مایلستون (Milestone) چیست و چگونه آن را در پروژه مشخص کنیم؟
- معنی مایلستون (Milestone) در کنترل پروژه چیست؟
- نحوه‌ی مشخص‌کردن مایل استون چیست؟
- روش‌های پیگیری مایلستون چیست؟
مایلستون های پروژه یا نقط عطف پروژه، نقاط اصلی پیشرفت پروژه را در مسیر رسیدن به هدف موردنظر مشخص می‌کنند و می‌توانند در نتیجه‌ی تلاش‌های فردی یا گروهی تیم رخ دهند. تاریخ تخمینی مایل استون پروژه به جدول زمانی پروژهی کلی بستگی دارد؛ بنابراین، مدیریت پروژه در توسعه مایلستون ها ضروری است. در این مطلب معنی معنی مایلستون (Milestone) در کنترل پروژه را توضیح دادیم و به این پرداختیم که مایلستون چیست و چطور باید آنها را در پروژه مشخص و پیگیری کرد.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
معنی مایلستون (Milestone) در کنترل پروژه چیست؟
مایلستون پروژه هدفی است که پیشرفت‌‌های چشم‌گیر را در پروژهی مربوط نشان می‌دهد. تعیین مایل استون ها ممکن است نسبت به تلاش برای تکمیل هدف کلی ارجح باشد، به‌ویژه هنگامی که پروژه طولانی‌مدت بوده یا اینکه چندین وجه داشته باشد. در حالت کلی، مایلستون‌ها رویدادهایی هستند که تا پایان پروژه به‌تدریج ایجاد می‌شوند.
در ادامه برای درک بهتر معنی Milestone در کنترل پروژه، مثالی از مایل استون های پروژه در صنعت ساخت‌وساز را بررسی می‌کنیم. هنگامی که مدیران پروژه بر پروژه‌های ساختمانی نظارت می‌کنند، باید مراحل خاصی را دنبال کنند؛ برای مثال، اولین مایلستون پروژه می‌تواند تکمیل طبقات طی ۱ هفته باشد؛ پس از آن، مرحله‌ی بعدی ممکن است تکمیل سقف ساختمان ظرف مدت ۱ ماه باشد. در پایان ماه جاری، مایل استون دیگری وبرای سیستم گازرسانی و وصل کردن آن در نظر گرفته می‌شود. در واقع، همه‌ی این مثال‌ها مایلستون های اصلی در این پروژه هستند، زیرا باید به ترتیبِ خاصی اتفاق بیفتند تا در نهایت، پروژه تکمیل شود.
مایل استون ها معمولا انگیزه‌ی تیم را برای رسیدن به اهدافی مشترک حفظ می‌کنند. به طور معمول، مدیران پروژه این مایلستون ها را در ابتدای پروژه ایجاد کرده و برای اطمینان از منطقی بودن آنها، با سایر اعضای تیم پروژه بحث و تبادل‌نظر می‌کنند. مایل استون های پروژه با فعالیت‌های پروژه متفاوت هستند، زیرا اعضای تیم فعالیت‌های کوچک پروژه را به صورت روزانه انجام می‌دهند؛ به عبارت دیگر، فعالیت‌های پروژه ممکن است شامل انجام تدارکات در طی مراحله‌ی ساخت یا برقراری چند تماس تلفنی با دیگران باشند، اما مایلستون ها مراحل مهمی در پروژه هستند که تکمیل هریک از آنها در نهایت به تکمیل پروژه کلی منتهی می‌شود.
صرف‌نظر از اینکه هدف نهایی پروژه، نمونه‌ی ساخت‌وساز فوق مثال خوبیست. بسته به نوع پروژه‌ای که در آن کار می‌کنید و افرادی که در آن مشارکت دارند، برخی از مایل استون ها می‌توانند تصویب پروژه، بررسی نیازها و تأیید پروژهی نهایی را شامل شوند.
اکنون که توضیح دادیم مایلستون چیست، در ادامه‌ی مطلب به چگونگی مشخص‌کردن مایل استون در پروژه می‌پردازیم.
نحوه‌ی مشخص‌کردن مایل استون چیست؟
اکنون که دریافتید مایل استون چیست و معنی Milestone در کنترل پروژه را توضیح دادیم، در ادامه به راه‌های مشخص کردن آن خواهیم پرداخت. روش‌های زیادی وجود دارند که از طریق آنها می‌توانید مایلستون های پروژه را تنظیم و پیگیری کنید. در ادامه، ایده‌هایی را ارائه می‌کنیم که می‌توانید آنها را برای سهولت در تعیین مایل استون های پروژهی بعدی خود به کار بگیرید.
۱. کارهای مربوط به پروژه را از مایلستون ها جدا کنید
یکی از اولین مراحل ضروری، شناسایی مایلستون ها در پروژه است. به طور معمول، می‌توانید این کار را با تصمیم گیری درمورد بزرگ‌ترین دستاوردهای پروژه انجام دهید. همه‌ی کارهایی که باید انجام شوند را بنویسید و سپس ببینید که آیا هدف یا محصول قابل‌تحویلی پیشِ رویتان دارید یا این مورد یکی از کارهای مربوط به پروژه به شمار می‌آید؛ پس از آن، باید تصمیم بگیرید که مایل استون موردنظر تأثیر مهمی در رسیدن به مهلت نهایی پروژهی کلی دارد یا خیر؛ اگر پاسخ منفی باشد، احتمالا آیتم موردنظر یکی از کارهای مربوط به پروژه است.
در مقابل، لحظات مهمی در پروژه وجود دارند که به پیشرفت آن کمک می‌کنند. به احتمال زیاد، در چنین شرایطی آیتم موردنظر یکی از مایلستون های پروژه است. اگر پروژه به مرحله‌ای برسد که به بررسی توسط ذی‌نفعان نیاز داشته‌باشد، این مورد نیز مایل استون پروژه است.
به طور کلی، وقایعی که از اهمیت بیش‌تری در پروژه برخوردار هستند، باید نوشته شوند تا تمام اعضای تیم بتوانند آنچه در تلاش برای انجامش هستند را ببینند و برای آن برنامه ریزی می‌کنند؛ علاوه بر این، برخی از مایلستون های پروژه، نسبت به بقیه، اهمیت بیش‌تری دارند؛ بنابراین، اعضای تیم روی مایل استون های کوچک‌تر کار می‌کنند و در عین حال، مایلستون های مهم‌تر به توجه مدیر پروژه احتیاج دارند تا رسیدگی به آنها را بر عهده بگیرد.
۲. روی مهلت پایان پروژه نظارت داشته‌باشید
نظارت دائمی بر مهلت‌های تعیین‌شده برای پایان تمام مراحل مهم پروژه مفید است. از سوی دیگر، یکی از راه‌های افزایش توجه اعضای تیم به ضرب‌الاجل‌های پروژه این است که دستیابی به هر محصول قابل‌تحویلی را به عنوان مایلستونی در پروژه در نظر بگیرند.
در واقع، اعضای تیم باید بتوانند به صورت دوره‌ای به برنامه‌ی پروژهی کلی مراجعه کنند تا از رعایت کردن ضرب‌الاجل‌ها مطمئن شوند؛ از این رو، تهیه‌ی لیستی بصری از مهلت‌های پایان پروژه به عنوان مایل استون ، روش خوبی برای توجه بیش‌تر به آن‌هاست؛ هم‌چنین، برای مشخص کردن این مایلستون ها می‌توانید از رنگ یا اَشکال دیگری استفاده کنید تا محل آنها در برنامه‌های پروژهی کلی مشخص باشند؛ علاوه بر این، تمام کارهایی را که هریک از تیم‌ها برای تکمیل هر مرحله‌ی مهم باید انجام دهند، لیست کنید.
برای هر مایل استون پروژه نیز باید همه‌ی کارهای موردنیاز را در گروهی لیست کنید تا هنگام اتمام آنها، موارد تعیین‌شده را علامت بزنید؛ برای مثال، اگر طی ۲ هفته مایلستون مهمی پیشِ رو دارید، آن را با اعضای تیم مطرح کنید تا مطمئن شوید که همه از وظایف مختص خودشان برای کمک به تیم در جهت تکمیل این مرحله آگاهی کافی دارند؛ هم‌چنین، با نزدیک شدن به مهلت مقرر، باید مطمئن شوید که بیش‌تر کارهای تعیین‌شده به پایان رسیده‌باشند.
۳. با همه‌ی تیم‌ها ارتباط برقرار کنید
بیش‌تر پروژه‌ها برای تکمیل کارشان به هم‌کاران خارج از سازمان یا سایر تیم‌های داخلی وابسته هستند؛ بنابراین، برای اطمینان از اینکه همه‌چیز به‌خوبی پیش می‌رود، باید بتوانید با افراد حاضر در تیم‌های دیگر ارتباط موثر برقرار کنید تا آنها را نیز از مهلت‌های مجاز تکمیل پروژهی خود آگاه کنید؛ علاوه بر این، باید درمورد انتظارات خود از تیم‌های دیگر، مایلستون هایی که به آنها نیز ارتباط دارند و زمان‌بندی کلی پروژه، کاملا صریح عمل کنید؛ به همین منظور، برای اطمینان از اینکه آنها نیز در مسیر رسیدن به هدف پروژه تلاش می‌کنند، به طور منظم با یک‌دیگر هماهنگی داشته‌باشید. حقیقت این است که همه‌ی اعضای تیم‌ها باید با هم کار کنند تا بتوانند بهترین نتیجه‌ی ممکن را به دست آورند.
روش‌های پیگیری مایلستون چیست؟
تا به این‌جا با مایل استون و نحوه‌ی ایجاد آن در پروژه آشنا شدید. در ادامه پاسخ می‌دهیم راه‌های پیگیری کردن مایل استون چیست.
در شرایطی که گروهی از افراد در تیمی تحت‌نظر مدیر پروژهی یکسانی فعالیت می‌کنند، باید از روشی یکسان برای پیگیری مایلستون ها و مهلت پایانی پروژه استفاده شود. این موضوع، به طور ویژه، برای رهبر تیم حائز اهمیت است، زیرا در این صورت اعضای تیم می‌توانند به طور سازمان‌یافته با یک‌دیگر کار کنند.
بنابراین، روشی را برای پیگیری آنها انتخاب کنید که برای تیمتان بهترین گزینه باشد؛ از جمله این روش‌ها می‌توان به نوشتن روی کاغذ، برقراری ارتباط با یک‌دیگر از طریق ایمیل یا استفاده از سیستم مدیریت آنلاین اشاره کرد. در ادامه، نمونه‌هایی از روش‌های پیگیری مایلستون را آورده‌ایم:
۱. پیگیری مایلستون با نوشتن روی کاغذ
پیگیری مایلستون با نوشتن برنامه روی کاغذ می‌تواند چندین مزیت به‌همراه داشته‌باشد. هنگامی که جلسات تیم را به صورت حضوری برگزار می‌کنید، امکان نظارت روی چگونگی طرح‌ریزی پروژه و مشاهده‌ی پیشرفت آن با نوشتن برنامه‌ی کلی روی کاغذ بسیار آسان می‌شود؛ هم‌چنین، می‌توانید مایل استون های پروژه را با کدگذاری رنگی نیز انجام دهید تا وجوه مختلف آنها را بهتر ببینید.
۲. پیگیری مایلستون با استفاده از ایمیل
برخی از افراد برای پیگیری پروژه‌ها استفاده از ایمیل را ترجیح می‌دهند که این ابزار نیز مزایایی به‌همراه دارد. در واقع، هر کسی در زنجیره‌ی ارتباطات ایمیلی می‌تواند بلافاصله سؤالات یا پیشنهادهای موردنظرش را مطرح کند. در صورت نیاز به بررسی نظرات و کارهای پیشین اعضای تیم نیز تاریخچه‌ی ارتباطات ایمیلی گذشته را در اختیار دارد.
۳. پیگیری مایلستون با سیستم مدیریت آنلاین
امروزه، سیستم‌های مدیریت آنلاین نیز برای پیگیری مایلستون های اصلی پروژه رواج پیدا کرده‌اند. برنامه‌های رایگان و پولی مختلفی برای این امر ایجاد شده‌اند و تمامی کسانی که در سیستم موردنظر ثبت‌نام کنند، می‌توانند به آن دسترسی پیدا کنند.
به طور کلی، این سیستم‌ها امکان تقسیم مایل استون های پروژه بین اعضای تیم و مشخص کردن کارهای فردی را در لیستی جداگانه فراهم می‌کنند؛ هم‌چنین، سیستم‌های مدیریت آنلاین این امکان را فراهم می‌کنند تا هر فردی از اعضای تیم، که مایلستونی به او اختصاص داده شده‌است، در صورت دستیابی به مرحله‌ی موردنظر، بتواند با علامتی تکمیل شدن آن را مشخص کند.
علاوه بر این، سیستم‌های مدیریت آنلاین به اعضای تیم این امکان را می‌دهند تا اشخاص مسئول انجام کارهای مختلف پروژه را پیگیری کنند که این موضوع به بهبود ارتباطات آنها نیز کمک می‌کند. همه‌ی اعضا نیز با مشاهده مایلستون ها می‌توانند پیشرفت هم‌تیمی‌های خود را ببینند تا مطمئن شوند که آنها نیز اهداف پروژهی کلی را دنبال می‌کنند.
جمع‌بندی
استفاده از روشی برای تنظیم و پیگیری مایل استون های پروژه، هنگامی که درگیر پروژه‌ای بزرگ هستید، بسیار مهم است. در واقع، مایلستون کمک می‌کند تا اهداف و مهلت‌های پایان پروژه را با همه‌ی اعضای تیم بررسی کنید و آنها را به طور منظم با یک‌دیگر چک کنید. با انجام این کار مطمئن می‌شوید که پروژه را در مهلت مقرر به پایان می‌رسانید و انتظارات مشتریانتان را نیز برآورده می‌کنید.
در این مطلب معنی Milestone در کنترل پروژه را توضیح دادیم و پاسخ دادیم روش‌های پیگیری مایلستون چیست و چگونه باید مایل استون ها را مشخص کنیم. امیدواریم مطالعه‌ی این مطلب برای شما مفید بوده‌باشد. نظرات خود را با ما به‌اشتراک بگذارید.
منبع: indeed.com
دیدگاه