سرپرست خوب چه ویژگی‌ها و مهارت‌هایی باید داشته باشد؟
- سرپرست کیست؟
- سرپرست خوب چه ویژگی‌هایی می‌تواند داشته‌باشد؟
- مهارت‌هایی که ممکن است سرپرست خوب آن‌ها را داشته‌باشد
- چگونه یک سرپرست تأثیرگذار باشیم؟
سرپرست خوب نقش چشم‌گیری در حفظ بهره‌وری و روحیه‌ی کارکنان دارند. افرادی که در این جایگاه شغلی موفق هستند، غالبا ترکیبی از مهارت های بین فردی و مدیریتی را دارند؛ همچنین، آن‌ها از شخصیتی قابل‌قبول، بااعتمادبه‌نفس و حمایت‌کننده برخوردارند.
سرپرست عالی در محیط کار تلاش می‌کند تا به طور مداوم یاد بگیرد، نقاط قوت خود را تقویت کند و نقاط ضعفی را در خود شناسایی کند که نیازمند بهبود هستند.
در این مطلب، برخی از ویژگی‌های سرپرست خوب را بیان می‌کنیم و در ادامه نحوه‌ی تبدیل شدن به یک سرپرست تأثیرگذار را در محیط کار بررسی می‌کنیم.
سرپرست کیست؟
سرپرست، ناظر یا مافوق در محیط کار مدیری است که از نزدیک مسئولیت نظارت گروهی کوچک یا کارمندان بخشی خاصی را در سازمان بر عهده دارد. سرپرست بودن به معنای نظارت بر فعالیت‌های روزمره‌ی کارمندان و ارائه‌ی راهنمایی‌های کمک‌کننده به آن‌ها برای انجام مسئولیت‌هایشان است.
از مهم‌ترین وظایف سرپرست می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- برنامه ریزی و زمان‌بندی شیفت‌های کاری؛
- آموزش وظایف کارمندان، با توجه به جایگاه شغلی آنان؛
- ارائه‌ی بازخوردهای سازنده به کارکنان درمورد عملکردشان؛
- حل چالش‌ها یا درگیری‌های محل کار؛
- انتقال اهداف دپارتمان به تیم خود؛
- انتقال به‌روزرسانی‌ها و گزارش‌های کاری به مدیران مافوق.
سرپرست موفق برای اعضای تیمش همکار خوبی هست که ارتباط مناسبی با آنان برقرار می‌کند و به‌درستی از عهده‌ی رهبری تیم برمی‌آید.
سرپرست خوب چه ویژگی‌هایی می‌تواند داشته‌باشد؟
ویژگی‌ها عادات و خصوصیاتی وجود دارند که به سرپرست کمک می‌کند تا وظایف نظارتی خود را به‌خوبی انجام دهد. کارفرمایان برای سرپرست فعال، مسئولیت‌پذیر، قابل‌اعتماد و توان‌مند ارزش قائل‌اند؛ همچنین، بهترین سرپرست کسی هست که به رشد و موفقیت هریک از اعضای تیم خود کمک می‌کند.
در ادامه، برخی دیگر از ویژگی‌های سرپرست خوب را بیان می‌کنیم:
- کاردان و قاطع است؛
- برای هریک از اعضای تیم خود به طور مساوی ارزش قائل می‌شود؛
- هم به مدیران و هم به کارکنان احترام و توجه نشان می‌دهد؛
- توانایی ارائه‌ی بازخوردهای مثبت و انتقادات سازنده به کارمندان را دارد؛
- اختلافات محیط کار را به‌سرعت و به شکل منصفانه‌ای مدیریت می‌کند.
مهارت‌هایی که ممکن است سرپرست خوب آن‌ها را داشته‌باشد
علاوه بر ویژگی‌های اساسی فوق، سرپرست می‌تواند در جهت تقویت مجموعه‌ی خاصی از مهارت‌ها کار کند که به عملکرد بهتر خود در جایگاه سرپرست سازمان کمک می‌کنند. برخی از این مهارت‌ها عبارت‌اند از:
۱. مهارتهای ارتباطی
یکی از مهم‌ترین مهارت‌هایی که سرپرست باید داشته‌باشد، ارتباط با کارکنان و اعضای تیم است. افراد در جایگاه سرپرست تیم باید بتوانند فرایندها، انتظارات و اهداف دپارتمان را به طور واضح به تیم خود منتقل کنند تا آن‌ها نیز بتوانند وظایف خود را به طور مؤثری انجام دهند. انجام این کار تأثیر مثبتی روی عملکرد سرپرست تیم خواهد داشت.
در جریان قرار دادن مداوم کارمندان در زمینه‌های پیشرفت تیم، مشکلات احتمالی و برنامه‌های آینده موجب می‌شود تا هریک از اعضای تیم احساس تعلق به سازمان و ارزش‌مند بودن کنند.
ناظران معمولا موظف‌اند که، به عنوان واسطه، بین تیم خود و سایر بخش‌ها یا بین تیم و مدیریت سطوح بالاتر ارتباط برقرار کنند؛ همچنین، ممکن است از آن‌ها خواسته شود تا مشکلات شغلی کارکنان یا روابط بینفردی آنان را در محل کارشان حل کنند.
بخش مهمی از برقراری ارتباط خوب مهارت گوش دادن فعال به بازخوردهای کارمندان و استفاده از آن‌ها در محیط کار است. در صورت بروز تعارض در محیط کار نیز سرپرست باید از مهارتهای برقراری ارتباط و گوش دادن برای کمک به حل مسائل، سالم نگه داشتن محیط کار و حفظ بهره‌وری محیط کار استفاده کنند.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
۲. در دسترس بودن و همدلی
سرپرست خوب از نزدیک با تیم خود کار می‌کنند و در صورت بروز سؤال، بحث یا مسئله‌ای به‌راحتی در دسترس کارکنانشان قرار دارند. به عنوان یک سرپرست خوب، هنگامی که کارمندان برای شکایت یا ارائه‌ی پیشنهادهایی در ارتباط با محیط کار به شما مراجعه می‌کنند، باید در دسترس باشید و به سخنانشان گوش دهید. این امر به داشتن مهارتهای مهم اجتماعی، مانند همدلی و هوش هیجانی بالا (به عبارتی آگاهی از احساسات خود و دیگران)، نیاز دارد.
اگر به عنوان یک سرپرست خوب در سازمان روی درک احساسات و نیازهای کارمندان تمرکز کنید و بکوشید تا موقع نیاز کارمندان و مواجهه‌ی آنان با چالش‌های شغلی یا شخصی از آنان پشتیبانی کنید، می‌توانید احترام و اعتمادشان را جلب کنید.
توجه داشته‌باشید که ایجاد تعادل بین کار و زندگی شخصی قسمت مهمی از شغل هر کارمندی به شمار می‌آید؛. اگر بتوانید ضمن رهبری تیم برای رسیدن به هدف کسب‌وکار، این تعادل را در زندگی شخصی و حرفه‌ای آنان برقرار کنید، روحیه‌ی کاری تیم خود را بالا می‌برید و در نهایت، وفاداری تیمتان را نسبت به کسب‌وکار به دست می‌آورید.
۳. مهارتهای مدیریتی
سرپرست در درجه اول مسئول بهره‌وری تیم خود هست. این مسئولیت‌ها مدیریت برنامه‌ی کاری کارمندان، اطمینان از تلاش همه‌ی اعضای تیم برای رسیدن به ضرب‌الاجل‌ها و تعیین وظایف مناسب هریک از اعضای تیم را شامل می‌شوند.
همچنین، سرپرست خوب باید بتواند عملکرد تیم خود را در سطوح بالا نگاه دارد و بهره‌وری آنان را حفظ کند. توانایی محول کردن وظایفی مناسب به هریک کارمندان، به طور کارآمد، یکی از مهارتهای عالی مدیریت است که برای تبدیل شدن به یک سرپرست خوب به آن نیاز دارید.
سرپرستان خوب باید نقاط قوت و ضعف هریک از کارمندان را بشناسند و مطمئن شوند که از نقاط قوت آن‌ها در محیط کار به‌خوبی استفاده کنند؛ در این راستا، باید توانایی هریک از کارمندان را در حوزه‌ای مشخص بشناسند و بدانند که هر فرد در چه زمینه‌ای می‌تواند کارش را به بهترین وجه انجام دهد؛ سپس به جای مدیریت ذره‌بینی کارکنان، برای انجام کار موردنظر به آنان اعتماد کنند.
شما نیز در جایگاه سرپرست تیم باید به کارمندان و استعدادهای آن‌ها اعتماد داشته‌باشید و به آن‌ها فضای کافی بدهید تا مشکلات پیش رو را به‌تنهایی حل کنند و فقط در صورت لزوم برای راهنمایی آنان وارد عمل شوید.
اگر تفویض مسئولیت‌های شغلی را در اولویت قرار دهید، می‌توانید زمان بیش‌تری را برای انجام کارهای نظارتی و مدیریت تیم یا به طور کلی پروژه آزاد کنید. تفویض اختیار به شیوه‌ای درست موجب افزایش کارایی تیم می‌شود، برای اطمینان از تکمیل به‌موقع پروژه‌ها کمک‌کننده است و به افزایش درآمدزایی منجر می‌شود.
۴. تطبیق‌پذیری
هیچ‌یک از مجموعه‌مهارت‌های سرپرست خوب، بدون ذکر توانایی تفکر و عکس‌العمل سریع و کارآمد، کامل نیست؛ به‌عبارتی، شاید لازم باشد به جای تلاش برای پیروی از پروتکل‌های سفت‌وسخت، توانایی تنظیم استراتژی‌های خود را داشته‌باشید و بر اساس شرایط فردی تصمیم گیری کنید.
در حل مسئله، انعطاف‌پذیری و خلاقیت داشته باشید و از اجرای ایده‌های جدید نترسید. در واقع، انجام این کار می‌تواند اعتمادبه‌نفس بیش‌تری به تیمتان بدهد و به این ترتیب آن‌ها به توانایی‌های رهبری شما بیش‌تر اعتماد می‌کنند.
۵. داشتن اعتمادبه‌نفس و مثبت‌‌نگری
رفتار و حرکات سرپرست در محیط کار به دیگران نیز سرایت می‌کند و می‌تواند فضای شرکت را به‌شدت تحت‌تأثیر قرار دهد؛ به همین دلیل، بهتر است سعی کنید در طول روز و در برخورد با موقعیت‌های مختلف، مثبت‌اندیش و خوش‌بین باشید و روی بالا بردن اعتماد به نفس خود و همچنین تیمتان تمرکز کنید.
تا جایی که ممکن است علاقه و اشتیاق خود را به کار در شرکت و تحقق اهداف کسب‌وکار نشان دهید و به اعضای تیم خود نیز القا کنید که می‌توانند در چنین حسی در سازمان سهیم باشند. در واقع، سرپرست خوب به همان اندازه که با دستور دادن می‌تواند تیم را رهبری کند، در عمل نیز می‌تواند الگوی خوبی برای هدایت اعضای تیم باشد؛ بنابراین، اگر بتوانید اشتیاق و انگیزه واقعی خود را در محیط کار نشان دهید، نگرشتان به اعضای تیم نیز منتقل می‌شود.
بر این اساس، باید لذت بردن کارکنانتان را از آمدن به محیط در اولویت قرار دهید. این امر می‌تواند برای پرورش نیروی کاری با بهره‌وری بالا کمک‌کننده باشد. ارائه‌ی بازخوردهای مثبت به اعضای تیم برای کارهای مثبتی که انجام می‌دهند و قدردانی از آنان به مناسبت تحقق اهداف و نقاط عطف موردنظر می‌تواند به حفظ روحیه‌ی تیم و در نتیجه افزایش بهره‌وری آن‌ها کمک کند.
۶. شفافیت
سرپرست در سازمان موظف است که ضمن حفظ محرمانه‌ی مواردی مانند اطلاعات حساس کارمندان یا اسرار تجاری شرکت، تا حد امکان شفاف عمل کنند؛ به عبارت بهتر، سرپرست عالی بودن به معنای تعاملی صادقانه و صریح با کارمندان است.
بر این اساس، در جایگاه سرپرست تیم باید تلاش کنید که هرگونه موفقیت، شکست، فرصت یا تهدیدی را در ارتباط با بخشی از سازمان یا کل شرکت، به روشی که مناسب می‌دانید، با کارمندان خود در میان بگذارید.
در فرصت مناسب بازخوردهای سازنده‌ای را ارائه دهید و آنان را به برقراری تعاملی آزاد تشویق کنید؛ همچنین، تواضع و فروتنی داشته‌باشید و مسئولیت هرگونه شکست پروژه یا انتخاب نادرست را بپذیرید. این نوع شفافیت و صداقت می‌تواند احترام تیم را نسبت به شما، به عنوان یک رهبر، افزایش دهد.
۷. کار تیمی
به‌عنوان یک سرپرست به جای این‌که کارمندان را زیردست خود بدانید، با آن‌ها مانند اعضای تیمی هم‌سطح خودتان رفتار کنید؛ به جای این‌که به طور مداوم دستور دهید و به آن‌ها گوش‌زد کنید که کارشان را انجام دهند و انتظار داشته‌باشید که بدون حرف وظایفشان را انجام دهند؛ سعی کنید آن‌ها را در تصمیم گیری و تنظیم استراتژی‌های مختلف دخالت دهید.
با آن‌ها به عنوان همکار خود رفتار کنید و به مشارکت در تیم تشویقشان کنید. رویکردهای تیم‌محور به ایجاد محیط کاری مثبت با بهره وری بالا منجر می‌شوند؛ علاوه بر این، در صورت بروز تعارض، در نقش نظارتی خود به‌عنوان سپرست مطمئن و قاطع باشید و در عین حال بدون جانب‌داری و به شکل منصفانه رفتار کنید. در حالت ایدئال، هریک از اعضای تیم باید احساس کنند که ارزش‌مند هستند و در مسیر کسب‌وکار سهمی دارند.
۸. تمایل به یادگیری
سرپرست تیم به این معنی نیست که همه‌ی اطلاعات لازم را درمورد شغل، حرفه یا حوزه‌ی فعالیت خود می‌دانید. بهترین سرپرست همواره تلاش می‌کند تا مهارت‌ها و دانش خود را ارتقا دهد. در جایگاه سرپرست تیم می‌توانید از افراد پیرامون خود و کارکنان تیمتان مهارت یا دانشی را بیاموزید.
همچنین، فرصت‌های خودآموزی نیز در محیط کار یا آموزش‌های آنلاین می‌توانند برای افزایش مهارت‌هایتان کمک‌کننده باشند. توجه داشته‌باشید که آموخته‌های خود را با اعضای تیمتان به اشتراک بگذارید و آن‌ها را تشویق کنید تا به دنبال بهبود مهارت‌هایشان در حرفه‌ی خود باشند.
چگونه یک سرپرست تأثیرگذار باشیم؟
صرف‌نظر از این‌که یک سرپرست باتجربه هستید یا اولین کار مدیریتی خود را شروع می‌کنید، همواره می‌توانید راه‌های پیشرفتی را برای خودتان پیدا کنید. در ادامه، برخی از مهم‌ترین نکات برای سرپرست خوب بودن را آورده‌ایم:
۱. بازخورد بگیرید
از سایر سرپرست ها و اعضای تیم خود نظر و مشاوره بخواهید و از این بازخورد برای کنترل بهتر شرایط دشوار یا بهبود مهارت‌ها و دانش خود استفاده کنید.
۲. جلسات تیمی مؤثری را رهبری کنید
برای این‌که بیش‌ترین مشارکت، بهره‌وری و بهترین نتایج را از جلسات گروهی کسب کنید، از یک منتور در این مورد راهنمایی بخواهید یا دوره‌ای آموزشی برای مدیریت جلسات بگذرانید. جلسات تیمی تأثیرگذار فضاهایی هستند که کارمندان شرکت می‌خواهند در آن‌ها شرکت کنند و در مباحث سهمی داشته‌باشند.
۳. فرد مورد اعتمادی را پیدا کنید
همه‌ی ما در زندگی کاری خود مشابه سایر افراد با چالش‌هایی روبه رو خواهیم شد. هنگام روبه‌رو شدن با مشکلات، به عنوان سرپرست تیم، درست نیست که به کارکنان خود رجوع کنید. به جای صحبت کردن با یکی از زیردستانتان، می‌توانید با یکی از دوستان، همکاران، اعضای خانواده یا حتی مسئول منابع انسانی بی‌طرف و قابل‌اعتماد درمورد کار صحبت کنید.
۴. مهارتهای بینفردی خود را توسعه دهید
همان طور که سرپرست خوب همواره به دنبال آموزش، افزایش تجربه و دانش خود هست، شما نیز باید به بهبود تعاملات خود با کارمندان ادامه دهید. همیشه به این فکر کنید که چگونه می‌توانید مهارتهای ارتباطی خود را تقویت کنید. با تعامل و معاشرت با افراد در موقعیت‌های مختلف یا با گذراندن دوره‌های آموزشی مدیریت می‌توانید بهبود این مهارت را تمرین کنید.
۵. به تغییر عادت کنید
از نحوه‌ی کنترل تغییرات آگاه باشید، زیرا به‌عنوان سرپرست تیم باید تغییرات زیادی را تجربه کنید. سایر کارمندان خط فکری، نگرش و عملکرد خود را از شما، به عنوان رهبر تیم، می‌گیرند؛ بنابراین، باید آماده باشید تا با فرایندها یا پروژه‌های جدید سازگار شوید و این قابلیت را به کارمندان خود نیز منتقل کنید؛ همچنین، باید بدانید که آیا برای تطبیق با تغییرات یا انتقال به فازهای جدیدتر به منابع دیگری هم برای کمک گرفتن نیاز دارید.
۶. به کارکنان مسئولیت بدهید
به یاد داشته‌باشید که مجبور نیستید خودتان همه‌ی کارها را انجام دهید. مسئولیت شما، به عنوان سرپرست تیم، این است که مطمئن شوید وظایف به‌درستی و به‌موقع انجام می‌شوند. یاد بگیرید که با اختصاص دادن برخی وظایف به کارمندانتان و اعتماد به توانایی‌های آنان، خودتان را از پذیرش کل مسئولیت کارهای تیم رها کنید.
دستورالعمل‌های واضحی را به کارکنان تیم ارائه دهید، پیشرفت آن‌ها را کنترل کنید و در صورت لزوم بازخوردهای سازنده‌ای را ارائه دهید.
جمع‌بندی
اگر برای اولین بار است که وارد جایگاه شغلی مدیریت می‌شوید یا می‌خواهید به عنوان رهبر تیمی رشد کنید، نکات مطرح‌شده در این مطلب را در رابطه با ویژگی‌های سرپرست خوب بودن به خاطر داشته‌باشید. نظارت بر گروهی از افراد در ابتدا می‌تواند ترسناک یا طاقت‌فرسا باشد، اما اگر روی پیشرفتتان تمرکز کنید، به‌خوبی از پس چالش‌های احتمالی برمی‌آیید. به توانایی‌های خود اطمینان داشته‌باشید و در صورت لزوم، به دنبال مشاوره، منتورشیپ و آموزش‌های بیش‌تر بروید.
هنگام بررسی این‌که چه چیزهایی یک سرپرست را تأثیرگذار می‌کنند، به مهارت‌ها و ویژگی‌هایی توجه کنید که تیمی از کارمندان را برای رسیدن به هدفی مشترک دور هم جمع می‌کنند.
توجه داشته‌باشید که یک سرپرست خوب باید بتواند بین رهبر تیم و عضوی از تیم بودن تعادل برقرار کند. این افراد، بدون داشتن مدیریت ذره‌بینی روی کارکنان، می‌توانند راهنمایی‌های صریحی را به آنان ارائه دهند و همواره قاطع و منصفانه رفتار می‌کنند. اگر همواره انرژی مثبت و خوش‌بینی را با خودتان به محل کار بیاورید، محیط کاری با بهره‌وری بالا و فضایی لذت‌بخش‌تر به وجود می‌آورید و این احساس را به کارمندان تیمی که سرپرست آن هستید نیز منتقل می‌کنید.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
منبع: indeed.com
دیدگاه