحبه پذیرفته شده‌اند یا خیر. اگر هم فرایند بررسی رزومه‌های کاری و انتخاب کارجویان در شرکت شما سریع انجام می‌شود، می‌توانید در همان پیام تأییدیه، متنی را ارسال کنید، مبنی بر اینکه رزومه کاری کارجو در مصاحبه اولیه، پذیرفته یا رد شده است.

با وجود این، اگر روند بررسی اولیه رزومه‌های کارجویان در شرکتتان همچون سایر شرکت‌ها انجام می‌شود، لازم است که در ابتدا پیام تأییدیه را برای کارجویان ارسال کنید تا آنها نیز مطمئن شوند که شرکت، رزومه کاری‌شان را دریافت کرده است؛ سپس در پیام دیگری می‌توانید پذیرفته یا رد شدن کارجویان را برای ادامه مراحل استخدام به آنان اطلاع دهید. توجه داشته باشید که کارجویان متقاضی شغل، شایسته این هستند که از وضعیت استخدام خود در تمامی مراحل مصاحبه و استخدام آگاه شوند؛ حتی اگر در نهایت مجبور شوید که تقاضای شغلی آنها را رد کنید.

فرایند ردکردن برخی از متقاضیان شغل، با اولین جلسه ملاقات آنان شروع می‌شود. صرف‌نظر از پلتفرمی (خط‌مشی) که برای صحبت‌کردن با آنان انتخاب می‌کنید (ارتباط آنلاین یا جلسه مصاحبه حضوری)، روند انتخاب کارکنان شرکتتان را برای هریک از داوطلبان توضیح دهید و این را به‌عنوان یکی از اهداف جلساتتان قرار دهید. هنگامی که کارفرمایان چنین اطلاعاتی را در اختیار کارجویان قرار می‌دهند، متقاضیان کمتر احساس سردرگمی می‌کنند و همین موضوع تفکر مثبتی را در آنان نسبت به روند استخدام شرکت مربوطه ایجاد می‌کند؛ همچنین باید بکوشید تا در این جلسات، تاریخ حدودی اعلام نتایج مربوط به وضعیت درخواست کارجویان را اطلاع دهید.

آگهی استخدام

جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.

چه زمانی برای ردکردن، با کارجویان تماس بگیرید؟

همان طور که برای ادامه مراحل استخدام با کارجویان پذیرفته‌شده تماس برقرار می‌شود، مدیران منابع انسانی یا حتی کارمندان این بخش باید با متقاضیانی که پذیرفته نشده‌اند نیز تماس بگیرند و به آنان اطلاع دهند که درخواستشان رد شده‌ است؛ بنابراین اگر می‌خواهید که متقاضیان، سازمان شما را با دید مثبتی ترک کنند، این کار را به‌سادگی و با برقراری ارتباطی به‌موقع انجام دهید؛ علاوه بر این، ممکن است که احساس مثبت کارجویان، در آینده روی سایر داوطلبان شغل در شرکت شما تأثیرگذار باشد؛ به‌ عبارتی، تصوری که کارجویان سابق سازمانتان از شما و فرایند استخدام شرکت دارند، می‌تواند روی دیدگاه کارجویان آینده نیز تأثیر بگذارد؛ چراکه به‌احتمال زیاد، این افراد با یکدیگر ارتباط برقرار می‌کنند و نظرات دیگران و به‌خصوص کارجویان سابق شرکت موردنظرشان را درمورد کارفرمای آن شرکت، روند استخدام و مسائل مربوطه دیگر جویا می‌شوند.

چه زمانی باید یک متقاضی شغل را رد کنیم؟

برخی از کارفرمایان مخالف‌اند، اما بیشتر آنان بر این عقیده هستند که به‌محض اینکه تشخیص دهید که شخصی برای شغل موردنظر مناسب نیست، با او تماس بگیرید و به او اطلاع دهید که درخواست شغلی‌اش رد شده است. گروه دیگری از کارفرمایان نیز تا پایان مراحل استخدام صبر می‌کنند و عدم موفقیت کارجو را به او اطلاع نمی‌دهند. این در حالی است که حتی گاهی اوقات، فرد جدیدی برای جایگاه شغلی موردنظر انتخاب می‌شود، اما هنوز هم کارجویان دیگر از ردشدن درخواست استخدامشان بی‌اطلاع هستند.

چنین رفتاری، به‌منزله بی‌احترامی به کارجویان است و با رفتار کارفرمایی حرفه‌ای مطابقت ندارد. کارفرمای حرفه‌ای، به‌محض اینکه از نامناسب‌بودن مهارت‌ها و رزومه کاری یک کارجو با ویژگی‌های موردنیاز جایگاه شغلی شرکتش مطلع می‌شود، بلافاصله با فرد موردنظر تماس می‌گیرد و او را از این موضوع آگاه می‌کند. در واقع، این روش، تنها رویکرد منصفانه برای ردکردن متقاضیان استخدام به حساب می‌آید.

در غیر این صورت، ممکن است کارجویان زمان زیادی را منتظر بمانند تا نتیجه را دریافت کنند؛ برای مشاهده نتایج، مضطرب شوند و نسبت به درخواست استخدامشان احساس سردرگمی کنند. در چنین شرایطی، اطلاع‌ندادن به کارجویان، موجب می‌شود که آنان نسبت به شرکت موردنظر و کارفرمای آن، احساسات و افکاری منفی داشته باشند؛ در نتیجه، درباره نوع رفتار و برخورد این شرکت با کارجویان، همچنین احساسات و افکار خود با دیگران نیز صحبت می‌کنند. امروزه در شبکه‌های اجتماعی و دنیای دیجیتال نیز سرعت انتشار اطلاعات چندین برابر شده است و به‌راحتی می‌توان از تجربیات سایر کارجویان نسبت به شرکت‌ها، کارفرمایان و نوع برخورد آنان مطلع شد؛ علاوه بر این، بررسی‌های اخیر در پلتفرم‌هایی مانند لینکدین نشان داده‌اند که هریک از افراد با انتشار اطلاعات و تجربیات خود در این شبکه اجتماعی، می‌توانند آنها را حداقل با ۱۳۷۴ نفر دیگر نیز به اشتراک بگذارند.

رزومه ساز

با ساختن یک رزومه حرفه‌ای، برای استخدام در بهترین فرصت‌های شغلی اقدام کنید.

درمورد کارجویان نامناسب برای شرکتتان، زمان زیادی را صرف نکنید

به‌عنوان کارفرما، هنگامی که همسونبودن مهارت های نرم وسخت و توانایی‌های کارجویی را با ویژگی‌های موردنیاز جایگاه شغلی موردنظرتان متوجه شدید، نیازی نیست که زمان زیادی را برای حفظ متقاضی صرف کنید. در واقع، تعلل در ردکردن فرد مذکور، شما را وسوسه می‌کند تا نسبت به استخدام افرادی با شایستگی‌ها یا توانایی‌هایی کمتر از حد انتظار رضایت دهید؛ انجام چنین کاری نمی‌تواند پایه و اساس فرایند انتخاب موفق باشد.

در مقابل، اگر با کارجوی واجدشرایطی روبه‌رو شدید که هم مهارت کافی دارد و هم از نظر فرهنگی برای شرکتتان مناسب است، با او تماس بگیرید و وضعیت درخواستش را اطلاع دهید؛ در عین حال، باید به کارجو بگویید که ضمن درنظرگرفتن او برای جایگاه شغلی موردنظر، چند داوطلب واجدشرایط دیگر را به همراه او برای مصاحبه دعوت خواهید کرد.

به این ترتیب کارفرما، کارجویان واجدشرایط را رد نکرده‌، در عین حال آنها را از بلاتکلیفی درآورده‌ است و رزومه کاری کارجویان دیگر را نیز در کنار آنها بررسی می‌کند. این روش، برخورد کاملا مؤدبانه و محترمانه‌ای محسوب می‌شود و به کارفرما نیز کمک می‌کند تا در حد امکان از شروع مجدد فرایند استخدام برای افراد جدید جلوگیری کند؛ علاوه بر این، کارجویی که از آخرین وضعیت درخواست استخدامش اطلاع داشته باشد، می‌تواند در جای دیگری تقاضای استخدام دهد و در نهایت ممکن است در شرکت دیگری مشغول به کار شود؛ به همین دلیل، اگر می‌خواهید کارکنان واجدشرایط آینده شرکتتان را از دست ندهید، با آنها ارتباط برقرار کنید؛ علاوه بر این، برقراری ارتباط مثبت با کارجویان موجب می‌شود تا به‌عنوان کارفرمایی حرفه‌ای، در شبکه ارتباطات شخصی و همچنین شبکه همکاران آنها شناخته شوید.

هنگام ردکردن درخواست شغلی چه کارهایی را نباید انجام دهید؟

اولین نکته درمورد ردکردن داوطلب یک جایگاه شغلی، این است که به‌ یاد داشته باشید که هیچ فردی را به‌خاطر ویژگی‌های شخصیتی یا خصوصیات شخصی منحصربه‌فردش رد نمی‌کنید؛ بنابراین باید پذیرفته‌نشدن کارجو را به‌روش مثبت‌تری به او اطلاع دهید. به‌طور خاص، باید تلاش کنید تا از عبارت «ردشدن» در جملات خود استفاده نکنید؛ در عوض می‌توانید به متقاضی این‌طور بگویید که: «تیم منابع انسانی ما تصمیم گرفته است که بررسی شرایطتان را برای استخدام در شرکت متوقف کند، زیرا مهارت‌های کنونی شما با ویژگی‌های موردنیاز شرکت برای جایگاه شغلی جدید تناسبی ندارند؛ همچنین درخواست استخدامتان نزد کارکنان منابع انسانی باقی می‌ماند تا در صورت بازشدن فرصت‌های شغلی جدید با شما تماس گفته شود». البته توجه داشته باشید که اگر فرهنگ سازمانی و روند استخدام شرکتتان، امکان برقراری تماس مجدد با کارجویان سابق را برای فرصت‌های شغلی جدید فراهم نمی‌کند، نباید بیش از این کارجو را منتظر نگاه دارید؛ پس نیازی نیست جمله دوم را بگویید و صرفا با رفتاری مؤدبانه و حرفه‌ای، درخواست او را رد کنید. از «نباید»های مهم دیگر در فرایند ردکردن درخواست کارجویان، می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• پیش از اینکه کارجویی برای شرکت در جلسه مصاحبه در سازمانتان حاضر نشود، در صورت لزوم می‌توانید درخواست استخدامش را از طریق ایمیل رد کنید؛ اما کارجویانی را که یک یا چند جلسه برای مصاحبه در شرکتتان حاضر شده‌اند، نمی‌توانید به این روش رد کنید. در واقع، این متقاضیان باید به روش‌های حرفه‌ای‌تری، مانند برقراری تماس تلفنی، از ردشدن درخواستشان مطلع شوند؛ بنابراین به ‌خاطر داشته باشید که برای ردکردن چنین افرادی، هرگز از روش‌هایی مانند ارسال ایمیل، پیام متنی، صوتی یا پیام‌های آماده استفاده نکنید. در واقع، این افراد برای استخدام‌شدن در شرکتتان زمانی را اختصاص داده‌اند و اکنون نیز شایسته رفتار محترمانه‌ای از جانب شما هستند؛ به همین دلیل باید با آنها تماس بگیرید و به این طریق خبر پذیرفته‌نشدن آنان را به اطلاعشان برسانید؛ حتی اگر برای پیگیری تماستان، مجبور شوید که پیامی کتبی حاوی ردشدن درخواست شغلی کارجو برایش ارسال کنید؛
• در انتخاب کلماتتان بسیار دقت کنید؛ به‌عبارت بهتر، هنگام ردکرن متقاضی مطمئن شوید که از کلمات یا عباراتی استفاده نمی‌کنید که فرد دچار سوءتفاهم شود یا از سخنانتان برداشت‌هایی منفی، مثل تبعیض غیرقانونی، داشته باشد؛ به‌عنوان مثال، ممکن است هنگام صحبت با کارجو، وسوسه شوید و به او بگویید که داوطلب جدیدی را برای جایگاه شغلی مربوطه در نظر می‌گیرید که شایستگی‌های به‌مراتب بالاتری برای این فرصت شغلی داشته باشد؛ در این صورت به‌احتمال زیاد، فرد متقاضی از شما توضیحات بیشتری را درمورد جزئیات مهارت‌های موردنیاز برای استخدام درخواست خواهد کرد؛
• هنگام انتقاد از کارجو یا ارائه بازخورد به او، مراقب سخنان خود باشید؛ حتی زمانی که متقاضی، از شما درخواست کند که بازخوردی را ارائه دهید؛ در واقع، هرگونه انتقاد یا پیشنهادی می‌تواند بین طرفین جدال و بحث ایجاد کند یا حتی شما را در مقابل هرگونه دادخواست‌ احتمالی در آینده آسیب‌پذیر کند؛ بنابراین قبل از پاسخ به درخواست متقاضی، لازم است که با ویژگی‌های اخلاقی او کاملا آشنا شوید.

ردشدن درخواست توسط کارفرمایان

اغلب متقاضیان درمورد راه‌های برقراری تماس با شرکت‌هایی که برای مصاحبه رفته‌اند، سؤال می‌کنند تا از وضعیت درخواستشان آگاه شوند. در بسیاری از موارد، این کارجویان روزها، هفته‌ها و گاهی اوقات ماه‌ها بدون دریافت خبری از طرف کارفرما منتظر می‌مانند؛ این در حالی است که کارفرمای شرکت مذکور، به‌ظاهر برای دعوت کارجو به جلسه مصاحبه، بسیار مشتاق به ‌نظر می‌رسید. در این شرایط کارجو تصور می‌کند که برای فرصت شغلی موردنظر پذیرفته نشده است؛ اما این در حالی است که هرگز خبر دقیقی در رابطه با ردشدن درخواستش دریافت نکرده است. همچون بسیاری از افراد دیگر، کارجو نیز به‌دنبال بی‌اطلاعی از وضعیت درخواست شغلی‌اش، شرکت‌های دیگر را برای استخدام‌شدن بررسی می‌کند.

نکته مهم و آخر در رابطه با رفتار حرفه‌ای حین فرایند استخدام کارجویان، این است که همواره تلاش کنید تا با کارجویانی که برای انجام مصاحبه اولیه با آنان تماس گرفته‌اید، ارتباط برقرار کنید و پاسخ صریح و روشنی را درمورد وضعیت استخدامشان به آنها بدهید. در واقع، بی‌اطلاعی چنین افرادی از وضعیت درخواستشان، برای تصویر شرکت در ذهن کارجویان، کارکنان کنونی و حتی کارکنان آینده، اصلا مناسب نیست؛ پس لازم است که در زمان مناسب و در تمامی مراحل استخدام شرکت، به درخواست کارجویان کاملا شفاف پاسخ دهید؛ به‌بیان ساده‌تر، در هر مرحله از استخدام کارجویان، باید بتوانید در زمان مناسب، آنان را از پذیرفته‌ یا رد شدنشان آگاه کنید.

استخدام تهران

جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.

منبع: thebalancecareers.com