۱۵ نکته مهم برای حفظ تمرکز در کار

تصور کنید که حین کار، اعلانی (notification) روی گوشی موبایلتان دریافت می‌کنید؛ ۲ ایمیل جدید دریافت می‌کنید یا همکارتان درمورد موضوعی شخصی با شما صحبت می‌کند؛ در نتیجه این شرایط، تمرکز خود را از دست می‌دهید و نمی‌دانید دوباره از کجا شروع کنید. بسیاری از کارمندان در محیط کار با موقعیت‌های مشابهی مواجه می‌شوند و به‌طور مداوم، هنگام کار تمرکزشان به هم می‌ریزد. در این راستا، در این مقاله قصد داریم که ۱۵ نکته کاربردی برای کاهش حواس‌پرتی و افزایش حفظ تمرکز در کار را بیان کنیم.

۱. به نکات مثبت فکر کنید

برخی از روزها ممکن است در کار خسته‌کننده‌ای گیر کنید و نتوانید به‌طور دل‌خواه آن را پیش ببرید؛ در این شرایط به‌احتمال زیاد، سراغ شبکه‌های اجتماعی می‌روید و تمرکزتان را از دست می‌دهید. در واقع، هر کاری می‌کنید تا حواستان از کار خسته‌کننده‌ای که انجام می‌دهید، پرت شود. برای اینکه بتوانید ذهنیت خود را تغییر دهید، باید کارهایتان را با لذت انجام دهید، از انجام وظایفتان خوشنود شوید و درباره نکات مثبت آنها فکر کنید؛

برای مثال، می‌توانید حقوق ماهیانه خودتان را بررسی و ارزیابی کنید یا به این فکر کنید که چرا انجام‌دادن این کار می‌تواند نتیجه‌ای عالی برایتان داشته باشد. آیا شما و تیمتان برای رسیدن به هدف موردنظر سازمان، پاداشی دریافت خواهید کرد؟ اگر چنین است، می‌توانید از این نکته برای الهام‌گرفتن به‌منظور حفظ تمرکزتان برای انجام کار استفاده کنید.

۲. راحت باشید

کارکردن روی میزی با چیدمانی متناسب با علایق کارکنان، بهره ‌وری کاری آنان را افزایش می‌دهد؛ بنابراین، اگر در محل کارتان احساس راحتی ندارید، تمرکزتان را به‌راحتی از دست می‌دهید و امکان حفظ تمرکز برای مدت‌زمانی طولانی را نخواهید داشت. در حقیقت،‌ بررسی‌ها نشان داده‌اند که بهترین صندلی برای کار طولانی در محیط کار، صندلی‌های ارگونومیک است که در ساعت طولانی روز به فرم بدن آسیب نمی‌زند. صندلی‌های مناسب برای محیط کار باید کاملا کمر فرد را پوشش دهند و کامپیوتر را در فاصله مناسبی از چشم‌ها نگه دارند تا او را از اثرات مضر نشستن پشت میز در تمام مدت روز دور کنند.

۳. منظم باشید

اگر جزو افرادی هستید که روی میز کارتان حجم زیادی کاغذ، وسایل شخصی و دورریختنی دارید و به همین دلیل پرونده‌های کاری روی میزتان را گم می‌کنید، باید به ‌وسایلتان نظم بیشتری بدهید. این کار را می‌توانید با جمع‌کردن وسایل غیرضروری مانند دفتر یادداشت، خودکار، وسایل دورریختنی، بطری آب و غیره از روی میز شروع کنید؛ سپس سراغ کامپیوترتان بروید و فایل‌های نامرتب و بدون نام ذخیره‌شده در آن را مرتب کنید؛ به این ترتیب هم کار خودتان راحت می‌شود و هم همکارانتان به‌راحتی و در کمترین زمان ممکن می‌توانند به اطلاعات موردنیاز خود در داخل فایل‌ها دسترسی پیدا کنند.

۴. عوامل حواس‌پرتی را محدود کنید

با وجود اینکه برخی از حواس‌پرتی‌ها، مانند صدای بوق اتومبیل‌ها در خیابان یا سروصدای همکاران، اجتناب‌ناپذیر هستند، اما مواردی وجود دارند که می‌توان آنها را کنترل کرد. برای شروع، موبایل خود را روی حالت بی‌صدا (silent) قرار دهید؛ صفحه جلویی آن را روی میز به‌سمت پایین بگذارید تا زمانی که اعلانی دریافت می‌کنید، از وسوسه نگاه‌کردن به آن جلوگیری کنید. علاوه بر نادیده‌گرفتن موبایل، خودتان را از ورود به اکانت‌های شبکه‌های اجتماعی‌تان در محل کار منع کنید.

البته، بسیاری از کسب‌وکارها، غیر از مشاغلی مانند بازاریابی، اجازه حضور در شبکه‌های اجتماعی را آن هم در بازه زمانی کار نمی‌دهند؛ بنابراین، برای جلوگیری از وسوسه انجام چنین کاری، می‌توانید از اپلیکیشن‌های مطمئنی برای بلاک‌کردن سایت‌های موردنظرتان در حین کار استفاده کنید.

۵. تغذیه سالم داشته باشید

تغذیه سالم و مناسب عامل مهمی در حفظ تمرکز در کار محسوب می‌شود. استفاده از وعده‌های غذایی سالم و متعادل در طول روز موجب می‌شود تا سطح بهره‌وری و تمرکز فرد همواره در حد بالایی باشد؛ بنابراین اگر نتوانید با تغذیه صحیح، انرژی موردنیاز بدنتان را تأمین کنید، در اواسط روز و هنگام بعد از ظهر احساس بی‌حالی می‌کنید؛ در نتیجه، حداقل ۲ ساعت از روز کاری خود را هدر می‌دهید؛ به همین دلیل، برای دوری از گرفتارشدن در چنین شرایطی، صبحانه و ناهاری سالم با میان‌وعده‌های مغذی بخورید؛ برای مثال، می‌توانید مقداری آجیل و میوه‌های خشک را در کشوی میز خود بریزید و هنگام احساس گرسنگی آنها را میل کنید.

۶. از صحبت‌های پیش‌پاافتاده دوری کنید

آگاهی از اینکه یکی از کارمندان بخش حسابداری در قرار خود با نامزدش چه اتفاقاتی را پشت سر گذاشته است، می‌تواند جالب باشد، اما کمکی به شما و کارتان نمی‌کند؛ پس بهتر است که زمان و تمرکزتان را در راستای انجام وظایفتان صرف کنید. اگر در روزهای آخر ضرب‌الاجل خود قرار دارید و از این نظر تحت‌فشار هستید، از پرداختن به چنین صحبت‌های پیش‌پاافتاده‌ای اجتناب کنید و روی انجام کار موردنظر تمرکز کنید؛ در این راستا، می‌توانید به دوستان و همکارانتان اطلاع دهید که برای مدتی در دسترس نیستید و نمی‌توانید پاسخ‌گوی پیام‌های آنان باشید؛ در این صورت آنها نیز شرایطتان را درک می‌کنند و رفتارتان را بی‌ادبی نمی‌دانند.

لری روزن (Larry Rosen)، روان‌شناس تحقیقاتی، توصیه می‌کند که در چنین موقعیت‌هایی به اطرافیانتان اطلاع دهید که نمی‌توانید خیلی سریع با آنها ارتباط برقرار کنید یا پاسخ پیامشان را بدهید؛ در این صورت، از ایجاد فشار روی روابط شخصی و کاری خود جلوگیری می‌کنید.

۷. برای ایمیل‌ها زمان مشخص کنید

اگر بررسی ایمیل‌هایتان و پاسخ‌گویی به آنها زمان زیادی از شما می‌گیرند، باید محدودیت‌هایی را برای این کار تعیین کنید؛ به‌عنوان مثال، برای انجام این کار می‌توانید زمان‌های مشخصی را اختصاص دهید و در این بازه زمانی ایمیل‌های دریافتی را بررسی کنید. پس از اتمام بازه زمانی، صدای اعلان سیستم خود را قطع کنید تا هر موقع پیام جدیدی دریافت کردید،‌ تمرکز خود را از دست ندهید.

همچنین برای کمک به صرفه‌جویی در وقتتان، می‌توانید یک سری پاسخ‌ها و الگوهای آماده بنویسید و آنها را ذخیره کنید تا هنگام برخورد با سؤالاتی مشابه، از این موارد استفاده کنید. البته همواره به یاد داشته باشید که قبل از فشاردادن دکمه ارسال، حتما جزئیات دقیق ایمیل را بخوانید تا مطمئن شوید که ایمیلتان حاوی اطلاعات صحیحی است و اشتباه تایپی ندارد.

۸. به‌طور منظم، استراحت داشته باشید

حتی باهوش‌ترین افراد روی کره زمین هم نمی‌توانند ساعت‌ها به‌طور مداوم روی موضوعی تمرکز کنند؛ بنابراین، برای کمک به افزایش سطح بهره‌وری خودتان باید وقفه ‌های کوتاه و منظمی را در برنامه روزانه خود بگنجانید. در طول استراحت نیز از میز کارتان دور شوید و کاری غیر از زل‌زدن به صفحه مانیتور انجام دهید؛ این کار به حفظ آرامشتان کمک می‌کند.

یکی از روش‌های مثبتی که تست و آزمایش آن با موفقیت انجام شده‌ است، تکنیکی با نام Pomodoro است؛ بر اساس این تکنیک، شما کارتان را به‌مدت ۲۵ دقیقه انجام می‌دهید، سپس ۵ دقیقه به خودتان استراحت می‌دهید. این روند را ۴ بار تکرار می‌کنید و پس از استراحت چهارم، ۲۵ دقیقه کار می‌کنید و پس از آن ۱۵ تا ۳۰ دقیقه، قبل از اجرای دوباره تمامی مراحل، به خودتان استراحت می‌دهید. پس از اتمام زمان استراحت ۱۵ تا ۳۰ دقیقه‌ای کارتان را به‌مدت ۲۵ دقیقه از سر می‌گیرید و مراحل فوق را دوباره تکرار می‌کنید.

۹. آهنگ گوش کنید

اگر میزان سروصدا در محل کارتان بسیار زیاد است، می‌توانید استفاده از هدفون‌های مخصوص حذف‌کننده صدا را برای گوش‌دادن به موسیقی در نظر بگیرید. این هدفون‌ها نه‌تنها باعث بهبود تمرکزتان می‌شوند، بلکه به شما کمک می‌کنند تا انرژی لازم برای انجام هرگونه کار خسته‌کننده‌ای را داشته باشید. البته ابتدا باید مطمئن شوید که خود موسیقی باعث حواس‌پرتی‌تان نمی‌شود؛ به یاد داشته باشید که برای حفظ تمرکز باید به آهنگ آرامی گوش دهید.

با وجود این، اگر متوجه شدید که موسیقی، تمرکزتان را بیشتر از هرچیزی به هم می‌ریزد، به‌راحتی آن را خاموش کنید و هدفون را روی گوش‌هایتان نگاه دارید‌ تا این‌طور به نظر برسد که مشغول کار هستید و کسی مزاحمتان نشود.

۱۰. برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی کنید

برنامه‌ریزی برای هفته کاری، نکته‌ای اساسی است که هنگام تلاش برای حفظ تمرکزتان باید آن را رعایت کنید؛ همچنین برای کمک به شناسایی کارهایی که باید انجام دهید، از وظایفتان در طول هفته لیستی تهیه کنید و مهم‌ترین آنها را اولویت‌بندی کنید. با انجام این کار می‌توانید ضروری‌ترین کارهایتان را در ابتدا انجام دهید؛ زیرا در هر زمان از روز کاری خود، لیستتان را در دست دارید و می‌توانید به آن مراجعه کنید.

۱۱. ضرب‌الاجل تعیین کنید

همراه با برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی کارهایتان، باید مهلت اتمامی برای آنها تعیین کنید. این یک حقیقت است که اگر از طرف رئیستان برای انجام وظایفتان تحت‌فشار نباشید، نمی‌توانید در زمان مشخصی آنها را به اتمام برسانید، کارتان را به تعویق می‌اندازید و مدت‌زمان طولانی‌تری به کامل‌کردن آن اختصاص می‌دهید؛ بنابراین،  برای کمک به حفظ تمرکزتان در حین کار، ضرب‌الاجل‌های معینی را برای خودتان در نظر بگیرید؛ به این ترتیب، از اختصاص هزینه‌های زیادی، مانند صرف زمان و انرژی بیشتر از حد انتظار، روی کارهای کم‌اهمیت خودداری می‌کنید.

۱۲. مهارت‌های جدیدی را یاد بگیرید

اگر بار کاری‌تان در شرکت کم است و وقت آزاد زیادی دارید، ممکن است به‌تدریج احساس بی‌ انگیزگی و عدم تمرکز داشته باشید. برای جلوگیری از گیرافتادن در این شرایط، از وقت آزادتان استفاده کنید و مهارت‌های جدیدی را یاد بگیرید؛ مهارت‌هایی که می‌توانند کارتان را بهبود بدهند و کمکی برای سازمانتان به ‌شمار می‌آیند. این مهارت‌های جدید می‌توانند به شما کمک کنند تا پروژه‌های جدیدی را انجام دهید و هدف جدید و هیجان‌انگیزی را برای خودتان در نظر بگیرید. در حقیقت این روش، راهکاری اثبات‌شده‌ای برای افزایش رضایت شغلی نیز به حساب می‌آید.

۱۳. از اپلیکیشن‌های افزایش بهره‌وری استفاده کنید

با وجود عوامل حواس‌پرتی بسیار زیاد در محیط کار، به‌راحتی می‌توانید از انجام وظایفتان شانه خالی کنید و میزان بهره‌وری خروجی کارتان را کاهش دهید؛ در این شرایط اپلیکیشن‌های افزایش بهره‌وری به کمک کارکنان می‌آیند.

این ابزارهای مفید می‌توانند به ازبین‌بردن عوامل حواس‌پرتی، افزایش ارتباطات و اطمینان از انجام به‌موقع تمام کارهای محول‌شده کمک کنند. البته نیازی نیست که از همه این برنامه‌ها استفاده کنید، اما برنامه‌ای را پیدا کنید که به ساده‌سازی وظایفتان کمک کنند و امکانی را برایتان فراهم کنند تا از حداکثر توانایی‌های خود برای انجام وظایفتان استفاده کنید.

۱۴. به‌اندازه کافی بخوابید

هنگامی که دچار کم‌خوابی هستید، احساس می‌کنید که حوصله ندارید با دیگران ارتباط برقرار کنید، بداخلاق هستید، تمرکز کافی ندارید و به‌طور کلی روحیه بدی دارید؛ بنابراین اگر می‌خواهید در محل کار تمرکز خود را حفظ کنید، باید مطمئن شوید که در طول شب به‌اندازه کافی می‌خوابید. خواب عمیق و آرامی به‌مدت ۷ یا ۸ ساعت در طول شب، می‌تواند موقعیت کاری‌تان را متحول کند؛ به این ترتیب، احساس استرس کمتر و انگیزه بیشتری برای انجام سخت‌ترین کارها در محیط کارتان خواهید داشت.

۱۵. تب‌های مرورگرتان را ببندید!

آیا در هنگام کار با اینترنت، تب‌های زیادی را روی مرورگرتان باز می‌کنید؟ اگر پاسختان به این سؤال مثبت است، بهتر است برای افزایش کارایی خود، تب‌های اضافی را که نیازی به آنها ندارید، ببندید. حقیقت این است که تب‌های اضافی مرورگر هیچ کاربردی ندارند؛ می‌توانند از سرعت اینترنت شما بکاهند و ذهنتان را مشغول کنند؛ بنابراین، با بازکردن تب‌هایی که روی آنها کار می‌کنید، کامپیوتر خود را تا حد ممکن از شلوغی دور نگاه دارید؛ به این ترتیب کمتر دچار حواس‌پرتی می‌شوید.

جمع‌بندی

تسلط بر هنر تمرکزکردن، کار ساده‌ای نیست، اما با درنظرگرفتن چند مورد از ترفندهای مطرح‌شده در این مقاله می‌توانید یک قدم به سمت داشتن زندگی متمرکزتر نزدیک شوید. شما برای افزایش و حفظ تمرکز در کار چه نکاتی را رعایت می‌کنید؟ نظرات و پیشنهادات خود را با ما و سایر کاربران در میان بگذارید.

منبع: careeraddict.com