مذاکره از راه دور؛ تاکتیک‌هایی برای تاثیرگذاری بیشتر در آن
شیوع ویروس کرونا شیوه‌ی مذاکره‌ی شرکت‌ها را تغییر داده و آنها را تبدیل به مذاکره از راه دور کرده است. امروزه، تمام شرایط سنتی عقد قراردادها در دسترس عموم قرار دارند. این امر مذاکره‌کنندگان را وادار می‌کند که به‌دقت در فرضیات خود تجدیدنظر، صنایع خود را ارزیابی، درخواست‌های خود را اولویت‌بندی و ذی‌نفعان مهم را بیش از هر زمان دیگری در مسائل کاری دخیل کنند. از آن‌جا که بیشتر مذاکرات، حتی پس از اتمام محدودیت‌های مربوط به همه‌گیری، به شکل مذاکره از راه دور برگزار خواهند شد، موفقیت به درک نحوه‌ی مذاکره‌ی مجازی نیز بستگی خواهد داشت.
رهبر انجام مذاکراتِ مک‌کینزی (McKinsey) درس‌هایی را که در طول ۱ سال مذاکره از راه دور کسب کرده‌است، به اشتراک می‌گذارد که در این مطلب به آنها می‌پردازیم.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
توصیه‌ی مک‌کینزی در خصوص مذاکرات از راه دور شامل موارد زیر است:
- افزایش سود با استفاده از مزایایی که مذاکره‌ی از راه دور درباره‌ی زمان‌بندی دارد؛
- توصیه‌هایی برای نحوه‌ی استفاده از ابزارهای مجازی برای شبیه‌سازی تاکتیک‌های مذاکرات رو در رو، مانند مکالمات در راهروها و ارتباطات ضمن جلسه (backchannels)؛
- نحوه‌ی جلوگیری از بروز خطاهای مربوط به تکنولوژی که ممکن است گفت‌وگو را از مسیر خود خارج کنند.
شاید شما تولید‌کننده‌ای هستید که به دنبال عقد توافق‌نامه‌ی جدید با تأمین‌کننده (Supplier) است یا صاحب یک شرکت فناوری هستید که می‌خواهد برای پروژه‌ی تبلیغاتی بزرگی قرارداد ببندد یا خرده‌فروشی که می‌خواهد شرایط انبارداری خود را تعدیل کند؛ به هر حال، همه‌گیری ویروس کرونا چگونگی انجام مذاکرات شما را تغییر داده‌است.
برای این موضوع ۲ دلیل وجود دارد:
اول این‌که همه‌چیز (از این‌که چه چیز را چقدر باید بخرید و چه چیزی را به چه کسی باید بفروشید گرفته تا مدت‌زمان و شروط قراردادها)، در دسترس عموم قرار دارند. مذاکره‌کنندگان باهوش فرضیات خود را بازنگری می‌کنند، تغییرات کنونی و پیش‌بینی‌شده‌ی صنعت خود را ارزیابی می‌کنند و پیامدهای مربوط به سازمان خود و همچنین اولویت‌های در حال تغییر شرکایشان را می‌سنجند. احتمالا دنیای روابط میان تأمین‌کنندگان و خریداران، که تا چند ماه دیگر پدیدار می‌شود، ثبات، رشد و پیش‌بینی‌پذیری متداول قبل از همه‌گیری ویروس را نخواهد داشت و ظاهر آن کاملا متفاوت خواهد بود.
دوم این‌که برخی از مذاکرات حتی پس از بازگشت دنیا به روال قبل نیز مجازی خواهند ماند. بنا بر تجربه‌ی من، مکالمات مشتریان و تحلیلی که حین انجام مذاکرات ما در مک‌کینزی صورت گرفته‌است، قبل از پاندمی فقط ۱۰ تا ۱۵ درصد از مذاکرات به شکل مذاکره راه دور برگزار می‌شدند. من پیش‌بینی می‌کنم که این رقم در آینده به ۲۵٪ خواهد رسید. احتمالا بیشتر مذاکرات از راه دور به قراردادهای ساده‌تر مربوط خواهند بود، ولی ممکن است بخش‌هایی از مذاکرات قراردادهای پیچیده‌تر نیز بدین شکل انجام بگیرند.
در این مطلب توضیح خواهم داد که این ۲ دلیل در نحوه‌ی مذاکرات شما در ماه‌های آینده، چه معنا و تأثیری خواهند داشت.
چشم‌انداز جدید در مذاکره از راه دور
بیایید بحث را با این موضوع شروع کنیم که در صحبت از توافق بر سر شروط چه مواردی تغییر کرده‌اند.
هنگامی که سازمان‌ها درباره‌ی قراردادهایی که تا چند سال آینده منقضی نخواهند شد، دوباره مذاکره می‌کنند، اغلب شروط سنتی از بین می‌روند. بسیار اهمیت دارد که در این شرایط اوضاع را سروسامان دهید و بتوانید مذاکره از راه دور را به بهترین نحو ممکن انجام دهید
دلایل بسیاری برای این بی‌ثباتی وجود دارند. یکی از آنها این است که اکنون تمام صنایع از موقعیت جدیدی کار خود را آغاز می‌کنند؛ برای مثال، شرکت‌های خودروسازی و هوافضا سالی را با تقاضای پایین پشت سر گذاشته‌اند و اساسا برای سال ۲۰۲۱ کارشان را از نو آغاز می‌کنند؛ در عین حال، زمانی که محدودیت‌های مربوط به ویروس کرونا تولید محتوای جدید را چالش‌برانگیز کرد، صنعت سرگرمی باید موج افزایش تقاضا از سرویس پخش زنده (streaming services) را تعدیل می‌کرد.
در این شرایط، در اغلب بخش‌ها شرکت‌هایی که در معرض ورشکستگی قرار دارند، به احتمال زیاد ادغام می‌شوند و تعداد مشتری یا تأمین‌کننده خود را کاهش می‌دهند.
همچنین، به علت تغییرات فراوان و سریع شرایط زنجیره‌ی تأمین، ممکن است قیمت‌گذاری نیز بی‌ثبات باشد، زیرا احتمالا تأمین‌کنندگان نتوانند به طور کامل به تقاضای مشتریان خود پاسخ دهند و چنین شرایطی برای خریداران سودمند، اما گران به نظر برسد که هنگام کمبود کالا با آنها به عنوان مشتریان صف اول و ارجح رفتار شود. این تغییر کاملی است از چانه‌زنی درباره‌ی قیمت یا حجم دریافتی در بلندمدت که احتمالا در گذشته انجام می‌داده‌اند؛ درعین حال، تأمین‌کنندگانی که برای پرداخت هزینه شرایط منعطف‌تری داشته‌باشند، احتمالا شرکای بیش‌تری پیدا می‌کنند.
رویکرد نویدبخش دیگری که هم برای خریداران و هم برای فروشندگان کاربرد دارد، این است که درباره‌ی مسائل غیرمالی (داشتن مالکیت معنوی، انحصار، دسترسی به ابتکارعمل، تقسیم ریسک، سرمایه‌گذاری‌ها، مشارکت در منابع و انعطاف قرارداد) خلاقیت داشته‌باشند.
سازمان‌هایی که این فرصت‌های جدید را به شکل مؤثرتری هدایت می‌کنند، می‌توانند انتظار داشته‌باشند که حاشیه سود بالاتر، انعطاف‌پذیری بیشتر در زنجیره تامین و بهبود در سطح خدمات کارپردازی را به دست آورند و قبل از دیگران به تکنولوژی و نوآوری‌هایی که تقاضای بسیاری دارند، دسترسی پیدا کنند.
از این رو، بیش از هر زمان دیگری اهمیت خواهد داشت که مذاکره‌کنندگان با تجزیه‌وتحلیل سناریوهای بیشتر، اولویت‌بندی کنند و تشخیص دهند که باید بر کدام شروط بیشتر متمرکز شوند؛ همچنین، باید با رهبران رده‌بالا همکاری نزدیک‌تری داشته‌باشند؛ برای مثال، مدیران عامل و مدیران مالی سال قبل، بیش از همیشه برای مذاکره با مشتریان یا کارپردازان خود در مزایده‌ها درگیر هستند تا قدرت نفوذ کسب کنند.
مذاکره‌کنندگان باید اعتباری را که نزد این رهبران رده‌بالا دارند، اهرمی برای فشار قرار دهند تا بتوانند باز هم آنها را پای مذاکرات مهم بنشانند.
استفاده از ابزارهای جدید
امروزه، ضروری است که مذاکره‌کنندگان نیز برای بهره‌گیری از زمان حال از ابزارهای آنلاین به طور مؤثری استفاده کنند.
برای افزایش مهارت مذاکره از راه دور در حوزه‌ی دیجیتال به توصیه‌های زیر توجه کنید:
دستورکار را با جزئیات کامل بنویسید
دستور جلسه خود را به طور مشترک با طرف مقابلتان در مذاکره و با داشتن روحیه‌ی همکاری بنویسید. برای خریداران و فروشندگان زمان بگذارید تا بتوانید با پشتیبانی داده‌های معتبر به هر دو طرف نشان دهید که چگونه اوضاع در نتیجه‌ی همه‌گیری تغییر کرده‌است و همچنین دیدگاهی کلی از وضعیت فعلی و چالش‌های تجاری به آنها ارائه کنید؛ به‌علاوه، زمانی را برای استراحت در نظر بگیرید تا تیم‌ها بتوانند بر اساس اطلاعات جدیدی که درباره‌ی میزان تغییرات و در جریان مذاکره پدیدار شده‌اند، جمع‌بندی کنند.
در نهایت، مانند همیشه در پایان جلسه برای هماهنگی کامل درباره‌ی توافق‌نامه‌ها و شفاف‌سازی مراحل بعدی زمان کافی را در نظر بگیرید؛ متأسفانه، اغلب شاهد هستیم که در این امر کوتاهی می‌شود.
مدت‌زمان جلسات مذاکره از راه دور را کوتاه‌تر و تعداد دفعات آنها را بیشتر کنید
این‌که از افراد بخواهید که ۱ ساعت از برنامه‌ی روزانه‌ی خود را به شما اختصاص دهند (حتی اگر مجبور باشید این کار را ۲ یا ۳ بار انجام دهید) بسیار راحت‌تر از این است که بخواهید یک نیم‌روز کامل آنها را اشغال کنید. با حذف مسئله‌ی سفر می‌توانید در یک بازه‌ی زمانی کوتاه به جای یک رویداد واحد بزرگ، چندین جلسه‌ی کوتاه را برگزار کنید.
ذی‌نفعان مختلفی را دعوت کنید
تصور کنید که یک شرکت خدمات مالی برای خرید نوعی تکنولوژی مذاکره می‌کند. این خریدار می‌تواند ذی‌نفعان متعددی مانند کاربران شهر نیویورک، مدیر ارشد اطلاعات (CIO) در سان‌فرانسیسکو و مدیران یکی از شعب واقع در برزیل را به جلسه‌ی واحدی دعوت کند. این موضوع به کارکنان آن خریدار اجازه می‌دهد که مسائل مربوط به عملکردهای متقابل، مانند درخواست مدیریت ارشد اطلاعات برای امنیت بهتر یا سطوح بالاتری از خدمات، را مستقیما در جلسه حل کنند.
این مسئله می‌تواند بسیار حیاتی باشد. اگر فروشنده‌ای فقط بخش خرید یک شرکت را ببیند یا درباره‌ی آن اطلاعاتی را دریافت کند و از ذی‌نفعان اصلی کسب‌وکار چیزی نشنیده‌باشد، از داشتن امتیازات معناداری صرف‌نظر می‌کند.
تکنولوژی ویدئوی از راه دور را تست کنید
ما به‌شدت استفاده از ویدئو را در مذاکره از راه دور توصیه می‌کنیم تا بتوانید به کمک آن نشانه‌های مهم غیرکلامی را دریافت کنید یا حس اعتماد را در طرف مقابل ایجاد کنید، اما اگر تکنولوژی مورد‌استفاده برای مذاکره، مانند مایکروسافت پروژه (Microsoft project)، زوم (Zoom)، سیسکو وب‌ایکس (Cisco Webex) یا گوگل میت (Google Meet)، متفاوت با چیزی است تا کنون استفاده کرده‌اید، درمورد تأییدیه‌های موردنیاز تیم فناوری اطلاعات تحقیق کنید و با نحوه‌ی روشن و خاموش کردن دوربین و میکروفون، به اشتراک گذاشتن اطلاعات، ارائه‌ی مطالب و استفاده از چت آشنا شوید.
درگیر شدن با تکنولوژی نه‌تنها زمان مختص به بحث‌های اساسی را هدر می‌دهد و باعث حواس‌پرتی مذاکره‌کنندگان می‌شود، بلکه اعتبار حرفه‌ای را نیز از بین می‌برد.
امکان برقراری ارتباطات ضمنی را فراهم کنید
علاوه بر این، برای استفاده از سیستم پیام‌رسان مشترک، مانند اسلک (Slack)، یا نوشتن پیامک، پیشاپیش هماهنگی تیمی را ایجاد کنید تا شما و سایر اعضا بتوانید حین پیشرفت جلسه، مشاهدات خود را با یکدیگر مقایسه کنید. این امر به شما امکان می‌دهد که مسیر مکالمه را تغییر دهید، موضوعات خاصی را به‌دقت بررسی کنید یا نتیجه بگیرید که زمان استراحت گروه فرارسیده‌است؛ همچنین، حین استفاده از پیام‌رسان‌های موجود در ابزار ویدئوکنفرانس در حین مذاکره از راه دور مراقب باشید، زیرا ارسال اشتباه پیام پشت پرده به طرف مقابل بسیار آسان اتفاق می‌افتد.
در آغاز کار وضعیت شخصی افراد را بررسی کنید
نمی‌توان فرض را بر این گذاشت که حال همه خوب است. ممکن است افراد با مسائل مختلفی، از مریضی یکی از اعضای خانواده گرفته تا تعطیل شدن کارخانه، درگیر باشند.
ابتدا زمانی را به سنجیدن احوالات طرف مقابل اختصاص دهید تا بتوانید کارتان را با حس درک و اعتماد متقابل شروع کنید. این مورد به‌خصوص زمانی بیشتر اهمیت پیدا می‌کند که نتوانید به طور واقعی دست طرف مقابل را فشار دهید یا مستقیم به چشمان او نگاه کنید و ارتباط شما به صورت مذاکره از راه دور نباشد.
حریم خصوصی را در مذاکره از راه دور در نظر داشته‌باشید
حواستان باشد که شاید تمام گفته‌های شما ضبط شود. قبل از این‌که اطلاعات زیادی را به اشتراک بگذارید، از اصطلاحات عامیانه‌ای استفاده کنید که ممکن است اشتباه تفسیر شوند یا وعده‌هایی توخالی بدهید، این موضوع را در نظر بگیرید. هنگام برگزاری جلسه‌ی مجازی، به جای کل صفحه‌ی کامپیوترتان، فقط صفحه‌های خاصی را با دیگران به اشتراک بگذارید تا از نشان دادن اطلاعات محرمانه جلوگیری شود.
اتاق‌های مجازی‌ای را برای زمان استراحت در نظر بگیرید
داشتن اتاق‌های مجازی برای استراحت شبیه به مکالماتی که در مذاکرات رو در رو در راهروها انجام می‌گیرند، به تیم شما اجازه می‌دهد که پیش از ورود به ادامه‌ی جلسه، به طور خصوصی با یکدیگر صحبت کنند تا هم خستگی خود را در کنند و هم یادداشت‌هایشان را با یکدیگر مقایسه کنند.
پیش از شروع جلسه برای این مورد برنامه ریزی کنید تا گروهتان قبل از بازگشت به مذاکره، در تلاش برای باز کردن کانال دیگری برای گفت‌وگو زمان ارزش‌مند خود را از دست ندهد.
خلاصه‌ای از جلسه مذاکره از راه دور را ارسال کنید
در یک جلسه‌ی مذاکره از راه دور احتمال بالایی دارد که افراد مطالب را اشتباه تفسیر کنند یا اشتباه به یاد آورند. پس از اتمام کار، خلاصه‌ای را از آن‌چه مورد‌بحث قرار داده‌اید، برای طرف مقابل و تیمتان ارسال کنید تا توافق‌نامه‌ها، سؤالات باز و گام‌های بعدی به شکل مستند ثبت شوند.
کسب‌وکارها بعد از چالش سال کرونا و در طی ۱۲ ماه آتی به تجارت باز خواهند گشت؛ یعنی قراردادهای شما تعیین خواهند کرد که آیا برای رشدی دوباره و برقراری روابط جدید فرصت را به چنگ می‌آورید یا با سرعت بالای تغییرات به کناری رانده می‌شوید. از این تکنیک‌های جدید مذاکره استفاده کنید تا قراردادهایی را ببندید که هم ارزش‌های مادی و هم ارزش‌های غیرمادی به همراه دارند و به این شکل دنیای موفق پساکرونایی خود را پی‌ریزی کنید.
با ساختن یک رزومه حرفه‌ای، برای استخدام در بهترین فرصت‌های شغلی اقدام کنید.
منبع: hbr.org
شما این جلسه از مذاکره را مطالعه کرده‌اید.
برای ثبت این جلسه و مطالعه کامل دوره، وارد شوید.
دیدگاه