۷ اقدامی که مدیران باید برای جانشین پروری انجام دهند
به‌تازگی یکی از بهترین کارمندان خود را ارتقا داده‌اید، از اینکه توانسته‌اید تلاش‌ها و مهارت‌های ویژه‌ی او را شناسایی کنید و به او پاداش دهید، بسیار هیجان‌زده هستید. اما حالا شما باید بتوانید فرد دیگری را برای انجام همان مسئولیت‌ها انتخاب کنید و مطمئن شوید که انتقال کارمندان و وظایف مشخص‌شده به درستی و به بهترین شکل ممکن صورت می‌گیرد. این یک چالش واقعی برای شما و تیم‌تان است، در آن شکی نیست؛ اما برنامه‌ریزی جانشین پروری می‌تواند شرایط را کمی آسان‌تر کند.
در این مطلب توضیح می‌دهیم برنامه‌ریزی جانشین پروری چیست و مدیران برای انجام آن باید چه مراحلی را طی کنند.
برنامه‌ریزی جانشین پروری چیست؟
برنامه‌ریزی جانشین پروری فرایند شناسایی نقش‌های کلیدی در تیم و نحوه‌ی پر کردن یک موقعیت شغلی، در صورت خالی ماندن آن نقش است.
برنامه‌ریزی جانشین پروری آینده‌‌ی سازمان را تضمین می‌کند. اگر یک برنامه‌ریزی جانشین پروری داشته باشید، هنگام ارتقای یکی از مدیران به سمتی دیگر، سردرگم به چارت سازمانی خیره نمی‌مانید و یک برنامه‌ی مؤثر برای حرکت روبه‌جلو خواهید داشت.
توجه به این نکته مهم است که برنامه‌ریزی جانشین پروری تنها به شناسایی جانشین‌های ایدئال نمی‌پردازد. بلکه آماده‌سازی افراد برای به عهده گرفتن آن نقش و انجام مسئولیت‌های مربوطه را نیز شامل می‌شود. بنابراین کسی دچار استرس و اضطراب نخواهد شد.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
۷ گام برای برنامه‌ریزی جانشین پروری
ما به‌سختی می‌دانیم فردا یا هفته‌ی آینده چه اتفاقی می‌افتد، چه برسد به چند سال آینده. این نکته باعث می‌شود که برنامه‌ریزی جانشین پروری شبیه دارت بازی کردن با چشمان بسته به نظر برسد.
هیچ راهی وجود ندارد بدانید در آینده چه چیزی انتظارتان را می‌کشد. بااین‌حال، همه‌ی این‌ها بخشی از فرایند برنامه‌ریزی است. باید گزینه‌هایی را که در دسترس هستند، شناسایی کنید تا برای هر آنچه شاید پیش بیاید، آماده باشید. در اینجا یک راهنمای ساده برای نحوه‌ی انجام این کار آورده شده است.
۱. فکر کنید که آینده چگونه می‌تواند باشد
درست است که پیش ازاین گفتیم هیچ راهی نیست تا بدانید در آینده چه چیزی در انتظار شماست. اما بعضی چیزها قابل پیش‌بینی‌اند. مثل اینکه همیشه جای خالی غیرمنتظره‌ای در سازمان ایجاد می‌شود. خواه یک مرخصی پزشکی پیش‌بینی‌نشده باشد یا ارتقا مقام کارشناسان و مدیران به سمت‌های بالاتر.
به این ترتیب، جنبه‌هایی از آینده وجود دارد که می‌توانید برای آنها برنامه ریزی کنید. و توسعه‌ی شغلی مهم‌ترین جنبه است. در حال حاضر چه نقش‌هایی در سازمان شما وجود دارد؟ پیش‌بینی می‌کنید سازمان در چند سال آینده چگونه باشد؟ فکر می‌کنید چه افرادی در آن نقش‌ها مشغول به کار می‌شوند؟
چارت سازمانی فعلی خود را بررسی کنید. مسیر رشد و تکامل هر فرد را ترسیم و از اهداف کلی شرکت و گفت‌وگوهایی که با مدیریت داشته‌اید، به‌عنوان یک راهنما استفاده کنید. شاید قدم اول بیش‌ازحد ساده به نظر برسد، اما این مرحله به شما کمک می‌کند تا بدانید که اعضای سازمان چگونه در کنار هم قرار می‌گیرند و یکدیگر را تکمیل می‌کنند. در حین حرکت به سمت جلو، به این شناخت و درک نیاز دارید.
۲. به جزئیات هر موقعیت توجه کنید
اگر کنترل کاملی روی سازمان خود نداشته باشید، شناسایی جانشین کار بسیار سختی می‌شود. شاید فکر کنید که به‌خوبی می‌دانید کارمندان هرروز چه‌کاری انجام می‌دهند، اما وظایف و مسئولیت‌هایی هست که از شنیدن و دیدن آنها شگفت‌زده خواهید شد.
به همین دلیل باید با کارمندان به‌صورت تک‌به‌تک صحبت کنید و از این جزئیات آگاه شوید. این موضوع درک واقع‌بینانه‌ای از آنچه آنها انجام می‌دهند، به شما می‌دهد.
حتی می‌توانید این فرایند را به یک تمرین مشترک رسمی تبدیل کنید. پرسشنامه کوتاهی را در اختیار آنها قرار دهید. این پرسشنامه اطلاعات زیر را از آنها دریافت می‌کند:
- وظایف عمده‌ای که بر عهده دارند؛
- مهارت‌های ضروری موقعیت شغلی آنها؛
- نقش‌ها و تیم‌هایی که اغلب با آنها همکاری می‌کنند؛
- ابزارها و نرم‌افزارهایی که اغلب از آن استفاده می‌کنند.
به‌طور واضح و روشن بیان کنید که در حال حاضر روی جایگزینی موقعیت شغلی آنها متمرکز نشده‌اید و این راهنما، مرجعی خواهد بود که استفاده از آن به رشد سازمان کمک، مسیر پیشرفت را برنامه‌ریزی و مدیریت کارها را آسان‌تر می‌کند.
۳. گزینه‌های موجود را شناسایی کنید
هنگامی‌که یک نقش خالی با مسئولیت‌های آشکار وجود دارد، با استفاده از راه‌های مختلف می‌توانید این نقش را پر کنید. شما می‌توانید:
- یک کارمند جدید استخدام کنید؛
- یک کارمند داخلی را جابه‌جا کنید؛
- مسئولیت‌ها را بین اعضای تیم تقسیم کنید؛
- کار را برون‌سپاری کنید؛
- نقش را حذف کنید.
در مرحله قبل توانستید از جزئیات هر نقش آگاه شوید. اکنون قالبی در دست دارید که با استفاده از آن می‌توانید بفهمید کدام راه، بهترین گزینه‌ی ممکن است و اختلال کمتری ایجاد می‌کند.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
۴. یک برنامه‌ی آزمایشی طراحی کنید
اکنون تعیین کرده‌اید سازمان به چه سمتی حرکت می‌کند، هر کس در حال حاضر چه‌کاری انجام می‌دهد و چه انتخاب‌هایی برای پر کردن شکاف‌های شغلی دارید. حالا تنها کاری که دارید این است که بفهمید برنامه‌ی ایدئال شما چگونه به نظر می‌رسد.
بیایید این را با یک مثال ترسیم کنیم. شما و مدیر شرکت درباره‌ی پتانسیل اضافه کردن نقش سرپرست محتوا به تیم بازاریابی خود در سال آتی صحبت کرده‌اید. کارشناس ارشد بازاریابی محتوای فعلی درباره‌ی علاقه‌اش به این نقش صحبت کرده است و شما می‌دانید که او شایستگی لازم برای ایفای این نقش را دارد.
اما این حرکت، نقش کلیدی کارشناس ارشد محتوا را در سازمان شما خالی می‌گذارد. شاید تصمیم بگیرید که:
- از کارشناس ارشد محتوای خود برای ایفای مسئولیت‌های نقش سرپرست محتوا کمک بگیرید؛
- کارشناس محتوای تیم را به کارشناس ارشد محتوا ارتقا دهید؛
- یک کارمند جدید برای نقش کارشناس سئو استخدام کنید، اما تا زمانی که جایگزین مناسبی پیدا کنید، آن کار را برون‌سپاری کنید.
به خاطر داشته باشید که این طرح ثابت نیست و همه چیز می‌تواند تغییر کند. بااین‌حال، این طرح نقطه‌ی شروع را به شما نشان می‌دهد و با استفاده از آن می‌توانید شکاف‌های شغلی را پر کنید.
۵. ابتدا برای نقش‌های کلیدی برنامه‌ریزی کنید
برای اینکه مدیریت برنامه‌ریزی جانشین پروری آسان‌تر شود، نباید برای تعیین گام‌های بعدی هر نقش به خودتان فشار بیاورید.
با نقش‌هایی که مسئولیت نظارتی هم دارند شروع کنید، مانند مدیران. برنامه‌ریزی جانشین پروری به طور سنتی پیرامون شناسایی و توسعه‌ی جایگزینی برای نقش‌های رهبری و مدیریت مطرح می‌شود.
و تمرکز بر نقش‌های مدیریتی و رهبری بهترین نقطه برای شروع این فرایند است، حتی اگر بخواهید ایده‌ای درباره نحوه‌ی پوشش نقش‌های دیگر سازمان داشته باشید. شکاف شغلی این نقش‌ها می‌تواند بزرگ‌ترین اختلال را در تیم شما ایجاد کند.
۶. به طور مداوم درباره توسعه‌ی شغلی گفت‌وگو کنید
به طور حتم برنامه‌ی ایدئال شما این است که درنهایت مدیر بازاریابی محتوای فعلی را به سمت رئیس محتوا ارتقا دهید؛ اما اگر خود شخص علاقه‌ای به انجام این کار نداشته باشد، این برنامه هیچ سودی برای شما ندارد. به همین دلیل باید به طور منظم و صادقانه با همه کارمندان خود گفت‌وگو کنید، حتی با اعضایی که هنوز مسیر مشخصی برای پیشرفت ندارند.
به یاد داشته باشید که در جلسات فردی، این سؤالات را مطرح کنید:
- در حال حاضر چه اهداف شغلی‌ای را دنبال می‌کنید؟
- قدم بعدی در حرفه‌ی شما چیست؟
- آیا به منابع آموزشی موردنیاز خود دسترسی دارید؟
- در سال آینده، چه مهارت‌هایی را کسب خواهید کرد؟
- در حرفه‌ی خود برای چه چیزی بیشتر ارزش قائل هستید؟
- آیا به کار در بخش‌های دیگر سازمان علاقه‌مند هستید؟
این گفت‌وگو باعث می‌شود که کارمندان شما احساس کنند شنیده می‌شوند، ارزش‌دارند و موردحمایت قرار می‌گیرند. آنها اطلاعات مفیدی را در اختیار شما قرار می‌دهند که می‌توانید از آنها برای تکمیل برنامه‌های جانشین پروری استفاده کنید. هنگامی‌که ۴۵ درصد از مدیران می‌گویند که اعتماد به نفس کافی برای کمک به کارمندان را نداند تا به آنها در توسعه‌ی مهارت‌های موردنیازشان کمک کنند، به شما مشکلات و چالش‌ها را نشان می‌دهد تا در صدد رفع آنها برآیید.
۷. مستندسازی را اولویت قرار دهید
مهم نیست که باید شکاف شغلی کدام نقش را پر کنید، باید مستند سازی و اسناد را به عنصر اصلی فرهنگ سازمانی و فرایندهای خود تبدیل کنید. انجام این کار همه‌چیز را آسان‌تر و سریع‌تر می‌کند.
پژوهشی وجود دارد که می‌گوید ۸۱ درصد از کارمندان اعتقاد دارند دانش به‌دست‌آمده از طریق تجربه‌ی عملی، به‌سختی جایگزین می‌شود. به‌علاوه، همین تحقیق نشان داده‌است که اشتراک دانش برای کسب‌وکارهای بزرگ، هزینه‌ی هنگفتی دارد. به همین دلیل مستند سازی فرایندهای رایج اهیت دارد. فراهم کردن مستندات سازمانی، مشمول تمامی جزئیات، و به منبعی تبدیل می‌شود که افراد می‌توانند در صورت نیاز به آن مراجعه کنند.
سخن پایانی
برنامه‌ریزی جانشین پروری نقشه‌ی راهی به شما می‌دهد که می‌توانید برای رشد سازمان و انتقال آرام موقعیت‌های مختلف از آن ایده بگیرید. پیروی از این فرایند به شما این امکان را می‌دهد که آمادگی بیشتری برای پر کردن شکاف‌های شغلی داشته باشید.
حتی اگر همه‌چیز را با دقت برنامه‌ریزی کنید، این امکان وجود دارد که اتفاقات غیرمنتظره‌ای شما را غافلگیر کند. شاید شخصی که بخش مهمی از این برنامه است به طور غیرمنتظره از سازمان، خارج، یا سازمان شما دچار ساختاردهی مجدد شود. شاید همه‌چیز از بین برود یا مجبور شوید راه‌حل دیگری که تمام و کمال نیست پیدا کنید.
برنامه‌ریزی جانشین پروری یک فعالیت یک‌باره نیست. باید با جریان همراه شوید و در صورت تغییر وضعیت، راه‌حل‌های جدیدی پیدا کنید. به یاد داشته باشید که بهترین برنامه‌ها، برنامه‌های انعطاف‌پذیر هستند.
منبع: blog.trello.com
شما این جلسه از دوره جانشین پروری را مطالعه کرده‌اید.
برای ثبت این جلسه و مطالعه کامل دوره، وارد شوید.
دیدگاه