حواس پرتی در محیط کار؛ ۱۲ ‌عامل رایج حواس پرتی و مقابله با آن‌ها

حواس‌پرتی در محیط کار یکی از رایج‌ترین موارد مشاهده‌شده در دنیای امروز است. همه‌ی ما تمایل داریم که حواسمان پرت شود. با توجه به این‌که ما هر ۱۱ ‌دقیقه یک بار دچار حواس پرتی در محیط کار می‌شویم و ۲۵‌ دقیقه طول می‌کشد تا مغزمان دوباره روی کار اصلی تمرکز کند، باید تا حد امکان علت حواس پرتی از حواس پرتی در محیط کار جلوگیری کنیم.

به طور خلاصه، این حواس‌پرتی‌ها نه‌تنها بر عملکرد شغلی شما تأثیر می‌گذارند، بلکه برای سلامتی شما نیز مضر هستند. در این مطلب عوامل رایج حواس پرتی در محل کار و و مقابله با این عوامل را بیان کردیم.

آگهی استخدام

جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.

چگونه می‌توان پیش از این‌که فاجعه‌ای به بار بیاید، عامل حواس پرتی در محیط کار را برطرف کرد؟

باید با شناسایی عواملی که سبب حواس پرتی افراد تیم شما می‌شوند، شروع کنید. دانستن این‌که حواس پرتی در محیط کار چیست و چگونه اتفاق می‌افتد، به شما کمک می‌کند که برنامه‌ای را برای حذف این وقفه‌ها تهیه کنید.

در این‌جا ۱۲‌ علت رایج حواس پرتی در محیط کار را بررسی می‌کنیم تا بتوانید در اسرع وقت، مشکل عدم تمرکز را حل کنید.

۱. موبایل

ما در طول روز ایمیل، اس‌ام‌اس، اعلان شبکه‌های اجتماعی و تماس‌های تلفنی زیادی دریافت می‌کنیم که باعث بروز حواس پرتی می‌شود؛ علاوه بر این، از موبایل برای یادداشت برداری، مشاهده‌ی تقویم، گوش دادن به پادکست یا حتی خرید کردن استفاده می‌کنیم؛ پس تعجب‌آور نیست که به آن معتاد شده‌‌باشیم.

غلبه بر اتکا به موبایل کار ساده‌ای نیست، اما غیرممکن نیست. یکی از روش‌های امتحان شده و صحیح این است که تلفن خود را در حالت «هواپیما» (flight mode) قرار دهید یا از حالت «مزاحم نشوید» (do not disturb) استفاده کنید. این قابلیت هم در اندروید و هم در آیفون وجود دارد؛ هم‌چنین، می‌توانید موبایلتان را در اتاق دیگری قرار دهید یا آن را در کشوی میز یا در کیفتان بگذارید.

برنامه ریزی و تعیین زمان‌های خاص در طول روز، به کاهش استفاده از موبایل کمک می‌کند؛ به عنوان مثال، وقتی به تمرکز روی کارتان نیاز دارید، بهتر است موبایلتان را در حالت بی‌صدا قرار دهید تا از بروز حواس پرتی جلوگیری کنید. بعد از این‌که کارتان را انجام دادید، به سراغ موبایلتان بروید تا مطمئن شوید که چیز مهمی را از دست نداده‌اید. به خاطر داشته‌باشید که بهتر است فقط ۱۰‌ دقیقه را به این کار اختصاص دهید و دوباره به سراغ کارهایتان بروید.

۲. ایمیل

ما ایمیل‌های زیادی ارسال می‌کنیم. ایمیل نیز مانند موبایل است؛ می‌تواند شما را وسوسه کند که به محض رسیدن پیام جدید، کاری را که انجام می‌دهید متوقف و پیام را باز کنید. اگر بخواهید این کار را در تمام روز انجام دهید، چگونه می‌توانید به وظایفتان عمل کنید و از حواس پرتی در محیط کار جلوگیری کنید؟

ساده‌ترین راه‌حل برای این‌که ایمیل‌ها باعث حواس پرتی نشوند، خاموش کردن اعلان ایمیل است؛ هم‌چنین، باید برنامه‌ها یا مرورگرهای حاوی ایمیل را نیز ببندید می‌توانید از برنامه‌ای مانند سین‌باکس (SaneBox) برای مدیریت صندوق ورودی خود نیز استفاده کنید. این برنامه پیام‌ها را به دسته‌های مهم و غیرمهم تقسیم می‌کند. مهم‌ترین چیزی که باید به خاطر بسپارید این است که موارد اضطراری فقط از طریق ایمیل به شما اطلاع داده نمی‌شوند؛ اراد می‌توانند تماس بگیرند یا حضوری با شما صحبت کنند. موارد غیرمهم باید منتظر بمانند تا زمان کافی برای انجام دادن آن‌ها به دست آورید.

۳. سروصداهای اطراف

لحظه‌ای وقت بگذارید و به تمام سر‌و‌صداهای اطرافتان گوش دهید. افراد در حال صحبت کردن هستند، ماشین‌آلات مختلف در حال کار کردن هستند، تلفن‌ها زنگ می‌خورند و درها باز و بسته می‌شوند؛ حتی صدای سرفه، تنقلات خوردن با صدای بلند یا موسیقی نیز به گوش می‌رسد. تمام این سروصداها ممکن است باعث حواس پرتی شوند.

سر‌و‌صداهای اطراف اجتناب‌ناپذیر هستند، اما اگر بیش از حد باعث حواس ‌پرتی شما می‌شوند، باید از هدفون‌های حذف‌کننده‌ی نویز استفاده کنید تا بتوانید ۱۰۰‌٪ توجه خود را به کارتان اختصاص دهید؛ هم‌چنین، برنامه‌هایی مانند نویزلی (Noisli) می‌توانند صداهای اطراف را کاهش دهند و مشکل عدم تمرکز شما را نیز برطرف کنند.

۴. مزاحمت‌های سایر افراد

همان‌ طور که سروصداهای اطراف اجتناب‌ناپذیر هستند، مزاحمت‌های همکاران، مشتریان، تأمین‌کنندگان و خانواده نیز اجتناب‌ناپذیر است. کارکنان شرکت کورا (Quora) ضربه زدن روی شانه را یکی از شایع‌ترین عوامل حواس پرتی در محیط کار می‌دانند. بستن در اتاق و دفتر یکی از راه‌حل‌های این موضوع است. می‌توانید علامت «لطفا مزاحم نشوید» را روی در اتاقتان قرار دهید. اگر در دفتر کار باز کار می‌کنید، می‌توانید از هدفون استفاده کنید و در نهایت صادقانه رفتار کنید. اگر شخصی سؤالی دارد که به شما مربوط است، به او پاسخ دهید و سپس به کارتان ادامه دهید.

روش‌ دیگر برای جلوگیری از بروز حواس پرتی توسط همکاران، برنامه‌ریزی برای این مزاحمت‌هاست؛ به عنوان مثال، می‌توانید در برنامه‌ی خود زمانی را به این مزاحمت‌ها اختصاص دهید. زمانی را بین کارها و جلساتتان، به این موضوع اختصاص دهید؛. به این ترتیب، اگر کسی به شما مراجعه کند یا سؤالی داشته ‌باشد، برنامه‌ی شما به هم نمی‌ریزد و مضطرب نمی‌شوید.

رزومه ساز

با ساختن یک رزومه حرفه‌ای، برای استخدام در بهترین فرصت‌های شغلی اقدام کنید.

۵. بی‌نظمی

اگرچه کمی بی‌نظمی می‌تواند خلاقیت شما را افزایش دهد، واقعیت این است که محیط کاری نامنظم تأثیری منفی بر توانایی شما در تمرکز و پردازش اطلاعات دارد و باعث حواس پرتی شما می‌شود. گیجی و بی‌نظمی مانند لیستی است که کارهای لازم‌الاجرا را به شما یادآوری می‌کند؛ به همین ترتیب، شما را از زمان حال غافل می‌کند. با گذشت زمان، این امر اضطراب و استرس شما را افزایش می‌دهد.

راه‌حل مناسب برای کاهش حواس پرتی ناشی از بی‌نظمی چیست؟ محیط کار خود را تمیز و منظم نگه دارید. وسایلی را که دیگر به آن‌ها نیاز ندارید، دور بریزید. مدارک را در پرونده‌های مشخص‌شده قرار دهید. در حالت ایدئال، باید تا حد امکان کاغذبازی را کنار بگذارید و مدارک بایگانی‌شده را در فضای ابری نگهداری کنید. مطمئن شوید که فضای مناسبی را برای تمام لوازم اداری خود فراهم کرده‌اید و در پایان روز آن‌ها را سر جای خود قرار دهید.

حتی اگر هر روز فضای کاری‌تان را مرتب نمی‌کنید، حداقل باید هر هفته برای نابودی حواس پرتی در محیط کار ، این کار را انجام دهید؛ به عنوان مثال، می‌توانید بعد‌از‌ظهر روز چهارشنبه را به این کار اختصاص دهید، زیرا از نظر ذهنی برای شروع هفته‌ی بعد آماده می‌شوید و می‌توانید این کار را به‌سرعت انجام دهید.

۶. داشتن وظایف متعدد

همه‌ی ما برای مدتی مسئولیت انجام وظایف مختلفی را به عهده داشته‌ایم. شما کارآفرین موفقی هستید، چرا نمی‌توانید چندین مسئولیت را هم‌زمان انجام دهید؟ حقیقت این است که مغز ما قادر نیست هم‌زمان روی چند موضوع مختلف تمرکز کند و این کار احتمال حواس پرتی و در نهایت بروز خطا را بالا می‌برد.

داشتن وظایف متعدد باعث صرفه‌جویی در وقت شما نمی‌شود و بهره‌وری شما را افزایش نمی‌دهد. در واقع، سرعت شما را کاهش می‌دهد. ارل میلر (Earl Miller) که عصب‌شناس است، می‌گوید: 

شاید با انجام وظایف متعدد، فکر کنید که هم‌زمان به همه‌چیز توجه می‌کنید، اما در واقع این‌طور نیست. شما به طور هم‌زمان به ۱ یا ۲ چیز توجه نمی‌کنید، بلکه خیلی سریع از شاخه‌ای به شاخه‌ی‌ دیگر می‌پرید.

علاوه بر این، هنگامی که وظایف متعددی را بر عهده دارید، اشتباهات بیش‌تری را مرتکب می‌شوید، تفکر خلاق شما کاهش می‌یابد و مغزتان آسیب می‌بیند. داشتن وظایف متعدد یکی از سخت‌ترین عادات بدی بود که باید بر آن غلبه می‌کردم. هنوز در بعضی مواقع می‌بینم که بیش از یک کار را به طور هم‌زمان انجام می‌دهم. من توانستم این عادت را با تعیین زمان و برنامه‌ریزی برای انجام کارهای خاص در برنامه‌ی خود تغییر دهم؛

به عنوان مثال، من چند ساعتی را به نوشتن این مطلب اختصاص دادم. در این بازه‌ی زمانی، موبایلم خاموش بود و در دفترم را بسته‌بودم تا از حواس پرتی اجتناب کنم. وقتی ذهنم یاری نمی‌کرد، می‌ایستادم و چند دقیقه در دفتر راه می‌رفتم تا دوباره بتوانم شروع کنم. شاید ساده به نظر برسد، اما ترک این عادت چندان کار آسانی نیست. بلند شدن از پشت میز برای چند دقیقه من را تشویق کرد که به جای انجام هم‌زمان ۵ کار، فقط به نوشتن این مطلب بپردازم و پس از اتمام آن، وظیفه‌ی دیگری را به پایان برسانم.

۷. همکاران

گفت‌وگو با کارمندان، همکاران و شرکای تجاری شما برای ایجاد یک فرهنگ سازمانی دوستانه و مشترک ضروری است؛ با این حال، بهتر است زمان زیادی را به گفت‌وگو درمورد سریال بازی تاج و تخت (game of thrones) یا شایعه‌پراکنی اختصاص ندهید. این صحبت‌ها می‌توانند علاوه بر ایجاد حواس پرتی، محیط کار سمی‌ای ایجاد کنند.

به عنوان یک رهبر، نباید اجازه دهید که این شایعه‌پراکنی‌ها ادامه پیدا کند. باید سریع به این موضوع رسیدگی کنید؛ حتی اگر مجبور شوید شخصی را اخراج کنید. حدومرزهایی را برای گفت‌وگوهای دوستانه خود تعیین کنید. اگر کسی با شما صحبت می‌کند و شما با جدیت مشغول کار هستید، مؤدبانه به او بگویید که در حال حاضر برای صحبت کردن وقت ندارید، اما می‌توانید هنگام ناهار با ایشان صحبت کنید و همان‌ طور که در بخش‌های قبلی گفته شد، می‌توانید برای محدود کردن عوامل حواس پرتی، از هدفون استفاده کنید تا به دیگران بفهمانید که نمی‌خواهید کسی مزاحمتان شود.

۸. مدیریت ذره‌بینی

مدیریت ذره بینی از دیگر عوامل بروز حواس پرتی در محیط کار است. شما باید به‌خوبی بدانید که در محیط کارتان چه می‌گذرد، اما لازم نیست مانند یک خلبان هلیکوپتر همه‌چیز را تحت‌نظر بگیرید. این کار ناامیدی، ناراحتی و اضطراب را افزایش می‌دهد. بهتر است افراد را تشویق کنید و اجازه دهید که کارشان را انجام دهند، نه این‌که دائما در کارهایشان سرک بکشید و مزاحمشان شوید تا باعث حواس پرتی آن‌ها شوید. تصور کنید که روی پروژه‌ای کار می‌کنید و رئیستان دائما اشتباهات شما را یادآور می‌شود. فکر می‌کنید که در این شرایط چقدر مثمر‌ثمر خواهید بود؟ این کار خلاقیت و پیشرفت افراد را کاهش می‌دهد و اعتماد میان شما و کارمندانتان را از بین می‌برد.

کنترل نکردن برای کارآفرینان هرگز آسان نیست، اما باید به تیم خود اجازه دهید که کارهایشان را انجام دهند؛ البته این به این معنا نیست که  هیچ‌چیزی را بررسی نکنید، بلکه به معنای بررسی عملکرد افراد و هدایت آن‌ها بدون دخالت در کارهایشان است.

۹. گرسنگی

گرسنگی نیز می‌تواند علت حواس پرتی شما باشد. غیرممکن است که بتوانید هنگام گرسنگی، تمرکز کنید. متأسفانه، ما این گرسنگی را با تنقلات و فست‌فود رفع می‌کنیم، زیرا به‌سرعت و به‌آسانی در دسترس ما قرار می‌گیرند. باید اراده‌ای آهنین داشته‌باشید تا بتوانید در مقابل میل به خرید تنقلات یا پیتزا بایستید. شما به گزینه‌های سالم‌تری نیاز دارید که گرسنگی‌تان را رفع کنند و در عین حال شما را متمرکز و پرانرژی نگه دارند.

در دفتر کارتان میان‌وعده‌ی سالم‌تری را به همراه داشته‌باشید؛ به عنوان مثال، من همیشه در دفتر کارم کمی بادام دارم. هروقت احساس گرسنگی می‌کنم، یک مشت بادام می‌خورم؛ هم‌چنین، رستوران‌هایی را بررسی می‌کنم که میان‌وعده‌های سالمی را ارائه می‌دهند. به این ترتیب دیگر از حواس پرتی در محیط کار خبری نیست.

۱۰. سیاست‌های سخت‌گیرانه و بی‌جهت

آندره لووی (Andre Lovie) دریکی از مطالب خود نوشته‌است «وقتی صحبت از فرهنگ سازمانی می‌شود، بیش‌تر کارفرمایان تمایل دارند سیاست‌هایی را اجرا کنند که کارمندان را تشویق کنند تا به‌موقع در محل کارشان حاضر شوند. بدیهی است که زمان‌بندی و برنامه‌ریزی برای راه‌اندازی یک سازمان موفق بسیار مهم است؛ با این حال، سیاست‌های بیش از حد سخت‌گیرانه می‌توانند استرس‌زا باشند. اگر کارمندان نگران باشند و هنگام رفت‌و‌آمد عجله داشته‌باشند، روز را با انرژی بسیار بدی شروع خواهند کرد. این امر می‌تواند به روحیه‌ی کارکنان لطمه وارد کند؛ به‌ویژه کسانی که مسافت طولانی را طی می‌کنند تا به محل کارشان برسند؛ در نتیجه، ناامید و خسته در محل کار خود حاضر خواهند شد.»

چنین سیاست‌های سخت‌گیرانه‌ای باعث استرس و خستگی می‌شوند که در نهایت حواس پرتی را به‌دنبال دارد.  لووی به تمام رهبران پیشنهاد می‌کند که تمرکز بیش‌تری بر فرهنگ‌سازی داشته‌باشند و از کارمندانی که بهره‌وری بالایی دارند، تجلیل کنند. کارفرمایان باید این پیام را به تمام افراد برسانند که وقت‌شناسی مهم است، اما آن‌چه مهم‌تر است، میزان عملکرد افراد است.

می‌توانید برای کاهش احتمال حواس پرتی در محیط کار، ساعت کاری انعطاف پذیر یا شناوری را برای کارمندان در نظر بگیرید تا بتوانند صبح دیرتر در محل کار حاضر باشند و از شر ترافیک خلاص شوند. گزینه‌ی دیگر دورکاری است؛ می‌توانید برخی اوقات به آن‌ها اجازه دهید که دورکار باشند. اگر کارمند هستید، می‌توانید از رئیستان سؤال کنید که آیا راه‌حلی برای خلاص شدن از شر ترافیک صبحگاهی وجود دارد یا خیر.

۱۱. جلسات

یک علت حواس پرتی مهم دیگر در محیط کار، جلسات است. زیرا آن را بی‌حاصل و وقت‌گیر می‌دانند. افراد مجبور می‌شوند کارهای خود را به بعد موکول کنند و زمانی را در جلسه سپری کنند، حتی اگر حضور آن‌ها در جلسه الزامی نباشد؛ بنابراین، وقتشان به هدر می‌رود.

قبل از تعیین وقت جلسه، به این فکر کنید که آیا حضور در این جلسه الزامی است. در بیش‌تر موارد، شاید بتوانید در جلسه حضور پیدا نکنید و از طریق ایمیل یا یک ابزار مدیریت پروژه مانند ترلو (Trello) یا اسلک (slack) با افراد تیم خود ارتباط برقرار کنید. در صورت نیاز به حضور در جلسه، فقط از ذی‌نفعان دعوت کنید، دستور کاری تهیه کنید و تا حد امکان زمان کمی را به جلسه اختصاص دهید.

گزینه‌ی دیگر برای این‌که اجازه ندهید جلسات باعث حواس پرتی شما بشوند، این است که هنگام برنامه‌ریزی، یک روز را به عنوان «روز بدون جلسه» تعیین کنید. این کار به شما کمک می‌کند تا بتوانید بدون وقفه کار کنید و به مهم‌ترین کارهای خود بپردازید.

۱۲. خستگی تصمیم‌گیری

در مطلبی در نیویورک تایمز این‌گونه توضیح داده شده‌است: «مهم نیست که چقدر منطقی و بافکر باشید، نمی‌توانید بدون پرداخت هزینه‌ی بیولوژیکی تصمیم بگیرید.» هزینه‌ی آن چقدر است؟ به طور معمول، ناتوانی در تمرکز یا اقدام کردن.

خستگی تصمیم‌گیری از دیگر عواملی است که احتمال بروز حواس پرتی را تشدید می‌کند. به این فکر کنید که وقتی از نظر ذهنی خسته هستید چقدر می‌توانید روی کاری تمرکز کنید و از حواس پرتی در محیط کار جلوگیری کنید؟ راه‌حل ممکن، کاهش تعداد تصمیماتی است که روزانه می‌گیرید.

باراک اوباما، استیو جابز و مارک زاکربرگ، با پوشیدن لباس‌های یکسان در تمام طول هفته انجام دادند. برخی افراد با آماده‌سازی وعده‌های غذایی لازم برای هفته‌ی پیش ‌رو توانستند خستگی تصمیم گیری را کاهش دهند برخی دیگر با واگذاری مسئولیت‌های طاقت‌فرسا به سایر افراد و کمک گرفتن برای انجام بعضی کارهای خاص، مانند پاسخ دادن به ایمیل‌ها و تعیین وقت ملاقات نیز، احتمال بروز حواس پرتی ناشی از این نوع خستگی را کاهش می‌دادند.

جمع‌بندی

عواملی مانند بی‌نظمی، داشتن وظایف متعدد، گرسنگی و ... باعث حواس پرتی در محل کار می‌شوند. در این مطلب در مورد حواس پرتی در محیط کار و راه‌های جلوگیری از آن صحبت کردیم. همچنین توضیح دادیم در ابتدا باید علت حواس پرتی را شناسایی کنید و و تلاش کنید آن را برطرف کنید. امیدواریم مطالعه‌ی این مطلب به شما کمک کند بتوانید تمرکز خود را حفظ کنید و از بروز حواس پرتی جلوگیری کنید. نظرات خود را با ما به‌اشتراک بگذارید. 

استخدام مهندس عمران

جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.

منبع: entrepreneur.com