چگونه می‌توان جلسات طوفان فکری را آنلاین برگزار کرد؟
- چرا طوفان فکری آنلاین مهم است؟
- از چه ابزار و تکنیکی برای طوفان فکری آنلاین استفاده می‌شود؟
- چگونه طوفان فکری آنلاین را می‌توان بهتر شروع كرد؟
طوفان فکری یکی از روش‌های تفکر خلاق برای حل مسئله است که به افراد انگیزه می‌دهد تا راه‌حل‌های خلاقانه‌ای برای حل مشکلات به وجود آورند. در شرایط دنیای امروز و وضعیت بیماری کرونا، بسیاری از سازمان‌ها کارمندان خود را دورکار کرده‌اند. در این شرایط چگونه می‌توان جلسات طوفان فکری را برگزار کرد؟ در این مطلب، با توضیح مفهوم طوفان فکری آنلاین (Brain-Netting) به این پرسش، پاسخ خواهیم داد.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
چرا طوفان فکری آنلاین مهم است؟
تصور کنید که همین حالا خبر موافقت با پروژه‌ی جدید رسیده و بودجه‌ی آن تأمین شده‌است. اشتیاق دارید که با تیمتان یک جلسه‌ی طوفان فکری برگزار کنید، ولی فقط ۲ نفر از کارمندانتان بومی هستند؛ دیگران یا در کران دیگری هستند یا در قاره‌‌ای دیگر!
شما می‌توانید هزینه‌ی گزاف پرواز همه‌ی کارکنان را بپردازید یا برای انجام طوفان فکری به شکل گروهی راه دیگری پیدا کنید. عبارت «طوفان فکری آنلاین» (Brain-Netting) یا «طوفان فکری» (Brainstorming) را در اینترنت جست‌وجو کنید.
طوفان فکری آنلاین ایده‌ی جدیدی نیست، ولی اکنون با نرم‌افزارها و ابزارهای جدید مؤثرتر از همیشه شده‌است؛ با این حال، اینترنت نیز از ایدئال بسیار دور است. برای تبدیل طوفان فکری آنلاین به تکنیکی مؤثر، برنامه ریزی دقیق و بینش و شهود انسانی فراوانی لازم است.
از چه ابزار و تکنیکی برای طوفان فکری آنلاین استفاده می‌شود؟
صحبت کردن درباره‌ی طوفان فکری آنلاین ساده است، ولی در واقعیت وضوح این عبارت مانند وضوح و صافی گِل‌ولای است! این موضوع نیز مانند صحبت‌کردن درباره‌ی طوفان فکری «در دنیای واقعی» است که این سؤال را مطرح می‌کند «کجا و چگونه در اینترنت با یکدیگر کار خواهید کرد؟»
پاسخ‌های بسیاری برای این سؤال وجود دارند که از رایگان تا گران‌قیمت، از ساده تا پیچیده و از مؤثر تا بدون کارکرد متغیرند. بیایید به این ابزارهای طوفان فکری آنلاین به طور اجمالی نگاهی بیندازیم و تکنیک‌های مؤثر را تجزیه‌وتحلیل کنیم.
۱. ابزارهای جلسات آنلاین از ساده تا پیشرفته
ساده‌ترین نوع طوفان فکری آنلاین، که هم برای گروه‌های مجازی و هم برای گروه‌هایی با اعضای خجالتی یا کم‌حرف کاربرد دارد، درخواست از اعضا برای ایمیل کردن ایده‌های خود به یک مکان مرکزی به منظور بررسی است.
اگر بخواهید از آن روش خیلی ساده فراتر بروید، چند گزینه برایتان وجود دارد:
۱. تماس‌های تلفنی گروهی
طوفان فکری کلامی و سنتی است که در آن از ارتباطات گروهی استفاده می‌شود. شما صرفا با استفاده از صدا، تصویر یا چت و با به اشتراک گذاشتن صفحه‌ی نمایش، اعضای گروه را برای انجام مکالمه کنار یکدیگر جمع می‌کنید.
تأمین‌کنندگان بسیاری برای این نوع خدمات وجود دارند که بیش‌ترشان رایگان یا ارزان هستند.(ConferenceCalling.com) (پرداخت هزینه در هر بار استفاده) و (FreeConferenceCall.com) (رایگان) از بهترین ارائه‌دهندگان این سرویس‌ها هستند.
۲. برنامه‌های چت
اسلک (Slack)، یامر (Yammer)، اسکریبلر (Scribblar) و چند اپلیکیشن دیگر به شما اجازه می‌دهند تا بر اساس علاقه و میزان محرمانه بودن ایمیل‌ها، آن‌ها را به اشتراک بگذارید.
شما می‌توانید یک اتاق گفت‌وگو برای تعداد کمی از اعضا باز کنید یا اطلاعات و ایده‌ها را به طور گسترده‌تری به اشتراک بگذارید؛ همچنین، می‌توانید از نرم‌افزار فروم (Forum) یا برنامه‌های پروژه‌ای مانند ترلو (Trello) یا بیس‌کمپ (Basecamp) نیز استفاده کنید.
۳. ویدئو کنفرانس‌ها
یک قدم بالاتر، برگزار کردن ویدئوکنفرانس است که در آن نه‌تنها می‌توانید تصویر یکدیگر را ببینید، بلکه می‌توانید صفحه‌ی کامپیوتر را نیز به اشتراک بگذارید. بسیار عالی است که ضمن توصیف یا بحث درمورد آن با صدای بلند، بتوانید سایت یا نرم‌افزاری را که با آن کار می‌کنید، به افراد نشان دهید.
بهترین انتخاب‌ها برای این نوع خدمات شامل برنامه‌های اسکایپ (Skype)، گوتومیتینگ (GoToMeeting) و اوبرکنفرانس (UberConference) می‌شوند. گوگل هنگ‌اوت (Google Hangout) نیز از دیگر گزینه‌هاست، گرچه با نیازهای فضای کاری خیلی متناسب نیست.
اما اگر بخواهید واقعا در کار روی اسناد، وایت‌بردها یا نقشه‌های ذهنی با یکدیگر همکاری کنید، چه؟ در این صورت نیز طیف وسیعی از انتخاب‌ها را با قیمت‌های مختلف در اختیار دارید.
۴. اسناد مشارکتی (Collaborative Docs)
در بخش پایانی لیست، سایت‌های ویرایش سند رایگان، مانند گوگل داکس (Google docs)، قرار دارند. این ابزارها امکان نوشتن، ویرایش کردن، اضافه کردن دیدگاه و از طرفی، علامت‌گذاری سندها و صفحات گسترده (Spreadsheets) را برای اعضای گروه فراهم می‌کنند؛ با این حال، گوگل داکس راه‌حل «همه در یکی» (All-In-One) نیست؛ اگر بخواهید هنگام ویرایش صحبت کنید، باید به طور همزمان اسکایپ یا سایر سیستم‌های برگزاری کنفرانس را به کار ببرید.
۵. راه‌حل‌های همه در یکی
از راه‌های بهتر دیگر، گزینه‌های «همه در یکی» (All-In-One) هستند که برای شما امکاناتی مانند صحبت کردن، به اشتراک گذاشتن صفحه‌ی نمایش، ترسیم روی وایت‌برد، ویدئو کنفرانس و یادداشت‌نویسی (Annotate) را فراهم می‌کنند.
بعضی از این برنامه‌ها به صورت رایگان آغاز می‌شوند و سپس خدمات غیررایگان را اضافه می‌کنند. انتخاب‌ها شامل (Me ،WebEx و Skype for Business) هستند که همه‌ی آن‌ها تا حدی، امکان همکاری را هنگام دیدن و صحبت کردن فراهم می‌کنند. اما این گزینه‌ها فقط برای شروع کار هستند، زیرا صنعتی کاملا جدید به وجود آمده‌است که ابزارهایی را می‌سازد برای گروه‌هایی که به انجام طوفان‌های فکری پیچیده و دقیق‌تر از راه دور، مشتاق‌اند.
آن‌ها با نام‌هایی مانند مایندمیستر (MindMeister)، کانسپت‌برد (Consept Board)، استورم‌برد (StormBoard) و ریل تایم برد (RealTimeBoard)، مجموعه‌ابزارهایی را برای طراحی نقشه‌های ذهنی، ایجادِ تایم‌لاین، یادداشت‌نویسی برای گزارش‌ها ارائه می‌کنند.
این گزینه‌ها نه رایگان هستند و نه ارزان، ولی می‌توانند بهترین انتخاب شما برای ضبط طیف گسترده‌ای از ایده‌ها و بینش‌ها به گونه‌ای مدیریت‌پذیر باشند.
۲. محدودیت‌های زمانی و مکانی در طوفان فکری آنلاین
با شروع فکر کردن به کار با گروه متشکل از اعضایی با زمان‌ها و مکان‌های مختلف، به چند مشکل پایه‌ای بر خواهید خورد؛ برای مثال:
- اگر یکی از اعضای گروه در کشور کُره و دیگری در شهر دیترویت (ایالت میشیگان در کشور آمریکا) ساکن باشد، ممکن است در زمان‌بندی با مشکلی جدی مواجه شوید.
- اگر برخی از اعضای کارمندان تمام‌وقت و برخی از آنان قراردادی یا فریلنسر (Freelancers) باشند، ممکن است در انتخاب نرم‌افزار مورداستفاده با مشکل روبه‌رو شوید. آیا واقعا می‌خواهید برای عضوی که ۶ ماه بعد (همراه با نرم‌افزارش) از شرکت شما خواهد رفت، نرم‌افزار گران‌قیمتی بخرید؟
- اگر بعضی از اعضای گروه زرنگ باشند، در حالی که چند عضو دیگر به‌سختی بتوانند کامپیوتر خود را خاموش و دوباره روشن کنند، احتمالا همه‌ی این افراد به جای یادگیری روش جدید برقراری ارتباط، از این فرایند کناره‌گیری خواهند کرد.
- اگر بعضی از اعضا از مک‌بوک و دیگران از کامپیوترهای شخصی استفاده کنند، ممکن است در هم‌گام‌سازی با مشکلاتی روبه‌رو شوید.
- یادگیری نرم‌افزارهای پیچیده بسیار زمان‌بَر است، یعنی فقط در صورتی برایتان مفید خواهد بود که بخواهید با یک گروه از افراد و به دفعات بسیار با آن کار کنید.
همچنین، مهم است به خاطر داشته‌باشید که، فارغ از پیچیدگی نرم‌افزار یا برقراری ارتباط، طوفان فکری نیازمند همکاری هوش‌مندانه‌ی گروهی از انسان‌ها است. به عبارت دیگر، طوفان فکری آنلاین، مانند انواع دیگر طوفان فکری آنلاین یا آفلاین، نیازمند کسی است که با اجرای ماهرانه متوجهِ فرایند، افراد و اهداف باشد.
۳. سازگاری با غیرهم‌زمانی در طوفان فکری آنلاین
بیش‌تر گروه‌هایی که طوفان فکری را از راه دور برگزار می‌کنند، در مناطق زمانی متفاوتی هستند. گروهی خوابیده‌اند، در حالی که گروهی دیگر بیدارند. یکی صبحانه می‌خورد، در حالی که دیگری وارد بعدازظهر می‌شود. در چنین گروهی چگونه همکاری صورت می‌گیرد؟ پاسخ در غیرهم‌زمانی (Asynchronicity) است.
همکاریِ غیرهم‌زمان ایده‌ی ساده‌ای است. بعضی افراد هنگامی کار می‌کنند که دیگران در خواب هستند و بعد دو گروه جایشان را با یکدیگر عوض می‌کنند. این ایده‌ی خوبی است و اگر برنامه‌ی شما جمع‌آوری ایده‌ها، یادداشت‌نویسی در اسناد و از جهتی به اشتراک گذاشتن دیدگاه‌ها درباره‌ی پروژه یا محصول باشد، این ایده کارکرد بسیار خوبی برایتان خواهد داشت.
سختی‌های مربوط به غیرهم‌زمانی در شرایط زیر دیده می‌شوند:
- کارمند «الف» در خواب است و نمی‌تواند از ایده‌ی خود دفاع کند؛ در نتیجه، کارمند «ب» کاملا کار او را عوض می‌کند؛ کارمند الف بیدار می‌شود و بلافاصله حالت تدافعی می‌گیرد.
- یک مجری طرح برای کمک به مدیریت پروژه‌ی طوفان فکری توزیع‌شده (Distributed) استخدام شده‌است. این فرد که در منطقه‌ی زمانی شماره‌ی ۱ است، درست زمانی که همکاران منطقه‌ی زمانی شماره‌ی ۲ کارشان را آغاز می‌کنند، به خانه می‌رود. گروه دوم برای خود قانون وضع می‌کنند. فردای آن روز، ادامه‌ی روند تسهیل شده‌ی روز قبل ناممکن خواهد بود.
- یکی از اعضا روی یک فرایند برگزاری طوفان فکری توزیع‌شده کار می‌کند و سؤالی برایش پیش می‌آید. او سؤال خود را می‌نویسد، ولی پس از آن باید برای دریافت پاسخ ۶ ساعت صبر کند، چون ممکن است شخص پاسخ‌گو در آن زمان در حال رانندگی به سمت محل کار بوده یا کل روز در جلسه باشد.
در مدیریت طوفان فکریِ غیرهم‌زمان نیاز به اعتماد تا حدودی حس می‌شود، ولی این روش مزایایی نیز به‌همراه دارد. بله، زمانی که شما خوابیده‌اید، گفت‌وگوها تغییر و تکامل می‌یابند یا مشکلاتی به وجود می‌آیند، به‌خصوص در باب مباحث داغ، ولی شما نیز فرصت دارید که قبل از نوشتن پاسخ خود، برای تأمل وقت بگذارید و به جای ارائه‌ی پاسخی سطحی و عجولانه، به همه‌چیز فکر کنید.
علاوه بر این، چون بین برخوردها زمان بیش‌تری سپری می‌شود، اعضای گروه این شانس را دارند که به مرور زمان درمورد ایده‌ها نظر بدهند. این می‌تواند به طوفان فکری گروهی متفکرانه‌تری منجر بشود.
۴. زمان معنادار و هدفمند بودن طوفان فکری آنلاین
چه زمانی باید از روش ساده‌ی «برایم یک ایمیل بفرست» فراتر برویم و به کار کردن با یک گروه مجازی برسیم؟ در این‌جا چند قانون کلی را آورده‌ایم:
- اهداف، گروه، جدول زمان‌بندی و بودجه‌ی خود را در نظر بگیرید. اگر با گروه پیشرفته‌ای از طراحان، که پول، وقت زیاد و روحیه‌ی همکاری دارند، برای یک پروژه‌ی پیچیده طوفان فکری انجام می‌دهید، خرید سنگین نرم‌افزار می‌تواند منطقی باشد، ولی اگر عجله دارید که از گروه متنوعی ایده‌ها را جمع‌آوری کنید، چرا چنین کاری را انجام دهید؟
- عملکرد برخی گروه‌ها در طوفان فکری آنلاین بهتر از سایرین است. اگر کسب‌وکار شما به کار گروهی مجازی یا از راه دور عادت دارد، همه‌ی افراد قوانین پایه را می‌دانند. اگر برای استفاده‌ی عمومی انتظاراتی را تعیین کنید، همکاری از راه دور، در صورت پیش آمدن فرصت، آسان‌تر می‌شود.
- به طور معمول، ساده‌ترین روش بهترین روش است. اگر می‌توانید همه را در (GoToMeeting) یا (WebEx) یک‌جا جمع کنید و برای دریافت ایده‌های موردنیازتان یک جلسه‌ی طوفان فکری آنلاین برگزار کنید، چرا باید وضعیت را پیچیده‌تر کنید؟
- ابزارهای قابل‌فهم و رایگان عموما گزینه‌های خوبی هستند. اگر بتوانید از گوگل داکس برای اداره‌ی فرایند طوفان فکری مشارکتی استفاده کنید، چه لزومی دارد که برای خرید نرم‌افزاری گران‌قیمت و آموزش آن سرمایه صرف کنید؟
- از ابزاری استفاده کنید که برای گروهتان الهام‌بخش است. اگر با گروهی از طراحان کار می‌کنید، معمولا ابزارهای بصری انتخاب خوبی هستند. اگر با تحلیل‌گران مالی کار می‌کنید، احتمالا از به اشتراک گذاشتن و علامت‌گذاری صفحات گسترده، چارت‌ها و نمودارها رضایت بیش‌تری خواهید داشت.
- ابزاری را انتخاب کنید که در جمع‌آوری، بررسی و تدوین نتایج به شما کمک کند. یادداشت‌های چسبان (Sticky Notes) و نقشه‌های ذهنی ممکن است عالی به نظر برسند، اما اگر نرم‌افزاری که انتخاب کرده‌اید نتواند به شما در تهیه‌ی گزارش یا ایجاد لیست کارها کمک کند، می‌تواند فقط اتلاف زمان باشد.
۵. استفاده از ابزارهای طوفان فکری آنلاین به طور مؤثر
فارغ از این‌که از کدام ابزار طوفان فکری آنلاین استفاده می‌کنید، قوانین پایه‌ای طوفان فکری همیشه برقرارند، زیرا هیچ تکنولوژی‌ای نمی‌تواند جای یک مجری ماهر را بگیرد، مشارکت را تشویق کند یا بداند که چه موقع وقت استراحت، جمع‌بندی یا امتحان کردن یک تاکتیک جدید برای افزایش خلاقیت است.
در این قسمت قوانین پایه‌ای را برای برگزاری جلسه‌ی طوفان فکری آنلاین مؤثر بیان کرده‌ایم:
- نرم‌افزار خود و قابلیت‌ها و محدودیت‌های آن را بشناسید؛
- تیم خود را آموزش دهید تا به شکل مؤثری از نرم‌افزار استفاده کنند؛
- اهداف و فرایندی را که برای رسیدن به هدف از آن استفاده می‌کنید، توصیف کنید؛
- زمان‌بندی را توضیح دهید. درباره‌ی زمان‌های پاسخگویی و طول مدت فرایند طوفان فکری، که ممکن است چند ساعت، چند روز یا طولانی‌تر باشد، اطلاعاتی را ارائه دهید؛
- فرایند کار را تسهیل کنید. اگر همه یک‌جا و همزمان جمع می‌شوند، به شیوه‌ی خودتان این کار را انجام دهید، ولی اگر غیرهم‌زمان هستند، ممکن است لازم باشد در فواصل منظم وارد عمل شوید تا در مشاجرات مداخله کنید، به اعضای کم‌حرف گروه سر بزنید، نکات را جمع‌بندی کنید یا همه را به جنبش وادارید؛
- بدانید که چطور جلسه را تمام، نتایج به‌دست‌آمده را بیان و گروه را برای عمل، سازماندهی خواهید کرد؛
- توضیح دهید که چگونه در آینده از نرم‌افزار برای مباحثه‌های بیش‌تر و جلسات گروهی مهم استفاده خواهد شد؛
- بالای سر آن بمانید.
چگونه طوفان فکری آنلاین را می‌توان بهتر شروع كرد؟
طوفان فکری آنلاین برای گروه درست در زمان درست، انتخاب فوق‌العاده‌ای است.
اگر شما گروهی بسیار پراکنده و مهارت‌های شخصی و تکنیکی لازم را برای استفاده از طوفان فکری آنلاین دارید، ابزاری را انتخاب کنید که نیازهای خاص شما را مرتفع می‌کند؛ در غیر این‌صورت، اگر گروه شما از نظر تکنولوژی زیرک نیست یا با حالت مجازی احساس راحتی نمی‌کند، کار گروهی غیرهم‌زمان را انتخاب کنید.
همیشه امکان جمع شدن در یک اتاق و یک زمان در کنار هم را به عنوان جایگزینی ساده‌تر و مناسب‌تر در نظر داشته‌باشید.
در آخر
با وجود محدودیت‌های زیاد، روش‌ها و نرم‌افزارهای زیادی برای طوفان فکری آنلاین وجود دارند؛ از ساده‌ترین این روش‌ها که تماس تلفنی و ایمیل است گرفته تا استفاده از نرم‌افزارهای کاربردی‌تر. شما چه تجربه‌ای از جلسات طوفان فکری آنلاین شرکتتان دارید؟ آیا روش یا تجربیات ارزشمند و کاربردی دارید که با ما درمیان بگذارید؟
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
منبع: business.tutsplus.com
دیدگاه