فرضیات پروژه چیست و چگونه می‌توان آن‌ها را مدیریت کرد؟
مدیران پروژه طیف گسترده‌ای از مسئولیت‌ها را در زمان برنامه ریزی فعالیت‌ها، بودجه‌بندی و تخصیص منابع لازم برای پیشبرد موفقیت‌آمیز یک پروژه بر عهده دارند. بخش عمده‌ای از برنامه‌ریزی پروژه شامل تخمین‌ها و برآورد مبتنی بر دانش درمورد جنبه‌های خاصی از پروژه است که باید دقیق و واقع‌گرایانه باشند تا از به خطر انداختن یک‌پارچگی کل پروژه جلوگیری شود. این حدس‌ها «فرضیات پروژه» یا «مفروضات پروژه» هستند و باید به‌دقت کنترل شوند تا در مواقع ضروری، اصلاحات سریع و دقیقی انجام شود.
در این مطلب، درباره‌ی انواع مختلف فرضیات پروژه و اهمیت مدیریت پروژه و نظارت بر آن‌ها در برآورده کردن اهداف زمانی پروژه و کیفیت مورد نیاز پروژه، بحث کرده‌ایم.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
فرضیات پروژه چیست؟
فرضیات باورهایی هستند که بر اساس تجربیات قبلی و اطلاعاتی که در اختیار شما قرار دارند، شکل گرفته‌اند. فرضیات پروژه جنبه‌ی موردانتظار چرخه‌ی عمر پروژه هستند و عنصری از ریسک را به پروژه اضافه می‌کنند که ممکن است دقیق نباشد یا رخ ندهد. در پروژه، فرضیاتی که نادرست بودن آن‌ها اثبات شده‌است، اغلب به الزاماتی تبدیل می‌شوند و می‌توانند مشکلاتی چشم‌گیر یا یک محدودیت مهم در پروژه ایجاد کنند.
نمونه‌هایی از فرضیات پروژه
گمانه‌زنی‌ها معمولا درمورد بودجه‌بندی، محدودیت‌های زمانی، محدودیت‌های منابع و مهارت‌ها ایجاد می‌شوند. فرضیاتی که درمورد این عوامل گفته می‌شود، شرایطی هستند که به طور فرضی در آینده محقق می‌شوند و راهبردهای پروژه پیرامون آن‌ها ساخته می‌شوند.
در حالی که برای برنامه‌ریزی فعالیت‌های پروژه، شکل‌گیری برخی فرضیات ضروری است، یک گمانه‌زنی نادرست می‌تواند تمام راهبرد پروژه را از بین ببرد؛ با این حال، شناخت و مستندسازی این فرضیات می‌تواند برای ارزیابی ریسک اهمیت داشته‌باشد. گذر از مراحل مستندسازی آن‌ها می‌تواند باعث ساخت ایده‌های جدید یا حرکات راهبردی شود که ریسک کم‌تری دارد. موارد زیر نمونه‌هایی از فرضیاتی هستند که امکان دارد برای مدیر پروژه ضروری باشد:
۱. فرضیات منابع
تخصیص منابع بر مبنای فرضیاتی است که منابع لازم (افراد، مواد و بودجه) در صورت نیاز در دسترس خواهند بود. این فرضیات تأثیر بسزایی در موفقیت یا عدم موفقیت پروژه دارند، زیرا تخصیص منابع مهم‌ترین قسمت برنامه‌ریزی و مدیریت پروژه است.
اگر در طول چرخه‌ی عمر پروژه، منابع خاصی کم‌یاب شوند یا به طریق دیگری در دسترس نباشند، جدول زمانی، وظایف و احتمالا مدیریت محدوده پروژه با مشکل مواجه می‌شود و هدف نهایی پروژه به‌شدت خدشه‌دار خواهد شد. سطح توزیع منابع نیز به همان اندازه مهم است؛ حتی اگر منابع کافی اختصاص داده شوند، در صورتی که سطح توزیع کافی نباشد، پروژه هم‌چنان می‌تواند در معرض ریسک باشد.
۲. فرضیات فناوری
فرضیات مبتنی بر فناوری، چهارچوبی از زیرساخت‌های فناوری موردنیاز را برای رسیدن به هدف های پروژه ایجاد می‌کنند. منابع فناوری ممکن است شامل نرم‌افزار، پشتیبانی فناوری اطلاعات یا دستگاه‌های فیزیکی مانند کامپیوتر و تلفن باشند. فناوری معمولا داخلی است، اما می‌تواند برون‌سپاری شود. بسیار مهم است که بدانید اعتبار منابع برون‌سپاری‌شده می‌تواند تحت‌تأثیر امکان دسترسی، ظرفیت‌‌ها و مشکلات رویه‌ای باشد تا در صورت بروز هریک از این مشکلات در داخل، برنامه‌ی جایگزینی را تنظیم کنید.
۳. فرضیات مبتنی بر زمان
این محدودیت‌های بالقوه که تحت عنوان «فرضیات برنامه‌ریزی» شناخته می‌شوند، اغلب تحت‌تأثیر دسترسی منابع مهمی مانند فناوری، امور مالی و کارکنان قرار می‌گیرند. توصیه می‌شود که برای جلوگیری از ایجاد کمبود در منابعی که می‌توانند به طور چشم‌گیری بر جدول زمانی پروژه‌ی شما تأثیر بگذارند، برای موارد غیرمترقبه برنامه‌ریزی کنید.
۴. فرضیات کیفیت/ مشخصات
فرضیات کیفیت، در صورت استاندارد نبودن کیفیت، می‌توانند روی برنامه‌ی زمانی پروژه تأثیر بگذارند که سبب دوباره‌کاری می‌شود. دستورالعمل‌های ایمنی در مواقعی که اعضای تیمتان ملزم به رعایت اقدامات ویژه‌ای باشند، نقش مهمی را ایفا می‌کنند و انحراف از آن‌ها می‌تواند مانعی برای موفقیت پروژه باشد.
۵. فرضیات هزینه
برآورد هزینه یکی از اقدامات ضروری هنگام برنامه‌ریزی پروژه است. پیش‌بینی دقیق هزینه‌ها در مرحله‌ی بودجه‌بندی بسیار مهم است. توسعه‌ی بودجه‌های کوتاه‌مدت و بلندمدت به شکل‌گیری قراردادها و حفظ هزینه‌ی کل پروژه در بودجه‌ی برآوردشده کمک شایانی می‌کند. هزینه‌هایی که معمولا در بودجه‌ی پروژه گنجانده می‌شوند، از جمله دست‌مزد کارکنان و پیمان‌کاران فرعی، هزینه‌های مواد و تجهیزات خریداری‌شده یا اجاره‌ای برای پروژه و هزینه‌ی استهلاک آن‌ها، مخارج غیرمستقیم، مانند اجار‌ه‌ی فضا، آب و برق، لوازم اداری و سایر هزینه‌های جانبی.
۶. فرضیات مکانی/ محیطی
این فرضیات شامل شرایط محیطی و مکانی هستند که پوژه در آن‌ها انجام می‌شود. اعتماد کردن به پیش‌فرض‌های نادرست و تغییر موقعیت مکانی پروژه می‌تواند روی پروژه تأثیر منفی بگذارد. فرضیات نقش مهمی در تدوین برنامه‌ی «مدیریت ریسک» دارند. شما به عنوان مدیر پروژه باید فرضیات بیش‌تری را در نظر بگیرید و آن‌ها را مدیریت کنید تا پروژه به‌موقع و با بودجه‌ی تعیین‌شده به سرانجام برسد.
چگونه فرضیات پروژه را مدیریت کنیم؟
مفروضات پروژه باید به طور ماهرانه‌ای مدیریت شوند، زیرا آن‌ها مجموعه‌ای از بخش‌های منعطف در هر پروژه هستند که می‌توانند موفقیت کلی پروژه را تحت‌تأثیر قرار دهند. فرضیات را می‌توان بر اساس پروژه‌های مشابه در گذشته ارائه کرد، اما به عنوان ریسک احتمالی باید به‌دقت کنترل شوند. اگر خطایی در هریک از فرضیات صورت بگیرد، باید به‌سرعت آن‌ها را شناسایی و برطرف کنید؛ در ادامه، مطمئن شوید که سایر اعضای تیم از تغییرات حاصل باخبر شده‌اند.
در بدترین شرایط، فرضیات مربوط به تجهیزات شخص ثالث یا اعضای تیم می‌توانند نتایج خطرناکی را به دنبال داشته‌باشند، زیرا این فرضیات میزان اعتماد به مردم و تجهیزات را استنباط می‌کنند به این شکل که همه‌چیز به‌درستی عمل خواهد کرد و کار در زمان مقرر و در محدوده‌ی پروژه انجام خواهد شد. موارد مشابه را می‌توان درمورد استفاده از تجهیزات یا روش‌های آزمایش‌نشده نیز بیان کرد و در صورتی که مطابق انتظار عمل نکنند، ضربه‌ی ویرانگری به پروژه وارد خواهد شد.
به منظور جلوگیری بیش‌تر از این موارد، اعضای تیم موظف‌اند که مشکلات یا نگرانی‌های خود را به‌سرعت با مدیر پروژه در میان بگذارند تا از بروز بحران جلوگیری شود. این مسئولیت مدیر پروژه است که مطمئن شود فرضیات یا مشاهدات اعضای تیم به‌موقع اصلاح شده‌اند و در طول مدت پروژه کنترل می‌شوند تا شانس موفقیت پروژه به حداکثر برسد.
تغییر در فرضیات شکل می‌گیرد، زیرا آن‌ها صرفا گمانه‌زنی‌هایی بر اساس تجربیات قبلی هستند. اگر متوسط هزینه‌ها، منابع یا سایر پیش‌بینی‌ها برای پروژه تغییر کرده‌باشد، مهم است که موقعیت و زمان تغییر را مشخص کنید تا بتوانید تأثیرات آن را بر موفقیت پروژه تعیین کنید و تنظیمات لازم را نیز انجام دهید.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
منبع: indeed.com
دیدگاه