۵ مرحله ضروری برای توسعه تیم‌های دورکار
- شکل‌گیری و شروع پروژه‌ها
- درگیری؛ این مرحله در توسعه تیم اجتناب‌ناپذیر است؛ درگیری وجود خواهد داشت
- انسجام؛ پیداکردن ریتم
- بهره‌وری؛ بهره‌وری بالا مهم‌ترین مسئله در توسعه تیم است
- وقفه و سپس موفقیت! شما توانستید
- انعطاف‌پذیر باشید و در حین پیشرفت، یاد بگیرید
امروزه، تیم‌های بازاریابی از راه دور بسیار رایج شده‌اند، اما برخلاف تیم‌های سنتی، که در یک فضای فیزیکی مشترک کار می‌کنند، رهبران تیم‌های دورکار مسئولیت مهم‌تر و استراتژیک‌تری درمورد نحوه مدیریت تیم خود دارند. شناختن ۵ مرحله توسعه تیم به شما امکان می‌دهد تا تیم‌ها را تشکیل دهید، مشکلات را به‌راحتی حل کنید، اطلاعات را به‌طور مؤثری به اشتراک بگذارید و به دستاوردهای عالی برسید؛ سپس نتایج را مرور کنید تا راه‌های پیشرفت را بیابید. در این مطلب اطلاعاتی را که درباره توسعه تیم نیاز دارید، پیدا خواهید کرد.
اینکه گروهی از بازاریاب‌های حرفه‌ای دورکار را دور هم جمع کنید یک مسئله است و اینکه آن‌ها را وادار کنید تا بهعنوان یک کل منسجم با هم کار کنند مسئله‌ای دیگر؛ به‌ویژه هنگامی که هریک از آن‌ها در مناطق و زمان‌های مختلفی پشت صفحه کامپیوتر هستند. وقتی تیم بازاریابی شما دورکار است، می‌توانید بااستعدادترین افراد را بدون درنظر‌گرفتن موقعیت جغرافیایی استخدام کنید، اما باید راهی پیدا کنید تا مطمئن شوید که اعضای تیم با هم همراه و هم‌سو هستند. همه تیم‌ها، با توجه به برخی از الگوهای طبیعی، توسعه می‌یابند و با استفاده از دانش این الگوها می‌توانید تیمی را تشکیل دهید که به‌خوبی ارتباط برقرار کند و راه‌های بهتری را برای همکاری و دستیابی به اهداف تعیین‌شده پیدا کند.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
محققی به‌نام بروس وین تاکمن (Bruce Wayne Tuckman) در سال ۱۹۶۵، مطلب مراحل تاکمن (Tuckman’s stages) را بهعنوان راهی برای بهبود کار تیمی و کمک به افزایش کارایی شرکت‌ها منتشر کرد.
این مطلب درمورد ۴ مرحله پیشرفتی است که همه تیم‌ها در طول زمان طی می‌کنند: شکل‌گیری، درگیری، انسجام و بهره‌وری. در سال ۱۹۷۷، تاكمن و دانشجوی دكتری، به‌نام ماری آن جنسن (Mary Ann Jensen)، مرحله پنجم را به‌نام «وقفه» اضافه كردند تا «۵ مرحله توسعه تيم» تکمیل شود.
نحوه کار هر مرحله در توسعه تیم به شرح زیر است:
- شکل‌گیری (Forming): این همان مرحه‌ای است که اعضای تیم برای اولین بار با یکدیگر دیدار می‌کنند. مهم است که رهبران تیم مقدمات را تسهیل و مهارت‌ها و پیشینه هر شخص را برجسته کنند؛همچنین، به اعضای تیم جزئیات پروژه و فرصت سازماندهی مسئولیت‌هایشان داده می‌شود؛
- درگیری (Storming): در این مرحله، اعضای تیم عقاید خود را آزادانه به اشتراک می‌گذارند و از این فرصت بهعنوان فرصتی برای مطرح‌شدن و پذیرفته‌شدن توسط هم‌تیمی‌های خود استفاده می‌کنند. در این مرحله، رهبران تیم‌ها با داشتن برنامه‌ای برای مدیریت رقابت بین اعضای تیم، برقراری ارتباط آسان‌تر و اطمینان از پیش‌رفتن پروژه در مسیر درست، به تیم کمک می‌کنند؛
- انسجام (Norming): تاکنون تیم‌ها نحوه کار با یکدیگر را فهمیده‌اند. دیگر هیچ رقابت داخلی‌ای وجود ندارد و مسئولیت‌ها و اهداف مشخص هستند. هر شخصی به‌شکل کارآمدتری کار می‌کند، زیرا یاد گرفته است که ایده‌های خود را به اشتراک بگذارد و به بازخوردها گوش دهد و در عین حال، برای رسیدن به هدف مشترک تلاش کند؛
- بهره‌وری (Perfoming): انسجام و اعتماد بالایی بین اعضای تیم وجود دارد. تیم‌ها با نظارت کمی از سوی رهبران تیم، در اوج بهره وری فعالیت می‌کنند؛ البته هنوز مشکلاتی پیش می‌آیند، اما در این مرحله تیم‌ها برای حل مشکلات استراتژی‌هایی دارند، بدون اینکه برنامه زمانی و پیشرفت گروه را به خطر بیندازند؛
- وقفه (Adjourning): تیم‌ها پروژه خود را تکمیل می‌کنند و درمورد آنچه به‌خوبی پیش رفته است و آنچه می‌تواند برای پروژه‌های آینده بهبود یابد، اطلاعات کسب می‌کنند. پس از آن، اعضای تیم به سراغ پروژه‌های جدید می‌روند.
حال ببینیم که چگونه می‌توان از این مدل برای تقویت نقاط قوت و توسعه تیم بازاریابی از راه دور استفاده کرد تا پروژه‌ها به‌موقع تکمیل شوند و موفقیت‌آمیز باشند.
۱. شکل‌گیری و شروع پروژه‌ها
بازاریابی کار مشارکتی است که به افراد مختلف با تخصص‌های متفاوت احتیاج دارد؛ همچنین، پیش‌زمینه‌های محتوایی بسیاری در بازاریابی وجود دارند، مثل کمپین‌های گذشته، راهنمای سبک، راهنمای برند و موارد دیگر.
برای موفقیت و توسعه تیم بازاریابی از راه دور لازم است مطمئن شوید که استخدامی‌های جدید شما به هرچیزی که برای سرعت‌بخشیدن به کار به آن نیاز دارند، دسترسی سریع و راحتی دارند. به همین دلیل، شرکتی مانند بافر (Buffer)، که ابزاری برای مدیریت شبکه‌های اجتماعی است، اطلاعات را برای همه اعضای تیم، در هرجایی که کار می‌کنند، به‌راحتی در دسترس قرار می‌دهد. آن‌ها ابزارهای بسیاری را آزمایش کردند تا مناسب‌ترین گزینه را پیدا کنند واکنون دقیقا از همان ابزاری استفاده می‌کنند که پاسخ‌گوی نیازهایشان است. برنامه ریزی دقیق هر مرحله از یک پروژه به اعضای تیم کمک می‌کند تا نقش خود در تیم و آنچه از آن‌ها انتظار می‌رود را به‌خوبی درک کنند؛ بهعنوان مثال، هنگام شروع یک پروژه جدید، لیست وظایف شما می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
- جلسه معارفه تیم: فرض کنید که تیم شما در حال کار روی یک پروژه است تا کاربران راحت‌تر بتوانند محصولات شما را پیدا کنند. به یک تولیدکننده محتوا (نویسنده متن) برای محتوای سایت، یک آنالیزور برای ردیابی و تفسیر داده‌های جمع‌آوری‌شده و همچنین یک طراح برای به‌روزرسانی وب‌سایت و اپلیکیشن و احتمالا یک مدیر محصول نیاز دارید. یک جلسه همه‌جانبه (مجازی) برای معرفی همه اعضا، ازجمله اعضای تیم دورکار، داشته باشید تا همه متوجه شوند که برای گرفتن پاسخ سؤالاتشان به چه کسی مراجعه کنند. سعی کنید زمان جلسه را طوری تنظیم کنید که تا حد امکان در هر منطقه زمانی به ساعت کاری نزدیک باشد. چون به‌یقین نمی‌خواهید که یکی از اعضا برای شرکت در جلسه مجبور شود ساعت ۳ صبح بیدار شود. این جلسه همچنین زمان مناسبی برای اعلام این مسئله است که هریک از افراد در کدام منطقه کار می‌کند، تا مجبور نشوند برای دریافت پاسخ سؤالات مهم یک روز کامل منتظر بمانند؛
- مرور مهارت‌ها: یک مسئله مهم این است که برای هریک از اعضای تیم نقشی مشخص شود و مسئله مهم دیگر آن است که اعضای تیم متوجه شوند که به‌طور دقیق چه مسئولیت‌های خاصی دارند و در کل مجموعه چه جایگاهی دارند. آگاهی کامل از مهارت‌های هر عضو، مانند توسعه، طراحی وب، بازاریابی یا دانش محصول، پیش‌زمینه‌ای است که به تیم کمک می‌کند تا مشکلات را سریع‌تر حل کند و در اسرع وقت اطلاعات صحیح را به شخص مناسب برساند؛
- بررسی اجمالی پروژه و نتایج: افراد باید بدانند که چه انتظاری از آن‌ها می‌رود و جایگاه آن‌ها در کل پروژه کجاست. اهدافی را که در مهلت‌های میانی از تیم انتظار می‌رود، برای اعضا توضیح دهید، مثلا اینکه چه زمانی باید داده‌های کاربر جدید ضبط و تجزیه‌وتحلیل شود، چه زمانی آزمایشات A/B انجام شود، یا چه زمانی لازم است برای آزمایش به‌روزرسانی‌ها، عرضه محدودی (Soft Launch) انجام شود؛
- جدول زمان‌بندی پروژه: در آخر، به اعضای تیم بگویید که برای کار روی پروژه چقدر زمان دارند و این جدول زمانی را در دسترس همه قرار دهید. پروژه را به قسمت‌های کوچک‌تر تقسیم کنید و به هرکدام یک جدول زمانی اختصاص دهید؛ برای مثال، مرحله تحقیق ممکن است ۱ یا ۲ هفته طول بکشد، در حالی که به‌روزرسانی رابط ۱ ماه زمان می‌برد. درباره نقاطی در جدول زمان‌بندی، که باید در آن‌ها سنجش تحقق اهداف انجام شود، صریح و روشن توضیح دهید.
رهبران چه کمکی می‌توانند به توسعه تیم بکنند؟
در اولین جلسه تیم پروژه، با توضیح اینکه قرار است هر شخص روی چه موضوعی کار کند شروع کنید.
در مرحله بعدی، پروژه را توضیح دهید تا همه درباره وظایفشان و نتایج موردانتظار آگاه باشند. اگر هدف این پروژه افزایش جذب مشتری است، می‌توانید توضیح دهید که رشد ماه‌به‌ماه متوقف شده است و استراتژی شما برای حل این مسئله این است:
- علت متوقف‌شدن رشد را پیدا کنید؛
- برای رفع مشکل برنامه‌ای را پیشنهاد دهید؛
- طرح را عملی کنید.
در این مرحله، توضیح دهید که هریک از اعضای تیم چه کمکی می‌تواند به پروژه بکند؛ بهعنوان مثال، به طراحان اطلاع دهید که قرار است رابط کاربری بررسی شود تا مشخص شود که آیا امکان بهبود وجود دارد یا خیر. در آخر، جدول زمانی پروژه را به اشتراک بگذارید تا اعضای تیم بتوانند نقطه شروع، نقاط پیشنهادی سنجش تحقق اهداف و هدف نهایی را ببینند. این امر، درمورد هدف نهایی، به آن‌ها بینشی می‌دهد و همچنین جدول زمانی را به مراحل کوچک‌تر تقسیم می‌کند.
ابزارهای مورد استفاده
یک نرم‌افزار مدیریت پروژه را انتخاب کنید که به شما امکان دهد تا کل پروژه را برنامه‌ریزی کنید و مهلت‌ها و مسئولیت‌هایی را تعیین کنید تا همه ببینند که چه کارهایی باید انجام شود. یک ابزار مدیریت پروژه مبتنی بر کلاود (cloud-based project management tool)، این امکانات را با مجوزهای اساسی برای حفظ حریم خصوصی فراهم می‌کند و به همه اعضای تیم این امکان را می‌دهد فایل‌ها یا مدارک دیگر را پیوست کنند تا همه اطلاعات در یک مکان در دسترس باشند.
برای برگزاری جلسه تیم‌های دورکار و اطمینان از مفیدبودن اولین جلسه تیم پروژه، از یک پلتفورم کنفرانس ویدئویی، مانند زوم (Zoom)، استفاده کنید. به این ترتیب، اعضای تیم از هرجایی که هستند می‌توانند با هم ملاقات کنند و صفحه خود را به اشتراک بگذارند تا همه بتوانند به‌طور هم‌زمان جزئیات پروژه را ببینند. جلسه را در نرم‌افزار مدیریت پروژه ضبط و ذخیره کنید تا اعضای تیم بتوانند در صورت نیاز به یادآوری بحث، در هر زمانی آن را دوباره مرور کنند.
۲. درگیری؛ این مرحله در توسعه تیم اجتناب‌ناپذیر است؛ درگیری وجود خواهد داشت
اختلاف‌نظرها در تیم‌ها اجتناب‌ناپذیر است، به‌ویژه هنگامی که هر شخصی در تیم درمورد نحوه برخورد با مسائلی که تیم با آن روبه‌روست، دیدگاه متفاوتی داشته باشد. وقتی همه اعضای تیم در یک مکان کار می‌کنند، مشکلات آسان‌تر و سریع‌تر برطرف می‌شوند، اما در یک تیم از راه دور، باید درباره ابزارها و فرایندهایی که برای شناسایی و کنارآمدن با اختلاف‌نظرها استفاده می‌کنید، بیشتر دقت کنید. اگر در حال به‌روزرسانی رابط کاربری محصول خود هستید و اعضای تیم درمورد بهترین روش برای طراحی آن به توافق نرسند، مجبورند دوباره مواردی را که در رابط فعلی درست کار نمی‌کنند، مرور کنند و درباره روش‌های مختلف برای حل مشکل بحث کنند. هر دیدگاهی باید در یک گروه عمومی به اشتراک گذاشته شود تا همه افراد متوجه آن شوند.
رهبران چه کمکی می‌توانند به توسعه تیم بکنند؟
به‌جای اینکه به اعضای تیم اجازه دهید تا با بحث در مکالمات خصوصی بهترین راه‌حل را انتخاب کنند، آماده باشید تا آن‌ها را به یک گفت‌گوی گروهی مجازی دعوت کنید تا به شما مشاوره دهند یا سؤالات مهمشان را مطرح کنند. تعداد بسیار کمی از اعضای تیم نسبت به کل پروژه (یا اشراف به بخشی از پروژه که به تیم شما مربوط است) دیدگاهی مشابه شما دارند، بنابراین نترسید که وارد شوید. وقتی برای کمک به حل شرایط دشوار راه‌حل یا روال خوبی یافتید، مطمئن شوید که بلافاصله آن را مستندسازی می‌کنید. تیم می‌تواند در صورت بروز مشکلات در آینده از این مستندات کمک بگیرد و در صورت لزوم، بین راهکارهای پیشین و مشکلات جدید تطابق ایجاد کند. تیم‌های شما به‌زودی متوجه می‌شوند که نباید از درگیری بترسند و اینکه آن‌ها ابزار لازم را برای سازش سازنده دارند.
ابزارهای مورد استفاده
برای سازماندهی و ذخیره اسناد خود از ابزاری برای اشتراک‌گذاری، مانند تیم‌ورک اسپیس (Teamwork Spaces)، استفاده کنید. با این ابزار قادر خواهید بود که به همه اسناد مهم خود در یک مکان دسترسی پیدا کنید تا تیمتان وقت خود را برای جست‌وجوی مطالب مهم هدر ندهد.
۳. انسجام؛ پیداکردن ریتم
وقتی تیم‌ها در یک فضا کار می‌کنند، به‌راحتی می‌شود متوجه شد که هر فرد مشغول چه کاری است. طراحان در حال صحبت با مدیران محصولات هستند تا در مسیر درست حرکت کنند، یا مدیران محصولات با تحلیلگران ملاقات می‌کنند تا درباره داده‌ها و گزارش‌های کاربران صحبت کنند. شما می‌توانید پیشرفت پروژه را به چشم ببینید و بشنوید؛ اما این روال برای تیم‌های بازاریابی از راه دور متفاوت است، زیرا شما نمی‌توانید ببینید که افراد روی چه چیزی کار می‌کنند. برای رفع این مشکل فرایندهایی را تنظیم کنید؛ برای مثال، فرایندهایی را تنظیم کنید که طراحان آسان‌تر بتوانند ببینند که محتوا چگونه در حال تکمیل و توسعه است؛ در این صورت، قادرند پیش‌بینی کنند که چه زمانی می‌توانند به‌روزرسانی‌های خود را کامل کنند.
رهبران چه کمکی می‌توانند به توسعه تیم بکنند؟
یکی از مشکلاتی که در تیم‌های دورکار وجود دارد این است که ممکن است براساس فرضیات، کار را جلو ببرید تا زمانی که به پایان مهلت مقرر نزدیک شوید و سپس ببینید که نتیجه موردنیاز را به دست نیاورده‌اید. با برگزاری جلسات کوتاه روزانه یا گزارش پیشرفت در اواسط هفته، به تیم خود کمک کنید تا با یکدیگر هماهنگ باشند و مطمئن شوند که در مسیر درست هستند و آیا اطلاعات موردنیاز خود را در دسترس دارند یا خیر. برای همه، ازجمله شما، آسان است که از دیگران دور و بی‌خبر باشند و روی لیست وظایف خودشان تمرکز کنند. مطمئن شوید که همه افراد هر روز یا هر هفته به دورنمای اهداف کلی نگاهی بیندازند.
ابزارهای مورد استفاده
تکنولوژی به‌روزرسانی‌های هرروزه را بسیار ساده می‌کند. شما می‌توانید برای به‌اشتراک‌گذاشتن اطلاعات از تیم‌ورکچت (Teamwork Chat) استفاده کنید، یا می‌توانید به‌صورت هفتگی جلسات یک‌به‌یک را با هریک از اعضای تیم در نرم‌افزار زوم برگزار کنید، سپس یادداشت‌های جلسه را در کانفلوینس (Confluence) ذخیره کنید. در نرم‌افزار تیم‌ورک پراجکت (Teamwork Projects) شما می‌توانید گزارش‌های فوری پیشرفت تهیه کنید و آن‌ها را با کل تیم یا ذی‌نفعان به اشتراک بگذارید. بسیاری از تیم‌ها دریافتند که این به‌روزرسانی وضعیت آسان به اعضای تیم کمک می‌کند تا هریک به‌طور مستقل نسبت به مدیریت زمان خود مسئولیت‌پذیرتر باشند. آن‌ها می‌توانند ببینند که چه چیزی در آینده اتفاق می‌افتد یا چه تغییراتی در حال وقوع است و کار خود را بر این اساس تنظیم می‌کنند.
۴. بهره‌وری؛ بهره‌وری بالا مهم‌ترین مسئله در توسعه تیم است
پتی مک کورد (Patty McCord)، مدیر ارشد استعدادیابی سابق نت‌فلیکس (Netflix)، تیم‌های با عملکرد بالا را این‌گونه معرفی می‌کند:
مواردی که در این تیم‌ها ثابت است آن است که تیم‌های با عملکرد بالا تمرکز باورنکردنی و درک مشترکی واقعی از معیارهایشان دارند؛ نه‌فقط به‌معنای آنچه که در تلاش‌اند به دست آورند، بلکه دقیقا می‌دانند که موفقیت و کیفیت چگونه است. این شفافیت دیدگاه، موفقیت، معیارها و کیفیت به آن‌ها امکان می‌دهد که کارهای شگفت‌انگیزی انجام دهند.
این نقطه شیرین است، اما به‌راحتی به دست نمی‌آید. در مرحله بهره‌وری، تیم‌ها هماهنگ هستند و کاراتر از مراحل قبلی با یکدیگر کار می‌کنند. تیم‌هایی که مدتی است همکاری نزدیکی با هم دارند به‌اندازه کافی مسائلی را حل کرده‌اند تا درک کنند که موفقیت برای آن‌ها چگونه است؛ بهعنوان مثال، موفقیت می‌تواند از جذب مشتری بالاتر تا تغییر مثبت در معیارهایی که آن‌ها ردیابی می‌کنند باشد. برای رسیدن به این مرحله، «سازگاری» مهم‌ترین موضوع است. اگر از اعضای تیم خواسته‌اید که مدارک پیشرفت را به‌صورت هفتگی به‌روز کنند، بررسی کنید که این کار به‌درستی انجام می‌شود. یادآور‌هایی را برای خود تنظیم کنید که با اعضای تیم ملاقات کنید یا رویدادهای جدول زمانی را بفرستید تا به‌روزرسانی همیشه در ذهن اعضای تیم باشد و انجام شود. هدف اصلی در اینجا ادامه پیشروی است تا پروژه به‌موقع تکمیل شود.
رهبران چه کمکی می‌توانند به توسعه تیم بکنند؟
پیوسته، به‌طور شخصی یا در گروه، به تیم یادآوری کنید که با هم هماهنگ باشند، اما مزاحمشان نشوید. اگر مجبور شوند به سؤالات مکرر و بدون برنامه درمورد آنچه که انجام می‌دهند پاسخ دهند، وقت و تمرکز خود را از دست می‌دهند. اعضای تیم را تشویق کنیدکه تا برنامه‌ای را پر از بخش‌های زمانی طولانی تهیه کنند که هیچ‌گونه وقفه‌ای، مانند جلسات یا هماهنگی‌ها، در آن‌ها نباشد. در این زمانه اعلان‌های پی‌در‌پی، ممکن است افراد به‌آسانی از برنامه زمانی خود خارج شوند و فراموش کنند کدام اهداف واقعا مهم هستند. این موضوع، به‌ویژه برای تیم‌های خلاقیت و توسعه، بسیار مهم است.
ابزارهای مورد استفاده
برای اینکه تیم شما به‌طور مشارکتی و با کم‌ترین وقفه کار کند، به ابزاری نیاز دارید که به‌شکل بصری عمل می‌کند و باعث صرفه‌جویی در وقت می‌شود. ابزاری را پیدا کنید که برای کار با آن به ساعت‌ها آموزش نیاز نیست و عملکردهای اساسی را خودکار انجام می‌دهد؛ برای مثال، اگر این پروژه شامل به‌روزرسانی رسانه‌های اجتماعی، ارسال تبلیغات بازاریابی از طریق ایمیل یا حتی ارسال نمونه‌های تبلیغاتی باشد، ابزاری مانند هاب‌اسپات (HubSpot) برای این سطح از اتوماسیون بازاریابی بسیار مناسب است.
قبل از متعهدشدن به یک ابزار، به تیمتان کمی زمان دهید تا با آن کار کند و آن را بیازماید تا مطابق با نیاز افراد گروه باشد. بسیاری از ابزارها دوره آزمایشی رایگان را ارائه می‌دهند؛ بنابراین، از این زمان برای آزمایش استفاده کنید و سازگاری آن را با سایر محصولات مورد استفاده خود بررسی کنید. وقتی با یک دوره آزمایشی رایگان شروع می‌کنید، می‌توانید قبل از تعهد به محصول، تا آنجا که ممکن است درمورد آن اطلاعات کسب کنید.
۵. وقفه و سپس موفقیت! شما توانستید
سرانجام وقت آن است که تیم شما یک قدم عقب بایستد تا ببیند چه کاری را انجام داده است. در این مرحله ۲ اتفاق رخ می‌دهد:
- تیم‌ها هفته‌ها یا ماه‌های گذشته را مرور می‌کنند تا موفقیت‌های خود را جشن بگیرند؛
- تیم‌ها نگاه صادقانه‌ای به آنچه خوب پیش نرفته است می‌اندازند و مشخص می‌كنند كه كجا فرصت پیشرفت دارد.
در پایان پروژه، یک جلسه آنلاین ترتیب دهید که اعضای تیم دور هم جمع شوند و درباره کل پروژه از موفقیت‌ها تا شکست‌ها بحث کنند. ابتدا از آن‌ها بخواهید مثال‌هایی را بیان كنند كه چه چیزی در تیم مفید بود و چه چیزی کارآمد نبود و سپس به هر نفر ۵ دقیقه فرصت دهید تا نظرات خود را به اشتراک بگذارد. نظرات را مستندسازی کنید تا به‌راحتی روند را ببینید و دریابید که چه تغییراتی باید انجام شود.
رهبران چه کمکی می‌توانند به توسعه تیم بکنند؟
وقتی به گذشته می‌نگرید و فرصت‌های پیشرفت را پیدا می‌کنید، جلسه طوفان فکری (brainstorming session) را با تیم خود تنظیم کنید. اعضای تیم را وادار کنید تا ایده‌هایی را برای مطرح‌کردن در جلسه آماده کنند.
بهعنوان مثال، برای کشف نقاط قوت و ضعف در هر پروژه، این نوع موارد را از اعضای تیم بپرسید:
- چه چیزی درمورد روال معرفی تیم و پروژه باید تغییر کند؟
- برای حل مسئله به چه مستندات اضافی‌ای نیاز داریم؟
- رهبران تیم به‌منظور پشتیبانی چه چیزی را می‌توانند ارائه دهند؟
- چه کارهایی بیشترین زمان را می‌بردند؟
- اگر بخواهید دوباره پروژه مشابهی را انجام دهید، کدام اعضای تیم را، بهعنوان راهی برای بهبود کارایی و تخصص تیم، اضافه یا حذف می‌کنید؟
- کدام ابزار بهترین عملکرد را داشت؟ کدام مانع پیشرفت شد؟
ابزارهای مورد استفاده
ممکن است برنامه‌ریزی برای یک ملاقات حضوری امکان‌پذیر نباشد، به‌خصوص اگر پروژه‌های شما زمان برگشت کوتاهی داشته باشند؛ درعوض، از زوم برای جلسه جمع‌بندی استفاده کنید. یک دستور جلسه و همچنین سندی برای پیگیری ایده‌ها و نظرات در طول جلسه آماده کنید. بعدا لینکی را برای یادداشت‌های جلسه به اشتراک بگذارید تا همه به آن دسترسی داشته باشند و بعدها بتوانند آن را مرور کنند.
دستور کار را طوری تنظیم کنید که هریک از اعضای تیم ۵ تا ۱۰ دقیقه وقت داشته باشد تا از دیدگاه‌ها و ایده‌های خود صحبت کند. وقت اضافی را به ایده‌هایی که اعضای تیم به اشتراک می‌گذارند اختصاص دهید و به سؤالات پاسخ دهید.
انعطاف‌پذیر باشید و در حین پیشرفت، یاد بگیرید
تیم‌های دورکارتان، با راهنمایی شما یا بدون آن، ۵ مرحله پیشرفت تیم را طی می‌کنند، اما وقتی بدانید که چگونه می‌توانید از آن‌ها حمایت کنید، می‌توانید پیشرفتشان را تسریع کنید. وقتی می‌توانید تشخیص دهید که گروهتان در کدام‌یک از مراحل توسعه تیم قرار دارد، جهت‌گیری دقیق بسیار آسان‌تر است و تمرکز و ارتباط بیشتری نیز برقرار می‌شود.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
منبع: teamwork.com
دیدگاه