ارتباط چیست و چگونه می‌توان به صورت موثر ارتباط برقرار کرد؟

• تعریف ارتباط
• اهمیت ارتباط
• انواع ارتباط
• تعریف ارتباط موثر
• هدف ارتباط
• فرایند برقراری ارتباط موثر
• عناصر اصلی ارتباط موثر
• سازوکار فرایند برقراری ارتباط 
• نکاتی برای بهبود روند ارتباطات
• شیوه های موثر برقراری ارتباط در محیط کار
• اصول برقراری ارتباط موثر
• نکاتی درباره ارتباط موثر در فضای کار
• مزایای ارتباط موثر در فضای کار
• نشانه‌های عدم برقراری یک ارتباط موثر در محل کار
• موانع رسیدن به درک متقابل
• مهارت‌های ارتباطی موثر
• ۱۱ ابزار ارتباط در کسب‌وکار

آیا تابه‌حال با مشکلاتی از قبیل نرسیدن به موعد مقرر برای پایان کار، به تعویق افتادن کارها، دریافت ایمیل‌های نامفهوم، بی‌نظمی در انجام وظایف، درگیری بین اعضا، برنامه ریزی روزانه ضعیف، ساعت‌ها برای پاسخ هم‌تیمی یا مدیر یا مشتری منتظربودن، تأخیر مشتریان در ارائه بازخوردها و غیره، در کارتان روبه‌رو بوده‌اید؟ آیا در محل کار شما نیز چنین مشکلاتی وجود دارد؟ آیا اصلا می‌دانید ارتباط موثر چیست و چرا باید آن را بلد باشیم؟ فکر می‌کنید که چنین مشکلاتی از چه چیزی سرچشمه گرفته باشد؟ تمام این مواردی که گفته شد، به «ارتباط موثر» بستگی دارد.

ارتباطات ناکارآمد از مدت‌ها قبل جزئی از دغدغه‌ها و نگرانی‌های کسب‌وکارها بوده است؛ اما این سؤال همواره در ذهن باقی مانده‌ است که ارتباط موثر چگونه است؟ مهارت‌های ارتباط مؤثر کدام‌اند و چگونه می‌توان مهارت ارتباط موثر با دیگران را ارتقا داد؟ در این مطلب قصد داریم که درباره ارتباط موثر و ضرورت آن صحبت کنیم.

تعریف ارتباط

معانی و تعاریف مختلفی از ارتباط وجود دارد که در اینجا به ۲ تعریف، به نقل از گوگل و دیکشنری مریام وبمستر، می‌‌پردازیم:

• تعریف ارتباط به نقل از Google: انتقال یا تبادل اطلاعات با دیگران از طریق صحبت‌کردن، نوشتن یا با استفاده از رسانه‌های دیگر.
• تعریف ارتباط به نقل از (Merriam-Webmaster Dictionary): فرایند استفاده از کلمات، صداها، علائم یا رفتارها، به‌منظور بیان یا انتقال اطلاعات، ایده‌ها، افکار، احساسات و غیره با دیگران.

اهمیت ارتباط

ارتباط مؤثر برای مدیریت کارآمد و بهبود روابط صنعتی امری حیاتی است. در دنیای مدرن، رشد ارتباطات از راه دور، فناوری اطلاعات و رقابت و پیچیدگی روزافزون در تولید، اهمیت ارتباطات را در سازمان‌های بزرگ و کوچک افزایش داده‌است. مدیر اجرایی شرکت باید در موقعیتی باشد که بتواند با مافوق خود، همکاران در بخش‌های دیگر و زیردستان ارتباط مؤثری برقرار کند. این موضوع سبب می‌شود که افراد عملکرد خوبی داشته‌باشند و بتوانند تمام توانایی‌های خود را در اختیار سازمان بگذارند.

نکات زیر می‌توانند اهمیت ارتباطات در مدیریت منابع انسانی را به‌خوبی نشان دهند:

۱. اساس هر اقدام

ارتباطات به عنوان پایه‌ای برای انجام هر فعالیتی عمل می‌کند. شروع هر فعالیت با برقراری ارتباط آغاز می‌شود که می‌تواند اطلاعات لازم را برای شروع در اختیار افراد بگذارد.

۲. تسهیل برنامه‌ریزی

برقراری ارتباط برنامه ریزی را تسهیل می‌کند. تمامی اطلاعات موردنیاز منابع انسانی و سایر بخش های یک سازمان‌، با توجه به شرایط و نوع کار، می‌توانند از طریق ارتباطات جمع‌آوری و در نهایت به عملکرد بهتر منابع انسانی منتهی شوند؛ هم‌چنین، سیاست‌ها و برنامه‌های سازمان به شیوه‌ی بهتری تهیه و اجرا خواهند شد. به طور کلی، ارتباطات در سازمان‌ها نقش مهمی دارند و برنامه‌ریزی مدیریتی سازمان را تسهیل می‌کنند.

۳. ابزاری برای ایجاد هماهنگی

ارتباطات ابزاری مهم و ضروری برای ایجاد هماهنگی میان فعالیت‌های کارکنان در بخش‌های مختلف یک سازمان هستند.

۴. کمک به تصمیم‌گیری

اطلاعات به‌دست‌آمده از طریق ارتباطات، می‌توانند به روند تصمیم‌گیری سرعت ببخشند. در واقع، ارتباطات دسترسی به اطلاعات حیاتی موردنیاز برای تصمیم‌گیری را ممکن می‌کنند.

۵. رهبری مؤثر

داشتن مهارت ارتباطی خوب مدیران را به زیردستانشان نزدیک‌تر و امکان تبادل نظرات و پیشنهادهای مختلف را فراهم می‌کند؛ هم‌چنین، سوءتفاهم‌ها را از بین می‌برد، میزان اعتماد افراد را به یکدیگر افزایش می‌دهد و سبب می‌شود که آن‌ها با عزم و جدیت بیش‌تری در جهت تحقق اهداف سازمان گام بردارند.

۶. تقویت روحیه و انگیزه

یک سیستم ارتباطی کارآمد و مؤثر میان کارمندان اطمینان و اعتماد برقرار می‌کند و نگرش و رفتار آن‌ها را در مواجهه با یکدیگر تغییر می‌دهد. علت اصلی تعارضات و نارضایتی‌ها سوءتفاهم‌هایی است که می‌توانند از طریق مهارت‌های ارتباطی برطرف شوند. برطرف کردن این موانع ارتباطی باعث می‌شود که مدیر و زیردستانش یکدیگر را بهتر درک کنند و روابط حرفه‌ای خوبی را برقرار کنند. این کار روحیه و انگیزه افراد را افزایش می‌دهد و به کار بیش‌تر تشویقشان می‌کند.

انواع ارتباط

• ارتباط کلامی: این نوع ارتباطات گفت‌وگوی حضوری، مصاحبه و تماس تلفنی با سایر رسانه‌ها را در خود جای می‌دهد؛ این ارتباط را می‌توانید با خودتان، با فرد دیگری، با گروه کوچکی از افراد یا به‌صورت عمومی برقرار کنید.
• ارتباط غیرکلامی: این نوع ارتباط صدا، حالت چهره و زبان بدن را در بر می‌گیرد.
• ارتباط نوشتاری: ارتباط نوشتاری موثر ارتباط شامل نوشتن نامه، ایمیل، گزارش، مجلات و پیام‌‌های پیام‌رسان‌هاست.
• ارتباط تصویری: این ارتباط حاوی تصویر، عکس، نمودار، جدول، اینفوگرافیک و ویدئو است.

تعریف ارتباط موثر

به نظر می‌رسد که ارتباط موثر باید غریزی باشد، اما اغلب اوقات وقتی می‌خواهیم با دیگران ارتباط برقرار کنیم، به بیراهه می‌رویم. ما یک چیز می‌گوییم، شخص دیگر چیز دیگری می‌شنود و سوءتفاهم، ناامیدی و درگیری به وجود می‌آید. این اتفاق می‌تواند در خانه، مدرسه و روابط کاری شما مشکل ایجاد کند.

برای بسیاری از ما برقراری ارتباط روشن‌تر و مؤثرتر، به یادگیری برخی مهارت‌های مهم نیاز دارد. خواه در بهبود ارتباط با همسر، فرزندان، رئیس و خواه همکاران خود باشید، یادگیری این مهارت‌ها می‌تواند ارتباط شما با دیگران را عمیق‌تر کند، اعتماد و احترام بیشتری به وجود آورد و کار گروهی، حل مشکلات و سلامت کلی روابط اجتماعی و عاطفی شما را بهبود بخشد.

هدف ارتباط

اهداف برقراری ارتباط را می‌توان به شرح زیر خلاصه کرد:

۱. جریان اطلاعات

اطلاعات مرتبط باید به طور مداوم از بالا به پایین و بالعکس جریان پیدا کنند. کارکنان در تمام سطوح باید از اهداف سازمانی و سایر تحولات رخ‌داده در سازمان مطلع شوند؛ در عین حال،  باید مراقب باشید که اطلاعات نادرست را منتشر نکنید. اطلاعات باید به‌ گونه‌ای منتشر شوند که برای گیرنده مفهوم باشند؛ بنابراین، تلاش کنید از کلمات رسا برای ارائه‌ی اطلاعات مناسب استفاده کنید؛ هم‌چنین، لازم است این کار در زمان مناسب و توسط شخص شایسته‌ای انجام شود.

۲. هماهنگی

با ایجاد ارتباط، می‌توان تلاش‌های‌ همه‌ی افراد شاغل در سازمان را برای تحقق اهداف سازمانی هماهنگ کرد. هماهنگی پرسنل و تلاش‌های آن‌ها اساس مدیریت است که می‌تواند از طریق ارتباطات مؤثر حاصل شود.

۳. یادگیری مهارت‌های مدیریتی

ارتباطات فرایند جریان پیدا کردن اطلاعات، ایده‌ها، عقاید، یافته‌ها، توصیه‌ها و دستورالعمل‌ها را تسهیل می‌کنند. در واقع، ارتباط روشی است که مدیران و سایرعوامل نظارتی را قادر می‌سازد که مهارت‌های مدیریتی را از طریق تجربه‌ی دیگران بیاموزند. تجربه‌ی فرستنده‌ی پیام به گونه‌ای در آن منعکس می‌شود که در نهایت گیرنده می‌تواند با بررسی و تجزیه‌وتحلیل آن را بیاموزد.

۴. آماده‌سازی افراد برای پذیرش تغییرات

ارتباط مناسب و مؤثر ابزار مهم مدیریتی هر سازمانی برای ایجاد تغییرات کلی در سیاست‌ها، روال‌ها، شیوه‌ی کار و واداشتن پرسنل به برقراری ارتباطات مثبت است.

۵. توسعه‌ی روابط انسانی خوب

مدیران، کارمندان و سایر عوامل از طریق برقراری ارتباط، ایده‌ها، افکار و برداشت‌های خود را با یکدیگر ردوبدل می‌کنند. این کار به آن‌ها کمک می‌کند تا یکدیگر را بهتر درک کنند. در این حالت، افراد به دشواری‌های پیش‌روی همکاران خود در محل کار پی می‌برند که این امر به ارتقای روابط خوب انسانی در سطح سازمان منجر می‌شود.

۶. تشویق ایده‌های زیردستان

برقراری ارتباطات در سازمان می‌تواند بیان ایده‌های زیردستان در موارد خاص را تسهیل کند. در واقع، این کار تفکر خلاق را توسعه می‌دهد. احترام گذاشتن به ایده‌ها و نظرات زیردستان به آن‌ها انگیزه می‌دهد که با جدیت بیش‌تری فعالیت کنند و نسبت به سازمان احساس تعلق خاطر داشته‌باشند. این امر آن‌ها را دل‌گرمی می‌کند چنان‌که بدون هیچ‌گونه تردیدی، اطلاعات و دانش خود را با رئیسشان در میان بگذارند. مدیران باید ایده‌ها، افکار، نظرات و دیدگاه‌های زیردستان خود را جویا شوند و آن‌ها نیز باید همین کار را با کارمندان رده‌های پایین‌تر انجام دهند.

فرایند برقراری ارتباط موثر

به مجموعه اقداماتی که با هدف برقراری ارتباطی موثر انجام می‌شوند، فرایند برقراری ارتباط می‌گویند. این فرایند شامل شاخصه‌های متعددی چون فرستنده، گیرنده، رمزگذاری و رمزگشایی پیام ارسالی است؛ علاوه بر این، راه‌های گسترده‌ای برای برقراری ارتباط وجود دارند که به نوع ارتباط و پیغام موردنظر مربوط‌ هستند. این پیغام می‌تواند به‌ صورت‌های مختلفی چون فایل صوتی، تصویری، نوشتاری، فکس یا زبان بدن منتقل شود.

ارائه، به‌اشتراک‌گذاری و آموزش ایده‌ها یا اطلاعات به فرد یا گروه مقابل هدف کلی برقراری ارتباط هستند. فرستنده برای نتیجه‌گیری بهتر باید بهترین راه ارتباطی را برگزیند.

عناصر اصلی ارتباط موثر

روند ارتباطات تحت‌تأثیر متغیرهای گوناگون درونی و بیرونی است که در ادامه به آن‌ها اشاره کرده‌ایم:

• بستر؛
• فرستنده؛
• ایده‌ها؛
• رمزگذاری؛
• واسطه؛
• گیرنده؛
• بازخورد.

بستر

بستر به شرایطی اطلاق می‌شود که مقدمه و تنظیمات یک بیانیه یا ایده را تشکیل می‌دهند؛ به عنوان مثال، بستر می‌تواند شامل فرهنگ فردی، سازمانی و حتی کشوری باشد که ارتباط در آن صورت می‌گیرد؛ علاوه بر این، شامل محرک‌های بیرونی مانند نظرات، نگرش‌ها، احساسات، علاقه‌مندی‌ها و بیزاری‌ها، تجربیات، تحصیلات و حتی سطح اعتماد به نفس شماست. این محرک‌های بیرونی در کنار هم روی شیوه‌ی ارتباط افراد با اطلاعات و ایده‌ها تأثیر می‌گذارند.

فرستنده

این شخص که «رمزگذار» نیز شناخته می‌شود، کسی است که پیام‌ها را به اشتراک می‌گذارد. او به گونه‌ای از کلمات، تصاویر، نمودارها و نمادها  برای انتقال پیام استفاده می‌کند که اطلاعات به بهترین وجه ممکن از سوی افرادی که با آن‌ها در ارتباط است، دریافت شوند.

در واقع، هنگامی که در محیط کار و مقابل افراد بسیاری سخنرانی می‌کنید، با همکارتات صحبت می‌کنید، در گفت‌وگوی زنده‌ای با مشتری حضور می‌یابید یا برای مدیرتان ایمیلی را ارسال می‌کنید، فرستنده هستید.

ایده‌ها

ایده‌ها که با عنوان «پیام» نیز شناخته می‌شوند، اطلاعاتی هستند که در هنگام تبادل بین فرستنده و گیرنده به اشتراک گذاشته خواهند شد. زمانی که افراد قصد دارند با یک‌دیگر ارتباط برقرار کنند، ضروری است که نکات مهمی را که می‌خواهند از آن‌ها عبور کنند، مشخص کنند. نکته‌ی اصلی پیام یا ایده باید مشخص باشد و فرستنده باید برای چگونگی دریافت پیام از سوی گیرنده چاره‌ای بیندیشد. این امر، به‌ویژه در ارتباطات نوشتاری، اهمیت بسیاری دارد؛ جایی که پیام‌ها بدون هیچ‌گونه اطلاعات اضافه‌ای (زبان بدن، حالات چهره و لحن و تُن صدا) منتقل خواهند شد.

رمزگذاری

رمزگذاری به استفاده از کلمات، تصاویر یا ابزارها هنگام به اشتراک‌گذاری پیام اشاره دارد. رمزگذاری می‌تواند متنی باشد که آن را هنگام انتقال ایده‌هایتان از طریق ایمیل تهیه می‌کنید یا می‌توانند تمام علائم و نمادها از جمله علامت تعجب، علامت سؤال یا ایموجی‌هایی باشند که برای تأکید کردن بر گفته‌هایتان، از آن‌ها استفاده می‌کنید؛ هم‌چنین، می‌تواند عکسی باشد که برای نشان دادن نکته‌ای یا توضیح ایده‌هایتان آن را ارسال می‌کنید.

در محیط کار، کدگذاری می‌تواند به فایل پاورپوینتی که هنگام ارائه دادن طرحتان از آن استفاده می‌کنید و نیز تصاویر و طرح‌های به‌کاررفته در آن اشاره داشته‌باشد. این می‌تواند شامل یک میم (meme) باشد که همراه با شرح ایمیل برای همکارتان ارسال می‌کنید یا می‌تواند به‌سادگی یک علامت سؤال در انتهای چت باشد که نشان می‌دهد به دنبال پاسخ هستید.

واسطه

واسطه همان چگونگی انتقال پیام است. شما می‌توانید از امکانات چاپ، لوازم الکترونیکی یا ابزارهای صوتی استفاده کنید. انتخاب رسانه اغلب تحت‌تأثیر نوع رابطه بین فرستنده و گیرنده است و به طور معمول بر میزان دریافت و فهم پیام تأثیر می‌گذارد. وقتی می‌خواهید پیامی را به‌سرعت با افراد به اشتراک بگذارید، انجام این کار به صورت کلامی ممکن است بهترین انتخاب پیش‌ روی شما باشد. از طرف دیگر، اگر ایده‌ی شما بسیار فنی است یا به ارائه‌ی مستندات نیاز دارد، بهتر است از یک رسانه‌ی مکتوب استفاده کنید، چه چاپی باشد و چه الکترونیکی.

گیرنده

این مفهوم به شخصی که پیام را دریافت می‌کند، اشاره دارد. آن‌ها هم‌چنین تحت‌تأثیر بستر‌ها، محرک‌های بیرونی و درونی محیط خود قرار می‌گیرند. گیرنده موظف است که پیام‌های دریافتی را تفسیر کند. این بدان معناست که او از طریق شخصیت، ادراک، عقاید و نگرش شخصی خود هدایت می‌شود.

بازخورد

بازخورد به پاسخی اشاره دارد که گیرنده برای فرستنده ارسال می‌کند. به طور کلی، یک پیام کتبی یا شفاهی است، اگرچه سکوت نیز نوعی بازخورد به شمار می‌رود. این بخش یکی از مهم‌ترین مؤلفه‌های ارتباطات است و مشخص می‌کند که پیام به‌درستی دریافت شده‌‌است و هم‌چنین حلقه‌ی ارتباط را تکمیل می‌کند.

سازوکار فرایند برقراری ارتباط

به‌ منظور برقراری ارتباطی مؤثر، درک سازوکار این فرایند ضروری‌ است. در ادامه‌ی مطلب ۷ مرحله‌ی برقراری ارتباط را بیان کرده‌ایم:

۱. تهیه‌ی مطلب موردنظربرای ارسال

ایده‌پردازی درمورد موضوع موردنظر توسط فرستنده برای ارسال به گیرنده (گيرندگان) آغاز فرایند برقراری ارتباط است.

۲. رمزگذاری پیام توسط فرستنده

زمانی که فرستنده ایده‌ای برای ارسال دارد، آن‌ را به گونه‌ای قابل فهم برای گیرنده ترجمه می‌کند. این ترجمه می‌تواند به قالبی خاص تبدیل شود؛ برای مثال، اگر راه ارتباطی نوشتن نامه است، ایده به کلمات تبدیل می‌شود.

همچنین، پیام می‌تواند به‌ صورت غیر‌نوشتاری، شفاهی یا نمادین باشد.

۳. انتخاب راه ارتباطی مناسب توسط فرستنده

قدم بعدی تصمیم‌گیری در‌مورد راهی‌ است که فرستنده برای انتقال پیام در نظر می‌گیرد. این مسئله به محتوای پیام فرستنده و رسانه‌ی متناسب با آن بستگی دارد. برخی از رسانه‌ها محتوای گفتاری، نوشتاری، اطلاعات الکترونیکی و غیرکلامی را پوشش می‌دهند. اگر از برقراری ارتباط هدفی کاری دارید، از متناسب و حرفه‌ای بودن رسانه‌ای که انتخاب می‌کنید، مطمئن شوید.

۴. ارسال پیام از راه ارتباطی مورد‌نظر

پس از انتخاب رسانه، پیام شما روند ارسال را آغاز می‌کند که سازوکار دقیق آن به رسانه‌ی انتخابی شما بستگی دارد. برای ارسال هر‌چه کامل‌تر و صحیح‌تر پیام باید متناسب‌ترین رسانه انتخاب شود.

۵. دریافت پیام توسط گیرنده

پس از آن، پیام توسط گیرنده دریافت می‌شود. این مرحله با شنیدن، دیدن، حس کردن یا گونه‌ی دیگری از دریافت به انجام می‌رسد.

۶. رمزگشایی پیام توسط گیرنده

اکنون پیام توسط گیرنده رمز‌گشایی یا به‌عبارتی ترجمه و به ایده تبدیل می‌شود، سپس گیرنده به تجزیه‌وتحلیل و درک پیام می‌پردازد. فرایند انتقال ارتباط زمانی مؤثر خواهد بود که فرستنده و گیرنده برداشتی یکسان از پیام داشته‌‌باشند.

۷. ارائه‌ی باز‌خورد توسط گیرنده

مرحله‌ی آخر (در صورتی که ارتباط یک‌طرفه باشد) ارائه‌ی بازخورد توسط گیرنده در پاسخ به فرستنده است. بازخورد به فرستنده این امکان را می‌دهد تا مطمئن شود که پیامش به‌درستی دریافت و تحلیل شده‌است. این تعریف ارتباطی دوجانبه میان ۲ نفر است.

نکاتی برای بهبود روند ارتباطات

در ادامه‌ی مطلب نکاتی را برای آموزش روند ارتباطات و بهبود مهارت‌های ارتباطی شما آورده‌ایم:

۱. ساده‌سازی پیام

برای این‌که مخاطب پیام شما را به‌روشنی دریافت کند، باید تا حد‌ امکان پیامتان ساده و مستقیم باشد.

۲. شناسایی مخاطب

آشنایی با مخاطب و در نظر‌ داشتن سلیقه و علایق او (آ‌ن‌ها) ضروری‌ است.

۳. طرح سؤال

مطرح کردن پرسش‌های به‌جا و مناسب به پویایی و ادامه‌ی ارتباط کمک شایانی می‌کند.

۴. در نظر گرفتن زمانی برای پاسخ

زمانی را به آماده کردن پاسخ پرسش‌های احتمالی اختصاص دهید و از آن‌چه می‌خواهید بگویید، طرحی کلی داشته‌باشید.

۵. توجه به زبان بدن

اگر از طریق رسانه‌ای متفاوت ارتباط برقرار می‌کنید، حواستان به زبان بدن خودتان و طرف مقابل باشد.

۶. برقراری تماس چشمی

برقرار کردن تماس چشمی با فرد یا گروهی که با آن در ارتباط هستید، بسیار مهم است، چراکه نشان می‌دهد به‌دقت به آن‌ها گوش می‌دهید.

۷. شفاف‌سازی ایده در صورت لزوم

اگر منظور شما برای طرف مقابل واضح نبود، بیش‌تر درمورد آن توضیح دهید و شفاف‌سازی کنید. این‌ کار به آن‌ها کمک می‌کند تا ایده‌ی شما را بهتر درک کنند.

اصول برقراری ارتباط موثر

حالا که فهمیدیم ارتباط موثر چیست برای اطمینان از برقراری ارتباط موثر، باید ۷ اصل زیر را، که به (7C’s of Communication) معروف هستند، در ارتباطات خود رعایت کنید. پیامی که به مخاطب منتقل می‌کنید باید دارای ویژگی‌های زیر باشد تا ارتباط موثری شکل بگیرد.

۱. واقعی‌بودن (Concrete)

پیامی که می‌خواهید به دیگران منتقل می‌کنید باید همراه با حقایق، آمار و ارقام باشد تا مخاطب برداشت دیگری از آن نداشته باشد.

۲. انسجام (Coherent)

پیام شما باید دارای یک روند منطقی باشد؛ ابتدا اصل موضوع را منتقل کنید و تمام توضیحات دیگر باید هم‌راستا با موضوع اصلی باشند.

۳. شفافیت (Clarity)

اصل مهم دیگر این است که هدف پیامتان را واضح و شفاف به مخاطب ارائه دهید تا مخاطب برای فهمیدنش به حدس و گمان نیاز نداشته باشد.

۴. تعهد (Commitment)

این پارامتر، نقش بسیار مهمی را در ارتباطات کاری ایفا می‌کند. پیامی که همراه با تعهد به مخاطب منتقل شود، اثربخش‌تر خواهد بود و باعث می‌شود شما در چشم مخاطبانتان بیشتر حرفه‌ای و معتمد باشید.

۵. ثبات (Consistency)

کلماتی که از زبان شما بیرون می‌آیند نباید باعث گیج‌کردن مخاطبتان شود. پیام شما باید تا حد امکان کوتاه باشد و لحن و محتوای باثباتی را به دیگران منتقل کند؛ در این صورت، در زمان نیز صرفه‌جویی می‌شود. تلاش کنید تا طوری پیامتان را منتقل کنید که به تکرار توضیحات نیازی نباشد.

۶. کامل‌بودن (Completeness)

هیچگاه پیام خود را ناقص رها نکنید؛ هر پیامی که منتقل می‌کنید باید یک نتیجه‌گیری منطقی داشته باشد. مخاطبان شما نباید برایشان سؤال ایجاد شود که آیا هنوز حرفی باقی مانده است یا خیر. پیامی که به مخاطب منتقل می‌کنید باید کامل باشد و به توضیح اضافه‌تر نیازی نداشته باشد.

۷. احترام و ادب (Courteous)

پیامی که به مخاطبان منتقل می‌شود باید در کمال احترام و ادب باشد. در ارتباطات خود تمام تلاشتان را بکنید تا صادق و مؤدب باشید؛ در این صورت، پیامتان مؤثر نیز واقع می‌شود. اگر ادب و احترام در ارتباطات در نظر گرفته نشود، ممکن است به رنجیده‌شدن مخاطب منجر شود.

نکاتی درباره ارتباط موثر در فضای کار

ارتباط موثر در فضای کار از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است. به‌منظور داشتن ارتباط موثر، رعایت‌کردن ۷ مورد بالا کافی نیست؛ ممکن است با رعایت تمامی این موارد، باز هم با مشکل مواجه شوید. نکات زیر می‌توانند به برطرف‌کردن این مشکلات و داشتن ارتباطی موثر کمک کنند:

• تمام توجهتان را به مخاطب یا مخاطبانتان معطوف کنید؛
• از یک اپلیکشن یا نرم‌افزار کار تیمی استفاده کنید؛
• اطلاعات و انگیزه را به مخاطب یا مخاطبان خود منتقل کنید؛
• مهارت گوش دادن فعال به دیگران را در خود تقویت کنید؛
• بسته به شرایط موجود، بهترین نوع ارتباط را انتخاب کنید؛
• مهارت‌های شخصی خود را تقویت کنید؛
• اعتماد‌به‌نفس داشته باشید؛ متقاعدکننده و صبور باشید.

شیوه های موثر برقراری ارتباط در محیط کار

در ادامه، به برخی از تکنیک‌های ارتباطی‌ای که می‌توانند موفقیت شما را در محیط کارتان تضمین کنند، اشاره خواهیم کرد:

۱. در دسترس باشید

یکی از ساده‌ترین راه‌ها برای داشتن ارتباطات خوب در محل کار این است که در دسترس باشید. مدیرانی که با آن‌ها کار کرده‌ام، همیشه برای گفت‌وگو و کمک به سایر افراد آماده و در دسترس بودند؛ در مقابل، همکارانی داشته‌ام که همیشه در دفتر کار خود را بسته بودند و ۴ روز طول می‌کشید تا ایمیلم را برگردانم.

کدام سناریو فضای کار بهتری را ایجاد می‌کند؟ انتخاب گزینه‌ی مناسب چندان دشوار نیست.

با همیشه در دسترس بودن، به برقراری نزدیک و صمیمی در محل کار کمک می‌کنید.

۲. دوستانه رفتار کنید

رفتار دوستانه با افرادی که با آن‌ها کار می‌کنید، روش نسبتا آسانی برای کسب مهارت های ارتباطی خوب در محل کار است. داشتن نگرش مثبت و مراقبت از افرادی که با آن‌ها کار می‌کنید، بسیار حائز اهمیت است.

زمانی که رفتار گرم و دوستانه‌ای داشته‌باشید، افرادی که با آن‌ها کار می‌کنید احساس نزدیکی و صمیمیت بیش‌تری با شما خواهند داشت. آن‌ها شما را فردی خوش‌برخورد می‌بینند که می‌توان اوقات خوبی را با او سپری کرد. این نوع ارتباط به شکل‌گیری تیم‌هایی منجر می‌شود که به‌خوبی با هم کار می‌کنند و از بودن در کنار یکدیگر لذت می‌برند. این روابط خوب در محل کار به رشد و توسعه‌ی فردی و سازمانی کمک می‌کنند.

۳. شنونده‌ی خوبی باشید

در مقاله‌‌های دیگری به این موضوع پرداخته‌ شده، اما لازم است برای تأکید بیش‌تر، آن را تکرار کنیم. ارتباط خوب فقط به معنای انتقال اطلاعات نیست، بلکه به معنای یک «شنونده‌ی خوب بودن» نیز هست تا افراد بتوانند اطلاعاتشات را به‌درستی منتقل کنند.

وقتی مهارت شنیداری خود را به‌خوبی پرورش داده‌باشید، قادر خواهید بود که صحبت‌های افراد مختلف را به طور کامل پردازش کنید. این موضوع جهت ادامه‌ی همکاری با سازمان و سایر افراد اهمیت دارد.

شما باید بتوانید با آن‌چه افراد می‌گویند و هم‌چنین با اطلاعاتی که در اختیارتان قرار می‌دهند، ارتباط برقرار کنید. زمانی که شخصی را به طور کامل درک می‌کنید، می‌توانید با یکدیگر گفت‌وگوی خوبی داشته‌باشید و همکاری تیمی و دوستی خوبی را میان خودتان بنا کنید.

۴. شفاف باشید

به اشتراک‌گذاری صریح و شفاف اطلاعات یکی از مهم‌ترین تکنیک‌های ارتباطی در محیط کار است. شفاف بودن یکی از ۷ مؤلفه‌ی ارتباطی و چهارچوبی برای جلوگیری از سوءتفاهم در روابط است.

من با افرادی کار کرده‌ام که درمورد سؤالی که در ابتدا مطرح کرده‌ام، ۳۰ دقیقه صحبت کرده‌اند، اما به دلیل نبود شفافیت در گفته‌هایشان، به پاسخ روشنی نرسیده‌ام.

اطمینان دارم که همه‌ی ما اشخاصی را می‌شناسیم که می‌توانند مدت‌زمان زیادی را صرف ارائه‌ی توضیحات بی‌فایده و غیرشفاف کند، بدون این‌که اطلاعاتی را به شنوندگان اضافه کنند. بهتر است از این نوع رفتار فاصله بگیرید، زیرا در این حالت فرصتی برای ارتباط متقابل به وجود نمی‌آید.

در حالی که هنگام به اشتراک گذاشتن اطلاعات مهم، داشتن مهارت گفت‌وگو می‌تواند بسیار مفید و سازنده باشد، تلاش کنید هنگام ارائه‌ی اطلاعات شفاف و صریح باشید، نکات مهم و ضروری را بیان کنید و با حاشیه‌پردازی از اصل مطلب غافل نشوید. آن‌چه را لازم است بگویید و در اختیار افراد دیگر بگذارید، به طور واضح ارائه دهید و در صورت نیاز، درباره‌ی موضوع موردبحث اطلاعات بیش‌تری را جمع‌آوری کنید.

۵. از شیوه‌های ارتباط غیر کلامی آگاه باشید

همواره به یاد داشته‌باشید که تقویت ارتباط غیرکلامی درست به اندازه‌ی تقویت ارتباط کلامی مهم و جالب‌توجه است. وقتی با افراد مختلف تعامل دارید، به‌دقت به زبان بدن آن‌ها توجه کنید.

جزئیاتی مانند فرم قرارگیری دست‌ها و بازوها و نیز اخم داشتن در چهره می‌توانند نشانه‌های بزرگی باشند که دریابید طرف مقابلتان با شما هم‌عقیده نیست یا منظورتان را به‌درستی درک نکرده‌است؛ بنابراین، بسیار مهم است که به ارتباطات غیرکلامی اهمیت دهید و معنای آن‌ها را درک کنید.

هنگام صحبت با دیگران به چشم‌هایشان دقت کنید. زمانی که شخصی با شما گفت‌وگو می‌کند، با روی باز از او استقبال کنید. این کار نشان‌دهنده‌ی این است که شما پذیرای گفته‌هایش هستید.

۶. با گشاده‌رویی از بازخوردها استقبال کنید

به این فکر کنید که می‌توانید تحت هر شرایطی و از افراد مختلف بیاموزید. پایبندی به این موضوع نه‌تنها در ابتدای کار، بلکه در تمام دوران اشتغال شما اهمیت بسیاری دارد.

همه رئیس دارند. حتی اگر رئیس یک شرکت باشید نیز رؤسایی دارید که باید از آن‌ها اطاعت کنید و آن‌ها در واقع همان مشتریان شما هستند. تلاش کنید همواره پذیرای بازخوردهای رئیس، همکاران و مشتریان خود باشید. بسیاری از افراد نسبت به دریافت انتقادات سازنده حساس هستند و با این موضوع کنار نمی‌آیند؛ در حالی که بهترین راه برای یادگیری و به دنبال آن، رشد و توسعه‌ی فردی است. اگر تمایل ندارید به بازخوردهای سایر افراد گوش بدهید، هرگز نمی‌توانید روش انجام کارتان را تغییر دهید و این بدان معناست که بهبودی در نتایج کارتان حاصل نخواهد شد.

۷. ذهن باز داشته‌باشید

تلاش کنید که به گفته‌های دیگران بها دهید و به‌خوبی به آن‌ها فکر کنید. اگر در حین گفت‌وگو با دیگران حضورذهن نداشته‌باشید، به احتمال زیاد به گفته‌هایشان دقت نخواهید کرد، زیرا ممکن است بخواهید فقط به پاسخی که باید بدهید، فکر کنید و اطلاعات ارائه‌شده‌ی آن‌ها را از دست بدهید.

داشتن ذهن باز و گیرا به شما امکان می‌دهد که گفت‌وگوی سازنده‌ای با دیگران داشته‌باشید و بتوانید برای حل مشکلات سازمان با یکدیگر همکاری کنید.

مزایای ارتباط موثر در محیط کار

در ادامه به برخی از مشکلات ناشی از نداشتن ارتباط موثر و اینکه ارتباط موثر چیست اشاره کردیم. بدیهی است که ارتباط موثر مزایا و تغییرات مثبت فراوانی را به‌همراه خواهد داشت که به تعدادی از آنها در اینجا اشاره می‌کنیم:

• سوءتفاهم‌ها کمتر می‌شود؛
• فرهنگ سازمانی سالمی شکل می‌گیرد؛
• در فضای کار آزادی بیان ایجاد می‌شود؛
• درگیری‌ها و مشکلات راحت‌تر حل می‌شوند؛
• روحیه تیمی تقویت می‌شود؛
• اعتمادبه‌نفس افراد در محل کار بیشتر می‌شود؛
• مسیر انجام کارها به‌طور کامل واضح و مشخص است؛
• کار تیمی بین افراد تقویت می‌شود؛
• رضایت افراد از کارشان بیشتر می‌شود؛
• کسب‌وکار به‌سمت موفقیت حرکت می‌کند.

نشانه‌های عدم برقراری یک ارتباط موثر در محل کار

در زیر علامت‌های افرادی که توانایی برقراری ارتباط موثر را ندارند، بیان می‌کنیم؛ اگر شما این نشانه‌ها را دارید پس ممکن است اعتبار و آینده‌ی شغلی شما در خطر باشد.

• مدیریت را به عنوان دشمن خود می‌دانید: اگر ارتباط موثر ی با مدیران ندارید و اگر معتقدید کارمندانی که با مدیران روابط خوبی دارند چاپلوس هستند و تصور می‌کنید روابط بین کارمندان و مدیران باید به صورت «ما در مقابل آن‌ها» باشد، احتمالا این نگرش بر روابطتان با مدیران تاثیر گذاشته و آن‌ها شما را به عنوان دشمن می‌بینند. هیچ‌کس تمایل ندارد تمام روز را با دشمنانش کار کند و حتی به آن‌ها پول پرداخت کند.
• حداقل ماهی یک‌بار می‌گویید «این کار من نیست»: در کار زمان‌هایی پیش می‌آید که احساس می‌کنید فرد مناسبی برای انجام آن کار نیستید مثلا هنگامی که شدیدا درگیر کاری هستید که از نظر رئیستان اولویت دارد. اگر متوجه شدید مرتبا از انجام وظایفتان سرباز می‌زنید، احتمالا به خودتان سخت می‌گیرید. تعریف مشاغل و وظایف، جامع نیست و اکثر مردم معمولا کارهایی انجام می‌دهند که در حیطه‌ی وظایف آن‌ها نیست.
• درخواست رئیستان را پیشنهاد تلقی می‌کنید: گاهی ممکن است حرفی که رئیستان می‌گوید پیشنهادی باشد که شما می‌توانید آن را قبول کرده یا نکنید؛ اما اغلب اوقات رؤسا انتظار دارند کاری که از شما خواسته‌اند را انجام دهید. اگر برحسب عادت درخواست‌هایی را که با آن‌ها مخالف هستید، نادیده بگیرید بعد از مدتی رئیس شما متوجه می‌شود باید کارتان را با دقت بررسی کند تا مطمئن شود آن بخش از وظایفتان را که دوست ندارید، انجام داده‌اید. قطعا از اینکه کار شما زیر ذره‌بین باشد احساس خوبی پیدا نمی‌کنید.
• رؤسای سابقتان تمایلی به دادن معرفی‌نامه به شما ندارند: اگر هنگامی که از رؤسای سابقتان معرفی‌نامه بخواهید و آن‌ها جواب تماس شما را ندهند یا از شما حمایت نکنند، احتمالا دلیلی برای این کار وجود دارد. اکثر رؤسا نسبت به دادن معرفی‌نامه به کارمندان سابقشان احساس مسئولیت می‌کنند، پس اگر با شما برخورد مناسبی نشد، باید درباره‌ی روابط‌تان با رؤسا  تجدیدنظر کنید، زیرا احتمالا در گذشته ارتباط موثری با آن‌ها نداشته‌اید.
• به جای اجازه معمولا معذرت می‌خواهید: درست است که همچنان که در کارتان پیشرفت می‌کنید، انتظار دارید در بسیاری از حوزه‌ها مستقلا عمل و تصمیم گیری کنید؛ اما اگر بخواهید تصمیم مهمی بگیرید که ریسک بالایی دارد، اکثر رؤسا انتظار دارند در این تصمیم‌گیری مشارکت کنند. اگر مرتبا تصمیماتی بگیرید که  بدانید رئیستان ممکن است آن‌ها را تصویب نکند و فقط امیدوار باشید شما را ببخشد، احتمالا کارفرمایتان شما را فردی با ریسک بالا می‌بیند، تصور می‌کند شما با سایرین ارتباط موثری ندارید.
• به جای پیدا کردن راهی برای انجام کارها به دنبال بهانه‌ای برای انجام ندادن آن‌ها هستید: اگر همیشه  جمله‌ی «این کار شدنی نیست» را به کار می‌برید، باید بدانید ارتباط موثر و اثر بخش با همکارانتان ندارید و تاثیر بسیار مخربی بر تیمتان می‌گذارید. گاهی اوقات وقتی افراد از یک استدلال دفاع می‌کنند، احساس می‌کند نقش مهمی دارند، اما نه گفتن مداوم یا رد نظرات، باعث دلسرد شدن افراد و خراب شدن ایده و طرح‌های جدید می‌شود.
• همیشه حسی منفی نسبت به کارتان دارید. گاهی خستگی در کار طبیعی است. اما اگر هر روز نسبت به کار و شرکتتان احساس بدی دارید، این حس منفی احتمالا بر شغل و کیفیت زندگی شما تاثیر می‌گذارد. اگر این‌چنین است، بهترین راه این است که بفهمید آیا راهی منطقی برای بهتر کردن شرایط و ایجاد احساس رضایت از کارتان وجود دارد یا اینکه بهتر است شغلتان را عوض کنید. اگر خودتان این تصمیم را نگیرید، در نهایت شغل‌تان این تصمیم را برای شما می‌گیرد.
• هیچ‌کدام از رؤسایی را که تاکنون داشته‌اید را دوست ندارید. اگر هیچ‌وقت از کار کردن با رؤسایی که با آن‌ها کار می‌کنید، رضایت ندارید احتمالا این یک ویژگی همیشگی شما است. این مسئله ممکن است به دلیل ناتوانی در کسب رضایت، انتظارات غیرواقعی درباره‌ی کار، مشکل داشتن با مقام مدیریت و قدرت، ناتوانی در ایجاد ارتباط با دیگران یا هر چیز دیگری باشد؛ اما بهتر است به این موضوع فکر کنید و ببینید می‌توانید علت آن را پیدا کرده و حل کنید یا نه.

موانع رسیدن به درک متقابل

۱. استرس و احساسات خارج از کنترل

وقتی استرس دارید یا از نظر احساسی بیش ‌از حد تحت‌ فشار قرار می‌گیرید، به‌احتمال زیاد منظور دیگران را اشتباه می‌فهمید، سیگنال‌های غیرکلامی گیج‌کننده یا خاموشی را ارسال می‌کنید و از الگوهای رفتاری ناسازگاری پیروی می‌کنید. برای جلوگیری از درگیری و سوءتفاهم، می‌توانید یاد بگیرید که چگونه قبل از ادامه سریع مکالمه، آرام شوید.

۲. تمرکزنداشتن

هنگامی که چند کار را به‌طور هم‌زمان انجام می‌دهید، نمی‌توانید به‌طور مؤثر ارتباط برقرار کنید. اگر تلفن خود را بررسی می‌کنید، برنامه ریزی می‌کنید که چه چیزی بگویید یا درمورد چه چیزی رؤیاپردازی کنید، به‌یقین در مکالمه نشانه‌های غیرکلامی را از دست خواهید داد. برای برقراری ارتباط موثر، باید از حواس‌پرتی خودداری و تمرکز خود را حفظ کنید.

۳. زبان بدن متناقض

ارتباطات غیرکلامی باید گفته‌ها را تقویت کند، نه اینکه با آنها مغایرت داشته باشد. اگر شما یک چیز بگویید، اما زبان بدنتان چیز دیگری را بگوید، خواندن زبان بدن شما دشوار خواهد شد و شنونده احتمالا احساس خواهد کرد که شما صادق نیستید؛ به‌عنوان مثال، در حالی که سرتان را به بالا تکان می‌دهید، بگویید: «بله!»

۴. زبان بدن منفی

اگر با گفته‌های کسی موافق نیستید یا دوست ندارید، می‌توانید از زبان بدن منفی استفاده کنید تا پیام شخص مقابل را رد کنید؛ برای مثال، دست‌به‌سینه شدن، جلوگیری از تماس چشمی یا ضربه‌زدن با پا به زمین. لازم نیست با گفته‌ها موافقت کنید یا حتی آنها را دوست داشته باشید، اما برای برقراری ارتباط موثر و قراردادن شخص مقابل در حالت دفاعی، مهم است که از ارسال سیگنال‌های منفی خودداری کنید.

مهارت‌های ارتباطی موثر

مهارت برقراری یک ارتباط موثر نیازمند داشتن مهارت‌های ویژه‌ای است. در این ویدئو جذاب ۱۰ پیشنهاد ارائه شده که به شما کمک می کند تا بتوانید بهترین نتیجه را از ارتباط خود بگیرید.

۱. شنونده فعال شوید

هنگام برقراری ارتباط با دیگران، غالبا بر آنچه باید بگوییم متمرکز می‌شویم؛ با این حال، ارتباط موثر کمتر به صحبت‌کردن و بیشتر به گوش‌دادن بستگی دارد. خوب گوش‌دادن نه‌تنها به‌معنای درک کلمات یا اطلاعات منتقل شده است، بلکه درک احساساتی است که سخنران سعی در انتقال آن‌ها دارد.

بین «شنیدن فعالانه» و به‌سادگی فقط «شنیدن»، تفاوت زیادی وجود دارد. وقتی به‌واقع گوش می‌کنید و با آنچه گفته می‌شود درگیر می‌شوید، صدای واضح شخص را می‌شنوید که به شما می‌گوید احساسش چیست. وقتی شنونده‌ای فعال و درگیر هستید، نه‌تنها فرد مقابل را بهتر درک می‌کنید، بلکه به او احساس شنیده و فهمیده ‌شدن خواهید داد که این می‌تواند به ایجاد ارتباط قوی‌تر و عمیق‌تری بین شما کمک کند.

با برقراری ارتباط از این طریق، روندی را تجربه خواهید کرد که استرس را کاهش می‌دهد و از سلامت جسمی و عاطفی پشتیبانی می‌کند؛ به‌عنوان مثال، اگر شخصی که با او صحبت می‌کنید آرام باشد، گوش دادن فعال به آرامش شما نیز کمک می‌کند؛ به همین ترتیب، اگر فرد تحریک شده باشد، می‌توانید با گوش‌دادن فعالانه به او و ایجاد درک در او، به آرامشش کمک کنید.

اگر هدف شما درک و برقراری ارتباط کامل با شخص مقابل باشد، گوش‌دادن به‌روش فعالانه اغلب به‌صورت طبیعی انجام می‌شود. اگر این‌گونه نیست، نکات زیر را امتحان کنید. هرچه بیشتر آنها را تمرین کنید، تعاملات شما با دیگران رضایت‌بخش و پاداش‌آورتر خواهد بود.

نکاتی برای گوش‌دادن فعال

• به‌طور کامل، روی شخصی که صحبت می‌کند تمرکز کنید: اگر به‌طور مداوم تلفن خود را چک می‌کنید یا به چیز دیگری فکر می‌کنید، نمی‌توانید شنونده فعالی باشید. باید لحظه‌به‌لحظه تمرکز خود را حفظ کنید تا در مکالمه، تفاوت‌های ظریف و نشانه‌های مهم غیرکلامی را متوجه شوید. اگر تمرکز روی برخی از سخنرانان برای شما دشوار است، سعی کنید کلمات آنها را در ذهنتان تکرار کنید؛ این کار پیام آنها را تقویت و به شما کمک می‌کند تا تمرکز خود را حفظ کنید.
• از گوش‌ راست خود استفاده کنید: این توصیه کمی عجیب‌وغریب به نظر می‌رسد؛ اما سمت چپ مغز شامل مراکز پردازش اولیه برای درک گفتار و احساسات است. از آن‌جا که سمت چپ مغز به سمت راست بدن متصل است، استفاده بیشتر از گوش راست می‌تواند به شما کمک کند تا تفاوت‌های احساسی گفته‌های شخص را بهتر تشخیص دهید.
• از قطع یا تلاش برای هدایت مکالمه به نگرانی های خود خودداری کنید: با گفتن جملاتی مانند: «اگر فکر می‌کنید این بد است، بگذارید به شما بگویم چه اتفاقی برای من افتاده است!» مکالمه را هدایت نکنید. گوش‌دادن به‌معنی انتظار برای نوبت صحبت شما نیست. اگر آن چیزی را که قرار است بعدا بگویید، در ذهنتان شکل دهید، نمی‌توانید بر آنچه شخص مقابل می‌گوید متمرکز شوید. اغلب، گوینده می‌تواند حالات چهره شما را بخواند و بداند که ذهن شما در جای دیگری است.
• علاقه خود را به آنچه گفته می‌شود، نشان دهید: گاهی اوقات سر تکان دهید، به آن شخص لبخند بزنید و مثلا هر چند وقت یک بار بگویید «بله، درست است.»
• سعی کنید قضاوت را کنار بگذارید: برای برقراری ارتباط موثر با کسی، لازم نیست او را دوست داشته باشید یا با عقاید، ارزش‌ها یا نظرات او موافقت کنید؛ با این حال، لازم است قضاوت خود را کنار بگذارید و از سرزنش و انتقاد خودداری کنید تا کاملا آن‌ها را درک کنید. دشوارترین ارتباط اگر با موفقیت انجام شود، اغلب می‌تواند به برقراری ارتباط موثر با کسی منتهی شود.
• بازخورد ارائه دهید: اگر به نظر می‌رسد که امکان قطع ارتباط وجود دارد، آنچه را شخص گفته است، با عباراتی مثل «چیزی که من می‌شنوم» یا «مثل اینکه شما می‌گویید» منعکس کنید. این عبارات روش‌هایی عالی برای ارائه بازخورد موثر هستند. هرچیزی را که گوینده به‌صورت کلمه‌به‌کلمه می‌گوید، به‌سادگی تکرار نکنید؛ در این صورت، غیرصادقانه یا غیرهوشمند به نظر می‌رسید؛ در عوض، معنای کلمات گوینده را بیان کنید. برای روشن‌کردن برخی از نکات، این‌طور سؤال کنید: «منظورتان چیست وقتی می‌گویید...» یا «منظورت این است که...؟»
• احساسات پشت کلمات را بشنوید: فرکانس‌های بالاتر از گفتار انسان است که احساسات را منتقل می‌کند. با تمرین‌دادن به عضلات ریز گوش میانی (کوچک‌ترین استخوان در بدن) می‌توانید با این فرکانس‌ها سازگارتر شوید و در نتیجه، بهتر می‌توانید حرف دیگران را متوجه شوید. این کار را می‌توانید با آوازخواندن، نواختن سازهای بادی یا گوش‌دادن به انواع خاصی از موسیقی با فرکانس بالا، مثل کنسرتو یا سمفونی‌‌های ویولن موتزارت (Mozart)، به‌جای راک، پاپ یا هیپ‌هاپ، با فرکانس پایین انجام دهید.

۲. به سیگنال‌های غیرکلامی توجه کنید

نوع نگاه، گوش‌دادن، حرکت و عکس‌العمل شما نسبت به شخص دیگر، بیش از کلمات صرف، درمورد احساس شما به مخاطب می‌گوید. ارتباط غیرکلامی یا زبان بدن، شامل حالات صورت، حرکت بدن، تماس چشمی، حالت صدای شما و حتی تنش عضلانی و تنفس است.

توسعه توانایی درک و استفاده از ارتباطات غیرکلامی می‌تواند به شما کمک کند تا با دیگران ارتباط برقرار کنید، منظور خود را بیان کنید، در موقعیت‌های چالش‌برانگیز ارتباط بگیرید و روابط بهتری را در خانه و محل کارتان ایجاد کنید.

می‌توانید با استفاده از زبان بدن باز، یعنی دست‌به‌سینه ‌نبودن، ایستادن با دست‌های ازهم‌گشوده یا نشستن روی لبه صندلی و برقراری ارتباط چشمی با شخصی که با او صحبت می‌کنید، ارتباط موثر را تقویت کنید.

همچنین می‌توانید از زبان بدن برای تأکید یا تقویت پیام کلامی خود استفاده کنید؛ به‌عنوان مثال، وقتی موفقیت کسی را تبریک می‌گویید، ضربه‌ای آرام روی شانه‌اش بزنید یا مشت خود را برای آرام ضربه‌زدن به مشت او، جلو ببرید.

نحوه خواندن ارتباطات غیرکلامی را بهبود ببخشید

• از تفاوت‌های فردی آگاه باشید: مردم از کشورها و فرهنگ‌های مختلف به استفاده از حرکات مختلف ارتباط غیرکلامی تمایل دارند؛ بنابراین، مهم است که هنگام خواندن زبان بدن، سن، فرهنگ، دین، ​​جنسیت و حالت عاطفی افراد را در نظر بگیریم؛ به‌عنوان مثال، یک نوجوان آمریکایی، یک بیوه داغ‌دار و یک تاجر آسیایی احتمالا از سیگنال‌های غیرکلامی به‌شکل دیگری استفاده می‌کنند.
• به‌صورت گروهی به سیگنال‌های ارتباط غیرکلامی نگاه کنید: بیش از یک ژست یا نشانه غیرکلامی را در نظر بگیرید. تمام سیگنال‌های غیرکلامی‌ای را که دریافت می‌کنید، از تماس چشمی گرفته تا لحن صدا، در نظر بگیرید. هرکسی می‌تواند گاه‌به‌گاه بلغزد و اجازه دهد تماس چشمی از بین برود، یا به‌طور خلاصه دستان خود را بدون معنی تکان دهد. همه سیگنال‌ها را به‌عنوان درک رفتار یک فرد در نظر بگیرید.

نحوه ارائه ارتباطات غیرکلامی را بهبود ببخشید

• از سیگنال‌های غیرکلامی متناسب با کلمات خود استفاده کنید، نه سیگنال‌های متناقض: اگر شما یک چیز بگویید، اما زبان بدنتان چیز دیگری بگوید، شنونده شما احساس گیجی می‌کند یا به صداقت شما شک می‌کند؛ به‌عنوان مثال، دست‌به‌سینه نشستن و تکان‌دادن سر با کلماتی که به شخص مقابل می‌گوید مطابقت ندارد.
• سیگنال‌های غیرکلامی خود را متناسب با زمینه تنظیم کنید: به‌عنوان مثال، لحن صدای شما هنگام مخاطب‌قراردادن کودک، متفاوت از وقتی است که با گروه بزرگ‌سالان صحبت می‌کنید؛ به همین ترتیب، وضعیت احساسی و زمینه فرهنگی فردی که با او تعامل دارید را در نظر بگیرید.
• از زبان منفی بدن خودداری کنید: در عوض، از زبان بدن برای انتقال احساسات مثبت استفاده کنید، حتی وقتی در واقع آنها را تجربه نمی‌کنید. اگر در موقعیتی عصبی هستید، به‌عنوان مثال مصاحبه شغلی، سخنرانی مهم، یا اولین قرار ملاقات، می‌توانید از زبان بدن مثبت برای نشان‌دادن اعتماد‌به‌نفستان استفاده کنید، حتی اگر واقعا آن را احساس نمی‌کنید. به‌جای اینکه به‌طور موقت سرتان را پایین بگیرید، ارتباط چشمی برقرار کنید و روی صندلی به‌شکل صاف بنشینید، تلاش کنید قوز نکنید و شانه‌ها را عقب ببرید، لبخند بزنید و آرامشتان را حفظ کنید.

۳. استرس خود را کنترل کنید

چند بار هنگام اختلاف‌نظر با همسر، بچه‌ها، رئیس، دوستان یا همکاران خود احساس استرس کرده‌اید و سپس چیزی را گفته یا انجام داده‌اید که بعدا پشیمان شدید؟ اگر بتوانید استرس را به‌سرعت از بین ببرید و به حالت آرامش برگردید، نه‌تنها از بروز چنین پشیمانی‌هایی جلوگیری می‌کنید، بلکه در بسیاری از موارد به آرامش طرف مقابل نیز کمک می‌کنید.

فقط در شرایطی که در آرامش به سر می‌برید، می‌توانید بفهمید که آیا وضعیت به واکنش نیاز دارد یا اینکه سیگنال‌های طرف مقابل نشان می‌دهد که بهتر است سکوت کنید.

به‌عنوان مثال، در شرایطی مانند مصاحبه شغلی، جلسات پرفشار یا معرفی خانواده همسر، مهم این است که احساسات خود را مدیریت کنید، «روی پاهای خودتان فکر کنید» و حتی تحت فشار، به‌طور مؤثر ارتباط برقرار کنید.

نکاتی برای کنترل استرس

• با حفظ آرامش در کار حین وضعیت‌های پرفشار، به‌شکل مؤثری ارتباط برقرار کنید: از تاکتیک‌های سکوت استفاده کنید تا به خودتان فرصت فکرکردن دهید. قبل از پاسخ به سؤال برای تکرار سؤال یا توضیح مجدد، چیزی را بپرسید. برای جمع‌آوری افکار خود مکث کنید؛ سکوت لزوما چیز بدی نیست؛ مکث شما می‌تواند نشان دهد که قبل از اینکه عجولانه جوابی بدهید، خوب فکر می‌کنید. نکته‌ای را بیان کنید و مثال یا اطلاعات پشتیبانی‌کننده را ارائه دهید. اگر پاسخ شما بیش ‌از حد طولانی باشد یا درمورد چند نکته تردید کنید، می‌توانید علاقه شنونده خود را از بین ببرید. یک نکته را با یک مثال دنبال کنید و سپس واکنش شنونده را بسنجید تا متوجه شوید که آیا باید نکته دوم را بیان کنید یا خیر. سخنان خود را به‌وضوح ارائه دهید. در بسیاری از موارد، نحوه گفتن چیزی می‌تواند به‌اندازه آنچه می‌گویید، مهم باشد. واضح صحبت کنید، یکنواختی را حفظ کنید و تماس چشمی برقرار کنید. زبان بدن خود را آرام نگه دارید.
• خلاصه کنید و سپس متوقف شوید: پاسخ خود را خلاصه کنید و سپس صحبت را متوقف کنید؛ حتی اگر سکوت در اتاق باقی بماند، با ادامه صحبت لازم نیست سکوت را پر کنید.
• تسکین سریع استرس برای برقراری ارتباط موثر را یاد بگیرید: هنگامی که مکالمه شروع به گرم‌شدن می‌کند، شما به‌سرعت به چیزی نیاز دارید تا شدت احساسات را کاهش دهید. با یادگیری کاهش سریع استرس در لحظه، می‌توانید با خیال راحت احساسات قوی‌ای را که تجربه می‌کنید، تنظیم کنید و رفتار مناسبی داشته باشید.
• تشخیص دهید که چه زمانی دچار استرس می‌شوید: اگر هنگام برقراری ارتباط استرس دارید، بدنتان به شما اطلاع می‌دهد. آیا عضلات یا شکمتان سفت است؟ آیا دست‌های شما گره خورده است؟ آیا نفَس شما کم شده است؟ آیا نفس‌کشیدن را فراموش می‌کنید؟
• لحظه‌ای را صرف آرام‌شدن کنید: قبل از تصمیم به ادامه مکالمه یا به‌تعویق‌انداختن آن، لحظه‌ای آرام باشید.
• از حواس خود برای بهبود شرایط استفاده کنید: بهترین راه برای تسکین سریع و مطمئن استرس از طریق حواس، یعنی بینایی، شنوایی، لامسه، چشایی، بویایی یا حرکتی است؛ به‌عنوان مثال، می‌توانید کمی نعناع را در دهان خود قرار دهید، یک توپ استرس را در جیب خود فشار دهید، چند نفس عمیق بکشید، عضلات خود را فشار دهید و شل کنید یا تصویری غنی از حس و آرامش را به یاد بیاورید. هر شخصی به ورودی حسی، به‌شکل متفاوتی پاسخ می‌دهد؛ بنابراین باید مکانیزمی را پیدا کنید که برای شما تسکین‌دهنده باشد.
• در موقعیت به‌دنبال شوخ‌طبعی باشید: در صورت استفاده مناسب، شوخ‌طبعی راهی عالی برای ازبین‌بردن استرس هنگام برقراری ارتباط است. هنگامی که شما یا اطرافیانتان شروع به جدی‌گرفتن مسائل می‌کنید، برای تقویت روحیه با به‌اشتراک‌گذاشتن جوک یا داستانی سرگرم‌کننده راهی پیدا کنید.
• به مصالحه تمایل داشته باشید: گاهی اوقات، اگر هر دو نفر بتوانید کمی «کوتاه بیایید»، می‌توانید راه میانه‌ای را پیدا کنید که سطح استرس را برای همه افراد مرتبط کاهش دهد. اگر متوجه می‌شوید که طرف مقابل خیلی بیشتر از شما به موضوع اهمیت می‌دهد، ممکن است سازش برای شما راحت‌تر و سرمایه‌گذاری خوبی برای آینده رابطه‌تان باشد. برای مخالفت، موافقت کنید. موافقت کنید که در صورت لزوم، با هم مخالفت کنید و از شرایط دور شوید تا همه بتوانند آرام شوند. در صورت امکان، بیرون بروید یا چند دقیقه را به مراقبه اختصاص دهید. حرکت بدنی یا یافتن مکانی آرام برای بازیابی تعادل روحی می‌تواند به‌سرعت استرس را کاهش دهد.

۴. خودتان را مطرح کنید

بیان مستقیم و قاطعانه، ارتباط واضحی را ایجاد می‌کند و می‌تواند باعث افزایش عزت نفس و مهارت‌های تصمیم‌گیری شود. ابراز وجود به‌معنای بیان افکار، احساسات و نیازهای خود به‌روش باز و صادقانه است، در حالی که برای خود ایستادگی می‌کنید و به دیگران نیز احترام می‌گذارید. این کار به‌معنای رفتار خصمانه، پرخاشگری یا پرتوقعی نیست. ارتباط موثر همیشه درمورد درک طرف مقابل است، نه پیروزی در یک بحث یا تحمیل‌کردن نظرات خود به دیگران.

برای بهبود قاطعیت خود

• برای خود و گزینه‌های خود ارزش قائل شوید. آنها به‌اندازه دیگران مهم هستند.
• نیازها و خواسته‌های خود را بشناسید. بیاموزید که آنها را وسیله‌ای برای نقض حقوق دیگران نکنید.
• افکار منفی را به‌روش مثبتی بیان کنید. عصبانی‌بودن اشکالی ندارد، اما باید احترام خود را نیز حفظ کنید.
• فیدبک مثبت بدهید و دریافت کنید. تعارفات را با مهربانی بپذیرید، از اشتباهات خود بیاموزید و در صورت لزوم، از طرف مقابل کمک بخواهید.
• هنر نه گفتن را بیاموزید. محدودیت‌های خود را بدانید و اجازه ندهید دیگران از شما سوءاستفاده کنند. به‌دنبال گزینه‌های دیگری باشید تا همه از نتیجه نهایی احساس خوبی داشته باشند.

تکنیک‌های ارتباط قاطعانه را توسعه دهید

• همدلی حساسیت شما را به شخص مقابل منتقل می‌کند. ابتدا وضعیت یا احساسات طرف مقابل را بشناسید، سپس نیازها یا نظرات خود را بیان کنید؛ برای مثال، «می‌دانم که در کارتان غرق‌شده و گرفتارید، اما می‌خواهم که برای ما نیز وقت بگذارید.»
• ابراز وجود را وقتی می‌توان به‌ کار برد که اولین تلاش‌های شما موفقیت‌آمیز نباشد. با پیشرفت زمان، به‌طور فزاینده‌ای ثابت‌قدم می‌شوید که ممکن است در صورت برآورده‌نشدن نیازهایتان، عواقب محدودی را در بر بگیرد؛ به‌عنوان مثال «اگر به قرارداد عمل نکنید، مجبور به پیگیری قانونی خواهم شد.»
• ابراز وجود را در شرایط کم‌خطر تمرین کنید تا به افزایش اعتمادبه‌نفس کمک کند. از دوستان یا خانواده خود سؤال کنید که «آیا می‌توانید ابتدا تکنیک‌های ابراز وجود را روی آنها تمرین کنید؟»

شما از چه نکاتی برای بهبود ارتباط خود با دیگران، به‌خصوص در فضای کار، استفاده می‌کنید؟ آیا در برقراری ارتباط موثر با دیگران مشکلی دارید؟ کدام روش ارتباطی برای شما ساده‌تر است؟ نظرات و تجربیات خود را با ما در میان بگذارید.

۱۱ ابزار ارتباط در کسب‌وکار 

ابزار ارتباط به تمام شرکت‌ها در هر اندازه‌ای کمک می‌کند تا به اهداف ذکرشده برسند و حتی دستاوردهای بیش‌تری داشته‌باشند. در ادامه ۱۱ مورد از ابزارهای ارتباطی کسب‌وکار را بررسی می‌کنیم که می‌توانید از همین امروز کار با آن‌ها را شروع کنید.

به منظور بهبود کارایی و کارامدی، آسان کردن مدیریت فناوری اطلاعات، یافتن راه‌حل‌های کاربرپسند و افزایش انگیزه‌ی کارمندان، شرکت‌ها به نرم‌افزارهای ارتباط داخلی روی آورده‌اند.

این نرم‌افزارها یکی از بهترین راه‌حل‌ها هستند. ابزار ارتباط امروزی به تمام شرکت‌ها در هر اندازه‌ای کمک می‌کنند تا به اهداف ذکرشده برسند و حتی دستاوردهای بیش‌تری داشته‌باشند.

ابزار ارتباط کسب‌وکار به مهم‌ترین سؤال پاسخی درخور می‌دهد:

«اصلی‌ترین مشکلات ارتباط داخلی که سازمان با آن‌ها روبه‌روست، کدام‌اند؟»

۱. ابزار ارتباط شبکه‌ی اجتماعی مبتنی بر اینترانت (Social intranet software)

همه‌ی سازمان‌ها به مرحله‌ای خواهند رسید که حس می‌کنند ارتباطات داخلی‌شان درست عمل نمی‌کند.

اغلب اوقات، بخش فناوری اطلاعات سعی می‌کند مشکل را با فناوری‌های جدیدتر حل کند و به چرایی ایجاد چنین فناوری‌هایی پاسخ داده نمی‌شود. اگر کمی در سازمان خود به دنبال علائم و نشانه‌های مشکل ارتباطی بپردازید، می‌توانید نوع ابزار ارتباط یا نرم‌افزاری را که برای بهبود ارتباطات در سازمان شما لازم است، مشخص کنید.

نشانه‌های آن عبارت‌اند از:

• مشکل در اطلاع‌رسانی و رساندن اخبار و اعلان‌های مربوط به سازمان؛
• وجود بخش‌ها و افرادی که ارتباط خود را از دست داده‌اند؛
• گم شدن اسناد یا مدفون شدن آن‌ها در بین ایمیل‌ها؛
• نبود سند و سیاست مدون و مشخص برای آشناسازی کارآموزان و کارمندان جدید با شرکت؛
• کاغذبازی بیش‌ازاندازه.

راه‌حل درگاه مرکزی (central portal) است که در آن هرکسی می‌تواند به تمام اطلاعات، اسناد و قراردادهای مرتبط دست پیدا کند و از طریق آن ارتباط بگیرد. تمام این امکانات در یک مجموعه قرار دارند و صرف‌نظر از موقعیت جغرافیایی فرد، در دسترس‌اند.

نرم‌افزار اینترانت (interanet software) که ابزار ارتباط است، علاوه بر فراهم کردن این امکانات، به علت کاهش هزینه‌های تعمیر و نگه‌داری بخش فناوری اطلاعات، هزینه‌ی کسب‌ وکار را نیز کم می‌کند. در عصر مخابرات و فناوری، استفاده از اینترانت انعطاف‌پذیری نیروی کار را افرایش می‌دهد و با به خط کردن تمام کارمندان در جهت هدفی مشترک، بهره وری را افزایش می‌دهد.

۲. ابزار ارتباط به صورت شخصی و گروهی (Private, group messaging, and chat tools)

تیم‌های پروژه و کارمندان نیازمند ابزارهایی برای توسعه‌ی همکاری هستند تا بتوانند با یکدیگر بهتر کار کنند. بدون استفاده از زیرساختی برای همکاری، به اشتراک گذاشتن ایده‌ها و دنبال کردن پیشرفت گروه سخت است. ایمیل‌ها گم می‌شوند، خوانده نمی‌شوند یا زنجیره‌ی ایمیل‌ها به شکل ناامید‌کننده‌ای طولانی می‌شوند. فراهم کردن راهی آسان برای ارتباط، اعضای تیم را منسجم می‌کند و کارایی‌شان را بالا می‌برند.

نشانه‌های آن عبارت‌اند از:

• نمی‌توان مکالمن زنجیره‌ای طولانی از ایمیل‌ها ردوبدل شده‌است؛
• صندوق دریافت از ایمیل‌ه‌ی خاصی را پیدا کرد، چوهای غیرضروری پر شده‌است؛
• مسئولیت‌ها و میزان پیشرفت اعضا برای دیگران مشخص نیست.

استفاده از ابزار ارتباط اپلیکیشن های پیام‌رسان شخصی و گروهی نیاز به ایمیل را از بین می‌برد؛ این نرم‌افزارها ابزارهای ارتباطی بی نقصی برای افزایش انسجام تیم در کار نیز هستند. این ویژگی‌ها برای زمانی که اعضای تیم به گفت‌وگو درباره‌ی کار نیاز دارند نیز بسیار مفیدند.

وقتی کارمندان در نقاط جغرافیایی مختلف و در مناطق زمانی متفاوت حضور دارند، اهمیت این نرم‌افزارها بسیار بیش‌تر است. اگرچه استفاده از فضاهای عمومی، مانند گروه‌های فیسبوکی، ممکن است مفید باشد، استفاده از نرم‌افزارهای چت بر بستر اینترانت به شما این اطمینان را می‌دهد که همه در دسترس هستند. این ابزار ارتباط را می‌توان به شکلی طراحی کرد که بتوان در آن‌ها فایل به اشتراک گذاشت (با کشیدن و رها کردن آن درون نرم‌افزار) و مخاطبان یا گفت‌وگوهای قبلی را جست‌و‌جو کرد.

۳. مدیریت وظایف (Task management)

اگر از ابزارهای کارآمد مدیریت وظیفه استفاده نکنید، عملکرد کلی کسب‌وکار شما به حداکثر بهره‌وری نخواهد رسید. ابزارهای مدیریت وظیفه امکان حفظ ارتباط و پیگیری وظایف محول‌شده را به صورت هم‌زمان فراهم می‌کنند؛ به این ترتیب، نحوه‌ی به انجام رسیدن ضروری‌ترین جنبه‌ی شرکت، یعنی کار، را متحول می‌کنند.

بدون استفاده از سیستم مدیریت پروژه‌ی قوی، پروژه‌ها برای آن دسته از اعضای تیم که نمی‌دانند چه باید بکنند، گیج‌کننده و زمان‌بر می‌شوند. این مشکل بعدا، وقتی مدیر راهی برای نظارت مستقیم بر کارکنان نیابد، بدتر می‌شود و افراد را نسبت به موقعیتی که در آن قرار دارند، بیگانه می‌کند.

نشانه‌های آن عبارت‌اند از:

• مدیریت از وضعیت پروژه‌های در حال اجرا مطلع نیست؛
• کارکنان از نحوه‌ی اجرای وظایف خود مطمئن نیستند؛
• اعضای تیم از اهمیت وظایفشان مطلع نیستند و نمی‌دانند چطور پروژه‌های در دست اجرا را اولویت بندی کنند؛
• مدیریت سیستم منظمی برای نظارت بر تمام پروژه‌ها ندارد؛
• انتظارات و فردی که باید به او پاسخ داده شود، برای اعضای تیم روشن نیستند.

نرم‌افزار مدیریت کار یکی از کارآمدترین ابزار ارتباط در کسب‌وکار است، چراکه تمام مشکلات بالا را حل می‌کند. نرم‌افزار مدیریت کار به مدیران و کارمندان کمک می‌کند تا با بیش‌ترین بهره‌وری و موفقیت کارهای خود را اجرا کنند و به اتمام برسانند. مدیران می‌توانند به صورت مستقیم وظیفه‌ای را به اعضای تیم بسپارند و پیشرفت ایشان را رصد کنند؛ هم‌چنین، می‌توانند برای وظایف مهلت معین کنند و به آن‌ها اولویت دهند؛ به این ترتیب، وظایف در لیستی منظم در اختیار همه قرار می‌گیرد.

نرم‌افزار مدیریت وظیفه‌ای که قابلیت ارتباطی نیز در درون خود داشته‌باشد، به کارفرمایان کمک می‌کند که بدانند چه کسی چه کاری را به عهده گرفته‌است، تا چه زمانی مهلت دارد و اهمیت آن در چه حد است؛ به این ترتیب، می‌توانند برای پروژه‌ها برنامه‌ریزی کنند.

۴. ابزار ارتباط پیگیری مشکلات، موارد و تیکت (Cases, issue tracking, and ticketing software)

امروزه، مشتریان می‌خواهند از راه‌های مختلفی با شما ارتباط برقرار کنند. مشکل این‌جاست که ابزاری جامع برای خدمات و پشتیبانی مشتریان وجود ندارد. درخواست‌های مشتریان اغلب گم می‌شوند، تعداد تماس‌های افزایش می‌یابند و ناتوانی در سپردن درخواست مشتری به کارمند مناسب آن‌ها را ناامید می‌کند.

نشانه‌های آن عبارت‌اند از:

• نرخ نگه‌داری مشتریان افت می‌کند؛
• مشتریان مجبورند زمان زیادی را برای دریافت کمک منتظر بمانند و بازخوردهای آنان در مجموع منفی است؛
• کارمندان درخواست‌های مشتریان را گم می‌کنند؛
• مدیریت نمی‌تواند پیشرفت درخواست‌ها را پیگیری کند؛
• سیستم منظمی برای مشخص کردن موارد حل‌شده و در حال‌ پیگیری وجود ندارد.

نرم‌افزار پیگیری مشکلات یکی از بهترین ابزارهای ارتباطی درون کسب‌وکار برای مدیریت درخواست‌های مشتریان است. مشتریان و کارمندان می‌توانند تیکتی را ثبت کنند، آن را به کارمند مناسب بسپارند تا در مدت‌زمان مقرر حل شود.

نرم‌افزار پیگیری موارد، مشکلات و تیکت به تجمیع درخواست‌های مشتریان، نظارت بر مشکلات در حال پیگیری، بررسی بهره‌وری تیم، اولویت دادن به مهم‌ترین سؤالات و جمع‌آوری بازخوردهای ارزش‌مند مشتریان کمک می‌کند.

۵. وبلاگ‌ها و ویدئوهای داخلی (Internal blogs and videos)

حتما می‌دانید که اولین برخورد تأثیر بالایی در قضاوت افراد دارد. وقتی محتوایی زیبا به نظر برسد، افراد بیش‌تری دوست دارند آن را بخوانند. محتوای خوب شاخصی تعیین‌کننده در میزان مشارکت تیم‌ها در موضوعات است. اگر کارمندان مشارکت پایینی دارند یا کم بازخورد می‌دهند و تعداد زیادی از آن‌ها فقط تماشاچی هستند، باید نوع محتوای خود را عوض کنید.

نشانه‌های آن عبارت‌اند از:

• کارمندان انگیزه‌ای برای آپلود محتوا ندارند؛
• محتوا کم خوانده می‌شود و کامنتی گذاشته نمی‌شود؛
• کارمندان اطلاعاتی را که در اینترنت سازمان به‌ اشتراک‌ گذاشته‌ شده‌اند، بازارسال نمی‌کنند و به آن‌ها ارجاع نمی‌دهند.

مغز اطلاعات بصری را ۶۰,۰۰۰ بار سریع‌تر از متن پردازش می‌کند؛ بنابراین، انتخاب تصاویر و ویدئوها در فضای کاری دیجیتالتان بیش‌تر کارمندان را جذب خواهد کرد.

ارسال ویدئوهای آموزشی، پیام‌هایی از مدیران رده‌بالا یا ویدئوهای فرهنگی در اینترانت سازمان مشارکت و ابقای کارمندان را افزایش خواهد داد. از بین انواع محتوای بصری، اینفوگرافیک‌ها یکی از راه‌های مناسب برای انتقال اطلاعات مهم هستند. از اینفوگرافیک‌ها می‌توان برای نمایش داده‌ها، جداول زمانی یا توضیح موضوعات پیچیده، به شکلی که اطلاعات را ساده و گیرا منتقل کنند، استفاده کرد.

ساخت ویدئوهای آموزشی، پیام‌های ویدئویی از مدیران رده‌بالا، فیلم‌های کوتاهی از پشت‌صحنه‌ی وقایع و ارسال آن‌ها در اینترانت سازمان مشارکت و ابقای کارمندان را افزایش می‌دهد.

اینفوگرافیک‌ها، به‌خصوص در بخش‌های بازاریابی، مفید هستند و می‌توان از آن‌ها برای نمایش و توضیح دادن فرایندها استفاده کرد. آن‌ها از نظر بصری جذاب‌اند و دستورات را به‌سرعت و به‌آسانی آموزش می‌دهند.

۶. تحلیل اطلاعات و احساسات (Analytics and sentiments)

اگر راه دقیقی برای تحلیل اطلاعات نداشته‌باشید، مشخص کردن این‌که در کجا به بهبود نیاز دارید، دشوار خواهد بود. اغلب اوقات، کارکنان ارتباطات داخلی به صورت دستی اطلاعات را بررسی و در برگه‌ی اکسل ثبت می‌کنند، در صورتی که می‌توانند همین زمان را برای کار مفیدتری صرف کنند. در موارد دیگر اصلا شرکت ابزار تحلیلی ندارد.

اینترانت سازمان شما سرمایه‌گذاری است که در ارتباطات سازمانتان انجام داده‌اید؛ بنابراین، مهم است که مشارکت کارمندان را بررسی کنید و بدانید که چه چیزی بیش‌ترین نفع را برای سازمان شما دارد.

نشانه‌های آن عبارت‌اند از:

• مدیریت نمی‌داند کارمندان چقدر مشارکت می‌کنند؛
• مشخص نیست که آیا عموم کارمندان از جنبه‌ی خاصی از کسب‌وکار مطلع‌اند یا خیر؛
• مدیریت مشکلاتی در مرتب کردن و پیگیری داده‌های داخلی شرکت دارد.

ابزارهای تحلیل احساسات و اطلاعات یکی از مؤثرترین ابزار ارتباط کسب‌وکار برای ارزیابی رفتار کاربران هستند. دیگر از تعداد کاربرانی که مقالاتتان را می‌خوانند و زیر پست‌هایتان کامنت می‌گذارند نامطلع نخواهید بود. می‌توانید بدانید که به صورت کلی چقدر مطالبتان بازخورد گرفته‌اند.

تمام این داده‌ها به صورت خودکار در مرکزی جامع بایگانی می‌شوند. می‌توانید مطالب مؤثر و نامؤثر را مشخص کنید و حتی در پست‌های پرسش و پاسخ دقیق شوید تا بدانید چه تعداد از افراد سؤال مشابهی داشته‌اند. چنین اطلاعاتی به شما کمک خواهند کرد که تغییرات ضروری‌ای را در سیستم خود ایجاد کنید و ابزارهای ارتباط داخلی خود را بهبود دهید.

۷. انجمن‌های بحث و گفت‌وگو (Discussion forums)

به اشتراک گذاشتن اطلاعات در محیط کار برای رشد درونی و جمعی لازم است. کارکنان کارآزموده می‌توانند به کارمندان جدید بیاموزند که مناسبات درون سازمان به چه شکل پیش می‌روند؛ به این ترتیب، به ایشان کمک کنند تا سریع‌تر ارتقا یابند و مشکلات کم‌تری را تجربه کنند. در عین حال، فراهم کردن فضای کار مجازی که در آن کارمندان می‌توانند سؤال کنند، درمورد پروژه‌ها و مشکلات کاری بحث کنند، به ایجاد ارتباط و علاقه بین همه‌ی افراد سازمان کمک می‌کند.

نشانه‌های آن عبارت‌اند از:

• سؤالات کارمندان بی پاسخ می‌ماند؛
• مدیریت نمی‌تواند تصمیم بگیرد که چه کسی به سؤالات پاسخ دهد؛
• در محیط کار دانشی به اشتراک گذاشته نمی‌شود.

انجمن گفت‌وگویی که کارمندان و مدیران را به بحث و اظهار نظر آزاد درمورد هر موضوعی تشویق می‌کند.

انجمن‌های گفت‌وگو دانشِ داخلیِ سازمان را اشاعه می‌دهند و همه را به هم نزدیک می‌کنند. آن‌ها ابزارهای خوبی نیز برای دستیابی به دانش سازمانی هستند. گاهی اوقات، گفت‌وگوها ایده‌های بسیار ارزش‌مندی را ایجاد می‌کنند و توسعه می‌دهند؛ به این ترتیب، تمام این افکار ذخیره می‌شوند و در دسترس تمام سازمان خواهند بود.

۸. اتاق‌ها (Spaces)

وقتی دپارتمان‌ها یا شعب فضایی برای به اشتراک گذاشتن اطلاعات مفید و مرتبط ندارند، ارتباط داخلی به تجربه‌ای گیج‌کننده تبدیل می‌شود. مدیران دپارتمان راهی مدون برای در میان گذاشتن اطلاعات با کارمندشان و کارمندان نیز مکان مشخصی برای دریافت این اطلاعات در آن بخش ندارند. این مسئله هم‌چنین باعث می‌شود که دپارتمان‌ها منزوی شوند و در نهایت تمام بخش‌های شرکت ارتباطشان را با یکدیگر از دست بدهند.

نشانه‌های آن عبارت‌اند از:

• اعضای هر دپارتمان از اخبار حوزه‌ی کسب‌وکار خود بی‌اطلاع هستند؛
• کارمندان در تمام سازمان از تغییرات و پروژه‌ها بی‌خبر هستند؛
• اعضای سازمان نمی‌دانند کجا باید اطلاعات مربوط به گروهی در سازمان را بیابند؛
• برای کارمندان مدیریت بسیار سخت است که اطلاعات داخل دپارتمان را با کارمندان آن بخش به صورت مستقیم در میان بگذارند.

اتاق‌ها بهترین ابزار ارتباط برای در میان گذاشتن محتوا، فایل‌های مهم و آشنا کردن افراد در محیطی زنده هستند. می‌توان برای هر بخشی، از دپارتمان منابع انسانی گرفته تا دفتری در آستین تگزاس، یک اتاق معین کرد و به افراد مشخصی اجازه داد تا اطلاعات را به اشتراک بگذارند و بر اتاق نظارت کنند. اعضای اتاق می‌توانند تصویر به اشتراک بگذارند، انجمن تشکیل دهن  و درباره‌ی تغییرات جدید (بدون این‌که صندوق دریافتشان شلوغ شود) اعلان دریافت کنند.

۹. هشدارها و اعلان‌ها (Alerts and notifications)

تولید محتوای ارزش‌مند و به اشتراک گذاشتن آن فقط در صورتی مفید است که اعضا از آن‌ها مطلع شوند. در بسیاری موارد کسب‌وکارها محتوای لازم و کارمندان سخت‌کوش مورد‌نیاز را دارند، اما از نرم‌افزاری قدرت‌مند که محتوا را به دست مخاطبانش برسانند، بهره‌مند نیستند.

در این‌گونه موارد شرکت‌ها از ایمیل استفاده می‌کنند، اما در بیش‌تر موارد استفاده از روش‌های ارتباطی اجتماعی‌تر، مناسب‌تر و مؤثرتر از ایمیل است.

تصور کنید که می‌خواهید تغییر در سیاست‌ها منابع انسانی را به اطلاع کارکنان برسانید. ایمیل می‌زنید و پاسخ‌هایی را نیز دریافت می‌کنید، اما برای کارمندانی که با وجود ارسال ایمیل، از این تغییرات مطلع نشده‌اند، چه باید کرد؟ آیا ایمیل را خوانده‌اند و از تغییر سیاست مطلع هستند؟ آیا ایمیل را به طور کلی نادیده گرفته‌اند؟ حتی ایمیل‌هایی که از طرف کارکنان دریافت کرده‌اید هم فضایی را در صندوق دریافت شما اشغال خواهند کرد.

نشانه‌های آن عبارت‌اند از:

• کارکنان اعلان‌های مهم را نمی‌خوانند، چون در بین ایمیل‌های دیگر گم می‌شوند؛
• برای کارمندان سخت است که اطلاعات مربوط به دپارتمان‌ها را پیدا کنند؛
• مدیران دپارتمان نمی‌دانند که آیا پیام‌ها دریافت شده‌اند یا خیر.

استفاده از ابزاری برای ارسال هشدار و اعلان تفاوت‌های چشم‌گیری را در اجرای راهبردهای ارتباط داخلی شما ایجاد خواهد کرد. ارسال اعلان به کارکنان درمورد اطلاعیه‌های شرکت یا تغییرات مربوط به دپارتمانی خاص باید به شکلی مستقیم و بدون ایجاد مزاحمت انجام شود. اعضا در همان لحظه اعلان‌های هر اتاقی را که عضو آن هستند، دریافت می‌کنند.

ابزار ارتباط کسب‌وکار گفت‌وگوی میان کارمندان را در یک جا متمرکز می‌کند. کارمندان هرگز نگران گم کردن ایمیل مشتریان یا مخاطبان خارج سازمان نخواهند شد. اعلان‌های سریع و خودکار اعضا را از اطلاعات مهمی که می‌خواهید در پلتفرم خود با ایشان در میان بگذارید، آگاه خواهند کرد.

۱۰. پروفایل در ابزار ارتباط (Employee profiles)

برای این‌که ارتباطات درون کسب‌وکار خود را تا حد ممکن افزایش دهید، باید کارکنان را به یکدیگر معرفی کنید. چه شرکت شما بزرگ باشد و چه کوچک، وقتی یکی از کارکنان افراد سازمان و نقش‌هایشان را نشناسد، صحبت کردن درمورد موضوعی خاص یا طرح سؤال سخت خواهد بود.

نشانه‌های آن عبارت‌اند از:

• کارکنان نمی‌دانند که برای دریافت اطلاعات یا طرح سؤال به چه کسی مراجعه کنند؛
• کارمندان وقت زیادی را برای پیدا کردن افراد یا اطلاعات از طریق همکارانشان صرف می‌کنند؛
• کارکنان اعضای دپارتمان را نمی‌شناسند یا نمی‌دانند باید به چه کسی گزارش دهند.

پروفایل کارکنان اطلاعاتی را درمورد هر فرد درون سازمان فراهم می‌کند. اعضای سازمان می‌توانند پروفایل هریک از کارکنان را بخوانند، نقش و علایقشان را بدانند و آگاه شوند که باید به چه کسی گزارش دهند. این موضوع سرگشتگی کارکنان را در هنگام جست‌وجوی فردی خاص کاهش می‌دهد؛

به‌علاوه، پروفایل‌ها نام افراد را در کنار تصویرشان قرار می‌دهند. کارمندان انسان هستند و باید در ابزار ارتباط داخلی نیز با ایشان مانند انسان برخورد شود.

۱۱. جریان کار (Workflows)

مهم نیست که ۱ تیم را مدیریت می‌کنید یا ۲۵ تیم را. همه می‌دانیم که سرمان شلوغ است. اغلب اوقات، تیم‌ها منتظر بازخوردی از مدیری پرمشغله هستند، در حالی که آن مدیر حتی به‌سختی می‌تواند وقتی را به ناهار خوردنش اختصاص دهد. این مسئله می‌تواند پروژه‌ها را به تأخیر بیندازد و همه را اذیت کند؛ هم‌چنین، تیم‌ها را در موقعیت‌هایی نامناسب قرار می‌دهد. هیچ‌کس نمی‌داند که تا چه وقت و چند بار باید بررسی نهایی پروژه را به مدیران یادآوری کند.

نشانه‌های آن عبارت‌اند از:

• محتوا چندان به‌موقع دریافت نمی‌شود، چراکه منتظر دریافت تأیید از مقامات بالاتر بوده‌است؛
• مدیران سررشته‌ی کار را از دست می‌دهند و پیگیری پروژه‌ها و مهلت اتمام آن‌ها را فراموش می‌کنند؛
• کارمندان نمی‌دانند که چه زمانی می‌توانند پروژه را تمام‌شده تلقی کنند.

ابزار ارتباط جریان کار سیستمی نظام‌مند را در اختیار تمام شرکت قرار می‌دهد که چرخش کار و تأیید نهایی آن‌ها را آسان می‌کند. وقتی کارمندان پروژه‌ای را کامل می‌کنند، به‌سرعت اعلانی به سرپرست آن‌ها ارسال می‌شود. اعلان به شکلی مستقیم و بدون مزاحمت و از طریقی غیر از ایمیل ارسال می‌گردد.

پروژه را می‌توان بین هر تعداد سرپرست دل‌خواه جابه‌جا کرد و هرکدام از اعضا در هر مرحله می‌توانند از جزئیات پیشرفت کار مطلع شوند. نرم‌افزارهای جریان کار بدون نقص هستند و کار با آن‌ها آسان است. آن‌ها به اعضای سازمان شما اجازه می‌دهند که محتوایی قابل‌ارسال برای کل سازمان تولید کنند.

نتیجه‌گیری

در صورتی که از این ۱۱ ابزار ارتباط سازمانی استفاده کنید، بهتر می‌توانید کارایی، مشارکت و به‌اشتراک‌گذاری دانش را در محیط کار افزایش دهید.

منبع:‌
proofhub.com
helpguide.org
thebalancecareers.com
indeed.com