کاور لتر چیست؟ ( راهنمای جامع نحوه نوشتن کاورلتر)
- کاور لتر چیست؟
- کاور لتر شامل چه مواردی است؟
- دلیل اهمیت کاور لتر
- ساختار کاور لتر چگونه است؟
- اندازه کاور لتر چقدر است؟
- آیا داشتن یک کاور لتر الزامی است؟
- درج اطلاعات مختلف مرتبط با مجموعه مد نظر در کاور لتر اهمیت دارد؟
- آیا می‌توان از انواع نمونه‌های آماده کاور لتر استفاده کرد؟
- نظر کارشناسان درمورد کاور لتر چیست؟
- قبل از نوشتن کاور لتر تحقیقات خود را انجام دهید
- کاور لتر را قوی شروع کنید
- به ارزش وجودی‌تان در کاور لتر تاکید کنید
- شور و شوق خود را در کاور لتر منتقل کنید
- زمانی که اجازه ارسال کاور لتر ندارید
در فرآیند یافتن یک کار جدید، احتمالا بخشی که بیش از همه نادیده گرفته شده، کاور لتر است. دلیل این اتفاق بیش از هرچیزی این است که اغلب ما دقیقا نمی‌دانیم که کاور لتر چیست و چه کاربردی دارد. باید بدانید که یک کاورلتر خوب، باعث تمایز شما از سایر متقاضیان کار شده و البته باعث می‌شود که مدیران استخدام به این نتیجه برسند که شما بهترین و مناسب‌ترین فرد برای آن جایگاه خاص شغلی هستید. برای اینکه درک بهتری از کاور لتر داشته باشیم، در این نوشتار قصد داریم به بررسی دقیق و کامل کاور لتر پرداخته و نحوه نوشتن کاور لتر را بهصورت کامل شرح دهیم، همراه ما باشید.
با ساختن یک رزومه حرفه‌ای، برای استخدام در بهترین فرصت‌های شغلی اقدام کنید.
کاور لتر چیست؟
کاور لتر یک فایل متنی است که معمولا همراه با رزومه به مجموعه‌هایی که آگهی استخدام منتشر کرده‌اند و یا مجموعه‌هایی که افراد تمایل دارند با آنها همکاری کنند، ارسال می‌شود. البته باید بدانید که کاور لتر با رزومه کاملا تفاوت دارد. معمولا در رزومه، مجموعه مهارت‌ها و قابلیت‌های فردی بهصورت کلی و برای تمام شغل‌های مشابه در آن حوزه تخصصی نوشته می‌شوند، اما کاور لتر فقط برای همان جایگاه خاص در آن سازمان و بهصورت مستقیم برای همان موقعیت شغلی نوشته خواهد شد. انجام این کار به متقاضی این امکان را می‌دهد که مهم‌ترین قابلیت‌های خود را برای کسب آن شغل شرح داده و احتمال پذیرش در آن موقعیت را برای خود افزایش دهد.
کاور لتر شامل چه مواردی است؟
با اینکه کاور لتر در مقایسه با رزومه‌ها، ساختار منعطف‌تری دارد؛ اما به هرحال باید چند مورد خاص را حتما در کاور لتر خود درج کنید. در ادامه، چند بخش مهم و ضروری را با هم مرور می‌کنیم که باید در کاور لتر وجود داشته باشند:
- جزئیاتی از اطلاعات شخصی خود هم‌چون نام و نام خانوادگی، آدرس، شماره تلفن؛
- نام و نام خانوادگی مدیر استخدام در صورت امکان؛
- نحوه اطلاع یافتن از وجود موقعیت شغلی مد نظر؛
- دلایل اصلی تناسب شما برای آن موقعیت شغلی؛
- مزیت حضور شما در آن مجموعه و سازمان؛
- اختتامیه کاور لتر شامل تشکر و قدردانی از مدیران استخدام.
دلیل اهمیت کاور لتر
اگر بخواهیم بهصورت خلاصه مهم‌ترین دلیل اهمیت کاور لتر را بگوییم، باید به این موضوع اشاره کنیم که کاور لتر ساده‌ترین و موثرترین روش برای ایجاد یک تمایز واقعی میان شما و سایر متقاضیان است.
کاور لتر جزئیات بیشتری از شما ارائه می‌دهد و با استفاده از آن، مدیران استخدام به شناخت بهتری از رفتارها و شخصیت شما رسیده و متوجه می‌شوند که هدف اصلی شما از انتخاب این شغل چیست و چرا برای این شغل خاص، تقاضای همکاری ارسال کرده‌اید. نکته مهم دیگر این است که رزومه شما باید مختصر و کوتاه باشد و کاور لتر یک روش ایده‌آل برای شرح سایر دست‌آوردها و موفقیت‌های شما خواهد بود.
ساختار کاور لتر چگونه است؟
برخلاف نوشتن رزومه، هیچ ساختار مشخص و دقیقی برای نوشتن کاور لتر وجود ندارد که آن را به‌عنوان تنها ساختار مناسب معرفی کنیم. با این وجود، ساختار اصلی کاور لتر شما، جزئیات مشخصی از نحوه عملکرد و اهداف شخصی و شغلی‌تان را عیان می‌کند. به همین خاطر، نمی‌توان نوشتن کاور لتر را نادیده گرفت و یا آن را پشت گوش انداخت. برای کسب اطمینان از اینکه کاور لتر شما ساختار منطقی، ساده و قابل فهمی دارد، چند مشخصه اصلی را در نظر بگیرید و آنها را در کاور لتر خود به کار ببرید. مشخصه‌های مهم برای نوشتن یک کاور لتر تاثیرگذار، شامل این موارد است:
- نوشتن یک متن صریح و شفاف؛
- نوشتن پاراگراف‌ها بهصورت مختصر و مستقیم؛
- اثبات تمام ادعاهای نوشته شده در رابطه با دست‌آوردها و موفقیت‌ها و ارائه دلایل برای هر کدام؛
- انتخاب یک فونت رسمی و اداری متناسب با آن مجموعه؛
- عدم وجود هیچ‌گونه خطای نگارشی و املایی؛
- استفاده از انواع نمونه کاور لترهای آماده و الهام‌گرفتن از آنها.
اندازه کاور لتر چقدر است؟
اندازه کاور لتر ترجیحا نصف یک برگه A4 و در بیشترین حالت یک برگه کامل است. کاور لتر باید جزئیات بیشتری از شما به مدیران استخدام ارائه دهد و به همین خاطر پیشنهاد می‌کنیم بهصورت مختصر و مفید، مهم‌ترین توانایی‌ها و دست‌آوردهای خود را در آن بنویسید. با این وجود فراموش نکنید که مدیران استخدام زمان زیادی را برای هر کاور لتر صرف نمی‌کنند و البته نمی‌خواهند از تمام داستان زندگی شما مطلع شوند.
آیا داشتن یک کاور لتر الزامی است؟
شما همیشه و بدون هیچ‌گونه استثنایی، باید یک کاور لتر داشته و آن را همراه با رزومه خود ارسال کنید. داشتن یک کاور لتر، نه تنها نشان می‌دهد که چقدر برای کسب آن موقعیت شغلی خاص جدیت دارید، بلکه این فرصت را در اختیار شما می‌گذارد که تطابق کاملی میان توانایی‌های خود و نیازمندی‌های آگهی استخدامی یا موقعیت مورد نظر ایجاد کرده و از این طریق، احتمال کسب آن جایگاه شغلی را برای خود افزایش دهید.
درج اطلاعات مختلف مرتبط با مجموعه مد نظر در کاور لتر اهمیت دارد؟
انجام تحقیقات مختلف و کسب اطلاعات لازم در رابطه با مجموعه مد نظر، به شما کمک می‌کند و احتمال کسب موقعیت شغلی را برای شما افزایش خواهد داد. هر چند باید بدانید که قرار نیست تمام پیشینه و اطلاعات اختصاصی آن مجموعه را در کاور لتر خود درج نمایید، اما از ذکر چند نکته مهم و خاص در کاور لتر خود اجتناب نکنید. بی‌شک انجام این کار، مدیران استخدام را تحت تاثیر قرار خواهد داد و آنها از جدیت شما برای بررسی مجموعه کاری آتی خود، برداشت مثبتی خواهند داشت.
آیا می‌توان از انواع نمونه‌های آماده کاور لتر استفاده کرد؟
پاسخ به این سوال بی‌شک مثبت است. همانند زمانی که برای نوشتن یک رزومه خوب از انواع نمونه رزومه‌های مشابه و قالب‌های آماده استفاده میکنید، برای نوشتن انواع کاور لتر نیز میتوانید از نمونه‌ها و قالب‌های آماده بهره برده و با استفاده از آنها، یک کاور لتر حرفه‌ای و تاثیرگذار بنویسید.
نظر کارشناسان درمورد کاور لتر چیست؟
نفرستادن کاور لتر نشانه تنبلی است. این مسئله شبیه این است که در رزومه شما اشتباه دستوری و املایی باشد. جودی کلیکمن (Jody Clickman) از صاحب نظران ارتباطات و نویسنده کتاب در شغل عالی باشید (Great on the Job) می‌گوید، شما فقط این کار را انجام نمی‌دهید. جان لیس (John Lees) استراتژیست شغلی و نویسنده کتاب رزومه‌های بی‌رقیب (Knockout CV) با این موضوع موافق است. جان لیس توضیح می‌دهد اگر حتی از هر دو کاورلتر ارسال شده یکی خوانده شود، ۵۰ درصد این شانس را دارید که یکی از آنها به شما کمک کند. کلیکمن می‌افزاید این فرصتی است که خود را از دیگران متمایز کنید. حتی کسانی که کاورلتر نوشته‌اند می‌دانند که خوب نوشتن آن کار آسانی نیست.
این مطلب به شما توضیح می‌دهد که کاور لتر چیست، چگونه آن را بنویسید و مدیران جذب و استخدام از شما چه چیزی را میخواهند.
قبل از نوشتن کاور لتر تحقیقات خود را انجام دهید
قبل از این که شروع به نوشتن کاور لتر کنید، در مورد شرکت و شغل خاصی که میخواهید، اطلاعات بیشتری کسب کنید. به وب‌سایت شرکت، توییترهای مدیران و پروفایل لینکدین کارکنان آن مراجعه کنید. لیس می‌گوید، فراتر از خواندن شرح شغل نوشته شده تحقیق کنید. از چالش‌هایی که شرکت با آن مواجه شده باخبر شوید و از این که نقش شما چطور می‌تواند به حل این مسائل کمک کند، بیشتر بدانید. شناخت بهتر شرکت این امکان را به شما می‌دهد که در مورد بهترین لحن برای نوشتن کاورلتر تصمیم بگیرید.
در مورد فرهنگ سازمانی شرکتی که برای آن کاور لتر ارسال میکنید، خوب فکر کنید. اگر در دسته شرکت‌های خلاق مانند کارگاه طراحی قرار می‌گیرد، ممکن است ریسک بیشتری کنید، اما اگر مانند بانک سازمان محافظه کاری بود، ممکن است از ریسک کردن بازگردید.
کاور لتر را قوی شروع کنید
بسیاری از افراد معمولا کاورلتر خود را به این شکل می‌نویسند، من برای شغل ایکس (X) درخواست می‌دهم که در تبلیغات وای (Y) آن را دیده‌ام. لیس می‌گوید چنین متنی وقت تلف کردن است. در عوض، ابتدا توجه کنید کاور لتر چیست و نحوه نوشتن کاورلتر شغلی چگونه است؛ شما باید کاور لتراتان را با جملات قوی شروع کنید.
کلیکمن می‌گوید کاور لتر را با سطرهای جذابی که دلیل هیجان داشتن این شغل و مناسب بودن آن را توضیح دهد، آغاز کنید. برای مثال ممکن است شما این طور بنویسید «من به صورت حرفه ای با تجربه ۱۵ ساله در زمینه جمع آوری کمک مالی به محیط زیست فعالیت می‌کنم و بسیار علاقه‌مند هستم تا تخصص و انگیزه خود را با تیم در حال توسعه و رشد شما تسهیم کنم.» احتمال این وجود دارد که مدیر جذب یا استخدام قطعه‌ای از متن کاور لتر را بخواند، در نتیجه شما میتوانید توجه او را جلب کنید. اما سعی نکنید که بیش از حد لوس شود. جان لیس می‌گوید، شوخی در متن ممکن است باعث کنار گذاشته شدن شما شده و یا این حس برداشت شود که خودتان را بیش از حد تحویل می‌گیرید. از شعارهای کلیشهای بپرهیزید. مستقیم و بهصورت پویا به سراغ اصل مطلب بروید، مانند «قبل از این که بیشتر در مورد من بخوانید، اجازه بدهید توجه شما را به دلایلی که ممکن است شما من را برای جذب در نظر بگیرید، اشاره کنم....»
اگر شما ارتباط شخصی با شرکت و یا فردی که در آنجا مشغول به فعالیت است دارید، حین نوشتن کاور لتر در جمله‌های اول و یا دوم به آن اشاره کنید. همچنین همیشه در جمله به شخص مورد نظر به‌طور مستقیم اشاره کنید. کلیکمن می‌گوید، با وجود شبکه‌های اجتماعی دیگر بهانه‌ای برای پیدا کردن نام مدیر نمی‌ماند.
به ارزش وجودی‌تان در کاور لتر تاکید کنید
مدیران جذب به دنبال کسانی هستند که به آنها در حل مسائل کمک کند. بر اساس تحقیقاتی که قبلا انجام داده‌اید، هنگام نوشتن کاور لتر نشان دهید که شرکت چه فعالیتی دارد و برخی از چالش‌های پیش روی آن را می‌دانید. نیازی نیست این موارد به صورت جزئی باشد اما ممکن است به روندی که بر صنعت تاثیر گذاشته، اشاره کنید.
نحوه نوشتن کاور لتر برای درخواست کاری به این صورت است «بسیاری از شرکت‌های فعال در حوزه بهداشت و سلامتی با تغییر قوانینی که به توانایی آنها در تهیه مواد با کیفیت تاثیر می‌گذارد، دست و پنجه نرم می‌کنند». سپس به تجربه خودتان اشاره کنید که میتوانید به این نیازها پاسخ دهید؛ ممکن است توضیح دهید که چطور مساله مشابه‌ای را در گذشته حل کرده‌اید و یا بخواهید موفقیت مرتبطی را به اشتراک بگذارید.
شور و شوق خود را در کاور لتر منتقل کنید
در کاور لتر به طور شفاف توضیح دهید که علت درخواست شما برای این کار در کاور لتر چیست. کلیکمن می‌گوید در اقتصاد امروز، بسیاری از افراد مهارت‌های خوبی دارند، در نتیجه کارفرمایان فردی را میخواهند که واقعا آن کار را میخواهند. لیس می‌افزاید «اشتیاق نوع شخصیت شما را به طرف مقابل منتقل می‌کند.» او توصیه می‌کند که جملات مشابه «من عاشق کار کردن برای این شرکت هستم و چه کسی مشتاق نیست؟ شما در صنعت پیشتاز هستید و استاندارهایی را بنا میکنید که دیگران از شما پیروی می‌کنند» بنویسید و همچنین به نوشتن مهارت های نرم در رزومه و کاورلتر نیز توجه کنید.
کلیکمن می‌گوید اگر هیجانی نسبت به جنبه‌های شرکت و یا نقش مورد نظر ندارید، درخواستی انجام ندهید. نوشتن رزومه کاری و به ۱۰۰ شرکت فرستادن آن تلف کردن زمان است. ده شرکتی را پیدا کنید که واقعا میخواهید کار کنید و از عمق وجود و قلب‌تان آنها را بخواهید و برایشان کاور لتر شغلی ارسال کنید. همچنین از حجم زیادی از جمله‌های ستایش و تمجید و یا بدون مفهوم پرهیز کنید. اصل و موثق بودن نوشته‌ها نکته حیاتی به شمار می‌رود. او هشدار می‌دهد که شما دوست ندارید که مانند نوجوانی ذوق زده به نظر برسید. حرفه‌ای و باتجربه رفتار کنید. لیس اشاره می‌کند که در برخی از صنایع مانند مد یا فناوری، نحوه نوشتن کاور لتر به این گونه است که که بگویید محصولات و خدمات شرکت را تا چه اندازه‌ای دوست دارید. بهترین روش این است که از همان زبانی استفاده کنید که مدیر دوست دارد با یکی از مشتریان صحبت کند.
کاور لتر را مختصر بنویسید
توصیه‌های زیادی شده است که کاورلتر شما به اندازه یک صفحه باشد. اما کلیکمن و لیس می‌گویند نحوه نوشتن کاور لتر باید کوتاه‌تر نوشتن آن است. لیس می‌گوید، بسیاری از کاورلترهایی که من مشاهده می‌کنم بیش از یک صفحه هستند. کاورلتر باید خلاصه‌تر از یک صفحه باشد تا فرد بتواند در یک نگاه آن را مرور کند. شما باید با لحاظ کردن همه موارد به جزئیات آن نیز اشاره کنید.
زمانی که اجازه ارسال کاور لتر ندارید
کلیکمن به این مورد اشاره می‌کند که در سیاه چاله سیستم‌های آنلاین امروز، قوانین متفاوت هستند. بسیاری از شرکت‌ها امروزه از پلتفرم‌های آنلاین برای جذب استفاده می‌کنند که امکان نوشتن کاور لتر را به آنها نمی‌دهد. شما ممکن است بدانید که چطور میتوانید در مدارک خود که شامل انواع رزومه هم می‌شود، آن را بگنجانید، اما تضمینی برای آن نیست. به ویژه این که برخی سیستم‌ها صرفا داده‌های خاصی را برای جدول‌های در نظر گرفته شده قبول می‌کنند و کاور لتر جز این دسته‌ها نیست. در این موارد میتوانید با استفاده از فرمتی که به شما داده شده است، توانایی خود و انگیزه‌تان را برای نقش مورد نظر نشان دهید. در صورت امکان می توانید فردی را بیابید که با ارسال ایمیل کوتاهی نکات کلیدی تقاضای خود را برای وی برجسته سازید.
سخن آخر
نوشتن کاور لتر کار چندان سختی نیست ولی با این وجود، اغلب افراد از نوشتن آن خودداری کرده و احتمال کسب موقعیت‌های شغلی مناسب خود را کاهش می‌دهند. باید بدانید که یک کاور لتر حرفه‌ای، تاثیر بی‌نظیری بر مدیران استخدام مجموعه‌های مختلف خواهد گذاشت و باعث تمایز شما می‌شود. به همین خاطر، بهتر است نکات مهمی که درمورد نحوه نوشتن کاور لتر به آنها اشاره کردیم را در نظر بگیرید و با کمک آنها، نوشتن کاور لتر خود را آغاز نمایید.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
منبع: hbr.org
دیدگاه