چرخه دمینگ (PDCA) چیست و چه نقشی در بهبود مستمر دارد؟
- بهبودی مستمر با روشی قاعده‌مند
- چرخه دمینگ (PDCA) چیست؟
- مراحل چرخه دمینگ
- کاربرد چرخه PDCA
- استفاده از چرخه دمینگ (PDCA) در زندگی شخصی
رویکرد چرخه دمینگ (PDCA) را دکتر ویلیام دمینگ (William Deming) معرفی کرده‌است و ما برای نوشتن این مطلب به طور نزدیک با مؤسسه‌ی دمینگ کار کردیم. در این مطلب اصول کلیدی چرخه PDCA را بررسی می‌کنیم و توضیح می‌دهیم که چه زمانی و چگونه از مراحل چرخه دمینگ در برنامه بهبود مستمر استفاده کنید.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
بهبودی مستمر با روشی قاعده‌مند
قبل از آشنایی با چرخه دمینگ ابتدا فرض کنید که امتیاز رضایت مشتری شما در وب‌سایت امتیازدهی کسب‌وکارها پایین آمده‌است. زمانی که به نظرات اخیر نگاه می‌کنید، متوجه می‌شوید که مشتری‌هایتان از تحویل دیرهنگام و آسیب‌دیدگی محصولات حین جابه‌جایی شکایت دارند؛ از این رو، تصمیم می‌گیرید پروژه‌ی آزمایشی کوچکی را برای یک ماه اجرا کنید. در این پروژه محصولات تعداد مشخصی از مشتریان را توسط تأمین‌کننده‌ی جدیدی تحویل می‌دهید و از مثبت بودن بازخوردها خوشحال می‌شوید؛ در نتیجه، تصمیم می‌گیرید که در آینده برای تحویل تمام سفارش‌ها از این تأمین‌کننده استفاده کنید.
کاری که شما انجام دادید، چرخه‌ی کوچکی به نام چرخه PDCA یا چرخه دمینگ (Plan, Do, Check, Act) است. چرخه دمینگ ابزار متداولی برای دستیابی به بهبود مستمر در کسب‌وکار شماست. در ادامه بیشتر با چرخه بهبود مستمر آشنا خواهید شد.
چرخه دمینگ چیست؟
در دهه‌ی ۱۹۵۰، مشاور مدیریت، دکتر ویلیام ادوارد دمینگ، روشی را ابداع کرد که دلیل خوب پیش نرفتن محصولات یا فرایندها را شناسایی می‌کرد. پس از آن، رویکرد او به ابزار استراتژی محبوبی تبدیل شد که بسیاری از سازمان‌ها از آن استفاده می‌کنند. چرخه دمینگ به آن‌ها اجازه می‌دهد که نظریاتی را درمورد موارد مستلزم تغییر مطرح کنند و سپس آن‌ها را در «چرخه‌ی بازخورد مستمر» بسنجند.
نکته: دمینگ، به‌شخصه از چرخه PDCA یا چرخه دمینگ استفاده می‌کرد که از حروف آغازین کلمات Plan, Do, Study, Act تشکیل شده‌است. او به این نتیجه رسید که استفاده از کلمه‌ی بررسی (Check)، بیش از کلمه‌ی تحقیق (Study) بر مفهوم اجرای تغییر تمرکز دارد.
او ترجیح می‌داد که به جای بررسی، بیشتر بر مطالعه‌ی نوآوری‌ها و پیگیری برنامه‌ی اولیه تمرکز داشته‌باشد. دمینگ تأکید داشت که جست‌وجوی دانش جدید همیشه با نظریه هدایت می‌شود؛ بنابراین، باید تا جایی که می‌توانید از درست بودن نظریه‌ی خود مطمئن شوید. حال که دریافتید چرخه دمینگ چیست در ادامه به بررسی مراحل چرخه بهبود مستمر می‌پردازیم.
مراحل چرخه دمینگ
پس از بررسی این که چرخه دمینگ چیست باید با مراحل چرخه دمینگ نیز آشنا شوید. با چرخه دمینگ (PDCA) می‌توانید مشکلات را حل کنید و به صورت دقیق و روش‌مندی، راه‌حل‌ها را پیادهسازی کنید. بیایید به مراحل چرخه دمینگ نگاهی بیندازیم.
۱. برنامه (Plan)
اول از همه در مراحل چرخه دمینگ، مشکل یا فرصت خود را شناسایی و درک کنید. شاید استاندارد محصول تمام‌شده‌ای به اندازه‌ی کافی بالا نباشد یا جنبه‌ای از فرایند بازاریابی شما نیازمند گرفتن نتایج بهتری باشد. اطلاعات موجود را به طور کامل بررسی کنید. در مرحله اول چرخه بهبود مستمر ایده‌هایی را مطرح کنید، آن‌ها را مرور کنید و برنامه‌ی پیادهسازی دقیقی توسعه دهید.
مطمئن باشید که معیارهای موفقیت خود را بیان کرده‌اید و تا جایی که می‌توانید، آن‌ها را به گونه‌ی قابل‌سنجشی انتخاب کنید. بعدا در مرحله‌ی بررسی چرخه PDCA به این موارد برمی‌گردید.
۲. عمل (Do)
زمانی که در مراحل چرخه دمینگ راه‌حل احتمالی را پیدا کردید، آن را با پروژه‌ی آزمایشی‌ای در مقیاس کوچک بسنجید. این کار به شما نشان می‌دهد که آیا تغییرات داده‌شده، کم‌ترین اختلال را در بقیه‌ی عملیات ایجاد می‌کنند و منجر به دستیابی به نتایج بهتر می‌شوند یا خیر. برای مثال، شما می‌توانید آزمایشی را در بخشی با حوزه‌ی مشخص جغرافیایی یا با جمعیت آماری به‌خصوصی سازمان‌دهی کنید.
هنگامی که پروژه‌ی آزمایشی خود را اجرا کردید، داده‌ها را جمع‌آوری کنید تا کارکرد درست تغییرات را مشاهده کنید. از این داده‌ها در ادامه مراحل چرخه دمینگ از آن استفاده خواهید کرد.
۳. بررسی (Check)
پس از آن در مرحله سوم چرخه دمینگ، نتایج پروژه‌ی آزمایشی خود را در مقایسه با انتظارات مرحله‌ی ۱ تحلیل کنید تا موفقیت ایده‌ی خود را ارزیابی کنید.
اگر این ایده موفقیت‌آمیز نبود، دوباره به مرحله‌ی ۱ چرخه PDCA بازگردید و در صورت موفقیت به مرحله‌ی ۴ از مراحل چرخه دمینگ بروید.
ممکن است تصمیم بگیرید که تغییرات بیش‌تری را امتحان کنید و مراحل «عمل» و «بررسی» را مدام تکرار کنید، اما اگر برنامه‌ی اصلی شما به طور قطع کار نمی‌کند، لازم است به مرحله‌ی ۱ از مراحل چرخه دمینگ بازگردید.
۴. اجرا (Act)
در این مرحله از مراحل چرخه دمینگ شما راه‌حل خود را پیادهسازی می‌کنید، اما به یاد داشته‌باشید که PDCA /PDSA یک چرخه است و فرایندی نیست که ابتدا و انتها داشته‌باشد. فرایند یا محصول بهبودیافته‌ی شما معیار جدیدی می‌شود؛ با این حال، شما چرخه PDCA را ادامه می‌دهید تا راه‌هایی را پیدا کنید که حتی آن را بیشتر بهبود دهد. حال که متوجه شدید چرخه دمینگ چیست و مراحل آن را نیز بررسی کردیم، در ادامه مطلب به کاربرد چرخه بهبود مستمر خواهیم پرداخت.
مراحل چرخه دمینگ در شکل زیر نشان داده شده‌است:
کاربرد چرخه PDCA
پس از آشنایی با این که چرخه دمینگ چیست و چه مراحلی دارد، نوبت با بررسی کاربرد چرخه بهبود مستمر است. چارچوب PDCA /PDSA در هر نوع سازمانی به خوبی کار می‌کند. چرخه دمینگ می‌تواند برای بهبود هر فرایند یا محصولی استفاده شود و این کار از طریق شکستن آن به گام‌های کوچک‌تر یا مراحل توسعه و بررسی روش‌های بهبود هریک صورت می‌گیرد. چرخه PDCA به‌خصوص برای پیادهسازی طرح‌های مدیریت کیفیت جامع (Total Quality Management) یا شش سیگما (Six Sigma) و برای بهبود کلی فرایندهای کسب‌وکار بسیار کمک‌کننده است.
البته استفاده از چرخه دمینگ بسیار آهسته‌تر از روش‌های اجرایی آماده «گانگ‌هو» (Gung Ho) است؛ بنابراین، چرخه PDCA ممکن است برای مدیریت مسائل ضروری رویکرد مناسبی نباشد. علاوه بر این، این روش مستلزم پذیرش چشم‌گیری از سمت اعضای تیم است و در صورتی که سازمان شما به نوآوری‌های بنیادین نیاز داشته‌باشد، این روش نمی‌تواند فرصت‌های زیادی را برای نوآوری ارائه دهد.
استفاده از چرخه دمینگ (PDCA) در زندگی شخصی
اگرچه روش PDCA /PDSA ابزاری مؤثر برای کسب‌وکار است، اما می‌توانید برای بهبود عملکرد خود نیز از چرخه دمینگ استفاده کنید:
- اول از همه برنامه‌ریزی کنید: چرخه PDCA می‌گوید مواردی که به شما آسیب می‌زنند و چگونگی پیشرفت دل‌خواه خود را شناسایی کنید. ریشه‌ی هر مشکلی را پیدا کنید و اهدافی را برای غلبه بر این موانع تعیین کنید؛
- پس از آن، عمل کنید: هنگامی که برای راه‌حل خود تصمیم گرفتید، روش‌های متفاوتی را که مطمئن هستید نتیجه دل‌خواه را به شما می‌دهند، آزمایش کنید؛
- سپس بررسی کنید: پیشرفت خود را به صورت مداوم مرور کنید، بر اساس آن رفتار خود را تنظیم کنید و عواقب اقدامات خود را در نظر بگیرید؛
- در نهایت، اجرا کنید: چیزی را پیادهسازی کنید که کارایی دارد؛ مدام راه‌هایی را که خوب کار نمی‌کنند اصلاح کنید و چرخه دمینگ را انجام دهید.
نکات کلیدی
- چرخه دمینگ چرخه‌ی پیوسته‌ای از برنامه، عمل، بررسی (مطالعه) و اجراست. چرخه PDCA رویکرد ساده و مؤثری را برای حل مسائل و مدیریت تغییرات ارائه می‌دهد. این مدل برای آزمایش سنجش پیشرفت در مقیاس کوچک و قبل از به‌روزرسانی روال‌ها و عملیات کار بسیار سودمند است؛
- رویکرد با مرحله‌ی «برنامه ریزی» شروع می‌شود که در آن مسائل به صورت روشنی شناسایی و درک شده‌اند و نظریه‌ای برای پیشرفت نیز تعریف شده‌است. راه‌حل‌های احتمالی در مقیاس کوچکی در مرحله‌ی «عمل» آزمایش می‌شوند و سپس نتیجه «مطالعه و بررسی» می‌شود؛
- پیش از این‌که راه‌حل کامل و بی‌نقص نهایی پیادهسازی شود، هرچقدر که لازم باشد، مراحل عمل و بررسی در گام «اجرا» چرخه دمینگانجام می‌شوند.
خلاصه
در این مطلب ابتدا بررسی کردیم که چرخه دمینگ چیست، دمینگ بنیان‌گذار چرخه بهبود مستمر از مفهوم برنامه، عمل، تحقیق، اجرا استفاده می‌کرد. او تصور می‌کرد که تمرکز بر بررسی به پیادهسازی تغییرات بیشتر مربوط است. با چرخه PDCA می‌توانید مشکلات را حل کنید و با استفاده از مراحل چرخه دمینگ به صورت دقیق و روش‌مندی، راه‌حل‌ها را پیادهسازی کنید.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
منبع: mindtools.com
دیدگاه