خط زمانی یا تایم لاین پروژه (Project Timeline) چیست؟
استفاده از خط زمانی یا تایم لاین پروژه (Project Timeline) کلید موفقیت در مدیریت پروژه است. یک خط زمانی جامع با تشریح واضح آنچه باید انجام شود و زمان انجام آن، به نگه داشتن همه‌ی اعضای تیم در انجام وظایف و رعایت ضرب‌الاجل‌ها کمک می‌کند.
صرف‌نظر از نوع پروژه یا نقش شما در پروژه، تایم لاین پروژه می‌تواند به موفقیت پروژه کمک کند. در این مطلب تایم لاین پروژه را تعریف می‌کنیم و درباره‌ی مزایای آن برای موفقیت شما و چگونگی تهیه‌ی آن بحث خواهیم کرد.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
تایم لاین پروژه چیست؟
خط زمانی یا تایم لاین پروژه نمایشی بصری و زمانی از روند کار یک پروژه است. تایم لاین پروژه شامل وظایف و وابستگی‌ها، مدت‌زمان و مهلت‌های تعیین‌شده برای هر پروژه است.
تایم لاین پروژه برای مدیریت اثربخش پروژه ضروری است، زیرا به‌وضوح همه‌ی کارهایی که باید انجام شوند و زمان انجامشان را در راستای موفقیت پروژه مشخص می‌کند.
تایم لاین پروژه ابزار مهمی برای مدیران پروژه و همه‌ی افرادی است که روی پروژه کار می‌کنند، زیرا تمام وظایف پروژه را نشان می‌دهد. می‌توانید از تایم لاین استفاده کنید تا در یک نگاه ببینید که چه چیزی تکمیل شده، پیشرفت فعلی چگونه است و آنچه را که هنوز باید انجام شود، کشف کنید. تایم لاین پروژه مروری بر گذشته، حال و آینده‌ی پروژه دارد.
تایم لاین پروژه می‌تواند بسیار دقیق یا بسیار ساده باشد. آنچه در تایم لاین است و نحوه‌ی نمایش آن از نظر بصری، می‌تواند تقریبا به اندازه‌ی انواع پروژه‌ها و روش‌های اتمام پروژه متنوع باشد.
برای تهیه‌ی تایم لاین پروژه می‌توانید از نمودارها، فلوچارت‌ها، خطوط عمودی یا خطوط افقی استفاده کنید. متداول‌ترین روش برای تهیه‌ی آن، نمودار گانت یا گانت چارت (Gantt chart) است که از یک خط افقی برای نشان دادن زمان استفاده می‌کند و تمام فعالیت‌ها، تحویل‌دادنی‌ها و مایلستون‌ها (Milestone) را روی خطی مشخص می‌کند.
مزایای استفاده از تایم لاین پروژه
استفاده از تایم لاین پروژه می‌تواند مزایای بسیاری داشته‌باشد، از جمله:
شناسایی هزینه و زمان
تهیه‌ی تایم لاین قبل از شروع پروژه به مدیر پروژه کمک می‌کند تا منابع کلی، هزینه و زمان لازم برای تکمیل پروژه را بداند؛ همچنین، می‌تواند به خدمات مطلوب مشتری کمک کند، زیرا شما را یاری می‌کند تا انتظارات هزینه و زمان را برای مشتری توضیح دهید.
ارتباط شفاف برای همه
هنگامی که مدیر پروژه، تیم و مشتری به تایم لاین پروژه دسترسی دارند، وضعیت پیشرفت فعلی و کارهای آینده برای همه‌ی افراد شفاف است. تایم لاین، ارتباط آسان درباره‌ی وضعیت پروژه، نگهداری و مدیریت پروژه را آسان‌تر می‌کند.
تقویت کار تیمی
تایم لاین پروژه معمولا مشخص می‌کند که چه وظایفی به یکدیگر وابسته هستند، موعد انجام و پیشرفت آن‌ها چه وقت است؛ بنابراین، می‌تواند با آگاهی دادن به همه‌ی اعضای تیم درمورد تأثیر اقداماتشان روی کل کارها و این‌که اقداماتشان باعث توسعه یا تأخیر در آن میشود، کار تیمی را تقویت کند.
تعیین هدفی قابل‌مشاهده
با استفاده از تایم لاین پروژه می‌توانید انگیزه‌ی تیم را بالا ببرید و به کارمندان اجازه دهید تا هدفی را که برای رسیدن به آن کار می‌کنند، ببینند و اقدامات لازم را برای رسیدن به آن تجسم کنند.
تجزیهوتحلیل پروژه
مشاهده‌ی چگونگی پیشرفت یک پروژه در تایم لاین پروژه، امکان شناسایی آسان موارد ضروری را فراهم می‌کند. به عنوان مثال، اگر مهلتی از دست رفته‌باشد، یک زمان‌بندی به‌روز‌شده‌ی پروژه به مدیر پروژه نشان می‌دهد که ممکن است لازم باشد تایم لاین را تنظیم کنند یا در موعد مقررِ یک فعالیت پیشنیاز تجدید‌نظر کنند؛ همچنین، داده‌های واضحی را برای تجزیهوتحلیل اقدامات گذشته، نظارت بر اقدامات فعلی و ایجاد تغییرات مفید برای آینده فراهم می‌کند.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
نحوه‌ی تنظیم تایم لاین پروژه
الگوها و نرمافزارهای متعددی برای کمک به شما در تهیه‌ی تایم لاین پروژه در دسترس هستند.
با استفاده از مراحل زیر، می‌توانید خودتان تنظیم تایم لاین پروژه را شروع کنید:
۱. محدوده پروژه را تعیین کنید
اولین قدم برای تهیه‌ی تایم لاین پروژه، تعیین محدوده پروژه است. محدوده به کل کارهایی که برای تکمیل یک پروژه انجام می‌شوند (اهداف کلی، تحویل‌دادنی‌ها، جدول زمانی، منابع و هزینه) اشاره دارد.
قبل از تهیه‌ی تایم لاین، بیانیه‌ی مشخصی را برای ایجاد محدوده پروژه در نظر بگیرید تا مطمئن شوید که تمام وظایف و منابع موجود در تایم لاین، روی تکمیل و محدوده‌ی پروژه متمرکز هستند.
۲. یک ساختار شکست کار ایجاد کنید
WBS یا ساختار شکست کار (Work Breakdown Structure)، سندی است که نیازهای پروژه را مشخص می‌کند. در این‌جا باید کلیه‌ی تحویل‌شدنی‌ها لیست شوند، اما کارهای خاصِ نحوه‌ی تکمیل آن‌ها ذکر نشود. شناسایی ساختار شکست کلی کار به شما کمک می‌کند تا در مرحله‌ی بعدی، تمام فعالیت‌های پروژه را شناسایی کنید.
به عنوان مثال، اگر پروژه برای ایجاد یک محصول جدید باشد، ساختار شکست کار، ایده، توسعه، آزمایش، تولید و سایر مراحل لازم را قبل از این‌که محصول نهایی در دسترس مصرف‌کنندگان قرار گیرد، فهرست می‌کند.
۳. لیستی از کارها تهیه کنید
با استفاده از محدوده و ساختار شکست کار به عنوان ابزار، در مرحله‌ی بعد از تمام فعالیت‌های مورد‌نیاز پروژه لیست جامعی تهیه کنید. برای سازماندهی آسان‌تر و شناسایی کارهای ضروری می‌توانید این موارد را بر اساس دسته‌ها یا فازهای WBS تقسیم کنید.
به عنوان مثال، وظایف مرحله‌ی آزمایش یک پروژه ممکن است شامل انجام تحقیقات مربوط به مصرف‌کننده، یافتن و فعالیت گروه‌های متمرکز، تجزیهوتحلیل داده‌های آزمون، ارائه‌ی گزارش‌ها و تنظیم برنامه‌ای برای اجرای تغییرات باشند.
۴. روابط بین فعالیت‌ها را شناسایی کنید
برخی فعالیت‌ها با سایر فعالیت‌های پروژه، ارتباط پیش‌نیازی دارند. به‌این معنا که تا فعالیت‌های پیشنیاز انجام نشوند، امکان انجام فعالیت‌های پس‌نیاز وجود ندارد. چگونگی ارتباط وظایف با یکدیگر از این طریق برای مهلت‌های تعیین‌شده، موفقیت پروژه و نحوه‌ی تعیین تایم لاین مهم است. مدتی را با لیست کارهایی که قبلا تهیه کرده‌اید، بگذرانید و مشخص کنید که کدام‌یک به دیگری وابسته است. استفاده از فلوچارت یا نمودار شبکه (Network Diagram) برای این قسمت از فرایند مفید خواهد بود.
۵. سعی کنید مدت‌زمان هر کار را محاسبه کنید
شما علاوه بر قرار دادن همه‌ی کارها روی تایم لاین، باید آن‌ها را به ترتیب صحیح مرتب کنید و مدت‌زمان انجام هریک را مشخص کنید. محاسبه کنید که برای هر کار چقدر زمان نیاز است و مهلت‌هایی را برای آن تعیین کنید. شما می‌توانید برای هر مرحله از پروژه بر اساس مدت‌زمان انجام وظایف مربوط به آن مرحله، زمانی را در نظر بگیرید یا برای هر کار جداگانه‌ای در مراحل مختلف انجام آن، موعدی را تعیین کنید.
۶. منابع را ارزیابی و اختصاص دهید
علاوه بر وابستگی‌ها و مهلت‌های تعیین‌شده، هر کار باید با منابع لازم برای تکمیل آن مشخص شود. این موارد ممکن است شامل وسایلی که باید سفارش داده شوند، فناوری، میزان سرمایه‌ای که در هر مرحله صرف میشود یا تفویض وظایف خاص به اعضای خاص تیم باشند.
۷. مایلستون‌های پروژه را ایجاد کنید
آخرین مجموعه‌اطلاعاتی که به تایم لاین پروژه‌ی شما اضافه میشود مایلستون (Milestone) است. از این نقاط باید برای یادآوری اعضای تیم برای پیگیری پیشرفت، دریافت بازخورد درباره‌ی کارهای انجام‌شده، تأیید وضعیت پروژه از مشتری یا تنظیم محدوده یا تایم لاین پروژه در صورت لزوم استفاده شود؛ همچنین، تنظیم مایلستون، پیشرفت را در فواصل منظم روی تایم لاین نیز در نظر بگیرید.
۸. قالب زمان بندی پروژه‌ی خود را انتخاب کنید
سرانجام، تصمیم بگیرید که چگونه تمام اطلاعات تایم لاین پروژه‌تان را در قالب بصری آسان برای مشاهده نمایش دهید. می‌توانید فلوچارت یا نمودار خود را تهیه کنید یا از الگوها و نرمافزارهای مدیریت پروژه استفاده کنید؛ همچنین، باید تعیین کنید که چگونه پیشرفت در زمان بندی مشخص شده‌است و چطور آن را با اعضای تیم به اشتراک بگذارید.
جمع‌بندی
با مشخص‌کردن تایم لاین یا خط زمانی پروژه، فعالیت‌های پروژه، زمان انجام و توالی آن‌ها مشخص میشود. در این مطلب در مورد تایم لاین پروژه توضیح دادیم و مزایای آن را بیان کردیم. همچنین به‌صورت مرحله به مرحله توضیح دادیم چگونه تایم لاین پروژه را تنظیم کنید. امیدواریم مطالعه‌ی این مطلب برای شما مفید بوده‌باشد. نظرات خود را با ما به‌اشتراک بگذارید.
با ساختن یک رزومه حرفه‌ای، برای استخدام در بهترین فرصت‌های شغلی اقدام کنید.
منبع: indeed.com
دیدگاه