دفتر مدیریت پروژه یا PMO چیست؟ هر آنچه باید درباره‌ی آن بدانید
- دفتر مدیریت پروژه چیست؟
- وظایف دفتر مدیریت پروژه چیست و چه کمکی به مدیر پروژه می‌کند؟
- مزایای راه‌اندازی دفتر مدیریت پروژه یا PMO چیست؟
- انواع دفتر مدیریت پروژه کدامند؟
- چگونه دفتر مدیریت پروژه را در سازمان توسعه دهیم؟
- چگونه شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) مناسب برای دفتر مدیریت پروژه مشخص کنیم؟
اگر برای اولین بار است که می‌خواهید یک PMO یا دفتر مدیریت پروژه (Project Management Office) را راه‌اندازی کنید و مدیر پروژه باشید، احتمالا با شک و تردید روبه‌رو خواهید شد و شاید از خود بپرسید آیا افزودن یک بخش دیگر به بخش‌های متعدد پروژه واقعا ضروری است؟ در واقع در این تردید تنها نیستید. اغلب سازمان‌ها برای شروع کار این بخش مردد هستند. در بسیاری از سازمان‌ها، راه‌اندازی دفتر مدیر پروژه و سپس وظایف مدیر پروژه با کمی پیچیدگی همراه است. بعضی از ذینفعان می‌ترسند وجود PMO به معنای نظارت بیشتر و در نهایت کندشدن پروسه اتمام پروژه‌ها باشد.
در این‌مطلب توضیح می‌دهیم شرح وظایف دفتر مدیریت پروژه یا PMO چیست، از مزایای دفتر مدیریت پروژه و ضرورت راه‌اندازی آن برای کمک به انجام شدن وظایف مدیر پروژه می‌گوییم، چند روش‌های توسعه‌ی آن بیان می‌کنیم و بررسی می‌کنیم چگونه می‌توان شاخص‌های کلیدی عملکرد مناسب برای دفتر مدیریت پروژه تعریف کرد. همراه ما باشید.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
دفتر مدیریت پروژه یا PMO چیست؟
در هر سازمانی PMO یا دفتر مدیریت پروژه، شرح وظایف، قدرت و مسئولیت‌های متفاوتی دارد که هرکدام، بسته به سازمان مربوطه مشخص می‌شوند. اما به طور کلی، دفتر مدیریت پروژه، به‌عنوان یک بخش سازمانی دائم معرفی می‌شود. بخشی که مسئولیت هماهنگی و متمرکزسازی تمام پروژههای سازمان را برعهده دارد. وظایف احتمالی PMO شامل برنامه‌ریزی برای نمونه‌کارهای پروژه، توسعه استانداردهای پروژه‌ها و استراتژی‌های مختلف، آموزش به نیروهای جدید و در نهایت نظارت، پشتیبانی و هدایت پروژههای مستقل است.
وظایف دفتر مدیریت پروژه چیست و چه کمکی به مدیر پروژه می‌کند؟
در این سازمان‌ها، مدیران اجرایی وظایف بسیار مهم دیگری دارند که مشغول آن‌ها هستند و مدیر پروژه‌ها، هر کدام پروژه‌ها و مسئولیت‌های خاص خود را دارند. پس در این حالت و در سازمان‌هایی که چندین پروژه متفاوت و بزرگ وجود دارد، چه کسی مسئول پیگیری و انجام این وظیفه بزرگ و سنگین است؟ شرح وظایف دفتر مدیریت پروژه چیست؟
دفتر مدیریت پروژه یک نظارت کلی بر پروژه‌ها دارد، استراتژی کلی سازمان را می‌شناسد و تضمین می‌کند که پروژه‌ها تحت نظر استراتژی سازمان ادامه پیدا می‌کنند. هرچند ابتدا باید بدانیم شرح وظایف PMO چیست؛ شرح وظایف PMO در سازمان‌های مختلف، تفاوت بسیاری با یکدیگر دارند. هیچ شرح وظایف دقیقی برای این شغل وجود ندارد اما به طور کلی وظایف این بخش، شامل موارد زیر است.
- مدیریت سبد پروژه‌ها از طریق دسته‌بندی، انتخاب و اولویت‌بندی پروژه‌ها براساس استراتژی سازمان، منابع موجود و کمک به تسهیل پروسه تصمیم‌گیری مربوط به پروژه‌ها برای مدیر پروژه؛
- برنامه ریزی منابع در سطح اولیه و در نمونه‌های ابتدایی، بهبود استفاده از منابع و حل اختلافات موجود در منابع متفاوت و کاهش ریسک؛
- نگه‌داری از اطلاعات نیروهای کنونی، مخصوصا در زمینه ظرفیت و تخصیص پروژه‌ها براساس مهارت های نرم و سخت افراد؛
- استانداردسازی روش‌ها و پروسه‌های مدیریت پروژه برای مدیر پروژه و سایر اعضای تیم پروژه؛
- انتخاب، پیاده‌سازی و آموزش ابزار‌ها و نر‌م‌افزارهای موجود به نیروهای سازمان؛
- افزایش شفافیت پروژههای فعلی از طریق به‌روزرسانی پروژه‌ها و انتشار اطلاعات معتبر؛
- ترویج جریان اطلاعاتی و ارتباطی؛
- بررسی خطاهای ایجادشده در پروژههای پیشین برای تدوین اطلاعات کامل و دقیق، جهت جلوگیری از تکرار خطاها؛
- پایش پیشرفت پروژه‌ها و کنترل موارد تاثیرگذار بر منابع، هزینه‌ها و جدول به‌روزرسانی پروژه؛
- آموزش به سرپرست‌ها و مدیر پروژه ها و ذینفعان مختلف؛
- فراهم‌کردن پشتیبانی مدیریتی و عملیاتی برای مدیران و تیم‌های پروژه مثل مدیریت حل اختلاف.
مزایای راه‌اندازی دفتر مدیریت پروژه یا PMO چیست؟
دلایل زیادی وجود دارند که از ضرورت وجود دفتر مدیریت پروژه در سازمان‌های بزرگ، برای موفقیت در مدیریت پروژه حمایت می‌کنند. در این سازمان‌ها، تعداد و حجم پروژه‌ها دائم در حال افزایش است و ناگفته پیداست که پیچیدگی‌های موجود نیز روزبه‌روز بیشتر می‌شود. یک نفر در کل سازمان، باید تمام پروسه‌ها، تغییرات، پیچیدگی‌ها و ریسک‌ها را رهگیری کرده و براساس تمام این موارد تصمیم گیری کند.
در دفتر مدیریت پروژه، نیروهایی را استخدام کنید که متخصص هستند، منابع و معرفی‌نامه‌های معتبری دارند و نسبت به وظایف و مسئولیت‌های خود به‌صورت کامل، آگاهند. با حضور این افراد و معرفی آن‌ها، تاثیر بزرگ و مثبتی در محیط سازمان و پروژه‌ها ایجاد می‌شود. حال به این می‌پردازیم که مزایای PMO چیست:
- نظارت بر دسترسی منابع و استراتژی سازمان برای ایجاد نمونه کارهای موفق. به عبارت دیگر، انجام کار درست در زمان درست؛
- یکپارچه‌سازی متد پروژه‌ها و استانداردسازی استفاده از یک نرم‌افزار واحد در کل سازمان؛
- کم‌کردن مسئولیت مدیر پروژه برای کاهش صرف زمان و انرژی، که افزایش تمرکز آن‌ها برای انجام پروژههای بیشتر را به دنبال دارد؛
- بهبود ارتباط‌های موجود درون پروژه و کل سازمان؛
- انتقال دانش موثر برای کمترکردن خطاها و ایجاد بهترین روش انجام کارها؛
- افزایش بهره وری، افزایش کیفیت و در نهایت کاهش خطاهای پروژه.
انواع دفتر مدیریت پروژه (PMO) کدامند؟
هنگام اجرای PMO، اولین کاری که باید انجام شود، انتخاب نوع ساختار متناسب با نیازهای خاص سازمان است که کار ساده‌ای نیست؛ زیرا هیچ فرمول یکسانی برای موفقیت در تمام پروژه‌ها وجود ندارد. سازمان‌ها از نظر نیازها، اندازه، ساختار و بلوغ مدیریت پروژه، بسیار متفاوت از یکدیگر هستند و انتخاب ساختار متناسب، کلید موفقیت است.
سه نوع اساسی دفتر مدیریت پروژه (PMO) وجود دارد که از نظر میزان کنترل و تاثیر آن‌ها بر روی پروژههای درون سازمان، متفاوت هستند. برای این‌که بتوانید دفتر پروژه مؤثری داشته باشید، باید تعیین کنید که کدام نوع مناسب شما است. این سه مدل شامل موارد زیر است:
۱. دفتر مدیریت پروژه‌ی حمایتی (Supportive)
بعد از آشنایی با این که PMO چیست به دفتر مدیریت پروژه حمایتی می‌پردازیم، این دفتر به‌طور کلی، پشتیبانی را در قالب تخصص مورد نیاز، الگوها، روش‌های ایدئال، دسترسی به اطلاعات و تخصص درباره سایر پروژه‌ها، ارائه می‌دهد. این مدل در سازمان‌هایی کارایی دارد که پروژه‌ها با روشی کنترل‌نشده، موفقیت‌آمیز هستند و کنترل اضافی، غیرضروری به نظر می‌رسد. همچنین، اگر هدف، داشتن نوعی اتاق پردازش اطلاعات مدیریت پروژه در سراسر شرکت باشد تا مدیران پروژه، آزادانه به آن دسترسی داشته باشند، دفتر مدیریت پروژه حمایتی مدل مناسبی است.
۲. دفتر مدیریت پروژه‌ی کنترلی (Controlling)
در سازمان‌هایی که تمایل به مهار فعالیت‌ها، فرآیندها، رویه‌ها، مستندسازی و موارد دیگر دارند، یک دفتر مدیریت پروژه کنترلی قادر به انجام این موارد خواهد بود. در این مدل، نه‌تنها سازمان، پشتیبانی را فراهم می‌کند، بلکه به استفاده از پشتیبانی نیز نیاز دارد. الزامات، ممکن است شامل اتخاذ روش‌هایی خاص، الگوها، فرم‌ها، انطباق با حاکمیت و استفاده از سایر مجموعه قوانین کنترل‌شده دفتر مدیریت پروژه PMO باشند.
علاوه بر این، دفاتر پروژه ممکن است نیاز به بررسی منظم توسط دفتر مدیریت پروژه کنترلی داشته باشند، که بیانگر عامل ریسک در پروژه است. این مدل در دو صورت کارایی دارد. اول آن‌که مورد واضحی وجود داشته باشد که مطابقت با پیشنهادات سازمان مدیریت پروژه، باعث بهبود در سازمان و چگونگی اجرای پروژه‌ها شود و دوم آن‌که PMO، پشتیبانی کافی برای پشت‌سرگذاشتن کنترل‌هایی که دفتر مدیریت پروژه اعمال می‌کند، داشته باشد.
۳. دفتر مدیریت پروژه‌ی مستقیم (Directive)
این مدل فراتر از کنترل پیش می‌رود و در واقع مسئولیت پروژه‌ها را با ارائه تجربه و منابع مدیریت پروژه، برعهده می‌گیرد. هنگامی که سازمان پروژه‌ها را تقبل می‌کند، مدیران پروژه حرفه‌ای از دفتر مدیریت پروژه‌ها به این پروژه‌ها اختصاص می‌یابند.
این مدل، حرفه‌ای‌بودن را به پروژه‌ها تزریق می‌کند و سطح بالایی از ثبات عمل را در تمام پروژه‌ها تضمین می‌کند. این مدل در سازمان‌های بزرگتر که اغلب زمینه‌های مختلفی را پشتیبانی می‌کنند و چنین سازوکاری متناسب با فرهنگ آن‌ها است، مؤثر خواهد بود.
این سوال بسیار پیش می‌آيد که ساختار مناسب PMO چیست؛ برای انتخاب نوع مناسب ساختار دفتر مدیریت پروژه، عوامل زیادی را باید در نظر گرفت که شامل انتفاعی یا غیرانتفاعی‌بودن سازمان، پراکنده یا متمرکز بودن آن، بزرگ یا کوچک‌بودنش، نوع صنعت، فرهنگ و ... است.
اگر به این موارد، اختلافات موجود در بلوغ مدیریت‌کردن پروژه را در سازمان‌های مختلف را اضافه کنید، متوجه خواهید شد که انتخاب ساختار PMO کاملا چالش‌برانگیز است. برای غلبه بر این چالش، ایجاد توازن بین مدل‌های حمایتی، کنترلی و مستقیم، متناسب با شرایط، ضروری است. به‌عنوان مثال، در سازمانی که فاقد رویه‌های تعریف‌شده مدیریت پروژه است، دفتر مدیریت پروژههای حمایتی، جهت تمرکز بر روی تعریف فرآیند و آموزش و سپس حرکت به سمت اجرای کنترل می‌تواند مناسب باشد.
تعادل بین مدل‌های حمایتی و کنترلی اهمیت دارد. تمرکز بیش از حد بر کنترل، می‌تواند موجب انحراف سازمان شود و از سوی دیگر، تمرکز بر حمایت می‌تواند منجر به به‌وجود آمدن انبوهی از اسناد مدیریت پروژه شود که هیچ‌کس از آن‌ها پیروی نمی‌کند.
مراحل انتخاب دفتر مدیریت پروژه یا PMO چیست؟
برای انتخاب مدل مناسب ساختار دفتر مدیریت پروژه، ۴ گام زیر مؤثر است:
- گردآوری ذینفعان برای ارزیابی نیازهای آن‌ها؛
- درک اندازه، پیچیدگی و فرهنگ سازمان؛
- ارزیابی بلوغ مدیریت‌کردن پروژه سازمان؛
- انتخاب مدل ساختاری PMO و نقش‌های مطابق با بلوغ مدیریت پروژه جاری.
برای مثال، مدل حمایتی دفتر مدیریت پروژه‌ها طبق شرایط زیر می‌تواند مناسب باشد:
- سازمان فاقد روش‌ها، رویه‌ها و ابزار مدیریت‌کردن پروژه باشد؛
- مشارکت‌کنندگان مدیریت پروژه، فاقد دانش و مهارت باشند؛
- مدیران پروژه دارای دانش و مهارت در روش‌های استاندارد مدیریت پروژه باشند اما از رویه‌های رایج و اشتراک دانش استفاده نکنند؛
- فقدان رویه‌های مشخص، جهت شناسایی مهارت‌ها و شایستگی‌های داوطلبین مدیر پروژه؛
- فقدان برنامه‌های آموزشی ویژه توسعه دانش و مهارت مدیریت پروژه.
مدل کنترلی دفتر مدیریت پروژه طبق شرایط زیر می‌تواند مناسب باشد:
- سطوح مختلفی از ذهنیت درباره مدیریت پروژه در سازمان وجود داشته باشد؛
- مدیران پروژه دارای دانش پایه‌ای روش‌های استاندارد مدیریت پروژه باشند؛
- سازمان عادت به کار بر روی پروژههای چندتخصصی داشته باشد؛
- حمایت روشنی از مدیران ارشد برای اجرای شیوه‌های استاندارد مدیریت پروژه وجود داشته باشد؛
- دفتر مدیریت پروژههای حمایتی از قبل اجرا شده باشد.
مدل مستقیم دفتر مدیریت پروژه‌ها طبق شرایط زیر می‌تواند مناسب باشد:
- در اجرای PMO حمایتی و کنترلی، پیشرفت حاصل گردیده است؛
- در ساختار مدیریت اجرایی تغییراتی حاصل شده باشد. زیرا مدیران وظیفه‌ای باید تا حدی کنترل بر روی منابع و انتخاب پروژه را کنار بگذارند؛
- سازمان به جای داشتن تفکر سیلو (بی‌میلی در اشتراک دانش)، با تفکر پروژه سازگار شده باشد؛
- حرفه مدیریت‌کردن پروژه، به‌عنوان یک مسیر شغلی روشن در سازمان شناخته‌شده باشد؛
- معیارها و کنترل‌ها در سطح پروژه، برنامه و پورتفولیو برقرار شده باشد.
به‌طور کلی، بهترین مدل برای هر سازمان با توجه به فرهنگ و تاریخچه آنچه که تاکنون کارایی داشته یا خیر، بسیار متفاوت است. اما اهداف کم و بیش شامل موارد زیر است:
- اجرای یک روش رایج؛
- استانداردسازی واژگان علمی؛
- معرفی‌کردن فرآیندهای مؤثر تکرارپذیر مدیریت پروژه‌ها؛
- ارائه ابزار پشتیبانی متداول؛
- در نهایت، هدف، بهبود سطوح موفقیت پروژه در داخل سازمان است.
چگونه دفتر مدیریت پروژه را در سازمان توسعه دهیم؟
پس از این که با PMO چیست و انواع آن آشنا شدین دفتر مدیریت پروژه با وجود آن‌که به‌طور گسترده مورد پذیرش شرکت‌ها قرار گرفته است، اما کنارآمدن با آن از جانب کارمندان هنوز هم با درجاتی از مقاومت، روبه‌رو می‌شود. یکی از دلایل مهم عادت‌نکردن کارمندان به بخش PMO این است که پروژههای اجراشده توسط این بخش موجب بروز تغییر در روش‌های سنتی انجام کار می‌گردد. در ادامه با سه روش مفید برای ترویج ارزش و کاربرد دفتر مدیریت پروژه یا PMO در شرکت خود آشنا خواهید شد.
۱. استخدام کارمندان واجد شرایط
آیا می‌دانید روش افزایش محبوبیت PMO چیست؟ محبوبیت دفتر مدیریت پروژه را می‌توانید با استخدام کارمندان واجد شرایط، قدرتمند و دارای توانایی رهبری افزایش دهید. برای مدیریت پروژه مؤثر به مهارت‌های تخصصی نیاز دارید و رهبر موفق دفتر مدیریت پروژه شما باید با استفاده از یک رویکرد مدیریت عملی این مهارت‌ها را با عملیات روزانه شرکت به حالت تعادل دربیاورد. این مدیر PMO، باید از افرادی بهره بگیرد که دارای مهارت‌هایی ذاتی هستند. مدیر دفتر مدیریت پروژه همچنین باید بتواند بر تیمش تأثیر بگذارد و به آن‌ها انگیزه بدهد.
رهبر دفتر مدیریت پروژه PMO باید از نفوذ شخصی بالایی برخوردار باشد تا بتواند با بخش‌های دیگر و کارکنان مدیریتی، همکاری نزدیکی داشته باشد. همچنین برای پروژه‌هایی که امکان پیشرفت کسب‌وکار را دارند، فرصت‌های لازم را شناسایی کند و آن‌ها را توسعه دهد. قراردادن یک مدیر پروژه خوب در موقعیت رهبری، اشتباهی رایج است و نباید مرتکب آن شوید. البته اگر یک مدیر خوب توانایی مدیریت مجموعه پروژههای فعلی را در سطح تلفیقی داشته باشد گزینه بدی برای رهبری نیست.
رهبر دفتر مدیریت پروژه باید بصیرت مالی قدرمندی از خود به‌نمایش بگذارد و درک واضحی از سیاست‌ها و دستورالعمل‌های شرکت داشته باشد. این فرد همچنین باید در گستره وسیعی از زمینه‌های مختلف، تجربه قبلی مدیریت پروژه را داشته باشد. برای دفتر مدیریت پروژه افراد واجد شرایط را استخدام نمایید و از طریق گزارش‌کار یا سایر راه‌های ارتباطی شرکت، توانایی‌های آن‌ها را به‌اطلاع دیگران برسانید.
هر مدیر پروژه باید از فیلتر اعتبارسنجی رد شود، حرفه‌ای عمل کند و از حوزه مشخصی از تخصص برخوردار باشد. چنین چیزهایی در سطوح پایین‌تر هم ضروری هستند زیرا سرپرستان پروژه، اغلب در رأس PMO حضور دارند و بیشترین تعامل با مالکان پروژه‌ها، حامیان مالی و سایر سهامداران برعهده آن‌ها است. ارائه و مدیریت مستندات پروژه توسط سرپرستان باید بی‌نقص باشد تا احترام همکاران برای اجرای پروژه‌ها جلب شود.
۲. همسویی استراتژیک با برنامه کسب‌وکار
در این قسمت به این می‌پردازیم که ضرورت همسویی تنگاتنگ برنامه استراتژیک کسب‌وکار با PMO چیست؛ معمولا پروژه‌ها و برنامه‌هایی که به PMO وابسته هستند، به‌عنوان فعالیت‌های جانبی بخش عملیاتی شرکت درنظر گرفته می‌شوند. پروژههای گسترش کسب‌وکار، به‌طور خاص، تا زمانی که به‌صورت کامل اجرا نشده و در تمام بخش‌های شرکت گسترش نیافته باشند، همیشه سودمندی خود را نشان نمی‌دهند.
این می‌تواند باعث شود که دفتر مدیریت پروژه توسط سایر کارمندان بی‌فایده به‌نظر برسد. چنین چیزی، در نهایت موجب کاهش همکاری ایدئال خواهد شد. از طریق هم‌سوکردن پروژههای مختلف PMO با جنبه‌های مشخص استراتژی بلندمدت شرکت، می‌توانید این مشکل را دور بزنید. به این منظور باید از گام‌های زیر پیروی کنید:
- مسیرها را طوری برقرار کنید که برنامه فعالیت دفتر مدیریت پروژه با چشم انداز، اهداف و ارزش‌های شرکت مرتبط باشد و این موضوع را به‌طور واضح با کارمندان شرکت در میان بگذارید؛
- کار رهبری PMO ارتباط تنگاتنگی با مدیرعامل و تیم اجرایی شرکت داشته باشد تا تمام طرفین یک هدف نهایی و درک مشترکی از اهداف داشته باشند؛
- برای هر پروژه اصلی که PMO عهده‌دار آن می‌شود از بین مدیران اجرایی یک قهرمان پروژه تعیین کنید تا از بروز هرگونه شکاف بین اعضای تیم مدیریت پروژه و سایر کارکنان جلوگیری شود.
رعایت این نکات باعث جلوگیری از عدم تمرکز تیم شما می‌شود و همچنین باعث برقراری یک ارتباط واضح بین فعالیت‌های PMO با اهداف گسترده سازمان می‌شود.
۳. برقراری ارتباط ارزش افزوده
برای آن‌که دفتر مدیریت پروژه جدی گرفته شود، باید طوری به نظر برسد که سبب ارزش بیشتر کسب‌وکار و فعالیت‌هایش می‌شود. برقراری ارتباط، کلید تحقق این مورد است. به این منظور، PMO باید کانال‌ها و روش‌های ارتباطی مخصوص خودش را برای مطلع‌کردن کارمندان شرکت برقرار سازد. یک وب‌سایت، خبرنامه داخلی یا حتی یک کمپین بازاریابی تمام‌وکمال، می‌تواند به انجام این کار کمک کند.
توانایی‌های مدیریت تغییر قدرتمند و ارتباطات خوب بین سهامداران، به مدیران و کارمندان کمک می‌کند تا مشارکت PMO را در پروژه‌هایی که در قلمروی قدرت‌شان قرار می‌گیرند بپذیرند. دفتر مدیریت پروژه باید ارزش پروژههای مختلف را برجسته سازد، تأثیر آن‌ها روی کارمندان را به‌طور واضح توضیح بدهد و فواید آن‌ها را مشخص کند.
یک برنامه ارتباطات، که به‌خوبی طرح‌ریزی شده باشد، به کارمندان برای درک هدف، بازه‌های زمانی مورد انتظار و تأثیر و فواید آن کمک می‌کند.
۴. حمایت از رده های بالای سازمان برای ترویج دفتر مدیریت پروژه
فارغ از تمام تلاش‌های مذکور که باید برای ترویج دفتر مدیریت پروژه درون شرکت انجام شوند، داشتن حمایت بی‌قید‌و‌شرط از جانب مدیرعامل و مدیران اجرایی ارشد برای ساخت یک PMO قدرتمند و موفق، ضروری است. بدون این حمایت، دفتر مدیریت پروژه اعتبار و محبوبیت خود را از دست خواهد داد و در دستیابی به اهداف خود، با مشکل مواجه خواهد شد.
این مسئله در نهایت باعث کاهش ارزش PMO در شرکت می‌شود. رهبری تغییرات و به‌عنوان الگو عمل‌کردن، مؤثرترین روش برای ایجاد پشتیبانی از ایده‌ها و فرآیندهای جدید است که در نهایت موجب می‌شود شرکت از تلاش‌های بخش PMO خود بیشترین ارزش را کسب کند.
چگونه شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) مناسب برای دفتر مدیریت پروژه مشخص کنیم؟
از آن‌جایی که مدیریت پروژه صنعتی در دوران نوباوگی خود به سر می‌برد، مسئولیت تأمین ارزش و تاثیر آن روی سازمان اغلب برعهده خود دفتر مدیریت پروژه (PMO) است.
در این قسمت به این می‌پردازیم که بهترین راه بررسی تاثیر PMO چیست؟ بهترین راه انجام این کار، تعیین، ردگیری و اندازه‌گیری آن دسته از شاخص کلیدی عملکرد است که ارزش اضافه‌شده به سازمان را توسط PMO نشان می‌دهند. مشخصات شاخص‌های کلیدی مورد نیاز شما برای ردگیری و اندازه‌گیری در هر صنعت متفاوت خواهد بود اما چند معیار اندازه‌گیری وجود دارند که به شما برای تعیین ارزش افزوده توسط دفتر مدیریت پروژه کمک می‌کنند و تأثیر مستقیم این بخش را روی تمام سازمان، به اشتراک می‌گذارند.
چرا شاخص‌های کلیدی عملکرد برای دفتر مدیریت پروژه اهمیت دارند؟
رهبران و محققان در صنعت دفتر مدیریت پروژه همگی بر روی این مورد توافق دارند که تعیین ارزش این بخش به‌صورت شفاف، کاری دشوار است. یک گزارش از وضعیت جهانی PMO نشان داد که ۴۴٪ از مدیران ارشد و اجرایی، این بخش و ارزشی را که به سازمان اضافه می‌کند، زیر سؤال می‌برند. غلبه بر این مانع نسبتا دشوار است! به‌منظور نشان‌دادن ارزش بخش مدیریت پروژه و نظردادن درباره تصمیمات استراتژیک تجاری، داشتن یک شاخص کلیدی عملکرد که تأثیر دفتر مدیریت پروژه را روی کسب‌وکار نشان بدهد مهم است.
زمانی که بتوانید ذینفعان و مدیران اجرایی را از پیشرفت‌های خاص و قابل اندازه‌گیری انجام‌شده توسط دفتر مدیریت پروژه (PMO) مطلع کنید، نشان‌دادن ارزش‌تان به ذینفعان به وظیفه‌ای راحت‌تر تبدیل خواهد شد. شاخص‌های عملکرد کلیدی، مفهوم عمومی و بعضا مبهم دفتر مدیریت پروژه را به معیارهایی تبدیل می‌کنند که برای ذینفعان قابل درک است.
این معیارها عبارت‌اند از نرخ موفقیت پروژه و تعداد پروژههای کاملا مستند. با استفاده از شاخص‌های عملکرد کلیدی مناسب، دفتر مدیریت پروژه PMO می‌تواند میزان موفقیت عملکرد خود را ردگیری کند، سودمندترین برنامه‌ها را تعیین نماید، برنامه‌های اضافی و بی‌نتیجه را حذف کند و ارزشی را که دفتر آن‌ها به کل سازمان اضافه می‌کند تعیین نماید. اما چگونه می‌توان مشخص کرد که کدام شاخص کلیدی عملکرد باید مورد ردگیری قرار بگیرد؟
کدام شاخص کلیدی عملکرد را باید اندازه‌گیری کرد؟
شاخص کلیدی عملکرد انتخاب‌شده توسط شما برای ردگیری و اندازه‌گیری باید برای سازمان، منحصر به فرد باشد و با اهداف تجاری و عملکرد دفتر مدیریت پروژه درون سازمان ارتباط مستقیم داشته باشد. با این اوصاف، شاخص‌های کلیدی عملکرد کلی وجود دارند که بیشتر بخش‌های مدیریت پروژه، خواستار اندازه‌گیری‌شان هستند. این شاخص‌ها عبارت‌اند از:
۱. نرخ‌های تکمیل پروژه
پاسخ به این سوال که مفیدترین راه مشخص کردن تاثیر PMO چیست بسیار آسان است؛ اندازه‌گیری تعداد پروژه‌هایی که با موفقیت توسط سازمان‌ها تکمیل شده باشند راهی مفید برای مشخص‌کردن تأثیر PMO روی سازمان است. تعداد پروژه‌هایی را که با موفقیت تکمیل شده‌اند در مقایسه با تمام پروژههای موجود در مجموعه برنامه‌ها، بسنجید تا در نهایت نرخ تکمیل پروژه را به‌دست بیاورید.
این کار را با اندازه‌گیری نرخ تکمیل پروژه برای یک بازه زمانی خاص آغاز کنید. این باعث می‌شود یک معیار (benchmark) داشته باشید. اگر بتوانید در دوره زمانی بعدی و طی مدت مشابه پروژههای بیشتری را انجام بدهید طبیعتا نرخ تکمیل پروژه‌تان نیز افزایش خواهد یافت که این نشانه خوبی است و تأثیر دفتر مدیریت پروژه را نشان می‌دهد.
۲. رضایت مشتری
اگر پروژه‌ها برای کسب رضایت مشتریان تکمیل نشوند تکمیل پروژههای متعدد برای یک سازمان یا تیم هیچ مزیتی نخواهد داشت. نظرسنجی‌ها، مصاحبه‌ها و نمرات شاخص حاصل مروجان، روش‌های فوق‌العاده‌ای برای تعیین میزان رضایت مشتری هستند.
۳. رضایت ذینفع
این نمونه از شاخص‌های کلیدی عملکرد، چیزی است که نحوه نگاه یک سازمان به دفتر مدیریت پروژه را پایه‌گذاری می‌کند. این شاخص کلیدی عملکرد با دیگر شاخص‌های مربوط به رضایت مشتری شباهت دارد اما به ذینفعان درون شرکت مربوط می‌شود و رضایت این افراد نسبت به عملکرد دفتر مدیریت پروژه در سازمان را اندازه‌گیری می‌کند. بهترین راه برای به‌دست‌آوردن این داده‌های آماری، نظرسنجی از مدیران است.
باید از مدیران پرسیده شود که آیا از زمان به‌کارگیری دفتر مدیریت پروژه، احساس می‌کنند کارشان آسان‌تر شده است یا نه؟ همچنین آیا فکر می‌کنند که این بخش از پروژه‌هایشان پشتیبانی کرده و باعث صرفه‌جویی در زمان شده است یا نه؟ فراوانی نظرسنجی شما به تعداد فاکتورهای خاص سازمان‌تان بستگی دارد اما باید به اندازه‌ای سؤال بپرسید که تصورات و نظرات متفاوت مدیران ثبت شود نه آن‌که پرسش‌های متعدد باعث خسته‌شدن ذینفعان از نظرسنجی شود.
۴. مشارکت در بازگشت سرمایه
تعیین کنید که دفتر مدیریت پروژه، چه مقدار از درآمدی را که توسط سازمان کسب شده، به‌طور مستقیم یا غیرمستقیم تأمین کرده است. این معیار می‌تواند برای اندازه‌گیری به دقت زیادی نیاز داشته باشد پس بهتر است از شاخص‌ها استفاده نمایید. برای مثال، شما می‌توانید نسبت بین هزینه‌های تخمینی و هزینه‌های واقعی را اندازه‌گیری کنید.
اگر به‌عنوان یکی از اعضای دفتر مدیریت پروژه، بتوانید این دو را نزدیک به یکدیگر اندازه‌گیری کنید پس نشانه‌ای از مشارکت در بازگشت سرمایه (ROI) است و همسویی PMO با اهداف تجاری را نشان می‌دهد.
با استفاده از معیارهای خود یک داستان تعریف کنید
دانستن این‌که کدام شاخص‌های کلیدی عملکرد را باید ردگیری و اندازه‌گیری کرد یک جنبه بسیار مهم از مسئولیت دفتر مدیریت پروژه است اما اگر این بخش نتواند داده‌ها و یافته‌های خود در سازمان را به‌طور معناداری، به‌خصوص برای مدیران اجرایی و حامیان مالی، به اشتراک بگذارد، ردگیری داده هیچ سودی نخواهد داشت. PMO باید بتواند با استفاده از داده‌های خود یک داستان تعریف کند.
یک داستان برای متقاعدسازی مدیران ایجاد کنید و اعداد و نمودارها را طوری ترجمه کنید که روی تصمیمات تجاری تأثیرگذار باشند. سپس زمانی که توجه یک مدیر اجرایی را جلب کردید، آن‌ها به‌طور فعال در پروژه مشارکت خواهند داشت. این مشارکت، در موفقیت پروژه تأثیر می‌گذارد. به همین دلیل، شرکت گارتنر پیشنهاد می‌دهد رویکرد «هرچه بیشتر بهتر» برای گزارش سیستم‌های اطلاعاتی و معیارها، بهترین رویکرد موجود نیست.
این شرکت توصیه می‌کند که گزارش‌ها ساده، واضح و ثابت باشند تا حامیان مالی و مدیران اجرایی، با معیارهایی که مستقیما به منافع مهم‌شان ارتباطی ندارند روبه‌رو نشوند. این یعنی شما نباید مدیران اجرایی و حامیان مالی را با اعداد نرخ‌های تکمیل یا رضایت ذینفعان تحت تأثیر قرار دهید بلکه باید در کنار آن‌ها توضیحاتی نیز ارائه نمایید.
برای مثال، با ایجاد یک مرکز تعالی توضیح بدهید که دفتر مدیریت پروژه چگونه توانسته است که نرخ زمان ارائه به بازار را کاهش دهد یا روند کار جدید این بخش، چگونه منجر به افزایش نرخ‌های مستندسازی پروژه و کاهش نرخ شکست آن شده است. همیشه به‌یاد داشته باشید که مدیران اجرایی مجموعه علایق خاص خود را دارند و شاخص‌های عملکرد شما باید با این علایق سازگار باشند. از این شاخص‌ها استفاده کنید تا نحوه پیشرفت بازگشت سرمایه و حرکت روبه‌جلوی سازمان توسط PMO نشان داده شود.
۳ نکته مهم برای اندازه‌گیری شاخص کلیدی عملکرد
- اگر می‌خواهید در شاخص‌های کلیدی عملکردی که انتخاب کرده‌اید، پیشرفت مشاهده کنید، باید حالت ابتدایی پروژه را ثبت کرده باشید. تاثیر PMO روی سرعت، دقت، میزان تکمیل یا بازگشت سرمایه در صورت ضبط و ثبت‌نشدن حالت ابتدایی پروژه غیرقابل تعیین خواهد بود؛
- برای اندازه‌گیری پیشرفت در طول پروژه، نقاط زمانی ثابت و استراتژیکی را تعیین کنید. ایجاد رویدادگاه‌ها و نقاط کنترلی برای هر پروژه، به ردگیری پیشرفت‌ها یا مناطقی که به پیشرفت نیاز دارند کمک خواهد کرد؛
- KPI یک معیار اندازه‌گیری ساده نیست که تنظیم و سپس رها شود. این یک فرآیند بی‌وقفه است و باید در راستای اهداف کسب‌وکار به‌طور دائم ارزیابی شود.
سخن آخر
در این مطلب با این که PMO چیست آشنا شدید؛ همچنین در ادامه به این پرداختیم که که با داشتن یک دفتر مدیریت پروژه می‌توانید پروژههای بیشتری را با توجه به اهداف سازمان مدیریت کنید. PMO کمک می‌کند پروژههای جدید را با همان هزینه و منابع در دسترس پیاده‌سازی کنید. به همین دلیل، هزینه اجرای هر پروژه کاهش یافته، پروژههای کمتری با شکست مواجه می‌شوند و در نتیجه رضایت مشتری افزایش می‌یابد. هر چند مزایای حضور دفتر مدیریت پروژه، از همان ابتدا مشهود نیست، اما در میان‌مدت، شاهد پیشرفت‌های زیادی خواهید بود. این پیشرفت‌ها در طولانی‌مدت افزایش خواهند یافت.
ممکن است تا این‌جا ارزش حضور PMO را درک کرده باشید اما نباید فراموش کرد برای کارایی بالا، وظایف مدیر پروژه به ابزار و منابع کاملی نیاز دارد. با فراهم‌کردن این ابزار و راه‌اندازی این بخش، از فواید مهم آن بهره ببرید. آیا در سازمان شما این بخش وجود دارد؟ نظر شما راجع به دفتر مدیریت پروژه و کارکرد آن چیست؟
با ساختن یک رزومه حرفه‌ای، برای استخدام در بهترین فرصت‌های شغلی اقدام کنید.
منبع:
projectsmart.co.uk
monday.com
learnthat.com
meisterplan.com
دیدگاه