مدیریت موثر پیام ها و ایمیل ها

با وجود اپلیکشن های موبایلی پیام رسان و اتصال دائم به اینترنت احتمالا بارها برای شما هم اتفاق افتاده که حین انجام کاری، صدای دریافت پیام ها و ایمیل ها و پیام های مختلف و وسوسه چک کردن اون مسیر کاری شما رو برای چند ساعت عوض کرده باشه! مرور پیام ها همانا و بر هم خوردن تمرکز و باز شدن پوشه های جدید در ذهن همان. از پیشنهاد خرید و پیام ها و ایمیل ها های تبلیغاتی گرفته تا درگیر شدن در موضوعات کاری جدید!

این مقدمه برای درک این موضوع است که اگر ما بتوانیم از پیام ها و ایمیل ها و اپلیکیشن های پیام رسان به روش مناسبی استفاده کنیم، به یکی از مفیدترین ابزارهای ارتباطی تبدیل می شود. در غیر این صورت بسیاری از ما نیز این وضعیت را نسبت به حجم پیام های دریافتی که باید پاسخ دهیم، خواهیم داشت.

روش های زیادی برای مدیریت پیام ها و پیام ها و ایمیل ها های دریافتی وجود دارد که می تواند برای ما بهره وری به همراه داشته باشد. این مقاله قصد دارد تا راهکارهایی را برای مدیریت موثر این موضوع ارائه دهد تا بتوانید کار و تنظیم برنامه های زمانی اصلی خود را نیز در کنترل داشته باشید.

چک کردن پیام ها و ایمیل ها

چک کردن منظم پیام ها و ایمیل ها در طول روز می تواند یکی از روش های موثر در مدیریت صندوق ورودی باشد. اما وقفه های پیوسته و حواس پرتی های مداوم که در نتیجه انجام همزمان چند وظیفه است، به شدت بهره وری شما را کاهش می دهد. یکی از استراتژی هایی که به شما در این راه کمک می کند این است که برای چک کردن پیام ها و ایمیل ها زمان های مشخصی از روز را تعیین کنید. برای مثال، می توانید چک کردن پیام ها و ایمیل ها را قبل از هر روز کاری و اول صبح و یا در پایان روز انجام دهید.

همچنین می توانید تنظیمات پیام ها و ایمیل های خود را طوری برنامه ریزی کنید که پیام ها صرفا در زمان مشخصی دریافت شود تا از حواس پرتی شما جلوگیری کند. اگر قادر به انجام این کار نیستید، حداقل از حالت سکوت هشدارهای دریافت پیام اطمینان حاصل کنید.

شما می توانید زمان معکوسی را برای خواندن و پاسخ دادن پیام ها و ایمیل ها قبل از این که به کار خود تمرکز کرده اید یا زمانی که انرژی و خلاقیت شما در پایین تر سطح است در نظر بگیرید (به این معنا که شما می توانید کار با ارزش تری را در سایر زمان ها انجام دهید). اگر شما نگران هستید که همکاران، رییس و یا مشتریان شما از پاسخ ندادن سریع شما به پیام ها و ایمیل ها دلخور و ناراحت می شوند، به آنها توضیح دهید که پیام ها و ایمیل ها را در زمان مشخصی بررسی می کنید و آنها می توانند در صورتی که موضوع مهمی داشته باشند با استفاده از پیام فوری به شما اطلاع دهند.

خواندن پیام ها و ایمیل ها

هنگام خواندن پیام ها و ایمیل ها ها در صورتی که هوشمندانه از زمان استفاده نکنید ممکن است ساعت های زیادی را از دست بدهید. اول این که سعی کنید از«قانون دو دقیقه» استفاده کنید (مفهومی از دیوید آلن (David Allen) که نحوه انجام کارها را توضیح داده است). اگر پیام ها و ایمیل ها ی را می خوانید که پاسخ به آن کمتر از دو دقیقه زمان شما را می گیرد، آن را انجام دهید هرچند که اولویت زیادی نداشته باشد. در واقع ایده اصلی پشت این قانون این است که اگر پیام ها و ایمیل ها ی که کمتر از دو دقیقه خواندن آن طول می کشد به زمان بعدی موکول شود زمان بیشتری از وقت شما را نسبت به این که الان آن را انجام دهید، می گیرد.

اگر پیام ها و ایمیل ها هایی را دریافت می کنید که بیش از دو دقیقه پاسخگویی به آن طول می کشد، زمانبدی را بر طبق تقویم خودتان انجام دهید و آن را برای پاسخگویی در زمان مناسب به لیست انجام کار خود اضافه کنید. بسیاری از برنامه های پیام ها و ایمیل ها به شما این اجازه را می دهد که پیام ها را با علایمی مانند پرچم و ستاره برای اولویت بندی در پاسخگویی مشخص کنید.

سازماندهی پیام ها و ایمیل ها

آیا شما می توانید صندوق ورودی بدون پیام ها و ایمیل ها را تصور کنید؟ خیلی خوب می شد اگر این امر واقعیت داشت. با این که تصور صندوق ورودی کاملا خالی از پیام های دریافتی برای بسیاری از ما واقعی به نظر نمی رسد. اما صندوق ورودی منظم به سازماندهی بیشتر ما کمک می کند.

ابتدا سعی کنید که سیستم ساده ای برای آرشیو داشته باشید تا به مدیریت شما کمک کند. شما می توانید از طبقه بندی های بیشتری مانند «پیام ها و ایمیل ها های مورد اقدام»، «در حال انتظار»، «ارجاع» و «آرشیو» استفاده کنید. اگر شما قادر به انجام و بررسی تمام پوشه های صندوق ورودی هستید- به خصوص پوشه های «اقدام و در حال انتظار»– شما می توانید آنها را به صورت غیر رسمی به لیست کار خود اضافه کنید.

اگر به نظر می رسد که این چهار طبقه معرفی شده، پاسخ گوی نیازهای شما نیست. شما می توانید جزییات آن را افزایش دهید. برای مثال، شما می توانید برای هر پروژه ای که انجام می دهید، یا بر اساس مشتریان و یا پیام ها و ایمیل ها های مربوط به هر فروش پوشه ای را ایجاد کنید. مزیت ساختن پوشه ویژه این است که کار شما را برای جست و جو پیام ها و ایمیل های قبلی راحت می کند و به جای این که تمام پیام ها و ایمیل هارا جست و جو کنید، صرفا در یک پوشه خاص پیام ها و ایمیل ها مورد نظر را بیابید.

تعریف دستور برای برنامه های دریافت پیام و ایمیل

بسیاری از برنامه های مربوط به پیام ها و ایمیل ها، مانند outlook و Gmail این امکان را می دهند که با استفاده از دستورهای داده شده، پیام ها و ایمیل های دریافتی به ترتیب در پوشه های مربوط به خود مرتب شوند. به عنوان مثال ممکن است شما در طول روز چندین پیام و ایمیل را دریافت کنید که به شما فرصت شرکت در دوره های آموزشی را اطلاع می دهد. شما برای اینکه بدانید در این دوره ها چه اتفاقاتی رخ داده است، ترجیح می دهید که این پیام ها و ایمیل ها را دریافت کنید، اما نمی خواهید که نظم صندوق ورودی شما را بر هم بریزند. با توجه به این موضوع، شما می توانید دستوری را در برنامه مربوط به پیام ها و ایمیل ها خود ایجاد کنید که اگر با عنوان دوره آموزشی باشند به پوشه پیام ها و ایمیل های مربوط به دوره های آموزشی انتقال یابند. به این معنی که شما دیگر به صورت دستی نیاز به آرشیو این پیام ها و ایمیل ها ندارید و به صورت خودکار به پوشه مورد نظر خود انتقال می یابد.

پیام ها و ایمیل های غیر ضروری

اگر شما پیام ها و ایمیل هایی را از سوی خبرنامه ها، وبلاگ ها و خبرخوان ها دریافت می کنید، می توانید مسیر این نوع پیام ها و ایمیل ها را به آدرس پیام ها و ایمیل های دیگری تغییر داده و یا با استفاده از دستورها به پوشه مربوط به خود انتقال دهید. این موارد به شما کمک می کند تا صندوق ورودی مرتب، سازماندهی شده و زمان خواندن پیام ها و ایمیل ها را برای شما کم تر کند.

ایجاد عادت های رفتاری خوب مربوط به پیام ها و ایمیل ها در تیم

یکی از روش های مفیدی که برای محدود کردن حجم پیام ها و ایمیل ها های مورد بررسی، می توانید انجام دهید این است که افراد را ترغیب به ارسال کمتر پیام ها و ایمیل ها کنید. برای نمونه، اگر یکی از اعضای تیم به طور مرتب به شما پیام ها و ایمیل ها با متن طولانی و زیاد ارسال می کند. به صورت محترمانه ولی با جدیت به او اطلاع دهید که به دلیل حجم زیاد و زمان کوتاهی که دارید، پیام ها و ایمیل ها هایی را مناسب می دانید که بیش از یک یا دو پاراگراف نباشد. در غیر این صورت بهتر است تماس بگیرند.

به این نکته توجه داشته باشید که ممکن است است روش های گفته شده برای همه افراد کاربرد یکسان نداشته باشد. در نتیجه بهتر است عقیده درست خود نسبت به مدیریت پیام ها و ایمیل ها بر اساس شرایط خاص خود را ایجاد کنید.

منبع : Mind Tools