مدیریت پروژه چیست؟ (راهنمای جامع)

فهیمه حاجی‌آبادی

هر آن‌چه که یک آغاز و پایان دارد و دستاوردی را تولید می‌کند، یک پروژه است. بنابراین، مدیریت پروژه، روشی برای برنامه‌ریزی، نظارت، کنترل، گزارش و در یک کلمه، «مدیریت» یک پروژه است.

در حقیقت، مدیریت پروژه، یک چتر مفهومی است که تعداد زیادی از اصول مرتبط را مانند برنامه‌ریزی، زمان‌بندی، مدیریت فعالیت‌ها، مدیریت منابع، مدیریت ریسک و... دربرمی‌گیرد.

شخصی که مسئول نظارت بر یک پروژه است، مدیر پروژه نام دارد. او برنامه‌ای را تدوین می‌کند که انتظارات ذی‌نفعان را برآورده و یک تیم پروژه را تشکیل می‌دهد. سپس مدیر پروژه، اجرای پروژه را نظارت و کنترل می‌کند تا زمانی که تحویل‌دادنی‌های پروژه (Deliverable) باکیفیت مورد انتظار، حاصل شود. این کار، اغلب به کمک یک نرم‌افزار مدیریت پروژه انجام می‌شود.

مدیریت پروژه چیست؟

پیش از بررسی هر چیزی، باید بدانیم مدیریت پروژه چیست و چه وجوهی دارد.

مدیریت پروژه یک خط مشی است که برنامه‌ریزی و اجرای پروژه‌ها را مطالعه می‌کند. مدیر پروژه تلاش می‌کند با استفاده از برنامه‌ها و منابع به اهداف تعیین‌شده‌ دست پیدا کند تا پروژه‌ها در مدت‌زمان مشخص اجرا شوند.

اهداف پروژه‌ها را مشتریان یا ذی‌نفعان مشخص می‌کنند. مدیران پروژه از روش‌هایی که آموخته‌اند استفاده می‌کنند تا برنامه‌ای را تدوین کنند و در آن منابع، وظایف، اهداف مهم و تویل‌دادنی‌های لازم را برای رفع نیازهای ذی‌نفعان مشخص کنند. برنامه‌ها باید به محدودیت‌های سه‌گانه نیز توجه کنند؛ این محدودیت‌ها زمان (Time)، هزینه (Cost) و محدوده پروژه (Project Scope) هستند.

مدیران اغلب به‌ منظور دستیابی به تعادل بین محدودیت‌ها، برنامه‌ها و نیازها از برنامه‌های مدیریت پروژه استفاده می‌کنند. نرم‌افزارهای آنلاین به پیگیری پروژه و کارآمد کردن تیم‌ها کمک می‌کنند. برای مثال، اگر در زمان‌بندی پروژه با محدودیت مواجه شویم، باید هزینه‌ی بیشتری صرف شود.

پروژه چیست؟

مدیریت پروژه - پروژه چیست؟

حال که توضیح دادیم مدیریت پروژه چیست و مدیر پروژه چه وظایفی دارد، بهتر است با مفهوم پروژه آشنا شوید.

پروژه مجموعه‌ای از فعالیت‌ها است که هدف مشخصی دارد و باید در مدت‌زمان مشخصی کامل شود. زمانی که پروژه به پایان می‌رسد، محصول یا خدمت خاصی شکل گرفته‌است. پروژه‌ها یکتا هستند، زیرا بر خلاف بقیه‌ی عملکردهای کسب‌وکار که مدام تکرار می‌شوند یا ادامه پیدا می‌کنند، به پایان می‌رسند.

۵ مرحله چرخه حیات پروژه

از آن‌جا که پروژه‌ها دارای آغاز، میانه و پایان هستند، همه آن‌ها مراحل مختلفی را طی می‌کنند. اگر بتوانید چرخه حیات پروژه (Project Life Cycle) را درک کنید، یعنی مدیریت پروژه را به خوبی فراگرفته‌اید.

۱. شروع

این مرحله، شروع پروژه است. شما ایده را تدوین و منشور پروژه را، که بیان می‌کند «پروژه دقیقا چه چیزی را ارائه می‌دهد؟» و :چگونه می‌خواهید به آن برسید؟»، تهیه می‌کنید.

این مرحله از پروژه، در جایی که تیم، ذی‌نفعان و سایر افراد مرتبط را برای تعیین اهداف پروژه، برنامه زمان‌بندی و فرایندهایی مانند چگونگی ارتباطات و زنجیره ارتباطاتی، گرد هم می‌آورید، به اوج خود می‌رسد.

۲. برنامه‌ریزی

مرحله بعدی، جایی است که شما با تجزیه کارها به بخش‌های کوچک‌تر و برآورد زمانی که صرف می‌کنند، برنامه ریزی می‌کنید. خروجی حاصل، برنامه پروژه است که اغلب با گانت چارت (Gantt chart) رسم می‌شود که ترتیب کارها و چگونگی وابستگی بین ‌آن‌ها، نشان داده می‌شود. این امر در حکم یک نقشه راه برای رسیدن به نتایج پروژه است.

۳. اجرا

اکنون که برای پروژه برنامه دارید، می‌توانید آن را اجرا کنید. در طول این مسیر، کار را کنترل و نظارت می‌کنید تا مطمئن شوید از نظر بودجه، زمان‌بندی و کیفیت عملکرد، طبق برنامه پیش می‌روید. همچنین برای شناسایی و تعدیل ریسک‌ها، مقابله با مشکلات و ثبت هر تغییری، تلاش خواهید کرد. قسمت اعظم کار یک مدیر پروژه در این مرحله اتفاق می‌افتد.

۴. نظارت و کنترل

چهارمین مرحله، نظارت و کنترل است که هم‌زمان با فاز اجرا پیش می‌رود. نظارت و کنترل، شامل اندازه‌گیری پیشرفت پروژه نیز می‌شود تا مطمئن باشیم پروژه مطابق با بودجه و زمانبندی تعیین‌شده پیش می‌رود. برای اطمینان از تضمین کیفیت در پروژه، از فرایند کنترل کیفیت استفاده می‌شود.

سه موضوع مهم در پروژه، معمولا مربوط به زمان، هزینه و محدوده هستند که به عنوان محدودیت‌های سه‌گانه شناخته می‌شوند. هدف اصلی این فاز، اعمال کنترل‌های دقیقی‌ است که اجازه ندهد این سه عامل از محدوده‌ی تعیین شده پیش‌روی کنند.

۵. پایان

کارهای پروژه باید به‌دقت پایان یابند تا از آن‌چه به‌دست آمده، بهترین استفاده را ببرد و اطمینان حاصل شود که هرگونه درس‌آموخته‌ای به تیم‌ها، منتقل می‌شود. در این مرحله، پذیرش مشتری جهت اتمام پروژه را دریافت خواهید کرد، تمام اسناد و مدارک و گزارش‌های نهایی را به پایان می‌رسانید و موارد قابل تحویل را به تیم دیگری مانند تیم مدیریت عملیات تحویل می‌دهید.

محدودیت‌های سه‌گانه یا مثلث مدیریت پروژه

محدودیت‌های سه‌گانه یا مثلث مدیریت پروژه

محدودیت‌های سه‌گانه که به نام مثلث مدیریت پروژه (Project Panagement Triangle) نیز شناخته می‌شوند، مفهومی است که برای تمام پروژه‌ها صادق است و به محدودیت در زمان، هزینه و محدوده‌ی پروژه اشاره دارد. این مفهوم سنگ بنای مدیریت پروژه است؛ به همین دلیل مدیران باید در مرحله‌ی برنامه‌ریزی (planning phase) توجه خاصی به زمان‌بندی (schedule) برای اتمام پروژه، بودجه و WBS یا ساختار شکست کار (work breakdown structure) داشته‌باشند. بیایید به نحوه‌ی مدیریت محدودیت‌های سه‌گانه نگاهی بیندازیم.

۱. زمان

مدیران پروژه باید زمانی را که برای اتمام پروژه لازم است، تخمین بزنند. به این منظور از ابزارهایی مثل نمودارهای پرت (PERT charts) یا مسیر بحرانی (Critical Path Method) که به آن CPM نیز می‌گویند، استفاده می‌شود. این کار باید در آغاز پروژه و در مرحله‌ی برنامه‌ریزی انجام شود تا اقدامات و زمان لازم برای به انجام رساندن تمام فعالیت‌ها مشخص شود. وقتی پروژه به مرحله‌ی اجرا رسید، وضعیت پروژه باید تحت‌نظر باشد تا در صورت لزوم در برنامه تغییر ایجاد شود. زمان‌بندی (Schedule Management) از آن دسته از فرایندهای مدیریت پروژه‌ای تشکیل می‌شود که مسئول حل‌وفصل محدودیت‌های زمانی هستند.

۲. محدوده

محدوده شامل تمام‌ کارهایی می‌شود که باید برای اتمام پروژه انجام شوند. در مرحله‌ی برنامه‌ریزی با استفاده از ساختار شکست کار باید محدوده را شناسایی کرد. اگر محدوده در ابتدای پروژه مشخص نشود، ممکن است به دلیل فعالیت‌های برنامه‌ریزی‌نشده در مرحله‌ی اجرای پروژه گسترش یابد. این پدیده را خزش محدوده می‌نامند که ممکن است باعث شکست خوردن پروژه شود. فرایند مدیریت محدوده پروژه این مسئله را کنترل می‌کند.

۳. هزینه

هر پروژه‌ای هزینه‌های زیادی دارد. مدیران پروژه مسئول تخمین زدن، بودجه‌بندی و کنترل هزینه‌ها هستند. هدف نهایی آن‌ها این است که پروژه را با بودجه‌ای مقبول اجرا کنند. تمام این مسئولیت‌ها مربوط به مدیریت هزینه است.

هیچ راهنمای مدیریت پروژه‌ای نیست که محدودیت‌های سه‌گانه را ذکر نکرده باشد. محدودیت‌های سه‌گانه در مدیریت پروژه به زمان، هزینه و محدوده اشاره دارد. زمان، برنامه شما است، محدوده شامل وظایفی است که برای رسیدن به اهداف پروژه مورد نیاز است و هزینه موارد مالی و بودجه را شامل می‌شود. می‌بینید که این امر برای هر پروژه‌ای بسیار مهم است. سه ضلع این مثلث، همیشه بر یکدیگر تاثیر می‌گذارند. اگر به‌موقع عقب‌نشینی نکنید، مجبور به تنظیم مجدد محدوده و هزینه هستید.

موفقیت هر پروژه بر این سه رکن استوار است. اگرچه مدیریت این محدودیت سه‌گانه، متضمن موفقیت پروژه نیست و عوامل زیادی وجود دارد با این حال، این سه رکن، باید مدیریت شوند تا مشکلی به وجود نیاید.

مدیر پروژه کیست؟

مدیریت پروژه - مدیر پروژه کیست؟

حال که می‌دانید تعریف مدیریت پروژه چیست و چه وجوهی دارد، در ادامه قصد داریم شما را به صورت دقیق‌تر با مدیر پروژه آشنا سازیم.

مدیر پروژه کسی است که وظیفه‌ی برنامه‌ریزی و اجرای پروژه را بر عهده دارد و مسئول هدایت تیم و سازماندهی کارهاست. در شرکت‌های رسمی‌تر و سازمان‌یافته‌تر و در پروژه‌های پیچیده‌تر مدیران پروژه معمولا متخصصانی (PMP) هستند که گواهی‌نامه‌ی معتبری از سازمان مدیریت پروژه (PMI) دارند.

در سازمان‌های کم‌تر رسمی، مثل کسب‌وکارهای کوچک، مدیر پروژه نیازمند گواهی‌نامه نیست. مدیران پروژه مسئول تمام فرایندهای مدیریت پروژه‌ای هستند که در تمام چرخه‌ی حیات پروژه رخ می‌دهند. به زبان ساده، مدیران پروژه بر برنامه‌ریزی، اجرا، نظارت و پایان دادن به پروژه‌ها نظارت می‌کنند؛ با وجود این، بیش‌تر مدیران پروژه نقش‌ها و مسئولیت‌های مشترکی دارند.

حال که می‌دانید مدیریت پروژه چیست و مدیر پروژه چه کسی است، بهتر است با وظایف مدیر پروژه آشنا شوید. برخی از وظایف معمول مدیر پروژه عبارت‌اند از:

  • مدیریت محدوده (Scope Management): تعریف کار لازم برای کامل کردن پروژه؛
  • مدیریت فعالیت‌ها (Task Management): برنامه‌ریزی برای فعالیت‌ها و تعیین تحویل‌دادنی‌ها؛
  • مدیریت منابع (Resource Management): استفاده از افراد، سرمایه‌ها، مواد و بقیه‌ی منابع به شکلی کارآمد؛
  • مدیریت تیم (Team Management): تشکیل تیم و رهبری آن؛
  • مدیریت زمان‌بندی (Schedule Management): تحلیل مدت فعالیت‌ها به‌ منظور مشخص کردن برنامه‌ی زمانی برای فعالیت‌های پروژه. وقتی پروژه به مرحله‌ی اجرا رسید، وضعیت پروژه باید تحت‌نظر باشد تا در صورت لزوم در برنامه تغییر ایجاد شود؛
  • مدیریت کیفیت (Quality Management): تعیین سیاست‌های کیفیت برای محصولات و خدمات پروژه و به‌ کار بستن فرایندهای تضمین و کنترل کیفیت از وظایف مدیریت پروژه؛
  • مدیریت هزینه‌ها (Cost Management): تخمین هزینه‌ها و تعیین بودجه؛
  • مدیریت ذی‌نفعان (Stakeholder Management): اقناع ذی‌نفعان با پاسخ‌ دادن به انتظارات و توقعاتشان و ارتباط گرفتن با ایشان در حین پیشرفت پروژه؛
  • مدیریت ریسک (Risk management): شناسایی و نظارت بر ریسک‌های پروژه و به‌ حداقل رساندن آن‌ها؛
  • گزارش وضعیت (Status Reporting): نظارت و پیگیری عملکرد و پیشرفت پروژه از طریق تنظیم گزارش و اسناد دیگر.

حال که به طور کلی می‌دانید تعریف مدیریت پروژه چیست و مدیر پروژه کیست، باید بدانید که مدیران پروژه تحت‌ نظر مؤسسه‌ی مدیریت پروژه آموزش می‌بینند و گواهی‌نامه دریافت می‌کنند. این مؤسسه‌ استانداردهای مدیریت را در کتاب دانش مدیریت پروژه (Project Management Book of Knowledge (PMBOK)) تعریف و کدگذاری کرده‌است.

مدرک PMP یکی از گواهی‌نامه‌های استاندارد و معمول برای مدیران پروژه است، اما این مؤسسه‌ انتخاب‌های آموزشی تخصصی‌تری مانند برنامه‌های تربیت متخصص مدیریت برنامه (Program Management Professional) و متخصص مدیریت پورتفولیو (Portfolio Management Professional) را پیش پای مدیران می‌گذارد.

نرم‌افزارهای مدیریت پروژه

مدیران پروژه برای اجرای تمام وظایف لازم در جهت اتمام پروژه‌ها، در کنار دانش و مهارت‌هایشان، از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه مانند مایکروسافت پروژه (Microsoft Project) استفاده می‌کنند.

نرم افزار مدیریت پروژه بستری است که به مدیران در امر برنامه‌ریزی، نظارت و گزارش پروژه‌ کمک می‌کند. همچنین به تیم‌ها کمک می‌کند تا کار خود را مدیریت کرده و با یکدیگر همکاری کنند. یک نرم‌افزار خوب، تیم‌های پروژه را جهت مدیریت تمام جزئیات مربوط به یک پروژه موفق، توانمند می‌سازد.

ابزارهای مدیریت پروژه

ابزارهای مدیریت پروژه

امروزه طیف گسترده‌ای از ابزارهای مدیریت پروژه، هم آنلاین و هم موبایل، برای کمک به شما در مدیریت پروژه ها، در دسترس قرار دارند. در ادامه به ابزارهای مدیریت پروژه می‌پردازیم.

نمودار گانت

نسخه آنلاین فاصله زیادی با نسخه دستی دارد. نمودارهای امروزه گانت، تعاملی و مشارکتی هستند. اما آن‌ها ساختار اصلی خود که شامل یک صفحه گسترده در سمت چپ و جدول زمانی در سمت راست است، حفظ کرده‌اند. وظایف در سمت چپ لیست شده و جدول زمانی پر می‌شود، یک نوار وضعیت از تاریخ شروع تا تاریخ پایان کشیده شده است. از این نوار برای برنامه‌ریزی و زمان‌بندی پروژه استفاده می‌شود.

داشبورد

ساخت داشبورد می‌تواند آسان یا پیچیده باشد. اساسا، داشبورد مجموعه‌ای از نقاط داده‌ای مانند بودجه، وضعیت فعالیت‌ها، حجم کار تیم و وضعیت کلی برنامه است. این ابزار، یک نمای سطح بالا از پروژه و پیشرفت آن ارائه می‌دهد.

داشبورد ابزار ایده‌آلی برای به‌روز نگه‌داشتن ذی‌نفعان درباره پروژه است؛ زیرا آن‌ها معمولا نمی‌خواهند جزئیات زیادی را بدانند. بعضی از داشبوردها باید دسته‌ای از گزارشات متفاوت را به‌طور دستی جمع کنند و سپس آن‌ها را در یک برنامه دیگر سرهم کرده تا داشبورد ایجاد شود.

لیست فعالیت‌ها

از ابزارهای مدیریت پروژه برای مدیریت فعالیت‌ها، تخصیص و پیگیری آن‌ها در حین پروژه استفاده می‌شود تا از برآورده‌شدن اهداف زمان‌بندی‌شده اطمینان حاصل شود. یک ابزار مدیریت پروژه خوب، به تیم‌ها امکان کنترل بیشتر فعالیت‌ها و به مدیران شفافیت بیشتری درباره فرایندها می‌دهد

تقویم پروژه

تقویم پروژه یک روش عالی برای ردیابی تاریخ هر مایلستون (Milestone) در پروژه است. این تقویم، با برنامه زمان‌بندی و جدول زمانی همسو است و می‌تواند تعطیلات، روزهای مرخصی و دیگر منابع زمان‌بندی را مشخص کند.

تابلو کانبان

کانبان یک ابزار گردش کار بصری است که بخشی از روش تولید به‌هنگام ناب است. به این معنی که کار فقط در زمانی که منابع و ظرفیت وجود داشته باشد، آماده است.

کانبان از یک تابلو با ستون‌هایی که نشان‌دهنده چرخه تولید و کارت‌هایی در زیر ستون‌ها که نشان‌دهنده وظایف است، تشکیل شده است. با برنامه‌ریزی، اجرا و تکمیل کار، کارت‌ها از یک ستون به ستون دیگر منتقل می‌شوند. کانبان، شفافیت را فراهم می‌کند و تیم‌ها بر روی کار متمرکز می‌شوند.

ابزارهای کنترل حجم کار

حجم کار یعنی میزان کاری که باید تخصیص داده شود. حجم کار اغلب می‌تواند ضعیف توزیع شود، در حالی که برخی بیشترین کار را می‌گیرند و برخی دیگر نسبتا بیکار می‌مانند. برای جلوگیری از این اتفاق، باید تسطیح منابع (Leveling Resource) انجام داد. هنگام تخصیص و اجرای وظایف، مهم است که بدانید هر عضو تیم چه میزان کار را می‌تواند متقبل شود.

نرم‌افزار مدیریت منابع

منابع هر چیزی شامل ابزار، تجهیزات، لوازم و حتی افرادی است که شما برای پروژه نیاز دارید. مدیریت منابع، به‌طوری که در صورت لزوم، در دسترس باشند، به‌ویژه زمانی که با فروشندگان و تامین‌کنندگان خارجی روبرو هستید، پروژه‌ای داخل یک پروژه است. بنابراین، به ابزاری نیاز دارید که این منابع، میزان هزینه آن‌ها و زمانی را که به آن‌ها نیاز دارید، در پروژه ردیابی کند و سپس تمام آن‌ها را با برنامه شما هماهنگ کند.

ورقه ثبت ساعت کاری

پیگیری ساعات کاری اعضای تیم یا پیمانکار بخشی از مسئولیت‌های مدیر پروژه است. آن‌ها به ابزاری نیاز دارند تا بتوانند ساعت‌های کاری را پیگیری و سپس آن‌ها را تایید کنند تا مطمئن شوند که پرداختی افراد به‌موقع است و همه بابت کاری که انجام داده‌اند، دستمزد می‌گیرند.

ابزارهای همکاری

همکاری صرفا برای کارایی و بهره وری بیشتر است. همکاری در فضای یک اتاق به اندازه کافی سخت است، چه برسد به این‌که افراد در مناطق مختلف زمانی قرار داشته باشند.

خواه تیم شما دارای تعداد زیادی کارمند از راه دور یا مشتری خارجی باشد، با استفاده از ابزارهای همکاری می‌توانید زمان پاسخگویی به ایمیل را کاهش داده و به برقراری ارتباطات حیاتی پروژه کمک نمایید. این امر به‌ویژه می‌تواند هنگام بررسی‌های بعد از اتمام پروژه یا هنگام جستجوی پرونده ‌های مهم پروژه و مکالمات پروژه‌های بزرگ، مفید باشد.

نقش‌های مدیریت پروژه

پروژه‌ها فقط ابزار و مراحل نیستند؛ تکمیل پروژه‌ها توسط افراد امکان‌پذیر است. این افراد شغل‌های خاصی دارند. یک پروژه زمانی به بهترین شکل کار می‌کند که نقش‌های افراد به‌خوبی بیان شده باشند. در حالی که روش‌هایی برای مدیریت پروژه وجود دارند که سیالیت بیشتری فراهم می‌کنند، موارد زیر نقش‌های اصلی موجود در یک پروژه هستند:

  • حامی پروژه: این شخص مسئول نتیجه است. آن‌ها اغلب مدیر ارشدی هستند که ایده پروژه را مطرح کرده‌اند و تیم‌ آن‌ها از این مزیت بهره‌مند می‌شود. به‌عنوان مثال، مدیر فروش، از پروژه‌‌ای برای معرفی ابزار آنلاین فروش حمایت می‌کند. در نهایت، آن‌ها مشتریان پروژه را نشان می‌دهند. بسته به سازمان، سطح مختلفی از حامیان پروژه مانند حامی اجرایی پروژه نیز وجود دارند؛
  • مدیر پروژه: این شخص مسئول هدایت تیم و سازماندهی کار است. در ساختار‌های رسمی‌تر و سامان‌یافته و همچنین بزرگ‌تر و پیچیده‌تر، مدیران پروژه دارای گواهینامه هستند. در سازمان‌های غیررسمی‌تر، مدیران پروژه به گواهینامه احتیاج ندارند. مدیران پروژه وظیفه برنامه‌ریزی، نظارت و گزارش پروژه شامل برنامه‌ریزی منابع، برآورد هزینه و... را دارند؛
  • تامین‌کننده: شخصی که در حال انجام کار است ممکن است یک تامین‌کننده داخلی مانند تیم توسعه یا یک پیمانکار خارجی باشد. تامین‌کننده در تیم پروژه توسط نقطه تماس اصلی که ممکن است کارشناس فنی یا مدیر پروژه باشند، به تیم معرفی می‌شود؛
  • عضو تیم: شخصی که برای انجام بخشی از پروژه تخصیص داده شده است. اعضای تیم افرادی حرفه‌ای هستند که برای دستیابی به اهداف پروژه کار می‌کنند. آن‌ها وظیفه دارند که موارد قابل تحویل را تکمیل کنند و با کاربران در تعامل باشند تا نیاز آن‌ها را درک کنند. غالبا این افراد موظف به مستندسازی فرایند هستند؛
  • ذی‌نفعان: فرد یا گروهی که منافع یا سهمی در پروژه دارند. ممکن است ذی‌نفعان گروه یا آژانسی داخلی در یک سازمان یا عموم مردم در یک پروژه عام‌المنفعه باشند. مدیر پروژه معمولا برای برقراری ارتباط بین پروژه و ذی‌نفعان، در طول چرخه حیات پروژه، کار می‌کند و حین مدیریت انتظارات آن‌ها، به دنبال بازخورد درباره دستاوردها و عملکرد است؛
  • مشتریان: گروه یا فردی که پروژه یا مولفه اصلی و نهایی پروژه به آن‌ها تحویل داده می‌شود.

متدلوژی‌های مدیریت پروژه

متدلوژی‌های مدیریت پروژه

برای نجات شما از دوباره کاری، طی سال‌ها افراد با روش‌هایی آزموده، به اجرای پروژه پرداخته‌اند. در زیر برخی از رویکردهای معمول مدیریت پروژه بیان شده‌اند.

آبشاری (Waterfall Project Management)

مدل آبشاری، یک رویکرد خطی برای تحویل کار است. با الزامات روبرو می‌شوید، طرح را کنار یکدیگر قرار می‌دهید، راه‌حل می‌سازید، آزمون و اجرا می‌کنید و سپس آن را به مرحله بعدی منتقل می‌کنید.

این روش، برای پروژه‌هایی که الزامات آن‌ها واضح است یا تغییرات کمی در طول مسیر انتظار می‌رود، خوب است. زمانی که واقعا نمی‌دانید چگونه به نتیجه نهایی برسید و الزامات مشخص نیست، از این روش اجتناب کنید.

چابک (Agile Project Management)

مدیریت پروژه چابک یا اجایل (Agile) اغلب در پروژه‌های نرم‌افزاری استفاده می‌شود اما در انواع دیگر پروژه‌ها مانند بازاریابی نیز بسیار رایج شده است. این روش شامل کار تکراری سریع در بازه‌های زمانی کوتاه است. کار زمان‌بندی شده و تیم تا جای ممکن قبل از این‌که وارد مجموعه الزامات بعدی شود، آن را انجام می‌دهد.

این روش برای پروژه‌هایی که نیاز به ترکیب سریع و تکرار فعالیت‌ دارند، خوب است. هنگامی که در فضای سنتی کار می‌کنید و تغییر در روش‌های چابک هنوز تکمیل یا حتی درک نشده است، از این روش اجتناب کنید.

اسکرام (Scrum Project Management)

اسکرام روشی کوتاه و مبتنی بر اسپرینت (Sprint) برای مدیریت پروژه در تیم‌های کم‌تر از ۱۰ نفر ایدئال است؛ این روش اغلب چرخه‌ای دوهفته‌ای دارد و شامل جلسات کوتاه روزانه یا همان جلسات روزانه‌ی اسکرام است. این فرایند را اسکرام مستر (Scrum master) هدایت می‌کند. اسکرام در چارچوب چابک (agile framework) کار می‌کند و محدودیت‌های زمانی (time boxes)، تعامل و همکاری تیمی، بک‌لاگ محصول (Product Backlog) و چرخه‌های بازخورد دارد.

ناب (Lean Project Management)

روش ناب از زمان ظهور جنبش the Lean Startup معنای متفاوتی داشته است که از یک رویکرد تکراری برای توسعه محصول پشتیبانی می‌کند و شامل ورود سریع کاربران نهایی و اغلب جهت دریافت بازخورد بر روی دستاوردهای پروژه، است.

به‌طور سنتی در مدیریت پروژه، مدیریت پروژه ناب، راهی برای از‌بین‌بردن اتلاف در فرایندها و اطمینان از همکاری مؤثر افراد درگیر است. این امر باعث سهولت جابجایی بین تیم‌ها و حذف ازکارافتادگی می‌شود. یک ویژگی معمول این روش آن است که همزمان فقط بر روی یک پروژه کار می‌کند.

روش ناب، برای پروژه‌های بهبود فرایند و اقدامات مهمی که نیاز به تمرکز دارند، مفید است. هنگامی که مطمئن نیستیم که بخش‌های کاری می‌توانند با تلاش در ساده‌سازی و استفاده آسان از فرایندها، سودمند باشند، از این روش اجتناب می‌کنیم.

کانبان (Kanban)

کانبان روشی بصری برای کمک به مدیر پروژه است که جریان کار را با قراردادن وظایف روی بُرد کانبان مدیریت می‌کند تا جریان کار و پیشرفت پروژه برای همه‌ی مشارکت‌کنندگان شفاف باشد. کانبان ناکارآمدی‌ها را بهتر می‌کند و برای برنامه‌ریزی تولیدی ناب در پروژه‌های چابک استفاده شده‌است.

با ظهور تابلوهای برنامه‌ریزی بصری مانند ترلو، کاربردهای جدیدی برای ابزارها و روش‌های کانبان ایجاد شده‌است. تیم‌های چابک از تابلوهای کانبان برای استوری‌برد کردن داستان‌های کاربران و برنامه‌ریزی بک‌لاگ در توسعه‌ی نرم‌افزاری استفاده می‌کنند.

۶ سیگما (Six Sigma)

شش سیگما با شناسایی مشکلات پروژه به افزایش کیفیت کمک می‌کند. این روش از راهبردهای مدیریت کیفیت مانند تحلیل آماری بر اساس داده‌های تجربی استفاده می‌کند و کارمندانی را که در شغل خود تخصص بالایی دارند، به کار می‌گیرد. نوعی ۶ سیگما به نام ۶ سیگمای ناب وجود دارد که روش ناب به آن اضافه شده‌است تا هدررفت را کاهش دهد.

در این روش اعتقاد بر این است که تلاش مداوم برای دستیابی به نتایج پایداری که انتظار دستیابی به آن‌ها را داریم، بیش‌ترین اهمیت را برای موفقیت دارد. می‌توان فرایندها را تعریف کرد و ارتقا داد. لازم است تمام سازمان، از بالا تا پایین، مشارکت کنند تا کیفیت پروژه‌ها حفظ شود.

۷. روش مسیر بحرانی (CPM)

روش مسیر بحرانی (Critical Path Method) تلاش می‌کند مدلی بسازد که تمام‌ کارهای مشخص‌شده در ساختار شکست کار را در بر بگیرد. هدف آن شناسایی دنباله‌ی وظایف پروژه و دوره‌ی زمانی اجرای آن‌هاست. با دستیابی به این اطلاعات، فعالیت‌های بحرانی‌ای که باید در زمان مشخص به پایان برسند تا برنامه‌ی پروژه آسیب نبیند، مشخص می‌شوند.

۸. زنجیره‌ی بحرانی مدیریت پروژه (CCPM)

مدیران پروژه در روش زنجیره‌ی بحرانی مدیریت پروژه (Critical Chain Project Management) بر منابع لازم برای اتمام پروژه (تیم‌ها، تجهیزات، فضای دفترها) تمرکز می‌کنند. این روش پیچیدگی فنی کم‌تری دارد، زیرا تمرکز بر تعادل منابع و حفظ انعطاف آن‌هاست و لازم نیست توجه زیادی به ترتیب وظایف یا برنامه‌ریزی شود.

از روش زنجیره‌ی بحرانی هم در شرکت‌های کوچک و هم در شرکت‌های بزرگ و هم‌چنین در حیطه‌های مختلفی مانند ساخت‌وساز، توسعه‌ی نرم‌افزار و تحقیق و توسعه (R&D) فناوری‌ها استفاده می‌کنند.

چگونه یک مدیر پروژه شویم؟

مدیریت پروژه - چگونه یک مدیر پروژه شویم؟

مدیران پروژه، رهبر هستند. آن‌ها باید علاوه بر برنامه‌ریزی، نظارت و گزارش پیشرفت تیم، به گروه خود انگیزه بدهند. این شغل نیاز به مهارت‌های زیادی دارد. مدیر پروژه باید دارای مهارت های ارتباطی قوی باشد و بتواند به روشنی با ذی‌نفعان و تیم پروژه ارتباط برقرار کند.

مدیران پروژه رسمی به‌طور معمول از طریق نمایندگی مانند PMI یا PRINCE2 گواهینامه دریافت می‌کنند. پس از صدور گواهینامه، آن‌ها باید گواهینامه‌های خود را با آموزش‌های اضافی، جهت گردآوری واحدهای توسعه حرفه‌ای (PDU)، حفظ نمایند.

همان‌طور که قبلا ذکر شد، استانداردهای صلاحیت مدیران پروژه‌ای که گواهی شده‌اند، اخیرا گسترش یافته‌اند تا مهارت‌های تجاری و رهبری بیشتری را شامل شوند. گواهینامه PMI و استانداردهای PDU را می‌توانید در کتاب راهنمای پیکره دانش مدیریت پروژه (PMBOK) یا در سایت آن‌ها پیدا کنید. اما دستیابی به جنبه‌های فنی مدیریت پروژه، بدون آموزش رسمی گواهینامه، دشوار است.

تاریخچه مدیریت پروژه

شاید شما مدیریت پروژه را رشته نسبتا جدیدی بدانید، اما در واقع بشر قبل از دیوار چین، قنات‌های روم، اهرام بزرگ جیزه و حتی قبل‌تر از آن، مدیریت پروژه را برعهده داشته است. نمی‌توان تصور کرد ‌که اهرام به صورت تک‌روشی ساخته شده باشند. می‌توانید شرط ببندید که برنامه‌ها، زمان‌بندی، تیم‌ها، بودجه و هر چیزی که امروزه به‌عنوان مدیریت پروژه می‌شناسیم، قبلا وجود داشته است.

رشته مدیریت پروژه به صورتی که امروز هست و توجه را معطوف خود کرده، در دهه ۱۹۵۰ ظهور کرد. در آن زمان، بسیاری از صنایع فرایندهای ساختار‌یافته‌ای را برای مدیریت و تولید، پیاده‌سازی کرده بودند. نمودار هنری گانت، مورد استفاده قرار می‌گرفت و گزینه محبوب برای برنامه‌ریزی بود.

از دهه ۱۹۵۰ به بعد، مردم سال‌ها مدیریت پروژه انجام می‌دادند و اغلب از روش‌های سفارشی که خودشان طراحی می‌کردند، استفاده می‌کردند. این موضوع زمانی که راهنمای پیکره دانش مدیریت پروژه (PMBOK) توسط موسسه PMI به‌عنوان استاندارد ANSI در سال ۱۹۹۸ معرفی شد، تغییر کرد.

در چند سال گذشته نیز تغییرات بزرگی در مدیریت پروژه دیده شده است. اکنون یک استاندارد ISO برای مدیریت پروژه وجود دارد که در سال ۲۰۱۲ ارائه شد. اما بزرگترین تغییر در بین تمام این تغییرات، تغییر دیدگاه از یادگیری زمان‌بندی و مهارت‌های فنی برای مدیریت پروژه‌ها به درک این موضوع بود که افراد در پروژه‌ها اهمیت دارند.

به‌طور سنتی، مدیران حرفه‌ای پروژه نیاز به اثبات مهارت‌های اصلی در مدیریت پروژه فنی داشتند. اکنون آن‌ها ملزم به اثبات مهارت‌های گسترده‌تری در مدیریت کسب‌وکار، مانند استراتژی و روابط مشتری یا مهارت‌های رهبری مانند مربی‌گری و هوش هیجانی هستند.

مدیریت پروژه: پایان یک آغاز

به نظر می‌رسد که این پایان کار است؛ اما واقعا این‌طور نیست. هر کسی که به‌طور جدی وارد مدیریت پروژه می‌شود، می‎‌داند که ما فقط نوک این کوه یخی را لمس کرده‌ایم. مجموعه‌ای از دانسته‌هایمان پیرامون مدیریت پروژه وجود دارد که فقط به‌طور سطحی به آن پرداختیم.

اما اکنون می‌دانید که چه عناصری در مدیریت پروژه وجود دارند و در صورت علاقه، این موضوع می‌تواند شما را جذب یا ناامید کند. آن‌چه که می‌توانیم تضمین کنیم این است که هرگز خسته نخواهید شد. فقط مغرور نباشید؛ چیزهای زیادی برای یادگیری وجود دارد. همیشه کنجکاو باشید.

منبع: projectmanager.com

۵.۰ ( ۲ امتیاز )

بخش کارفرما

آگهی استخدام خود را ثبت کنید و منتظر بهترین‌ها باشید

مطالب مرتبط

۵.۰

راهنمای جامع مدیریت محدوده پروژه و چگونگی تعیین آن

برنامه‌ی مدیریت محدوده پروژه می‌تواند به شما کمک کند تا نسبت به پروژه‌ها رویکرد کاربردی و ساده‌ای داشته‌باشید. وقتی محدوده‌ی پروژه‌ی خود را به طور ...

  ۶۷۳  |    ۸ دقیقه 

۵.۰

مدیریت ریسک چیست؟ (راهنمای جامع مدیریت ریسک)

مدیریت ریسک چیست؟ چرا مدیریت ریسک مهم است؟ فرایند مدیریت ریسک اقدامات لازم برای ارتقای مدیریت ریسک نقش بیمه در مدیریت ریسک عوامل مؤثر بر ...

  ۷,۰۱۴  |    ۱۸ دقیقه 

۵.۰

مدیریت منابع انسانی یا HRM چیست؟ (راهنمای جامع)

مدیریت منابع انسانی یا HRM چیست؟ وظایف و نقش مدیریت منابع انسانی نکات کلیدی درباره‌ی نقش مدیریت منابع انسانی تمرینات مرتبط با نقش مدیریت منابع ...

  ۸۸۶  |    ۱۴ دقیقه 

۴.۷

مدیریت کیفیت جامع یا TQM چیست؟ (راهنمای کاربردی)

مدیریت کیفیت جامع (Total quality management) یا به اختصار TQM روشی برای موفقیت بلندمدت است که پیرامون این ایده طراحی شده‌است که همه‌ی کارکنان به ...

  ۵,۹۴۹  |    ۴ دقیقه 

دیدگاه

۰  دیدگاه‌