چگونه منتورینگ پربازدهی داشته باشیم؟
انجام وظایف متعدد طاقت‌فرسا در محل کار و تلاش بی‌وقفه می‌تواند موجب خستگی مفرط و ازدست‌رفتن انرژی افراد شود. ضرب‌الاجل‌ها، جلسات، پروژه‌ها و دوره‌های آموزشی مداوم، همگی به تلاش و فعالیت نیاز دارند و ممکن است زمان کافی برای استراحت افراد باقی نگذارند؛ در این شرایط، برخی از کارکنان برای به‌دست‌آوردن وقت استراحت بیشتر، ممکن است بخشی از وظایف خود را سرسری و بدون توجه کافی انجام دهند. در این مواقع است که شرکت به منتور و منتورینگ نیاز دارد.
یکی از موقعیت‌های شغلی در هر کسب‌وکاری که بیش از سایر مشاغل با چنین مشکلاتی درگیر بوده، منتورینگ یا راهنمایی دیگران است. مشاوره و راهنمایی کارکنان، فرصت رسیدن به هدف و رضایت شغلی را برای آنان به‌همراه دارد؛ اما در عین حال، می‌تواند فرایند خسته‌کننده‌ای برای مشاوران و مربیان (Mentor) باشد. بسیاری از استراتژی‌های مشاوره و راهنمایی (Mentoring) روی چرایی، چیستی، هویت، محیط موردنظر و زمان متمرکز هستند؛ در این میان، اغلب استراتژی‌های صرفه‌جویی در وقت و انرژی افراد نادیده گرفته می‌شوند.
به همین دلیل، گفته می‌شود که در مواجهه با مشکلات و مسائل همه‌گیر و بی‌پایان، ما به‌عنوان منتور باید بتوانیم ضمن حفظ انرژی خود، به دیگران نیز در این مسیر کمک کنیم. در حقیقت، راهنمایی و مشاوره به افراد، با استراتژی کارآمدتری امکان‌پذیر است. این استراتژی ضمن بهبود شرایط فرد، افزایش اعتماد به نفس و گسترش شبکه ارتباطات وی، می‌تواند موجب صرفه‌جویی در انرژی درونی منتورها نیز بشود.
هدف از این منتورینگ، کاملا ساده است؛ یعنی در عین حال که در انرژی و زمان خود صرفه‌جویی می‌کنید، توانایی رهبری گروه به‌مراتب بزرگ‌تری از کارکنان را به دست می‌آورید و در نهایت، به منتور ماهرتری تبدیل می‌شوید.
در واقع، این کار به‌معنی یافتن راهی برای راهنمایی افراد راهنمایی‌گیرنده با تمام توانایی‌هایتان نیست، بلکه با تعیین یک سری خط‌‌‌مشی‌ها و انتظارات مشخص کارکنان می‌توان مهارت‌های مهم‌تر آنان را بهبود بخشید و شبکه ارتباطات قوی‌تری را برایشان ایجاد کرد؛ علاوه بر این، استفاده از چنین روشی در طولانی‌مدت برای کارکنان نیز مفیدتر خواهد بود.
چگونه از بازدهی بیشتری در منتورینگ داشته باشیم؟
برای این کار ابتدا پایه‌ای‌ترین انتظارات فرد را مشخص کنید. در حقیقت، برای شروع مشاوره و راهنمایی افراد، باید در ابتدا ترجیحات شخصی آنان را بدانید. حال، انتظارات خودتان را از مسئولیت‌های او در نظر بگیرید، سپس فایلی را از معیارهای استاندارد مسئولیت‌های کارکنان تهیه کنید و آن را برای استفاده‌های بعدی در جایی ذخیره کنید.
از جمله مسئولیت‌های استاندارد کارکنان، می‌توان به انجام سریع کارها، ایجاد دستور کار در ابتدای روز کاری، سازمان‌دهی جلسات کاری در تقویم (از جمله لینک کنفرانس‌های تحت وب در جلسات مجازی) و سایر موارد عملیاتی اشاره کرد. در حقیقت، تهیه چنین لیستی از وظایف کارکنان، برای شروع ارتباط موثر با افراد موردنظر می‌تواند امکان ارائه رهنمودهایی مستقیم و صریح، اما دوستانه را برای شما، به‌عنوان منتور سایر افراد، فراهم کند؛ علاوه بر این، به‌تدریج و در طول ارتباط با کارکنان نیز می‌توانید فایل مربوط به مسئولیت‌ها را با یکدیگر مرور کنید و در صورت لزوم، آن را بهینه‌سازی کنید؛ بنابراین، زمینه مناسب ارتباط را فراهم کنید و به افراد تحت منتورینگ خود اطلاع دهید که مسئولیت‌های استاندارد نوشته‌شده در فایل مربوط به هریک از آنان، مهارت‌های سازمان‌دهی و رهبری را برایشان فراهم می‌کند؛ در این شرایط، شما نیز به‌عنوان منتور، فرصت تمرکز روی نیازهای بزرگ‌تر آنان را خواهید داشت.
یک نکته مهم در تعیین انتظارات، به‌عنوان منتور یا مربی، تعیین برنامه زمانی سالانه است؛ این برنامه زمانی، نشان می‌دهد که چه مقدار از وقت خود را می‌خواهید در طول سال صرف افراد تحت‌نظرتان کنید؛ برای مثال، ممکن است بسته به نیاز یکی از کارکنان، زمانی در حدود ۲ تا ۶ ساعت در سال را به او اختصاص دهید. در حالت کلی، باید دقت داشته باشید که زمان خود را بین تمامی کارکنان تحت‌نظرتان تقسیم کنید. انجام این کار موجب می‌شود تا کارکنان به زمان منتورشان و همچنین تایمی که امکان مشورت با آن‌ها را دارند، اهمیت دهند؛ بنابراین، پیش از برقراری ارتباط با منتور، درمورد افکار، سؤالات و مشکلات خود فکر می‌کنند؛ در نتیجه، کارکنان به‌نوعی به استقلال فکری می‌رسند، اعتمادبه‌نفسشان بهبود می‌یابد و قبل از تعیین وقت جلسه، تلاش می‌کنند تا مشکل خود را تا حدودی حل کنند.
البته، این به‌معنی استقبال نکردن منتورها یا علاقه نداشتن آن‌ها برای پاسخگویی به مشکلات افراد راهنمایی‌گیرنده نیست، اما با استفاده از چنین روشی، کارکنان می‌توانند تمام حالات و گزینه‌های موجود را از قبل بررسی کنند و هنگام مراجعه به منتورشان، راهنمایی‌های لازم را از او دریافت کنند.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
برای افزایش بهره وری و کارایی منتورینگ خود، در صورت امکان می‌توانید مشکلات کارکنان را از طریق ایمیل یا برگزاری جلسات آنلاین حل کنید و راهنمایی‌های لازم را به آنان بدهید؛ همچنین برای حفظ انرژی و افزایش بهره‌وری خود می‌توانید جلسات مشاوره ۶۰دقیقه‌ای را به جلساتی ۴۰دقیقه‌ای تغییر دهید یا جلسات ۳۰دقیقه‌ای را به دوره‌های ۱۰ تا ۲۰ دقیقه‌ای تقسیم کنید.
در مرحله بعد، می‌توانید روی چگونگی ساختار جلسات، با کارکنان صحبت کنید و در زمان یا سایر ویژگی‌های ساختاری جلسات مشاوره تجدیدنظر کنید. در روش‌های سنتی، روابط بین منتور و دیگران، ارتباطی دونفره بود؛ به‌عنوان مثال، دو نفر درمورد موضوعاتی دیدار و گفت‌وگو می‌کردند که اغلب پیرامون مضامینی مانند رشد حرفه‌ای، حل اختلافات بین‌فردی یا ایجاد تعادل بین کار و زندگی بودند. به‌طور معمول در این روش در بیشتر اوقات منتورها (مربیان) مکالمه مشابهی را به‌طور جداگانه با چند نفر از افراد انجام می‌دادند؛ در نتیجه، پاسخی که به یکی از افراد می‌دادند، تا حدود بسیاری زیادی مشابه به پاسخ‌های سایر افراد بود.
با توجه به این نکته، می‌توان روش‌های کارآمدتری را برای منتورینگ ارائه کرد؛ به‌عبارتی، به‌جای برگزاری ۵ جلسه ۱ساعته برای ۵ نفر، می‌توان ۱ جلسه ۱ ساعته برای گروه ۵نفری برگزار کرد. در واقع، ترکیب ۵ جلسه جداگانه مشاوره در ۱ جلسه، موجب صرفه‌جویی در زمان و انرژی منتور و همچنین افراد تحت‌نظر او می‌شود؛ البته بدیهی است که مدت‌زمان این جلسه ۱ساعته در برنامه زمانی اختصاص‌یافته به هریک از افراد به‌صورت جداگانه یادداشت می‌شود؛ به‌عبارت بهتر، هریک از افراد شرکت‌کننده در جلسه، مشاوره‌ای ۱ساعته را پشت سر گذاشته‌اند و در هر حال، این زمان باید از برنامه زمانی مختص هریک از آنان کسر گردد. به‌طور قطع، این کار موجب صرفه‌جویی در زمان می‌شود، اما مزایای دیگری نیز به دنبال دارد که از آن جمله می‌توان به امکان شرکت در جلسات گروهی، اشتراک‌گذاری دیدگاه‌های شخصی با یکدیگر و فرصت دریافت مشاوره فردبهفرد از سایر افراد گروه اشاره کرد.
این امر هنگامی که افراد راهنمایی‌گیرنده، مشکلات مشابه یا اهداف تحقق‌نیافته یکسانی داشته باشند، راهنمای مناسب و معتبری خواهد بود و حمایت‌های لازم را برای موفقیت در این مسیر برای افراد فراهم می‌کند؛ همچنین به افراد حاضر در جلسات، این امکان را می‌دهد تا با بحث درباره مسائل خصوصی‌تر در جلسه‌های فردبهفرد، فضای مورداعتماد و شبکه‌های شخصی خود را در گروهشان ایجاد کنند. به‌طور کلی، می‌توان گفت که با گروه‌بندی افراد راهنمایی‌گیرنده، امکان تأثیرگذاری بیشتری روی آن‌ها دارید و از سوی دیگر می‌توانید فشار برنامه کاری خود را کاهش دهید.
جلسات مشاوره گروهی لزوما به‌صورت حضوری برگزار نمی‌شوند؛ همان طور که در دوره کنونی نیز به‌دلیل بیماری همه‌گیر کووید ۱۹، بسیاری از جلسات به‌صورت آنلاین برگزار می‌شوند، جلسات منتورینگ آنلاین نیز می‌توانند کارایی مناسبی داشته باشند. در واقع از این طریق، افراد راهنمایی‌گیرنده از مؤسسات مختلف و مکان‌های جغرافیایی متفاوت، می‌توانند به‌راحتی مطابق با راهنمایی منتور خود با یکدیگر همکاری کنند؛ علاوه بر این، اپلیکیشن‌های دورکاری تیمی مختلفی وجود دارند که امکان همکاری افراد راهنمایی‌گیرنده با یکدیگر و شرکت در جلسات مشاوره آنلاین را فراهم می‌کنند.
شما نیز به‌عنوان منتور گروهی از افراد راهنمایی‌گیرنده، می‌توانید افراد هم‌فکر را در یک گروه جمع کنید، ایمیل‌های مهم را به‌صورت گروهی برای آنان ارسال کنید یا در اپلیکیشن‌های تیمی، مطالب را در هریک از گروه‌های مربوطه به‌راحتی برای همه اعضای گروه ارسال کنید؛ علاوه بر این، استفاده از برنامه‌های پیام‌رسان گروهی نیز قابلیت برقراری مکالمات سودمند را میان اعضا دارند. در این اپلیکیشن‌ها نیز می‌توانید به‌صورت ریموت، افراد راهنمایی‌گیرنده خود را زیرنظر داشته باشید، راهنمایی‌های لازم را به گروه‌های مربوطه ارائه دهید و در زمان و انرژی خود نیز صرفه‌جویی کنید؛ در چنین شرایطی، می‌توانید برنامه کاری خود را به روش منعطف‌تری تنظیم کنید؛ برای مثال، در زمان دل‌خواه در جلسات حضور پیدا می‌کنید، با افراد تحت‌نظارت خودتان گفت‌وگو می‌کنید و در صورت نیاز ارتباط را قطع می‌کنید و در زمان مناسب دیگری به افراد راهنمایی‌گیرنده پاسخ می‌دهید.
حال که انتظارات افراد راهنمایی‌گیرنده را درک کرده‌اید و اساس جلسات خود را تغییر داده‌اید، ببینید که چه وظایف دیگری را می‌توانید به‌عنوان فرصت برای ارائه مشاوره‌های بیشتر به افراد راهنمایی‌گیرنده خود داشته باشید؛ برای مثال، رویداد مربوط به کار یا توسعه فردی، مانند وبینار مجازی یا حتی برخی از جلسات هیئت‌مدیره، از جمله فرصت‌هایی هستند که برای ارائه مشاوره بیشتر به افراد راهنمایی‌گیرنده و همچنین به‌منظور حضور در جلسات، می‌توانید توسط این فرصت‌ها از آنان دعوت کنید. از طرفی، به‌دلیل شیوع بیماری‌های واگیردار، جلسات مجازی متعددی برگزار می‌شوند که می‌توانید از آن‌ها به‌عنوان فرصتی برای یک منتورینگ پربازده افراد راهنمایی‌گیرنده خود استفاده کنید.
در حقیقت، شرکت در چنین جلساتی به چند دلیل بسیار مفید هستند؛ دلیل اول این است که منتورها می‌توانند در زمانی که فقط به خودشان و برای شرکت در این جلسات اختصاص داده بودند، به‌همراه افراد تحت راهنمایی خود در جلسات مذکور شرکت کنند؛ دلیل دوم اینکه، فرصت آشنایی با علایق، مهارت‌های شبکه سازی و قدرت تأثیرگذاری منتور را به افراد راهنمایی‌گیرنده می‌دهد. دلیل آخر نیز این است که فرصتی فراهم می‌شود تا افراد راهنمایی‌گیرنده به سایر مشاوران بالقوه نیز معرفی شود. در حقیقت، ملاقات با تیمی متشکل از چندین منتور، به‌عنوان هدیه ارزشمندی برای افراد راهنمایی‌گیرنده به شمار می‌آید که امکان دستیابی به راهنمایی‌های کارآمد و حمایت بیشتر از جانب آنان را برایشان فراهم می‌کند.
جمع‌بندی
با توجه به آنچه در این مطلب مطرح کردیم، منتورینگ لزوما موجب تخلیه انرژی و خستگی افراد نمی‌شود. در واقع، استراتژی‌های مناسب منتورینگ می‌توانند انرژی کمتری از منتورها بگیرند و دردسر به‌مراتب کمتری برایشان داشته باشند؛ به همین دلیل، نکاتی همچون آگاهی از انتظارات افراد راهنمایی‌گیرنده، برنامه ریزی زمانی مناسب، فراهم‌کردن فرصت مشاوره بیشتر برای آنان، از جمله مواردی هستند که موجب شکل‌گیری استراتژی‌هایی برای به حداکثررساندن بازدهی منتورینگ می‌شوند. چنین استراتژی کارآمدی، خستگی کمتری را برای منتورها به دنبال دارد و می‌تواند موجب صرفه‌جویی در زمان و انرژی افراد راهنمایی‌گیرنده و همچنین مربیان شود.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
منبع: hbr.org
دیدگاه