چگونه می توانیم مشکلات و یا فرصت ها را به مدیر خود اطلاع دهیم؟

آیا پروژه مورد نظر بیش از بودجه تعیین شده هزینه داشته؟ رقیبان از ایده شرکت شما کپی برداری کرده اند؟ یکی از رقبا با معرفی محصول جدید از شما پیشی گرفته؟  هیچ کدام از ما دوست نداریم که پیام (این نوع پیام ها) دشوار را به گوش مدیر خود برسانیم، اما این مساله می تواند ابزار ارزشمندی برای ایجاد اعتماد با او باشد. همانطور که می دانید، نباید بدون داشتن راه حل، مساله ای را برای مدیر خود مطرح کنید. اما اغلب فراموش می کنیم که شرایطی را ایجاد کنیم تا با درنظر گرفتن منابع ضروری، برای رسیدن راه حل به ما کمک کند. در این مطلب به پنج گام اشاره می شود تا در مواقع آتی که می خواهید اخبار بد و یا فرصت های خوب را به مدیر خود اطلاع دهید، از آنها استفاده کنید.

1. برای مدیر خود مساله و یا فرصت را تشریح کنید. دیدی کلی از مساله پیدا کرده و نشان دهید که تاثیر خاصی بر روی کارتان و یا اهداف شرکت دارد. اگر فرصتی را شناسایی کرده اید، مزایای بالقوه آن را نه تنها بر تیم خودتان بلکه در ابعاد وسیع برای  سازمان نشان دهید. به عنوان مثال اگر با مشکل روحیه تیم در شرکت خود (مثال شرکت آتلانتا) مواجه شده ایم، می توانیم آن را این گونه تشریح کنیم « ما با مشکل روحیه در تیم فناوری مواجه شدیم و پژوهش اخیر نشان می دهد که 40 درصد از کارکنان در شعبه آتلانتا شغل خود را باارزش و چالشی  نمی بینند. اگر این مساله را حل نکنیم، ممکن است بسیاری از نیروهای با استعداد خود را از دست بدهیم. قبلا شاید ما توانایی حل این مساله را نداشتیم، اما اکنون که سیستم جدید خود با نام Q1 را راه اندازی می کنیم، این کار شدنی است. من چند ایده کوچک دارم، ما با تلاش و کمک شما و همکاری با منابع انسانی می توانیم این مساله را حل کنیم. من فکر می کنم با دیدگاه مناسب می توانیم تمرکز تیم را برای رسیدن به اهداف Q1 حفظ کنیم.»

2. راه حل و یا دیدگاه خود را شناسایی کنید. توضیح دهید که چگونه برای حل مساله تلاش کرده اید و یادگیری تان از آن ها چه بوده است. دیدگاه خاص خود را در راستای حل مساله همراه با گزینه ها به مدیر پیشنهاد دهید. به طور شفاف هر گزینه بالقوه را به همراه مزایا و معایب آن تشریح کرده و ریسک و موانع آن ها را بگویید. منطق هر گزینه پیشنهادی را توضیح دهید. شما دوست دارید تا مدیر به این که چند گزینه را در نظر گرفته اید، پی ببرد. به عنوان مثال «به نظر می رسد ما به دو یا تعداد بیشتری از مدیران نیاز داریم تا به درخواست های اخیر مشتریان پاسخ دهیم. زمانی که من این مساله را در سالن کنفرانس به یکی از مدیران (به عنوان مثال Sarah) گفتم، او پاسخی برای آن ارائه نداد. من می خواهم پیش او در شهر سینیسیتی (Cincinnati) بروم و در مورد قرارداد ها مجددا مذاکره کنم. من فکر می کنم اگر رو در رو او را ملاقات کنم، می تواند تفاوت معناداری داشته باشد. به اضافه این که اگر این کار را چند هفته بعد انجام دهم، می توانیم در فاز بعدی پروژه را تحویل دهیم و او با این کار راضی خواهد شد. می توانیم تصمیم سخت تری بگیریم و به درخواست مشتریان نه بگوییم و ببینیم پاسخ آنها چه خواهد بود. اما می ترسم که روابط آینده ما به خطر بیافتد. ما می توانیم تیم خود را بزرگ تر کرده و آن را به عنوان سرمایه گذاری بازاریابی در نظر بگیریم. ما می توانیم از موقعیت مناسب (Sarah) استفاده کنیم، چون او ارتباطات خوبی با شرکت های هدف ما دارد اما با این کار ممکن است ریسک مالی بیشتری به ما تحمیل شود.

3. تاثیر را توضیح دهید. تاثیر راه حل پیشنهادی خود را که می تواند کار شما یا دیگران و نیز مدیرتان  را تحت تاثیر قرار دهد، در نظر بگیرید. در مورد ایده خودتان و تاثیراتی که بر روی اهداف سازمان می تواند داشته باشد به طور صریح توضیح دهید. (به عنوان مثال در مورد مشکل پیگری فروش می توانید این گونه راه حل ارائه کنید) «اگر از فرآیند رسمی در پیگیری فروش استفاده کنیم، می توان  ارتباط بهتری میان معاونت ها به منظور پاسخ به نیازهای مشتریان ایجاد کرد . همانطور که می دانید رویکرد اخیر برای ارتباط بین دو معاونت کارکرد خوبی داشت  ، اما اکنون بیش از 20 ارتباط داریم. این مساله به تدریج حجم کار را بالا می برد، اما به  روشن ساختننحوه تسهیم اطلاعات کمک می کند. همچنین به مدیر ارشد دید بهتری نسبت به روند ارتباطات می دهد. با این کار بررسی گزارش های فروش با همکاری یکدیگر یک هفته طول نخواهد کشید و به این معنا خواهد بود که نسبت به تقاضاها پاسخگویی بهتری می توانیم داشته باشیم».

4. مزایای گزینه ها را بحث کنید. در طول گفت و گو به مثال های مشخصی از مزایای ایده خود اشاره کنید. به این که این راه حل چه ویژگی خاصی دارد، یا چگونه می تواند عملی شود و کم اهمیت ترین موضوع در این مرحله چیست. اگر شما از دیدگاه خود در مقیاس کوچک تر به نتایج خوبی دست یافته اید، آن را با دیگران به اشتراک بگذارید.

5. مسئولیت نتایج را بر عهده بگیرید. تعهد خود را به منظور اطمینان از موفقیت نشان دهید. با مدیر خود برای رسیدن به اقدام نهایی همکاری کنید تا از فرصتی که پیشنهاد داده اید، امتیازی کسب کنید. برای مثال«این موضوع بر عهده من خواهد بود. در این رویداد بی نتیجه که نمی توانیم از کمپین مشتریان زیادی جذب کنیم؛ من می خواهم هر چه زودتر  نقشه دوم (Plan B) را اجرا کنم. برای شروع با دسترسی به تری (Terry) لیستی از مشتریانی که اعلام تمایل برای دریافت ایمیل داشته  اند، تهیه کنم. سپس با الن (Ellen) پیش نویس اولیه ایمیل را آماده می کنم. زمانی که این کار تمام شد، دوست دارم با همکاری شما، این کار را انجام دهیم و منتظر بازخورد آن باشیم. آیا به نظر شما برنامه معقولی به نظر می رسد؟ »

منبع: Harvard Business Review/Guide to Managing Up and Across