ارتباط موثر چیست و چطور می‌توان چنین ارتباطی برقرار کرد؟

آیا تابه‌حال با مشکلاتی از قبیل نرسیدن به موعد مقرر برای پایان کار، به تعویق افتادن کارها، دریافت ایمیل‌های نامفهوم، بی‌نظمی در انجام وظایف، درگیری بین اعضا، برنامه ریزی روزانه ضعیف، ساعت‌ها برای پاسخ هم‌تیمی یا مدیر یا مشتری منتظربودن، تأخیر مشتریان در ارائه بازخوردها و غیره، در کارتان روبه‌رو بوده‌اید؟ آیا در محل کار شما نیز چنین مشکلاتی وجود دارد؟ آیا اصلا می‌دانید ارتباط موثر چیست و چرا باید آن را بلد باشیم؟ فکر می‌کنید که چنین مشکلاتی از چه چیزی سرچشمه گرفته باشد؟ تمام این مواردی که گفته شد، به «ارتباط موثر» بستگی دارد.

ارتباطات ناکارآمد از مدت‌ها قبل جزئی از دغدغه‌ها و نگرانی‌های کسب‌وکارها بوده است؛ اما این سؤال همواره در ذهن باقی مانده‌ است که ارتباط موثر چگونه است؟ مهارت‌های ارتباط مؤثر کدام‌اند و چگونه می‌توان مهارت ارتباط موثر با دیگران را ارتقا داد؟ در این مطلب قصد داریم که درباره ارتباط موثر و ضرورت آن صحبت کنیم.

آنچه در این مطلب خواهید خواند: 

ارتباط چیست؟

معانی و تعاریف مختلفی از ارتباط وجود دارد که در اینجا به ۲ تعریف، به نقل از گوگل و دیکشنری مریام وبمستر، می‌‌پردازیم:

  • تعریف ارتباط به نقل از Google: انتقال یا تبادل اطلاعات با دیگران از طریق صحبت‌کردن، نوشتن یا با استفاده از رسانه‌های دیگر.
  • تعریف ارتباط به نقل از Merriam-Webmaster Dictionary: فرایند استفاده از کلمات، صداها، علائم یا رفتارها، به‌منظور بیان یا انتقال اطلاعات، ایده‌ها، افکار، احساسات و غیره با دیگران.

انواع ارتباط

  • ارتباط کلامی. این نوع ارتباطات گفت‌وگوی حضوری، مصاحبه و تماس تلفنی با سایر رسانه‌ها را در خود جای می‌دهد؛ این ارتباط را می‌توانید با خودتان، با فرد دیگری، با گروه کوچکی از افراد یا به‌صورت عمومی برقرار کنید.
  • ارتباط غیرکلامی. این نوع ارتباط صدا، حالت چهره و زبان بدن را در بر می‌گیرد.
  • ارتباط نوشتاری. ارتباط نوشتاری موثر ارتباط شامل نوشتن نامه، ایمیل، گزارش، مجلات و پیام‌‌های پیام‌رسان‌هاست.
  • ارتباط تصویری. این ارتباط حاوی تصویر، عکس، نمودار، جدول، اینفوگرافیک و ویدئو است.

ارتباط موثر چیست؟

ارتباط موثر چیزی فراتر از تبادل اطلاعات است. ارتباط موثر درمورد درک احساسات و اهداف موجود در اطلاعات است. علاوه بر اینکه می‌توانید پیامی را به‌طور واضح منتقل کنید، باید به‌گونه‌ای گوش دهید که معنای کامل گفته‌ها را متوجه شوید و باعث شود که فرد مقابل شنیده و فهمیده شود.

به نظر می‌رسد که ارتباط موثر باید غریزی باشد، اما اغلب اوقات وقتی می‌خواهیم با دیگران ارتباط برقرار کنیم، به بیراهه می‌رویم. ما یک چیز می‌گوییم، شخص دیگر چیز دیگری می‌شنود و سوءتفاهم، ناامیدی و درگیری به وجود می‌آید. این اتفاق می‌تواند در خانه، مدرسه و روابط کاری شما مشکل ایجاد کند.

برای بسیاری از ما برقراری ارتباط روشن‌تر و مؤثرتر، به یادگیری برخی مهارت‌های مهم نیاز دارد. خواه در بهبود ارتباط با همسر، فرزندان، رئیس و خواه همکاران خود باشید، یادگیری این مهارت‌ها می‌تواند ارتباط شما با دیگران را عمیق‌تر کند، اعتماد و احترام بیشتری به وجود آورد و کار گروهی، حل مشکلات و سلامت کلی روابط اجتماعی و عاطفی شما را بهبود بخشد.

اصول برقراری ارتباط موثر

اصول برقراری ارتباط موثر

حالا که فهمیدیم ارتباط موثر چیست برای اطمینان از برقراری ارتباط موثر، باید ۷ اصل زیر را، که به 7C’s of Communication معروف هستند، در ارتباطات خود رعایت کنید. پیامی که به مخاطب منتقل می‌کنید باید دارای ویژگی‌های زیر باشد تا ارتباط موثری شکل بگیرد.

۱. واقعی‌بودن (Concrete)

پیامی که می‌خواهید به دیگران منتقل می‌کنید باید همراه با حقایق، آمار و ارقام باشد تا مخاطب برداشت دیگری از آن نداشته باشد.

۲. انسجام (Coherent)

پیام شما باید دارای یک روند منطقی باشد؛ ابتدا اصل موضوع را منتقل کنید و تمام توضیحات دیگر باید هم‌راستا با موضوع اصلی باشند.

۳. شفافیت (Clarity)

اصل مهم دیگر این است که هدف پیامتان را واضح و شفاف به مخاطب ارائه دهید تا مخاطب برای فهمیدنش به حدس و گمان نیاز نداشته باشد.

۴. تعهد (Commitment)

این پارامتر، نقش بسیار مهمی را در ارتباطات کاری ایفا می‌کند. پیامی که همراه با تعهد به مخاطب منتقل شود، اثربخش‌تر خواهد بود و باعث می‌شود شما در چشم مخاطبانتان بیشتر حرفه‌ای و معتمد باشید.

۵. ثبات (Consistency)

کلماتی که از زبان شما بیرون می‌آیند نباید باعث گیج‌کردن مخاطبتان شود. پیام شما باید تا حد امکان کوتاه باشد و لحن و محتوای باثباتی را به دیگران منتقل کند؛ در این صورت، در زمان نیز صرفه‌جویی می‌شود. تلاش کنید تا طوری پیامتان را منتقل کنید که به تکرار توضیحات نیازی نباشد.

۶. کامل‌بودن (Completeness)

هیچگاه پیام خود را ناقص رها نکنید؛ هر پیامی که منتقل می‌کنید باید یک نتیجه‌گیری منطقی داشته باشد. مخاطبان شما نباید برایشان سؤال ایجاد شود که آیا هنوز حرفی باقی مانده است یا خیر. پیامی که به مخاطب منتقل می‌کنید باید کامل باشد و به توضیح اضافه‌تر نیازی نداشته باشد.

۷. احترام و ادب (Courteous)

پیامی که به مخاطبان منتقل می‌شود باید در کمال احترام و ادب باشد. در ارتباطات خود تمام تلاشتان را بکنید تا صادق و مؤدب باشید؛ در این صورت، پیامتان مؤثر نیز واقع می‌شود. اگر ادب و احترام در ارتباطات در نظر گرفته نشود، ممکن است به رنجیده‌شدن مخاطب منجر شود.

نکاتی درباره ارتباط موثر در فضای کار

ارتباط موثر در فضای کار از اهمیت بسیار بالایی برخوردار است. به‌منظور داشتن ارتباط موثر، رعایت‌کردن ۷ مورد بالا کافی نیست؛ ممکن است با رعایت تمامی این موارد، باز هم با مشکل مواجه شوید. نکات زیر می‌توانند به برطرف‌کردن این مشکلات و داشتن ارتباطی موثر کمک کنند:

  • تمام توجهتان را به مخاطب یا مخاطبانتان معطوف کنید؛
  • از یک اپلیکشن یا نرم‌افزار کار تیمی استفاده کنید؛
  • اطلاعات و انگیزه را به مخاطب یا مخاطبان خود منتقل کنید؛
  • مهارت گوش دادن فعال به دیگران را در خود تقویت کنید؛
  • بسته به شرایط موجود، بهترین نوع ارتباط را انتخاب کنید؛
  • مهارت‌های شخصی خود را تقویت کنید؛
  • اعتماد‌به‌نفس داشته باشید؛ متقاعدکننده و صبور باشید.

مزایای ارتباط موثر در محیط کار

مزایای ارتباط موثر در محیط کار

در ادامه به برخی از مشکلات ناشی از نداشتن ارتباط موثر و اینکه ارتباط موثر چیست اشاره کردیم. بدیهی است که ارتباط موثر مزایا و تغییرات مثبت فراوانی را به‌همراه خواهد داشت که به تعدادی از آنها در اینجا اشاره می‌کنیم:

  • سوءتفاهم‌ها کمتر می‌شود؛
  • فرهنگ سازمانی سالمی شکل می‌گیرد؛
  • در فضای کار آزادی بیان ایجاد می‌شود؛
  • درگیری‌ها و مشکلات راحت‌تر حل می‌شوند؛
  • روحیه تیمی تقویت می‌شود؛
  • اعتمادبه‌نفس افراد در محل کار بیشتر می‌شود؛
  • مسیر انجام کارها به‌طور کامل واضح و مشخص است؛
  • کار تیمی بین افراد تقویت می‌شود؛
  • رضایت افراد از کارشان بیشتر می‌شود؛
  • کسب‌وکار به‌سمت موفقیت حرکت می‌کند.

نشانه‌های عدم برقراری یک ارتباط موثر در محل کار

در زیر علامت‌های افرادی که توانایی برقراری ارتباط موثر را ندارند، بیان می‌کنیم؛ اگر شما این نشانه‌ها را دارید پس ممکن است اعتبار و آینده‌ی شغلی شما در خطر باشد.

  • مدیریت را به عنوان دشمن خود بدانید. اگر ارتباط موثر ی با مدیران ندارید و اگر معتقدید کارمندانی که با مدیران روابط خوبی دارند چاپلوس هستند و تصور می‌کنید روابط بین کارمندان و مدیران باید به صورت «ما در مقابل آن‌ها» باشد، احتمالا این نگرش بر روابطتان با مدیران تاثیر گذاشته و آن‌ها شما را به عنوان دشمن می‌بینند. هیچ‌کس تمایل ندارد تمام روز را با دشمنانش کار کند و حتی به آن‌ها پول پرداخت کند.
  • حداقل ماهی یکبار بگویید «این کار من نیست». در کار زمان‌هایی پیش می‌آید که احساس می‌کنید فرد مناسبی برای انجام آن کار نیستید مثلا هنگامی که شدیدا درگیر کاری هستید که از نظر رئیستان اولویت دارد. اگر متوجه شدید مرتبا از انجام وظایفتان سرباز می‌زنید، احتمالا به خودتان سخت می‌گیرید. تعریف مشاغل و وظایف، جامع نیست و اکثر مردم معمولا کارهایی انجام می‌دهند که در حیطه‌ی وظایف آن‌ها نیست.
  • درخواست رئیستان را پیشنهاد تلقی می‌کنید. گاهی ممکن است حرفی که رئیستان می‌گوید پیشنهادی باشد که شما می‌توانید آن را قبول کرده یا نکنید؛ اما اغلب اوقات رؤسا انتظار دارند کاری که از شما خواسته‌اند را انجام دهید. اگر برحسب عادت درخواست‌هایی را که با آن‌ها مخالف هستید، نادیده بگیرید بعد از مدتی رئیس شما متوجه می‌شود باید کارتان را با دقت بررسی کند تا مطمئن شود آن بخش از وظایفتان را که دوست ندارید، انجام داده‌اید. قطعا از اینکه کار شما زیر ذره‌بین باشد احساس خوبی پیدا نمی‌کنید.
  • رؤسای سابقتان تمایلی به دادن معرفی‌نامه به شما ندارند. اگر هنگامی که از رؤسای سابقتان معرفی‌نامه بخواهید و آن‌ها جواب تماس شما را ندهند یا از شما حمایت نکنند، احتمالا دلیلی برای این کار وجود دارد. اکثر رؤسا نسبت به دادن معرفی‌نامه به کارمندان سابقشان احساس مسئولیت می‌کنند، پس اگر با شما برخورد مناسبی نشد، باید درباره‌ی روابط‌تان با رؤسا  تجدیدنظر کنید، زیرا احتمالا در گذشته ارتباط موثری با آن‌ها نداشته‌اید.
  • به جای اجازه معمولا معذرت می‌خواهید. درست است که همچنان که در کارتان پیشرفت می‌کنید، انتظار دارید در بسیاری از حوزه‌ها مستقلا عمل و تصمیم‌گیری  کنید؛ اما اگر بخواهید تصمیم مهمی بگیرید که ریسک بالایی دارد، اکثر رؤسا انتظار دارند در این تصمیم‌گیری مشارکت کنند. اگر مرتبا تصمیماتی بگیرید که  بدانید رئیستان ممکن است آن‌ها را تصویب نکند و فقط امیدوار باشید شما را ببخشد، احتمالا کارفرمایتان شما را فردی با ریسک بالا میبیند، تصور می‌کند شما با سایرین ارتباط موثری ندارید.
  • به جای پیدا کردن راهی برای انجام کارها به دنبال بهانه‌ای برای انجام ندادن آن‌ها هستید. اگر همیشه  جمله‌ی «این کار شدنی نیست» را به کار می‌برید، باید بدانید ارتباط موثر و اثر بخش با همکارانتان ندارید و تاثیر بسیار مخربی بر تیمتان می‌گذارید. گاهی اوقات وقتی افراد از یک استدلال دفاع می‌کنند، احساس می‌کند نقش مهمی دارند، اما نه گفتن مداوم یا رد نظرات، باعث دلسرد شدن افراد و خراب شدن ایده و طرح‌های جدید می‌شود.
  • همیشه حسی منفی نسبت به کارتان دارید. گاهی خستگی در کار طبیعی است. اما اگر هر روز نسبت به کار و شرکت‌تان احساس بدی دارید، این حس منفی احتمالا بر شغل و کیفیت زندگی شما تاثیر می‌گذارد. اگر این‌چنین است، بهترین راه این است که بفهمید آیا راهی منطقی برای بهتر کردن شرایط و ایجاد احساس رضایت از کارتان وجود دارد یا اینکه بهتر است شغلتان را عوض کنید. اگر خودتان این تصمیم را نگیرید، در نهایت شغل‌تان این تصمیم را برای شما می‌گیرد.
  • هیچ‌کدام از رؤسایی را که تاکنون داشته‌اید را دوست ندارید. اگر هیچ‌وقت از کار کردن با رؤسایی که با آن‌ها کار می‌کنید، رضایت ندارید احتمالا این یک ویژگی همیشگی شما است. این مسئله ممکن است به دلیل ناتوانی در کسب رضایت، انتظارات غیرواقعی درباره‌ی کار، مشکل داشتن با مقام مدیریت و قدرت، ناتوانی در ایجاد ارتباط با دیگران یا هر چیز دیگری باشد؛ اما بهتر است به این موضوع فکر کنید و ببینید می‌توانید علت آن را پیدا کرده و حل کنید یا نه.

چه چیزی مانع برقراری ارتباط موثر شما می‌شود؟

موانع برقراری ارتباط موثر

استرس و احساسات خارج از کنترل

وقتی استرس دارید یا از نظر احساسی بیش ‌از حد تحت‌ فشار قرار می‌گیرید، به‌احتمال زیاد منظور دیگران را اشتباه می‌فهمید، سیگنال‌های غیرکلامی گیج‌کننده یا خاموشی را ارسال می‌کنید و از الگوهای رفتاری ناسازگاری پیروی می‌کنید. برای جلوگیری از درگیری و سوءتفاهم، می‌توانید یاد بگیرید که چگونه قبل از ادامه سریع مکالمه، آرام شوید.

تمرکزنداشتن

هنگامی که چند کار را به‌طور هم‌زمان انجام می‌دهید، نمی‌توانید به‌طور مؤثر ارتباط برقرار کنید. اگر تلفن خود را بررسی می‌کنید، برنامه‌ریزی می‌کنید که چه چیزی بگویید یا درمورد چه چیزی رؤیاپردازی کنید، به‌یقین در مکالمه نشانه‌های غیرکلامی را از دست خواهید داد. برای برقراری ارتباط موثر، باید از حواس‌پرتی خودداری و تمرکز خود را حفظ کنید.

زبان بدن متناقض

ارتباطات غیرکلامی باید گفته‌ها را تقویت کند، نه اینکه با آنها مغایرت داشته باشد. اگر شما یک چیز بگویید، اما زبان بدنتان چیز دیگری را بگوید، خواندن زبان بدن شما دشوار خواهد شد و شنونده احتمالا احساس خواهد کرد که شما صادق نیستید؛ به‌عنوان مثال، در حالی که سرتان را به بالا تکان می‌دهید، بگویید: «بله!»

زبان بدن منفی

اگر با گفته‌های کسی موافق نیستید یا دوست ندارید، می‌توانید از زبان بدن منفی استفاده کنید تا پیام شخص مقابل را رد کنید؛ برای مثال، دست‌به‌سینه شدن، جلوگیری از تماس چشمی یا ضربه‌زدن با پا به زمین. لازم نیست با گفته‌ها موافقت کنید یا حتی آنها را دوست داشته باشید، اما برای برقراری ارتباط موثر و قراردادن شخص مقابل در حالت دفاعی، مهم است که از ارسال سیگنال‌های منفی خودداری کنید.

مهارت های ارتباطی موثر (یک ویدئو و ۳ مهارت)

۱۰ پیشنهاد برای برقراری ارتباط موثر

مهارت برقراری یک ارتباط موثر نیازمند داشتن مهارت‌های ویژه‌ای است. در این ویدئو جذاب ۱۰ پیشنهاد ارائه شده که به شما کمک می کند تا بتوانید بهترین نتیجه را از ارتباط خود بگیرید.

مهارت ۱. شنونده فعال شوید

هنگام برقراری ارتباط با دیگران، غالبا بر آنچه باید بگوییم متمرکز می‌شویم؛ با این حال، ارتباط موثر کمتر به صحبت‌کردن و بیشتر به گوش‌دادن بستگی دارد. خوب گوش‌دادن نه‌تنها به‌معنای درک کلمات یا اطلاعات منتقل شده است، بلکه درک احساساتی است که سخنران سعی در انتقال آنها دارد.

بین «شنیدن فعالانه» و به‌سادگی فقط «شنیدن»، تفاوت زیادی وجود دارد. وقتی به‌واقع گوش می‌کنید و با آنچه گفته می‌شود درگیر می‌شوید، صدای واضح شخص را می‌شنوید که به شما می‌گوید احساسش چیست. وقتی شنونده‌ای فعال و درگیر هستید، نه‌تنها فرد مقابل را بهتر درک می‌کنید، بلکه به او احساس شنیده و فهمیده ‌شدن خواهید داد که این می‌تواند به ایجاد ارتباط قوی‌تر و عمیق‌تری بین شما کمک کند.

با برقراری ارتباط از این طریق، روندی را تجربه خواهید کرد که استرس را کاهش می‌دهد و از سلامت جسمی و عاطفی پشتیبانی می‌کند؛ به‌عنوان مثال، اگر شخصی که با او صحبت می‌کنید آرام باشد، گوش دادن فعال به آرامش شما نیز کمک می‌کند؛ به همین ترتیب، اگر فرد تحریک شده باشد، می‌توانید با گوش‌دادن فعالانه به او و ایجاد درک در او، به آرامشش کمک کنید.

اگر هدف شما درک و برقراری ارتباط کامل با شخص مقابل باشد، گوش‌دادن به‌روش فعالانه اغلب به‌صورت طبیعی انجام می‌شود. اگر این‌گونه نیست، نکات زیر را امتحان کنید. هرچه بیشتر آنها را تمرین کنید، تعاملات شما با دیگران رضایت‌بخش و پاداش‌آورتر خواهد بود.

نکاتی برای گوش‌دادن فعال

  • به‌طور کامل، روی شخصی که صحبت می‌کند تمرکز کنید. اگر به‌طور مداوم تلفن خود را چک می‌کنید یا به چیز دیگری فکر می‌کنید، نمی‌توانید شنونده فعالی باشید. باید لحظه‌به‌لحظه حفظ تمرکز خود کنید تا در مکالمه، تفاوت‌های ظریف و نشانه‌های مهم غیرکلامی را متوجه شوید. اگر تمرکز روی برخی از سخنرانان برای شما دشوار است، سعی کنید کلمات آنها را در ذهنتان تکرار کنید؛ این کار پیام آنها را تقویت و به شما کمک می‌کند تا تمرکز خود را حفظ کنید.
  • از گوش‌ راست خود استفاده کنید. این توصیه کمی عجیب‌وغریب به نظر می‌رسد؛ اما سمت چپ مغز شامل مراکز پردازش اولیه برای درک گفتار و احساسات است. از آنجا که سمت چپ مغز به سمت راست بدن متصل است، استفاده بیشتر از گوش راست می‌تواند به شما کمک کند تا تفاوت‌های احساسی گفته‌های شخص را بهتر تشخیص دهید.
  • از قطع یا تلاش برای هدایت مکالمه به نگرانی های خود خودداری کنید. با گفتن جملاتی مانند: «اگر فکر می‌کنید این بد است، بگذارید به شما بگویم چه اتفاقی برای من افتاده است!» مکالمه را هدایت نکنید. گوش‌دادن به‌معنی انتظار برای نوبت صحبت شما نیست. اگر آن چیزی را که قرار است بعدا بگویید، در ذهنتان شکل دهید، نمی‌توانید بر آنچه شخص مقابل می‌گوید متمرکز شوید. اغلب، گوینده می‌تواند حالات چهره شما را بخواند و بداند که ذهن شما در جای دیگری است.
  • علاقه خود را به آنچه گفته می‌شود، نشان دهید. گاهی اوقات سر تکان دهید، به آن شخص لبخند بزنید و مثلا هر چند وقت یک بار بگویید «بله، درست است.»
  • سعی کنید قضاوت را کنار بگذارید. برای برقراری ارتباط موثر با کسی، لازم نیست او را دوست داشته باشید یا با عقاید، ارزش‌ها یا نظرات او موافقت کنید؛ با این حال، لازم است قضاوت خود را کنار بگذارید و از سرزنش و انتقاد خودداری کنید تا کاملا آنها را درک کنید. دشوارترین ارتباط اگر با موفقیت انجام شود، اغلب می‌تواند به برقراری ارتباط موثر با کسی منتهی شود.
  • بازخورد ارائه دهید. اگر به نظر می‌رسد که امکان قطع ارتباط وجود دارد، آنچه را شخص گفته است، با عباراتی مثل «چیزی که من می‌شنوم» یا «مثل اینکه شما می‌گویید» منعکس کنید. این عبارات روش‌هایی عالی برای ارائه بازخورد هستند. هرچیزی را که گوینده به‌صورت کلمه‌به‌کلمه می‌گوید، به‌سادگی تکرار نکنید؛ در این صورت، غیرصادقانه یا غیرهوشمند به نظر می‌رسید؛ در عوض، معنای کلمات گوینده را بیان کنید. برای روشن‌کردن برخی از نکات، این‌طور سؤال کنید: «منظورتان چیست وقتی می‌گویید...» یا «منظورت این است که...؟»

احساسات پشت کلمات را بشنوید.فرکانس‌های بالاتر از گفتار انسان است که احساسات را منتقل می‌کند. با تمرین‌دادن به عضلات ریز گوش میانی (کوچک‌ترین استخوان در بدن) می‌توانید با این فرکانس‌ها سازگارتر شوید و در نتیجه، بهتر می‌توانید حرف دیگران را متوجه شوید. این کار را می‌توانید با آوازخواندن، نواختن سازهای بادی یا گوش‌دادن به انواع خاصی از موسیقی با فرکانس بالا، مثل کنسرتو یا سمفونی‌‌های ویولن موتزارت (Mozart)، به‌جای راک، پاپ یا هیپ‌هاپ، با فرکانس پایین انجام دهید.

مهارت ۲. به سیگنال‌های غیرکلامی توجه کنید

به سیگنال های غیرکلامی در ارتباط موثر توجه کنید

نوع نگاه، گوش‌دادن، حرکت و عکس‌العمل شما نسبت به شخص دیگر، بیش از کلمات صرف، درمورد احساس شما به مخاطب می‌گوید. ارتباط غیرکلامی یا زبان بدن، شامل حالات صورت، حرکت بدن، تماس چشمی، حالت صدای شما و حتی تنش عضلانی و تنفس است.

توسعه توانایی درک و استفاده از ارتباطات غیرکلامی می‌تواند به شما کمک کند تا با دیگران ارتباط برقرار کنید، منظور خود را بیان کنید، در موقعیت‌های چالش‌برانگیز ارتباط بگیرید و روابط بهتری را در خانه و محل کارتان ایجاد کنید.

می‌توانید با استفاده از زبان بدن باز، یعنی دست‌به‌سینه ‌نبودن، ایستادن با دست‌های ازهم‌گشوده یا نشستن روی لبه صندلی و برقراری ارتباط چشمی با شخصی که با او صحبت می‌کنید، ارتباط موثر را تقویت کنید.

همچنین می‌توانید از زبان بدن برای تأکید یا تقویت پیام کلامی خود استفاده کنید؛ به‌عنوان مثال، وقتی موفقیت کسی را تبریک می‌گویید، ضربه‌ای آرام روی شانه‌اش بزنید یا مشت خود را برای آرام ضربه‌زدن به مشت او، جلو ببرید.

نحوه خواندن ارتباطات غیرکلامی را بهبود ببخشید

  • از تفاوت‌های فردی آگاه باشید. مردم از کشورها و فرهنگ‌های مختلف به استفاده از حرکات مختلف ارتباط غیرکلامی تمایل دارند؛ بنابراین، مهم است که هنگام خواندن زبان بدن، سن، فرهنگ، دین، ​​جنسیت و حالت عاطفی افراد را در نظر بگیریم؛ به‌عنوان مثال، یک نوجوان آمریکایی، یک بیوه داغ‌دار و یک تاجر آسیایی احتمالا از سیگنال‌های غیرکلامی به‌شکل دیگری استفاده می‌کنند.
  • به‌صورت گروهی به سیگنال‌های ارتباط غیرکلامی نگاه کنید. بیش از یک ژست یا نشانه غیرکلامی را در نظر بگیرید. تمام سیگنال‌های غیرکلامی‌ای را که دریافت می‌کنید، از تماس چشمی گرفته تا لحن صدا، در نظر بگیرید. هرکسی می‌تواند گاه‌به‌گاه بلغزد و اجازه دهد تماس چشمی از بین برود، یا به‌طور خلاصه دستان خود را بدون معنی تکان دهد. همه سیگنال‌ها را به‌عنوان درک رفتار یک فرد در نظر بگیرید.

نحوه ارائه ارتباطات غیرکلامی را بهبود ببخشید

  • از سیگنال‌های غیرکلامی متناسب با کلمات خود استفاده کنید، نه سیگنال‌های متناقض. اگر شما یک چیز بگویید، اما زبان بدنتان چیز دیگری بگوید، شنونده شما احساس گیجی می‌کند یا به صداقت شما شک می‌کند؛ به‌عنوان مثال، دست‌به‌سینه نشستن و تکان‌دادن سر با کلماتی که به شخص مقابل می‌گوید مطابقت ندارد.
  • سیگنال‌های غیرکلامی خود را متناسب با زمینه تنظیم کنید؛ به‌عنوان مثال، لحن صدای شما هنگام مخاطب‌قراردادن کودک، متفاوت از وقتی است که با گروه بزرگ‌سالان صحبت می‌کنید؛ به همین ترتیب، وضعیت احساسی و زمینه فرهنگی فردی که با او تعامل دارید را در نظر بگیرید.
  • از زبان منفی بدن خودداری کنید؛ در عوض، از زبان بدن برای انتقال احساسات مثبت استفاده کنید، حتی وقتی در واقع آنها را تجربه نمی‌کنید. اگر در موقعیتی عصبی هستید، به‌عنوان مثال مصاحبه شغلی، سخنرانی مهم، یا اولین قرار ملاقات، می‌توانید از زبان بدن مثبت برای نشان‌دادن اعتماد‌به‌نفستان استفاده کنید، حتی اگر واقعا آن را احساس نمی‌کنید. به‌جای اینکه به‌طور موقت سرتان را پایین بگیرید، ارتباط چشمی برقرار کنید و روی صندلی به‌شکل صاف بنشینید، تلاش کنید قوز نکنید و شانه‌ها را عقب ببرید، لبخند بزنید و آرامشتان را حفظ کنید.

مهارت ۳. استرس خود را کنترل کنید

چند بار هنگام اختلاف‌نظر با همسر، بچه‌ها، رئیس، دوستان یا همکاران خود احساس استرس کرده‌اید و سپس چیزی را گفته یا انجام داده‌اید که بعدا پشیمان شدید؟ اگر بتوانید استرس را به‌سرعت از بین ببرید و به حالت آرامش برگردید، نه‌تنها از بروز چنین پشیمانی‌هایی جلوگیری می‌کنید، بلکه در بسیاری از موارد به آرامش طرف مقابل نیز کمک می‌کنید.

فقط در شرایطی که در آرامش به سر می‌برید، می‌توانید بفهمید که آیا وضعیت به واکنش نیاز دارد یا اینکه سیگنال‌های طرف مقابل نشان می‌دهد که بهتر است سکوت کنید.

به‌عنوان مثال، در شرایطی مانند مصاحبه شغلی، جلسات پرفشار یا معرفی خانواده همسر، مهم این است که احساسات خود را مدیریت کنید، «روی پاهای خودتان فکر کنید» و حتی تحت فشار، به‌طور مؤثر ارتباط برقرار کنید.

نکاتی برای کنترل استرس

با حفظ آرامش در وضعیت‌های پرفشار، به‌شکل مؤثری ارتباط برقرار کنید. از تاکتیک‌های سکوت استفاده کنید تا به خودتان فرصت فکرکردن دهید. قبل از پاسخ به سؤال برای تکرار سؤال یا توضیح مجدد، چیزی را بپرسید. برای جمع‌آوری افکار خود مکث کنید؛ سکوت لزوما چیز بدی نیست؛ مکث شما می‌تواند نشان دهد که قبل از اینکه عجولانه جوابی بدهید، خوب فکر می‌کنید.

نکته‌ای را بیان کنید و مثال یا اطلاعات پشتیبانی‌کننده را ارائه دهید. اگر پاسخ شما بیش ‌از حد طولانی باشد یا درمورد چند نکته تردید کنید، می‌توانید علاقه شنونده خود را از بین ببرید. یک نکته را با یک مثال دنبال کنید و سپس واکنش شنونده را بسنجید تا متوجه شوید که آیا باید نکته دوم را بیان کنید یا خیر.

سخنان خود را به‌وضوح ارائه دهید. در بسیاری از موارد، نحوه گفتن چیزی می‌تواند به‌اندازه آنچه می‌گویید، مهم باشد. واضح صحبت کنید، یکنواختی را حفظ کنید و تماس چشمی برقرار کنید. زبان بدن خود را آرام نگه دارید.

خلاصه کنید و سپس متوقف شوید. پاسخ خود را خلاصه کنید و سپس صحبت را متوقف کنید؛ حتی اگر سکوت در اتاق باقی بماند، با ادامه صحبت لازم نیست سکوت را پر کنید.

تسکین سریع استرس برای برقراری ارتباط موثر. هنگامی که مکالمه شروع به گرم‌شدن می‌کند، شما به‌سرعت به چیزی نیاز دارید تا شدت احساسات را کاهش دهید. با یادگیری کاهش سریع استرس در لحظه، می‌توانید با خیال راحت احساسات قوی‌ای را که تجربه می‌کنید، تنظیم کنید و رفتار مناسبی داشته باشید.

تشخیص دهید که چه زمانی دچار استرس می‌شوید. اگر هنگام برقراری ارتباط استرس دارید، بدنتان به شما اطلاع می‌دهد. آیا عضلات یا شکمتان سفت است؟ آیا دست‌های شما گره خورده است؟ آیا نفَس شما کم شده است؟ آیا نفس‌کشیدن را فراموش می‌کنید؟

لحظه‌ای را صرف آرام‌شدن کنید. قبل از تصمیم به ادامه مکالمه یا به‌تعویق‌انداختن آن، لحظه‌ای آرام باشید.

از حواس خود برای بهبود شرایط استفاده کنید. بهترین راه برای تسکین سریع و مطمئن استرس از طریق حواس، یعنی بینایی، شنوایی، لامسه، چشایی، بویایی یا حرکتی است؛ به‌عنوان مثال، می‌توانید کمی نعناع را در دهان خود قرار دهید، یک توپ استرس را در جیب خود فشار دهید، چند نفس عمیق بکشید، عضلات خود را فشار دهید و شل کنید یا تصویری غنی از حس و آرامش را به یاد بیاورید. هر شخصی به ورودی حسی، به‌شکل متفاوتی پاسخ می‌دهد؛ بنابراین باید مکانیزمی را پیدا کنید که برای شما تسکین‌دهنده باشد.

در موقعیت به‌دنبال شوخ‌طبعی باشید. در صورت استفاده مناسب، شوخ‌طبعی راهی عالی برای ازبین‌بردن استرس هنگام برقراری ارتباط است. هنگامی که شما یا اطرافیانتان شروع به جدی‌گرفتن مسائل می‌کنید، برای تقویت روحیه با به‌اشتراک‌گذاشتن جوک یا داستانی سرگرم‌کننده راهی پیدا کنید.

 به مصالحه تمایل داشته باشید. گاهی اوقات، اگر هر دو نفر بتوانید کمی «کوتاه بیایید»، می‌توانید راه میانه‌ای را پیدا کنید که سطح استرس را برای همه افراد مرتبط کاهش دهد. اگر متوجه می‌شوید که طرف مقابل خیلی بیشتر از شما به موضوع اهمیت می‌دهد، ممکن است سازش برای شما راحت‌تر و سرمایه‌گذاری خوبی برای آینده رابطه‌تان باشد.

برای مخالفت، موافقت کنید. موافقت کنید که در صورت لزوم، با هم مخالفت کنید و از شرایط دور شوید تا همه بتوانند آرام شوند. در صورت امکان، بیرون بروید یا چند دقیقه را به مراقبه اختصاص دهید. حرکت بدنی یا یافتن مکانی آرام برای بازیابی تعادل روحی می‌تواند به‌سرعت استرس را کاهش دهد.

مهارت ۴: خودتان را مطرح کنید

برای ارتباط موثر خودتان را مطرح کنید

بیان مستقیم و قاطعانه، ارتباط واضحی را ایجاد می‌کند و می‌تواند باعث افزایش عزت‌نفس و مهارت‌های تصمیم‌گیری شود. ابراز وجود به‌معنای بیان افکار، احساسات و نیازهای خود به‌روش باز و صادقانه است، در حالی که برای خود ایستادگی می‌کنید و به دیگران نیز احترام می‌گذارید. این کار به‌معنای رفتار خصمانه، پرخاشگری یا پرتوقعی نیست. ارتباط موثر همیشه درمورد درک طرف مقابل است، نه پیروزی در یک بحث یا تحمیل‌کردن نظرات خود به دیگران.

برای بهبود قاطعیت خود

  • برای خود و گزینه‌های خود ارزش قائل شوید. آنها به‌اندازه دیگران مهم هستند.
  • نیازها و خواسته‌های خود را بشناسید. بیاموزید که آنها را وسیله‌ای برای نقض حقوق دیگران نکنید.
  • افکار منفی را به‌روش مثبتی بیان کنید. عصبانی‌بودن اشکالی ندارد، اما باید احترام خود را نیز حفظ کنید.
  • بازخورد مثبت بدهید و دریافت کنید. تعارفات را با مهربانی بپذیرید، از اشتباهات خود بیاموزید و در صورت لزوم، از طرف مقابل کمک بخواهید.
  • نه گفتن را بیاموزید. محدودیت‌های خود را بدانید و اجازه ندهید دیگران از شما سوءاستفاده کنند. به‌دنبال گزینه‌های دیگری باشید تا همه از نتیجه نهایی احساس خوبی داشته باشند.

تکنیک‌های ارتباط قاطعانه را توسعه دهید

  • همدلی حساسیت شما را به شخص مقابل منتقل می‌کند. ابتدا وضعیت یا احساسات طرف مقابل را بشناسید، سپس نیازها یا نظرات خود را بیان کنید؛ برای مثال، «می‌دانم که در کارتان غرق‌شده و گرفتارید، اما می‌خواهم که برای ما نیز وقت بگذارید.»
  • ابراز وجود را وقتی می‌توان به‌ کار برد که اولین تلاش‌های شما موفقیت‌آمیز نباشد. با پیشرفت زمان، به‌طور فزاینده‌ای ثابت‌قدم می‌شوید که ممکن است در صورت برآورده‌نشدن نیازهایتان، عواقب محدودی را در بر بگیرد؛ به‌عنوان مثال «اگر به قرارداد عمل نکنید، مجبور به پیگیری قانونی خواهم شد.»
  • ابراز وجود را در شرایط کم‌خطر تمرین کنید تا به افزایش اعتماد به نفس کمک کند. از دوستان یا خانواده خود سؤال کنید که «آیا می‌توانید ابتدا تکنیک‌های ابراز وجود را روی آنها تمرین کنید؟»

شما از چه نکاتی برای بهبود ارتباط خود با دیگران، به‌خصوص در فضای کار، استفاده می‌کنید؟ آیا در برقراری ارتباط موثر با دیگران مشکلی دارید؟ کدام روش ارتباطی برای شما ساده‌تر است؟ نظرات و تجربیات خود را با ما در میان بگذارید.

منبع:‌
proofhub.com
helpguide.org
thebalancecareers.com

۴.۷ ( ۱۰ امتیاز )

بخش کارفرما

آگهی استخدام خود را ثبت کنید و منتظر بهترین‌ها باشید

مطالب مرتبط

۴.۷

چگونه می‌توان روابط کاری مثبتی برقرار کرد؟

به‌ احتمال ‌زیاد، درمورد اهمیت ایجاد روابط خوب در محل کار شنیده‌اید، اما با این حال، شاید به طور واضح مشخص نباشد که یک رابطه‌ی ...

  ۹۸  |    ۵ دقیقه 

۵.۰

چگونه می‌توان ارتباطات معنی‌داری را در لینکدین برقرار کرد؟

اگر می‌خواهید شبکه ارتباطی آنلاین خود را توسعه دهید، حتما باید برای بهبود پروفایل لینکدین خود (LinkedIn) تلاش کنید. با این کار به نتایج بسیار ...

  ۵۲  |    ۶ دقیقه 

۴.۴

تفکر انعکاسی چیست و چطور می‌توان به چنین تفکری دست یافت؟

تفکر انعکاسی (Reflective Thinking)، تفکر بازتابی یا تفکر منطقی اصطلاحی است که احتمالا شما نیز مطالبی را درباره آن شنیده و برای درک مفهومش تلاش ...

  ۱,۴۳۳  |    ۷ دقیقه 

۴.۵

استرس چیست و چطور می‌توان آن را کنترل کرد؟

ویدئو: آیا استرس واقعا دشمن ماست؟ استرس چیست؟ عکس‌العمل در برابر استرس دلایل بروز استرس علائم استرس چیست؟ عوارض استرس روش‌های کاهش استرس قدرت تصور ...

  ۴,۱۱۱  |    ۱۶ دقیقه 

دیدگاه

۰  دیدگاه‌