بهره وری چیست و چطور می‌توان آن را در محیط کسبوکار سنجید؟
- بهره وری چیست؟
- دلایل اهمیت سنجش بهره وری در سازمان
- نکاتی برای سنجش بهره وری
- تأثیر چیدمان محیط کار روی بهره وری
- راه‌های افزایش بهره وری در محیط کار
سنجش بهره وری شرکت یا دپارتمان به کسب‌وکارها امکان می‌دهد تا در صورت نیاز، تغییراتی عملیاتی ایجاد کنند و کارمندان یا تجهیزات موردنیازشان را برای رسیدن به مهلت‌های مجاز اضافه کنند؛ همچنین، درک بهره وری نیروی کار به صاحبان مشاغل کمک می‌کند تا میزان بهره وری کلی، امکان رسیدن به مهلت‌های محدود انجام کارها یا امکان جذب مشتریان جدید را ارزیابی کنند.
روش‌های مختلفی برای سنجش بهره وری وجود دارند و درک اینکه بهترین انتخاب برای کسب‌وکارتان چه می‌تواند باشد، نیاز به صرف زمان و توجه دارد.
در این راستا، در این مطلب، قصد داریم تا به شکل عمیق‌تری در رابطه با اهمیت سنجش بهره وری در محل کار بحث کنیم و برای سنجش سریع بهره‌وری استراتژی‌هایی را معرفی می‌کنیم.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
بهره وری چیست؟
بهره وری اندازه‌گیری کارایی یک ماشین، کارخانه یا شخص در تبدیل ورودی‌ها به خروجی‌های مفید است. برای سنجش بهره وری، نیاز است میانگین تولید در هر دوره را بر هزینه‌های صرف‌شده یا منابعی، مانند پرسنل به‌کارگرفته‌شده در آن دوره زمانی، تقسیم کنید.
دلایل اهمیت سنجش بهره وری در سازمان
برای بیان ضرورت سنجش بهره وری در محل کار دلایلی وجود دارند که مهم‌ترین آنها عبارت‌اند از:
۱. تصمیم‌گیری درمورد سرمایه‌گذاری را آسان‌تر می‌کند
هر شرکتی باید بداند که فعالیت‌هایش برای تصمیم‌گیری درمورد سرمایه‌گذاری چه‌قدر اثربخش است؛ به عنوان مثال، ممکن است در کارخانه‌ی تولیدیِ ماشین‌هایی کار کنید که طی ۲ سال گذشته میزان تولیدشان به صورت قابل‌توجهی کُند شده‌است.
بر اساس سنجش بهره وری، این شرکت نتیجه‌گیری می‌کند که کاهش بهره‌وری ناشی از به‌کارگیری تجهیزات قدیمی است که به به‌روزرسانی نیاز دارند؛ بنابراین، مدیریت روی مدرن‌سازی کارخانه سرمایه‌گذاری می‌کند. در واقع، اندازه‌گیری مداوم بهره‌وری به شرکت اجازه می‌دهد تا کارایی عملیات خود را در طول زمان بررسی کند و بر اساس آن تنظیماتی را در نحوه‌ی کارش اعمال کند.
۲. اثربخشی و توانایی‌های کارکنان را اندازه‌گیری می‌کند
یکی دیگر از مهم‌ترین دلایل سنجش بهره وری این است که امکان اندازه‌گیری کارایی نیروی کار را فراهم می‌کند. برای مثال، اگر مشتریانتان درخواست به‌چالش‌کشیدن محصولات یا سرویس شرکتتان را دارند، تنها راه برای اطمینان از اینکه می‌توانید بر اساس بازه‌ی زمانی تعیین‌شده پیش بروید، این است که به طور مداوم بهره‌وری نیروی کارتان را اندازه‌گیری کنید.
همچنین، مدیران باید با ارزیابی عملکرد هر کارمند به صورت فردی، بدانند که عملکرد آنها چه‌گونه است. این اطلاعات به شما کمک می‌کنند تا تصمیمات مهمی بگیرید که بر کارایی کلی محل کار تأثیر می‌گذارند؛ به عنوان مثال، درک اینکه هر کارمند چه‌گونه به طور کارآمد عمل می‌کند، به مدیران کمک می‌کند تا تعیین کنند که چه کسی می‌تواند مسئولیت‌های اضافه‌تری را به عهده بگیرد یا چه کسی برای هدایت پروژههای تیمی ایدئال است.
۳. تصمیم‌گیری عملیاتی بهتر را امکان‌پذیر می‌کند
یکی دیگر از دلایل مهم دیگر برای نظارت بر بهره وری، این است که می‌تواند در تغییر شرکت به مدیران کمک کند؛ برای مثال، داده‌های جمع‌آوری‌شده در طول فرایند سنجش می‌توانند تأخیر در روند تولید را نشان دهند.
در ادامه، نظارت بر بهره‌وری ممکن است مشکلاتی را در چرخه‌ی حیات محصول در دست مشتری نشان دهد. شناسایی این امر می‌تواند امکان ایجاد تغییراتی عملیاتی را به شما بدهد؛ مانند گسترش تیم خدمات به مشتریان یا سرمایه‌گذاری در تجهیزات تولیدی جدید.
نکاتی برای سنجش بهره وری
هر شرکتی برای سنجش بهره وری، روش‌های خاص خود را دارد. روش‌های متنوع نیز بیان‌گر این واقعیت هستند که هر شرکتی از نظر ساختار و حوزه‌ی تمرکز متفاوت است؛ بنابراین، شرکت‌ها معمولا ابزارهای سنجش بهره وری را متناسب با نیازهایشان تنظیم می‌کنند.
همان طور که گفته شد، دسته‌بندی‌های گسترده‌ای برای اندازه‌گیری بهره‌وری وجود دارند که در طول زندگی حرفه‌ای خود با آنها روبه‌رو می‌شوید. مهم‌ترین حوزه‌های سنجش بهره وری عبارت‌اند از:
۱. تمرکز بر سود
یکی از روش‌های اندازه‌گیری سودآوری، نظارت بر سودآوری و فروش سازمان است؛ به عنوان مثال، به زبان ساده، اگر طی ۱ سال شرکتی ۱میلیون دلار و سال دیگر ۲میلیون دلار سود کسب کند، نشانه‌ی واضحی بر سنجش بهره وری آن است؛ با وجود این، انجام تحلیل‌های عمیق‌تری در رابطه با برگه‌های سود و زیان شرکت نیز ضروری است تا درک شود که چه چیزی باعث افزایش سودآوری شده‌است.
تمرکز بر سود می‌تواند انتخاب مناسبی برای شرکت‌هایی باشد که در حوزه‌هایی فعالیت می‌کنند که به طور معمول اندازه‌گیری مدت‌زمان فعالیتی خاص در آن دشوار است.
برای مثال، تیمی را در نظر بگیرید که مسئول مدیریت کمپین‌های تبلیغاتی برای چندین مشتری است. این شرکت ممکن است تصمیم بگیرد که تأمین امنیت چند مشتری عمده با تولید کمپین‌های تبلیغاتی باکیفیت بسیار مهم‌تر از تأمین امنیت مشتریان هرچه بیشتر است.
در این شرایط، ممکن است مسئولان چنین شرکتی تصمیم بگیرند که بهترین روش برای ارزیابی میزان بهره وری تیم، تمرکز بر سودآوری برای شرکت است؛ همچنین، این شرکت برای سنج دقیق‌تر بهره وری می‌تواند نرخ سود را با کل مبلغ پرداختی حقوق کارکنان مقایسه کند.
۲. انجام کار
رویکرد دیگر برای سنجش بهره وری بر تعداد کارهایی متمرکز است که توسط نیروی کار انجام می‌شوند. در این روش، مدیران به زمان موردنیاز برای انجام وظایف، کمتر توجه دارند؛ در عوض، روی تکمیل محصول نهایی متمرکز می‌شوند.
ممکن است برای اجرای چنین روشی از سنجش بهره وری لازم باشد پروژه‌ها را به کارهای کوچک‌تری تقسیم کنید؛ سپس، این وظایف کوچک‌تر را به هریک از کارمندان محول کنید تا مطمئن شوید که پروژه‌ی نهایی در مهلت تعیین‌شده به پایان می‌رسد.
برای پروژههای بزرگ‌تر ممکن است نیاز به درنظرگرفتن اهداف یا مقاصد موقت نیز داشته‌باشید؛ به طوری که همه مطمئن شوند که کار طبق برنامه ریزی انجام‌شده در حال اجراست.
۳. مدیریت زمان
یکی دیگر از گزینه‌های رایج برای سنجش بهره وری، نظارت بر زمانی است که برای انجام کاری صرف می‌شود. برای انجام این کار هم از نرم‌افزارهای سنجش بهره وری یا برنامه‌های آنلاین موجود استفاده می‌شود.
یکی از سیستم‌های مدیریت زمان که به طور معمول استفاده می‌شود، کارمندان را ملزم می‌کند تا زمانی را که به انجام کاری اختصاص میدهند، در صفحه‌ی اکسل وارد کنند؛ سپس، نتایج حاصل توسط مدیران ارزیابی می‌شوند تا بررسی شود که بهره‌وری فرد ثابت مانده یا در حال افزایش یا کاهش است.
مزیت این روش این است که استفاده از نرم‌افزارهای مدرن به شرکت‌ها اجازه می‌دهد تا زمان کار کارکنان را به دقیقه‌ها و حتی ثانیه‌ها تقسیم کنند تا مطمئن شوند که از تایم کاری خود به طور مؤثری استفاده می‌کنند.
۴. بازخورد و ارزیابی همکار
اگر تیم کوچکی یا گروهی از کارکنان به طور منظم با هم‌دیگر تعامل دارند، سنجش بهره وری بر اساس ارزیابی همکاران و دریافت بازخورد از آنان ممکن است روش مناسبی باشد. در چنین سیستمی، بهره‌وری هریک از کارکنان را می‌توانید با توجه به بازخوردی بسنجید که از سایر همکارانشان درباره‌ی عملکرد آنان می‌گیرید.
برای موفقیت در این روش نیز هریک از کارمندان باید از موقعیت‌های شغلی مختلف که هریک از اعضای تیم دارند و کارهایی که از آنان انتظار می‌رود، آگاهی مناسبی داشته باشد؛ همچنین، باید ارتباطات سطح بالایی در تیم وجود داشته‌باشد و کارکنان به اندازه کافی با یکدیگر احساس راحتی کنند تا عملکرد هم‌دیگر را به طور صادقانه‌ای ارزیابی کنند.
۵. مقایسه‌ی زمان کار با میزان کالاهای تولیدشده
یک روش محبوب برای سنجش بهره وری در محیط کار، مقایسه کل زمان کار (به آن ورودی نیز گفته می‌شود) با مقدار محصولات تولیدی یا بازده شرکت است. با انجام این کار، شرکت‌ها می‌توانند نسبتی را محاسبه کنند که به آنها نشان می‌دهد که کارمندانشان تا چه اندازه در انجام وظایفشان کارآمد عمل می‌کنند.
برای سنجش بهره وری از این طریق، نیاز است که تعداد کل محصولات تولیدشده را بر تعداد کل ساعات کاری همه‌ی کارکنانتان تقسیم کنید؛ سپس، می‌توانید از نتیجه‌ی حاصل به عنوان «نسبت هزینه به سودِ» به‌دست‌آمده استفاده کنید. بدیهی است که می‌توانید این نسبت را کنترل و مدیریت کنید.
۶. نظارت بر میزان پیشرفت کارمندان
استراتژی‌های مختلف سنجش بهره وری، نظارت منظم بر پیشرفت کارکنان را هم شامل می‌شوند. این رویکرد امکانی را برای کارفرمایان فراهم می‌کند تا در صدر بیشترین تعداد کارهای انجام‌شده باقی بمانند؛ در صورت لزوم تغییراتی در عملکرد شرکت ایجاد کنند یا اینکه اهداف جدیدی را برای کسبوکار تعیین کنند.
یکی از روش‌های مانیتورینگ کارکنان، بررسی روزانه‌ی عملکرد آنان یا برگزاری جلسات تیمی روزانه است. در این روش، جلسات روزانه‌ای با تیم برگزار می‌شود که در آنها در رابطه با روند کار، مسائل احتمالی پیش‌آمده یا تحولات جدید در روال‌های کاری سازمان صحبت می‌شود. با مقایسه‌ی میزان کارهایی که کارمندان در طول روز یا هفته انجام داده‌اند، درباره‌ی میزان بهره‌وری آنها ایده‌ای کلی به دست می‌آورید.
۷. رضایت مشتری
یکی دیگر از روش‌های محبوب برای سنجش بهره وری در شرکت‌های مبتنی بر ارائه‌ی خدمات به مشتریان، استفاده از بازخورد مشتریان آن‌هاست؛ به عنوان مثال، می‌توان پس از پایان تماس مشتریانی که با مرکز سرویس تماس می‌گیرند، درخواست کرد که بازخوردی مختصر از نحوه‌ی سرویس‌دهی و پاسخگویی کارکنان ارائه دهند.
به این طریق، مشتریان می‌توانند نظراتشان را در رابطه با نحوه‌ی پاسخگویی کارکنان به سؤالاتشان و اینکه برخوردی مؤدبانه با آنان شده‌است یا خیر، ارائه دهند؛ سپس، داده‌های به‌دست‌آمده از بازخوردهای مشتریان با تعداد مشتریانی که در یکی از مراکز سرویس و در دوره‌ای مشخص سرویس گرفته‌اند، ترکیب می‌شوند.
در حالت کلی، این رویکرد، کارفرمایان را قادر می‌سازد تا از میزان بهره وری کار خود و همکارانشان درک دقیق‌تری داشته‌باشند.
برای استفاده از این روش و به منظور دستیابی به نتایج بهتر، می‌توانید ۲ مرکز سرویس‌دهی مشخص را در نظر بگیرید؛ برای مثال، مرکزی را در نظر بگیرید که ممکن است در هر ساعت با ۸۰ مشتری سروکار داشته باشد؛ در حالی که دیگری در این بازه زمانی، ۶۰ مشتری را مدیریت کند.
در چنین شرایطی، تماس‌گیرندگان با اولین مرکز سرویس در نظرسنجی مشتریان اعلام می‌کنند که به‌ندرت پاسخ موردنظرشان را دریافت می‌کنند و احساس می‌کنند که کارکنان با عجله با آنان صحبت می‌کنند؛ در نهایت، این امر به تماس‌های مكرر بسیاری منجر می‌شود؛ در حالی که در این مثال شرکتی که مرکز سرویس دوم را اداره می‌کند، علی‌رغم اینکه در هر ساعت، تعداد تماس کمتری از مشتریان دریافت می‌کند، می‌تواند استدلال کند که کارمندانش بازده کاری بیشتری دارند.
تأثیر چیدمان محیط کار روی بهره وری
کسب‌وکارها هر روز کارکنان خود را تشویق می‌کنند که باعث افزایش بهره وری در محیط کار شوند. روش‌های بسیاری برای این کار وجود دارند؛ از پیاده‌سازی فناوری‌های نوین گرفته تا به‌کارگیری متخصصان بهره‌وری؛ با وجود این، طراحی در محیط اداری در مقایسه با سایر روش‌ها، بیشتر می‌تواند بر بهره وری تأثیر داشته باشد.
فرقی نمی‌کند که کارمندان بسیاری در شرکتتان دارید یا در منزل مشغول دورکاری هستید، در هر صورت، چیدمان مؤثر محیط یکی از بهترین کارهایی است که می‌توانید برای افزایش بهره وری در محیط کار و سلامت ذهنی خود انجام دهید. نکات زیر به شما کمک می‌کنند تا به‌سادگی با چیدمان مجدد محیط، کیفیت کاری خود را بهبود بخشید.
چگونه می‌توانید دفتر کارتان را اثربخش‌تر کنید؟
جیمی فرتش (Jamie Fertsch)، مدیر و بنیان‌گذار شرکت Xdesk در ایالات متحده است. شرکت او در زمینه تولید میزهای ارگونومیکی فعالیت می‌کند که با محیط زیست سازگارند. او در حوزه افزایش بهره وری در محیط کار این‌گونه می‌گوید: «بهره‌وری در محل کار، به‌معنی سریع‌تر رسیدن از نقطه A به نقطه B نیست، بلکه بدین منظور است که کار را به بهترین شکل ممکن انجام دهیم، در حالی که به خشنودی و آسایش نیز توجه می‌کنیم.» برخی از اوقات، موارد پیش‌بینی‌نشده‌ای وجود دارند که بر بازده کاری بیشترین تأثیر را می‌گذارند.
برای افزایش بهره وری در محیط کار، لازم است که در چیدمان و طراحی، بخش‌های مختلف زیر را در نظر بگیرید:
- میز کار شخصی؛
- طراحی محیط کاری، به‌صورت کلی؛
- عواملی که بر آسایش کارکنان تأثیر می‌گذارند؛
- فرهنگ شرکت.
بهترین چیدمان برای افزایش بهره وری در محیط کار به چه صورت است؟
میز و دفتر جزء اولین مواردی هستند که هنگام طراحی یک محیط کاری برای افزایش بهره وری در محیط کار باید در نظر بگیرید. فرتش در طراحی میز مدل Signature متوجه شد که فضای شخصی چقدر می‌تواند بر کارایی افراد تأثیر داشته باشد. او در این باره می‌گوید: «فضای کاری شخصی، یکی از مهم‌ترین عواملی است که بر بهره وری تأثیر می‌گذارد. تفاوتی ندارد که کشوهای خود را برای پیداکردن اسناد مهم زیرورو می‌کنید یا خرت‌وپرت‌های زیادی روی میزتان داشته باشید. میز کاری تمیز و کارآمد، برای موفقیت در محل کار ضروری است.»
برخی از افراد می‌گویند که میز شلوغ، نشانه ذهن خلاق است، اما مرتب‌بودن، کلید افزایش بهره وری در محیط کار است. محیط‌های کاری کثیف، مشکلاتی را به وجود می‌آورند تا ایده‌های جدیدی را شکل دهند. طبق تحقیقات شرکت Brother International، کارکنان شرکت‌ها سالانه معادل ۳۸ ساعت از وقت خود را برای جست‌وجوی چیزهایی صرف می‌کنند که گم شده‌اند یا در جای نامناسبی قرار دارند. هزینه این به‌هم‌ریختگی‌ها در سال، نزدیک به ۸۹ میلیارد دلار است. تلاش کنید تا دفتر و میز کار مرتب و منظمی داشته باشید. اگر کارمند دارید، تجهیزاتی را فراهم کنید که برای سازماندهی مناسب ضروری هستند؛ این تجهیزات ممکن است میزهای کشودار، قفسه‌ها، پوشه‌ها و محل بایگانی را شامل شوند. دقت کنید که فضاهای عمومی، تمیز و مرتب باشند و از ابزار مرتبطی برای این کار استفاده کنید. موبایل‌های هوشمند، تبلت‌ها و سایر دستگاه‌های فناورانه، می‌توانند به هدررفتن وقت منجر شوند.
مطالعات نشان داده‌اند که موبایل‌های هوشمند بر بهره وری روزانه تأثیر منفی دارند. در تحقیقی مشخص شد که کارمندان دفاتر حدود ۵ ساعت در هفته، از موبایل برای انجام کارهای غیرمرتبط کاری استفاده می‌کنند. بهترین راه برای جلوگیری از هدررفتن وقت و افزایش بهره وری در محیط کار، این است که محلی برای این وسایل داشته باشید و آنها را در جای خودشان قرار دهید. اگر دفتری با کارمندان بسیار دارید، در مواقعی استفاده از وسایل شخصی را آزاد کنید و در طول جلسات و پروژههای گروهی افراد را عادت دهید که از وسایلشان دور باشند.
طراحی محیط کاری چگونه بر افزایش بهره وری تأثیر می‌گذارد؟
میز شخصی شما می‌تواند بر نحوه کارکردن شما تأثیر بگذارد. طراحی اداره چطور؟ آیا طراحی دفتر نیز به‌واقع باعث افزایش بهره وری در محیط کار می‌شود؟ زمانی که محیط کاری کارکنان را طراحی می‌کنید، خیلی مهم است که درباره نحوه تعامل آنها در محیط فکر کنید. به محل قرارگیری اشیا توجه کنید و دریابید که این موضوع چگونه بر نحوه حرکت و جابه‌جایی کارکنان در طول روز تأثیر می‌گذارد؛ این بدان معنا نیست که همه‌چیز باید آنقدر راحت باشد که نیازی نباشد کارمندان میزشان را ترک کنند؛ در واقع، طراحی محیط کاری باید برعکس این موضوع عمل کند.
مطالعات بسیار نشان داده‌اند که استراحت‌های کوتاه‌مدت در کار، باعث افزایش بهره وری در محیط کار می‌شود. حرکت و جابه‌جایی‌های کوتاه در طول روز، می‌توانند استرس را کاهش دهند و به بهبود سلامت کمک کنند. مؤثرترین دفاتر، با هدف تشویق و تسهیل حرکت در محیط کار ایجاد شده‌اند.
برای مثال، قراردادن دستگاه کپی یا آب‌سردکن در فضای مجزا، باعث می‌شود که کارکنان از جای خود بلند شوند و حرکت کنند. آشپزخانه یا اتاق استراحت نیز می‌توانند دلیلی برای ترک میز کاری محسوب شوند. اگر دفتر کارتان طراحی بازی دارد، کارکنان ممکن است به مکان‌هایی برای تمرکز و بدون وقفه کارکردن نیاز داشته باشند. اگر چیدمانی دارید که میزها و فضاهای کاری در کنار یکدیگر قرار دارند، باید مکان‌های مجزایی را طراحی کنید که در آن کارمندان بتوانند بدون حواس‌پرتی و با تمرکز بالایی کار کنند. بنابراین با این کارهای جزئی، می‌توانید باعث افزایش بهره وری در محیط کار افراد شوید.
چگونه طراحی دفتر بر کارکنانتان تأثیر می‌گذارد؟
منظور از چیدمان در طراحی دفتر، فقط این نیست که وسایل و تجهیزاتی را در محیط قرار دهید. زنده‌نگه‌داشتن محیط نیز موضوعی است که در طراحی باید به آن توجه کنید. برخی از موارد، به‌شکل چشمگیری بر سلامت جسمی و روحی و احساس خشنودی کارکنان تأثیر می‌گذارند و به‌طور مستقیم، بر نحوه کارکردنشان مؤثر هستند و باعث افزایش بهره وری در محیط کار می‌شود.
میزان نور طبیعی، بیشترین تأثیر را بر سلامتی، کار می‌گذارد و در نتیجه باعث افزایش بهره وری در محیط کار خواهد شد. مطالعات بسیاری نشان میدهند که نور طبیعی مناسب باعث می‌شود که:
- سلامت بیشتری داشته باشید؛
- کمتر در معرض سردرد و خستگی چشم قرار بگیرید؛
- خواب مناسبی داشته باشید؛
- از بودن در محل کارتان خوشحال‌تر باشید؛
- باعث افزایش بهره وری در محیط کار و بیشتر شدن تمرکز می‌شود.
درنظرگرفتن عناصر کوچک در طراحی، می‌تواند تأثیر به‌سزایی بر افزایش بهره وری در محیط کار داشته باشد؛ مانند قراردادن گل در دفتر یا روی میز کارکنان. در سال ۲۰۱۴، تیم تحقیقاتی در انگلیس به این نتیجه رسید که نگه‌داشتن گیاه در محیط کار، بهره‌وری را تا ۱۵٪ افزایش می‌دهد و همچنین رضایت و تعامل کارکنان را در محیط کار افزایش می‌دهد. هنگام طراحی فضای اداری، فقط روی کارهای مهم، مانند میز و کامپیوتری که باید تهیه شود، تمرکز نکنید؛ حتما به عوامل کوچک نیز توجه کنید که بر روحیه، سلامت و نگرش کلی افراد تأثیر می‌گذارند.
منظور از طراحی محیط کاری انعطاف‌پذیر چیست؟
محیط کاری انعطاف‌پذیر، گونه‌ای از طراحی است که بسیاری از اصول را در بر می‌گیرد و باعث افزایش بهره وری در محیط کار می‌شود. برخلاف رویکرد سنتی، محیط‌های کاری انعطاف‌پذیر، میزهای اختصاصی یا دفاتر دربسته ندارند. فضای کاری انعطاف‌پذیر، لزوما مانند دفتر کار باز (Open Office) نیست. کارکنانی که فقط در فضاهای باز کار می‌کنند، اغلب متوجه می‌شوند که برای جلسات، تماس‌های تلفنی یا کارهای شخصی به حریم‌های خصوصی بیشتری نیاز دارند.
محیط‌های کاری انعطاف‌پذیر، از طراحی‌های غیرسنتی برای ایجاد فضاهای چندمنظوره استفاده می‌کنند تا همه افراد بتوانند از محیط بهره‌مند شوند. این مورد می‌تواند دربرگیرنده میزهای کاری، اتاق‌های جلسات، میزهای کنفرانس آزاد، صندلی‌های راحتی، مکان‌های خصوصی و غیره باشد که کارکنان می‌توانند به‌صورت نشسته یا ایستاده، کارهای خود را در این فضاها انجام دهند. پس به‌راحتی می‌توانید با طراحی محیط کاری انعطاف‌پذیر، باعث افزایش بهره وری در محیط کار شوید.
برخی از مزایای دفاتر انعطاف‌پذیر
- این محیط به کارکنان اجازه می‌دهد که از فضای کاری استفاده کنند که در طول روز به آن نیاز دارند تا اینکه به میز خاصی زنجیر شده باشند و در نهایت باعث افزایش بهره وری در محیط کار می‌شود؛
- آنها کارکنان را به حرکت، همکاری و تعامل تشویق می‌کنند و همه این موارد بهره‌وری را افزایش میدهند؛
- آنها به کسب‌وکارها اجازه میدهند که کارهایشان را در طرح ساختمانی کوچکی انجام دهند که این موضوع، اثربخشی را افزایش می‌دهد؛ همچنین فضاهایی را برای کارکنانی که به‌صورت پاره‌وقت در محیط کار حضور دارند، در نظر می‌گیرند؛
- آنها به شرکت اجازه میدهند که با تغییر نیازها و رشد، اصلاحات مدنظر خود را انجام دهند.
چگونه محیط کاری خوبی را برای افزایش بهره وری به وجود آورید؟
محیط کاری خوب، فقط به طراحی مربوط نمی‌شود؛ فرهنگ سازمانی نیز می‌تواند مانند عوامل مربوط به چیدمان محیط، در سلامت، سرمایه‌گذاری و افزایش بهره وری در محیط کار تأثیر داشته باشد. فرتش می‌گوید: «اهداف عینی بر اساس محیط کار تعیین می‌شوند، اما بهره‌وری می‌تواند فردی باشد؛ به همین دلیل، مهم است که فرهنگی را پرورش دهید که در آن کارکنان بخواهند که ۱۰۰٪ زمان خود را به کار اختصاص دهند.»
فرهنگ شرکت، از ارزش‌ها و رفتارهایی ساخته می‌شود که به کار، اولویت‌ها، انتظارات، اهداف، اخلاق و رسالت شما جهت میدهند. فرهنگ به‌طور رسمی یا غیررسمی، از مدیران اجرایی به مدیران و از مدیران به تیم‌های آنان منتقل می‌شود و به همه افراد شرکت اطلاع می‌دهد که باید چگونه در اداره رفتار کنند و کارشان را انجام دهند؛ همچنین این موضوع، با روشی که برای طراحی محیط کاری در نظر می‌گیرید نیز منتقل می‌شود و باعث افزایش بهره وری در محیط کار می‌شود.
- آیا شما کارهای گروهی و همکاری را تشویق می‌کنید؟ اگر این‌طور است، باید فضاهای زیادی را برای کار گروهی در نظر بگیرید؛
- آیا انتظار دارید که کارکنان به‌جای صحبت با یکدیگر، بر انجام سریع کارها تمرکز کنند؟ در این حالت احتمالا افراد را در دفاتر کاری مجزا قرار می‌دهید؛
- آیا در شرکتتان استانداردهای زیست‌محیطی دقیقی دارید که حتی به بهای هزینه بیشتر، تلاش می‌کنید که به آنها پایبند باشید؟ این موضوع باید در عناصر طراحی شما توسط اقداماتی منعکس شود؛ اقداماتی مانند: نگه‌داشتن گیاهان در اداره، بازیافت و کمپوست آسان و دردسترس.
۱۵ محیط کار الهام بخش و تاثیرگذار
هنگام طراحی دفتر، به طراحی فرهنگ شرکت نیز فکر کنید. برای ایجاد یک محیط کاری که افزایش بهره وری در محیط کار را در پی داشته باشد، نیاز است که برای شرکت و کارمندان آن، تصمیمات هوشمندانه‌ای در زمینه ارزش‌ها و اولویت‌ها بگیرید و به این موضوع فکر کنید که چگونه این مسائل را می‌توانید در محیط کاری نشان دهید.
راه‌های افزایش بهره وری در محیط کار
افراد این روز ها ساعت های طولانی را پشت میز کاری خود سپری می کنند و با انبوهی از وظایف و کارها روبرو می شوند. این مسئولیت ها برخی مواقع آنقدر زیاد می شود که شاید در طول روز فرصت به اتمام رساندن وظایف و مسئولیت های سپرده شده آن روز نیز ممکن نباشد. همچنین محیط کاری امروز باعث شده تا ساعت کمتری را در کنار خانواده باشیم و وقتی نیز از سر کار برمی گردیم نیز ساعت های زیادی را صرف مسیر حرکت به سمت خانه کنیم.
با توجه به این محدودیت زمانی، چگونه می توانیم روز کاری خودمان را با بهره وری بیشتر آغاز کنیم. به همین منظور در ادامه به شش نکته ای می پردازیم که اگر شما نیز با این محدودیت مواجه هستید، می توانید با سازماندهی بیشتر، بهره وری خودتان را نیز افزایش دهید.
۱. قبل از شروع کار برنامه ریزی روزانه کنید
هر روز ۱۵ دقیقه را به برنامه ریزی همان روز اختصاص دهید. بهترین زمان برای انجام این کار اواخر شب گذشته و یا صبح همان روز است. برنامه داشتن جداگانه به شما کمک می کند تا اولویت های خودتان را مشخص کرده و ذهن شما را بهتر برای انجام کارها آماده کند و ترتیب بندی وظایف نیز برایتان مشخص گردد. در واقع زمان شما برای تصمیم گیری در هر مرحله اتلاف نخواهد شد.
به عنوان مثال وقتی می خواهید به پنج مسئولیت رسیدگی کنید و در این میان برای هر کدام زمانی را به فکر کردن و اولویت اختصاص دهید، ممکن است یک ساعت از کار را از دست بدهید. شما برای مدیریت بهتر وظایف خود در روز می توانید از ابزارهایی مدیریت وظیفه مثل تاگل (Toggl) استفاده کنید.
۲. از نشاط صبح بهره کافی ببرید
معمولا اگر صبح ها را با انرژی و هیجان شروع کنید، ادامه روز شما نیز با انرژی پیش خواهد رفت. یکی دیگر از مزیت های آن نیز این است که شما صد درصد زمان را در اختیار دارید، نه کسی با شما تماس می گیرد و نه ایمیلی به شما ارسال شده است.
اگر بتوانید برنامه کوچکی از تمرین ورزشی سبک را در برنامه خود داشته باشید، عالی می شود. حتی برنامه ریزی در این زمان با ذهن آماده انجام می شود و شما می توانید بسیاری از مسائل را بیاد بیاورید و از فراموش شدن آنها اجتناب کنید.
۳. تفویض اختیار را نیز به طور مناسب انجام دهید
شما نمی توانید همه کارها را خودتان به تنهایی انجام دهید. بسیاری از افراد فکر می کنند که شاید دیگران نتوانند وظایفی که به آنها محول می کنند را به خوبی انجام دهند، و این فکر اشتباهی است. اگر مسئولیت های زیادی دارید و قصد داشته باشید همه کارها را به تنهایی انجام دهید، با مشکلات و کمبود زمان مواجه می شوید. تفویض اختیار باعث می‌شود زمان خود را بهتر مدیریت کنید و بهره‌وری را افزایش دهید.
۴. میز کاری خودتان را تا حد امکان خلوت کنید
بسیاری از افراد فکر می کنند اگر همه اسناد، یادداشت ها و لوازم در دسترس باشد، بهره وری آنها بیشتر است. این در حالی است که با این کار زمان بیشتری را برای پیدا کردن از دست می دهید و در نهایت نیز از این بی نظمی کلافه خواهید شد. اگر هر روز بخواهید دنبال پیدا کردن وسایل مورد نیاز باشید، تصور کنید که چه قدر زمان از دست می دهید. سعی کنید میز خودتان را به بهترین شکل سازماندهی کنید و همیشه تا جای ممکن خلوت و بدون وسایل اضافی نگه دارید.
۵. برای چک کردن ایمیل و شبکه های اجتماعی برنامه داشته باشید
بسیاری از افراد عادت دارند که زمان های زیادی را صرف چک کردن ایمیل و یا شبکه های اجتماعی بکنند. دو نکته باعث کم شدن بهره وری شما می شود: این که به طور مداوم صفحه ایمیل خود را چک کنید و یا این که اصلا آن را کنار بگذارید!
چک کردن بسیار زیاد در طول روز و بدون داشتن برنامه ای برای آن، زمان زیادی را از شما خواهد گرفت و بی شک نمی توانید به انبوهی از ایمیل ها در زمان کمتری پاسخ دهید و یا حتی فشار زمانی ممکن است باعث شود که برای پاسخ بهتر ایده مناسبی نداشته باشید و فرصتی را از دست بدهید.
اگر به طور کلی چک کردن ایمیل ها را نیز کنار بگذارید، کار حرفه ای محسوب نمی شود و ارتباطات خودتان را از دست می دهید.
داشتن برنامه منظم برای ایمیل بهترین و موثرترین روش برای انجام این کار روزانه خواهد بود. می توانید به تناسب زمان و با تعیین وقت در فواصل روز آن را انجام دهید.
۶. برنامه زمانی شخصی خود را مشخص کنید و خودتان را فریب ندهید
کار کردن طولانی و بدون وقفه باعث استرس و خستگی شما می شود. این موضوع تمرکز شما را برهم زده و در نتیجه بهره وری شما را نیز بسیار پایین می آورد. به همین منظور می توانید زمانی را برای انرژی گرفتن خودتان اختصاص دهید.
داشتن برنامه شخصی به این معنی نیست که شما کارهای اصلی خودتان را کنار می گذارید. در طول روز می توانید دقایق کوتاهی را با دوستانتان به هم فکری و رسیدن به ایده های جدید اختصاص دهید. با این تنفس هم انرژی پیدا کرده و هم این که ذهن خود را آماده کار می سازید. فراموش نکنید که همه زندگی شما کار نیست، پس زمانی را برای گذراندن زندگی شخصی در کنار خانواده، دوستان و یا تفریح مورد علاقه خود اختصاص دهید.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
منبع:
business.com
indeed.com
دیدگاه