چگونه به کمک تاگل (Toggl) بهره وری بیشتری داشته باشیم؟
همراهان عزیز کاربوم، به سراغ یکی از ابزارهای جدید و پرکاربرد در محیط کار رفته‌ایم که تقریبا می‌توان گفت در وبسایت‌های فارسی تاکنون کمتر جایی نسبت به آن معرفی صورت گرفته است. نرم‌افزاری که بی‌ربط به محیط کار و شغل نیست. این ابزار تاگل (Toggl) نام دارد که با هدف افزایش بهره‌وری در کار طراحی و ارائه شده است. بنابراین اگر فکر می‌کنید که زمان بیشتری در طول روز را از دست می‌دهید و از انجام وظایف و یا پروژه‌های تعریف شده خود عقب می‌مانید، ما نرم افزار مدیریت پروژه تاگل (Toggl) را به شما پیشنهاد می‌کنیم.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
برای شروع کار می‌توانید در وبسایت Toggl.com ثبت‌نام کنید. با وارد کردن آدرس ایمیل و رمز خودتان این کار به راحتی انجام می‌شود. به خاطر داشته باشید که این نرم افزار بر پایه وبسایت بوده و برای آن شما نیاز به اینترنت دارید. سپس برای راحتی کار می‌توانید نسخه‌های موبایل (آندروید، آی او اس و ..) و نسخه ویندوز را دانلود و نصب کنید.
شکل ۱. صفحه اصلی تاگل و ثبت نام با گزینه Sign up
تاگل به نوعی یک نرم افزار مدیریت پروژه است و گزارش‌هایی را از میزان زمان اختصاص داده شده برای کارها نشان می‌دهد. با این نرم افزار می‌توانید میزان بهره‌وری خودتان را بسنجید. در نسخه رایگان شما می‌توانید برای کار تیمی تا پنج نفر را عضو کنید، زمان‌بندی خود پروژه‌ها را مشاهده کرده و گزارش بگیرید. در نسخه‌های پیشرفته با پرداخت هزینه می‌توانید امکانات بیشتری را دریافت کنید. یکی دیگر از ویژگی‌ها، تعیین برچسب برای جست‌و‌جوی راحت‌تر و مشخص ساختن پروژه‌ها است.
در این قسمت کاربردهای این نرم افزار به صورت خلاصه توضیح داده می‌شود. پس از این که ثبت نام انجام شد، پروفایلی برای شما ایجاد می‌شود و می‌توانید پروژه و کارهای خودتان را تعریف کنید. به عنوان مثال پروژه مطالعه را در این قسمت تعریف کرده‌ایم. همانطور که در شکل ۲ مشاهده می کنید با ایجاد این پروژه می‌توانیم میزان زمان، گزارش‌ها و کارکرد خودمان را مشاهده کنیم. شما در بخش زمان (Timer) پروژه خود را از قسمت Select project ایجاد یا انتخاب می‌کنید (در صورتی که چند پروژه تعریف کرده باشید). سپس با کلیک بر روی گزینه Start میزان زمان برای آن آغاز می‌شود.
شکل ۲. پروفایل کلی Toggl و ابزارهای آن
شکل ۳. روند پروژه، وضعیت و مشتری
در بخش مربوط به پروژه‌ها می‌توانید مشتریان خودتان را نیز تعریف کنید و اگر نسخه پیشرفته داشته باشید، میزان دریافت و حتی هزینه‌ها را نیز گزارش‌گیری کنید. یکی دیگر از ویژگی‌های این نرم افزار، فیلترهای متنوع آن است که کار شما را برای پیگیری پروژه‌ها آسان می‌کند. می‌توانید با استفاده از گزینه برچسب یا Tag نیز مشخصات و توصیفاتی را بنویسید تا کار جست‌و‌جوی شما در مراحل بعدی راحت‌تر شود. در بخش مربوط به تیم نیز می‌توانید اعضای تیم را مشخص کنید تا همه بر اساس پروفایل روند پروژه را مشاهده کنند. با نوشتن آدرس ایمیل می‌توانید اعضا را دعوت کنید. در شکل ۳ و ۴ این ویژگی‌ها را مشاهده می‌کنید.
شکل ۴. دعوت از افراد برای ایجاد تیم
همانطور که قبلا اشاره شد، یکی از ویژگی‌های مورد نیاز برای تفسیر و بررسی بهره‌وری، گزارش و نمودارهای آماری آن است. تاگل این کار را با ویژگی‌های جالبی انجام می‌دهد. شما می‌توانید میزان زمان صرف شده را به صورت روزانه و بر حسب فیلترها مشاهده کنید (شکل ۵) حتی می‌توانید پرینت گرفته و یا آن را برای آرشیو اطلاعات خودتان به صورت پی دی اف و CSV خروجی بگیرید. بر اساس فیلترهای تاریخ و برچسب نیز می‌توانید اطلاعات بیشتری را ببینید و به صورت نمودار از میزان انجام پروژه‌ها مطلع باشید.
شکل ۵. گزارش‌گیری از پروژه‌ها
نرم افزار تاگل به شما کمک می‌کند تا بدانید زمان‌های شما در طول روز صرف چه کارهایی می‌شود و حتی بر اساس برنامه تعیین شده، هشدارهایی برای ادامه انجام آنها به شما می‌دهد. تنها کاری که برای سنجش وقت و بهره‌وری خود باید انجام دهید این است که از شروع هر کاری بر روی گزینه Start کلیک کنید و یا با تعریف کردن دستی نیز از روند انجام کار مطلع شوید. در واقع با Tracking زمان می‌توانید بهتر و مفید تر از زمان‌های سپری شده خود در طول زمان مطلع شوید. این کار در دراز مدت تمرکز شما را بالا می‌برد و شما را تشویق به ادامه انجام پروژه‌هایتان می‌کند، در نتیجه بهره‌وری شما نیز افزایش می‌یابد.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
منبع: Toggl.com
دیدگاه