طراحی شغل چیست؟ (مراحل، رویکردهای طراحی شغل و دیگر نکات مهم)
- طراحی شغل چیست؟
- هدف از طراحی شغل چیست؟
- روش های طراحی شغل
- ویژگی های طراحی شغل
- نکات مهم مراحل طراحی شغل
امروزه شغل‌ها سریع‌تر از هر زمان دیگری تغییر کرده و شغل‌های جدیدی ایجاد می‌شوند و به همین خاطر، بازنگری هر موقعیت کاری و شغلی، اهمیت بسیار بیشتری پیدا کرده است. این موضوع باعث می‌شود سازمان‌ها با به‌کارگیری فرایندی به نام طراحی شغل (Job Design) بر اساس اهداف مختلف برای هر شغل برنامه‌ریزی دقیقی انجام دهند که علاوه بر موفقیت سازمان، به رضایت شغلی و پیشرفت فردی نیروهای شاغل در آن جایگاه شغلی نیز کمک کند. در این نوشتار قصد داریم مفهوم و مراحل طراحی شغل را با هم بررسی کنیم و به روش‌ها و رویکردهای طراحی شغل بپردازیم. با ما همراه باشید.
طراحی شغل چیست؟
یکی از مهمترین اهداف هر سازمان رسیدن به سود و موفقیت بیشتر است و افراد شاغل نیز در هر جایگاه شغلی، تلاش می‌کنند که علاوه بر رسیدن به اهداف سازمانی، به اهداف حرفه‌ای و شغلی خود نیز دست پیدا کنند. اهداف شغلی افراد شامل رسیدن به موقعیت اجتماعی بهتر، داشتن انگیزه برای انجام کار باکیفیت‌تر و سایر موارد مشابه است. طراحی شغل نیز به همین موضوع اشاره دارد؛ در فرایند طراحی شغل، کسب سود و موفقیت سازمان، همراه با ایجاد انگیزه بیشتر برای افراد شاغل در آن جایگاه شغلی، مد نظر قرار می‌گیرد.
فرایند ساخت و ایجاد یک شغل برای کسب موفقیت و رسیدن به اهداف سازمان و البته در عین حال ایجاد انگیزه در کارکنان و اعطای پاداش‌های متناسب به آنها، طراحی شغل نامیده می‌شود.
در واقع در زمان طراحی شغل، مواردی هم‌چون وظایف انجام‌شده در آن جایگاه شغلی، مسئولیت‌های فرد شاغل در آن جایگاه، شایستگی‌های مورد نیاز برای استخدام، روش‌ها و سایر موارد مهم برای انجام مجموعه‌ای از وظایف محول شده تعیین خواهند شد.
طراحی شغل نشان‌دهنده اجزای مختلف یک جایگاه شغلی و الگوی روابط میان نیروهای سازمان برای انجام آن به‌نحوی که در عین رسیدن به اهداف و چشم‌اندازهای سازمان، نیازهای اجتماعی و روحی نیروهای شاغل در آن مجموعه نیز در نظر گرفته شود.
در صورتی که مراحل طراحی شغل به شکل اصولی و درست انجام شود، کیفیت و بهره وری آن فعالیت خاص در سازمان افزایش یافته، افراد شاغل در آن جایگاه، رضایت بیشتری از کار خود خواهند داشت و در نهایت ترک سازمان و یا جداشدن نیروهای مجموعه نیز به‌طرز چشم‌گیری کاهش می‌یابد.
در ادامه‌ی مطلب به بررسی روش‌ها و مراحل طراحی شغل و ویژگیهای اصلی آن خواهیم پرداخت و این موضوع را از چندین جهت بررسی می‌کنیم.
هدف از طراحی شغل چیست؟
بی‌شک همه ما می‌دانیم که نیروهای یک مجموعه تنها در زمانی بهترین عملکرد را خواهند داشت که رضایت شغلی بالایی داشته باشند. این رضایت شغلی از عوامل بسیار مختلفی نشئت می‌گیرد و سازمان‌های مختلف با درک این مسئله، تلاش می‌کنند که با افزایش رضایت و روحیه نیروهای خود، بهرهوری و کیفیت خدمات یا محصولات را نیز افزایش دهند. بنابراین یکی از مهمترین اهداف طراحی شغل را می‌توان رضایت هر دو بخش مدیریتی و نیروهای کار در سازمان و در حین انجام کار نامید. علاوه بر این مورد، طراحی شغل اهداف دیگری را نیز دنبال می‌کند که برخی از مهمترین آنها را در ادامه با هم مرور خواهیم کرد:
- افزاش کارایی و یافتن بهترین روش انجام کار برای تولید محصولات و خدمات باکیفیت؛
- افزایش بهرهوری و استفاده بهتر از منابع انسانی، مادی، زمانی و سایر منابع محدود مجموعه؛
- ایجاد یک شرایط بسیار بهتر برای نیروهای کار و ایجاد انگیزه در کارکنان از این طریق؛
- رسیدن به اهداف و چشم‌اندازهای مجموعه با کمک کارکنان سازمان.
نکته مهمی که وجود دارد این است که با افزایش پیشرفت تکنولوژی در بخش‌های مختلف، برخی از کارها دست‌خوش تغییرات زیادی می‌شوند و طراحی شغلی به مدیریت مجموعه کمک می‌کند که با استفاده از این فرایند، شغل‌های جدیدی ایجاد کرده یا وظایف هر شغل را تغییر دهند. با توجه به این مسئله، باید بدانید که چندین روش و تکنیک مهم وجود دارد که بخش مدیریت هر سازمان با استفاده از آن می‌توانند مراحل طراحی شغل را در مجموعه و سازمان خود به‌بهترین شکل انجام دهند که در ادامه به آنها می‌پردازیم.
روش های طراحی شغل
روش‌های مختلفی وجود دارد که بخش مدیریت مجموعه‌ها و سازمان‌های بزرگ از آنها استفاده کرده و مراحل طراحی شغل مورد نیاز خود را انجام می‌دهند. در ادامه ۴ روش اصلی طراحی شغل را به‌اختصار شرح خواهیم داد.
۱. ساده‌سازی شغل
یکی از مهمترین روش‌های طراحی شغل، ساده‌سازی یک شغل پیچیده از طریق جداسازی اجزای مختلف آن است. در این روش، فرد شاغل در آن جایگاه، تحت فشار جسمی و روحی کمتری قرار گرفته و بدون اضطراب، می‌تواند بخش‌های مختلف وظایف محول‌شده را انجام دهد.
پس از جداسازی اجزای مهم یک شغل در این روش از طراحی شغل، هر بخش از آن به یک فرد مختلف سپرده می‌شود که باید آن بخش را به‌صورت مستمر انجام دهد. با انجام مستمر هر بخش، افراد در انجام کار محول‌شده تبحر پیدا می‌کنند و با داشتن تسلط و تخصص کافی، بهترین نتیجه ممکن را کسب خواهند کرد که همین موضوع باعث افزایش بهرهوری سازمان خواهد شد. این روش علاوه بر کاهش هزینه آموزش یک شغل سخت به یک نفر، سرعت انجام کار را نیز به شکل چشم‌گیری افزایش خواهد داد.
البته این روش معایب خاص خود را دارد، ممکن است افراد با قرارگرفتن در یک روتین دائم، احساس خستگی کنند و یا با توجه به عادی‌شدن فرایند، میزان توجه آنها کاسته شده و خطاهای فردی نیز افزایش یابد. به همین خاطر، سازمان‌ها نمی‌توانند برای همه کارهای سخت و پیچیده، از این روش بهره ببرند و انجام این روش تنها در شرایط خاص، بهینه است.
۲. گردش شغلی
یکی از تکنیک‌های مدیریتی برای طراحی شغل، استفاده از گردش یا چرخش شغلی است که در این روش، افراد به‌صورت دائم در بخش‌های مختلف سازمان مشغول به کار شده و دانش آنها نسبت به وظایف مختلف در سازمان، افزایش می‌یابد.
هدف اصلی این کار این است که افراد با وظایف مختلف در سازمان آشنا شوند، از انجام کارهای مستقل و فردی جلوگیری شده و در نهایت اینکه افراد مهارتهای مختلفی را کسب کنند که با کمک آن بتوانند وظایف مختلفی را به‌صورت هم‌زمان برعهده بگیرند. مهمترین مزایای استفاده از این روش برای طراحی شغل، موارد زیر است:
- کاهش یکنواختی شغلی؛
- گسترش دانش و مهارت افراد؛
- کشف استعدادهای پنهان افراد در جایگاه‌های شغلی مختلف؛
- کمک به افراد برای درک علاقه‌مندی‌های پنهان؛
- کمک به افراد برای یافتن بهترین موقعیت شغلی متناسب با روحیات و توانایی‌های خود؛
- توسعه تجربه افراد در محیط کاری.
البته این روش طراحی شغل، معایب خاص خود را دارد که شامل موارد زیر است:
- کاهش یکپارچگی در سازمان؛
- ترس از اجرای درست سایر وظایف محول‌شده؛
- وجود دائم وقفه‌های کاری؛
- ایجاد سوءتفاهم‌های مختلف در بین اعضای گروه و سازمان؛
- ترس از اشتغال در جایگاه‌های شغلی سخت‌تر و حساس‌تر.
روش جایگزینی شغل و یا گردش شغلی، یکی از روش‌های متداول طراحی شغل است و غالبا در سازمان‌هایی به کار می‌رود که انجام هر وظیفه به سایر وظایف ارتباط مستقیمی دارد و همه افراد شاغل باید به درک درستی از پروسه انجام کارها دست پیدا کنند. در این صورت می‌توان از روش گردش شغلی بهره برد و مراحل طراحی شغل را برای آن مجموعه به این روش انجام داد.
۳. غنی‌سازی شغلی
یکی از روش‌های طراحی شغل برای افزایش روحیه و انگیزه کارکنان، استفاده از روش غنی‌سازی شغلی است. در این روش، به هر فرد مسئولیت‌ها و البته اختیارات بیشتری تعلق می‌گیرد و به این شکل، مشکل اصلی حبس‌شدن در یک روتین دائم و تکراری، برای افراد از بین می‌رود.
در این روش افراد با چالش‌ها و وظایف بسیار متنوعی روبه‌رو خواهند شد و به همین خاطر باید تلاش کنند با افزایش توانایی‌های خود، امور محول‌شده را به‌بهترین شکل ممکن انجام دهند. به عبارت دیگر، در این روش این فرصت را به نیروهای سازمان می‌دهند که از طریق مواجهه با چالش‌های گوناگون، توانایی‌های خود را سنجیده و برای حل چالش‌های ایجاد شده، توانایی‌های خود را افزایش دهند. مزایای اصلی این روش طراحی شغل، شامل موارد زیر است:
- افزایش انگیزه افراد از طریق افزایش مسئولیت‌ها و کسب نتایج دل‌خواه با توجه به تلاش‌های فردی؛
- با تقسیم مسئولیت‌های مختلف بین افراد شاغل در مجموعه، مدیریت سازمان نیز آسان‌تر شده و حجم کارها بین تمام افراد تقسیم خواهد شد؛
- با اعطای مسئولیت‌های مختلف به تمام افراد، سازمان نیروهای خود را برای پذیرفتن مسئولیت‌های مدیریتی رده بالا در سازمان آماده می‌کند؛
- با تقسیم مسئولیت‌ها و اختیارات بین نیروهای مختلف سازمان، سطح‌های مدیریتی کاهش یافته و به همین دلیل پیچیدگی‌های رایج نیز از بین می‌رود.
۴. توسعه شغلی
یکی از روش‌های رایج در طراحی شغلی، استفاده از روش توسعه شغلی است. در این روش مسئولیت‌ها و اختیارات افراد اصلا افزوده نمی‌شود و فرد با داشتن همان اختیارات فردی در سازمان، وظایف بیشتری را برعهده خواهد داشت.
در این روش، از ایجاد یکنواختی کاری جلوگیری شده و افراد در بازه‌های زمانی مشخص، وظایف مشابه به کار فعلی خود را برعهده خواهند گرفت. معمولا در این روش طراحی شغلی، کارهای مشابه مسئولیت اولیه فرد به او محول می‌شود اما با این وجود، در صورتی که وظایف جدید بسیار متفاوت و خاص باشند، یک بازه زمانی کوتاه برای آموزش نیز تعیین خواهد شد.
هدف اصلی این روش، افزایش انعطاف کاری و سازگاری شغلی افراد در سازمان است. از این روش برای توسعه‌دادن وظایف افراد در سازمان استفاده می‌شود. هرچند غالبا نیروهای کار در این روش نارضایتی بسیار زیادی خواهند داشت، زیرا احساس می‌کنند که با یک حقوق مشخص، مجموعه بسیار وسیعی از وظایف را برعهده دارند.
یکی از مهمترین مواردی که در زمینه طراحی شغل باید بدانید این است که برای هر نوع سازمان و مجموعه‌ای، یکی از این روش‌های توسعه شغلی قابل انجام است و بخش مدیریت باید با بررسی دقیق هر روش و تسلط بر مزایا و معایب آن و البته بررسی مجموعه و سازمان خود، بهترین روش را برای طراحی شغل‌های مختلف سازمان انتخاب کنند.
با ساختن یک رزومه حرفه‌ای، برای استخدام در بهترین فرصت‌های شغلی اقدام کنید.
ویژگی های طراحی شغل
ویژگی‌ها طراحی شغل با توجه به نیازمندیهای شغل، حوزه کاری و رویکرد سازمان، متفاوت خواهد بود. با این وجود موارد زیر، مهمترین ویژگیهای طراحی شغل هستند که باید برای طراحی شغل، همیشه آنها را در نظر گرفت:
- اهداف کسبوکار: طراحی شغل باید بر اساس نیازمندیهای سازمان و موارد مطلوب برای کسب موفقیت، انجام شود. این اهداف با توجه به نوع شغل متفاوت خواهد بود، مواردی هم‌چون فروش محصولات خاص به میزان مشخص، فراهم‌کردن خدمات معین، نوآوری مستمر برای طراحی‌های نو و هر هدفی که به سازمان برای رسیدن به اهداف و چشم‌اندازهای آن کمک کند؛
- سلامتی و امنیت: هیچ شغلی نباید سلامتی و امنیت افراد یا همکاران و البته مشتریان را تهدید کند و به همین خاطر در نظر گرفتن سلامتی و امنیت افراد، یکی از مهمترین مشخصه‌های طراحی شغل است؛
- توانایی افراد: یکی از مهمترین ویژگیهای طراحی شغل، در نظر گرفتن توانایی‌های درونی و بیرونی افراد و برنامه ریزی بر اساس آن است؛
- کیفیت: طراحی شغل باید به‌گونه‌ای انجام شود که درصد خطاهای انسانی به‌شکل واضحی کاهش پیدا کند. به همین خاطر، بازه‌های متناوبی برای بررسی تعیین خواهند شد که کیفیت محصولات و خدمات تولید شده، در بالاترین سطح خود قرار داشته باشد؛
- سرعت: در زمان طراحی شغل باید این تضمین ایجاد شود که زمان در نظر گرفته‌شده برای هر وظیفه، با انجام آن تناسب کامل داشته باشد. برای مثال، در زمان ایجاد یک شرایط اورژانسی و بحرانی، زمان انجام کار به مهمترین مشخصه انجام آن تبدیل خواهد شد و باید این مورد و تمام مشخصه‌های مشابه به آن، در زمان طراحی شغل در نظر گرفته شود؛
- بهرهوری: طراحی شغل باید به‌گونه‌ای باشد که این تضمین ایجاد شود که فرد شاغل در آن جایگاه شغلی، به‌صورت کامل بر وظایف تعیین‌شده تمرکز دارد و تلاش می‌کند که سود و ارزش بیشتری به مجموعه بیفزاید؛
- سازگاری: یکی از مهمترین اهداف طراحی شغل، ایجاد سازگاری مجموعه با شرایط ناپایدار بازارهای اقتصادی، سیاسی و روابط میان جوامع است. به همین خاطر یکی از مهمترین ویژگیهای طراحی شغل، افزایش انعطاف‌پذیری شغل و البته ایجاد ظرفیت بالاتر برای ارتقای شغل و در بر گرفتن وظایف بیشتر در گذر زمان است؛
- کیفیت زندگی شغلی: شغل‌ها باید دارای انعطاف کامل، زیر مجموعه‌های مختلف و چالش‌های گوناگونی باشند که افراد شاغل در آن موقعیت‌های کاری، انگیزه خود را از دست نداده و تحت فشار و استرس بسیار زیادی نباشند. از سوی دیگر باید طراحی شغل به‌گونه‌ای انجام شود که افراد فرصت‌های کافی برای توسعه شخصیت و تخصص خود را نیز داشته باشند.
نکات مهم مراحل طراحی شغل
یکی از مهمترین اهداف طراحی شغل، ایجاد رغبت و انگیزه بیشتر برای نیروهای مجموعه است. به همین خاطر، در زمان طراحی شغل باید موارد مختلفی را در نظر بگیرید که شغل طراحی‌شده بیشترین کارایی و بهرهوری را داشته باشد. در ادامه ۵ مورد از مهمترین نکات در زمان طراحی شغل را به‌اختصار بررسی خواهیم کرد که می‌توانید با در نظر گرفتن آنها، این کار را به‌بهترین شکل ممکن در مجموعه خود انجام دهید. ۵ نکته مهم در زمان طراحی شغل، شامل این موارد است:
۱. تنوع مهارت‌ها
هیچ‌کس از انجام یک کار روتین، یک‌نواخت و مستمر لذت نمی‌برد. بنابراین در زمان طراحی شغل این موضوع را در نظر بگیرید و سعی کنید هر بخش را به‌گونه‌ای طراحی کنید که افراد مجموعه، از مهارت‌ها و توانایی‌های فردی و اجتماعی خود استفاده کرده و یا با استفاده از چندین مهارت مختلف، وظایف خود را انجام دهند. این موضوع باعث می‌شود که افراد وظایف بیشتری را برعهده بگیرند که البته در برخی مواقع به آموزش‌های اختصاصی نیاز خواهد داشت. با این وجود، تنوع مهارت‌ها یکی از مهمترین ویژگیهای طراحی شغل یعنی افزایش انگیزه کارکنان را مد نظر قرار می‌دهد.
۲. تعیین وظایف
وظایف طراحی شده برای هر شغل باید به‌صورت مشخص تعیین شوند و افرد بتوانند اثر تلاش‌های خود را در مجموع پروژه‌های انجام‌شده، ببینند. در واقع اگر افراد نتیجه تلاش‌های خود را در یک مجموعه بزرگ‌تر ببینند، انگیزه بیشتری برای تلاش بیشتر و انجام دقیق‌تر وظایف محول‌شده خواهند داشت.
۳. اهمیت شغل
تمام افراد دوست دارند یک کار تاثیرگذار انجام دهند و سایر افراد مجموعه قدردان زحمات آنها باشند. به همین خاطر، در زمان طراحی شغل این نکته را به‌خاطر بسپارید و مجموع کارها را به‌نحوی طراحی کنید که اهمیت و تاثیر وظیفه هر فرد، به‌صورت کاملا واضح در مجموعه نمایان شود. مشاهده تاثیر وظایف فردی در مجموعه وظایف انجام شده، انگیزه کاری افراد را افزایش داده و باعث افزایش بهرهوری و کارایی خواهد شد.
۴. استقلال کاری
افراد ترجیح می‌دهند در حوزه کاری خود از استقلال نسبی برخوردار باشند و بتوانند وظایف محول‌شده را با توجه به برنامه‌ریزی‌های شخصی خود انجام دهند. با داشتن استقلال کاری، افراد در صورت کسب نتایج مد نظر، احساس بسیار بهتری خواهند داشت و در ادامه، حس مسئولیت پذیری آنها نیز افزایش خواهد یافت. به همین دلیل، باید بدانید که اعطای استقلال کاری به افراد و در نظرگرفتن این نکته مهم در زمان طراحی شغل، اهمیت بسیار زیادی دارد و می‌تواند در افزایش سود و بهرهوری مجموعه، نقش بسیار مهمی ایفا کند.
۵. بازخورد شغل
هدف اصلی طراحی شغل را می‌توان افزایش بهرهوری عملکرد افراد دانست و به همین خاطر توصیه می‌کنیم در زمان طراحی شغل، این موضوع را در نظر بگیرید که مدیران و افراد سرپرست، به‌صورت مستمر بازخوردهای مثبت یا منفی خود را به سایر افراد مجموعه اعلام کرده و از این طریق باعث افزایش انگیزه افراد شوند.
نکات مهمی را باید هنگام انجام مراحل طراحی شغل در نظر بگیرید، استفاده از تمام منابع محدود سازمان یکی از مهمترین مهارتهای مدیریتی است و برای انجام این کار باید یک برنامه‌ریزی دقیق و کامل داشته باشید. طراحی شغل به‌صورت اصولی و بر طبق قواعد مهم بازار کار، این مزیت را در اختیار شما قرار می‌دهد که علاوه بر کسب رضایت نیروهای سازمان و مجموعه خود، بهترین محصولات یا خدمات را با استفاده از همان منابع محدود خود، به مشتریان عرضه کنید.
جمع‌بندی نهایی طراحی شغل
طراحی شغل یک پروسه مهم و ضروری برای مجموعه‌های مختلف است. از طریق طراحی شغل، دو عامل مهم هر سازمان یعنی رضایت نیروهای کار و تولید بهترین خدمات و محصولات مد نظر قرار می‌گیرد. برای انجام این کار روش‌های مختلفی وجود دارد که هر مدیر باید با توجه به حوزه کاری خود، توانایی‌های افراد مجموعه و سایر عوامل مهم دیگر، بهترین روش ممکن را برگزیده و با کمک آن شغل‌ها را به‌نحوی طراحی کند که باعث افزایش بهرهوری و رضایت افراد شود.
امروزه با توجه به تغییرات سریع در مشاغل، کارشناسان منابع انسانی نیاز دارند پس از مشخص‌کردن نیازمندیهای یک جایگاه شغلی در فرایند طراحی شغل، افرادی متناسب با توانمندی‌ها و مهارتهای مورد‌نیاز آن جایگاه را استخدام کنند. نرم افزار جذب و استخدام (ATS) ابزاری برای تسهیل فرایند استخدام است که در جذب بهترین متقاضیان به شما کمک می‌کند. از طریق لینک زیر می‌توانید با ATS کاربوم و انواع گزارش‌هایی که این نرم افزار ارائه می‌دهد آشنا شوید.
برای آشنایی با ATS کاربوم روی دکمه زیر کلیک کنید:
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
شما این جلسه از دوره منابع انسانی را مطالعه کرده‌اید.
برای ثبت این جلسه و مطالعه کامل دوره، وارد شوید.
دیدگاه