سازمان چابک (Agile) چیست؟ ۷ گام برای رسیدن به سازمان چابک
موفقیت سازمان‌های چابک یا اجایل (Agile)، از شرکت‌هایی مانند گوگل، آمازون (Amazon) و نتفلیکس (Netflix) گرفته تا ادوبی (Adobe)، اسپاتیفای (Spotify) و جنرال الکتریک (General Electric)، به‌خوبی مستند شده‌است. یک سازمان چابک در گسترش و ارائه‌ی سریع محصولات و هم‌چنین ارزش‌رسانیِ یک‌سان به مشتریان و ذی‌نفعان توان‌مند است. با این حال، این سازمان‌ها بسیار بیش از شرکت‌هایی هستند که تنها محصولات و نرم‌افزارهای ارزش‌مند را به‌سرعت تولید می‌کنند. می‌توانید ۹۰ ساعت در هفته با کارمندانتان کار کنید و در پایان هفته نرم‌افزاری را به بازار عرضه کنید، اما لزوما محصولتان ارزش‌مند نیست و مطمئنا فرایند شما چابک نخواهد بود.
بنابراین، سازمان چابک دقیقا چیست؟ برخی از ویژگی‌های مشترک سازمان‌های چابک کدام‌اند و چگونه شرکت‌ها می‌توانند این ویژگی‌ها را گسترش دهند؟ در ادامه‌ی مطلب به این سؤالات پاسخ خواهیم داد.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
به چه سازمانی، سازمان چابک می‌گویند؟
با درک این‌که سازمان چابک چیست، می‌توان بسیار ساده‌تر تغییر سازمان را آغاز کرد. یک سازمان چابک موفق از طریق ایجاد یک هدف و چشم‌انداز مشترک، پذیرش تغییر و توان‌مندسازی شبکه‌های تیم‌های توسعه‌ی محصول به منظور عملی کردن تولید و تقویت یکی از ویژگی‌های محصول در زمانی واحد، چابک و سریع عمل می‌کند.
سازمان چابک هم‌چنان بر مشتری متمرکز است، می‌تواند محصولاتی عالی را ارائه دهد و هم‌چنین در طول مسیر، به‌تدریج ارزش‌افزایی می‌کند.
- سازمان چابک فعالانه یک هدف و چشم‌انداز مشترک را ترویج می‌کند؛
- سازمان چابک فعالانه درک مشترکی را در سراسر سازمان رواج می‌دهد؛
- سازمان‌های چابک فعالانه تیم‌های کوچکی را برای توسعه‌ی محصول تشکیل می‌دهد؛
- سازمان‌های چابک فعالانه شبکه‌هایی را از تیم‌های توسعه‌ی محصول (teams of teams) تشکیل می‌دهد؛
- سازمان چابک اطلاعات را در بین تیم‌ها آزادانه به اشتراک می‌گذارد؛
- سازمان چابک به تیم‌ها قدرت می‌دهد تا آن‌جایی که اطلاعات و دانش وجود دارد، تصمیم بگیرند؛
- سازمان چابک پیوسته به دنبال بهبود اثربخشی و تأثیر نحوه‌ی کار خود است؛
- سازمان چابک اغلب در طول چرخه‌ی عمر محصول، با دقت به نیازهای مشتریان گوش می‌دهد؛
- سازمان چابک تغییر را می‌پذیرد و آزمایش و تجربه‌ی علمی را رواج می‌دهد.
ویژگی‌های سازمان چابک چیست؟
تمرکز بر مشتری، از ویژگی‌های سازمان چابک
«مشتری» حوزه‌ی اصلی تمرکز یک سازمان چابک است. این‌که سازمانی از مبارزه با رقبا تغییر موقعیت می‌دهد و روی خوشحال کردن مصرف‌کنندگان متمرکز می‌شود، تغییر کامل ذهنیت است. «مشتری‌محور» اصطلاحی است که موفق‌ترین سازمان‌های چابک بسیار به کار می‌برند.
سازمان‌های مشتری‌محور، قبل از هرچیز، بر درک مشتریانشان تمرکز می‌کنند. آنها با دقت گوش می‌دهند و خروجی خود را بر مبنای نیازهای مشتریانشان در کل چرخه عمر محصول (PLC) قرار می‌دهند. یک سازمان چابک و مشتری‌محور قادر است با توسعه‌ی فعالانه و درک عمیق و هم‌دلانه، نیازهای خاص بازار هدف خود را برآورده کند.
نتیجه‌ی نهایی این است که اگر می‌خواهید یک سازمان چابک داشته باشید سعی کنید روی مشتریانتان تمرکز کنید، زیرا فقط با برآورده کردن نیازهای آنان می‌توانید ارزش‌آفرینی کنید.
قدرت به تیم‌ها
یک سازمان چابک موفق به وسیله‌ی هدف و چشم انداز مشترک، گروهی از افراد را به جامعه‌ای منسجم تبدیل می‌کند. این هدف و چشم‌انداز مشترک از سطح اجرایی سازمان شروع می‌شود و به افراد و بخش‌های درون آن منتقل می‌شود. بخش سخت این امر، انتقال پیام به همه است به گونه‌ای که به همه‌ی افراد، تیم‌ها، بخش‌ها و واحدهای تجاری امکان می‌دهد که درک کنند کجا و چگونه در هدف و چشم‌انداز بزرگ‌تری قرار می‌گیرند.
گام بعدی برای ایجاد یک سازمان چابک، تشکیل شبکه‌ای متمرکز و توان‌مند از تیم‌های توسعه‌ی محصول است که تک‌تک افرادِ ضروری و موردنیاز برای انجام کار را به مشارکتِ فعال و عملیاتِ شفاف تشویق می‌کند. این مرحله اگر به‌درستی توسعه یابد، در نهایت یک اکوسیستم پایدار شبکه‌ای را بنا می‌کند و تیم‌های توان‌مندی را تشکیل می‌دهد که در آنها، همه با به‌اشتراک‌گذاری بهترین شیوه‌ها احساس راحتی می‌کنند و بیش‌تر به دنبال فرصت‌های بهبود مستمر، در راستای دستیابی به چشم‌انداز و هدف مشترک هستند.
پذیرش تغییر و تصمیم‌گیری سریع، از ویژگی‌های سازمان چابک
بهترین سازمان‌های چابک در شرایطی فعالیت می‌کنند که پیوسته در حال تغییر و پذیرای آن هستند. هیچ‌کس نمی‌داند که یک سال آینده وضع بازار چگونه است. یک سازمان چابک به‌سرعت تصمیم می‌گیرد و پیوسته در حال تغییر است، اما همیشه تمرکز خود بر روی مشتری‌محور بودن را حفظ می‌کند. سازمان‌های چابک سعی می‌کنند با یادگیری، ریسک را به حداقل برسانند، برای تغییراتِ پیش رو برنامه ریزی ساده‌ای کنند و بر تولیدِ محصولِ اولیه‌ی واحد در چرخه‌های فعالیتِ بسیار کوتاه تمرکز کنند. این چرخه‌های پرشتاب، تکرارِ سریع را تقویت می‌کنند و هم‌چنین با اجازه دادن به سازمان‌ها برای ایجاد تغییرات کوچک و تأثیرگذار و تأیید اعتبار آنها از سوی مشتریان، یادگیری سریع محصول را رواج می‌دهند.
کاهش دامنه و کار در چرخه‌های سریع فواید متعددی دارد: اول، تلاش‌ها متمرکز و کوچک‌اند؛ دوم، تأثیر هر تغییری را در محصول می‌توان به‌سرعت در برابر داده‌های کاربر تأیید کرد. می‌توان روی تغییراتی که تأثیر مثبتی دارند سرمایه‌گذاری کرد و تغییراتی را که تأثیر مثبتی ندارند کنار گذاشت. در نهایت، این رویکرد با پرهیز آگاهانه از چرخه‌های بلندمدت توسعه‌ی محصول، که ماه‌ها و سال‌ها زمان می‌برند و به تولید موفقیت‌آمیز محصولی منجر می‌شوند که واقعا دل‌خواه مشتریان نیستند، خطر و زیان مالی را به حداقل می‌رساند.
۷ گام کلیدی برای تشکیل سازمان چابک
گام ۱. به سؤال «چرا؟» پاسخ دهید
آیا برای این‌که می‌خواهید تغییر کنید، دلیل قانع‌کننده‌ای دارید؟
تحول آسان نیست. اگر دلیل قانع‌کننده‌ای ندارید، اصلا چرا خودتان را خسته کنید؟ وظیفه‌ی شماست که مشخص کنید دلیلتان برای تغییر چیست. درست است که نیازها و شرایط سازمان شما منحصر‌به‌فرد است و فقط خودتان می‌توانید واقعا ضروریات سازمانتان را درک کنید.
در ادامه به ۳ موضوع اصلی به عنوان نقطه‌ی شروع نگاه می‌کنیم:
- ارزش؛
- جریان؛
- کیفیت.
بررسی این سه موضوع در اولین گام، به شما کمک می‌کند تا به سازمان چابک دست پیدا کنید.
۱. ارزش
- نیاز دارید چه ارزشی را به دست آورید یا بهبود بخشید؟
- چه فرصت‌هایی را از دست داده‌اید؟
- رقبایتان چه کارها و اقداماتی انجام داده‌اند که آرزو می‌کنید ای کاش شما به جای آنها انجامشان می‌دادید؟
- چه اتفاقی در بازار می‌افتند که شما را نگران یا هیجان‌زده می‌کنند؟
- آیا فرصت‌ها یا نیازهایی برای کارایی عملیاتی و ادغام وجود دارند که بتوانند هزینه‌ها را کاهش دهند؟
- آیا احساس می‌کنید که به کارهای درستی وقت اختصاص می‌دهید تا بهبود و گسترش یابند؟ آیا ایده‌ها، نیازها و خواسته‌های مشتریان و کارکنان محقق می‌شوند و به آنها عمل می‌شود؟
۲. جریان
- چقدر طول می‌کشد تا پروژه‌ها تکمیل شوند؟ آیا آروز دارید که ای کاش می‌توانستید سریع‌تر پیش بروید؟
- آیا تغییرِ جهت آسان است؟
- آیا تیم‌ها و افراد شما باانگیزه هستند؟ آیا جذب و حفظ استعدادها برایتان آسان است؟
- آیا می‌توانید پروژه‌های بیش‌تری را بپذیرید یا در صورت لزوم، آنها را افزایش دهید؟
- آیا اطلاع دارید که در فرایندهایتان اتلاف وجود دارد یا خیر و اگر وجود دارد، در کدام بخش‌ها هستند؟ آیا برنامه‌ای فعال برای حذف یا کاهش اتلاف وجود دارد؟
- آیا بخش‌های مختلف سازمان به‌خوبی با یکدیگر کار می‌کنند یا مشکلات آنها از ارتباط نداشتن و اولویت‌های متضاد ناشی می‌شوند؟
- آیا از کار در سازمانتان دید کاملی دارید و از زمان تکمیل آن مطمئن هستید؟
۳. کیفیت
- آیا عناصری از محصولات یا خدمات شما وجود دارند که باب میل مشتریانتان نباشند و آنان به دنبال تغییرشان باشند؟
- آیا تمام نیازهای مشتریانتان را به گونه‌ای که باب دلشان است، برآورده می‌کنید؟ آیا عناصری از محصولات شما وجود دارند که مشتریان از آنها استفاده نمی‌کنند یا رقبایتان را درمورد آن عناصر ترجیح می‌دهند؟
- دغدغه‌های فنی یا مهندسی شما کدام‌اند؟
- آیا مشکلات یا شکایات به‌سرعت حل می‌شوند؟
- هر چند وقت یک بار سازمانتان فرایندها را بررسی می‌کند و بهبود می‌بخشد؟
طرح پرسش «چه چیزی اشتباه است» می‌تواند افسرده‌کننده باشد، زیرا به نظر می‌رسد همه‌چیز به بهبود نیاز دارد. در اولین مرحله برای دستیابی به سازمان چابک از این‌که این دوره به جلسه‌ای کسالت‌بار و نومیدکننده تبدیل شود بپرهیزید و روی ۳ تا ۵ مورد مهمی که تفاوت عظیم و مهمی را ایجاد می‌کنند، تمرکز کنید.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
گام ۲. چه کسی سازمان چابک را شکل می‌دهد و تیم‌سازی می‌کند؟
این گام کاملا بدیهی به نظر می‌رسد، اما اغلب نقطه‌ای است که تحول چابک، قبل از آن‌که کاملا شروع شود، دچار لغزش می‌شود. اغلب رهبران تیم‌هایی را تشکیل می‌دهند که مشتاق تغییرند، اما قدرت و منابع واقعی را در اختیار ندارند.
برای این‌که تیمی موفق شود و یک سازمان چابک را تشکیل دهد، در واقع باید یک تیمِ کاریِ واقعی باشد و زمان مناسبی را به تغییر اختصاص دهد، نه یک «کمیته‌ی راهبری» که اعضای آن هر ۳ ماه یک‌بار برای ناهار یکدیگر را ملاقات می‌کنند. اگر تنها عنصر «چابک» به مشاغل موجود آنها اضافه شود، تیم دستاورد چندانی نخواهد داشت. تیم باید زمان و مکان مناسبی را به این امر اختصاص دهد؛ به این معنا که افراد را از تعهدات دیگرشان معاف کند.
برای ایجاد یک سازمان چابک باید سطوح متعددی از سازمان به کار گماشته شوند، کسانی که از پیش قدرت و نفوذ چشم‌گیری دارند و هم‌چنین افراد پرانرژی و جاه‌طلب. تخصص‌های موردنیاز باید از حوزه‌های مختلف کسب‌وکار با هم جمع شوند. مطمئن شوید که تیم را فقط به علاقه‌مندان محدود نمی‌کنید.
هم‌چنین، چالش این است که تیم باید به اندازه‌ی کافی کوچک (۵ تا ۷ نفر) بماند تا به عنوان یک واحد کاری واقعا مؤثر باشد. لیست بلندبالایی را تهیه کنید و سپس فرایند انتخاب را شروع کنید. از آن‌جایی که باید برای اعضای تیم وقت بگذارید، پرسش مناسبی مطرح می‌شود: «چه کسی می‌تواند از عهده‌ی انجام کارهای ضروری دیگر برآید؟»
مهم است که اگر آنها می‌خواهند تفاوتی را ایجاد کنند، منابع کافی از جمله پول و زمان را در اختیارشان قرار دهید. شاید مؤثرترین راه برای شکل‌گیری اعتماد و تعهد مشترک، شروع کار با یکدیگر باشد.
گام ۳. برای تشکیل سازمان چابک، چشم‌انداز مشترکی ارائه دهید که الهام‌بخش باشد
برای تشکیل یک سازمان چابک نکته‌ای باید بدانید این است که تیم‌ها به یک هدف قانع‌کننده و دست‌یافتنی نیاز دارند. هدف باید ضرورت داشته و معنادار باشد، چیزی که واقعا برای سازمان و تیم مهم است؛ هم‌چنین، باید در حوزه‌هایی ممکن و شدنی باشد که تیم بتواند در آنها موفق شود؛ برای نمونه، «حل تعارض جهانی» الهام‌بخش نیست، زیرا تیم‌ها می‌دانند که فراتر از توانایی‌هایشان است.
همه‌ی اهداف باید به نتایج موردنیاز کسب‌وکار، که در مرحله‌ی ۱ شناسایی کرده‌اید، برگردانده شوند. چنان‌چه تشخیص می‌دهید که باید سریع‌تر پیش بروید، تیم بررسی آن را آغاز می‌کند و زمینه‌هایی را برای بهبود سرعت بررسی می‌کند تا اهداف معنادار را شناسایی کند و درمورد شیوه‌هایی که شاید کمک‌کننده باشند، تحقیق کند. به همین دلیل مهم است که مشخص کنید مرز تیم کجاست.
گام ۴. درمورد آن به همه بگویید، گوش دهید و بررسی کنید تا متوجه شوید
اگر مشکلاتی که در مرحله‌ی ۱ شناسایی کردید، حیاتی نبودند، فرایند تشکیل سازمان چابک را شروع نمی‌کردید. اگر می‌خواهید افراد با تغییر موافقت کنند، مهم است که این ضرورت را بیان کنید، اما این فرایند دوطرفه است. شما باید نظراتتان را بیان کنید و به دیدگاه‌های دیگران نیز گوش دهید و بر اساس آنها نظرات خود را تعدیل کنید؛ به این معنا که نه‌تنها آنها نیاز به تغییر را بیش‌تر می‌پذیرند، بلکه شما نیز ایده‌های ارزش‌مند فراوانی را به دست خواهید آورد و با گفت‌وگو از موانع احتمالی پیش‌گیری می‌کنید.
باید نشان دهید که ایده‌ها را می‌پذیرید. به جای این‌که به طور منظم دیدگاه خودتان را یادآوری کنید، بکوشید با اعضای گروه صحبت کنید و سپس نسخه‌ی جدیدی را بنویسید که تبادل افکار انجام شود. نسخه‌ی جدید دیدگاهتان را به صورت دست‌نوشته نگه دارید. رسمیت نداشتن، افراد را بر آن می‌دارد که احساس کنند می‌توانند تغییراتی را اِعمال کنند. کار را با مرور مکرر بیانیه، به عنوان بخشی از فرایند تشکیل سازمان چابک دنبال کنید. شما به دنبال پیام قوی و ساده‌ای هستید که کاملا بر اساس حقیقت باشد.
فراموش نکنید که این مرحله شامل ارتباط نتایج نیز می‌شود. مثال ما درمورد سرعت بود؛ در این مورد می‌خواهید lead timeهای فعلی (بازه‌ی زمانی مابین تصمیم‌گیری برای تولید محصول تا آغاز تولید آن) را قابل‌مشاهده کنید و با نتایج جدید به‌روزرسانی کنید تا زمان این پروسه کاهش پیدا کند.
گام ۵. برای تشکیل یک سازمان چابک باید موانع را بردارید و از حامیان حمایت کنید
هرگونه تحولی اغلب با لغزش مواجه می‌شود، زیرا در یک رویکرد گسترده‌ی سیستم (System-wide Approach)، بدون شک یک یا چند عنصر ساختاری وجود دارد که به عنوان مانع عمل کند. این سیستم‌ها اغلب احساس می‌کنند که ثابت‌اند و پیش نمی‌روند و هم‌چنین به‌شدت دیر تغییر می‌کنند. ساختارهای سازمانی به دلایل خوب و مناسبی وجود دارند، اما در عین حال هرگونه حرکت و پیشرفتی را متوقف می‌کنند.
ممکن است زمینه‌ی شیوع معضلات اغلب یک منبع غیرطبیعی باشد که آزادی عمل را به تأخیر می‌اندازد. ممکن است خودِ فرایندِ تصویب، تصمیم‌گیری‌ها را به تعویق بیندازد؛ به طوری که ماه‌ها طول بکشد که پروژه‌ها کارشان را آغاز کنند.
اِعمال تغییرات در موارد زیر دشوار است:
- بعید است که محدودیت به‌راحتی حذف شود؛
- بعید است که طرز اداره کردن و نظارت رد شود؛
- رویارویی با آن می‌تواند بسیار دردناک باشد و شاید کارساز نباشد.
نکته‌ی کلیدی در این مرحله از فرایند تشکیل سازمان چابک این است که کسانی را که خواهان چیزی هستند، با کسانی که می‌توانند کاری را در آن مورد انجام دهند، گرد هم آورید. به اعضای تیم اجازه دهید که به تصمیم‌گیرندگان کلیدی (هیئت‌مدیره‌ی داخلی و مشتریان) دسترسی داشته‌باشند. ایدئال این است که یک مشتری واقعی داشته‌باشید که عضوی از تیم باشد. این امر کمک می‌کند که اولویت‌ها را به‌وضوح تعیین کنید و به باقی اعضای سازمان اجازه می‌دهد که به دنبال آن اولویت‌ها با یکدیگر هم‌کاری کنند. مهم است که مطمئن شوید انگیزه‌ها و شاخص‌های کلیدی عملکرد افراد در جهت‌های متضاد قرار نمی‌گیرند، چراکه این نوع تضاد هرگونه تلاش برای بهینه‌سازی کل را تضعیف می‌کند.
گام ۶. ارزش را با بُردهای ملموس و فوری ارائه دهید
در راستای تشکیل سازمان چابک باید به این نکته اشاره کرد که تعیین اهداف دست‌یافتنی در جهت پیشرفت‌های جزئی در کوتاه‌مدت مزایای متعددی دارد. هرگز میزان موفقیت را دستِ‌کم نگیرید. برنده شدن زودهنگام، محیط مثبتی را پدید می‌آورد که مدیریت ارشد باید بیش‌تر آن را حمایت کند و باقی اعضای سازمان نیز باید به آن متعهد باشند. حتی هدف ساده‌ای مانند راه‌اندازی صفحه‌ای جدید در سایت، ایده‌ها و مفاهیم را قابل‌مشاهده و ملموس می‌کند و به افراد امکان می‌دهد که با کیفیت بهتری بازخورد دهند و هم‌چنین این ضرورت را القا می‌کند که: مشتری جدیدی را جذب کنید، ۱۰ نفر را برای بررسی نمونه‌ی اولیه ثبت‌نام کنید و در نهایت یک فیچر (Feature) ارائه دهید.
اهداف، مختص تجارت و صنعت شما هستند، اما باید کوچک و واضح باشند. در سطح خُرد فکر کنید. در این هفته چه کاری را می‌توانید انجام دهید؟ چه چیزی را می‌توانید سریع بهبود بخشید؟
هم‌چنین، این امر مزایای معمولِ ارائه‌ی تدریجی را به گونه‌ای فراهم می‌کند که شما از هرگونه بهبودی و پیشرفتی به‌سرعت و برای بلندمدت بهره‌مند می‌شوید. حتی اگر کل پروژه از بین برود، هم‌چنان از آن مزایای اولیه و هرگونه یادگیری مرتبطی بهره‌مند خواهید شد.
پروژه‌ی بانک جهانی برای افزایش بهره‌وری در مزارع کوچک و متوسط در نیجریه یکی از بهترین نمونه‌های این مورد است. پیشرفت پروژه‌ی پنج‌ساله کُند بود، تا این‌که ۳ تیم کوچک پروژه‌های آزمایشی را اجرا کردند. کشاورزان آزمایشی، علاوه بر تمام مزایای ذکرشده در بالا (یادگیری، انگیزه و خرید بیش‌تر)، در پایان سال اولِ پروژه تولید بیش‌تری داشتند. فقط ۱۰۰ کشاورزی که در پایان سال اول در سطح بالاتری تولید می‌کردند، ارزش ۴۰۰ کشاورزی را داشتند که در پایان سال پنجم همین کار را انجام می‌دادند.
گام ۷. برای تشکیل یک سازمان چابک سعی کنید برای یادگیری قدم بردارید
موفقیت‌های سریع نباید ما را راضی کنند، اگرچه اغلب به ما احساس رضایت می‌دهند. پروژه‌های واقعی با نتایج واقعی (افزایش ارزش، جریان یا کیفیت) باارزش‌ترین بازخوردهایی هستند که به شما کمک می‌کنند تصمیمات آینده را تعیین کنید. پروژه‌ی تغییری که فقط موفقیت‌ها را در بوق و کرنا می‌کند و شکست‌ها را پنهان، نه‌تنها ریسک‌پذیری را تشویق نمی‌کند، بلکه آن را خفه می‌کند و موانع بیش‌تری را در مسیر تغییر واقعی قرار می‌دهد.
جمع‌بندی
هدف از تشکیل سازمان چابک این است که می‌خواهیم شکست‌ها را کاهش دهیم و دوباره روی موفقیت سرمایه‌گذاری کنیم. اگر کاری نتیجه ندارد، به‌سادگی از ادامه دادن به آن دست بکشید؛ هم‌چنین، سعی کنید دلیل آن را بیابید و سپس تغییراتی را متناسب با آن اِعمال کنید. وجود عوامل بسیار برای تشخیص مشکل، نشانه‌ی آن است که شما گام‌های خود را برای پیشرفت به اندازه‌ی کافی کوچک نمی‌کنید. بکوشید تا زمانی که بتوانید مشخص کنید که کدام عناصر کار می‌کنند و کدام نه، گام‌های کوچک‌تری را بردارید.
با ساختن یک رزومه حرفه‌ای، برای استخدام در بهترین فرصت‌های شغلی اقدام کنید.
دیدگاه