میز کار مرتب؛ ۱۱ نکته‌ی ساده برای مرتب کردن میز کار
منظم نگه داشتن محیط کار فقط برای تظاهر نیست، بلکه می‌تواند کارایی را افزایش دهد و باعث شود تمرکزتان را بر کارهای مهم‌تر حفظ کنید. در این مقاله درباره‌ی اهمیت میز کار مرتب صحبت می‌کنیم و ۱۱ نکته‌ی آسان را برای مرتب کردن میز کار با شما در میان می‌گذاریم.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
چرا داشتن میز کار مرتب مهم است؟
اگر تابحال سندی مهم را گم کرده و بعد آن را از زیر کوهی از کاغذ یافته‌باشید، می‌دانید که مرتب کردن میز چقدر در وقت شما صرفه‌جویی می‌کند و فشار روانی را کاهش می‌دهد. نه‌تنها فرد کاراتری به نظر می‌رسید، بلکه به‌واقع نیز کارآمدتر خواهید شد، چون هرچیزی که به آن نیاز دارید در دسترستان است.
در ادامه راه‌های ساده‌ای را برای منظم نگه داشتن میز کارتان پیشنهاد می‌کنیم:
۱. کار را با ایجاد فضای خالی شروع کنید
هرچیزی که روی میزتان است را کنار بگذارید و سطح میز را کاملا تمیز کنید. کامپیوترتان را غبارروبی کنید و صفحه‌‌کلیدتان را دستمال بکشید. حالا به احساس تمیز بودن توجه کنید!
۲. تمامی وسایل روی میز را دسته‌بندی کنید
البته که باید کامپیوتر و تلفنتان را نگه دارید، اما آیا به جامدادی‌ای حاوی ۳۰ خودکار و جعبه‌ای از گیره‌های کاغذ نیز نیاز دارید؟ برای مرتب کردن میز کار لوازم میز کارتان را به ۲ دسته تقسیم کنید: آن‌هایی که می‌خواهید نگه دارید و آن‌هایی که لازمشان ندارید. آن‌هایی را که خیلی به کارتان نمی‌آیند، به کشوی میز منتقل کنید. سطح میز باید برای ابزارهای پرکاربرد خالی بماند.
۳. میزتان را تقسیم‌بندی کنید
فضایی را به هریک از لوازم ضروری روی میز اختصاص دهید و در پایان روز آن‌هت را در جای مشخص قرار دهید. باید جایی را نیز به بررسی اسناد اداری و یادداشت برداری اختصاص دهید.
۴. شاید برای داشتن میز کار مرتب به فضای بیش‌تری نیاز داشته‌باشید
اگر میز کارتان تنها جایی است که می‌توانید وسایل کارتان را در آن نگهداری کنید، می‌توانید درخواست دهید که فضایی را برای قرار دادن وسایلتان فراهم کنند. فایل‌هایی هستند که هفته‌ای ۱ بار به آن‌ها نیاز پیدا می‌کنید یک نمونه از چیزهایی است که می‌توان آن‌ها را در قفسه‌ی فایل‌ها قرار داد. هدست‌ها، شارژرها و کتاب‌های مرجع را نیز می‌توان در یکی از قفسه‌های دم دست قرار داد. تابلو اعلانات نیز جای خوبی برای یادداشت‌های چسبان و یادآورهای مهم است. فضاهای نگهداری منظم نیز مانند میزی مرتب به صرفه‌جویی در وقت کمک می‌کنند.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
۵. برای مرتب کردن میز کار کابل‌ها را جمع‌وجور کنید
نگذارید کابل‌ها زیر دست‌وپا قرار بگیرند. اگر کابل‌هایی زیر میزتان در هم پیچیده شده‌اند، ممکن است باعث شوند زمین بخورید یا نگذارند راحت پشت میز بنشینید. با خرید ابزارهایی که این کابل‌ها را مرتب و مخفی می‌کنند، تمرکز خود را بر اولویت‌ها قرار دهید.
۶. جریان کارتان را اولویت‌بندی کنید
فقط پروژه‌های مرتبط و فعالیت‌های در حال پیگیری باید روی میز کارتان باشند. از ماتریس مدیریت زمان کووی (Covey Time Management Matrix) بهره‌مند شوید تا مشخص کنید که کدام کارها باید روی میز کارتان بمانند کارها را به ۴ دسته‌ی «مهم و فوری»، «فوری اما غیرمهم»، «مهم اما غیرفوری» و «غیرفوری و غیرمهم» تقسیم کنید. برای مرتب کردن میز کار خود می‌توانید هر کاری را که فوری نیست، به قفسه، کشوی دیگری منتقل کنید.
۷. وسیله‌ی شخصی‌ای را به میز اضافه کنید
حتی اگر فضایتان محدود است، جایی را برای عکس خانوادگی یا یادگاری‌ای خاص نگه دارید. یادگاری‌های شخصی فشار روانی را در روزهای شلوغ کاهش می‌دهند و حواستان را بر تعادل کار و زندگی متمرکز می‌کنند.
۸. صندوق‌های ورودی/ خروجی (Inbox/ outbox) داشته‌باشید
قرار دادن صندوق‌های ورودی/ خروجی کمک می‌کند بر مهلت‌های جدید و نزدیک تمرکز کنید و بدانید که چه کارهایی را به اتمام رسانده‌اید. صندوق ورودی درخواست‌های جدید را از تمام اسنادی که روی میز قرار دارند، جدا می‌کند. در پایان ساعت اداری جعبه‌ی ورودی را چک کنید تا درخواست‌های فوری و اضطراری را جا نیندازید.
۹. برای داشتن میز کار مرتب می‌توانید دفترچه‌یادداشتی را دم دستتان بگذارید
دفترچه‌یادداشتی را روی میز کارتان قرار دهید تا بتوانید به آن یادآور بیفزایید یا لیست کارها را یادداشت کنید. گذاشتن دفترچه‌یادداشت در کنار دستتان کمک می‌کند که اطلاعات پراکنده را در یک مکان جمع کنید.
۱۰. سطل آشغال داشته‌باشید
سطل آشغالی را در کنار یا زیر میزتان قرار دهید تا بتوانید به‌سرعت خودکارهای تمام‌شده، یادداشت‌ها و چیزهای بی‌مصرف دیگر را دور بریزید؛ حتی می‌توانید سطلی را برای زباله‌های بازیافتی قرار دهید تا لازم نباشد بعدا آن‌ها را jتفکیک کنید.
۱۱. مدام میز را بررسی کنید
تمیز نگه داشتن میز نیازمند توجه مداوم است. علاوه بر مرتب کردن روزانه‌ی کاغذها، گهگاه میزتان را چک کید تا همه‌چیز در جای خودش قرار گرفته‌باشد؛ حتی شاید مرتب کردن هفتگی میز عادتی مفید باشد.
با ساختن یک رزومه حرفه‌ای، برای استخدام در بهترین فرصت‌های شغلی اقدام کنید.
منبع: indeed.com
دیدگاه