جانشین پروری چیست و چرا برای کسب‌و‌کارها اهمیت دارد؟

ملیحه عسگرزاده

اگر می‌خواهید سرمایه‌ی فکری سازمان خود را حفظ کنید و کسب‌وکارتان را تداوم ببخشید، باید برنامه‌ریزی جانشین پروری را در اولویت برنامه‌های خود قرار دهید. به‌این‌ترتیب، اگر یکی از استعدادهای برتر سازمان را از دست دادید، می‌توانید به‌سرعت از شخص دیگری که به‌خوبی برای آن نقش آماده شده است، استفاده کنید.

توجه نکردن به کانال‌های ارتباطی مدیریتی، می‌تواند به از دست رفتن مبالغ هنگفت منجر شود و نرخ خروج نامطلوبی را به‌دنبال داشته‌باشد. ایجاد طرح‌های جانشین پروری در شرکت‌ها، به عملکرد بهتر آن‌ها کمک می‌کند. با استفاده از این طرح می‌توان تضمین کرد که هیچ وقفه‌ی برنامه‌ریزی نشده‌ای اتفاق نخواهد افتاد. بیایید بررسی کنیم که برنامه‌ریزی جانشین پروری چیست و چگونه می‌توان با برنامه‌ریزی گام‌به‌گام، استراتژی جانشین پروری را پایه‌ریزی کرد. 

جانشین پروری چیست؟

برنامه‌ریزی جانشین پروری، فرایندی برای شناسایی جانشینان آینده برای نقش‌های حیاتی سازمان است. سازمان به دنبال شناسایی کارکنانی است که در صورت ارتقا یا خروج کارمند فعلی در یک موقعیت شغلی، می‌توانند وظایف آن نقش را به عهده بگیرند.

به طور معمول سازمان‌ها برنامه‌های جانشین پروری را برای ۱۲‌ ماه تا ۳‌ سال بعد برنامه‌ریزی می‌کنند تا فرد جانشین بتواند به طور جامع آموزش ببیند. برنامه جانشین پروری برای نقش‌های اجرایی، طولانی‌تر است و حداقل ۱۲‌ ماه بیشتر زمان برای اجرای آن صرف می‌شود.

اهمیت برنامه‌ریزی جانشین پروری

جانشین پروری نرخ استعفای کارمندان را کاهش می‌دهد و سازمان را قادر می‌سازد که تحت تأثیر استعفای کارمندان قرار نگیرد و بتواند بدون ایجاد وقفه، به فعالیت‌های خود ادامه دهد.

سازمان در حین دستیابی به اهداف تیمی خود، استعدادهای سازمانی‌اش را نیز حفظ می‌کند. بیایید نگاهی دقیق‌تر به مزایای برنامه‌ریزی جانشین پروری داشته‌باشیم:

  • تداوم کسب‌وکار با داشتن یک طرح جانشین پروری ساختاریافته و کارآمد؛
  • دستیابی به اهداف تیمی و سازمانی با کمک استعدادهای سازمان؛
  • تقویت روحیه کارکنان با نام بردن از آن‌ها به عنوان جانشینان آینده‌ی موقعیت‌های شغلی برتر؛
  • ارتقای عملکرد، حفظ افراد بااستعداد و دنبال کردن یک نقشه مسیر شغلی برنامه‌ریزی‌شده برای کارکنان؛
  • افزایش مزیت‌های رقابتی سازمان با جذب استعدادهای جدید و حفظ عملکرد استعدادهای برتر سازمان.

مراحل کلیدی در برنامه‌ریزی جانشین پروری

مراحل کلیدی در برنامه‌ریزی جانشین پروری

برای به دست آوردن بهترین نتیجه، باید آن را در عمق سازمان نهادینه کنید. برنامه‌ریزی جانشین پروری باید یک فرایند مداوم و انعطاف‌پذیر همراه با نتایج خاص باشد.

برنامه جانشین پروری باید به طور منظم ارزیابی و اصلاح شود تا محیط فعلی و اولویت‌ها را منعکس کند. برای اطمینان از به‌روز‌بودن برنامه جانشین پروری، باید آن را به صورت شش‌ماهه یا سالانه بررسی کنید. مراحل مختلف برنامه‌ریزی جانشین پروری به شرح زیر است:

مرحله ۱: یک طرح ایجاد کنید

برای شروع، موقعیت شغلی کلیدی که به طرح جانشین پروری نیاز دارد را شناسایی کنید. یک جلسه‌ی طوفان فکری برگزار کنید و مهارت‌ها، شایستگی‌ها و تجربه‌های موردنیاز را مشخص کنید.

نیازمندی‌های سازمان و تیم، از جمله روند گردش مالی، سیاست‌های جبران خدمت و آموزش‌های پیش‌نیاز را بررسی کنید. شرح شغلی موقعیت شغلی موردنظر را بر اساس داده‌ها و بازخوردهای جمع‌آوری‌شده اصلاح کنید.

مرحله ۲: نام تمامی جانشینان بالقوه را یادداشت کنید

با توجه به شرح شغلی اصلاح‌شده، فهرستی از تمام جانشینان بالقوه تهیه کنید. از هرگونه جهت‌گیری و سوگیری اجتناب کنید و برای تکمیل این مرحله از کارکنان منابع انسانی کمک بگیرید. با انجام نظرسنجی و مصاحبه‌های غیررسمی، درباره توانایی‌ها، اهداف و میزان مشارکت افراد اطلاعات کسب کنید.

مرحله ۳: به جانشینان اطلاع دهید

آیا لازم است که جانشینان بالقوه از این موضوع مطلع شوند یا خیر؟ گزینه‌ای را انتخاب کنید که برای سازمان و تیم شما مناسب‌تر است. باید توجه داشته باشید که اطلاع‌رسانی به جانشینان، به آن‌ها انگیزه می‌دهد و به آن‌ها کمک می‌کند تا مسیر شغلی خود در شرکت را تجسم کنند.

یک کانال ارتباطی مشخص برای به اشتراک گذاشتن طرح جانشین پروری داشته باشید. اگر بتوانید جانشینان را به خودتان نزدیک‌تر کنید، مانع از دست دادن استعدادهای برتر سازمان خواهید شد.

مرحله ۴: یک استراتژی برنامه‌ریزی جانشین پروری ایجاد کنید

اجرای برنامه‌ریزی جانشین پروری مستلزم ایجاد یک استراتژی فعال برای آموزش و ارتقای مهارت‌های کارکنان است. این فقط یک برنامه‌ی آموزشی یا توسعه کارمندان نیست، بلکه یک استراتژی جامع است که از کارکنان، فراتر از نقش‌ها و مهارت‌های فعلی آن‌ها، حمایت می‌کند.

از نامزدهای بالقوه در سفرشان به سوی نقش بعدی حمایت کنید. برنامه‌ی جانشین پروری باید برنامه‌ی توسعه‌ی فردی شخصی، بازخوردهای منظم، برنامه ریزی آموزشی، آموزش‌های خصوصی، راهنمایی و گفت‌وگوی آزاد با کارکنان و مدیران را شامل شود.

مرحله ۵: دوره‌ی آزمایشی برگزار کنید

برای این که جانشینان به مدعیان واقعی نقش‌های رهبری تبدیل شوند، باید رشد سریع‌تری داشته باشند. دوره‌ی آزمایشی برگزار کنید و آن‌ها را در معرض مسئولیت‌های آینده قرار دهید تا دانش آن‌ها را آزمایش کنید. با این روش، می‌توانند تجربه‌های جدیدی به دست آورند و به راه‌حل‌ها و برنامه‌های ممکن دست پیدا کنند.

جانشینان بالقوه از طریق فعالیت‌های زیر به بینش عمیق‌تری درباره‌ی اهداف سازمان دست پیدا می‌کنند:

  • همراهی مدیران ارشد و بررسی وظایف روزانه‌ی آن‌ها؛
  • رسیدگی به مسئولیت‌های پروژه در غیاب مدیران؛
  • پیوستن به جلسات داخلی و جلسات استراتژی؛
  • مشارکت در مسئولیت‌های چند‌تخصصی و استخدام کارمندان جدید.

مرحله ۶: شکاف‌های استخدام را پر کنید

هنگامی‌که کارمندی قصد خروج از سازمان را دارد، جانشین شناسایی‌شده خواهد آمد و در آن موقعیت شغلی مشغول به کار خواهد شد. به کارمندان اجازه دهید تا با یکدیگر تعامل داشته باشند و انتقال، به‌خوبی و ملایمت انجام شود.

مرحله ۷: انتقال را اجرا کنید

درنهایت، زمان اجرای طرح انتقال و جانشینی است. باید یک مراسم رسمی برگزار کنید و این موضوع را اعلام کنید. انجام این کار، میزان حسن نیت سازمان را ارتقا می‌دهد، نشان‌دهنده‌ی رهبری قوی است و به کارکنان نشان می‌دهد که از ارزش بالایی برخوردار هستند. مطمئن شوید که طرح جانشین پروری بر اساس نیازهای حال و آینده‌ی شرکت است. این امر موفقیت سازمان را تضمین می‌کند.

۳‌ روش کلیدی برای برنامه‌ریزی جانشین پروری

برنامه‌ریزی جانشین پروری بر عهده‌ی مدیریت ارشد است. اگر آن‌ها کانال‌های ارتباطی مدیریتی بی‌نقصی را ایجاد نکنند، نخواهند توانست کارها را به‌خوبی انجام دهند. غافلگیری‌ها و اتفاقات ناگهانی برای هیچ شرکتی خوب نیست.

در اینجا سه روش کلیدی برای برنامه‌ریزی جانشین پروری ارائه می‌شود. این روش‌ها به شما کمک می‌کند تا از همه‌چیز و همه‌کس پیشی بگیرید:

یک سیستم استعدادیابی راه‌اندازی کنید

راه‌اندازی یک سیستم استعدادیابی داخلی به نفع همه است. شرکت استعدادهای برتر را شناسایی می‌کند و از آن‌ها استفاده می‌کند. کارمندان نیز از ارتقا و احساس مهم بودن خوشحال و خرسند می‌شوند. بااین‌حال، تنها ۵۴٪ از سازمان‌ها فرایند برنامه‌ریزی جانشین پروری را دنبال می‌کنند.

یک سیستم استعدادیابی داخلی راه‌اندازی کنید و جانشینان بالقوه را شناسایی کنید، حتی اگر فرصت شغلی خاصی وجود ندارد.

روی افراد خود سرمایه‌گذاری کنید

اکثر سازمان‌ها برای استعفا یا خروج کارکنان آماده نیستند. اطمینان حاصل کنید که جانشینان شناسایی‌شده آمادگی لازم برای به عهده گرفتن نقش جدید را دارند. آن‌ها را از مسئولیت‌های آتی آگاه کنید، مهارت‌های آن‌ها را بهبود ببخشید تا بتوانید سرعت این روند را افزایش دهید.

یک استراتژی برنامه‌ریزی جانشین پروری ایجاد کنید و آن‌ها را برای رهبری آماده کنید. فرصت‌هایی را فراهم کنید تا آمادگی لازم برای ایفای نقش و مسئولیت‌های جدید خود داشته باشند. از آموزش‌های خصوصی غافل نشوید. به آن‌ها کمک کنید تا بتوانند چالش‌های نقش جدید را به بهترین شکل مدیریت کنند.

از تعداد جانشینان بالقوه غافل نشوید

با افزایش درصد استعفای مدیران عامل، شرکت‌ها باید به طور منظم تعداد جانشینان بالقوه سازمان خود را ارزیابی کنند. همان‌طور که سازمان‌ها و افراد در حال تکامل هستند، کانال‌های ارتباطی مدیریتی نیز باید تکامل یابند. ارزیابی‌های منظمی انجام دهید تا ببینید آیا می‌توان استعداد جدیدی را به لیست اضافه کرد یا خیر.

مثالی از طرح جانشین پروری

مثالی از طرح جانشین پروری

در اینجا مثالی از طرح جانشین پروری آمده است:

در سال ۲۰۱۲، شرکت آی‌بی‌ام (IBM) به خاطر طرح انتقال میر عامل خود مورد تحسین همگان واقع شد. در آن هنگام ویرجینیا رومتی (Virginia Rometty) به عنوان جانشین برتر در این موقعیت شغلی مشغول به کار شد. او نخستین مدیرعامل زن این شرکت بود. این نمونه‌ی بارزی از برنامه‌ریزی جانشین پروری داخلی است که به بهترین شکل ممکن انجام‌شده است. با مشاهده‌ی این مورد، می‌توان نکات زیر را دریافت:

  • رویکردی مبتنی بر شایستگی و یکپارچگی برای استخدام این نقش دنبال شده است. رومتی با فرهنگ شرکت آشنا بود، سوابق بسیار خوبی داشت و چهره‌ای شناخته‌شده بود؛
  • ویرجینیا مسیر درستی را طی کرده بود. پیش از اینکه مدیرعامل شود، در سمت معاون ارشد مشغول به کار شد و سپس در سمت مدیر تیم فروش، بازاریابی و استراتژی مشغول به کار شد.

نمونه فرم برنامه‌ریزی جانشین پروری

در ادامه یک نمونه جدول و صورت‌جلسه برای جانشین پروری ارائه می‌دهیم تا بتوانید با استفاده از آن، مراحل لازم برای این فرایند را در سازمانتان مستندسازی کنید.

برای دانلود روی دکمه‌ی زیر کلیک کنید:

این مطلب جانشین پروری توسط کاربوم به حمایت از کابل ابهر تولید شده است.

منبع: wrike.com

۴.۳ ( ۳ امتیاز )
٪۰

شما این جلسه از دوره جانشین پروری را مطالعه کرده‌اید.

برای ثبت این جلسه و مطالعه کامل دوره، وارد شوید.

۷ ریسک‌ ناشی از عدم جانشین پروری که سازمان‌ها را تهدید می‌کند

جلسه بعدی آموزشی

دیدگاه

۰  دیدگاه‌