۸ روش برای حفظ آرامش هنگام گفت‌وگوهای کاری

اختلاف نظر در تیم، می‌تواند طیفی سازنده تا مخرب داشته باشد. اصولا اختلاف نظر و دیدگاه‌های مختلف در بحث و گفت‌و‌گوی افراد، اجتناب ناپذیر است، اما اگر افراد کنترل خشم نداشته باشند، آثار منفی شدیدی را در پی خواهد داشت. اگر تنش و صحبت‌ها در جلسه بالا گرفت، برای جلوگیری از این آسیب تیمی چه باید کرد؟ در این راستا به مقاله‌ای می‌پردازیم که امی جن سو (Amy Jen Su) از صاحبان موسسه آموزش رهبری، مربی‌گری و توسعه، هشت روش عمده برای حفظ آرامش در لحظات اوج گفت‌و‌گوهای تنش زا را مطرح کرده است.

حفظ آرامش و ادامه بحث، زمانی که گفت‌و‌گوها در جلسه‌ها، مذاکره و یا صحبت‌­ها  بالا می‌گیرد، آسان نیست. ممکن است چیزی بگوییم و بعدا پشیمان شویم و یا تلاش کنیم صرفا باور خودمان را به طرف مقابل اثبات کنیم و در نتیجه دیدگاه خود نسبت به تصویر بزرگ و کلی را از دست بدهیم. شاید هم به روابط بلند مدت خود با همکاران، مشتریان، فروشندگان و حتی خانواده و همسر و فرزندان آسیب بزنیم. در چنین زمان‌هایی، شما آرزو می‌کنید که کاش بتوانید به عقب برگردید و به اصطلاح دکمه بازگشت داشته باشید. در این وضعیت، چگونه می‌توانید گفت‌وگوهای بالا گرفته را به طور سازنده پیش ببرید؟

آگهی استخدام

جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.

۱. مراقب لحظه اوج باشید

علائمی را که بحث سالم و زنده شما را وارد جریان غیرسازنده و مخرب می‌کند، شناسایی کنید. زیرا تنها خودتان می‌دانید که درون شما چه می‌گذرد و نشانه‌ای از دعوا و پرخاشگری در شما هست یا خیر. به اعتقاد امی گالو (Amy Gallo)، نویسنده کتاب مدیریت تضاد در کار، بهترین شاخص، واکنش فیزیکی است که نشان می‌دهد تهدیدی را حس کرده‌اید. ضربان قلب‌تان بالا رفته، رنگ چهره‌تان عوض (سرخ) شده و تنفس‌تان کندترمی‌شود. به گفته امی گالو، به صورت روانشناختی این موضوع منجر به خطر از دست دادن دسترسی به منطق در قسمت کورتکس مغز شده و در نتیجه حفظ آرامش و اینکه خودتان باشید را دشوار می‌کند.

ریک جونژا (Rick Juneja)، یکی از مسئولین ارشد در او پاور (SVP, Opower)، تیمی 145 نفره را هدایت می‌کند که وظیفه‌شان تولید نرم افزار و ارائه خدماتی برای مشتری در سطح جهان است. به زعم وی، وقتی موضوعی اشتباه پیش می‌رود، مشتریان از ما انتظار حل سریع مساله را دارند و این همیشه آسان نیست. بنابراین حفظ آرامش ضروری به نظر می­‌رسد. او تیم خود را ترغیب می‌کند تا نه تنها واکنش‌های خود را کنترل کنند، بلکه حتی مراقب تغییر رفتار دیگر مخاطب خود نیز باشند. شما زمانی که می‌بینید، فرد مقابل مسیر غیر سازنده ای را پیش می‌برد و تغییر رفتار داده و یا حتی شروع به صحبت تند و سوال‌های واکنش برانگیز می‌کند، باید به جای اینکه واکنش نشان دهید در آرام کردن وی تلاش کنید. به زعم گالو، "مسری بودن احساسات" واقعیت دارد، وقتی که فردی از کوره در می‌رود، پیش‌بینی درگیری دو نفره، آسان به نظر می‌رسد.

۲. به موقعیت فیزیکی خود توجه کنید

به خاطر اینکه واکنش عنصر فیزیکی شدیدی را شامل می‌شود، سعی کنید تا با تمرکز بر موقعیت فیزیکی خود، به حفظ آرامش بپردازید. گالو می‌گوید که نفس عمیق بکشید. چند نفس عمیق می‌تواند به خارج نشدن از موقعیت فیزیکی و عدم واکنش ناگهانی شما کمک کند. برای اینکه سریع به نتیجه  برسید از تکنیک نفس عمیق 4-7-8 استفاده کنید. در این تکنیک به اندازه 4 ثانیه تنفس کنید(دم)، 7 ثانیه نفس خود را نگه دارید و در مدت 8 ثانیه هم نفس خود را بیرون دهید (بازدم). آندرو ویل ( Andrew Weil)، از پزشکان و نویسنده بسیاری از کتاب‌های پزشکی، این تکنیک را به صورت "آرامش دهنده طبیعی سیستم عصبی" توصیف می‌کند. قبل از اینکه اتفاقی بیافتد و بخواهید واکنش نشان دهید، از این تکنیک استفاده کنید.

گالو می‌افزاید، علاوه بر تکنیک تنفس، اشیای اطراف خود را لمس کرده و از حس لامسه خود استفاده کنید. با گذاشتن پای خود روی زمین، آن را کاملا حس کرده و کشیده شدن پاهای خود را روی صندلی لمس کنید.

همچنین صرفا روی نقطه ای خیره نشوید، بلکه با تغییر زوایه و به اصطلاح زوم اوت (Zoom out) به اشیای هنری روی دیوار و یا اندازه آن توجه کنید و یا هر چیزی که باعث شود فضای اطرافتان را بیشتر حس کنید، گاهی به اشیاء نزدیک شوید و به آنها دقت کنید

در واقع حفظ تعادل فیزیکی، روش آسانی برای به دست آوردن دوباره روال معمول شما محسوب می‌شود. به خودتان یادآوری کنید که جلسه صرفا برای اثبات اینکه چه کسی درست یا غلط می‌گوید و یا باهوش‌ترین فرد اتاق است، نیست. بلکه شما باید مساله بودجه را حل کنید، به قیمت مناسب دست پیدا کرده، پیام دشواری را با احترام انتقال دهید و یا راهکار مشترکی را پیدا کنید.

مسائل را شخصی نکنید. گالو توضیح می‌دهد، "خودتان را خارج از موقعیت تصور کرده و مشاهده‌گر باشید. به اعتقاد جونژا مساله کلیدی این است که همیشه دیدگاه‌تان را حفظ کنید. من روز خود را با این توقع شروع می‌کنم که احتمالا موضوعی اشتباه پیش خواهد رفت و گفت‌و‌گوی دشواری خواهم داشت ولی وظیفه من کمک برای رسیدن به راه حل است.

۳. همدلی ایجاد کنید و پل ارتباطی بسازید

چشم انداز وسیع و عینی به شما کمک می‌کند تا همدلی را در صحبت ایجاد کنید. ژونژا همیشه به تیم خود توصیه می‌کند که اجازه دهید تا فرد گله و شکایت خود را نشان دهد. مطمئن شوید که او حس کرده که حرف او را شنیده‌اید و صحبت‌های خود را مطرح کرده است. گالو موافق این موضوع است و می گوید، وقتی تضاد رخ می‌دهد که معمولا کسی شروع به صحبت می‌کند، اما فرد دیگری حس می‌کند باید حرف او را قطع کند. به جای این کار، این حس را متوقف ساخته و سعی کنید بیشتر گوش دهید.

همدلی به معنای کوتاه آمدن نیست یا به معنای امتیاز دادن، منفعل بودن و اینکه اجازه دهید که مخاطب‌تان تصمیم گیرنده باشد، نیست. با اجازه دادن به طرف مقابل که بتواند دیدگاه خود را مطرح کند، شما هم به حقایق مهم، فرضیه ها و محدودیت ها  و یا اطلاعاتی که شکاف میان شما و فرد دیگر را کوتاه کند، دست می‌یابید. در ادامه به مثال‌های عینی که می‌تواند به شما در رسیدن به راه حل سازنده در بحث‌های تنش‌زا و حفظ آرامش کمک کند، اشاره می‌شود:

۴. نشان دهید که اهمیت می‌دهید

 به یاد داشته باشید، حفظ آرامش و آرام بودن به معنای منفعل بودن نیست. در واقع، ممکن است فرد مقابل نیاز داشته باشد تا حرف‌های شما را بشنود و یا از طریق زبان بدن شما ارتباط ایجاد کند تا بتواند حس و دغدغه خود نسبت به مساله را نشان دهد. در نتیجه با ابزار غیر کلامی خود به فرد مقابل، نشان دهید که به او اهمیت می‌دهید. به جای اینکه نگرانی‌های افراد را به عنوان انتقاد برداشت کنید، گاهی با او هم مسیر شوید و یا به اصطلاح در همان سمت میز بنشینید که او نشسته است.

می‌توانید جمله‌ای مانند این عبارت را برای نشان دادن همدلی بگویید: من هم مانند شما از این اتقاق خسته شده‌ام و حس مشابه‌ای را دارم. بر اساس واقعیت‌هایی که هر دو ما می‌دانیم چند راه‌حل که به طی کردن مسیرمان کمک می‌کند را پیشنهاد می‌دهم.

۵. سهم خود را ادا کنید

 اگر هنگام شنیدن دیدگاه طرف مقابل، متوجه شوید که اشتباه کرده‌اید، به جای موضع تدافعی سعی کنید حفظ آرامش کنید و اشتباهتان را بپذیرید. بهتر است بگویید: من به خاطر نقصی که در ارتباط با شما داشتم، عذرخواهی می‌کنم، الان وقتی بیشتر توضیح دادید، متوجه شدم و این موضوع سطح ابهامی برای من و تیم ایجاد کرده بود. اجازه بدهید در مورد مسائلی صحبت کنیم که می‌تواند باعث پیشبرد ما شده و در مورد نحوه فرایندی که باید در مرحله بعد اتخاد کنیم، تصمیم بگیریم.

۶. اطلاعات بیشتری بخواهید

 اگر در وضعیتی قرار گرفته‌اید که با به اشتراک گذاشتن اطلاعات طرف مقابلتان، آگاهی زیادی کسب نکرده‌اید، تمایل خود را برای کسب اطلاعات بیشتر نشان دهید. به عنوان مثال می‌توانید بگویید: من این موضوع را نمی‌دانستم. می‌خواهم اطلاعات بیشتری کسب کنم. اجازه بدهید تا جایی که می توانیم بحث سازنده و مفیدی داشته باشیم. مثلا بگویید اگر امکان دارد اطلاعات بیشتری  به من بدهید و فردا صبح ساعت ده هم بیشتر صحبت کنیم.

۷. دلیل بیشتری را به اشتراک بگذارید

 از این فرصت برای شفافیت بیشتر استفاده کنید. جونژا می‌گوید، یکی از اشتباهاتی که افراد مرتکب می‌شوند، این است که از شفاف بودن هراس دارند و این ترس از ارائه اطلاعات و دلایل بیشتر است. یکی از بهترین روش‌هایی که می‌توانید اعتماد دوباره را به دست بیاورید این است که هراسی از زیر سوال رفتن و حساس بودن شرایط نداشته باشید. این موضوع کمک می‌کند تا به فرد مقابل نشان دهید که تصمیم گیری ریشه در علتی که می‌دانستید، داشته است.

می‌توانید این طور بیان کنید: من حالا درک بهتری نسبت به دغدغه و نگرانی شما از تصمیم گرفته شده دارم. اجازه بدهید توضیح و دلایل بیشتری  راجع به محدودیت‌هایی که باعث شد کار را متوقف کنم، ارائه دهم.

۸. حتی اگر اختلاف نظر دارید، با احترام صحبت کنید

 واقعیت این است که ما همیشه با صحبت‌های همکار خود موافق نیستیم. اما عدم توافق و اختلاف نظر نباید منجر به بی احترامی بشود. متعهدانه ارتباط برقرار کنید و نشان دهید که برای طرف مقابل چه قدر ارزش قائل هستید. بگویید: من همیشه به قضاوت‌‌های شما ارزش می‌دهم، اما در مورد اطلاعاتی که ارائه دادید، حس می‌کنم که با این موضوع راحت نیستم. البته، این عدم پذیرش به خاطر اختلاف نظر موجود است.

پس اگر بحث‌ها بالا گرفت و موضوعی را مطرح کرده‌اید که پشیمان شده‌اید و یا برای رسیدن به یک دیدگاه، تصویر کلی را از دست داده‌اید، برای حفظ آرامش چه کار باید بکنید؟ خبر خوب این است که در این مواقع، روش‌هایی مانند تنفس عمیق، کسب دیدگاه دوباره و همدلی و ایجاد پل ارتباطی، کمک کننده خواهد بود. پس دوباره به طرف مقابل رجوع کنید و مسئولیت کارهایی که از دستتان خارج شده بود و قصد آن را نداشتید، بپذیرید. مستقیما به خاطر از دست دادن آرامش خود، عذر خواهی کنید و ارتباط دوباره و متعهدانه ایجاد کنید. حتی با وجود اینکه دیگر اتفاقات رخ داده را نمی‌توانیم تغییر دهیم، اما فرصت دسترسی، ارتباط با دیگران و ایجاد تعهد و ارتباطی سازنده را داریم.

رزومه ساز

با ساختن یک رزومه حرفه‌ای، برای استخدام در بهترین فرصت‌های شغلی اقدام کنید.

منبع: HBR.org