سازماندهی چیست؟ ۱۵ راهکار تضمین‌شده برای سازماندهی کارها
- تعریف سازماندهی چیست؟
- اهمیت سازماندهی
- اصول سازماندهی
- مراحل سازماندهی
- راه‌کارهای تضمینی برای سازماندهی بیشتر در کارها
آیا دوست دارید که از شمار کسانی باشید که تمام فعالیت‌های خود را به‌موقع انجام می‌دهند؟ احتمالا کسانی وجود دارند که شما نیز به نحوه فعالیت و کارشان غبطه می‌خورید؛ افرادی که مهارت‌های سازماندهی بی‌عیب‌و‌نقصی دارند و فعالیت‌های مختلف زیادی را در زمان کوتاهی به سرانجام می‌رسانند. سازماندهی مهارتی است که با پرورش آن می‌توانید کارآمدی خود را بهبود دهید. در این مطلب به تعریف سازماندهی می‌پردازیم و پاسخ می‌دهیم مراحل و اصول سازماندهی چیست. همچنین روش‌هایی کارآمد برای افزایش سازماندهی در کارها بیان می‌کنیم.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
تعریف سازماندهی چیست؟
پیش از بررسی هر چیزی، باید بدانیم تعریف سازماندهی چیست. سازماندهی دومین تابع مدیریتی کلیدی پس از برنامه ریزی است که تلاش‌های انسانی را هماهنگ و منابع را تنظیم میکند و در ادامه این دو را به گونه‌ای با هم ترکیب میکند که در دستیابی به اهداف کمک‌کننده باشند. سازماندهی شامل تصمیم‌گیری درمورد راه‌ها و روش‌هایی است که می‌توانند برنامهها را اجرا کنند.
سازماندهی شامل تعریف مشاغل و روابط کاری، تعیین وظایف مختلف در ارتباط با برنامهها، تنظیم و تخصیص منابع و طراحی ساختاری است که وظایف، مسئولیتها و اختیارات و برنامهریزی فعالیتها را برای حفظ همواری و اثربخشی در عملیات متمایز میکند.
اهمیت سازماندهی
حال که دریافتید سازماندهی چیست و چه معنایی دارد، در ادامه به دلیل اهمیت آن خواهیم پرداخت. سازماندهی در مدیریت امری اساسی است، زیرا عملکرد صحیح شرکت را تسهیل میکند.
- مزیت تخصصی: سازماندهی در مدیریت به طبقه‌بندی مشاغل به طور سیستماتیک در بین نیروی کار کمک میکند، که در کاهش بار کار و همچنین بهبود بهره وری مؤثر است، زیرا سازمان مزایای تخصصی‌ای را دریافت میکند و کارمندان با توجه به صلاحیتشان می‌توانند کار خاصی را به طور منظم انجام دهند؛
- توصیف روابط کاری: تعریف روابط کاری جریان ارتباطات را توصیف، و روابط مدیر-زیردست را تعیین میکند. با این کار سردرگمی و هرج‌و مرج در دریافت دستورات و دستورالعمل‌ها برطرف می‌شود؛
- استفاده‌ی مؤثر از منابع: سازماندهی در مدیریت بهترین استفاده‌ی ممکن از منابع انسانی، مادی، مالی یا فنی را تضمین میکند، زیرا مشاغلی به کارمندان اختصاص داده می‌شود که از هم‌پوشانی و تکرار کار جلوگیری شود؛
- سازگاری با تغییر: فرایند سازماندهی به سازمان کمک میکند که با ایجاد تغییرات اساسی در استراتژی‌ها، سلسلهمراتب و روابط، تغییرات را حفظ و آن‌ها را سازگار کند؛
- توسعه‌ی کارکنان: سازماندهی در مدیریت خلاقیت را در مدیران تشویق میکند. تفویض اختیار کار مدیران را کاهش می‌دهد و آن‌ها روش‌های جدیدی را برای انجام کار شناسایی می‌کنند؛ همچنین، آن‌ها را قادر می‌سازد که حوزه‌های جدیدی را برای رشد و نمو خود کشف کنند.
به طور خلاصه، مدیر با سازماندهی در مدیریت کردن نظم را از بی‌نظمی متمایز، سردرگمی را در رابطه با کار و مسئولیت برطرف، و محیطی ایدئال را فراهم میکند که در آن، همه‌ی اعضای سازمان می‌توانند به طور هماهنگ کار کنند.
اصول سازماندهی
حال که با تعریف سازماندهی و اهمیت آن آشنا شدید، بهتر است با اصول سازماندهی در مدیریت نیزآشنا شوید.
- تقسیم کار: یکی از اصول سازماندهی این است که کار به کارمندی اختصاص دارد که در آن کار تخصص دارد؛
- هماهنگی: به اعضای مختلف سازمان وظایف مختلفی محول می‌شود و وقتی همه‌ی وظایف به طور منطقی و متوالی در کنار هم قرار می‌گیرند، دستیابی به اهداف را به دنبال دارند؛ بنابراین، هماهنگی در اصول سازماندهی لازم است؛
- اهداف: اهداف باید به طور خاص تعریف شوند؛
- ساختار اقتدار-مسئولیت: برای یک ساختار اقتدار-مسئولیت مؤثر، موقعیت هر مدیر و مجری بر اساس میزان اختیارات و مسئولیت‌هایی که هنگام انجام وظایف به آن‌ها محول شده‌است، در اصول سازماندهی مشخص می‌شود؛
- ارتباطات: همه‌ی اعضا باید تکنیک‌ها، جریان و اهمیت ارتباطات را بشناسند.
مراحل سازماندهی
حال که با اصول سازماندهی آشنا شدید، در ادامه‌ی مطلب بیان می‌کنیم سازماندهی در مدیریت چه مراحلی دارد. فرایند سازماندهی عملکرد اصلی‌ای است که کلیه‌ی فعالیتها و منابع را در یک توالی منظم و منطقی به هم پیوند می‌دهد. مراحل سازماندهی برای دستیابی به اهداف سازمانی دنبال می‌شوند.
اکنون درمورد مراحل سازماندهی به طور مفصل بحث خواهیم کرد.
۱. شناسایی و تقسیم کار: مراحل سازماندهی در مدیریت با شناسایی کارها و تقسیم آن‌ها طبق برنامه شروع می‌شود. اساسا، برای جلوگیری از اضافه کاری، کارها به فعالیت‌های مختلف قابل‌کنترل طبقه‌بندی می‌شوند و افراد به انجام کار تشویق می‌شوند؛
۲. بخشبندی: پس از سازماندهی کار در فعالیت‌های مختلف، فعالیت‌هایی که ماهیت مشابه دارند، با هم گروه‌بندی می‌شوند. این فرایند بخشبندی نامیده می‌شود که تخصصی‌سازی را تسهیل میکند و پایه‌ای را برای ایجاد بخش‌ها به وجود می‌آورد؛
۳. تعیین تکلیف: پس از تشکیل دپارتمان‌ها، کارمندان در بخش‌های مختلف تحت‌نظر یک مدیر قرار می‌گیرند، که مدیر بخش یا مدیر دپارتمان گفته می‌شود؛ پس از آن، کارمندان بر اساس مهارت‌ها، صلاحیت‌ها و شایستگی‌هایشان وظایف را دریافت می‌کنند. مدیر برای اثربخشی عملکرد باید مطمئن شود که بین شغل و کارمند تطابق درستی وجود دارد؛ یعنی فرد مناسب باید در شغل مناسب قرار گرفته‌باشد؛
۴. ایجاد سلسلهمراتب سازمانی: در مراحل سازماندهی سلسلسه مراتب سازمانی دارای اهمیت است. استقرار افراد و تعیین وظایف پایان روند کاری نیست؛ لازم است کارمندان از اینکه چه کسی باید گزارش دهد و چه کسی می‌تواند به آن‌ها دستور دهد، آگاه باشند؛ از این رو، روابط کاری باید به‌وضوح برقرار شوند، که به ایجاد ساختار سلسله‌مراتبی و سازماندهی سازمان کمک میکند؛
۵. تأمین منابع برای اعضا: یعنی ترتیب و استقرار منابعی مانند پول، مواد و لوازم و ماشین‌آلات، که برای انجام عملیات روزمره‌ی سازمان مهم هستند؛
۶. هماهنگی تلاشها و برنامهریزی فعالیتها: آخرین مورد از مراحل سازماندهی در مدیریت هماهنگی تلاشها و برنامهریزی فعالیتها به روشی منطقی و سیستماتیک است تا اهداف مشترک بتوانند به طور مؤثر محقق شوند. پس از این که بررسی کردیم سازماندهی چیست و چه مراحل و اصولی دارد در ادامه به راه‌کارهایی خواهیم پرداخت که تضمینی برای سازماندهی بیشتر هستند.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
راه‌کارهای تضمینی برای سازماندهی بیشتر در کارها
۱. برنامهریزی کنید
بدون برنامهریزی دقیق، بعضی از جزئیات ضروری نادیده گرفته می‌شوند و سازماندهی میسر نمی‌شود؛ بنابراین بهتر است برای هر کاری که انجام می‌دهید، زمانی را برای شناسایی ابزارها و منابع موردنیاز در زمینه کاری که انجام می‌دهید صرف کنید ؛ همچنین زمان لازم برای انجام وظایف را مشخص کنید و در نهایت استراتژی‌هایی را مشخص کنید که از آن‌ها استفاده می‌کنید.
انجام این کار برای اهداف شغلی شما نیز ضرورت دارد؛ برای مثال، اگر می‌خواهید تا پایان سال ترفیع بگیرید، باید به مدیرانتان نشان دهید که چرا لیاقت چنین ترفیعی را دارید؛ همچنین باید نشان دهید که تمام مهارت‌های حرفه‌ای لازم را برای ترفیع، در اختیار دارید.
بنابراین باید اهدافی دست‌یافتنی را برای خود مشخص کنید تا به‌سمت آن‌ها گام بردارید؛ این کار موجب می‌شود که انگیزه شما برای رسیدن به هدف مورد‌نظرتان در طول سال حفظ شود و در میانه راه، بی‌جهت انگیزه خود را از دست ندهید و سازماندهی بیشتری در کارهایتان داشته باشید.
۲. برای سازماندهی در مدیریت، از فعالیت‌هایتان فهرستی آماده کنید
فهرست جدیدی از فعالیت‌هایتان آماده کنید؛ تلاش کنید تا فهرست را به‌صورت روزانه تنظیم کنید و تمام کارهایی را که باید در طول روز انجام دهید، درون آن لحاظ کنید؛ حتی اگر این فعالیتها، کارهای ساده‌ای مانند مرتب‌کردن فایل‌ها یا خرید مواد غذایی باشند. با انجام این کار، انجام فعالیتها را فراموش نمی‌کنید و احساس بهره‌ری بیشتری نسبت به کارهایتان خواهید داشت؛ زیرا در پایان فعالیت، آن را از فهرستتان خط می‌زنید.
اگر می‌خواهید فهرستتان را به‌شکل حرفه‌ای‌تری سازماندهی کنید، کافی است که فعالیتها را اولویت‌بندی کنید و اولویت آن‌ها را به‌ترتیب، از کم به زیاد، مشخص کنید. شما می‌توانید این کار را با استفاده از کدهای رنگی یا شماره‌گذاری گزینه‌ها انجام دهید و بدین ترتیب اولویت انجام فعالیتها را مشخص کنید.
برای بعضی از افراد، آماده‌کردن فهرست فعالیت‌های روز بعد، در پایان روز ساده‌تر خواهد بود. این اقدام به افراد کمک میکند تا بلافاصله پس از بیدار‌شدن، سراغ انجام فعالیت‌های موردنظر خود بروند.
۳. هنگام جلسات، نکات مهم را یادداشت کنید
بسیاری از افراد این‌گونه تصور می‌کنند که نیازی نیست نکات مطرح شده در جلسات کاری را یادداشت کنند؛ آن‌ها تصور می‌کنند که می‌توانند همه مسائل را به ذهنشان بسپارند؛ اما واقعیت این است که در بیشتر موارد، افراد با ترک فضای جلسه، بخش مهمی از نکات مطرح‌شده در آن را فراموش می‌کنند پس نیاز شدیدی به سازماندهی مطالب دارند.
یادداشت برداری به شما کمک میکند تا عملکرد بلندمدت بهتری داشته باشید؛ به‌خصوص اگر در این جلسات با رئیستان کار می‌کنید و او دستوراتی را برای تکمیل پروژه‌ها به شما پیشنهاد میکند؛ بدین ترتیب، دیگر نیازی نیست که درمورد چیزهایی که پیش از این در جلسه مطرح شده‌اند، سؤال کنید و می‌توانید به دیگران نشان دهید که چه انسان فعال و منظمی هستید.
۴. رخدادها را ثبت کنید
یک دفتر یادداشت سالانه یا تقویم، می‌تواند به شما کمک کند تا افکارتان را سازماندهی کنید و فرد منظم‌تری باشید. می‌توانید از این دفتر برای ثبت قرارهای ملاقات، برنامه غذایی هفتگی، نوشتن وظایف شخصی و تخصیص زمان به هر رویدادی استفاده کنید تا بدین ترتیب، به بهترین شکل ممکن از زمانتان استفاده کنید.
لازم است یادآوری کنیم که به‌احتمال خیلی زیاد، نمی‌توانید کل روز را مطابق برنامه سپری کنید؛ برای مثال، ممکن است تغییرات لحظه‌آخری در برنامه کاری یا شخصی شما ایجاد شود و شما از انجام فعالیت‌های دیگر عقب بیفتید؛ بنابراین زمانی را برای فعالیت‌های اورژانسی در نظر بگیرید.
۵. ذهنتان را خلوت کنید تا سازماندهی برایتان آسان‌تر شود
بر هیچ‌کس پوشیده نیست که اضطراب محیط کاری، می‌تواند به تعویق انداختن کارها توسط افراد منجر شود؛ به همین دلیل، خلوت‌کردن ذهن و تمرکز بر یک وظیفه در هر موقعیت، اهمیت زیادی دارد. شما نباید تلاش کنید تا بر چند وظیفه تمرکز کنید و در یک بار تلاش، چند کار مختلف را انجام دهید.
برای رهایی از استرس و سازماندهی راحت‌تر می‌توانید صبح‌ها به انجام مراقبه بپردازید. در حقیقت، یکی از مطالعات جدید روی رابطه ذهن‌آگاهی (mindfulness) و اضطراب محیط کاری نشان می‌دهد که پس از ۷ هفته مراقبه، آگاهی افراد شرکت‌کننده در مطالعه، افزایش چشمگیری داشته است.
۶. برای سازماندهی مدارک، پوشه‌های مختلف تهیه کنید
تأثیر چند قطعه لوازم‌التحریر بر آرامش و نظم کلی فرد، شگفت‌انگیز خواهد بود. شما می‌توانید از این لوازم سازماندهی در خانه، کلاس درس یا دفتر کار خود استفاده کنید؛ برای خود چند سطح ذخیره‌سازی، پوشه و جعبه‌های جدا‌کننده تهیه کنید تا متعلقات خود را در آن‌ها قرار دهید؛ انجام این کار باعث می‌شود که به‌سرعت احساس بهتری پیدا کنید. تا به اینجای مطلب دریافتید که سازماندهی چیست و چه مراحلی دارد، در ادامه به بررسی ادامه راه‌کارها برای سازماندهی بهتر می‌پردازیم.
۷. نوشته‌های خود را علامت‌گذاری کنید
داشتن پوشه‌های جدید، بدون اینکه بدانید در هریک از آن‌ها چه چیزهایی ذخیره شده است، بی‌فایده خواهد بود. برای اینکه بتوانید از سازماندهی ایجاد‌شده در میز یا کشوهای خود بیشترین استفاده را ببرید، از نشانه‌ها استفاده کنید تا تشخیص دهید که در هر سبدی چه اطلاعاتی قرار دارد؛ با این کار شما می‌توانید زمان زیادی را در پیدا‌کردن کاغذها یا جعبه‌های موردنیاز خود صرفه‌جویی کنید.
۸. کارهایی که باید انجام شوند و کارهایی که انجام شده‌اند را به تفکیک فهرست‌بندی کنید
اگر با وظایف مختلفی در یک دوره روبه‌رو هستید، تلاش کنید تا آن‌ها را در ۲ ستون مختلف سازماندهی کنید. شما می‌توانید یک ستون را به وظایفی اختصاص دهید که باید انجام شوند و ستون دیگر را به وظایفی که تا این لحظه انجام شده‌اند. چنین کاری مزیت‌های زیادی دارد، زیرا با دیدن ستون مربوط به فعالیت‌هایی که باید انجام شوند، متوجه اقداماتی می‌شوید که باید به پیگیری آن‌ها بپردازید؛ همچنین ستون مربوط به فعالیت‌های تکمیل‌شده، باعث می‌شود که احساسات منفی شما نسبت به پیش‌نرفتن فعالیتها از بین برود.
۹. سیستم ذخیره‌سازی پرونده (فایل) ویژه‌ای را برای خود به وجود آورید
یک سیستم ذخیره‌سازی پرونده شخصی مناسب برای هر حرفه‌ای ضرورت دارد؛ برای مثال، شما می‌توانید پرونده‌ها و پوشه‌های مختلفی را ایجاد کنید و مستندات خود را بر اساس دسته‌بندی در آن‌ها قرار دهید؛ مستنداتی مانند صورت‌حساب‌ها، رسیدها، یادداشت‌های پزشک، قراردادها، پروژه‌ها و غیره. بسته به اینکه با چه چیزی راحت باشید، شما می‌توانید اطلاعات را به‌صورت کاغذی یا در دستگاه‌های الکترونیکی نگهداری کنید.
۱۰. دسکتاپ کامپیوتر خود را مرتب کنید
اگر دسکتاپ شلوغی دارید، اکنون زمان سازماندهی آن رسیده است. ابتدا فایل‌های رها‌‌شده را درون پوشه‌های دسته‌بندی‌شده قرار دهید؛ همچنین می‌توانید اطلاعات درون سرور اشتراکی خود را مرتب کنید؛ برای مثال، اگر الگویی درون این فضا وجود دارد که همکاران یا همکلاسی‌های شما رعایت می‌کنند، منتهی فایل‌ها به‌صورت منظمی ذخیره نشده‌اند، می‌توانید فایل‌ها را مرتب کنید و آن‌ها را در فولدرهای منظمی قرار دهید که به‌آسانی پیدا شوند.
۱۱. لوازم غیرضروری را دور بریزید
بیشتر افراد لوازمی را دور خود جمع می‌کنند که به آن‌ها نیازی ندارند؛ این لوازم ممکن است چیزهای به‌دردنخوری، مانند ظرف خوشبو‌کننده خالی یا محتوای چاپ شده ۲ سال قبل باشند. اکنون زمان این رسیده است که از شر این زباله‌های غیرضروری خلاص شوید و محیط کار یا خانه خود را تمیزتر کنید.
برای انجام این نوع سازماندهی می‌توانید هر پنجشنبه، نیم ساعت پایان روزتان را به دور‌ریختن وسایل غیرضروری اختصاص دهید و فضای خود را مرتب‌تر کنید. این کار باعث می‌شود که اول هفته بتوانید دوباره، به‌طور منظم شروع کنید.
۱۲. برای سازماندهی بیشتر، از فناوری استفاده کنید
در عصر حاضر، هزاران برنامه کاربردی وجود دارد که برای کمک به تمرکز و سازماندهی ما طراحی شده‌اند. اگر دستگاه‌های فناوری را ترجیح می‌دهید، می‌توانید از نرم‌افزارها برای منظم‌ماندن خود استفاده کنید. نرم‌افزارهای خوبی برای کاربردهای مختلف وجود دارد؛ برای مثال، می‌توانید از اورنوت (Evernote) برای تهیه فهرست فعالیتها، از بیپ می (Beep Me) برای تنظیم زنگ‌های یادآوری کننده، تریپ‌ایت (TripIt) برای برنامهریزی سفر و کلاکیفای (Clockify) برای دنبال‌کردن فعالیتها استفاده کنید.
۱۳. زمانتان را مدیریت کنید
مدیریت زمان، یکی از مهارت‌های مفید سازماندهی است که می‌تواند به شما در زندگی کمک زیادی کند. اگر زمان مشخصی را به تکمیل وظایفتان اختصاص می‌دهید، می‌توانید از زمان‌های باقی‌مانده خود برای انجام کارهای دیگری استفاده کنید. بنابراین، به‌جای اینکه درمورد کمبود زمان شکایت داشته باشید، باید به تنظیم هوشمندانه وقتتان بپردازید و از تکمیل بیشتر فعالیت‌هایی که به هر روز اختصاص داده‌اید، مطمئن شوید.
۱۴. سحرخیز باشید تا کارهای خود را بهتر سازماندهی کنید
اگر صبح زودتر بیدار شوید، احتمالا بهره‌برداری بهتری از روز خود خواهید داشت؛ بنابراین، به‌جای اینکه ساعت ۸:۳۰ صبح از تخت‌خواب خارج شوید تا خود را به دفتر یا کلاس درس برسانید، بهتر است کمی زودتر بیدار شوید؛ در این صورت، می‌توانید صبحانه خوبی بخورید یا حتی کمی ورزش کنید. انجام چنین فعالیت‌هایی نه‌تنها انرژی شما را در طول روز افزایش می‌دهد، بلکه برای روز بعد نیز آماده‌تان میکند.
۱۵. بیاموزید که فعالیتها را به عهده دیگران بگذارید
مهارت محول‌کردن فعالیتها به دیگران، مهارتی است که بسیاری از افراد برای موفقیت در سازماندهی در محیط کاری خود، به آن نیاز دارند. شما باید مهارت‌های همراهان خود را شناسایی کنید و از آن‌ها برای دستیابی به نتایج بهتر بهره‌مند شوید. به یاد داشته باشید: که اگرچه ممکن است ترجیح دهید که همه فعالیتها را خودتان انجام دهید، این موضوع برای همه موقعیت‌ها امکان‌پذیر نخواهد بود. بعضی از اعضای تیم، می‌توانند در مدیریت وظایف مشخص، تجربه خوبی داشته باشند و این موضوع به شما این امکان را می‌دهد که بر مسائل مهم دیگری تمرکز کنید.
در این مطلب ابتدا بررسی کردیم که سازماندهی چیست، همچنین به مراحل سازماندهی و اصول سازماندهی نیز پرداختیم و درنهایت راه‌کارهایی را بیان کردیم که سازماندهی شما را تضمین می‌کنند. جالب‌ترین پیشنهادی که در این مطلب مطالعه کردید، کدام مورد بوده است؟ نظرات خود را درباره «سازماندهی» با ما به‌اشتراک بگذارید.
دیدگاه