مذاکره چیست؟ هر چیزی که باید درباره مذاکره و مهارت‌های آن بدانید

مذاکره چیست؟ هر چیزی که باید درباره مذاکره و مهارت‌های آن بدانید
access_time

10 دقیقه

۵۵

ارتباطات و مذاکره
فهیمه حاجی‌آبادی فهیمه حاجی‌آبادی

عضو تیم محتوای کاربوم

افراد بسیاری از مذاکره وحشت دارند، در حالی که نمی‌دانند به‌طور مرتب و حتی روزانه، در حال انجام آن هستند. بیشتر ما در طول زندگی شخصی و حرفه‌ای خود، درگیر مذاکرات رسمی هستیم؛ درمورد شرایط پیشنهاد شغل با استخدام‌کننده مذاکره می‌کنیم، قیمت خودرو جدید را تغییر می‌دهیم و با کارفرما قرارداد می‌بندیم. ممکن است روزانه درگیر مذاکرات غیررسمی نیز باشیم؛ مثلا وقتی فرزندمان را به غذا‌خوردن تشویق می‌کنیم، با همکارمان بحث می‌کنیم یا مشتری‌ها را برای پذیرش خدماتمان متقاعد می‌کنیم. ما در این مطلب درباره مذاکره، انواع مذاکره و مهارت‌های لازم برای یک مذاکره موفق را تشریح خواهیم کرد.

مطلب مرتبط: حتی مذاکره های کوچک نیز به آمادگی و خلاقیت نیاز دارند

مذاکره چیست؟

مذاکره، نوعی بحث است که برای حل‌و‌فصل اختلافات و دستیابی به توافق، بین دو یا چند طرف صورت می‌گیرد. به‌طور کلی مذاکره جایی به سازش منجر می‌شود که هر طرف به نفع طرفین دیگر، امتیازاتی را اعطا کند.

مذاکرات اغلب در محیط کار انجام می‌شوند و ممکن است بین همکاران، بخش‌های مختلف یا بین کارمند و کارفرما اتفاق بیفتند. افراد حرفه‌ای ممکن است درمورد شرایط قرارداد، زمان‌بندی پروژه‌ها، جبران خسارت‌ها و موارد دیگر مذاکره کنند. مذاکره امر رایج و مهمی است، بنابراین درک انواع مذاکراتی که ممکن است با آنها روبه‌رو شوید و نحوه بهبود مهارت‌های مربوط به آنها برایتان مفید خواهد بود.

مهارت‌های مذاکره چیست؟

مهارت‌های مذاکره، مهارت‌های نرمی هستند که باعث سازش طرفین می‌شوند و شامل توانایی‌هایی مانند برقراری ارتباط مؤثر، استراتژی‌سازی، ترغیب، برنامه‌ریزی و همکاری هستند. شناخت اینها اولین قدم برای تبدیل‌شدن به یک مذاکره‌کننده قدرتمند است.

مهارت‌های موردنیاز شما به محیط کار، نتیجه موردنظر و طرفین درگیر مذاکره بستگی دارند. چند مهارت اصلی مذاکره را که در بسیاری از موقعیت‌ها کاربرد دارند، برایتان گرد آورده‌ایم:

برقراری ارتباط مؤثر

مهارت‌های ارتباطی لازم شامل شناسایی نشانه‌های غیرکلامی و بیان افکار خود به روشی جذب‌کننده هستند. درک جریان طبیعی گفت‌وگو و درخواست بازخورد مهم است. مهارت گوش ‌دادن فعال نیز برای درک طرف مقابل، بسیار ضروری است. با برقراری ارتباط روشن و واضح، می‌توانید از بروز سوءتفاهم‌هایی که مانع سازش‌اند، جلوگیری کنید.

همچنین باید بتوانید روابط خود را به‌طور مؤثر مدیریت کنید. هنگامی که پیوسته در حال برقراری روابط کاری جدید هستید، پویایی روابط مهم‌تر می‌شود؛ یعنی باید بین روابط تجاری، سابقه کاری و روابطتان با دیگران، تعادل برقرار کنید.

ترغیب

توانایی تأثیرگذاری بر دیگران، مهارت مهمی برای مذاکره است که می‌تواند به شما کمک کند تا دلیل خود را برای ارائه راه‌حل پیشنهادی‌ بیان کنید، همچنین می‌تواند دیگران را به حمایت از دیدگاهتان ترغیب کند.

برنامه‌ریزی

برای دستیابی به توافق‌نامه‌ای که به نفع طرفین باشد، بسیار مهم است در نظر داشته باشید که پیامدها در طولانی‌مدت چه تأثیری روی همه خواهند گذاشت. مهارت‌های برنامه‌ریزی، نه‌تنها برای بهبود روند مذاکره، بلکه برای تصمیم‌گیری درمورد نحوه انجام شرایط، ضروری هستند.

استراتژی‌سازی

مذاکره‌کنندگان حرفه‌ای، حداقل با یک طرح برنامه جایگزین، وارد مذاکره می‌شوند و مهم‌تر از آن، تمام جوانب و احتمالات را در نظر می‌گیرند و در صورت وقوع هریک، سناریوی ازپیش‌‌تعیین‌شده‌ای دارند.

انواع مذاکره

انواع مذاکره

بیشتر نتایج مذاکرات، در دسته «برد-برد» یا «برد-باخت» قرار می‌گیرند. با درک انواع مختلف مذاکراتی که ممکن است با آنها روبه‌رو شوید، می‌توانید برای بهبود روند هریک، از مهارت‌های متناسبش استفاده کنید.

مذاکره توزیعی (Distributive Negotiation)

این مذاکره که به آنها «مذاکره برابرساز» هم گفته می‌شود، زمانی اتفاق می‌افتد که منابع محدود باشد و هریک از طرفین فرض کند که اگر چیزی را از دست بدهد، طرف مقابل آن را به ‌دست می‌آورد. به‌جای اینکه هر طرف سعی کند بر اساس منافع و نیازهای خود به توافق برسد، تلاش ‌کند تا بیشتر از طرف مقابل سود کند. به‌عنوان مثال، اگر ارائه‌دهنده یک محصول، قیمت آن را پایین نیاورد، ممکن است مشتری حس کند که مبلغ زیادی را پرداخته و ضرر می‌کند؛ همچنین ارائه‌دهنده محصول ممکن است احساس کند که اگر قیمت خود را کاهش دهد، پول زیادی را از دست می‌دهد.

مذاکره یکپارچه (Integrative Negotiation

این مذاکره که از آنها به‌عنوان «برد-برد» نیز یاد می‌شود، وقتی اتفاق می‌افتد که همه از توافقات آنها بهره‌مند شوند. برای رسیدن به توافق یکپارچه، هریک از طرفین، مقداری ارزش دریافت می‌کند. روند مذاکره یکپارچه ممکن است بیشتر از مذاکرات دیگر طول بکشد؛ زیرا قبل از رسیدن به توافق، طرفین باید احساس رضایت کامل داشته باشند؛ مثلا اگر مشتری معتقد است که ارائه‌دهنده باید هزینه خدمات خود را تا ۸۰۰هزار تومان کاهش دهد و ارائه‌دهنده بر این باور است که هزینه خدمات باید ۱میلیون تومان باشد، مذاکره «برد-برد»، هزینه خدمات را تا ۹۰۰هزار تومان کاهش می‌دهد؛ یعنی هر دو طرف ۱۰۰هزار تومان سود می‌‌کنند.

مذاکره با مدیر

مذاکره با مدیر می‌تواند استرس‌زا باشد. در بعضی موارد، کارمندان ممکن است ناراحت شوند و نتوانند به‌خوبی خواسته‌ها و نیازهای خود را با شخصی که در مقام ارشد است، به اشتراک بگذارند. با این حال، اغلب در طول فرایند جست‌وجوی کار و استخدام، با این نوع مذاکره روبه‌رو خواهید شد. ممکن است مجبور شوید که درمورد حقوق، مزایا و وظایف شغل خود مذاکره کنید. هریک از این موارد می‌تواند به‌طور مستقیم بر رضایت شغلی شما اثر بگذارد. علاوه بر این، مذاکره درباره این عوامل به شما فرصتی می‌دهد تا مهارت‌های ارتباطی خود را به کارفرما نشان دهید؛ همچنین ممکن است هنگام ارزیابی مجدد قرارداد کار یا درخواست افزایش حقوق در شغل فعلی‌تان نیز مجبور به مذاکره با مدیر شوید.

مطلب مرتبط: اجازه ندهید استرس مدیرتان، شما را نیز دچار استرس کند

مذاکره با همکاران

بسیاری از وظایف، نیاز به کار تیمی دارند و بدون مهارت‌های قوی در مذاکره، ممکن است وظایف به‌درستی بین افراد تقسیم نشوند. مهارت‌های مذاکره به کارمندان اجازه می‌دهند تا طرحی را تهیه کنند که به سود کل تیم باشد. ممکن است برای حل اختلافات در محیط کار هم مذاکره کنید.

حتما بخوانید: سبک حل تعارض شما چیست؟

مذاکره با فروشنده‌ها

شغل برخی از کارمندان، مدیریت فروشندگان محصولات است و امکان دارد که بازده عملکرد آنها تحت‌تأثیر نحوه مذاکره باشد. توانایی دستیابی به توافق با ارائه‌دهندگان خدمات، می‌تواند بر روابط حرفه‌ای و موفقیت شما تأثیر بگذارد.

نکاتی برای بهبود مهارت‌های مذاکره

همه اشکال مذاکره، مؤثر نیستند و برآورد احتمال موفقیت، می‌تواند چالش‌برانگیز باشد. برای ارزیابی اثربخشی خود، باید نتیجه موردنظر را با توافق نهایی هماهنگ کنید.

برای بهبود مهارت‌های مذاکره، این نکات را به‌ یاد داشته‌ باشید:

۱. هدف نهایی را مشخص کنید

حداقل خواسته شما چیست؟ چقدر حاضر به سازش هستید؟ دانستن پاسخ این سؤالات قبل از مذاکره، بسیار مهم است؛ مثلا ممکن است هدف نهایی مذاکره، گرفتن دستمزد ۴ میلیونی باشد، اما شما با پرداخت دستمزد ۳ونیم میلیونی هم راضی شوید.

۲. رابطه دوستانه‌ای برقرار کنید

برای داشتن مذاکره موفق، نه‌تنها باید هدف خود را بدانید، بلکه درک خواسته و نیازهای طرف مقابل نیز بسیار مهم است.

برای دستیابی به توافق، برقراری رابطه دوستانه ضروری است. این کار می‌تواند تنش و استرس مذاکره را کم کند. با احترام‌گذاشتن به طرف مذاکره و استفاده از مهارت‌های گوش‌دادن فعال، می‌توانید رابطه دوستانه‌ای برقرار کنید.

۳. به منصفانه‌بودن پیشنهادات توجه کنید

تلاش برای انجام هر معامله‌ قانونی و عادلانه‌ای، بسیاری از تصمیمات ما را در مذاکره شکل می‌دهد. اگر احساس می‌کنید که طرف مقابل از شما سوءاستفاده می‌کند، می‌توانید پیشنهادش را رد کنید. برای موفقیت در مذاکره، باید پیشنهادهایی را ارائه دهید که دیگران آنها را قانونی و منصفانه بدانند.

۴. مایل به سازش باشید

بدون سازش، دستیابی به توافق تقریبا غیرممکن است. قبل از مذاکره، از مواردی که درباره آنها می‌توانید سازش کنید و مواردی که حاضر به سازش درموردشان نیستید، آگاه باشید.

۵. محدودیت‌های زمانی اعمال کنید

تعیین یک جدول زمانی برای مذاکرات، هر دو طرف را به توافق می‌رساند. اگر شرایط در زمان تعیین‌شده محقق نشود، طرفین می‌توانند برای ارزیابی مجدد نیازهای خود، وقت بگذارند و بعدا مذاکره کنند.

۶. پیشنهادات چندگانه‌ای‌ ارائه دهید

با ارائه چندین پیشنهاد به‌طور هم‌زمان، می‌توانید در زمان مذاکره صرفه‌جویی کنید. با این کار احتمال اینکه حداقل درمورد یکی از خواسته‌ها به توافق برسید، بیشتر می‌شود. اگر طرف مقابل یکی از پیشنهادات شما را رد کند، می‌توانید از او بازخورد بگیرید و با بازنگری شرایط به توافقی برسید که خواسته‌های همه را برآورده کند.

۷. اعتماد‌ به ‌نفس داشته باشید

درخواست شرایط یا خواسته مطلوبتان می‌تواند چالش‌برانگیز باشد، اما هر مذاکره موفقی به اعتماد‌به‌نفس نیاز دارد. اگر اعتماد‌به‌نفس داشته باشید، طرفین دیگر، مزایای مذاکره با شما را بیشتر باور می‌کنند.

۸. از شنیدن جواب منفی ناراحت نشوید

بعضی اوقات برای رسیدن به سازش، اهداف و نیازهای طرفین بسیار متفات‌ با یکدیگرند. اگر در چنین شرایطی قرار گرفتید، روند مذاکره را ارزیابی و علل درست پیش‌نرفتن موارد برنامه‌ریزی‌شده را پیدا کنید و دنبال راه‌هایی برای موفقیت در مذاکره بعدی باشید.

۹. نقاط ضعف خود را بشناسید

از نقاط ضعفتان آگاه شوید و روی بهبود و تقویت آنها تمرکز کنید؛ به‌عنوان مثال، ممکن است برای برقراری ارتباط یا ترغیب دیگران، به بهبود توانایی‌های خود نیاز داشته باشید. شناخت نقاط ضعف، اولین قدم برای غلبه بر آنها است.

۱۰. مذاکره را شبیه‌سازی و تمرین کنید

یکی از بهترین راه‌ها برای انجام راحت‌تر مذاکرات، از پیش تمرین‌کردن آنها است. تلاش کنید تا مذاکره را با دوست یا همکاری شبیه‌سازی کنید.

چطور برای مذاکره آماده شویم؟

چطور برای مذاکره آماده شویم

هدف از انجام مذاکره هرچه باشد، آمادگی قبلی کلید موفقیت است.هنگام آماده‌شدن برای مذاکره، موارد زیر را حتما مشخص کنید:

  • چه‌چیزی را می‌خواهید به‌دست آورید؟
  • در چه مواردی می‌توانید سازش کنید؟
  • چه شرایطی را نمی‌پذیرید؟
  • ممکن است با چه اعتراضاتی روبه‌رو شوید؟
  • نتایج احتمالی چه خواهند بود؟

اگر قبل از انجام مذاکره، به موارد بالا پاسخ دهید، احتمال غافل‌گیر‌شدن در طول مذاکره کمتر می‌شود.

تحقیقات خود را انجام دهید

قبل از شروع، طرفین مذاکره را ارزیابی کرده و اهداف آنها را در نظر بگیرید؛ مثلا اگر به پایان مراحل استخدام نزدیک شده‌اید، ممکن است برای مذاکره درمورد حقوق آماده شوید. کارفرما احتمالا می‌خواهد فردی را استخدام کند که بتواند وظایف شغلی موردنیاز را با دستمزد پایینی انجام دهد و شما نیز می‌خواهید تجربه و دانش خود را درازای دستمزد عادلانه‌ای ارائه دهید.

تحقیق درمورد مذاکره‌کننده و شرایط مذاکره هم می‌تواند مفید باشد؛ یعنی باید محدودیت‌های مذاکره‌کننده را نیز درک کنید. آیا آنها توانایی آن را دارند که آنچه را که می‌خواهید به شما بدهند؟ بعضی اوقات شخصی که با شما مذاکره می‌کند قادر به برآورده‌کردن مطالبات شما نخواهد بود؛ به‌عنوان مثال، مسئول استخدام ممکن است حداکثر مبلغ دستمزدتان را بر اساس بودجه‌ای که به آنها می‌دهند، تعیین کند. پس دانستن این محدودیت‌ها، می‌تواند به شما در استراتژی‌سازی کمک کند.

اولویت‌‌ها و منافع خود را تعیین کنید

اگر از قبل اولویت‌های خود را تعیین کنید، می‌توانید مواردی که قصد سازش درموردشان را ندارید، ارزیابی کنید.

طبق گفته پاتون (Patton)، نویسنده کتاب راهنمای حل اختلاف (The Handbook of Dispute Resolution)، منافع اصلی ما محرک‌های اصلی مذاکره هستند. منافع ما به‌طور پنهان و نامحسوس، حرف‌های ما را کنترل می‌کنند. هر مذاکره‌کننده باتجربه‌ای، مواضع اعلام‌شده طرفین را بررسی می‌کند تا منافع اساسی آنها را بهتر بشناسد.

تعهدات را بشناسید

تعهد می‌تواند به‌عنوان توافق، تقاضا، پیشنهاد یا وعده‌ای باشد که توسط یک یا چند طرف مطرح شده است؛ همچنین می‌تواند از توافق‌نامه‌ای برای دیدار در یک زمان و مکان خاص گرفته تا یک پیشنهاد رسمی برای عقد یک قرارداد باشد.

مخالفت‌ها را در نظر بگیرید

مخالفت‌های بالقوه مذاکره خود را در نظر بگیرید. آیا فکر می‌کنید مدیرتان به‌خاطر کاهش فروش، مخالف افزایش حقوقتان باشد؟ آیا به این دلیل که میزان حقوق درخواستی شما بالاتر از حد متوسط ​​است، حقوقتان افزایش پیدا نخواهد کرد؟ تمام مخالفت‌های احتمالی را بنویسید، سپس اطلاعات لازم را برای استدلال آنها جمع کنید.

BATNA خود را تعریف کنید

دانستن «بهترین گزینه برای توافق در مذاکره» (Best Alternative To a Negotiated Agreement) یا به‌اختصار «باتنا» (BATNA) برای بهبود مهارت‌های مذاکره بسیار مهم است؛ به‌عنوان مثال، می‌توانید تعیین کنید که اگر به‌دلیل کاهش بودجه نمی‌توانید دستمزد بیشتری دریافت کنید، درخواست افزایش اضافه‌کاری، گزینه بهتری است. تعیین این گزینه‌ها قبل از مذاکره می‌تواند در تعیین برنامه جایگزین به شما کمک کند.

بدانید چه زمانی باید کوتاه بیایید

یکی از سخت‌ترین بخش‌های مذاکره می‌تواند دانستن زمانی باشد که باید به‌اصطلاح « کوتاه بیایید». یادتان باشد که قرار نیست در تمام مذاکرات به خواسته خود برسید. وقتی که فهمیدید امکان هیچ‌گونه سازش دیگری نیست یا هیچ‌یک از طرفین حاضر به پذیرفتن شرایط نیستند، احتمالا زمان کوتاه‌آمدن است.

برنامه زمانی خود را به خاطر داشته باشید

داشتن یک برنامه زمانی می‌تواند به‌طور قابل‌توجهی بر موقعیت قدرت شما در طول مذاکره تأثیر بگذارد؛ مثلا اگر یک طرف یا هر دو در تصمیم‌گیری عجله کنند، ممکن است حداقل یکی از آنها بیش از حد تسلیم و از اقدامات خود پشیمان شود. اگر می‌خواهید کار جدیدی را به‌سرعت به ‌دست آورید، ممکن است با عجله‌کردن، به شغلی با دستمزد کمتر از لیاقتان رضایت دهید یا درمورد مزایا بیش از حد سازش کنید. در این حالت، ممکن است از تصمیم خود در درازمدت پشیمان شوید.

در نظر گرفتن زمان، می‌تواند باعث سود و ضرر زیادی شود. فرض کنید شرکتی در نظر دارد با یک فروشنده‌ای که هنوز به خدماتش نیازی ندارد، همکاری کند. علاوه بر اینکه فروشنده برای ترغیب شرکت به استفاده از محصولاتش، باید بیشتر تلاش کند، شرکت می‌تواند برای گرفتن تخفیف، به فروشنده فشار بیشتری بیاورد؛ زیرا اگر فروشنده موافق نباشد، شرکت هنوز وقت دارد تا فروشنده دیگری را پیدا کند.

چالش‌های مذاکره در محیط کار

شرایط محل کار همیشه در حال تغییر است، اما نیاز به انجام مذاکره همیشه ثابت است. به خاطر داشته باشید که تغییر شیوه‌های تجارت می‌تواند چالش‌های جدیدی را ایجاد کند. علاوه بر یادگیری مهارت‌های مذاکره، لازم است بدانید که چگونه آنها را با هر موقعیت خاصی تطبیق دهید.

در حال حاضر بسیاری از جلسات کاری ازطریق تلفن، اینترنت یا حتی ایمیل برگزار می‌شوند. این روش‌های جدید ارتباطی می‌توانند توانایی شما را در درک ارتباطات غیرکلامی افزایش دهند.

مهارت‌های مذاکره می‌توانند برای پیشرفت در شغل، تأمین حقوق بالاتر و رفع نیازهای مهم تجاری، به شما کمک کنند. پس فراموش نکنید که تمرین مداوم برای بهبود توانایی و مهارت مذاکره مهم است.

بیشتر بخوانید: چگونه می توانید به شخص «بله» و به درخواست او «نه» بگویید!

منبع: indeed.com و pon.harvard.edu

برچسب ها:

ارسال نظر

نویسنده ی کاربوم باشید

متخصصینی که اهل نوشتن و ترجمه هستند، می توانند برای انتشار نوشته هایشان در مجله ی کاربوم اطلاعات زیر را کامل کنند