۱۰ نکته طلایی برای موفقیت در مدیریت پروژه که هر مدیری باید بداند

گمان می‌رود که کسی که گفته «مدیریت پروژه کار آسانی است»، هیچ‌گاه این کار را انجام نداده است. انجام یک پروژه، چه برای یک شرکت چندمیلیون‌دلاری باشد و چه برای یک شرکت کوچک، نیازمند ازخودگذشتگی، صبوری و زیرکی است.

آیا خُرد‌شدن زیر فشار سنگین پروژه اجتناب‌ناپذیر است؟

خیر؛ به این شرط که بهترین ترفندها را به کار بگیرید و استراتژی مناسب و متناسبی را با نیازهای ویژه و منحصربه‌فرد اجرا کنید.

در اینجا ۱۰ نکته درباره مدیریت پروژه آورده شده است که هر مدیر تازه‌کار و باتجربه‌ای باید از آنها آگاه باشد.

آگهی استخدام

جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.

۱. برای مدیریت پروژه انتظارات کارفرما را بدانید

پیش از آغاز پروژه، به کارفرما کمک کنید تا انتظارات واقع‌بینانه‌ای داشته باشد و مراحلی را برای کسب اطمینان از اتمام پروژه در زمان مقرر و با بودجه معین طراحی کند؛ با انجام این کار، شرکت در برابر رقبای خود مزیت پایداری خواهد داشت و می‌تواند از این استراتژی، در برنامه ریزی بلندمدت استفاده کند.

پرسش کلیدی: چگونه انتظارات منطقی را شناسایی کنیم؟

باید از مهارت‌های مدیریت پروژه استفاده کنید. روش‌های گوناگونی وجود دارد:

• کسانی را استخدام کنید که استعداد و مهارت لازم را دارند؛
• از فناوری‌های به‌روز استفاده کنید؛
• بررسی مدیریت تحقق منافع؛
• پذیرش روش‌های چابک؛
• ترکیب آماده‌سازی استراتژی با اجرای مدیریت.

با توجه به جایگاهتان در شرکت، می‌توانید مدیریت پروژه سازمانی (EPMO) را پیشنهاد دهید؛ این یک ابزار تجاری متمرکز است که با به‌کارگیری مجموعه متنوعی از مکانیسم‌های پشتیبانی، فاصله میان استراتژی و سرمایه‌گذاری را پر می‌کند.

۲. مایل استون مشخص کنید

لحظات و کارهایی که به تولید یک محصول نهایی منجر می‌شود، پروژه را تعریف می‌کنند. مهم نیست که چگونه تلاش می‌کنید، هر کاری ۲ مرحله دارد:

۱. مراحل اصلی؛

۲. مراحل فرعی.

مراحل اصلی شامل آغاز، برنامه‌ریزی، اجرا و پایان پروژه است. مراحل فرعی، کارهای کوچکی است که گروهتان انجام می‌دهد؛ از درک نیازهای مشتری گرفته تا گردآوری داده‌ها و نوشتن اسناد فنی؛ این ویژگی مدیریت پروژه موفق است.

تمام نقاط عطف مهم را یادداشت برداری کنید؛ زیرا نقش مهمی را در پیروزی شما و گروهتان ایفا می‌کند.

۳. نکات دقیق پروژه‌ را مطالعه کنید

فونداسیون قوی، تنها راه برای ساختن یک خانه است؛ این امر در برنامه‌ریزی پروژه نیز صدق می‌کند؛ بدون بررسی دقیق جزئیات پروژه نمی‌توانید آن را به سرانجام موفقی برسانید؛ پروژه‌ شما، مانند خانه‌ای که فونداسیون ندارد، نابود خواهد شد.

برای اینکه مطمئن شوید که برنامه مؤثری دارید، باید این ترفندها را به کار ببرید:

• هدف مشتریان را بدانید؛
• هدف شرکت را مشخص کنید؛
• ذی‌نفعان پروژه را شناسایی کنید؛
• منافع آنها را شناسایی کنید؛
• انتظارات آنها را بدانید.

نکته دیگر: استراتژی قوی، باید نقش و مسئولیت همه اعضای گروه را در بر بگیرد؛ این نکته مورد بعد (۴) را به دنبال دارد.

۴. برای مدیریت پروژه نقاط ضعف و نقاط قوت اعضای گروهتان را شناسایی کنید

تجارت‌ها با به‌نمایش‌گذاشتن نقاط قوت کارمندان و پنهان‌کردن نقاط ضعف آنها، زنده می‌مانند و رشد می‌کنند. هنگام سپردن مسئولیت‌ها به افراد، باید این نگرش را داشته باشید؛ مانند تجزیه‌وتحلیل بیس‌بال عمل کنید؛ پیش از بازی تعیین کنید که چه کسی در چه چیزی و در برابر چه کسی برتری دارد؛ کلاه بیس‌بالتان را بر سر بگذارید و تصمیم گیری کنید که سالی مهندس، جانی زبان‌شناس، بیلی متخصص فناوری و سوزی اعدادخُردکن در کجای زمین ‌بازی قرار می‌گیرند.

نکته: این نام‌های مستعار همه آنچه باید بدانید را به شما می‌گویند.

۵. ارتباطات خود را گسترش دهید و حفظ کنید

ارتباطات، ارتباطات و ارتباطات! ارتباطات مهارتی تخصصی است که بسیاری از مردم در بازار کار بسیار رقابتی و دشوار امروز از آن بی‌بهره‌اند.

برای مدیریت پروژه و پیشرفت بی‌وقفه پروژه، باید ارتباط موثر میان شما و خریدار، سهام‌داران، اعضای گروه و مدیران پروژه وجود داشته باشد. اگر مشکلی در ارتباطات وجود داشته باشد، حملات کورکورانه‌ای رخ می‌دهد؛ مشکلاتی، مانند «خب، شما این حرف را به من نگفتید!» یا «بله خب، شما باید به من می‌گفتید!»

در پایان، باید خطوط ارتباطی همیشه باز و آماده بهره‌برداری باشند.

چگونه مطمئن می‌شوید که ارتباطات شما به‌درستی کار می‌کند؟ در اینجا چند نکته را در این زمینه بیان می‌کنیم:

• گزارش وضعیت پروژه را بنویسید و همه افراد را در جریان تحولات جدید قرار دهید؛
• در آغاز و پایان هر هفته، جلسات همگانی برگزار کنید؛
• قانون «درب باز» را اجرا کنید تا هرکسی بتواند آزادانه درباره پرسش‌ها و نگرانی‌هایش سخن بگوید.

ارتباطات نامؤثر به شکست پروژه، تأخیر در بهره‌برداری و اتمام بودجه منجر خواهد شد.

۶. به اعضای گروه انگیزه بدهید

یکی از ویژگی‌های مهم مدیریت پروژه خوب، رهبری است.

رهبری خوب چیست؟ توانایی انگیزه‌دادن به اعضای گروه است. دستیابی به این امر مهم آسان نیست، زیرا همه با واژه‌های یکسان، عبارات فیزیکی، اهداف و ایده‌های همکاری‌ انگیزه نمی‌گیرند؛ این وظیفه شماست که از داشتن یک رویکرد یکپارچه پرهیز کنید و روند مدیریت خود را متناسب با هریک از اعضا تنظیم کنید.

چند ایده که شاید مفید باشد:

• جشن‌ها و مهمانی‌هایی را برگزار کنید، کارت هدیه درست کنید، مسابقاتی را برگزار کنید و از کارمندان خود سپاسگزاری کنید؛ بدین گونه به کارمندانتان نشان دهید که سپاسگزار و قدردان هستید؛
• فرصتی را برای رشد مهارت‌های کارمندانتان فراهم کنید؛
• ارتباطات صادقانه و شفافی داشته باشید؛ کارمندان از ناآگاهی متنفرند؛
• روابط میان مدیران ارشد و کارمندان را تقویت کنید؛
• کارمندانتان را تشویق کنید تا مستقل باشند و کارهایشان را مدیریت کنند.

۷. جهت مدیریت پروژه از مهارت‌های مدیریت هزینه استفاده کنید

آیا پروژه‌هایتان رو به‌ جلو پیشرفت می‌کند و پایان می‌یابد؟ می‌خواهید بگویید بله؛ ولی این به بودجه شما بستگی دارد.

بی‌گمان، یک شرکت بزرگ چندملیتی، منابع عظیمی را برای انجام یک پروژه در اختیار خواهد داشت. بیشتر شرکت‌ها، بزرگ و کوچک، با محدودیت بودجه روبه‌رو هستند؛ در این شرایط، مدیر پروژه فشار فراوانی را متحمل می‌شود و شاید همه برنامه‌ریزی‌هایش نابود شود.

تا زمانی که این ۵ مورد را انجام دهید، می‌توانید کنترل کارها را در دست داشته باشید:

• همیشه بودجه‌ای را برای شرایط اضطراری کنار بگذارید؛
• بدانید که سهام‌داران به چیزی نیاز دارند و چه چیزی می‌خواهند؛
• مطمئن شوید که مسئولیت پذیری وجود دارد و همه از تغییرات جدید آگاه هستند؛
• شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) را برای رسیدن به هدف های بلندمدت برنامه‌ریزی کنید؛
• در صورت نیاز، تجدیدنظر، بازنگری و بررسی کنید.

به یاد داشته باشید که: اگر کارهای کوچک را مدیریت کنید، کارهای بزرگ نیز هماهنگ می‌شود.

۸. دیدارهای منظم و متمرکزی داشته باشید

دیدگاه‌های منفی بسیاری، درباره جلسات و کنفرانس‌ها وجود دارد. بیشتر مردم بر این باورند که این نشست‌ها، فقط اتلاف وقت است و کسانی که این کنفرانس‌ها را برگزار می‌کنند، دوست دارند که به‌مدت ۱ یا ۲ ساعت صحبت کنند و فریاد بزنند.

به ‌هر روی، چرا تر و خشک را با هم بسوزانیم؟ دیدار و کنفرانس برای تجارت شما بد نیست، بلکه شما آن را درست اجرا نکرده‌اید.

شما به‌عنوان مدیر پروژه، برای گفتن کلیشه‌ها، تغییر الگوها و تفکر خارج از چارچوب وقت ندارید؛ می‌خواهید جلساتتان عمیق و مختصر باشد؛ این موضوع، به نکته پیشین درباره ارتباط نیز مربوط است.

هدف هر دیداری، داشتن موضوعاتی برای گفت‌و‌گو است؛ این هدف با نظم و تمرکز دست‌یافتنی است. در پایان این گردهمایی ۴۵دقیقه‌ای، باید این پرسش مطرح شود که «آیا همه می‌دانند این دیدار درباره چه چیزی بود؟»

۹. از ابزارهای نرم‌افزاری استفاده کنید

امروزه، فناوری بهترین دوست انسان‌هاست. می‌توان گفت که فناوری، جایگزین سگ‌ها شده است.

دنیای تجارت با تغییرات شرایط، بسیار سازگار بوده و به‌خوبی پیشرفت کرده است؛ از ابزارهای دیجیتال بهره می‌گیرد و از هر فرصتی برای افزایش سود استفاده می‌کند. بیشتر شرکت‌ها از به‌روزترین و بهترین سخت‌افزارها و نرم‌افزارها برای انجام کارها استفاده می‌کنند؛ البته استثناهایی نیز وجود دارد.

شما نیز به‌عنوان مدیر پروژه، باید همین کار را انجام دهید.

نرم‌افزارهای فراوانی، برای مدیریت پروژه شما وجود دارد. بهترین برنامه آن است که همکاری، مدیریت زمان، ارتباطات، برنامه‌ریزی و اشتراک اسناد را در یک سیستم واحد ترکیب کند.

آیا مطمئن نیستید که باید از کدام نرم افزار مدیریت پروژه استفاده کنید؟ در اینجا، چند پیشنهاد مقرون‌به‌صرفه، که مزایای نرم‌افزاری گسترده‌ای دارند، آورده شده است:

• ترلو (Trello)؛
• اسلک (slack)؛
• بیس‌کمپ (basecamp)؛
• رایک (wrike)؛
• پودیو (podio).

۱۰. پس از به‌پایان‌رساندن پروژه، آن را بازبینی کنید

در پایان، مهم است که برای مدیریت پروژه آن را به‌طور کامل بازبینی کنید. فقط درباره بهره‌برداری از محصول نهایی، اطمینان از انجام هدف نهایی و وظایف و همچنین برطرف‌شدن نیازها سخن نمی‌گوییم؛ باید مراحل آغازین را بررسی کنید، مراحل بخشی را ارزیابی کنید و مهارت‌های مدیریت پروژه خود را بررسی کنید. آیا همه‌چیز به بهترین شیوه انجام ‌شده است یا امکان پیشرفت وجود دارد؟

بازبینی مراحل آغاز، برنامه‌ریزی، اجرا و پایان پروژه به بهبود آن کمک می‌کند، اثربخشی آن را حفظ می‌کند و بهترین نتیجه را در پی خواهد داشت.

آیا می‌دانید که این بهترین ابزار یادگیری است؟

کارشناسان، مدیران پروژه را به رهبران ارکستر کلاسیک تشبیه کرده‌اند؛ رهبر ارکستر، هر نوازنده را راهنمایی می‌کند تا نت‌ها را به‌دقت دنبال و آنها را به‌خوبی اجرا کند. مدیر پروژه وظیفه سنگینی را بر دوش می‌کشد؛ این فشار کاری یا به پیروزی یا به شکست منجر می‌شود.

آیا شما مانند ایکاروس، شخصیت افسانه‌ای در اساطیر یونانی، خواهید شد و به فراز آسمان پرواز خواهید کرد تا جایی که خورشید بال‌هایتان را بسوزاند یا نایکی (Nike) و خدایان یونان را الگو قرار می‌دهید و شخص موفقی خواهید بود؟

آیا می‌خواهید نکات دیگری را درباره مدیریت پروژه با ما در میان بگذارید؟ به گفت‌وگوی زیر بپیوندید.

استخدام مهندس برق

جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.

منبع: careeraddict.com