تفویض اختیار؛ از مهارت‌های ضروری برای رهبران (راهنمای جامع)

• تعریف تفویض اختیار
• عناصر تفویض اختیار
• اهمیت تفویض اختیار
• ۶ دلیل که مدیران برای تفویض اختیار خود تردید دارند
• تفاوت بین تفویض اختیار و تخصیص کار
• بهبود مدیریت تیم با تفویض اختیار
• ۸ اشتباه در تفویض اختیار و راه پرهیز از آن
• آمادگی برای تفویض اختیار
• مراحل لازم برای تفویض موفقیت‌آمیز وظایف
• انجام تفویض اختیار به بهترین شکل ممکن
• استفاده از ماتریس تفویض برای تصمیم‌گیری در خصوص تفویض یا عدم تفویض وظایف
• کارهایی که باید تفویض اختیار شوند
• کارهایی که نباید تفویض اختیار شوند

تمام مدیران و رهبران باید هنر تفویض اختیار را به‌طور تمام‌وکمال فرابگیرند. درک چگونگی و زمان مناسب برای محول‌کردن مسئولیت به دیگران در حفظ میزان بالای بهره‌وری هم در سطح فردی و هم در سطح اجتماعی ضروری است. آشنا بودن با نحوه تفویض اختیار، یک مهارت ضروری برای رهبری اثربخش است.

یادگیری چگونگی تفویض اختیار برابر است با ایجاد یک تیم کارآمد و منسجم که می‌تواند ضرب‌الاجل پروژه‌ها را رعایت کند. متأسفانه بسیاری از رهبران نمی‌دانند چطور باید تفویض اختیار را به‌درستی انجام دهند یا حتی در انجام آن مردد هستند. در این مطلب، شما متوجه خواهید شد که تفویض اختیار دقیقا شامل چه چیزهایی می‌شود، واگذارکردن وظایف چه سودی برای تیمتان دارد و همچنین خواهد آموخت چگونه کارتان را به‌طور مؤثری به دیگران محول کنید.

تعریف تفویض اختیار

توانایی تفویض اختیار به یک شرکت یا سازمان این اجازه را می‌دهد که اهداف خود را در قالب وظایف به آن دسته از اعضای تیم که برای انجام وظیفه بیشترین صلاحیت را دارند محول کند. 

عناصر تفویض اختیار

قدرت

یکی از عناصر تفویض اختیار، قدرت است. به‌عنوان یک مدیر داشتن قدرت برای تخصیص منابع به‌صورت پیش‌بینی شده یا پیش‌بینی نشده در هنگام وقوع مشکلات ضروری است. میزان قدرتی که به هر بخش داده می‌شود معمولا کامل و با جزئیات مشخص می‌شود.

مسئولیت‌پذیری

زمانی که قدرت بین اعضا تقسیم شد هر گروه باید مسئولیت کارهای خود را قبول کنند؛ و در خصوص مسئولیت خود و اینکه چرا به هدف نرسیده‌اند پاسخگو باشند. زمان رسیدن به هدف هم همین گروه هستند که پاداش می‌گیرند. زمانی که کارمندی مسئولیتی را بهترین شکل اجرا می‌کند، شایستگی گرفتن قدرت را نشان می‌دهد. زمانی که قدرت را تفویض می‌کنیم باید در نظر بگیریم هر بخش به نسبت قدرتش مسئولیت نیز داشته باشد.

پاسخگویی

پاسخگویی به توضیحی می‌گویند که درنهایت و پس از تفویض اختیار و وظایف برای رسیدن به یک هدف توسط کارمندان در خصوص تفاوت محصول نهایی و اهداف ابتدایی داده می‌شود. پاسخگویی ارتباط مستقیم با مسئولیت‌پذیری دارد. هر فرد به‌تناسب مسئولیتش پاسخگو خواهد بود.

با توجه به اینکه قدرت از بالا به پایین و مسئولیت از پایین به بالا توزیع می‌شود؛ و نوع وابستگی پاسخگویی به مسئولیت پذیری، پاسخگویی نیز فرآیندی پایین به بالا است.

برای مثال اگر شخص الف وظیفه‌ای را به شخص ب محول کند؛ و به او قدرت و اختیارات لازم برای محقق کردن این هدف را بدهد. در خصوص اینکه شخص ب به هدف می‌رسد یا خیر مسئول است، اما این شخص ب است که تمام مسئولیت رسیدن به هدف را به دوش می‌کشد.

اهمیت تفویض اختیار

یک رهبر تأثیرگذار می‌داند چگونه باید تفویض اختیار را انجام بدهد. زمانی که شما بخشی از کارتان را به دیگری می‌سپارید، برای خود وقت خالی ایجاد می‌کنید و به‌صورت روزانه به کارهای بیشتری می‌رسید.

تفویض اختیار مؤثر، همچنین با به‌کارگیری مجموعه مهارت‌های موجود در اعضای یک تیم، بهره‌وری آن تیم را افزایش می‌دهد و به آن‌ها اجازه می‌دهد در این مسیر علاوه بر کسب صلاحیت، دانش خود را هم توسعه دهند. نتیجه، یک کار تیمی با افرادی منعطف است که در زمان نیاز می‌توانند نقش‌ها را با یکدیگر تقسیم کنند.

زمانی که شما تمایل به تفویض اختیار را از خود نشان می‌دهید، در حقیقت فضایی از اطمینان ایجاد کرده، اعتماد سازی می‌کنید و اعمال شما یک سیگنال واضح ارسال می‌کنند:

تفویض اختیار بدین صورت نیست که شما دستورات را فریاد بزنید و امیدوار باشید کارکنان‌تان برای انجام آن‌ها صف بکشند. وظیفه یک مدیر این است که از افرادی که سرپرستی آن‌ها را برعهده دارد بهترین بازده را بگیرد و با انجام این کار بهره‌وری و سود شرکت را به حداکثر برساند.

تفویض اختیار دقیق، به شناسایی و برجسته‌سازی نقاط ضعف و قوت خاص اعضای تیم کمک می‌کند. تفویض اختیار همچنین باعث می‌شود کارکنان، بیشتر غرق کار شوند زیرا ثابت می‌کند مدیران به استفاده از استعداد آن‌ها علاقه دارند.

اکنون دیگر به پرسش «تفویض اختیار چیست؟» پاسخ داده‌ایم و اهمیت آن را هم بیان کردیم، حالا سراغ یک پرسش دیگر خواهیم رفت: چرا برخی مدیران تفویض اختیار نمی کنند؟

۶ دلیل که مدیران برای تفویض اختیار خود تردید دارند

بسیاری از کارآفرینان و مدیران در زمینه تفویض اختیار بسیار بد عمل می‌کنند. اما چرا؟ همان‌طور که پیش از این اشاره شد، بسیاری از سازمان‌ها به مدیران خود نحوه تفویض اختیار را آموزش نمی‌دهند. اگرچه، دلایل دیگری هم وجود دارد که مدیران به‌خاطر آن‌ها برای واگذارکردن اختیارات خود تردید دارند. این دلایل عبارت‌اند از:

۱. مدیران اعتقاد دارند هیچکس نمی‌تواند به‌خوبی آن‌ها از عهده انجام کار بربیاید

مدیران باید تفویض اختیار کنند زیرا مسئولیت آن‌ها مانیتورینگ کارکنان است. آن‌ها نه می‌توانند و نه مجبور هستند که تمام کارها را خودشان انجام بدهند. وظیفه یک رهبر هدایت اعضای تیم، انگیزه‌دادن به آن‌ها و نظارت بر آن‌ها است تا بدین ترتیب، سازمان به هدف خود دست یابد.

۲. مدیران فکر می‌کنند آموزش‌دادن به افراد، زمان زیادی می‌برد

بخشی از راهنمایی اعضای تیم و انگیزه‌دادن به آن‌ها شامل آموزش‌دادن‌شان می‌شود. بدون شک آموزش‌دادن به یک کارمند برای انجام وظیفه‌ای جدید زمان خواهد برد؛ اما آموزش نباید مانعی برای عدم تفویض اختیار باشد. یک مدیر باید این امر را به چشم یک سرمایه‌گذاری ببیند.

تصور کنید آموزش‌دادن به یک فرد برای انجام وظیفه‌ای جدید، روزانه یک ساعت زمان ببرد و خود آموزش نیز به مدت یک هفته ادامه داشته باشد. این یعنی برای انجام آن وظیفه حداقل به پنج ساعت زمان بیشتر نیاز است.

هرچند، با گذشت پنج روز اول از انجام وظیفه توسط کارمند، شما به‌ازای پنج ساعت در هفته زمان صرفه‌جویی کرده‌اید و حالا می‌توانید در این زمان اضافی، مسائل و مشکلات دیگری که شرکتتان با آن‌ها درگیر است را بررسی و برای حل آن‌ها اقدام کنید یا حتی در این زمان اضافه، هر کار دیگری که دوست دارید انجام بدهید.

۳. مدیر چون انگیزه کارکنان اعتماد ندارد، تفویض اختیار نمی‌کند

یکی‌دیگر از وظایف یک مدیر پرورش و تربیت توانایی‌های کارکنان و همچنین کشف نقاط قوت و ضعف آن‌ها در راستای شناسایی مدیران آینده است. بدون تفویض اختیار، شما هرگز نمی‌توانید از سطح انگیزه کارکنانتان برای انجام وظایفشان آگاه شوید.

۴. مدیران می‌خواهند غیرقابل جایگزین باشند

نگرانی از جایگزین‌شدن، یکی از دلایل عدم تفویض اختیار است. اگر شما نگران غیرقابل‌جایگزین‌بودن خود هستید، بهتر است از این نگرانی دست بکشید. شما همین حالا نیز غیرقابل‌جایگزینی هستید. پیداکردن جانشین برای مدیران و رهبران خوب بسیار دشوار است. بنابراین یک مدیر به‌طور طبیعی در سازمانش غیرقابل‌جایگزینی است. اگر در موقعیت رهبری یک سازمان قرار دارید و نگران از‌دست‌دادن شغل‌تان هستید، باید یاد بگیرید که چگونه رهبر بهتری باشید.

۵. مدیران از تنها انجام ‌دادن کارها لذت می‌برند

بسیاری از افراد در‌عین‌حال که از ماهیت تنها انجام‌دادن کارها لذت می‌برند، فرایند خلاقانه انجامِ وظایف یا این نکته را که می‌توانند نتیجه کار را کنترل کنند و بابت آن مورد تشویق قرار بگیرند را هم دوست دارند اما این جزء وظایف یک مدیر نیست.

شما باید به تفویض اختیار، نظارت و کنترل تمایل پیدا کنید و این حقیقت را بپذیرید که افراد مختلف، روش‌های مختلفی برای انجام کارها دارند و گاهی‌اوقات ممکن است این روش‌ها از روش شما نیز بهتر باشند. یک مدیر باید نقش خود به‌عنوان یک ناظر یا تسهیل‌کننده را قبول کند.

۶. مدیران از محول ‌کردن وظایف بیشتر به کارکنانی که وظیفه سنگینی دارند احساس خوبی ندارند

برای یک مدیر کاملا رایج است که احساس کند همه یا برخی از کارکنانش بیش از حد کار می‌کنند یا وظایف‌شان بیش از حد سنگین است. بنابراین اگر کار بیشتری به اعضای تیم خود محول کنید، ممکن است این‌طور به‌نظر برسد که می‌خواهید وظایف بیشتری روی دوش آن‌ها بگذارید. با این وجود، اگر تفویض اختیار به درستی انجام شود (بعدا بیشتر به این موضوع خواهیم پرداخت)، انگیزه کارکنان و رضایت شغلی آن‌ها نیز افزایش خواهد یافت.

تفویض اختیار باعث افزایش سریع بهره‌وری می‌شود ولی تمام مدیران به تفویض اختیار تمایلی ندارند یا در اجرای آن ناتوان هستند، اما چرا؟ در ادامه برخی دیگر از پاسخ‌های رایج  این پرسش را مشاهده می‌کنید:

• ممکن است مدیران از اینکه فرد دیگری بابت تمام ‌کردن یک پروژه تشویق شود رنجیده شوند؛
• شاید مدیران در اصل خواهان تفویض اختیار باشند اما از این می‌ترسند که تیمشان نتواند با افزایش میزان مسئولیت کنار بیاید؛
• مدیران ممکن است گمان کنند کارکنانشان در حالت عادی بیش از حد کار می‌کنند و از افزایش وظایف آن‌ها اکراه داشته باشند؛
• ممکن است مدیران فکر کنند در صورتی که خودشان به‌تنهایی یک وظیفه را انجام بدهند، نتیجه سریع‌تر و به‌سادگی حاصل خواهد شد؛
• مدیران از رها کردن وظایفی که از انجام ‌دادنشان لذت می‌برند خوششان نمی‌آید؛
• مدیران می‌ترسند در صورت محول ‌کردن مسئولیت به کارکنان، مدیران رده‌بالا به این نتیجه برسند که آن‌ها قادر به انجام وظایف خود نیستند.

تفاوت بین تفویض اختیار و تخصیص کار

بسیاری از مردم تصور می‌کنند تفویض اختیار و تخصیص کار، مترادف یکدیگر هستند اما باید بین این دو مفهوم یک تمایز مهم قائل شد. زمانی که شما یک وظیفه را تخصیص می‌دهید، تنها به یک کارمند زیردست دستور می‌دهید تا عمل خاصی را انجام بدهد. کاری که باید بکنند را به آن‌ها می‌گویید و آن‌ها نیز همان کار را انجام خواهند داد، به همین سادگی. 

اما در سمت دیگر، تفویض اختیار شامل انتقال بخشی از کار خودتان به یک شخص دیگر می‌شود. آن اشخاص تنها مجموعه‌ای از دستورالعمل‌ها را دریافت نمی‌کنند. به‌جای ‌آن، کارکنان در نقشی قرار می‌گیرند که ایفای آن نیاز به اتخاذ تصمیماتی دارد و آن‌ها در قبال پیامدهای این تصمیم گیری، باید پاسخ‌گو باشند.

مدیرانی که اختیارات را تفویض نمی‌کنند، خطری برای خود و کسب‌وکارشان محسوب می‌شوند. آن‌ها بیش‌ از‌ حد وظایف را به عهده می‌گیرند و جلوی رشد و پیشرفت افراد تیمشان را می‌گیرند. مدیرانی که قادر به تفویض اختیار نیستند، گلوگاه (bottleneck) تصمیمات و اقدامات انجام‌شده می‌شوند.

بهبود مدیریت تیم با تفویض اختیار

سایر آثار تفویض اختیار درست، به‌صورت زیر است:

۱. افزایش اعتماد بین مدیر و کارکنان

زمانی که شما قدرت و اختیار لازم برای انجام وظیفه‌ای را به یک کارمند اعطا می‌کنید، با انجام این کار نشان می‌دهید به آن کارمند برای انجام همان وظیفه خاص اعتماد کرده‌اید.

تفویض اختیار همچنین نشان می‌دهد که یک مدیر فکر می‌کند کارمندش از صلاحیت لازم برای انجام یک وظیفه خاص برخوردار است. این حس اعتماد و اطمینان بین سرپرست و زیردست یک رابطه قوی ایجاد می‌کند.

۲. افزایش رضایت شغلی با تفویض اختیار

محول‌ کردن وظایف یا تکالیف به اعضای تیمتان به آن‌ها اجازه می‌دهد که حس مالکیت و افتخار نسبت به کارشان پیدا کنند. هیچکس نمی‌خواهد به چشم یک چرخ‌دنده ساده در یک دستگاه دیده شود. هیچ کارمندی دوست ندارد کاری را انجام دهد که هرکس دیگری قادر به انجام آن است. بنابراین واگذارکردن مسئولیت و اختیار در تمام‌کردن یک کار، در افتخار‌کردن کارکنان به کار خود تاثیر به‌سزایی دارد.

۳. افزایش انگیزه

با تفویض اختیار و محول‌کردن وظایف به کارکنان لایق، آن‌ها در نتیجه کار، مالکیت پیدا خواهند کرد. این یک فرصت برای آن‌ها محسوب می‌شود تا خودشان را نشان بدهند و بدرخشند. همه دوست دارند از جانب رییسشان مورد ستایش قرار بگیرند. اگر کارکنان بدانند نتیجه کار آن‌ها به‌عنوان بازتابی از شخصیت خودشان ارزیابی خواهد شد، انگیزه بزرگی پیدا خواهند کرد.

۴. پیداکردن زمان بیشتر برای انجام کارهای دیگر

درست مثل ناخدای یک کشتی، مدیران و رهبران باید شرایط را ارزیابی کنند، مسیر راه را ترسیم نمایند و سکان کشتی را هدایت کنند. ممکن است زمانی که یک فرد دچار مشکل شود آن‌ها وارد عمل شوند اما وظیفه اصلی‌شان فکرکردن به رسیدن به هدف اصلی است.

با تفویض اختیار، اجازه می‌هید خدمه‌تان به پارو زدن فکر کنند و خودتان به قرار داشتن در مسیر درست فکر کنید. در این صورت، شما می‌توانید برای شرکت در سایر فعالیت‌های مهم‌تر، زمان بیشتری دست‌وپا کنید.

۵. توسعه مهارت‌های جدید اعضای تیم با تفویض اختیار

یکی از وظایف مهم هر مدیر این است که به کارکنانش برای یادگیری و رشد کمک کند. کارکنان در عین حال که اشتباهات خود را تصحیح می‌کنند و به یادگیری مهارت جدید می‌پرداز‌ند، نه‌تنها برای شرکت خودشان بلکه در مقیاس بزرگتر برای کل صنعت به یک سرمایه ارزشمند تبدیل می‌شوند. این بخشی از پیشرفت دوران حرفه‌ای هر کارمند است که با تفویض اختیار ممکن می‌شود. این امر همچنین باعث ایجاد انعطاف بیشتر در تیم می‌شود.

۶. تفویض اختیار به‌عنوان یک ابزار ارزیابی خیلی خوب

به‌عنوان یک مدیر، بخشی از کار شما این است که بهترین کارکنان و آن‌هایی را که شایسته ترفیع رتبه هستند شناسایی کنید. شما همچنین باید به فکر این باشید که در زمان ترفیع مقامتان، چه کسی را جایگزین خود کنید. با تفویض اختیار و محول‌کردن مسئولیت‌ها به کارکنان، در موقعیتی قرار خواهید گرفت که می‌توانید از آن‌جا بهترین کارکنان را شناسایی کنید و همچنین کارکنان تنبل را نیز تشخیص بدهید.

با توجه به تمام آن‌چه گفته شد، آثار مثبت تفویض اختیار می‌توانند یک تاثیر همزمان بر روی بهره‌وری، کارایی و سودمندی یک سازمان داشته باشند.

۸ اشتباه در تفویض اختیار و راه پرهیز از آن

۱. عدم درک درست از تفویض اختیار

یکی از اصلی‌ترین اشتباهات در تفویض اختیارات و وظایف، این است که نمی‌دانیم چه کارهایی باید محول شوند. وظایفی را که متناسب با توانایی‌های اعضای تیم شما نیست، به آن‌ها واگذار نکنید. بهترین کار این است که ابتدا توانمندی‌های اعضا را به‌خوبی بشناسید؛ و سپس شروع به تخصیص وظایف کنید.

افراد خود را برای شکست آماده نکنید. بخشی از کار شما دانستن نقاط قوت هر یک از اعضای تیم است. وظایفی به هر فرد محول کنید که در آن برتری دارد.

۲. رها کردن پروژه‌ها و عدم نظارت بر پیشرفت

مدیریت ذره‌بینی و مدیریت‌نکردن بدترین اتفاقی است که می‌تواند رخ دهد. بررسی و چک‌کردن کارها هر چند وقت یک‌بار ایرادی ندارد و بخشی از وظایف شماست.

برای تفویض اختیار درست، زمان بررسی را مشخص کنید؛ تا تیم شما هوشیار و گوش‌به‌زنگ وظایف خود را با توجه به مهلت‎‌های مشخص و واقعی انجام دهد. این امر پاسخگویی و نتایج مورد انتظار را تقویت می‌کند.

۳. واگذاری بیش از حد وظایف در هر بازه زمانی

تا آخرین دقیقه برای تفویض اختیار صبر نکنید! تعلل کردن، بر شما و گروهتان تأثیرگذار است. از روی خستگی و دستپاچگی وظایف را تخصیص ندهید؛ زیرا باعث می‌شود درباره این که چه کسی کدام وظایف را انجام دهد تصمیم اشتباه بگیرید.

درباره انتخاب‌های خود حساس باشید. در تعیین مدت زمان انجام کارها منصفانه و عادلانه برخورد کنید. فراموش نکنید که همه چیز درباره تیم است، نه فقط درباره شما. اگر مطمئن نیستید که یک کار را به چه کسی باید بسپارید، زمان بیشتری را صرف شناخت و درک بهتر تیم خود کنید تا بتوانید بهترین فرد را برای هرکار پیدا کنید.

۴. مدیریت ذره‌بینی و دقیق در تفویض اختیار

مدیریت ذره‌بینی، کنترل دقیق کارمندان و زیر نظر‌گرفتن همه کارها و اطلاع از تمام جزئیات است که یکی از اشتباهات در تفویض اختیار محسوب می‌شود. اگر افراد خود را به‌خوبی آموزش دهید، نیازی به مدیریت ذره‌بینی نخواهید داشت. اگر کار را با مدیریت ذره‌بینی پیش ببرید، کارمندان شما هرگز چیزی یاد نخواهند گرفت.

فضای کافی برای تصمیم‌گیری و رشد افراد فراهم کنید. از آن‌ها حمایت کنید تا مطمئن شوید که کارها را مؤثر انجام می‌دهند؛ اما در ابتدا مهم این است که به‌درستی مشخص شود چه کسی مسئولیت چه کاری را بر عهده دارد؛ تا همه بتوانند روی وظیفه خود متمرکز شوند.

۵. تفویض وظایف بدون تعیین سطح اختیارات

بسیار مهم است که افرادی که به آن‌ها تفویض اختیار یا وظیفه می‌کنید، انتظارات شما را بدانند. شما باید سطح قدرت و اختیاراتی را که هر فرد در کارش دارد، به‌وضوح بیان کنید. آیا آن‌ها در تصمیم‌گیری اختیار و آزادی عمل دارند، یا شما تصمیمات را به‌دقت کنترل خواهید کرد؟ این مسئله به پیچیدگی کار بستگی دارد؛ و حتی در طی مراحل مختلف پروژه تغییر می‌کند.

۶. عدم پذیرش هرگونه اشتباه و شکست

اشتباهات اتفاق می‌افتند. اینکه شما بسیار تلاش کرده‌اید تا از آن‌ها اجتناب کنید اهمیتی نخواهد داشت. اشتباهات کمی، مهلک و غیرقابل‌جبران هستند. بیشتر وقت‌ها، اشتباهات می‌توانند به فرصت‌ها و لحظات آموزنده تبدیل شوند. بهترین محیط برای رشد و پیشرفت، محیطی است که به افراد اجازه می‌دهد اشتباه کنند، از اشتباهات خود درس بگیرند، رشد و تغییر کنند که چنین محیطی با تفویض اختیار شکل می‌گیرد.

فشار و استرس اگر به میزان مناسب اعمال شود بهترین نتایج را از افراد بیرون می‌کشد. پس خوب یاد بگیرید که چقدر فشار اعمال کنید. چقدر آزادی و آرامش بدهید. از همه مهم‌تر، محیطی فراهم کنید که اگر افراد اشتباهی کردند، بدون ترس و تردید نزد شما بیایند و مشکلات را بازگو کنند.

۷. عدم شفافیت درباره اهداف، چشم‌انداز و برنامه زمانی

وقتی تفویض اختیار می‌کنید، انتظار نداشته باشید اعضای تیم ناگهان قابلیت ذهن‌خوانی پیدا کنند و بتوانند همه خواسته‌ها و انتظارات شما را حدس بزنند! واضح و تا حد ممکن خلاصه صحبت کنید. انتظارات خود را دقیق تعریف کنید. شفاف و مشخص آن‌ها را با افراد به اشتراک بگذارید. اهداف پروژه چیست؟ انتظار دارید پروژه تا چه زمانی تکمیل شده باشد؟ موفقیت هر فرد در انجام پروژه با چه معیارهایی سنجیده می‌شود؟

اگر به نظر می‌رسد افراد در پذیرفتن کار یا پروژه تردید دارند، بهتر است پیش از تفویض نهایی وظایف تجدید نظر کنید. با آن‌ها درباره اینکه چرا مطمئن نیستند که از پس این کار برمی‌آیند، گفتگو کنید.

۸. عدم صرف زمان کافی برای بازنگری و مرور کارها در تفویض اختیار

اعتماد به کارمندان بسیار مهم است؛ اما به این معنی نیست که به بازنگری و تأیید کار نیازی ندارید. اگر از مرحله مهم بازبینی بگذرید، تیم شما هرگز نخواهد فهمید که آیا در مسیر درست پیش می‌رود یا نه. وقتی تفویض اختیار می‌کنید، باید همیشه کارهایی را که به شما تحویل داده می‌شود چک کنید.

هرگز کار نیمه‌تمام از کسی قبول نکنید. بازخورد مناسب بدهید تا بتوانند خودشان وظایفشان را تکمیل کنند و یاد بگیرند. اگر نظارت بر کارها را درست انجام دهید، احتمال وقوع چنین مشکلاتی بسیار به‌ندرت خواهد بود.

آمادگی برای تفویض اختیار

سپردن وظایف به دیگران، مهارت حیاتی است. جفری ففر (Jeffrey Pfeffer)، پروفسور آموزش رفتار سازمانی در دانشکده اقتصاد دانشگاه استنفورد و نویسنده کتاب‌های متعدد، می‌گوید:

مهم‌ترین کار شما به‌عنوان یک رهبر، آموزش تفکر به کارمندان و پرسیدن سوال‌های درست از آن‌ها است تا اگر یک روز به مرخصی رفتید، دنیا به جهنم تبدیل نشود.

تفویض همان سپردن وظایف به دیگران است. این کار می‌تواند برای مدیران، کارکنان و سازمان‌ها بسیار مفید باشد. با این‌حال، این ظرفیت مدیریتی بسیار کم استفاده می‌شود و به آن توجهی نمی‌شود. یک تحقیق روی موضوع مدیریت زمان در سال ۲۰۰۷ نشان داد که نزدیک نصف ۳۳۲ شرکتی که در این تحقیق حضور داشتند، در مورد توانایی‌های سپردن وظایف و تفویض کارکنانشان، نگران بودند.

کارول واکر (Carol Walker)، رییس شرکت مشاوره‌ای که روی پرورش مدیران و رهبران جوان تمرکز دارد می‌گوید «بسیاری از مردم می‌گویند که برای این کار زیادی سرشان شلوغ است. این که اگر خودشان کار را انجام بدهند، بازدهی و تاثیر بیشتری دارد»؛ اما ففر و واکر، هر دو اعتقاد دارند که صرفه‌جویی در وقت بهانه است. در ادامه توضیح می‌دهیم پیش از این‌که تفویض اختیار کنید به چه نکاتی توجه کنید. 

۱. به دنبال علامت‌های هشدار باشید

شاید متوجه نشوید که به شکل غیرضروری در حال کار بیش‌ازحد هستید؛ اما علامت‌های هشداری وجود دارند. واکر می‌گوید «یکی از نشانه‌های سنتی کم‌کاری در تفویض این است که شما ساعت‌های طولانی کار می‌کنید و این اضافه کاری‌ها، کاملا واجب هستند. در حالی که کارکنان به اندازه شما کار نمی‌کنند؛ و در ساعت‌های کاری معمول اداری مشغول به کار هستند».

احتمال دارد شما حس کنید که گروه شما مسئولیت پروژه‌ها را برعهده نمی‌گیرد؛ و شما تنها کسی هستید که اهمیت می‌دهید. اگر آن‌ها از عبارت‌هایی مثل «من خوشحال می‌شم اگر بتونم به شما کمک کنم» استفاده می‌کنند، می‌تواند نشان‌دهنده آن باشد که شما زیادی کار می‌کنید و مسئولیت‌ها را به درستی به دیگران محول نمی‌کنید.

۲. دلیل عدم تفویض وظایف را پیدا کنید

مهم نیست که چقدر خودآگاهی دارید. ففر پیشنهاد می‌کند که اصلا باور نکنید که نسبت به این پیش‌داوری‌ها و باورهای متعصبانه، مصون هستید. واکر اشاره می‌کند که رهاکردن این باورهای اشتباه، گاهی بسیار سخت است. حتی فرهنگ سازمانی اجازه آن را نمی‌دهد. او می‌گوید «رهاکردن ایده همیشه متخصص‌بودن، نیاز به اعتماد به نفس زیاد و افق دید وسیعی، حتی در سالم‌ترین محیط‌ها دارد.

در شرکت‌های متوسط این موضوع چالشی‌تر است؛ زیرا در این شرکت‌ها، داشتن یک مدیر خوب، امری حیاتی نیست؛ ولی به‌ثمر رساندن محصول نهایی با بیشترین کیفیت، ضامن ادامه حیات شرکت است»؛ اما قبول این که شما نمی‌توانید همه کارها را خودتان به‌تنهایی انجام بدهید، اولین قدم مهم برای سپردن کارها به دیگران و تفویض است.

۳. کیفیت و کمیت کارتان را بسنجید

وقتی که مانع راه را تشخیص دادید، قدم منطقی بعدی، سازگارکردن رفتارتان است. در واقعیت، افراد کمی هستند که می‌دانند چه چیزی را باید تغییر بدهند و این تغییر چگونه حاصل می‌شود. ففر می‌گوید «اگر از بیشتر مدیران بپرسید که روزشان را چطور سپری کرده‌اند، آن‌ها نمی‌توانند که دقیق تمام روز را به یاد بیاورند».

ففر پیشنهاد می‌کند که دفترچه یادداشت روزانه‌ای داشته باشید که در آن از نحوه گذراندن زمان یادداشت برداری کنید. پس از یک هفته، شما الگوهای رفتاری‌تان را تشخیص می‌دهید. به باور ففر «احتمالا زمان بسیار زیادی را خواهید یافت که روی کارهای معمولی و پیش‌پا‌افتاده صرف شده‌اند. فعالیت‌هایی که می‌توانستند توسط کارمندانتان انجام شوند».

۴. تقسیم وظایف را با کارهایتان ادغام کنید

تفویض نباید به‌گونه‌ای باشد که خودش یک کار جدا بشود. آن را به بخشی از تلاش‌هایتان جهت انجام برنامه پرورش توانایی‌های کارمندان اضافه کنید. با آن‌ها راجع به نوع پروژه‌ها و وظایف شده صحبت کنید تا بتوانند مهارت‌هایی که نیاز دارند را پرورش بدهند.

واکر دراین‌باره می‌گوید «مطمئن شوید که برنامه‌هایتان را برای هر شخص، به‌عنوان بخشی از اهداف عملکردش می‌نویسید. به آن‌ها بگویید که شما چطور می‌توانید در انجام این وظایف کمک کنید». سپس روی یک برگه کاغذ، خلاصه‌ای تهیه کنید. برنامه‌های پرورش هر فرد را در آن بنویسید. برگه را در جایی که قابل‌دیدن باشد، قرار بدهید. به عقیده واکر «این به شما کمک می‌کند که بلافاصله پس از پیش‌آمدن موقعیت‌های تفویض و سپردن کار به دیگران، افراد را در نظر بگیرید و بهترین فرد را انتخاب کنید. این کار سبب می‌شود که کارمند نیز از این ماموریت و وظیفه استقبال کند زیرا می‌داند که چطور در برنامه‌های پیشرفت و توسعه شرکت، نقش دارد».

۵. از دیگران بخواهید که شما را مسئول بدانند

به کارکنان خود اجازه بدهید که اگر کاری را به آن‌‌ها محول نکردید، خودشان هم به دنبال وظیفه‌های جدید باشند. به یاد داشته باشید که بازخورد نشان‌دادن به رییس، کار آسانی نیست. پس این مهم است که واضح نشان دهید نسبت به انتقادات دید بازی دارید؛ و از چنین نظراتی استقبال می‌کنید. همچنین، اجازه بدهید که بدانند آن‌ها مسئول پیشرفت و رشد خود هستند. اگر پروژه‌ای می‌بینند که می‌توانند مسئولیتش را قبول کنند، باید آن را از شما درخواست کنند.

۶. واقعا وظیفه را رها کنید

پس از آن که کار را به دیگری سپردید، وظیفه شما به‌عنوان یک مدیر آن است که بر کار کارمندتان نظارت و او را حمایت کنید. نه این که به او دستور بدهید چه کار کند. ففر می‌گوید «تفویض، تصمیم گیری به جای کارمندتان نیست. مهارت‌های فکرکردن در مواقع بحرانی را در کارمندانتان پرورش بدهید. تا مداخله آن‌ها در کارها بهتر شوند. به کارمندانتان فضا و فرصت بدهید. اگر می‌خواهید که افرادتان یاد بگیرند، اجازه بدهید که اشتباه کنند و بفهمند که چطور باید این اشتباهات را تصحیح کنند». در این موضوع حواستان را جمع کنید. توجه کنید اگر بیش از حد بی‌خیال باشید کار از دستتان خارج می‌شود.

به عقیده واکر «در حالی که شما نمی‌خواهید به افرادتان بگویید که چطور باید کار را انجام بدهند، باید در جایگاهی باشید که عملکرد و پیشرفتشان را ارزیابی کنید». کاری که به دیگری سپردید را کاملا از یاد نبرید. در آن درگیر بمانید اما اجازه بدهید که کارمندتان پیشرو و رهبر انجام آن باشد.

۷. از تجربه درس بگیرید

هنگامی که کارهای بیشتری را به دیگران سپردید، به نتایج دقت کنید. از اشتباهاتتان درس بگیرید. از خودتان بپرسید که چطور می‌توانید این روش را بهبود ببخشید؟ آیا می‌توانید وظایفی با پیچیدگی بیشتر را نیز به دیگری واگذار کنید؟ آیا باید به کارمندانتان آزادی عملی بیشتری بدهید؟ آیا باید از فاصله نزدیک‌تری به پیشرفت کار نظارت کنید؟ در حالی که تمرین می‌کنید و یاد می‌گیرید، صبوری کنید. ففر می‌گوید:

شما از باور ذهنی «من می‌توانم هر کاری را بهتر از بقیه انجام بدهم» به باور ذهنی «من اجازه خواهم داد که افرادم یاد بگیرند» رسیده‌اید. شاید این موضوع زمان ببرد، اما نتیجه نهایی، عالی خواهد بود.

اکنون اکه اهمیت تفویض اختیار را درک کرده‌اید و برای سپردن وظایف به دیگران آماده هستید، در ادامه مرحله به مرحله توضیح می‌دهیم چگونه تفویض اختیار را انجام دهید.

مراحل لازم برای تفویض موفقیت‌آمیز وظایف

بهترین راه برای محول‌کردن وظایف چیست تا از طریق آن، شما بتوانید با ترس از تفویض اختیار مبارزه کنید؟ آیا تشکیل یک تیم کارآمد و سریع‌تر کارکردن روش مناسبی است؟ حال که اهمیت تفویض اختیار را درک کردید، در ادامه به راهنمای قدم به قدم تفویض اختیار می‌پردازیم.

۱. زمان مناسب برای تفویض اختیار را بدانید

با درک این‌که در یک شرایط خاص به چه میزانی از نظارت نیاز دارید، می‌توانید بهترین روش برای توانمند سازی کارکنان را تعیین کنید. هفت سطح از تفویض اختیار وجود دارد که سطوح متفاوتی از مسئولیت‌پذیری برای کارکنان را به همراه دارد.

تفویض اختیار، هماهنگ با نوعی طیف رخ می‌دهد. پایین‌ترین سطح تفویض اختیار زمانی رخ می‌دهد که شما به افراد دیگر می‌گویید چه کاری انجام بدهند. این روش فرصت کوچکی را برای تجربه رویکردهای جدید در اختیار کارکنان قرار می‌دهد.

بالاترین سطح توانمندسازی از تفویض اختیار، زمانی رخ می‌دهد که شما بیشتر نظارت خود روی یک پروژه را به یک کارمند محول کنید. دانستن چگونگی تفویض اختیار به شما کمک می‌کند تا نحوه ایجاد بهترین اتصال بین افراد با وظایفی که بیشترین کاربرد را از استعدادهای فرد می‌گیرند درک کنید.

زمانی که این کار به‌درستی صورت بگیرد، شما قطعا در پایان کار بهترین نتیجه را کسب خواهید کرد. زمانی که می‌خواهید برای نحوه تفویض اختیار تصمیم بگیرید به سؤالات زیر توجه کنید:

• آیا شما می‌توانید مسئول این وظیفه باشید یا فرد دیگری می‌تواند از عهده انجام آن بربیاید؟
• آیا این وظیفه برای به‌موفقیت‌رسیدن، به توجه شما نیاز دارد؟
• آیا این وظیفه به یک کارمند برای توسعه مهارت‌هایش کمک خواهد کرد؟
• آیا برای آن‌که نحوه انجام این کار را به کسی یاد بدهید وقت دارید؟
• آیا انتظار دارید که وظایفی از این قبیل در آینده نیز مجددا رخ بدهند؟

۲. بهترین فرد برای انجام کار را مشخص کنید

به‌منظور مفید واقع‌شدن تفویض اختیار، شما باید قدرت را به یکی از اعضای مناسب تیم واگذار کنید. هدف شما ایجاد شرایطی است که در آن خود شما، شرکت شما و کارمند موردنظر یک تجربه مثبت داشته باشند. به مهارت‌های عضو تیم، تمایل به یادگیری وی و سبک کاری و علایق او فکر کنید. اگر آن‌ها توانایی‌ و علاقه انجام وظیفه موردنظر را داشته باشند و بتوان آن‌ها را هدایت کرد، با اثرگذاری بهتری می‌توانند کار را به نتیجه برسانند.

هرزمان که ممکن است، فرصت استفاده از توانایی‌های یک کارمند را در اختیارش بگذارید. امکان دارد کارکنان کم‌تجربه در مقایسه با افراد کهنه‌کار به راهنمایی بیشتری نیاز داشته باشند. در ادامه ۱۰ نکته برای تشخیص مناسب‌ترین فرد برای تفویض اختیارات و وظایف بیان می‌کنیم: 

۱. فردی با توانایی کافی برای انجام کار انتخاب کنید

انتخاب فردی بدون مهارت‌های پایه‌ای برای انجام کار باعث شکست آن فرد، تیم و حتی سازمان خواهد شد. بنابر این انتخاب فرد مناسب برای تفویض اختیار اهمیت فراوانی دارد. نیازی نیست شخص همه مهارت‌های مورد نظر را داشته باشد، بلکه باید قادر به یادگیری آن مهارت‌ها در مدت زمان مشخص باشد. برای مثال اگر شما تا روز جمعه به فردی با مهارت‌هایی کامل و دقیق نیاز دارید؛ سراغ یک نیروی تازه‌کار بدون هیچ پیش‌زمینه‌ای نروید.

اما اگر می‌خواهید وظایف یا کاری را در تیم از فردی به فرد دیگری با پتانسیل انجام آن کار ولی بدون تجربه‌ کافی منتقل کنید؛ وقت بگذارید. او را تعلیم دهید و راهنمایی کنید. در این‌ صورت روی یادگیری و توسعه توانایی‌های فرد سرمایه‌گذاری می‌کنید.

۲. کسی را انتخاب کنید که زمان دارد یا می‌تواند وقت کافی پیدا کند

یکی از دلایلی که باعث می‌شود کاری را واگذار کنیم، نداشتن وقت کافی برای انجام آن کار توسط خودمان است. اگر شما برای تفویض اختیارات و وظایف، کسی را انتخاب کنید که حجم کارهایش از خودتان بیشتر است، نباید انتظار داشته باشید که کار درست انجام شود. حداقل باید وظیفه‌ آموزش کارکنان را در خصوص اولویت‌بندی مجدد کارها، بر عهده بگیرید.

۳. کسی را انتخاب کنید که تمایل دارد کار را به عهده بگیرد

۴. کسی را انتخاب کنید که کار برای او انگیزه ایجاد می‌کند

اگر شما فردی را با علاقه به پیشرفت و گرفتن آن مسئولیت انتخاب کنید، آن فرد انگیزه‌ کافی برای انجام کار را خواهد داشت و تفویض اختیار و وظایف به او بسیار آسان‌تر است. این‌که فردی علاقه‌مند به انجام کاری باشد که شما نیز از انجام آن لذت می‌برید و همچنین فکر می‌کنید در آن کار بسیار خوب عمل خواهد‌کرد، کلافه کننده است. این کار ممکن است به اعتمادبه‌نفس شما به عنوان مدیر هم لطمه بزند.

مدیری که می‌تواند کارها را بر اساس نقاط قوت و توانایی‌های افراد به آن‌ها اختصاص دهد و راحت اعتراف کند که یکی از کارکنان در انجام یک مسئولیت مشخص از خود او بهتر است، یک مدیر قدرتمند است.

۵. کسی را انتخاب کنید که با انجام این کار پیشرفت کند

تفویض ‌کردن، موقعیتی برای توسعه‌ دانش جدید، مهارت و فهم عمیق‌تر سازمان و چگونگی عملکرد آن است. شما باید تفویض اختیار را شروع ارتقا و پیشرفت ببینید؛ و آن را یک فعالیت مثبت در نظر بگیرید. با توسعه تیم، افراد انگیزه می‌گیرند؛ و عملکرد بهتری خواهند داشت.

۶. برای تفویض اختیار، فرد مورد علاقه‌تان را انتخاب نکنید

اغلب ما یکی دو نفر در تیم داریم که با آن‌ها راحت‌تر ارتباط برقرار می‌کنیم. افرادی که همیشه به انجام کار تمایل نشان می‌دهند. اگر همیشه کارها را به آن افراد واگذار کنیم، در مورد خود آن افراد و برای بقیه‌ تیم، ناعادلانه است. سعی کنید انتخاب شما بر اساس مهارت‌ها و حجم کار کل گروه باشد. در این صورت همه فرصت پیشرفت و توسعه دارند.

۷. در تفویض اختیار، سعی نکنید مساوات را برقرار کنید

در هر حالتی شما باید برای انجام هر کار، فردی را مناسب آن کار انتخاب کنید. تفویض کردن وظایف و کارها به ‌شکل نوبتی، به شما و تیم کمک نمی‌کند. شما همیشه برای انتخاب فرد مناسب یک کار، به‌جای این‌که وظایف را مثل شیرینی تقسیم کنید، باید با استراتژی عمل کنید و همه جوانب را در نظر بگیرید.

۸. الزامی به انتخاب ماهرترین فرد نگذارید. آیا می‌توانید فرد دیگری را نیز پرورش دهید؟

هنگام تفویض ‌اختیار، سپردن کارها به ماهرترین فرد گروه بسیار وسوسه‌انگیز است؛ اما این کار ممکن است باعث از بین‌بردن فرصت رشد مهارت‌های یک فرد توانای دیگر باشد. اگر فردی پتانسیل توسعه‌ مهارت‌های لازم و درک آن‌ها را دارد؛ و اگر شما هم زمان کافی را برای تعلیم و پشتیبانی او دارید، سرمایه‌گذاری در داشتن تیمی با دو فرد توانمند به‌جای یک نفر، می‌تواند گزینه‌ خوبی باشد.

۹. همیشه وظایف را به کسی که بیشترین تمایل را نشان می‌دهد تفویض نکنید. این کار دیگر اعضای تیم را بی‌انگیزه می‌کند

لزوما علاقه‌مندترین فرد همان شخص مناسب برای آن کار نیست. بلکه کسی است که تمایل زیادی به گرفتن کار اضافی دارد. احتمالا آن فرد به دنبال ارتقای شغلی است؛ یا این‌که می‌خواهد شما را تحت تأثیر قرار دهد؛ یا به‌دنبال پاداش آخر سال است. باز هم در این موقعیت باید استراتژی داشته باشید. آیا این افراد علاقه‌مند به انجام کار مهارت کافی دارند؟ آیا آن‌ها وقت کافی و حجم کار مناسب دارند؟ آیا افراد دیگر در تیم به همان اندازه واجد شرایط برای تفویض اختیار هستند؟ همیشه بر اساس سود بلند مدت گروه و شرکت تصمیم بگیرید. در این صورت تصمیم‌های شما منطقی خواهند بود.

۱۰. کارها را به روش مؤثر به افراد تفویض کنید

چه یک مدیر تازه‌کار باشید، چه سال‌ها سابقه‌ مسئولیت‌های مدیریتی داشته باشید، تفویض اختیار، اغلب کار دشواری به‌ نظر می‌رسد. گاهی شرکت در دوره‌ یک‌روزه‌ یا کوتاه‌مدت مدیریت و مهارت‌های تقسیم کار، به شما ایده‌های جدید، ابزار جدید و اعتمادبه‌نفس را برای انجام این کار به شما می‌دهد.

۳. برای متقاعد‌کردن فرد موردنظر با او صحبت کنید

پس از آن‌که بهترین فرد برای تفویض اختیار را پیدا کردید، باید او را برای پذیرفتن مسئولیت جدید راضی کنید. به آن‌ها بگویید چرا برای این کار انتخاب شده‌اند. زمانی که به دیگران نشان بدهید حامی رشد آن‌ها هستید، محیطی از اعتماد بین یک‌دیگر می‌سازید. همچنین برایشان شفاف کنید که انجام این کار چه سودی برای آن‌ها دارد. مطالعه‌ای در دانشگاه کلمبیا نشان‌داده‌است کارمندانی که متوجه هستند انجام هر وظیفه چه سود و دستاورد جدید برای آن‌ها دارد با اشتیاق بیشتری کار می‌کنند.

سرمایه‌گذاری بر روی کارکنانی که وظایف محول‌شده را به‌چشم فرصت می‌بینند احتمالا نتیجه بهتری نیز دارد. زمانی که با کارکنان جدید کار می‌کنید، تمایلتان به ارائه حمایت و بازخورد بی‌وقفه را بروز بدهید. در رابطه با کارکنان باتجربه، از افکار و تجربه‌های آن‌ها استفاده کنید.

۴. در رابطه با وظیفه مورد نظر شفاف باشید

جهت تفویض اختیار، لازم است که به کارکنان توضیح بدهید چرا انجام پروژه موردنظر ضروری بوده، از آن‌ها چه انتظاری دارید و موعد تعیین‌شده برای پایان پروژه چه زمانی است. اگر بدانند چه انتظاری از آن‌ها دارید، احتمالا راحت‌تر بتوانند کار را به نتیجه برسانند. با تعیین انتظارات واضح از کارکنان به آن‌ها برای انجام وظیفه کمک می‌کنید.

چند هدف برای مقاطع خاصی از پروژه تعیین کنید تا بتوانید بدون مدیریت ذره‌بینی، پیشرفت آن‌ها را بررسی نمایید. اگر یک کارمند نتوانست به یکی از اهداف برسد، شما می‌توانید بدون رسیدن مهلت پایانی، مشکل کار را برطرف و مسیر را تصحیح کنید.

این نوع از پاسخگوبودن در قبال مسئولیت معمولا در دانشگاه‌ها دیده می‌شود. اگر دانشجویان زمان تحویل و نیازهای اساسی برای انجام یک مقاله تحقیقاتی را بدانند احتمالا پروژه را به شب آخر محول خواهند کرد.

بسیاری از برنامه‌ریزی‌ها، دانشجو را به ملاقات با مشاورین به‌صورت هفتگی وادار می‌کنند تا از آن‌ها راهنمایی بگیرند، کارشان را تصحیح کنند و پیش از فرارسیدن موعد نهایی، پیچیدگی‌های روششان را برطرف سازند. این اقدامات، دانشجویان را برای موفقیت آماده می‌کنند و درعین‌حال فضای لازم برای دستیابی به یک نتیجه خوب را در اختیارشان قرار می‎‌دهند.

۵. از کارکنان خود حمایت کنید

برای دستیابی به بهترین نتایج تفویض اختیار، افراد زیردست شما به منابع و حمایتتان نیاز دارند. برای آن‌که کارکنان مهارتشان را توسعه بدهند و حتی مهارت های نرم و سخت جدیدی کسب کنند، آموزش و منابع مورد نیازشان را تأمین کنید.

اگر بخواهید منابع را قبل از آغاز کار تأمین کنید ممکن است زمان بیشتری صرف شود اما با انجام کار به شکل درست، در زمان صرفه‌جویی خواهید کرد. برای وظایف تکرارشونده، این آموزش به‌صورت پی‌درپی جواب خواهد داد.

گاهی‌اوقات کارکنان برای آن‌که متوجه شوند کدام کار را به‌خوبی انجام می‌دهند و چگونه می‌توانند پیشرفت کنند به کمک نیاز دارند. ارائه بازخورد موثر و دریافت آن، یک بخش ضروری از تفویض اختیار است. این مورد همچنین یک راه خوب برای نظارت بر وظایف محول‌شده به‌عنوان یک مدیر است. درعین‌حال که می‌توانید از روند پیشرفت کار آگاه شوید، در قبال کارکنانتان نیز مرتکب مدیریت ذره‌بینی نخواهید شد.

در طول انجام پروژه، به‌طور دوره‌ای از کارکنان خود بپرسید آیا به حمایت یا توضیح نیاز دارند یا نه. نشان بدهید که به آن‌ها برای انجام کار اعتماد دارید و می‌‌خواهید فضایی مناسب برای سؤال‌پرسیدن و ارائه بازخورد برای آن‌ها ایجاد کنید. این بازخورد به شما در جهت تقویت تفویض اختیار کارها کمک خواهد کرد.

۶. قدردانی‌تان را نشان بدهید

در طول بررسی‌های دوره‌ای، موفقیت‌هایی را که تاکنون در پروژه حاصل شده‌اند، شناسایی کنید. از اینکه کارکنان‌تان در راستای رسیدن به هدف پیشرفت کرده‌اند قدردانی کنید. تقدیر از کارمندان و جشن‌گرفتن موفقیت‌های کوچک برای حفظ انگیزه‌ی آن‌ها بسیار مهم است.

یک نکته در رابطه با تفویض اختیار، این است که اگر کارکنان بدانند که شما متوجه تلاش آن‌ها شده‌اید، با تأثیرگذاری و تعهد بیشتری کار خواهند کرد. اگر خوب کارکردن یکی از کارکنان را تشخیص بدهید، آن‌ها هم کیفیت موردانتظار شما برای آن کار را درک خواهند کرد. این باعث می‌شود در پروژه‌های آتی، آن‌ها با اشتیاق بیشتری خواهان کارکردن با شما باشند.

۷. به ارزیابی کار بپردازید

آخرین مرحله‌ی تفویض اختیار، ارزیابی کار است. پس از اتمام کار و تقدیر از کارمندان، زمان ارزیابی است. ارزیابی یک نیاز قطعی است. اگر می‌خواهید از کار انجام‌شده درس بگیرید و در آینده از این درس‌ها استفاده کنید؛ پس از پایان کار با اعضای تیم خود جلسه بگذارید و جنبه‌های مختلف کار را بررسی کنید. درباره انتظارات اعضای تیم پیش از شروع کار، چالش‌هایی که با آن‌ها روبرو شدند و چگونگی برخورد با این چالش‌ها سؤال کنید.

از این اطلاعات به‌عنوان نقشه راه برای پروژه‌های بعدی استفاده کنید. به راهکارهای بهتری که می‌توانستید در این پروژه به کار بگیرید فکر کنید. چه ایده‌های جدیدی را می‌توانستید به کار بگیرد. در نهایت برای اطمینان از فراموش‌نشدن این اطلاعات با ارزش آن‌ها را دسته‌بندی و ذخیره کنید.

انجام تفویض اختیار به بهترین شکل ممکن

در بخش‌های بالا درباره ماهیت تفویض اختیار و مزایای آن و گام‌های تفویض اختیار موفقیت‌آمیز صحبت کردیم. اما شما چگونه می‌توانید به‌عنوان یک مدیر، تفویض اختیار را به تاثیرگذارترین شکل ممکن انجام بدهید و به نتایج مذکور دست پیدا کنید؟ در ادامه برخی از تکنیک‌ها و روش‌های مهمی که در شروع تفویض اختیار به شما کمک خواهند کرد را با یک‌دیگر مرور می‌کنیم.

۱. از نتیجه شروع کنید و به عقب بازگردید

زمانی که می‌خواهید به یک کارمند تفویض اختیار کنید، این کار را با توضیح‌دادن این‌که نتیجه کار باید به چه شکل باشد آغاز نمایید.

برای مثال: «من می‌خواهم تو را به‌عنوان مسئول فعالیت X انتخاب کنم و هدف فعالیت X تبدیل ABC به DEF در مدت زمان دو هفته و به ازای هزینه‌ای کمتر از ۱۰۰ واحد پولی است». با استفاده از این روش ابتدا هدف تعیین می‌شود، بدون آن‌که روش دستیابی به آن هدف به کارمند گفته شود.

۲. هنگام تفویض اختیار، به کارکنان‌تان استقلال بدهید

استقلال دادن به کارکنان در تفویض اختیار، ممکن است برای مدیران دشوار باشد اما شما باید بدانید که گاهی بهتر است پا پس بکشید و متوجه شوید که راه‌های بسیار مختلفی برای حل‌کردن یک مشکل وجود دارند. اگر به کارکنان خود اجازه بدهید راه‌حل مشکلات را خودشان پیدا کنند، موارد مختلفی را یاد می‌گیرند و معمولا این روش نتیجه بهتری را به همراه دارد.

۳. برای برآورده‌کردن تقاضا، به کارکنان خود اختیار عمل بدهید

این مورد در تفویض اختیار بسیار مهم است! محول‌کردن مسئولیت انجام یک وظیفه بدون اعطای اختیار موردنیاز برای تکمیل آن وظیفه تنها باعث می‌شود بار اضافی روی دوش آن کارمند قرار بگیرد. اگر در انجام این توصیه دچار اشتباه شوید، به‌جای افزایش انگیزه و رضایت شغلی در کارکنان، تنها باعث ایجاد حس خشم و رنجش در آن‌ها خواهید شد.

۴. مجموعه مهارت‌های یک کارمند را با شخصیت آن‌ها تطبیق بدهید

به یک فرد درونگرا، وظیفه اداره یک جلسه ملاقات را محول نکنید. به‌طور مشابه، افراد برونگرا را به‌عنوان مسئول حسابداری انتخاب نکنید. پیش از این‌که تفویض اختیار کنید، باید به‌خوبی بدانید کارکنانتان چه نوع افرادی هستند و مهارت‌های آن‌ها شامل چه مواردی می‌شود. یک مدیر خوب باید هر وظیفه خاص را به فردی که برای انجام آن مناسب باشد محول کند.

۵. کارکنان باید از منابع مناسب برای انجام وظایف برخوردار باشند

شما باید اطمینان یابید کارکنانی که وظایف به آن‌ها محول می‌شود از زمان، پول، آموزش، منابع، فضای کاری و کمک کافی از جانب دیگران برای تمام‌کردن کار برخوردار هستند. اگر کارکنان به اندازه کافی تأمین نشوند، شکست در انجام کار تقصیر آن‌ها نخواهد بود و مقصرش شما هستید که هنگام تفویض اختیار، منابع کافی برای آن‌ها تهیه نکرده‌اید.

۶. نظارت کنید و از مدیریت ذره‌بینی بپرهیزید

بهترین راه برای انجام این کار، تعیین یک بازه زمانی با نقاط بررسی منظم است. این به کارکنان اجازه می‌دهد در عین حال که برای جلوبردن پروژه روی آن‌ها حساب باز می‌شود، از خودشان هم استقلال داشته باشند. نظارت داشتن بدون مدیریت ذره بینی، همچنین به کارمند اجازه می‌دهد سؤال بپرسد و در فواصل زمان منظم برنامه ریزی شده، از نظرات مدیریت آگاه شود.

لازم است که بعد از تفویض اختیار به اعضای تیم، مدام در حل بررسی صحت عملکرد آن‌ها نباشید و از عملکرد تیم اطمینان داشته باشید. اگر قرار باشد تمام مدت نگران عملکرد اعضای تیم باشید و مدام در کار آن‌ها سرکشی کنید زمان را از دست می‌دهید. در چنین شرایطی تفویض نکردن کارها بهتر از تفویض آن است.

۷. یک محیط انگیزه‌بخش ایجاد کنید

مدیرانی که تفویض اختیار را با بیشترین موفقیت انجام می‌دهند همان‌هایی هستند که می‌دانند چه زمانی کارکنان خود را تشویق یا هدایت کنند و چه زمانی در کار مداخله کنند یا حتی پا پس بکشند. این مدیران همچنین می‌دانند که باید موفقیت‌ها را جشن گرفت.

۸. در قبال اشتباهات بردبار باشید

شما بدون پذیرفتن ریسک‌ها و مخاطرات، هرگز نمی‌توانید نوآوری داشته باشید و از سوی دیگر، پذیرفتن ریسک نیز عاری از اشتباه نخواهد بود. صبوری کنید و از اشتباهات به‌عنوان یک ابزار یادگیری استفاده کنید. اجازه ندهید اشتباهات به عامل ترس شما تبدیل شوند.

استفاده از ماتریس تفویض برای تصمیم‌گیری در خصوص تفویض یا عدم تفویض وظایف 

تا این‌جای مطلب، ما با ماهیت، دلیل و نحوه تفویض اختیار آشنا شدیم. اما حالا این سؤال در برابرمان قرار می‌گیرد که چگونه تصمیم بگیریم وظایف مختلف را می‌توان به دیگری محول کرد یا خیر؟در رابطه با این پرسش، دیدگاه‌های متفاوتی وجود دارد. یک دیدگاه این است که در یک نقطه خاص، با کمترین استثناء، هرچیزی که پتانسیل تفویض اختیار دارد باید به کارکنان محول شود.

یک روش خوب برای مشخص کردن وظایفی که باید تفویض شوند، استفاده از ماتریس تفویض است که در آن، وظایف را از نظر اولویتشان برای تفویض به ۴ دسته تقسیم می‌کند. رهبران با استفاده از این ماتریس می‌توانند بر حسب میزان مهارتشان روی کار مورد‌نظر یا علاقه‌ای که به آن دارند، در مورد تفویض وظایف تصمیم‌گیری کنند. مثلا اگر به‌عنوان مدیر به کاری علاقه دارید و در آن از مهارت خوبی برخوردار هستید، نباید آن را تفویض کنید.

کارهایی که باید تفویض اختیار شوند

با توجه به موارد زیر، تعیین کنید که کدام کارها برای محول‌شدن به کارکنان مناسب هستند.

۱. کارهای کوچکی که روی هم انباشته می‌شوند‍

این کارها و وظایف به قدری کوچک هستند که در رفتن از مسئولیت آن‌ها ممکن است غیرممکن به‌نظر برسد اما با گذر زمان روی یکدیگر انباشته می‌شوند. این وظایف هرگز مهم یا فوری نیستند و حتی اگر تنها چند دقیقه وقت ببرند، ممکن است در نهایت شما را از چهارچوب صحیح کارکردن خارج کنند.

برای مثال، ثبت‌نام در یک کنفرانس یا رویداد، اضافه‌کردن آن به تقویمتان و رزرو هتل و پرواز را درنظر بگیرید. هرکدام از این کارها به‌تنهایی زمان زیادی نمی‌برند اما ممکن است همه آن‌ها روی هم انباشته شوند.

۲. کارهای کسل‌کننده که هر کسی می‌تواند انجام دهد

وظایفی که نسبتا ساده هستند، به احتمال زیاد برای وقت شما بهترین گزینه محسوب نمی‌شوند. وظایف بسیار سرراست را می‌توان به کسی دیگری جز خودتان محول کنید. برای مثال، تهیه یک فایل اکسل از حساب‌های شرکت و کدگذاری رنگی آن‌ها وظیفه آسانی است که هرکس دیگری می‌تواند آن را انجام دهد و باید مورد تفویض اختیار قرار بگیرد.

۳. وظایف وقت‌گیر که از پیچیدگی برخوردارند

یکی از دلایل اصلی تفویض اختیار، ذخیره زمان است. وقتی کاری زمان زیادی از شما می‌گیرید؛ تفویض ‌کردن آن کار درستی است. به‌جای صرف‌ ۱ هفته روی ۱ پروژه، بهتر است چند ساعت کار را برای کارکنانتان توضیح دهید؛ تا آن‌ها مسئولیتش را بپذیرند.

با این روش، نه تنها وقتتان آزاد می‌کنید؛ بلکه کارها سریع‌تر انجام می‌شوند. تفویض‌کردن یعنی کار را بین افراد تیم پخش‌کردن. افراد بیشتری می‌توانند هم‌زمان روی پروژه کار کنند. در نتیجه مقدار قابل توجهی از کار کم می‌شود. آسان‌ترین راه برای انجام وظایف وقت‌گیر در هنگام کمبود وقت، تفویض اختیار است.

این وظایف همان کارهایی هستند که اگرچه ممکن است مهم باشند و حتی گاهی‌اوقات از پیچیدگی برخوردار باشند اما زمان زیادی به خود اختصاص می‌دهند و لازم نیست شما ۸۰ درصد تکلیف ابتدایی آن را انجام بدهید.

شما به‌راحتی می‌توانید زمانی که ۸۰ درصد کار انجام شده وارد عمل شوید و گام‌های بعدی این کار را تأیید کنید یا در صورت لزوم، درباره آن نظر بدهید و مسیر آینده‌اش را مشخص کنید.

۴. کارهایی که آموزش لازم دارند 

این وظایف شاید در نگاه اول پیچیده به‌نظر برسند اما می‌توان آن‌ها را به صورت یک سیستم با مراحل مشخص بیان کرد تا به فرد دیگری محول شود. شما نیز در‌عین‌حال می‌توانید بررسی کیفیت و تایید نهایی را انجام بدهید.

برای مثال، می‌توانید به منشی خود یاد بدهید فایل ارائه در جلسه ماهانه را چگونه آماده کند و این فایل را به دست سایر اعضای تیم برساند. از این طریق شما قادر خواهید بود زمان قابل توجهی برای خودتان دست‌وپا کنید.

۵. کارهایی که مهارت زیادی لازم دارند

برخی از وظایف در حیطه‌ای قرار می‌گیرند که شما برای انجام آن به‌خوبی آماده نیستید و یا حتی تبحر بالایی در آن ندارید. به‌طور کلی بهتر است این کارها به افرادی تفویض اختیار شوند که در انجام آن مهارت دارند.

برای مثال، اگر شما نمی‌دانید برای اسلایدهای پاورپوینت ملاقات گروهی چگونه طراحی بصری جذابی انجام بدهید، بهتر است یکی از اعضای تیم که در این زمینه مهارت دارد وارد عمل شود.

۶. کارهایی که حساس به زمان هستند

این کارها همان وظایفی هستند که نسبت به زمان حساس‌اند اما با اولویت‌های دیگر در رقابت هستند. برای انجام همزمان تمام این کارها وقت کافی وجود ندارد پس بهتر است وظیفه‌ای که به زمان حساس است و اهمیت دارد را با تفویض اختیار به فرد دیگر محول کنید تا آن کار به صورت موازی با سایر وظایفی که مهلت آخرشان نزدیک است به‌پایان برسد.

برای مثال، اگر موبایل خود را در هواپیما جا گذاشته‌اید، به‌جای آن‌که خودتان دنبال آن بروید، یکی از کارکنان‌تان را به فرودگاه بفرستید تا کارهایش را انجام دهد و موبایل را پس بگیرد.

۷. کارهای تکراری که دائما باید انجام شوند

در هر شرکتی بعضی از بخش‌های پروژه‌ها را کارهای تکراری تشکیل می‌دهد. این کارها یا همیشه به یک شکل هستند یا کمی تغییر می‌کنند و به رویه و مهارت‌های مشابه نیاز دارند. برای مثال حسابرسی، بودجه‌بندی و برنامه‌ریزی رویدادها.

این کارها باید روزانه، هفتگی، دو هفته یک‌بار یا ماهانه انجام شوند. مشکل این است که حتی اگر این کارها آسان و سریع باشند، مدیر با انجامشان وقتش را هدر می‌دهد. باید این پروژه‌ها را تفویض کنید تا وقت ارزشمندتان را برای درازمدت ذخیره کنید.

هم‌زمان می‌توانید کارکنان خود را برای حرفه‌ای‌‌شدن در این امور آموزش دهید. با تمرین مکرر، کارمندانتان می‌توانند به‌طور مستقل کار کنند. این‌که بخواهید پروژه‌های سالانه را در این دسته بگنجانید یا نه بستگی به ارتقا و جایگزین شدن افراد دارد. اگر فردی ۳ یا ۴ سال ماندگار است، بهتر است برای آن کار آموزش ببیند و این ککارها را به او تفویض اختیار کنید.

۸. هر چیزی که فراتر از وظایف کاری است

هر فردی در محل کار دارای وظایف مشخصی است. شما نیز به‌عنوان رهبر دارای وظایف مشخصی هستید. نباید کاری را فراتر از وظایفتان انجام دهید؛ مگر اینکه فرد دیگری مهارتش را نداشته باشد. در بهترین حالت، هر کاری را که جزء وظایفتان نیست باید تفویض اختیار کنید. نیت این کار خودخواهی نیست؛ بلکه اگر این کار را نکنید، وقتی برای انجام وظایف خودتان نخواهید داشت.

کارهایی که جز وظایفتان نیستند معمولا کارهای راحتی برای افراد تیم‌ هستند. حتی اگر سخت باشد باید به آن‌ها کمک کنید نه این که همه‌ پروژه را انجام دهید.

۹. وظایفی که جالب هستند

علاقه‌مندکردن کارمندان به کاری که می‌کنند یکی از سختی‌های کار مدیر است. برای بالا نگه‌داشتن درجه اشتیاق باید کارهای جالب بیشتری را به تیمتان تفویض اختیار کنید. کارهایی که افراد از آن لذت می‌برند. برای مثال، اگر افرادتان از انجام کارهای بیرون دفتر لذت می‌برند، کارهایی را به آن‌ها بسپارید که نیاز است از دفتر خارج شوند. بقیه کارها می‌تواند تحقیقات میدانی، برنامه‌ریزی رویدادها و غیره باشد.

۱۰. کارهایی که کارمندان در آن حرفه‌ای‌ترند

مدیر بودن شما به این معنی نیست که در همه امور از آن‌ها حرفه‌ای‌تر هستید. ممکن است کارمندانتان در بعضی از کارها از شما خیلی بهتر باشند. برای مثال شاید شما فنی نباشید؛ اما یکی از افراد گروهتان فنی باشد. پس کارهایی را که مهارت لازم دارند به کسی با آن مهارت بسپارید. این موضوع را تبدیل به مسئله شخصی نکنید.

کارهایی که نباید تفویض اختیار شوند

همان‌طور که گفته شد تفویض اختیار برای هر دو گروه مدیران و کارمندان سودمند است. بر عکس تصور عموم تفویض وظایف به معنی انداختن وظیفه خود بر عهده دیگران نیست؛ بلکه فرصتی برای پیشرفت کارمندان و افزایش بهره‌وری شرکت است. با توجه به این مسائل مدیران باید مراقب باشند مرتکب سپردن وظایف بیش از حد به افراد نشوند؛ زیرا در این صورت تمام حسن تفویض از بین می‌رود. به‌عنوان یک راهنما وظایف زیر نباید تقسیم و به دیگران سپرده شوند. برخی از این وظایف عبارت‌اند از:

۱. بیانیه‌های مأموریت و چشم‌انداز شرکت

این بیانیه‌ها نقش مهمی در شهرت شرکت شما ایفا می‌کنند و باید تا حد ممکن جدی گرفته شوند. در نتیجه، مسئولیت نوشتن این بیانیه‌ها باید بر عهده مدیر شرکت یا سایر رهبران آن باشد.

۲. تصمیم‌گیری درباره استخدام‌ها

تعداد بسیار زیادی از شرکت‎‌ها تصمیمات استخدام خود را به دفاتر و آژانس‌های بیرونی واگذار می‌کنند. درحالی‌که مجموعه‌های مهارتی اهمیت دارد، ارزیابی این‌که یک کارمند چطور می‌تواند خود را با فرهنگ سازمانی شرکت وفق بدهد نیز به همان اندازه اهمیت دارد. پس بهتر است این کار به‌صورت رودررو و در ملاقات فردی و حضوری انجام شود.

۳. معارفه کارکنان

معارفه از وظایفی است که نباید تفویض اختیار شود. بسیار مهم است که مدیران در خوش‌آمدگویی به کارکنان جدید و ایجاد حس مثبت در آن‌ها نقش فعالی داشته باشند. مدیر شرکت باید همواره در دسترس کارکنان جدید باشد و برای کمک به آن‌ها آماده باشد.

۴. برقراری نظم

محول‌کردن وظایف انضباطی به یک دستیار اداری یا منابع انسانی اغلب نشانه‌ای از مهارت‌های مدیریتی ضعیف است. اگر مدیران خودشان در شرکت بر برقراری نظم نظارت داشته باشند، معمولا احترام بیشتری از جانب کارکنان کسب خواهند کرد.

۵. برنامه‌ریزی برای توسعه تیم

وظیفه برنامه‌ریزی برای وظایف و نحوه انجام آن‌ها به عهده مدیر است و نباید تفویض اختیار شود.

۶. ارزیابی عملکرد

اگر کارکنان را وادار کنید تا ارزیابی عملکرد خود را، خودشان انجام بدهند و سپس شما فقط یک امضا پای آن بزنید، برای تمام افراد حاضر در ارزیابی زیان‌آور خواهد بود. مدیران باید شخصا در این فرایند حضور داشته باشند تا بهترین نتیجه از ارزیابی گرفته شود.

۷. توبیخ و تشویق کارکنان

اگر در مواردی احتیاج به توبیخ و یا تشویق کارکنان هست، این موارد باید توسط رهبر و مدیر انجام شوند و به‌دیگران واگذار نشوند.

۸. کارهای محرمانه

بعضی چیزها نباید در اختیار کارمندان قرار بگیرند. کارهای اولویت‌دار و محرمانه را به کسی نسپارید. این وظایف با اهمیت بالا تخصص شما را نیاز دارند. در ضمن، ممکن است سپردن این کارها به بقیه افراد تیم منجر به مسائل امنیتی شود. ارزیابی، استخدام و کارهای مشابه نیز جز همین دسته‌اند.

۹. مدیریت بحران

مدیریت بحران از کارهایی است که نباید تفویض اختیار شود. هر سازمانی باید برای بدترین شرایط ممکن آماده باشد. این تصمیمات اهمیت زیادی دارند. نمی‌توانید این خطر را بپذیرید و به تیمتان که تجربه کمتری از شما دارد اجازه تصمیم‌گیری دهید. باید برای آینده شرکتتان خودتان برنامه‌ریزی کنید. کارمندانتان در جایگاه این تصمیم‌گیری نیستند.

۱۰. وظایف خسته‌کننده

همان‌طور که گفتم باید کارمندان را با انگیزه و علاقه‌مند نگه دارید. تفویض‌کردن کارهای خسته‌کننده به آن‌ها، آن‌ها را دلسرد می‌کند. اشتیاقشان را کم می‌کند. در نهایت روی کیفیت محصول تاثیر منفی می‌گذارد. کارهای خسته‌کننده را خودتان انجام دهید. این فداکاری است که برای بالا نگه‌داشتن روحیه تیم باید بکنید.

۱۱. وظایف مبهم

اگر یک وظیفه ‌خوب توضیح داده نشده است و یا هدف آن مشخص نیست، نباید تفویض اختیار شود.

۱۲. کارهای خیلی دقیق

کار خیلی دقیق یعنی کاری که به وظیفه‌ای کوچک تبدیل شده است، نیاز به خلاقیت ندارد و دارای دستورالعمل دقیق و جزئی است. حالا انتظار می‌رود نتیجه نهایی دقیقا چیزی باشد که می‌خواهید. چون این وظایف خیلی مشخص و دقیق هستند؛ باید ۱ نفر انجامشان دهد. اگر پروژه‌ای مثل این به دیگران سپرده شود؛ احتمالا تغییراتی در نتیجه حاصل می‌شود. پس بهترین گزینه انجام کار توسط خودتان است.

۱۳. کارهایی با توضیح طولانی

تصور کنید کاری را که انجامش نیم ساعت طول می‌کشد؛ ۳ ساعت توضیح دهید. آیا این موضوع هدفِ تفویض اختیار را زیر سؤال نمی‌برد؟ پس اگر کار سخت نبود، اما نیاز به توضیحات اساسی و دستورالعمل طولانی داشت بهترین کار اجتناب از سپردنش به دیگران است. اگر کاری هم وجود دارد که خودتان سریع‌تر انجام می‌دهید آن را به دیگران نسپارید.

سخن آخر درباره تفویض اختیار

در نگاه اول، ممکن است به‌نظر برسد تفویض اختیار بیشتر از آن‌که ارزش داشته باشد برای یک مدیر دردسر ایجاد کند. اما اگر تفویض اختیار به‌درستی انجام شود، وسعت، بزرگی و کیفیت کاری که از طریق آن تولید می‌شود بسیار بیشتر از هر ضرر و زیانی خواهد بود. از این‌که بدانید در صورت تقسیم‌کردن کارها و تمرکز خودتان به‌عنوان مدیر بر روی اهداف مهم‌تر چه نتیجه‌ای کسب خواهید کرد شگفت‌زده خواهید شد.

با تفویض اختیار صحیح و تمرکز مدیر بر روی اهداف مهم‌تر، سایر کارکنان نیز به وظایف پراهمیت و چالش‌برانگیز می‌پردازند. با اجرای روش‌هایی که در این مطلب توضیح داده شد، شما می‌توانید پروژه‌های درستی را به افراد مناسب آن محول کنید و تفویض اختیار را به شکل درستی انجام بدهید. چنین چیزی یک فرمول برای رسیدن به موفقیت است.

منبع:
beyondtheory.co.uk
the-centre.co.uk
cleverism.com
lifehack.org
intinde.com