راهنمای جامع مدیریت محدوده پروژه و چگونگی تعیین آن
برنامه‌ی مدیریت محدوده پروژه می‌تواند به شما کمک کند تا نسبت به پروژه‌ها رویکرد کاربردی و ساده‌ای داشته‌باشید. وقتی محدوده‌ی پروژه‌ی خود را به طور دقیق مشخص کردید، می‌توانید تیمتان را راحت‌تر هدایت کنید و در بازه‌ی زمانی منطقی اهدافتان را محقق کنید. در این مطلب توضیح می‌دهیم که محدوده‌ی پروژه چیست و چرا مهم است؛ همچنین، شما را با نحوه‌ی ایجاد برنامه‌ی مدیریت محدوده پروژه و اهمیت آن آشنا خواهیم کرد.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
مدیریت محدوده پروژه چیست؟
مدیریت محدوده پروژه فرایند ایجاد، نظارت و هدایت کارهای پروژه است. وقتی طرحِ کلیِ روشنی را شکل دادید، می‌توانید رسیدن به اهداف پروژه در محدوده‌ی زمانی و بودجه‌ی تعیین‌شده توسط تیم را تضمین کنید. محدوده‌ی پروژه‌ی شما هدف پروژه، مسئولیت‌های مختلفی که به اعضای تیم محول می‌شوند، خروجی‌هایی که می‌خواهید به ذینفعان و مشتریان تحویل دهید و توضیح هر مرحله از پروژه را به صورت جزئی نیز دربرمی‌گیرد.
چرا مدیریت محدوده‌ی پروژه مهم است؟
مدیریت محدوده‌ی پروژه علاوه بر هدایت کار تیم دستورالعمل‌هایی را برای مدیر پروژه فراهم می‌کند تا در صورت نیاز به تغییر از آن‌ها استفاده کند. پروژه بزرگ با احتمال بیش‌تری در طول زمان تغییر می‌کند. بنابراین، محدوده‌ی پروژه‌ی دقیق‌تر اعمال بازبینی‌های لازم را راحت‌تر می‌کند. برنامه‌ی محدوده‌ی پروژه همچنین در صورتی مهم است که در آن واحد بر چند پروژه نظارت داشته‌باشید. داشتن برنامه‌ی منسجم و مشخص به شما اجازه می‌دهد تا پروژه‌های مختلف را به‌خوبی سازمان‌دهی و مدیریت کنید.
بعلاوه، مدیریت محدوده‌ی پروژه از اقدامات زیر پشتیبانی می‌کند:
- مشخص کردن چشم‌انداز: صرف زمان روی ترسیم جزئیات محدوده در ابتدای کار به ذینفعان و اعضای تیم چشم انداز روشنی از نتیجه‌ی نهایی و قدم‌های لازم برای رسیدن به آن می‌دهد؛
- اجتناب از «خزش محدوده»: پروژه‌ها بدون محدوده‌ی تعریف‌شده و مشخص می‌تواند تحت‌تأثیر «خزش محدوده» قرار بگیرند. خزش محدوده به زمانی اشاره دارد که پروژه از ضرب‌الاجل‌ها و محدودیت‌های بودجه فراتر می‌رود. در این شرایط ممکن است تفسیرهای نادرست و سوء‌تفاهم‌هایی ایجاد شود یا نیاز باشد که تمام کارها را دوباره انجام دهید؛
- متمرکز کردن کار: وقتی محدوده مشخص باشد، کارهای همه‌ی افراد دقیق و متمرکز می‌شود. اهداف و وظایف ثبت می‌شوند تا در صورت لزوم به آن‌ها ارجاع داده‌شود و پیگیری کارها از افراد، به‌راحتی انجام خواهد‌شد.
چگونه محدوده‌ی پروژه را مشخص کنیم؟
اگر برنامه‌ی مدیریت محدوده پروژه شما برنامه‌ای دقیق و جزئی را دنبال کند، برای موفقیت شانس بیش‌تری خواهد داشت. این قدم‌ها را دنبال کنید تا محدوده‌ی پروژه‌ی بعدی خود را مشخص کنید.
- محدوده‌ی پروژه را تعریف کنید: تعریف محدوده‌ی پروژه، قبل از شروع به کار، این امکان را به شما می‌دهد تا نحوه‌ی پای‌بندی به بودجه‌ی تعیین‌شده یا هر محدودیت دیگری را، که ممکن است پروژه با آن مواجه شود، تعیین کنید. برای تعریف محدوده، ابتدا باید نیازهای پروژه را، ازجمله هزینه‌ها، زمان، مهارت‌ها، مواد و هر منبع مهم دیگری، در نظر بگیرید. وقتی این مرحله به پایان رسید، می‌توانید ادامه‌ی پروژه را طبق آن برنامه ریزی کنید؛
- اهدافی را که می‌خواهید به آن‌ها برسید، در نظر بگیرید: هدف، منطق اولیه پشتِ اجرای پروژه است. فرقی نمی‌کند که سازمان شما بخواهد محصولی را بهروزرسانی کند یا سیاست گستردهی جدیدی را در سازمان اجرا کند، هدف منسجم به شما کمک می‌کند تا موفقیت پروژه را تضمین کنید. بیانیه‌ی هدف شما باید به اندازه کافی جزئی باشد تا بتواند نیازهای پروژه را به شکل واضحی توضیح دهد؛ اما در عین حال،هدف باید به اندازه کافی انعطاف‌پذیر باشد تا در صورت نیاز، بتوانید آن را اصلاح کنید و با موقعیت‌های جدید تطبیق دهید. این کار به شما کمک می‌کند تا برنامه‌ی سازگارتری را تهیه کنید و اعضای تیم را به همکاری با یکدیگر ترغیب کنید؛
- طرح کلی برنامه‌ی خود را مشخص کنید: تهیه‌ی طرح کلی هنگام ایجاد برنامه‌ی مدیریت محدوده پروژه به شما کمک می‌کند؛ منظور از طرح کلی، طرحی است که در آن تمام مراحلی که باید تیم شما قبل از پایان پروژه انجام دهند، به صورت جزئی مشخص شده‌باشد. اگرچه طرح‌های کلی با توجه به سازمان و اهداف پروژه متفاوت هستند، بیشتر آن‌ها هدف، لیست خروجی‌ها، برنامه‌ی زمانی، برنامه برای تغییرات احتمالی محدوده‌ی پروژه و فرایند استفاده از منابع موجود برای تمام‌کردن پروژه را دربرمی‌گیرند؛
- محدودیت‌ها را شناسایی کنید: بهتر است محدوده‌ی پروژه‌ای با منابع محدود و ضرب‌الاجل مشخص‌شده برای رهنمودهای خود را برای مشتریان یا ذینفعان به طور واضح توضیح دهد. این کار تضمین می‌کند که همه‌ی افرادی که در پروژه مشارکت دارند، درک یک‌سانی از انتظاراتی که باید از پروژه داشته‌باشند، به دست آورند؛
- محدوده‌ی پروژه را با تیم خود مرور کنید: قبل از این‌که پروژه را شروع کنید، تیم شما از بررسی محدوده‌ی پروژه با شما نفع خواهد برد. این کار به شما فرصت می‌دهد تا به پیشنهادات آن‌ها گوش کنید، به سؤالاتشان پاسخ دهید و مطمئن شوید که همه‌ی افراد درگیر در پروژه با برنامه‌ی تدوین‌شده راحت هستند.
تعریف محدوده‌ی پروژه
عمل تعریف محدوده، به اندازه‌ی کار‌کردن برای اتمام پروژه، مهم است. در ادامه، نکاتی را برای ایجاد محدوده‌ی پروژه ذکر کرده‌ایم:
- اهداف را معین کنید: وقتی ذینفعان برنامه‌ی پروژه را مشخص کردند، اولین قدم، تعیین هدف نهایی و مراحل رسیدن به هدف مورد نظر است. بحث و بررسی کامل با ذینفعان، به تعریف آن کمک می‌کند. آگاهی از اهداف به نحوه‌ی برنامه‌ریزی محدوده کمک می‌کند؛
- نظرات را جمع‌آوری کنید: نظرات ذینفعان و اعضای مهم تیم به ترسیم اهداف کمک می‌کند. می‌توانید با کمک جلسه‌ی طوفان فکری رو‌دررو یا آنلاین، از نظرات آن‌ها مطلع شوید؛
- بیانیه‌ی محدوده را تهیه کنید: بیانیه‌ی محدوده باید مشخص، مختصر و قابل‌دست‌رسی برای همه‌ی افراد درگیر در پروژه باشد. این بیانیه بهتر است با بیانیه‌ی کلی گستردهی پروژه شروع شود و در ادامه‌ی آن خروجی‌ها، مفروضات و محدودیت‌ها آورده‌شوند. برخی اوقات، ارزش‌های کلیدی، که به انجام پروژه انگیزه می‌دهند نیز در این بیانیه ذکر می‌شوند؛
- نیازها را تعریف کنید: مشابه بیانیه‌ی محدوده، بهتر است در رابطه با نیازهای پروژه نیز به طور مشخصی عمل کنید؛ برای مثال، اگر ذینفعان به انبار بزرگ‌تری برای محصولاتشان نیاز داشته‌باشند، محدوده به اطلاعات بیش‌تری از «ساختن انبار» نیاز دارد. باید مکان، اندازه، چیدمان و دلیل اهمیت ساخت انبار جدید به‌جای اجاره‌ی آن را، مشخص کنید؛
- سلسله‌مراتب اجرای کار (ساختار تفکیک کار) به‌وجود بیاورید: نمایش بصری اجزای پروژه می‌تواند برای محول‌کردن وظایف مفید باشد. ساختار تفکیک کار معمولا تصویر درخت‌مانندی است که حاوی جعبه‌هایی است که خروجی‌ها را دربردارند؛ برای مثال، اگر پروژه انتقال دفتر اداره به مکان دیگری باشد، ممکن است خروجی‌ها زیرگروهی از لیست همه‌ی میزهای واحد و همچنین واحدهایی باشند که به جابه‌جایی نیاز دارند. این تصویرِ بصریِ سطحِ بالا به افراد کمک می‌کند تا اجزای تشکیل‌دهنده کل را مشاهده کنند.
تهیه‌ی برنامه‌ی مدیریت محدوده پروژه با استفاده از اهداف اسمارت (SMART)
برای تقسیم برنامه‌ی مدیریت محدوده پروژه به اهداف کوتاه‌مدت دست‌یافتنی، می‌توانید اهداف smart را تدوین کنید که به عنوان یک رهنمود در طول پروژه عمل خواهند کرد. اسمارت از حروف انگلیسی ابتدای کلماتی تشکیل شده‌است که به‌ترتیب به معنای «مشخص، قابل‌ارزیابی، قابل‌دستیابی، مربوط و مبتنی بر زمان» هستند.
- مشخص (Specific): هنگام مشخص‌کردن جزئیات اهداف پروژه باید تا حد ممکن، مشخص عمل کنید؛ برای مثال، اگر توسعه‌ی راهنمای کاربر برای تلویزیون را هدایت می‌کنید، باید لیستی از اجزای راهنما که تیم باید آماده کند را تهیه کنید و ضرب‌الاجل‌های آماده‌سازی هریک را مشخص کنید؛
- قابل‌ارزیابی (Measurable): برای این‌که اهداف پروژه قابل‌ارزیابی باشند، می‌توانید درست‌کردن راهنما را به بخش‌های مشخصی تفکیک کنید؛ برای مثال، می‌توانید تهیه‌ی راهنما را با ایجاد فصل‌های مجزا ارزیابی کنید؛
- قابل‌دستیابی (Achievable): از منابع موجود و مجموعه مهارت‌های تیمتان به عنوان رهنمودی برای تعیین این‌که پروژه می‌تواند چه مقدار سریع و راحت به اتمام برسد، استفاده کنید. توسعه‌ی راهنمای کاربری معمولا به نویسندگان فنی نیاز دارد که با محصول آشنایی بسیاری دارند. تاریخ اتمام پروژه را با توجه به تعداد افراد موجود و بهره وری آن‌ها تعیین کنید؛
- مربوط (Relevant): اهداف کوچک‌تر پروژه باید با اهداف اولیه مرتبط باشند. وقتی تمام اهدافتان را مرتبط با هم نگه می‌دارید، حفظ محدوده‌ی پروژه به صورت تمام‌و‌کمال آسان‌تر خواهد بود؛ برای مثال، ممکن است اهدافی که برای اتمام راهنمای کاربری تعیین کردید، بر بخش‌های مختلف کتاب‌چه متمرکز باشند و در نهایت، به ایجاد راهنمای جامعی ختم شوند؛
- مبتنی بر زمان (Time-based): برای اتمام پروژه‌ی خود یک بازه‌ی زمانی منطقی در نظر بگیرید؛ همچنین، تاریخ اتمام مشخص و قطعی به شما کمک می‌کند تا سرعت پیش‌روی پروژه را برنامه‌ریزی کنید. اگر تیم شما کار توسعه‌ی راهنمای کاربری را در ماه مهر شروع کرده‌است، می‌توانید هدف خود را اتمام پروژه در ماه فروردین قرار دهید.
نکاتی برای مدیریت محدوده پروژه
برای تضمین جامعیت و موفقیت پروژه‌ی خود می‌توانید نکات زیر را هنگام برنامه‌ریزی پروژه نظر بگیرید.
- چند روز را به تدوین محدوده‌ی پروژه اختصاص دهید: در حالی که خود اجرای پروژه بیش‌ترین زمان شما را می‌گیرد، اختصاص‌‌دادن چند روز به مرور و بررسی نیازهای پروژه، بودجه‌ی موجود و اهداف پروژه به نفع شما و تیمتان خواهد بود؛
- تعاملات پیوسته را حفظ کنید: از وجود سیستم تعاملی منظم بین تیم و مشتریانتان مطمئن شوید. اگر متوجه شدید که باید تغییراتی در محدوده‌ی پروژه اعمال کنید، باید هرچه سریع‌تر در مورد این بهروزرسانی ها با اعضای‌تیم تعامل داشته‌باشید. این کار به نفع شما و اعضای تیمتان خواهد‌بود و همچنین باعث می‌شود تا ضرب‌الاجل‌هایی که هنگام برنامه‌ریزی پروژه مشخص شده‌اند را به موقع انجام دهید؛
- از تغییرات ضروری آگاه بمانید: شاید حین اجرای پروژه مطلع شوید که محدوده برای سازگار‌شدن با اهداف جدید یا تأخیرات غیر‌منتظره به اصلاحاتی نیاز دارد. این به‌روزررسانی‌ها برای محدوده‌ی پروژه، به‌خصوص از پروژه‌ی بزرگی باشد، می‌تواند مفید باشد. شما باید در راستای بحث پیرامون تغییرات، جلسه‌ای را با اعضای تیم برگزار کنید.
نمونه‌ای از بیانیه‌ی محدوده‌ی پروژه
یک شرکت نرم‌افزاری، تیم مدیریت تسهیلات را برای ایجاد فضای بیشتر در محل کار و آماده‌سازی آن استخدام کردند. در ادامه، نمونه‌ای از نحوه‌ی تعریف اهداف و ایجاد بیانیه‌ی محدوده برای پروژه‌ی آن‌ها آورده شده‌است:
اهداف/ نیازها: شرکت ما گسترش یافته‌است و دفتر فعلی انف نیازهای کنونی نیست. ما به جدا‌کننده‌های فیزیکی بین واحدها نیاز داریم. می‌خواهیم هر فرد در واحد خودش جا بگیرد؛ چیدمان کنونی ما به نحوی است که در آن هر فرد در هر میزی که موجود بوده، جا گرفته‌است. ما اتاق بزرگی را برای استراحت، همراه با دست‌گاه فروش تنقلات، آشپزخانه و مکانی برای آماده‌سازی پذیرایی‌های رویدادهای سازمان می‌خواهیم. نیاز داریم که مساحتمان را ۲ برابر کنیم و در صورت امکان، در همان حوزه‌ی شهری بمانیم. برای همه‌ی کارکنان، به اندازه کافی پارکینگ می‌خواهیم. ما برای اِشغال چند طبقه از یک ساختمان آماده هستیم و می‌خواهیم به‌جای خریدن، مکانی را اجاره کنیم، اما آن را مطابق با نیازهایمان تغییر دهیم.
بیانیه‌ی محدوده: این پروژه شامل مکان‌یابی فضای کاری جدیدی برای شرکت نرم‌افزاری است. این مکان حداقل ۲ برابر مساحت کنونی شرکت، یعنی ۷۰۰۰ متر مربع خواهد بود و ممکن است چند طبقه از یک ساختمان را اِشغال کند؛همچنین، پارکینگ، آشپزخانه و امکانات اتاق استراحت باید اضافه شوند. وقتی مکان ساختمان مشخص شد، پروژه شامل مذاکره بر سر قرارداد اجاره و سامان‌دهی تغییرات لازم می‌شود. برنامه‌های بازسازی و طراحی داخلی، مجوزها و هزینه‌های ساخت‌و‌ساز از محدوده‌ی فعلی خارج هستند و پس از یافتن مکان مناسب اعلام می‌شوند.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
منبع: indeed.com
دیدگاه