اولویت بندی کارها در محل کار با ۵ راهکار مؤثر

• اولویت بندی کارها چیست؟
• در محل کار باید چگونه اولویت بندی کنیم؟
• چند راهکار برای اولویت بندی کارها در محل کار
• چگونه بر مهارت اولویت بندی کارها تأکید کنیم؟

اولویت بندی کارها راهی است برای تعیین آن‌چه شما باید بر اساس اهمیت انجام دهید. وقتی هر روز چندین کار برای انجام دادن دارید، ممکن است لازم باشد که یک سیستم مؤثر برای مدیریت آن همه کار راه‌اندازی کنید. درک بهترین روش‌ها برای اولویت‌بندی کارها می‌تواند باعث صرفه‌جویی در زمان شما در محل کار شود و در مدیریت زمان به شما کمک کند. در این مطلب پاسخ می‌دهیم چگونه اولویت بندی کنیم و راهکارهایی که می‌توانند در اولویت بندی کارها مثمرثمر باشند را ارائه می‌دهیم.

آگهی استخدام

جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.

اولویت بندی کارها چیست؟

بدین صورت که به شما کمک می‌کند که یاد بگیرید چگونه کارهای مهم را در ابتدا به اتمام برسانید، پروژه‌ها را سر مهلت تحویل دهید و زمان بیش‌تری برای اتمام کارهای اساسی داشته‌باشید. مهارت‌های اولویت‌بندی می‌توانند به شما کمک کنند تا کارهای بیش‌تری را در مدت‌زمان کم‌تری انجام دهید.

در محل کار باید چگونه اولویت بندی کنیم؟

در اولویت بندی کارها مراحل زیر را در نظر بگیرید:

۱. تصمیم بگیرید که کدام کارها مهم‌ترند

برای اولویت بندی کارها، ابتدا تصمیم بگیرید که مهم‌ترین وظایف در لیست کارهای شما کدام‌اند. می‌توانید بر اساس زمان‌های تعیین‌شده در هفته، انتظارات مشتریان یا درخواست همکار اولویت‌بندی کنید. به عنوان مثال، ممکن است شما روی یک گزارش بازاریابی تمرکز کنید که باید در پایان روز و قبل از انجام سایر کارها تحویل دهید.

۲. کارها را در تقویمتان یادداشت کنید

پس از تصمیم گیری درمورد مهم‌ترین کارها، آن‌ها را در تقویمتان یادداشت کنید. اولویت بندی کارها و برنامه‌ریزی برای انجام دادنشان، هنگامی می‌تواند آسان‌تر باشد که هر روز لیست وظایفتان را بررسی کنید. احتمالا وقتی یک یادآور تصویری از کارهایی که باید انجام دهید داشته‌باشید، بیش‌تر و آسان‌تر روی کارهای روزمره تمرکز می‌کنید؛ هم‌چنین، تکمیل کردن این کارها می‌تواند احساس موفقیت و کامیابی را به شما منتقل کند.

۳. حدومرزها را مشخص کنید

وقتی روی وظایف روزتان تمرکز کردید، می‌توانید آن‌ها را با تعیین زمان‌های مشخص برای تمرکز بر کارتان اولویت بندی کنید. ممکن است همکارانی داشته‌باشید که به طور مرتب با شما تماس بگیرند، ایمیل بزنند یا به میز کارتان مراجعه کنند تا درمورد مسائل غیرضروری با شما گپ بزنند. در این شرایط بهتر است به آن‌ها اطلاع دهید که روی یک پروژه متمرکز هستید و بعدا با آن‌ها صحبت خواهید کرد؛ مثلا می‌توانید از آن‌ها بخواهید که در طول صبح مزاحمتان نشوند، اما خوشحال می‌شوید که بعدازظهر با آن‌ها صحبت کنید.

روش دیگر برای اولویت بندی کارها و انجام آن‌ها در زمان تعیین‌شده، تنظیم پیام ایمیل برای این است که افراد بدانند در کدام ساعت از روز به ایمیل‌ها پاسخ می‌دهید. وقتی زمان مشخصی را برای کار بدون وقفه تنظیم کنید، متوجه خواهید شد که بهتر تمرکز می‌کنید و کارهای بیش‌تری را به انجام می‌رسانید.

چند راهکار برای اولویت بندی کارها در محل کار

در ادامه با کمک راهکارهای زیر توضیح می‌دهیم چگونه اولویت بندی کنیم تا به فردی با بهره وری بیش‌تر تبدیل شویم:

۱. عوامل حوا‌س‌پرتی‌ را بیابید

حواس پرتی در طول روز طبیعی است، خواه تمرکزتان را به کار دیگری معطوف کرده و خواه مجبور باشید به همکاری پاسخ دهید. ممکن است برای آرامش و تمرکز مجدد به وقفه‌ای برای استراحت در طول روز نیاز داشته‌باشید. وقتی بپذیرید که وقوع حواس‌پرتی در محیط کار طبیعی است، احتمالا آن را آسان‌تر در برنامه کاری خود می‌گنجانید. 

می‌توانید زمان‌های استراحتتان را برنامه‌ریزی کنید؛ مثلا ۱۰ دقیقه استراحت برای قهوه خوردن در اواسط صبح و ۱۵ دقیقه پیاده‌روی در اواخر بعدازظهر. با این کار می‌توانید در اولویت بندی کارها و اتمام به‌موقع آن‌ها موفق عمل کنید.

۲. در اولویت بندی کارها از تکنولوژی کمک بگیرید

با پیشرفت در تکنولوژی، ابزارهای افزایش بازده و بهره‌وری بسیاری در دسترس هستند که می‌توانند در اولویت بندی کارها و ادامه‌ی‌آن‌ها به شما کمک کنند. دانلود یک برنامه در کامپیوتر برای مدیریت زمان به شما امکان می‌دهد تا میزان کارایی خود را بررسی کنید؛ هم‌چنین، می‌توانید از یک تایمر برای کمک به تمرکزتان روی کارها و تنظیم زمان استراحت استفاده کنید. به عنوان مثال، شما می‌توانید تایمرتان را برای ۱ ساعت کار تنظیم کنید و بعد از آن به مدت ۵ دقیقه استراحت کنید.

۳. در هر زمان یک کار را در اولویت قرار دهید

درست است که انجام چند کار به طور هم‌زمان ممکن است وسوسه‌برانگیز باشد، اما اغلب بهتر است که فقط روی یک کار تمرکز کنید. این استراتژی اولویت بندی کارها، می‌تواند به شما اطمینان دهد که توجه‌تان تمام و کمال فقط بر آن وظیفه متمرکز است؛ بنابراین، می‌توانید قبل از پرداختن به مورد بعدی لیستتان، آن را به طور کارآمد و به نحو احسن به انجام رسانید. هنگامی که کارهای دیگر حواس شما را پرت نمی‌کنند، شانس بیش‌تری برای انجام کار باکیفیت‌تر دارید.

۴. برای اولویت بندی کارها از یک ابزار برنامه‌ریزی استفاده کنید

با نوشتن آن‌چه در ماه آینده باید به انجام رسانید، اولویت بندی کارهای خود را تعیین کنید. به این طریق مشخص کنید که چه کارهایی باید روزانه، در پایان هر هفته و در پایان آن ماه انجام شوند. می‌توانید این مورد را در صفحه یادداشت کنید و سپس آن وظایف را در یک تقویم سازمان‌دهی کنید. برنامه ریزی وظایف بر اساس مهلت مقرر می‌تواند به شما کمک کند تا تمرکزتان را حفظ کنید و کارایی بیش‌تری داشته‌باشید.

۵. وظایف را بر عهده دیگران بگذارید

اگر می‌توانید وظایفی را برای دیگران تعیین کنید یا مسئولیت‌های خود را با همکاران تقسیم کنید، لیستی از تمام مواردی که برای پایان هفته لازم دارید، تهیه کنید و کارهایی را به دیگران واگذار کنید. تصمیم بگیرید که دیگران بدون نظارت شما توانایی انجام کدام کارها را دارند و آن‌ها را به همکارانتان اختصاص دهید تا بتوانید روی مسائلی تمرکز کنید که به توجه فوری شما نیاز دارند؛ به این ترتیب، می‌توانید در اولویت بندی کارهایتان و به‌انجام رساندن آن‌ها بهتر عمل کنید.

چگونه بر مهارت اولویت بندی کارها تأکید کنیم؟

دانستن چگونگی اولویت بندی کارها می‌تواند شما را به عنوان داوطلب شغلی‌ای به کارفرما معرفی کند که بیش‌ از سایرین واجدشرایط است. روش‌هایی وجود دارند که می‌توانید از طریق آن‌ها مهارت‌های اولویت بندی خود را هنگام درخواست برای کار جدید نشان دهید.

این روش‌ها عبارت‌اند از:

مهارت‌ اولویت بندی کارها در رزومه

اگر می‌خواهید رزومه‌تان قوی باشد، باید نمونه‌هایی از مهارت‌های اولویت بندی‌‌ خود را که در شغل قبلی یا فعلی به کار گرفته‌اید یا می‌گیرید، ذکر کنید. شما می‌توانید چندین مهارت را لیست کنید و نحوه‌ی کاربرد آن‌ها را توضیح دهید. به عنوان مثال، شما می‌توانید در قسمت خلاصه یا اهداف در رزومه این مورد را بیان کنید:

«مدیر بازاریابی با ۳ سال تجربه‌ی استفاده از مهارت‌های اولویت‌بندی برای سازمان‌دهی وظایف، با توجه به اهمیت و تعیین ضرب‌الاجل برای بخش بازاریابی، به منظور اطمینان از انجام به‌وقت همه پروژه‌ها.»

مهارت‌ اولویت بندی کارها در توصیه‌نامه

توصیه نامه فرصتی برای صحبت درمورد چگونگی اولویت بندی کارهایتان با جزئیات بیش‌تر است. می‌توانید با خواندن کامل آگهی استخدام و ذکر کلمات کلیدی خاصی (وقت‌شناسی یا منظم بودن) که نشان می‌دهند می‌دانید چگونه در کارتان به‌خوبی اولویت بندی کنید، توصیه‌نامه را متناسب با موقعیت موردنظرتان بنویسید. به عنوان مثال، شما می‌توانید در توصیه‌نامه‌ درمورد مهارت‌های اولویت بندی خود به این شکل صحبت کنید:

« من در شغل قبلی‌ام به عنوان یک منشی، مسئول تعیین وقت قرار ملاقات‌های هر روز برای تیم منابع انسانی بودم. من روزانه تعداد زیادی تماس‌های تلفنی و ایمیل‌ را از کارمندان واجدشرایط دریافت می‌کردم؛ بنابراین، صبح را با پاسخ دادن به تماس‌هایشان سپری می‌کردم و کارهایم را این‌گونه در اولویت قرار می‌دادم. من ایمیلم را بعد‌از‌ظهر، که خیلی مشغول نبودم، چک می‌کردم، چون کار فوری‌ای نبود.»

خلاصه

اولویت بندی کارها در محل کار، در مدیریت زمان و افزایش کارایی به شما کمک می‌کند. محدود کردن عوامل حواس پرتی و استفاده از تکنولوژی، دو نمونه از راهکارهای مؤثر برای اولویت بندی کارها هستند که در بالا به آن‌ها پرداختیم. اشاره به مهارت اولویت بندی در رزومه و توصیه نامه شانس استخدام شما را افزایش می‌دهد. در این مطلب توضیح دادیم چگونه اولویت بندی کنیم و هم‌چنین راهکارهایی برای اولویت بندی در محل کار ارائه دادیم. نظرات خود را با ما به‌اشتراک بگذارید. 

رزومه ساز

با ساختن یک رزومه حرفه‌ای، برای استخدام در بهترین فرصت‌های شغلی اقدام کنید.

منبع: indeed.com