۸ تمرین موفقیت آمیز برای تفویض اختیار که رهبران باید انجام دهند

جفری ففر (Jeffrey Pfeffer) و چارلز اورایلی (Charles O’Reilly)، در کتاب‌‌‌‌ «ارزش پنهان: چگونه شرکت‌‌های بزرگ با انسان‌‌هایی عادی به نتایج خارق‌العاده می‌رسند» ادعا ‌‌‌‌می‌کنند دلایل زیادی برای بیشتر سپردن وظایف تصمیم گیری وجود دارد. طبق این دلایل، تفویض ‌کردن بیشتر وظایف در حوزه تصمیم‌گیری باعث افزایش بهره‌وری، روحیه و تعهد می‌شود. تمام این موارد بر فرهنگ شرکت تاثیر می‌گذارد.

یک مطالعه توسط گالوپ درباره استعدادهای کارآفرینی، نشان می‌دهد شرکت‌‌هایی سریع‌تر رشد ‌‌‌‌می‌کنند که مدیرانشان اختیارات و تخصص‌‌های مختلف را به‌طور موثر به متخصصین تفویض ‌‌‌‌می‌کنند. این شرکت‌ها درآمد بیشتری به‌دست می‌آورند و شغل‌‌های بیشتری خلق ‌‌‌‌می‌کنند. من، دبورا گریسون (Deborah Grayson) به‌عنوان یک مربی رهبری، در این مطلب در مورد تفویض اختیار و چند تمرین برای محول‌کردن موفقیت‌آمیز کارها صحبت می‌کنم.

جان سی ماکسول (John C. Maxwell) در کتاب توسعه رهبران پیرامون‌‌‌‌تان می‌گوید:

اگر می‌خواهید چند کار کوچک را درست انجام دهید، خودتان انجامش دهید؛ اما اگر می‌خواهید کارهای بزرگی انجام دهید و اثر بزرگی به‌جای بگذارید، تفویض کردن کارها را یاد بگیرید.

بسیاری از رهبران با وجود این‌که ‌‌‌می‌دانند باید بعضی از کارها را به دیگران بسپارند، این کار را انجام نمی‌دهند. معمولا مانع این کار ‌‌‌از همان رأس سازمان شروع ‌‌‌‌می‌شود. رهبرهای ارشد معمولا درگیر این مسئله هستند. درک کاری که می‌خواهند محول کنند به آن‌ها در ‌چگونگی محول کردن مسئولیت‌‌‌ها کمک می‌کند. آن‌ها فکر می‌کنند که چه مسئولیتی فرصت یادگیری و رشد را برای کارکنان فراهم می‌کند.

هیئت مدیره ارشد (مانند دیگر مدیرهای سازمان‌‌‌ها) گزینه‌های مناسبی برای نشان‌دادن روش تفویض موفقیت‌آمیز نیستند. احتمال اشتباه شناختی هم وجود دارد. آیا محول‌کردن کارها به این معنی است که رهبران از کارهای مربوط به خودشان آگاه نیستند، یا کم‌کاری ‌‌‌‌می‌کنند؟ زمانی که رهبرهای ارشد یک سازمان نمی‌توانند کارها را تفویض کنند، فرهنگ سازمانی شرکت آسیب می‌بیند.

الی بورد (Eli Broad) نویسنده نیکوکار و مدیرعامل میلیاردر، در کتاب هنر غیرمنطقی بودن می‌نویسد: «ناتوانی در محول‌کردن کارها یکی از بزرگ‌ترین مشکلاتی است که در مدیرهای سطوح‌ مختلف دیده‌ام.» قبل از اینکه مدیران راه موفق و موثر را در تفویض ‌کردن یاد بگیرند؛ باید مقاومت خودشان را در مقابل این کار شناسایی کنند.

رابرت کگان (Robert Kegan) و لیسا لاهی (Lisa Lahey)، اساتید مدرسه عالی ‌‌‌هاروارد در کتاب «مصونیت در برابر تغییر: چگونه بر تغییر غلبه کنیم و نیروی پنهان خودتان و سازمانتان را آشکار کنید» به رهبران بیان اهداف را پیشنهاد می‌دهند؛ سپس از آن‌ها می‌خواهد دلایل مانع انجام کار را توصیف کنند. به‌عنوان مثال، یک مدیر ارشد فروش احتمالا می‌خواهد تماس‌‌های پیگیری مشتریان مهم را به تیم فروش محول کند؛ اما می‌داند که یادداشت‌‌هایش را در پایگاه داده سیستم مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) به‌روز رسانی نکرده است، یا عادت کرده است قبل از تماس اعضای تیم، خودش با مشتریان تماس بگیرد.

کگان و لاهی پیشنهاد ‌‌‌می‌دهند که رهبرها این رفتارها را ارزیابی کنند؛ سپس از خودشان بپرسند: اگر خلاف این کارها را انجام دهند، چه احساسی خواهند داشت؟ اگر به‌روز رسانی پایگاه داده CRM در زمان مشخص به معنای رها‌کردن فعالیت‌‌های مهم دیگر باشد، چه اتفاقی می‌افتد؟ اگر تماس نگرفتن با مشتریان به معنای بی‌توجهی یا بی‌احترامی به آن‌ها باشد و آ‌ن‌ها نیازشان را در کسب‌وکار دیگری برطرف کنند، چه اتفاقی رخ می‌دهد؟ این نگرانی‌‌‌‌‌‌ها «سیستم ایمنی عاطفی» را فعال ‌‌‌‌می‌کنند. این سیستم‌‌‌‌‌‌ها تلاش ‌‌‌‌می‌کنند که احساس ترس، دستپاچه‌شدن، کنترل‌نداشتن و نا امیدی را دور کنند.

همچنین، اعضای تیم هم که وظایف به آن‌ها محول شده است، باید برای شناسایی دغدغه‌‌‌‌‌‌ها و به‌چالش‌کشیدن فرضیه‌‌ها فرایند مشابهی را انجام دهند. این افراد در صورت گرفتن پروژه، نقش یا مسئولیت‌‌های جدید باید همین فرایند را تکرار کنند.

۸ تمرین برای محول‌کردن موفقیت‌آمیز کارها

رهبرانی که محول‌کردن کارها را با موفقیت انجام ‌‌‌می‌دهند، این ۸ تمرینی که تدوین کرده‌ام را اجرا کرده‌اند.

1. آن‌ها فرد را درست انتخاب ‌‌‌‌می‌کنند: انتخاب فرد مناسب برای یک پروژه یا وظیفه فقط به معنای توانایی آن فرد برای انجام کار نیست. چه کسی نیاز دارد این مهارت‌ها را پرورش دهد؟ چه کسی این ظرفیت را دارد؟ چه کسی نسبت به پروژه مورد نظر علاقه نشان داده است؟ چه کسی نقش یا مسئولیت انتخابی را به‌عنوان یک پاداش می‌بیند؟ سرپرستان موفق یا کسانی که کار را به دیگران تفویض ‌‌‌‌می‌کنند توضیح ‌‌‌می‌دهند که چرا شخص خاصی را برای وظیفه خاصی در نظر گرفته‌اند.
2. آن‌ها درباره مسئولیت شخص منتخب و میزان اختیار او شفاف هستند: دانیل پینک (Daniel Pink) در کتاب «محرک: علم اعجاب‌آور چیزی که به ما انگیزه می‌دهد» می‌نویسد: انسان‌‌‌‌‌‌ها اغلب می‌خواهند نسبت به کار، تیم، فن و زمان استقلال و اختیار داشته باشند. سرپرستان موفق به اعضای تیم اجازه ‌‌‌می‌دهند دقیقا درباره میزان اختیارشان بدانند. کجا اختیار کافی دارند و کجا فاقد این اختیار هستند؛
3. آن‌ها دقیقا نتایج دلخواه را توضیح ‌‌‌می‌دهند: در این مرحله، سرپرستان انتظارات موجود درباره نتیجه را دقیقا شرح ‌‌‌می‌دهند (کار چه نتایجی باید داشته باشد.)، انجام کار چه نتیجه‌ای دارد (چرا آن را انجام می‌دهیم.) و معیار اندازه‌گیری موفقیت در وظیفه تفویض شده چیست (در نهایت باید به چه چیزی رسیده باشیم.)؛
4. آن‌ها مطمئن می‌شوند اعضای تیم به منابع مورد نیاز برای انجام کار دسترسی دارند: این منابع ‌‌‌‌می‌تواند آموزش، پول، امکانات، زمان، فضای خصوصی، اولولیت‌‌های تنظیم شده، یا کمک به دیگران باشد؛
5. آن‌ها نقطه‌‌های بررسی، مراحل مهم و زمان‌‌های مشخص بازخورد را تعیین ‌‌‌‌می‌کنند: در نتیجه نه گرفتار مدیریت خرد می‌شوند و نه در مدیریت و رهبری کم‌کاری ‌‌‌‌می‌کنند؛
6. آن‌ها روش‌‌های خلاقانه و جدید اعضای تیم را برای رسیدن به اهداف تشویق ‌‌‌‌می‌کنند: این موضوع خیلی مهمی است؛ که سرپرستان دخالت در روش انجام کارها را کنار بگذارند. تا بتوانند به استقبال روش‌‌های جدید بروند، آن‌ها را شناسایی کنند و به نظرات موثر جایزه دهند؛
7. آن‌ها یک محیط با انگیزه خلق ‌‌‌‌می‌کنند: سرپرستان و رهبران موفق ‌‌‌می‌دانند که چه زمانی تشویق کنند، چه زمانی مربی‌گری کنند، چه زمانی پیش‌قدم شوند، چه زمانی عقب بروند، انتظارات را تنظیم کنند، خودشان را در دسترس دیگران قرار دهند و موفقیت را جشن بگیرند؛
8. آن‌ها با ریسک‌ها و کارهای اشتباه مدارا می‎‌کنند: آن‌ها بروز اشتباهات را به‌عنوان دلیلی برای عدم واگذاری کارها در نظر نمی‌گیرند. این رهبران از اشتباهات و ریسک‌ها به‌عنوان فرصت‌های یادگیری استفاده می‌کنند.

انتخاب اشخاص مناسب و محول‌کردن کارها به آن‌ها به رهبرها کمک ‌‌‌‌می‌کند که منابع‌‌‌‌‌شان را به حداکثر برسانند. تضمین کنند که نیروهایشان روی بالاترین اولویت‌‌‌‌‌‌ها کار ‌‌‌‌می‌کنند. اعضای تیمشان را توسعه دهند؛ و فرهنگی خلق کنند که در آن نه تنها تفویض ‌کردن کارها، روشی درست است، بلکه در فرهنگ شرکت هم جای گرفته است.

استخدام مهندس برق

جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.

منبع: hbr.org