راهنمای جامع نحوه ارسال رزومه کاری از طریق ایمیل به کارفرما

این روزها به طور معمول از اپلیکیشن‌های آنلاین برای دریافت و ارسال رزومه استفاده می‌شود، در این صورت بهترین راه ارسال رزومه چیست؟ در برخی موارد کارفرما از متقاضیان می‌خواهد که رزومه‌ی خود را از طریق ایمیل ارسال کنند؛ در این صورت، بهترین راه برای ارسال موفقیت‌آمیز رزومه این است که توضیحاتی را که کارفرما ارائه داده‌است، به‌دقت و به طور کامل بخوانید. در این مطلب نکاتی درمورد نحوه ارسال رزومه کاری از طریق ایمیل و اطلاعاتی که باید در متن ارسال رزومه ضمیمه کنید را آورده‌ایم.

۱. با پیروی از دستورالعمل‌های ارائه‌شده شروع کنید

اولین کاری که قبل از ارسال رزومه کاری باید انجام دهید، مطالعه‌ی دقیق آگهی استخدام و دستورالعمل‌های ارائه‌شده درباره‌ی نحوه‌ی ارسال رزومه است. اگر در آگهی استخدام خواسته شود که نحوه ارسال رزومه از طریق ایمیل باشد، به‌ احتمال‌ زیاد اطلاعاتی درباره‌ی آدرس ایمیلی که باید به آن ارسال کنید، قالب‌بندی رزومه، سؤالاتی که باید به آن‌ها پاسخ دهید، نام فایل و غیره نیز ارائه شده‌اند.

اگر هیچ دستورالعملی ارائه نشده‌است، مراحل زیر را دنبال کنید:

۲. فایل را در ایمیل ارسال رزومه ضمیمه کنید

ساده‌ترین راه برای ارسال رزومه کاری از طریق ایمیل، ضمیمه کردن فایل رزومه است. ابتدا رزومه‌ی خود را با فرمت ورد یا پی‌دی‌اف ذخیره کنید. برای انجام این کار، گزینه‌ی Save As را در نوار ابزار خود پیدا کنید. از میان فرمت‌های موجود، Word Document یا ترجیحا PDF را انتخاب کنید. این دو از بهترین فرمت‌های موردنظر کارفرمایان هستند.

هنگام نام‌گذاری فایل باید بسیار مراقب باشید. باید نام مختصر، بامعنی و واضحی را انتخاب کنید. از نوشتن نام‌های عمومی، مانند «رزومه» خودداری کنید.

۲ نمونه‌ی نام خوب عبارت‌اند از:

گوردون سوئیت - رزومه
تاشا کوپر - دستیار - رزومه

از فایل‌هایی با حجم بسیار زیاد استفاده نکنید. حجم فایل باید کم‌تر از ۱۰ مگابایت باشد؛ هم‌چنین، از ذخیره‌ی فایل در فرمتی غیر از ورد و پی‌دی‌اف خودداری کنید. فایلی با حجم بسیار زیاد یا قالب نادرست نحوه‌ی نمایش رزومه‌ی شما را برای کارفرما تغییر می‌دهد.

پس از ذخیره‌ی فایل رزومه در قالب صحیح و نام‌گذاری مناسب، می‌توانید آن را به ایمیل پیوست کنید. برخی کارفرمایان از متقاضیان می‌خواهند که مطالب  رزومه را مستقیم در متن ارسال رزومه ایمیل بنویسند و ارسال کنند. برای این کار، محتوای فایل رزومه را کپی کنید و در متن ایمیلی که می‌خواهید ارسال کنید، جای دهید.

۳. موضوع کوتاه و واضحی برای ایمیل ارسال رزومه بنویسید

دستورالعمل‌هایی را که درباره‌ی موضوع (subject) ایمیل در توضیحات آگهی شغلی آورده شده‌اند، دنبال کنید. اگر هیچ دستورالعملی داده نشده‌، موضوع مختصری را بنویسید تا به گیرنده اطلاع دهد که ایمیل شما حاوی چه مطالبی است.

چند نمونه از موضوعات ذکرشده عبارت‌اند از:

رزومه - عنوان شغل - نام
رزومه: نام - عنوان شغلی
نام: عنوان شغلی

۴. تصمیم بگیرید که آیا به کاورلتر نیاز دارید یا خیر

با استفاده از اطلاعاتی که درباره‌ی شغل موردنظر دارید، تصمیم بگیرید که آیا باید کاورلتر بنویسید یا خیر. اگر تصمیم گرفتید که باید کاورلتر را نیز به پیوست ارسال کنید، می‌توانید متن را به طور مستقیم در ایمیل وارد کنید یا علاوه بر ایمیل ارسال رزومه ، فایل کاورلتر را نیز به عنوان ضمیمه ارسال کنید.

اگر تصمیم گرفتید که نمی‌خواهید از کاور لتر به‌ صورت کامل استفاده کنید، می‌توانید متن کوتاهی را بنویسید که به علاقه‌ی شما به شغل موردنظر، رزومه‌ی ضمیمه‌شده و زمان پیگیری اشاره می‌کند.

در پایان نام و اطلاعات تماس خود را نیز بنویسید، مانند شماره‌تلفن و وب‌سایت شخصی. اگر نام کارفرما در آگهی استخدام ذکر شده‌است، در پیام خود به آن اشاره کنید. اگر نام گیرنده را نمی‌دانید، می‌توانید از یک عبارت عمومی، مانند «مسئول محترم» یا «سلام» استفاده کنید.

برای نمونه:

سلام گیا،
آگهی استخدام شما را برای موقعیت شغلی «مدیر حسابداری» در سایت ایندید (Indeed) مشاهده کردم. به نظرم این فرصتی عالی است! رزومه و کاورلتر خود را به پیوست ارسال کرده‌ام و متقاضی شغل موردنظر هستم.
در صورتی‌ که اطلاعات بیش‌تری نیاز داشتید، به من اطلاع دهید. اگر ظرف یک هفته پاسخی دریافت نکردم، مجدد با شما تماس خواهم گرفت.
از شما بسیار ممنونم.
ارادت‌مند تاشا کوپر
شماره‌تماس:  ۴۵۶-۷۸۹۰(۱۲۳)

اگر با یکی از کارمندان شرکت آشنا هستید و رزومه را برای او ارسال می‌کنید تا به دست کارفرما برساند، همان دستورالعمل‌های کلی برای نحوه ارسال رزومه از طریق ایمیل را دنبال کنید. بسیار حرفه‌ای عمل کنید، اما یک دلیل شخصی درمورد این‌که چرا برای موقعیت موردنظر مناسب هستید، اضافه کنید تا به کارفرما منتقل شود.

۵. ارسال ایمیل از ایمیلی با یک آدرس حرفه‌ای

یکی از اولین مواردی که کارفرما هنگام باز کردن ایمیل به آن دقت می‌کند، آدرس ایمیل ارسال رزومه شماست. اگر رزومه‌ی خود را با یک آدرس غیرحرفه‌ای، مانند footballdood@aol.com ارسال کنید، ممکن است برای شغل موردنظر انتخاب نشوید.

باید از یک آدرس ایمیل حرفه‌ای مانند andrewchen@email.com استفاده کنید که شامل اسم و فامیل شما باشد. اگر نام‌خانوادگی شما قبلا توسط شخص دیگری استفاده شده‌است، می‌توانید از ترکیبی از حرف اول نام و نام‌خانوادگی‌تان استفاده کنید؛ مثلا andrewc@email.com، achen@email.com یا andrewmchen@email.com. در صورت امکان از نام مستعار یا اعداد استفاده نکنید.

۶. در پایان از امضای مناسبی استفاده کنید

در پایان از یک امضای حرفه‌ای و مناسب در متن ارسال رزومه استفاده کنید تا خواننده نام و اطلاعات تماس شما را مجدد مرور کند و آن‌ها را به کار بگیرد.

برای مثال:

نام و نام‌خانوادگی
آدرس ایمیل
شماره‌تلفن
اگر وب‌سایت شخصی دارید، می‌توانید آدرس آن را نیز بنویسید.

۷. رزومه را مرور کنید و یک ایمیل آزمایشی ارسال کنید

رزومه، کاورلتر و ایمیل خود را مرور کنید و مطمئن شوید که عاری از هرگونه اشتباه دستور زبانی، نگارشی یا قالب‌بندی است. پیش از ارسال رزومه به کارفرما، یک ایمیل آزمایشی به خودتان ارسال کنید. این به شما کمک می‌کند که بدانید ایمیلتان برای گیرنده چگونه نمایش داده می‌شود و مطمئن شوید که همه‌چیز درست است. فایل‌های ضمیمه‌شده را دانلود کنید و بسنجید که آیا فایل صحیحی را پیوست کرده‌اید یا خیر.

اگر از دستورالعمل‌های ارائه‌شده پیروی کنید، شانس شما برای استخدام شدن افزایش خواهد یافت. اگر در توضیحات دستورالعمل خاصی ارائه نشده‌است، سعی کنید همه‌چیز شفاف، واضح، مختصر و مفید باشد و نام درستی را برای فایل‌ها انتخاب کنید.

خلاصه

اولین کاری که قبل از ارسال رزومه کاری باید انجام دهید، مطالعه‌ی دقیق آگهی استخدام و دستورالعمل‌های ارائه‌شده درباره‌ی نحوه ارسال رزومه از طریق ایمیل است.ساده‌ترین راه برای ارسال رزومه از طریق ایمیل، ضمیمه کردن فایل رزومه است. حتما قبل از نوشتن متن ارسال ایمیل رزومه به کارفرما، آن را به‌صورت آزمایشی برای خودتان ایمیل کنید تا ایرادات احتمالی را برطرف کنید.

استخدام تهران

جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.

منبع: indeed.com