نمودار Swimlane یا خط شنا؛ اهداف، فواید و نحوه رسم این نمودار

نمودار swimlane در زمینه این‌که چه کسی، چه کاری را در فرایند نمودارهای گردشی انجام می­‌دهد، شفافیت بیشتری ایجاد می­‌کنند. اگر نحوه استفاده از ابزار نمودار swimlane ، مانند لوسیدچارت (Lucidchart) را نمی­‌دانید، ما اینجا هر آنچه را که لازم است بدانید، برایتان فراهم کرده‌­ایم تا بدانید این نمودار چیست و چطور می‌توانید نمودار خط شنای خود را درست کنید.

آگهی استخدام

جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.

نمودار swimlane چیست؟

این نوع از نمودار به نام‌های «نمودار راملر و بریش» (Rummler-Brache diagram) یا «نمودار میان‌کارکردی» نیز مشهور است؛ گاهی به نمودار swimlane، نوارهای کاربردی نیز می‌گویند. این خطوط، عناصر ارزشمندی هستند که مدل و نشانه‌گذاری فرایند کسب‌وکار (BPMN و BPMN ۲.۰) یا طرح نرم‌افزار همتای آن، یعنی  زبان مدل‌سازی یکپارچه (UML) و نمودارهای جریان فرایند (PFDs)، از آن‌ها استفاده می‌کنند.

نمادهای استانداردی که در تمامی این نمودارها استفاده شده است، همراه با خطوط شنا، نمایشی دیداری از مسئولیت‌­ها را در طول فرایند ارائه می­‌کنند که به‌آسانی خوانده می‌شوند.

تاریخچه خطوط شنا

در دهه ۴۰ میلادی، نوع اولیه فرایند گردشی به نام «فرایند چندستونی»، پا به عرصه ظهور گذاشت که برای توضیح فرایندهایی با بیش از ۱ واحد یا ۱ بخش استفاده می‌شد و هدفی مشابه و ظاهری متفاوت با نمودارهای خطوط شنای امروزی داشت.

در سال ۱۹۹۰، جری راملر (Geary Rummler) و الن بریش (Alan Brache)، کتاب خود را با عنوان «بهبود فرایندها» (Improving Processes)، منتشر و در آن روی نمودارهای خطوط شنا تأکید کردند. این نمودارها گاهی «نمودار راملر-بریش» (Rummler-Brache diagram) نامیده می‌شوند که برگرفته از نام مؤلفانشان است.

در مایکروسافت آفیس ویزیو، اینها، «نمودار میان‌کارکردی» نامیده می‌­شوند. در رشته مهندسی کامپیوتر، عبارت «خط شنا»، در زبان تعریف فرایند جی‌باس (JBoss) نیز استفاده شده است. این تاریخچه بیانگر تلاش برای حل مشکل همیشگی کسب‌وکار یعنی مسئولیت پذیری و شفافیت است که در نهایت به کاربرد معتبر امروزی آن منجر شده است.

اهداف و فواید نمودار swimlane

در سازمان‌های امروزی که داری چندین گروه کاری یا بخش هستند، در بسیاری از موارد، ساخت نمودار می‌­تواند کمک‌کننده باشد:

این نمودار، امکانی را فراهم می‌کند که کارمندان بخش‌های مختلف، از کار یکدیگر آگاه باشند. نمودار swimlane و خطوط شنایی که در نمودارهای دیگر استفاده شده‌اند، مشخص می‌کنند که کدام مرحله از فرایند یا کدام زیرفرایند، باید به کدام عامل واگذار شود.

با توضیح این مسئله در نمودار، امکان شناسایی زوائد و ناکاآمدی‌های دیگر، در خطوط موارد تکراری و تنگناها فراهم می‌شود؛ این کار معمولا مراحل غیرضروری و تکراری را آشکار می‌کند؛ مثلا هنگامی­ که بخش‌های مخلتف در حال انجام کار مشابهی هستند.

این نمودار، تأخیرهای موجود در فرایند و محدودیت­‌های ظرفیتی را درون خط شنای خاصی مشخص می‌کند تا بتوان به آن‌ها مراجعه و آن‌ها را برطرف کرد. این روش، عملکرد و کیفیت کار را بالا می‌برد و هزینه و کارهای غیرضروری را کاهش می‌دهد. شما می‌توانید از نمودار swimlane دومی، برای بهترین روش مدل‌سازی در راستای ساخت فرایند یا توضیح بروز تغییر در شرایط، مانند تغییر کارمندان یا تکنولوژی استفاده کنید.

نمودار swimlane نیز مانند نمودارهای دیگر، در مقایسه با روایت توصیفی، اطلاعات را بهتر انتقال می­‌دهد. نمودار swimlane ، مانند روشی برای یکپارچه‌سازی فرایندها، بین تیم­‌ها و بخش‌­های مختلف استفاده می‌­شود که در طول زمان، منجر به فرایندهای کامل‌تری می‌­شود.

ویژگی‌­ها و عناصر نمودار swimlane

استفاده از هریک از نمادهای نمودار گردشی ایجادشده، خطوط افقی، عمودی یا موازی، خطوط شنای مراحل فرایند را بر اساس عواملی مانند بخش گروه کاری یا حتی سیستم اطلاعاتی، گروه‌بندی می‌کنند. هر خط با همان عامل طبقه‌بندی می‌­شود. گاهی اوقات، نه همیشه، خطوط افقی کاربردی‌­تر هستند، زیرا عرض صفحه دسک‌تاپ کامپیوترها، از ارتفاع آن‌ها بیشتر است.

مراحل فرایند در خطوط مخصوص به خود، توضیح داده می‌شوند و ارتباط بین خطوط نیز نشان داده می‌­شود. این مورد چگونگی ارتباط متقابل عوامل مختلف را نشان می‌­دهد که باعث حفظ کارایی فرایند می­‌شود.

خطوط شنا به‌عنوان عنصری از نمودار مدل‌ها و نمادهای فرایند کسب‌و‌کار ۲.۰ (BPMN 2.0 diagram)

در مدل‌ها و نمادهای فرایند کسب‌و‌کار ۲.۰ (2.0 Business Process Model and Notation) یا به‌اختصار 2.0 BPMN، استخر یا خطوط شنا یکی از ۴ نوع عنصر مورداستفاده است. استخر نمایانگر شرکای اصلی در فرایند است. این امکان وجود دارد که استخری متفاوت یا بخش مختلف دیگری در شرکت وجود داشته باشد، اما هنوز به فرایند مرتبط باشد.

خطوط شنای داخل استخر، فعالیت‌­ها و جریان‌‌­هایی را برای نقشی خاص یا شرکت‌کننده مشخصی نشان می‌دهد و مشخص می‌کند که چه کسی مسئول انجام چه قسمتی از فرایند است.

۳ نوع دیگر از این عناصر، عبات‌اند از:

• جریان اشیا: رخدادها، فعالیت‌ها و دروازه‌ها؛
• اشیا متصل‌کننده: جریان توالی، جریان پیغام و پیوند؛
• مصنوعات: شیء داده، گروه و حاشیه‌نویسی.

چگونه درمورد نمودار swimlane تحقیق کنیم (نمودار راملر-بریش)

۱. هدفتان را مشخص کنید؛ فرایندهایی را که باید برای رسیدن به هدف مطالعه کنید، تعیین کنید. به این مورد توجه کنید که برای رسیدن به درک ‌کافی و مؤثر، به چه میزان از جزئیات نیاز دارید؛

۲. کار را به قسمت‌های قابل‌ مدیریت تقسیم کنید؛ اما مطمئن شوید که فرایند را به‌صورت کلی بررسی می‌­کنید تا بتوانید عملا آن را ببینید و به‌شکل بالقوه‌ای بهبود بخشید. مرزهای فرایند را برای مطالعه به‌طور واضح مشخص کنید؛

۳. خطوط شنا را شناسایی کنید؛ این خطوط ممکن است شامل کارمندان، گروه کاری و بخش‌ها باشد؛

۴. مراحل فرایند را در فرایندهای موجود بررسی کنید؛ چه کسی و چه چیزی، تا بتوانید آن‌ها را به خطوط شنای مخصوص خودشان تقسیم کنید. روابط متقابل، ارتباطات و تبادلات خطوط را توضیح دهید. فرایند را به همان شکلی که هست مستندسازی کنید، اما همواره حواستان به فاصله‌ها، تکرارها، کپی‌­های آشکار، تنگناها و ناکارآمدی­‌های دیگر باشد. توجه داشته باشید که گاهی اوقات با اهداف تأمین امنیت یا کیفیت، فرایند عمدا تکرار می‌شود. نت‌برداری کنید یا نموداری را به‌صورت دستی بکشید یا از برچسب‌های یادداشت استفاده کنید و بعدا آن‌ها را با نرم‌افزار نمودار اصلاح کنید؛

۵. برای مدل‌سازی فرایند جدید، مراحلی از فرایند را توضیح دهید که می تواند منجر به افزایش بازده و کیفیت یا کاهش هزینه‌ها و تأخیر در فرایند شود؛

۶. تذکر ویژه: برای اینکه یک فرایند موردبحث با نمودارهای فرایند جریان (PDFs)، مدل و نشانه‌گذاری فرایند کسب‌وکار 2.0 (BPMN 2.0) یا انواع دیگر نمودارها مستندسازی شود، تیم متخصصی در این روش‌ها ممکن است که این تحقیق را انجام دهد و از خطوط شنا به‌عنوان یکی از عناصرشان استفاده کند.

مراحل رسم و استفاده از نمودار swimlane

۱. لیستی از شرکا تهیه کنید؛ در سمت چپ تا می‌توانید خطوط شنای افقی بکشید، چه به‌صورت دستی و چه با استفاده از نرم‌افزار رسم نمودار. اگر بعدا متوجه شدید که خطوط عمودی کاربردی‌ترند، می‌توانید دوباره آن‌ها را از بالا بکشید یا بچرخانید؛

۲. از نمادهای استاندارد برای کشیدن مراحل فرایند به‌صورت ترتیبی در خط شنای مناسب آن استفاده کنید؛

۳. نمودار خود را به تأیید شرکای خود در فرایند برسانید و اصلاحات لازم را انجام دهید؛

۴. اکنون می‌توان از نمودار برای ارتباط فرایند استاندارد‌شده‌ای با هدف آموزش و کیفیت استفاده کرد تا مسئولیت‌­ها شفاف شوند و ناکارآمدی‌ها و شکاف‌ها به چشم بیایند.

برای مدل‌سازی یک فرایند جدید، می‌­توان از نمودار جدیدی استفاده کرد و مسئولیت‌­های جدیدی را به نمایش گذاشت؛ این کار به تحلیل‌گران و شرکا این امکان را می‌دهد تا جنبه­‌های مثبت و منفی آن را مطالعه و فرایند را اصلاح کنند.

تهیه نمودار swimlane با استفاده از لوسیدچارت

لوسیدچارت نرم‌افزاری است که بسیار آسان استفاده می‌شود و به شما این اجازه را می‌دهد که نمودار swimlane با ظاهر حرفه‌ای بکشید. برای ساخت خطوط شنا، پیش از کشیدن جریان فرایند، ابتدا یک محفظه بکشید. هر ستون محفظه را با شخص یا تیمی که در فرایند حضور دارد، عنوان‌گذاری کنید؛ سپس وقتی که جریان فرایند را کشیدید، هریک از اعمال را با شخص یا تیمی که آن را انجام می‌دهد، تطابق دهید.

استخدام تهران

جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.

منبع: lucidchart.com