مانیتورینگ چیست و چگونه به موفقیت کسبوکار کمک میکند؟
- مانیتورینگ چیست؟
- روشهای مؤثر برای مانیتورینگ کارکنان
- جوانب مثبت مانیتورینگ کارکنان
- جوانب منفی مانیتورینگ کارکنان
چه احساس کنید که کارکنانتان وظایفشان را بهدرستی انجام میدهند و چه برعکس این حس را داشته باشید، مانیتورینگ (Monitoring) آنها مهم است. متأسفانه رهبران، مدیران و سرپرستان در سراسر جهان برای مانیتورینگ یا پایش کارکنان بهقدر کافی اقدام نمیکنند و این امر به سوءمدیریت منجر میشود و مشکل مزمنی در محل کار به وجود میآید که شناسایی آن دشوار است. سوءمدیریت یعنی قراردادن روی حالت خودکار یا «اتو پایلت» تا زمانی که مشکلی پیش بیاید؛ اما پیامدهای این نوع مدیریت بسیار زیاد است.
آنچه موردنیاز است، روش مؤثری برای مانیتورینگ است. مانیتورینگ کارکنان در موفقیت کسبوکارتان مهم است؛ زیرا به شما اجازه میدهد تا نحوه عملکرد کارکنانتان را از نظر کارایی، بهرهوری و خدمات مشتری تعیین کنید؛ علاوه بر این، روشهای بسیار آسان و کارآمدی برای انجام این کار وجود دارد. در این مطلب، مواردی از بهترین روشهایی آورده شده است که میتوانید از آنها برای مانیتورینگ کارکنانتان استفاده کنید و جوانب مثبت و منفی مانیتورینگ کارکنان را نیز آوردهایم.
مانیتورینگ چیست؟
مانیتورینگ فعالیتی است سیستماتیک، برای سنجش عملکرد کارکنان؛ که معیارهای سنجش آن (اهداف و استانداردها) کاملا مشخص و از پیش تعیینشده هستند.
روشهای مؤثر برای مانیتورینگ کارکنان
۱. انتظارات و اهداف را زودتر تعیین کنید
پس از استخدام، بسیار مهم است که کارکنانتان آنچه را که از آنها انتظار میرود، بهطور دقیق درک کنند و این درک نباید فقط درمورد نقش آنها در کل باشد؛ بلکه این نقش باید در هر پروژه خاصی که انجام میدهند، مشخص باشد. نظرسنجی اخیر گالوپ (Gallup) نشان داد که ۳۸٪ از کارکنان ایالات متحده، به کارشان متعهدند و ۱۳٪ نیز به کارشان تعهدی ندارند؛ در حالی که این ارقام از برخی جهات امیدوارکننده است، اما هنوز هم فرصتی برای بهبود وجود دارد.
مدیران و سرپرستان نهتنها باید درمورد انتظارات خود از روز اول صریح باشند، بلکه باید ابزارها و منابعی را در اختیار کارکنانشان قرار دهند که برای انجام مؤثر کارشان به آنها نیاز دارند؛ اگر این کار را نکنند، خطر وجود کارکنانی بدون تلاش، انرژی و اشتیاق را خواهند داشت. تعیین واضح انتظارات و اهداف زودهنگام، سردرگمی را از بین میبرد، بهرهوری را به حداکثر میرساند و شانس دستیابی کارکنان به اهدافشان را نیز افزایش میدهد؛ این امر احتمال موفقیت سازمان را افزایش میدهد و به حفظ بیشتر کارکنان نیز کمک میکند.
۲. برای مانیتورینگ بهتر با کارکنان در تماس باشید
بررسی منظم امور و تماس با کارکنان بهصورت فردی، شما را قادر میسازد تا کارهای آنها را با دقت رصد کنید و آنها را نسبت به عملکردشان پاسخگو نگه دارید؛ همچنین این کار رابطهای قدرتمندی را بین شما و کارمندتان برقرار میکند و بهطور بنیادی سطح تعامل آنها را بهبود میبخشد.
علاوه بر این، مانیتورینگ مداوم کارهایشان باعث میشود که آنها احساس ارزشمندبودن کنند و به آنها یادآوری میکند که به تلاششان ادامه دهند؛ به این ترتیب، آنها بهنوبه خود از بهوجود آمدن عادت های بد در محیط کار یا از بینرفتن انگیزه کار، سخت جلوگیری میکنند. در حالت ایدئال، هدف شما این است که هفتهای ۱ بار یا حداقل ماهی ۱ بار، عملکردشان را بررسی کنید و با آنها در تماس باشید.
اول کارکنانتان، دوم مشتریان و سوم سهامداران را در اولویت قرار دهید.
سر ریچارد برانسون (Sir Richard Branson)
وقتی ابزاری را برای انجام کار خوب در اختیار کارکنانتان قرار میدهید، از آنها مراقبت میکنید و رفتار خوبی با آنها دارید، باعث میشوید که آنان از شغلشان راضی باشند؛ در نهایت، مشتریان شما نیز تجربه مثبتی را خواهند داشت و مایل میشوند که برای موارد دیگر به برند شما بازگردند.
۳. برای مانیتورینگ بهتر مهارتهای رهبری خود را ارتقا دهید
رهبران قوی و بسیار متعهد کارکنانشان را به انجام کارهای بزرگ تشویق میکنند. آنها باعث ایجاد انگیزه، حمایت و تسهیل ارتباط بین افراد، تیمها و ادارات میشوند. رهبر عالی بودن به این معنی است که میدانید تیمتان به کجا میرود؛ با کارکنانتان هماهنگ میمانید و با برقراری ارتباطی منظم، میزان مشارکت و بهره وری کارکنانتان را افزایش میدهید.
همچنین ارتباط منظم به شما نشان میدهد که کارکنانتان چگونه پیشرفت میکنند؛ این یکی از بهترین راهها برای همسونگهداشتن کارکنان، هماهنگی اهداف و همچنین توسعه استراتژیهای راهبردی است؛ وقتی زمان آن فرامیرسد، انتقال به نقشهای رهبری نیز بیوقفه انجام میشود. اهمیت وجود رهبری مقتدر و موفق را در محل کار، هرگز نباید دستکم گرفت؛ این امر درک روشنی از پیشرفت کارکنان به شما میدهد و همچنین:
- نگرش کارکنان را شکل میدهد؛
- محیط کاری هماهنگ را ترویج میکند؛
- روحیه افراد را افزایش میدهد؛
- مسائل را تجزیهوتحلیل و مشکلات را برطرف میکند؛
- باعث پیشرفت و توسعه دیگران میشود؛
- نتایج را هدایت میکند.
این عوامل، میزان جابجایی کارکنان را به حداقل میرساند و به موفقیت بلندمدت کسبوکارتان کمک میکند.
۴. از نرمافزار مانیتورینگ کارکنان استفاده کنید
نرمافزار مانیتورینگ کارکنان (Employee monitoring software) برای ردیابی معیارهای بهرهوری و بهبود کارایی طراحی شده است. استفاده از این نرمافزار بهمعنی مدیریت ذره بینی نیست؛ در حقیقت، از مدیریت ذرهبینی اجتناب میکند؛ زیرا به شما کمک میکند تا روش واضح و شفافی را برای پیگیری فعالیتها و وظایف کارکنانتان داشته باشید.
نرمافزار مانیتورینگ کارکنان، کارکنان را قادر میسازد تا بهرهوری شخصی و بازده کار خود را ارزیابی کنند و همچنین نمونههای واقعی و ملموسی از عملکرد خوب و زمینههایی برای بهبود را در اختیار مدیران قرار میدهد. این نرمافزار تعصب و نیاز به انجام پرسشنامه و معیارهای غیراطلاعاتی را از بین میبرد؛ در عوض، اکنون میتوانید بهطور منظم عملکرد کارکنانتان را مانیتور کنید تا زمینههایی را که به پیشرفت نیاز دارد و مهارتها و بهرهوری آنها را بهبود میبخشد، تنظیم کنید.
ابزارهای بسیار خوبی وجود دارد که عملکرد فوقالعاده، سهولت استفاده و رمزگذاری امن را ارائه میدهد. آنها به شما تصویر واضحی از آنچه در سازمانتان اتفاق میافتد، میدهند و بهوضوح نشان میدهند که کارکنان شما در کارشان چگونه عمل میکنند. اگر کارکنانی داشتهباشید که دورکاری میکنند یا کارکنانی در چندین شعبه دیگر داشته باشید، این ابزارها برایتان مناسب هستند.
۵. با کمک بازخورد ۳۶۰ درجه مانیتورینگ کنید
فرایند بازخورد ۳۶۰ درجه شامل گرفتن بازخورد از همکاران، زیردستان، مشتریان و سرپرستان آنها در قالب فرم بازخورد ناشناس است. این روند بر مهارت های نرم، مانند تعیین هدف، گوش دادن فعال، برنامه ریزی و همچنین مهارتهای ذهنی، مانند شخصیت، اثربخشی رهبری و کار گروهی نظارت میکند.
این روند، که بهعنوان ابزاری برای ارزیابی عملکرد استفاده میشود، به شما امکان میدهد تا عملکرد، رفتارها و شایستگیهای کارکنان را اندازهگیری کنید؛ همچنین نقاط قوت و ضعف هر کارمند را بهوضوح نشان میدهد و به شما امکان میدهد تا برنامهای را برای توسعه فردی اشخاص تنظیم کنید. در حالی که بازخورد ۳۶۰ درجه فواید خود را دارد، اما نباید بهتنهایی از آن استفاده کرد؛ علاوه بر این، برای سنجش مهارتهای فنی و شغلی یا موارد کاملا عینی، مانند حضور و غیاب یا سهمیه فروش، ایدئال نیست.
۶. برای مانیتورینگ بهتر کیفیت را بر کمیت ترجیح دهید
عملکرد کارکنان لزوما به چگونگی، زمان یا مکان انجام وظایف مربوط نیست؛ بلکه بیشتر به این واقعیت مربوط میشود که وظایف با نتایج مثبت در حال انجامشدن هستند؛ بنابراین، باید رویکرد به انجام رساندن کارها (GTD) را نیز تشویق کنید.
مانیتورینگ باید با روشی انجام شود که کار هوشمندانه و مؤثرتر را ترغیب کند؛ نه اینکه تعداد ساعت و دقایق کارکردن را بسنجد. عناصری که باید آنها را مانیتور کنید، کارهای انجامشده، پروژههای تکمیلشده و مهلتهای تعیینشده را در بر میگیرد؛ به همین ترتیب، اگر از پلتفرم آنلاین کاری استفاده میکنید، پلتفرمی را انتخاب کنید که باعث انعطافپذیری، همکاری و تحرک شود.
۷. ارزیابیها را انجام دهید
ارزیابی عملکرد، بررسی منظم عملکرد شغلی یک کارمند است و بهطور معمول، سالانه، نیمسالانه یا ۳ماهه انجام میشود. از این ارزیابیها برای ارزیابی دستاوردها و رشد کارکنان و همچنین برای ارزیابی سهم کلی آنها در شرکت استفاده میشود؛ علاوه بر این، این ارزیابیها به شما امکان میدهد که حجم کار را کنترل کنید و برنامهای را برای توسعه کارکنان تنظیم کنید؛ چه از طریق آموزش بیشتر و افزایش مسئولیتها و چه بهعنوان راهی برای شناسایی زمینههای پیشرفت کارکنان.
ارزیابی عملکرد هم برای مدیران و هم برای کارکنان میتواند بسیار مفید باشد. وقتی ارزیابیها بهدرستی انجام شود، به شما فرصتی میدهد تا بازخورد سازندهای را به کارکنانتان ارائه دهید. این امر زمینهای را برای مسیر موفقیتآمیز شغلی در کوتاهمدت و بلندمدت فراهم میکند.
ارزیابی عملکرد از این جهات نیز مفید است:
- پیگیری پیشرفت در برابر اهداف؛
- مشخصکردن اینکه در چه زمینههایی آموزش بیشتری لازم است؛
- ارائه ارزیابی عادلانه از افزایش حقوق؛
- بهبود کارایی؛
- برطرفکردن نارضایتیها و کمک به برطرفکردن مشکلات؛
- شناسایی افراد برای گرفتن ترفیع؛
- افزایش سودآوری.
آیا آماده هستید که تجارت خود را به سطح بعدی برسانید؟ کارکنانتان باارزشترین دارایی کسبوکار شما هستند؛ زیرا آنها مهمترین عامل موفقیت و سود تجارت شما محسوب میشوند؛ بنابراین، مانیتورینگ و ارزیابی عملکرد کارکنان برای موفقیت شرکت شما حیاتی است؛ همچنین تصویر واضحی را از عملکرد کارکنانتان در اختیارتان قرار میدهد و باعث میشود که تجارتتان در مسیر درستی حرکت کند.
جوانب مثبت مانیتورینگ کارکنان
۱. حواسپرتی را کاهش میدهد
از آنجا که هر ادارهای به اینترنت و سایر درگاهها دسترسی دارد، حواسپرتشدن برای کارمندان راحتتر از گذشته شده است. ممکن است بخواهند بهسرعت صورتحسابشان را بهصورت آنلاین پرداخت کنند، برای تعطیلات آینده خود تحقیق کنند یا چیزی را بخرند که سهام کمتری دارد؛ اما تمام این ۵ دقیقه کار، باعث اتلاف وقت شرکت و منحرفشدن کارمند از مسئولیتهای شغلی خود میشود.
با مانیتورینگِ استفاده از اینترنت افراد، میتوانید وبسایتهایی را که نباید مشاهده کنند، شناسایی کنید و سپس میتوانید با مسدودکردن آنها اقدامات بیشتری را برای جلوگیری از پرسه زنی اینترنتی کارکنان انجام دهید؛ این امر همچنین باعث میشود که حواس کارمندان پرت نشود؛ زیرا آنها از این موضوع آگاه خواهند بود که همیشه مشاهده میشوند.
۲. امنیت ایمیل را بهبود میبخشد
مانیتورینگ کارمندان همچنین میتواند امنیت ایمیل را بهبود بخشد؛ بهعنوان مثال، میتوانید پیامهای ایمیل را رمزگذاری کنید تا فقط فرستنده، گیرنده و همچنین مدیر فناوری اطلاعات بتوانند آنها را بخوانند؛ در حالی که میتوانید مطمئن شوید که همکاران و مدیرانشان با همه کارمندان رفتار عادلانهای دارند.
همچنین میتوانید کلاهبرداری ایمیلی را که کارمندان دریافت میکنند، شناسایی کنید و سپس ضمن کمک به حل هرگونه مسئلهای که بر آنها ظاهر میشود، درمورد تهدید احتمالی به آنها مشاوره دهید.
۳. مانیتورینگ از اشتباهات، پیش از وقوع بحران جلوگیری میکند
برخی اوقات، کارمندان اشتباه معصومانهای مرتکب میشوند که بهطور بالقوه ممکن است هزینه زیادی برای کسبوکار به وجود بیاورد؛ بنابراین، سعی میکنند که اشتباهاتشان را مخفی کنند، به این امید که مدیرشان متوجه نشود.
اگرچه اعتماد به کارمندان مهم است، اما ابزار مانیتورینگ کارکنان میتواند به شما کمک کند که حتی کوچکترین اشتباه را تشخیص دهید و قبل از اینکه به مشکل بزرگتری تبدیل شود، آن را اصلاح کنید و به منحنی یادگیری برای کارمند تبدیلش کنید.
۴. مانیتورینگ به شما در شناسایی عملکردهای بالا کمک میکند
کارمندان خوب لزوما درمورد میزان کارایی خود لاف نمیزنند. به هر حال، از طریق مانیتورینگ کارکنان، میتوانید عملکردهای بالا را شناسایی کنید و به آنها اعتبار مناسبشان را بدهید؛ از این گذشته، اینکه آنها ساکت هستند، لزوما به این معنی نیست که کار بزرگی انجام نمیدهند!
برای برجستهکردن نکات مثبت مانیتورینگ، میتوانید جوایزی را برای بهترین کارمند تعیین کنید؛ خواه این جوایز برای کسانی باشد که از وقت استراحتشان استفاده مؤثری کردهاند و بهرهوریشان افزایش یافته است، خواه برای کسانی باشد که بهترین خدمات مشتری را در طی ماه ارائه دادهاند.
۵. باعث ایجاد شفافیت میشود
در هنگام مانیتورینگ کارکنان با دیدن کاری که مردم انجام میدهند، میتوانید خط ارتباطی بازتری را در سراسر سازمان داشته باشید؛ بهعنوان مثال، بیایید فرض کنیم که شخص طراحی در یک پروژه خاص، از برنامه عقب است؛ این عقبماندن، روی توسعهدهندگان وب، که منتظر طراحی نهایی هستند، تأثیر میگذارد تا بتوانند قسمت خود را شروع کنند.
با مشاهده شکاف در زنجیره، میتوانید وقت تلفشده را بهطور مؤثر از بین ببرید و به توسعهدهندگان پیشنهاد دهید که تا زمانی که طراح، بخش کار خود را به پایان نرسانده است، آنها روی چیز دیگری کار کنند.
۶. مانیتورینگ نیاز به مدیریت ذرهبینی را کاهش میدهد
اکثر مدیران کارمندان خود را برای گرفتن گزارش، بهطور مداوم (حداقل ۱ بار در هفته) بررسی میکنند؛ آنها هر کاری را که کارمندانشان انجام میدهند، دوباره بررسی میکنند و اغلب آنها ۲۴ ساعت از ۷ روز هفته را از شانه کارمندان آویزان میشوند!
با نرمافزار مانیتورینگ، با وجود اینکه میتوانید کار مانتیتورینگ داشته باشید، میتوانید نیاز مدیران را برای مدیریتذرهبینی کارمندان بهشدت کاهش دهید؛ زیرا آنها قبلا از کارهایی که کارمندان انجام میدهند، آگاه خواهند بود.
در واقع، کارکنان دیگر به صرف ۳۰ دقیقه زمان یا گزارشدادن دقیق از آنچه در طول هفته به دست آوردهاند، نیازی ندارند و این امر فرصت بیشتری را در اختیار آنها قرار میدهد تا در پروژههای دیگر کار کنند و همچنین باعث بهبود کارایی کلی میشود.
۷. مانیتورینگ میتواند بهعنوان ابزاری آموزشی استفاده شود
از مانیتورینگ نرمافزاری میتوان بهعنوان ابزاری برای آموزش کارمندان جدید و کارمندان موجود نیز استفاده کرد؛ برای مثال، عضو خاصی از تیم ممکن است راه مؤثری برای رسیدگی به درخواستهای جدید، صحبت با مشتری و کار بهموقع داشته باشد.
همانطور که میتوانید کارهای آنها را مشاهده و ضبط کنید، این امر میتواند در یک جلسه آموزشی استفاده شود که بهنوبهخود، موفقیت کلی کسبوکار را تقویت میکند.
جوانب منفی مانیتورینگ کارکنان
۱. بیاعتمادی را نشان میدهد
مانیتورینگ کارکنان با کامپیوتر میتواند مزاحم حریم خصوصی کارمندان باشد. آنها استخدام شدهاند، بنابراین باید به آنها اعتماد کرد که کارشان را با بهترین توانایی خود انجام دهند.
با پیگیری هر حرکت کارمند، میتوانید احساس دلسردی و بهرهوری کمتری را در او ایجاد کنید؛ به بیان ساده، اگر نمیتوانید به آنها اعتماد کنید، آنها نیز نمیخواهند به شما و کسبوکارتان اعتماد کنند.
مهم است که اگر تصمیم دارید فعالیت اینترنتی کارمندان را ردیابی کنید، این کار را از همان ابتدا روشن کنید و از طریق اعلامیه رسمی شرکت یا در قرارداد کار خود به کارمندان اطلاع دهید.
۲. مانیتورینگ فشار روانی و پارانویا را افزایش میدهد
این بیاعتمادی همچنین میتواند استرس و پارانویای کارکنان را افزایش دهد. آنها میتوانند درمورد نحوه ردیابی هر حرکتشان چنان نگران شوند که شروع به اشتباهات بزرگتر و مکررتر کنند.
این امر برای شرکت یا کارمند سودمند نیست و میتواند اضطراب را در محل کار افزایش دهد. چنین فشارهای عاطفیای میتواند در درازمدت بر سلامتی کارکنان نیز تأثیر منفی بگذارد و نرخ بیماری را در سراسر کشور افزایش دهد.
۳. مانیتورینگ باعث ایجاد گردش مالی بالاتر در کارمندان میشود
چنین فشارهای عاطفیای همچنین به جابهجایی زیاد کارمندان منجر میشود. اگر کارمندان بهطور روزمره، تحت فشارهای شدیدی باشند، کار دیگری را جستوجو خواهند کرد؛ در نهایت، چنین شرایطی برای کارفرمایانی که مجبور میشوند که در آموزش و سایر هزینهها برای کارمندان جدید سرمایهگذاری کنند، ناکارآمد و پرهزینه است.
۴. مانیتورینگ باعث فروپاشی ارتباطات میشود
در حالی که مانیتورینگ کارکنان میتواند مدیریت ذرهبینی را کاهش دهد، همچنین شکاف ارتباطی بیشتری را بین اعضای تیم و مدیرانشان ایجاد میکند. آن ها دیگر درمورد حجم کار، فرایندها و ایدههای کلی خود ارتباط برقرار نخواهند کرد و در نهایت، حس ارزشمندی از بین میرود.
کارمندان برای احساس رضایت و انگیزه در محل کارشان، به استراحت و مکالمه کلامی خود احتیاج دارند و پیگیری کارمندان میتواند جلوی این موارد را بگیرد و کارمندان احساس خستگی و نارضایتی کنند.
۵. مانیتورینگ کار غیرکامپیوتری را ردیابی نمیکند
فراموش نکنیم که در کار، زمانی نیز دور از وسایل الکترونیکی سپری میشود و کارمندان اغلب به شرکت در جلسات، جلسات طوفان فکری و کنفرانسهای آموزشی نیاز دارند که همه برای رشد و تکامل آنها ضروری است؛ بهعبارت دیگر، اگرچه مانیتورینگ کامپیوتری میتواند تا حدی مفید باشد، کار غیرکامپیوتری را ردیابی نمیکند؛ بنابراین، مهم است درک کنید که زمانی که دور از کامپیوتر سپری شده است، الزاما بهمعنای زمان تلفشده نیست.
۶. هزینههای اضافی را اضافه میکند
سرانجام، نصب سیستم مانیتورینگ کامل بر همه دستگاهها میتواند برای کسبوکارتان گران تمام شود؛ بهخصوص اگر شما شرکت کوچکی دارید و بهدنبال نرمافزاری هستید که نتایج موردنظرتان را ارائه دهد. قبل از سرمایهگذاری در دستگاهها و سیستمهای ردیابی، تعیین نحوه استفاده از آنها و سودشان برای تجارت مهم است.
اگرچه اجرای برنامه مانیتورینگ کارکنان میتواند مفید باشد، ابتدا لازم است که جوانب مثبت و منفی آن را بسنجید و مشخص کنید که آیا در بلندمدت برای سازمان شما مفید خواهد بود یا خیر. به یاد داشته باشید که با افزایش بهرهوری و ایمنی، استرس و بیانگیزگی نیز به وجود میآید؛ بنابراین، موارد بالا را مرور کنید و هنگام ایجاد سیستم رهگیری خود مراقب باشید.
منبع:
careeraddict.com
دیدگاه