وظایف مدیریت و مهارت‌های مورد نیاز مدیران چیست؟
درک وظایف کلیدی مدیریت می‌تواند در موقعیت‌های مختلف، شما را به عنوان یک مدیر راهنمایی کند؛ برای مثال هنگامی که اساس پروژه‌ای را تعیین می‌کنید، به اهداف خود می‌رسید و می‌خواهید رهبر بهتری برای تیم شوید. با خواندن این مطلب، درمورد وظایف مدیریت و مهارت‌هایی که به شما در انجام موفق وظایفتان کمک می‌کنند، بیشتر آشنا خواهید شد.
۴ مورد از وظایف مدیریت که مدیران موفق آن‌ها را انجام می‌دهند، به شرح زیر است که در ادامه، هریک را توضیح می‌دهیم:
- برنامه ریزی؛
- سازماندهی؛
- رهبری؛
- کنترل.
۱. برنامه‌ریزی
مدیران باید اهداف را بر اساس نیازهای سازمان مشخص و بهترین مسیر را برای دستیابی به آن‌ها برنامه‌ریزی کنند. برنامه‌ریزی پیش از شروع پروژه تضمین می‌کند که مدیران کارآمدی خود را در طول انجام پروژه حفظ می‌کنند. تعیین اهداف به منزله‌ی مبنایی برای فعالیت‌های آینده‌ی شرکت است.
مدیران باید موارد زیر را هنگام برنامه‌ریزی در نظر بگیرند:
اعضای تیم
برای دستیابی به هر هدفی، باید تیم ماهری را تشکیل دهید. کارمندان فعلی، مهارت‌های آنان و چگونگی مشارکت آن‌ها را در پروژه در نظر داشته‌باشید.
موعد تحویل
باید به‌درستی مدت‌زمان موردنیاز برای رسیدن به هدف مشخص‌شده را تخمین بزنید. گام‌های ضروری و زمان لازم برای تکمیل هریک را در نظر بگیرید. موعد تحویل دقیق سبب می‌شود که مدیر روی تکمیل وظایف در زمانی معقول متمرکز باشد و اعضای تیم نیز بر اساس جدول زمانی قابل‌سنجشی عمل کنند.
بودجه
بودجه باید شامل تمام منابع موردنیاز از جمله حقوق، مواد اولیه و مواردی مانند هزینه‌های سفر باشد. بودجه‌ی دقیق به مدیر کمک می‌کند که از نظر مالی پروژه را به‌خوبی پیش ببرد.
گرایشات شرکت
هر هدفی باید از ارزش‌های شرکت پشتیبانی کند. مدیر باید گرایش‌های شرکت را پیش‌بینی و تحلیل کند تا اهداف آن‌ها با شرکت هم‌سو باشند.
چالش‌های احتمالی
اگرچه به‌یقین در مقاطعی در طول انجام پروژه موانعی پیش خواهند آمد، اما مدیر باید برای هر ریسکی برنامه‌ای داشته‌باشد. تمام چالش‌های متداول مانند بیمار شدن اعضای تیم، اختلافات داخلی و موجود نبودن ارتباطات را در نظر بگیرید. بهترین کار این است که تا جایی که می‌توانید برای موانع احتمالی، نقشه‌ی جایگزین داشته‌باشید تا تأثیرات بالقوه را به حداقل برسانید.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
۲. سازماندهی
یکی از وظایف مدیریت سازماندهی است. سازماندهی محیط کار عاملی کلیدی در بهبود کارآمدی است و به مدیران اجازه می‌دهد که هدف از انجام وظایف را به‌روشنی برای تیم بیان کنند و از راحتی آن‌ها با محیط و وظایفشان مطمئن شوند.
هنگام سازماندهی باید موارد زیر را مدنظر داشته‌باشید:
تشکیل تیم و تهیه‌ی ابزارهای موردنیاز اعضا
ممکن است برای تشکیل تیم، در صورت نیاز نیروی جدیدی را استخدام کنید یا اعضای فعلی تیم را به کار بگیرید. اعضای تیم باید اهداف شرکت را درک کنند و در صورت لزوم آموزش‌های اضافه را بگذرانند؛ به‌علاوه، مدیران باید ابزارهای موردنیاز مانند کامپیوتر یا ماشین‌های سنگین را برای انجام کار اعضا فراهم کنند.
فراهم‌کردن محیط کار مناسب
هر تیمی به محیط کاری برای انجام وظایف خود نیاز دارد. مدیری که در محیط دفتری کار می‌کند، باید مطمئن شود که میز به اندازه‌ی کافی وجود دارد، در حالی که ضروری است که مدیر شرکت‌های صنعتی محیط کار بی‌خطری را برای کارمندان فراهم کند.
ساختار سازمانی و مسئولیت‌ها
مدیر برای انجام درست وظایف مدیریت ، باید ساختار سازمانی واضحی را فراهم کند که در آن اعضای تیم وظایف خود را بدانند. این ساختار باید وظایفی را شامل شود که مدیران آن‌ها را به هریک از اعضا محول می‌کنند. زمانی که تیم ساختار و وظایف خود را درک کند، مسئولیت‌های خود را به‌درستی انجام می‌دهد.
روش‌های برقراری ارتباط
مدیران باید استانداردهایی را برای روش‌های ارتباطی پدید آورند؛ از جمله ایمیل، پیام آنلاین و ارتباط حضوری. علاوه بر این، باید جلسات منظمی را برای به‌روزرسانی پیشرفت‌ها و چگونگی و شرایط انجام آن‌ها تنظیم کنند. در نهایت، باید به این نکته نیز توجه داشته‌باشند که کارمندان هنگام مواجهه با موانع، باید با چه کسی صحبت کنند.
سامان‌دهی مجدد هنگام مواجهه با چالش‌های جدید
در طول انجام پروژه، به احتمال زیاد اعضای تیم با موانعی روبه‌رو خواهند شد. بنا بر ماهیت موانع، ممکن است لازم باشد که مدیر تغییراتی را اِعمال کند تا بتواند فعالیت‌های معمول را به حالت اول بازگرداند. برای مثال، اگر عضوی از تیم مجبور باشد گروه را ترک کند، مدیر باید وظایف او را به عضو دیگری از تیم بسپارد یا عضو جدیدی را به تیم اضافه کند.
۳. رهبری
مدیر باید تیم را هم در مسئولیت‌های روزانه و هم در هدف کلی، راهنمایی و هدایت کند. رهبری یکی از وظایف اصلی هر مدیری است، زیرا اعضای تیم را تشویق می‌کند که بهترین عملکرد را داشته‌باشند.
رهبری یک تیم موارد زیر را شامل می‌شود:
تأثیرگذاری بر تیم
مدیر باید در اعضای تیم حس هدف‌مندی را برانگیخته کند. وی باید هدف از مسئولیت‌های خود و پروژه را بدانند. درک این مؤلفه‌ها به اعضای تیم کمک می‌کند که روی کار خود تمرکز کنند.
انگیزه‌بخشی به تیم
انگیزه‌بخشی به تیم یکی از وظایف مدیریت است. انگیزه شامل الهام و تشویق اعضای تیم به کار کردن در جهت رسیدن به هدف مشخصی است. مدیر باید با باور داشتن چشم انداز، دادن پاداش و قدردانی از تلاش اعضای تیم، به آن‌ها انگیزه دهد. انگیزه عامل مهمی در حفظ عملکرد خوب تیم است.
هماهنگی تیم
هنگام کار با تیم، مدیر باید فعالیت‌های اعضا را هماهنگ کند و گروه‌هایی اثربخش تشکیل دهد. فعالیت‌ها شامل وظایف فردی و گروهی و جلسات تیمی می‌شود. با درک اینکه اعضای تیم چگونه با یکدیگر کار می‌کنند، گردآوری گروه‌های کوچک‌تر و منسجم‌تر آسان‌تر می‌شود و در نهایت می‌توان به هماهنگی تیمی دست پیدا کرد.
مدل‌سازی ویژگی‌های مطلوب
مدیر باید در رهبری تیم ویژگی‌های موردانتظار خود را از تیم نشان دهد؛ برای مثال، اگر مدیری می‌خواهد اعضای تیم رفتار خوبی داشته‌باشند، باید استانداردی را در رفتار خود قرار دهد.
به‌کمک تست‌های خودشناسی، توانایی‌ها و استعدادهایتان را بشناسید.
۴. کنترل
کنترل کردن از وظایف مدیریت است تا پیشرفت برای دستیابی به هدف را نظارت کند.
کنترل کردن شامل موارد زیر می‌شود:
نظارت بر کیفیت کار
مدیر باید کیفیت کار اجرایی اعضای تیم را کنترل کند تا از انجام استانداردها مطمئن شود. وی می‌تواند با درخواست گزارش از تیم به طور مرتب، برگزاری جلسات یا سنجش کار آن‌ها، کیفیت کار را کنترل کنند. نظارت بر کیفیت کار برای ارائه‌ی محصول عالی، امری ضروری است.
نظارت بر بودجه و جدول زمانی
برای انجام یک پروژه‌ی موفق، لازم است مدیر مطابق با بودجه‌ی تعریف‌شده پیش برود. نظارت بر بودجه اطمینان از حقوق، مواد لازم و سایر هزینه‌های مربوط را شامل می‌شود. به طور مشابه، مدیر باید مدت‌زمان هر مرحله را دنبال کند و آن را با جدول زمانی اصلی بسنجد.
تغییر در هنگام نیاز
اگر تغییری در پروژه به وجود آید، مدیر باید بتواند آن را شناسایی و برنامه را به‌روزرسانی کند؛ برای مثال، اگر تیمی مرحله‌ای از کار را سریع‌تر از زمان پیش‌بینی‌شده تکمیل کرد، مدیر می‌تواند این تاریخ تکمیل را در جدول زمانی اصلاح کند.
نکات وظایف مدیریتی
برای انجام درست وظایف مدیریت ، باید مهارت‌های مشخصی را یاد بگیرید. نکات زیر را به منظور بنا کردن مبنایی برای موفقیت در مسئولیت‌های اصلی مدیریت در نظر داشته‌باشید:
گسترش فضای آزاد برای گفت‌وگو
ارتباطات در انتقال اطلاعات به تیمتان بسیار ضروری هستند؛ هم‌چنین، برقراری ارتباط به اعضای تیم اجازه می‌دهد که هنگام درخواست کمک از شما، احساس راحتی کنند. هنگامی که روی دستیابی به هدف بعدی با تیم خود کار می‌کنید، مطمئن شوید که به طور پیوسته تیم را در جریان اطلاعات به‌روزشده قرار می‌دهید تا آن‌ها بتوانند مسئولیت‌های خود را انجام دهند.
بازخورد دادن و بازخورد گرفتن
دادن بازخوردهای سازنده به اعضای تیم کمک می‌کند که درک کنند در چه حوزه‌ای برتری دارند و چگونه می‌توانند پیشرفت کنند. شما نیز به عنوان مدیر می‌توانید از آن‌ها درمورد عملکرد خود بازخورد بخواهید. از اطلاعاتی که اعضای تیم ارائه می‌دهند، به عنوان راهنمایی استفاده کنید که مشخص می‌کند روش شما در کدام قسمت‌ها کارآمد و در کدام قسمت‌ها ناکارآمد است.
سازماندهی زمان و محیط کار
با سازماندهی نه تنها می‌توانید یک محیط کار اثربخش را برای تیم خود پدید آورید، بلکه این امر برای حفظ نظم زمان و فضای کاری نیز بسیار مهم است. منظم بودن به شما کمک می‌کند که روی اهدافتان متمرکز شوید و نمادی از این ویژگی برای اعضای تیم باشید.
نگهداری سوابق
حتما سوابق دستاوردها و شکست‌هایی را که در انجام پروژه با آن مواجه شدید، نگه دارید. گام‌هایی که برای رسیدن به موفقیت طی کردید و راه‌های رفع موانع را یادداشت کنید. می‌توانید در پروژه‌های بعدی به این جزئیات بازگردید تا به یاد آورید که کدام کارها را باید دوباره انجام دهید و از انجام کدام‌یک باید خودداری کنید.
داشتن انعطاف
هنگام برنامه‌ریزی، هدف و مبنای انجام آن را تعیین می‌کنید. البته شاید با چالش‌های پیش‌بینی‌نشده‌ای روبه‌رو شوید که مجبور باشید تغییراتی را اِعمال کنید. درک اینکه شاید لازم باشد بودجه را تنظیم کنید یا روش را تغییر دهید، به شما کمک می‌کند که این چالش‌ها را رفع کنید و تغییر را بپذیرید.
تعیین‌کننده بودن
تمام اطلاعاتی را که می‌توانید، جمع‌آوری کنید و آن‌ها را در نظر داشته‌باشید. با توجه به این اطلاعات، آگاهانه تصمیم بگیرید. حتی اگر برنامه‌ی شما دقیقا مطابق با آنچه انتظار داشتید پیش نرفت، می‌توانید به آن به عنوان فرصتی برای یادگیری و پیشرفت فکر کنید.
سخن پایانی در مورد وظایف مدیریتی
- مدیران باید اهداف را بر اساس نیازهای سازمان مشخص و بهترین مسیر را برای دستیابی به آن‌ها برنامه‌ریزی کنند. برنامه‌ریزی یکی از وظایف اصلی مدیریت است؛
- یکی دیگر از وظایف مدیریت سازماندهی است. سازماندهی محیط کار عاملی کلیدی در بهبود کارآمدی است و به مدیران اجازه می‌دهد که هدف از انجام وظایف را به‌روشنی برای تیم بیان کنند و از راحتی آن‌ها با محیط و وظایفشان مطمئن شوند؛
- رهبری یکی از وظایف اصلی هر مدیری است، زیرا اعضای تیم را تشویق می‌کند که بهترین عملکرد را داشته‌باشند؛
- دادن بازخوردهای سازنده به اعضای تیم کمک می‌کند که درک کنند در چه حوزه‌ای برتری دارند و چگونه می‌توانند پیشرفت کنند.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
منبع: indeed.com
دیدگاه