اهمیت مهارت نوشتن در محیط کار و ۴ نکته برای تقویت آن
- اهمیت تسلط بر مهارت نوشتن در محیط کار
- نکاتی برای تقویت مهارت نوشتن
- بهترین راه تقویت مهارت نوشتن از نظر آقای جری وایزمن
همکارتان درمورد زمان جلسه برای شما ایمیلی را ارسال و در آن مشخص می‌کند که باید خود را برای ارائه‌ی پروژه مهمی آماده کنید. و در این ایمیل، اطلاعات مرتبط با مختصات ارائه مشخص شده‌اند، اما مشکل اینجاست که همکارتان مهارت نویسندگی ندارد و این ایمیل به قدری بد نوشته شده‌است که نمی‌توانید اطلاعات موردنیاز را از آن برداشت کنید. جملات ناقص هستند و غلط‌های املایی زیادی دارند؛ همچنین، پاراگراف‌ها به قدری زیاد هستند که خواندن و گرفتن اطلاعات از آن، وقت بسیاری از شما می‌گیرد؛ در نتیجه، نمی‌توانید برای جلسه به‌خوبی خود را آماده کنید و این ارائه مطابق خواسته‌ی شما پیش نخواهد رفت.
آیا شما نیز با چنین موقعیتی مواجه شده‌اید؟ در دنیای امروز، به قدری حجم اطلاعات وسیع شده‌است که اهمیت ارتباطات به صورت واضح، مختصر و مؤثر، بسیار حیاتی و ضروری به نظر می‌رسد. در صورتی که مهارت نوشتن را کسب کنید، به همان اندازه نیز می‌توانید بر مدیر، همکاران و حتی مشتریان، به‌خوبی اثر بگذارید. در این مطلب، به اهمیت مهارت نوشتن، راه‌کارهایی برای تقویت مهارت نوشتن و همچنین خطاهای متداولی که هنگام نوشتن باید از آنها اجتناب کنید، اشاره می‌کنیم.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
اهمیت تسلط بر مهارت نوشتن در محیط کار
به‌طور نسبی، همه افراد شاغل مجبور هستند که ایمیل بنویسند و از سایر روش‌های ارتباطی نوشتاری برای تعامل با همکاران و مدیرانشان استفاده کنند. همچنین مشاغلی که افراد در آنها موظف‌اند که پاسخ‌گو باشند، نیاز دارند که به نوشتن شفاف مستندات بیشتر توجه کنند پس نیاز به مهارت نوشتن دارند.
به‌طور خلاصه، مهارت نوشتن مناسب برای محیط‌های کاری اهمیت بسیاری دارد. اگر در ارسال ایمیل‌های خود بی‌توجهی کنید و غلط‌های املایی، جملات بی‌سروته و ایرادهای دستورزبانی متعددی در متونتان داشته باشید، این موضوع می‌تواند نشان‌دهنده بی‌توجهی شما نسبت به شغل و محیط کاری‌تان باشد.
بنابراین، تسلط بر مهارت نوشتن، نه‌تنها برای ارتباطات محیط کاری اهمیت دارد، بلکه این توانایی‌ها می‌توانند بر برند شخصی و شغلی شما در میان دیگران تأثیر بگذارند. در ادامه توضیح می‌دهیم به چه دلایلی تسلط بر مهارت‌های نوشتاری، برای پیشرفت شغلی اهمیت دارد.
۱. حرفه‌ای‌بودن
زمانی که شغل یک نفر، او را به نوشتن مجبور می‌کند، مهارت نوشتن به‌‌وضوح برای موفقیتش اهمیت دارد؛ برای مثال، نویسنده‌های حرفه‌ای، خبرنگاران و متخصصان حوزه روابط عمومی، افرادی هستند که باید تسلط بالایی بر مهارت‌های نوشتاری داشته باشند.
در محیط‌های کاری امروزی، هرکدام از متخصصان باید تا حدی با مهارت نوشتن آشنایی داشته باشند. مطمئنا از افراد انتظار نمی‌رود که به‌اندازه نویسندگان حرفه‌ای بر این مهارت‌ها مسلط باشند؛ با این حال، این توقع وجود دارد که در نوشتن ایمیل‌ها، تکمیل گزارش‌ها و ارسال یادداشت‌ها، افراد به‌اندازه کافی با دقت و مهارت عمل کنند. این یعنی افراد برای اینکه به‌خوبی درک شوند، باید بتوانند به‌گونه‌ای بنویسند که از جانب دیگران به‌خوبی فهمیده شوند و نوشتار آنها به‌حدی ساختاریافته باشد که مفهوم موردنظرشان را منتقل کند.
۲. ارتباطات
همان طور که گفتیم، کارکنان باید به‌طور پیوسته به نوشتن یادداشت‌ها، ایمیل‌ها، نامه‌ها و گزارش کار بپردازند. تمامی این فعالیت‌ها به مهارت نوشتن خوبی نیاز دارند تا بدین ترتیب افراد بتوانند به‌شکل مؤثری ایده‌هایشان را با یکدیگر به اشتراک بگذارند.
از طرف دیگر، ضعف در مهارت نوشتن، به‌خصوص آنجا که پای ارتباط با مدیران به میان کشیده می‌شود، می‌تواند مشکلاتی را ایجاد کند. چنین ضعفی می‌تواند به‌عنوان نشانه‌ای از ناتوانی کارمند برای ترقی به جایگاه‌های بالاتر تلقی شود و این موضوع، به‌تنهایی مانعی برای ترفیع آنها ایجاد می‌کند؛ به‌علاوه، افرادی که مهارت نوشتن ضعیفی دارند، از جانب دیگران به‌عنوان افرادی کم‌هوش شناخته می‌شوند.
۳. اعتبار
به‌طور‌کلی، کارکنانی که در مهارت نوشتن بالایی دارند، به‌عنوان نیروهای باارزش سازمانی شناخته می‌شوند. شرکت‌های مختلف، منابع مالی بسیاری را برای آموزش کارکنانشان و بهبود مهارت نوشتن آنها صرف می‌کنند.
موقعیتی را در نظر بگیرید که به‌عنوان کارمند، گزارشی را دانلود می‌کنید یا می‌خواهید پیام همکارتان را تفسیر کنید، با این حال با متنی مواجه می‌شوید که از پر از غلط‌های املایی و اشتباهات در دستورزبان است. این موضوع نه‌تنها وقت زیادی را از شما هدر می‌دهد، بلکه باعث می‌شود که پیام نویسنده به‌خوبی منتقل نشود. این موضوع موجب می‌شود که تصور کنید با همکار کم‌سوادی روبه‌رو هستید؛ شخصی که حتی زمان کمی برای خواندن و اصلاح دوباره متن خود صرف نمی‌کند.
۴. باملاحظه‌بودن
مهارت نوشتن مناسب، درهای جدیدی را به موقعیت‌های بالاتر برای کارکنان جوان باز می‌کنند. با این حال، به همان اندازه که این مهارت‌ها اهمیت دارد، رفتار باملاحظه نسبت به دیگران نیز اهمیت دارد. توجه کنید که تذکر یا اصلاح اشتباهات دیگران نیز باید در زمان مناسبی صورت گیرد.
در فضای کاری، تلاش برای اصلاح نوشتار همه افراد کار اشتباهی است؛ کافی است اشتباهات بعضی از افراد را به آنها متذکر شوید و در کارتان با مشکلات جدی مواجه یا حتی اخراج شوید. همه افراد علاقه‌ای ندارند که از جانب دیگران اصلاح شوند و همه اشتباهات به اندازه‌ای اهمیت ندارند که به اصلاح نیاز داشته باشند.
نکاتی برای تقویت مهارت نوشتن
۱. لحن مناسب
اولین قدم برای تقویت مهارت نوشتن واضح و دور از ابهام انتخاب لحن مناسب است؛ به این معنی که قصد دارید ایمیل غیررسمی بفرستید، می‌خواهید گزارشی را با جزئیات بنویسید یا حتی ممکن است جملاتی تبلیغاتی را بنویسید.
در واقع، بر اساس مخاطب و نوع سبک، لحن نگارش شما نیز مشخص می‌شود؛ یعنی مشخص می‌شود که لحن جملات باید غیررسمی باشد یا رسمی.
برای مثال، آیا می‌توانید با همان لحنی که برای دوستان خود می‌نویسید، ایمیلی را نیز به یکی از مدیران سازمان خود بفرستید؟ به طور قطع، پاسختان منفی است.
تا جایی که می‌توانید برای تقویت مهارت نوشتن، سعی کنید در نگارش نوشته‌های خود مخاطب را در نظر بگیرید، به طوری که نوشته‌ی شما مخاطب‌پسند باشد. باید بر اساس مخاطبان و کسانی که پیام شما را می‌خوانند، لحن و جنبه‌های متن خود را مشخص کنید؛ پس ابتدا باید مشخص کنید که مخاطب پیام‌های شما چه کسانی هستند؛ برای مثال، مشخص کنید که قصد دارید برای کدام‌یک از بخش‌ها (مدیران ارشد، بخش منابع انسانی یا بخش فنی سازمان) پیامی را بنویسید.
۲. ساختار
برای تقویت مهارت نوشتن، از عناوین، زیرعنوان‌ها، نشانه‌ها و اعداد برای مشخص کردن متن و جدا کردن آنها استفاده کنید. با پاراگراف‌های کوتاه متن خود را نگارش کنید و همچنین هر قسمت از آن را با عناوین جداگانه‌ای تقسیم‌بندی کنید. خواندن متن کوتاه راحت‌تر از مطالعه‌ی پاراگراف‌های طولانی است.
در تقویت مهارت نوشتن، اضافه کردن نمودارها و تصاویر نیز روش مناسبی برای شکستن جملات است. ابزار بصری نه‌تنها باعث جلب‌توجه و ترغیب خواننده می‌شوند، بلکه می‌توانند اطلاعات مهمی را در زمان کوتاهی به مخاطبان انتقال دهند.
۳. عنوان مناسب
عنوان مناسب یکی از عناصر اصلی در تقویت مهارت نوشتن است. عناوین باید توجه مخاطب را به خود جلب کنند. استفاده از سؤالات ایده‌ی خوبی برای این کار است، به‌ویژه اگر می‌خواهید یک متن تبلیغاتی یا گزارش بنویسید؛ زیرا این سؤال مخاطب را کنجکاو می‌کند و او را به پیگیری ادامه‌ی متن وامی‌دارد. اگر دقت کرده‌باشید، در روزنامه‌ها و وب‌سایت‌های خبری به‌خوبی از این تکنیک استفاده می‌شود.
۴. خطاهای مربوط به دستور زبان
تکرار این نکته ضرورت ندارد که خطاهای نوشتن شما را غیرحرفه‌ای نشان می‌دهند؛ بنابراین، باید با ساختار و دستور زبان آشنا باشید تا بتوانید از خطاهای متداولی که، حتی نرم‌افزار‌های ویراستاری هم نمی‌تواند آنها را شناسایی کنند، اجتناب کنید. تمرین و تکرار مهارت‌های نوشتن بهترین راهی است که بتوانید از غلط‌های املایی و علائم نگارشی اشتباه خودداری کنید و به تقویت مهارت نوشتن بپردازید.
در مجموع، باید از کیفیت هرچیزی که می‌نویسید، مطمئن شوید. ممکن است برخی از خوانندگان متن شما نیز دانش ساختار و دستوری بسیاری نداشته‌باشند و به اشتباهات شما پی نبرند، اما این توجیهی برای اشتباه نوشتن نیست.
با ساختن یک رزومه حرفه‌ای، برای استخدام در بهترین فرصت‌های شغلی اقدام کنید.
بهترین راه تقویت مهارت نوشتن از نظر آقای جری وایزمن
جری وایزمن (Jerry Wiseman)، از مربیان سازمانی و بنیان‌گذار شرکت «ارائه‌های قدرت‌مند» و مؤلف کتاب ارائه در عمل: ۸۰ درس خاطره‌انگیز ارائه از افراد ماهر (Presentations in Action: 80 Memorable Presentation Lessons from the Masters)، به مزایای بلند ادا کردن نوشته‌ها و متن ارائه می‌پردازد.
به گفته‌ی وی، نویسندگان این نکته را از گذشته می‌دانند که بلند ادا کردن آن‌چه در سکوت نوشته‌اند، به شکل‌گیری ایده‌هایشان و بتقویت مهارت نوشتن کمک می‌کند. در یکی از مقالات منتشر‌شده در مجله‌ی وایرد (Wired) در ارتباط با شناخت صدا، کلایو تامپسون (Clive Thompson) از میشل د مونتنی (Michel De Montaigne)، مقاله‌نویس فرانسوی قرن شانزدهم، و هنری جیمز (Henry James)، نویسنده‌ی آمریکایی قرن نوزدهم، می‌گویند که هر دو به منشی‌های خود دیکته می‌گفتند. تامسپون با رجوع به حال حاضر، مثالی از نویسنده و منتقد، تیم کارمودی (Tim Carmody)، می‌زند که با «صفحه‌ی خالی که نمی‌داند از کجا باید شروع کند» مواجه شده‌است. او در زمینه‌ی صحبت درمورد ایده‌های خود با دوستان مشکلی ندارد؛ به همین دلیل، کارمودی از نرم‌افزار دراگون (Nuance Dragon: نرم‌افزار شناخت صدا از شرکت نانس) استفاده کرد تا برای ساعت‌ها صحبت کند.
کارمودی طیف ملموس مزایای مربوط به ترکیب متن و صحبت (فن بیان مؤثر) را تجربه کرده‌است. در ورای فرایند خلاق مرور و انتشار، بلند صحبت کردن باعث رسیدن به دیدگاه و تقویت مهارت نوشتن می‌شود. بسیاری از نویسندگان حرفه‌ای کارهایشان را برای خود می‌خوانند، به جای اینکه مانند مسرس و مونتین این کار را به عهده منشی‌های خود بگذارند.
ادا کردن فرایندی، که با سکوت انجام شده‌است، باعث می‌شود که نویسندگان خود را در نقش خوانندگان خود ببینند. این گام اضافی به نویسندگان این امکان را می‌دهد که دیدی عینی از محتوا به دست آورند و مهارت نوشتن خود را تقویت کنند. نیکلسون بیکر (Nicholson Baker)، نویسنده‌ی کتاب پرفروش آمریکایی، فرایند سبک کلامی کردن نوشته‌های خود را «گفتار-نوشتار» می‌خواند که آن‌چه را بیان می‌کند، می‌نویسد. در مصاحبه‌ی وی با نشریه‌ی نیویورک تایمز، بیکر توضیح می‌دهد که با این کار کلمات به اَشکال مختلف بیان می‌شوند. جملات ساده‌تر گفته می‌شوند و تردید کمی وجود دارد که به عقب برگردید و به مطالب شاخ‌و‌برگ بدهید. وی می‌گوید «سعی می‌کنم نوع ساده‌ای از روایت‌گری را انجام دهم.»
در واقع، ارائه‌ها نیز با بلند صحبت کردن یا ادا کردن شکل می‌گیرند. برای آمادگی در ارائه، باید بلند صحبت کنید. به عنوان مربی، پیشنهاد می‌کنم که ارائه‌ی خود را با نمایش اسلایدهای پاورپوینت با قسمت مرور اسلایدها یا اسلایدبرد، برای خودتان زمزمه کنید و سپس با صدای بلند و با فرض اینکه در مقابل مخاطبان هستید، صحبت کنید. دادن حس صدا به ایده کمک می‌کند تا خود را در مقابل فرایندی خلاق به چالش بکشید. مانند کارمودی شما نیز می‌توانید این فرایند خلاق را با ادا کردن بلند ارائه و ضبط صدایتان با استفاده از نرم‌افزار دراگون یا موبایل خود انجام دهید. مرور مجدد ضبط صدا، به ایده و کلماتتان شکل دوباره می‌دهد و باعث می‌شود که هنگام شروع صحبت فن حذف کلمات بی‌معنی (logjam) را به دست آورید.
حالت بلاک یا مانعی که برای نویسندگان پیش می‌آید به دلیل روند شروع آنها از نوشتن روی کاغذ است. حتی اگر نویسنده‌ای ذهنیت مشخصی درباره‌ی داستان داشته‌باشد یا ارائه‌دهنده ایده‌ی مشخصی از ارائه‌ی جدید خود را در ذهن ترسیم کند، بازنگری انتخاب کلمات و ایده‌های در دسترس می‌تواند جزئیات اطلاعاتی را که ارائه‌کننده در اختیار دارد یا نویسنده در ذهنش ایجاد کرده‌است، در بر بگیرد؛ با وجود این، نویسندگان و ارائه‌دهندگان شبیه یکدیگر هستند؛ با موضوعات خود زندگی کرده‌اند و می‌دانند که هیچ سختی‌ای برای بیان آن ندارند. به اندازه کافی سعی کنید تا در خلوت صدایتان را ضبط کنید. این کار باعث افزایش بهره وری و تقویت مهارت نوشتن می‌شود.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
منبع:
careeraddict.com
hbr.org
شما این جلسه از دوره مهارت‌های نرم را مطالعه کرده‌اید.
برای ثبت این جلسه و مطالعه کامل دوره، وارد شوید.
دیدگاه