فلوچارت یا نمودار جریان کار چیست؟ (راهنمای کامل ساخت فلوچارت)
- فلوچارت چیست؟
- اشکال فلوچارت
- چه زمانی از فلوچارت استفاده کنیم؟
- چرا از فلوچارت استفاده کنیم؟
- نمونه‌ای از فلوچارت
- چگونه فلوچارت بسازیم؟
- نرم‌افزارهای ساخت فلوچارت
آیا تا به حال پیش آمده است که بخواهید فرایندی را در سازمان ساده‌تر و مؤثرتر توضیح دهید، ولی ندانید باید از کجا شروع کنید؟ یا جزئیات فرایندی را برای شما توضیح داده باشد، اما نتوانید آن را به‌خوبی درک کنید؟ فلوچارت ها (Flow charts) یا نمودارهای جریان کار یا روندنماها، ابزارهای مفیدی برای این شرایط هستند، زیرا فرایند را به‌قدری ساده می‌کنند که با یک نگاه می‌توان به جزئیات آن پی برد.
در این مطلب، نحوه ساخت فلوچارت و استفاده از آن را آموزش خواهیم داد، همچنین به این سوال جواب خواهیم داد که «چگونه فلوچارت ها برای حل مسئله و مشکلات موجود در فرایندها می‌توانند به ما کمک کنند».
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
فلوچارت چیست؟
فلوچارت ها، نمودارهای ساده‌ای هستند که نشان می‌دهند چگونه مراحل هر فرایندی در کنار هم قرار می‌گیرند. باور عمومی این است که فرانک گیلبرث (Frank Gilbreth)، مهندس آمریکایی، اولین فردی بود که جریان یک فرایند را ثبت کرد و مفهوم «فلوچارت» را در سال ۱۹۲۱ میلادی به جامعه مهندسین مکانیک آمریکا معرفی کرد.
اشکال فلوچارت
فلوچارت ها معمولا ۴ شکل یا نماد اصلی را در بر می‌گیرند؛ این شکل‌ها با پیکان‌هایی به هم وصل می‌شوند که جهت جریان را نشان می‌دهند.
۱. بیضی یکی از اشکال فلوچارت است که نشاندهنده شروع یا پایان فرایند است.
۲. مستطیل در فلوچارت نشاندهنده دستورالعمل‌ها یا کارها است.
۳. لوزی یکی دیگر از اشکال فلوچارت است که نشاندهنده زمان تصمیم‌گیری است.
۴. متوازی‌الاضلاع نیز در فلوچارت نشاندهنده ورودی و خروجی است که می‌تواند شامل مواد، خدمات یا افراد شود.
نکته: شما می‌توانید از شکل‌های دیگری در فلوچارت نیز استفاده کنید، اما به یاد داشته باشید که هدف از این نمودارها به‌اشتراک‌گذاری است. اگر از شکل‌ها یا نمادهایی استفاده کنید که فقط تعداد کمی از افراد درکشان کنند، ممکن است نتوانید پیام خود را منتقل کنید؛ بنابراین، سعی کنید که همه‌چیز را ساده نگه دارید.
چه زمانی از فلوچارت استفاده کنیم؟
همه سازمان‌ها از فلوچارت برای کارهای زیر استفاده می‌کنند:
- تعریف فرایند؛
- استاندارد‌کردن فرایند؛
- به‌اشتراک‌گذاشتن فرایند؛
- شناسایی گلوگاه‌ها (bottlenecks) یا اتلاف‌ها (wastes)؛
- حل مسائل؛
- بهبود فرایند.
برای مثال برنامه‌نویسان می‌توانند از فلوچارت ها برای توصیف چگونگی به‌هم‌پیوستن بخش‌های خودکار و دستی استفاده کنند. اعضای بی‌تجربه گروه برای تکمیل کارها با ترتیب درست، می‌توانند از فلوچارت ها کمک بگیرند. تولید‌کننده‌ها می‌توانند با اجرای فلوچارت کنترل کیفیت که نشاندهنده سؤال‌ها و نقاط تصمیم گیری است، از پایبندی به ارزش‌ها و استانداردها مطمئن شوند. بخش‌های منابع انسانی می‌توانند با استفاده از ترکیب فلوچارت و نمودار سازمانی (organogram) به کارکنان نشان دهند که در مواقع لزوم و در صورت روبه‌رویی با مشکل، با چه کسی، در چه زمانی تماس بگیرند.
چرا از فلوچارت استفاده کنیم؟
سادگی فلوچارت، به‌اشتراک‌گذاری و مستندسازی فرایند را شفاف و سریع می‌کند، به‌طوری که افراد می‌توانند آنها را راحت‌تر متوجه شوند و درست اجرا کنند؛ همچنین به شما کمک می‌کند تا زمان‌بندی فرایند را بهتر حدس بزنید و برآورد دقیق‌تری از زمان لازم برای اجرای هر کاری داشته باشید. در نهایت بهتر می‌توانید تصمیم بگیرید که چه فردی را در چه مرحله‌ای وارد فرایند کنید؛ برای مثال مقام‌هایی مثل مدیریت ارشد یا مسئول رعایت قوانین و مقررات.
شما می‌توانید از خود فرایند ساخت فلوچارت نیز لذت ببرید. حین ساخت مرحله‌به‌مرحله فلوچارت، می‌توانید بدون احساس فشار از جانب سایر مراحل، ابتدا روی جزئیات هر مرحله خاص، سپس دوباره روی تصویر کلی و بزرگ‌تر متمرکز شوید.
نکته: اگر فرایند یا پروژه شما، افراد یا گروه‌های زیادی را در بر می‌گیرد، شاید استفاده از نمودار Swimlane یا خط شنا (swimlane diagram) برای شما مناسب‌تر از فلوچارت باشد؛ این نمودار امکان نمایش جریان‌های فرایند بین افراد و گروه‌ها را در اختیارتان قرار می‌دهد.
نمونه‌ای از فلوچارت
تصویر زیر بخشی از یک فلوچارت را به نمایش می‌گذارد که برای نشان‌دادن نحوه انتقال تماس‌های دریافتی به بخش‌های مختلف شرکت توسط مسئولین پذیرش، رسم شده است.
چگونه فلوچارت بسازیم؟
طبق این ۴ مرحله پیش بروید:
مرحله ۱ ساخت فلوچارت: وظایف و کارها را شناسایی کنید
با تهیه لیستی از تمام وظایف یا کارهای موجود در فرایند، بر اساس ترتیب زمانی شروع کنید. از خود سؤال کنید؛ سؤالاتی مانند «بعد از این چه اتفاقی می‌افتد؟» یا «آیا قبل از رفتن به مرحله بعد باید تصمیمی گرفته شود؟» یا «چه موافقت‌هایی برای رفتن به مرحله بعد نیاز است؟».
خود را به‌جای کسی بگذارید که می‌خواهد برای اولین بار از فلوچارت استفاده کند. با اعضایی از گروه صحبت کنید که مستقیم با فرایند در ارتباط‌اند و از آنها بپرسید که چه اصلاحاتی برای بهبود فلوچارت خوب است. از همه بهتر این است که خودتان دست‌به‌کار شوید و مراحل فرایند را انجام دهید و از این طریق عملی‌بودن هر مرحله را امتحان کنید. اگر فلوچارت شما بر خدمات کاربری متمرکز است، از نقشه تجربه کاربر (Customer Experience Mapping) استفاده کنید تا هر مرحله را بهتر متوجه شوید.
مرحله ۲ ساخت فلوچارت: کارها را سازماندهی و مستندسازی کنید
در این مرحله، ساخت فلوچارت خود را با کشیدن شکل بیضی آغاز کنید و روی آن کلمه «شروع» را بنویسید؛ سپس روی کل فرایند کار کنید و اقدامات و تصمیمات را به‌ترتیب رخ‌دادنشان، نشان دهید. آنها را با استفاده از پیکان‌ها به هم متصل کرده و ربط دهید تا جریان فرایند را به‌خوبی شفاف کنید.
جایی که نیاز به تصمیم‌گیری است، از لوزی تصمیم‌گیری به همه راه‌حل‌های ممکن پیکان بزنید و سپس تصمیم مربوطه را کنار هر پیکان یادداشت کنید. فراموش نکنید که پایان فرایند را با استفاده از بیضی دیگری با عنوان «پایان» نشان دهید.
مرحله ۳ ساخت فلوچارت: فرایند را دوباره چک کنید
وقتی ساخت فلوچارت خود را تمام کردید، به عقب برگشته و مطمئن شوید که از هیچ‌چیز غافل نشده‌اید. روی هر مرحله کار کنید و از خود بپرسید که آیا ترتیب اقدامات و تصمیم‌ها را درست نشان داده‌‌اید یا خیر؟ آیا در بعضی مراحل به تصمیمات بیشتری نیاز است؟
سپس، فلوچارت نهایی را به دیگران نشان دهید، به‌خصوص کسانی که مستقیم با فرایند سر‌و‌کار دارند و از آنها بخواهید که فلوچارت شما را آزمایش کنند و ببینند آیا مشکلی دارد یا موردی هست که شما آن را در نظر نگرفته باشید.
مرحله ۴ ساخت فلوچارت: فلوچارت را به چالش بکشید
در نهایت باید قبل از ثبت، فلوچارت را بهبود دهید. به‌دنبال مراحل غیر‌ضروری یا بیش از حد دشوار و پیچیده بگردید. همه گلوگاه‌های اصلی را شناسایی و برای بهبود عملکرد از آنها استفاده کنید.
آیا مرحله‌ای هست، هر‌چقدر کوچک و بی‌اهمیت که جا گذاشته باشید و باید آن را به فلوچارت اضافه کنید؟ آیا تصمیمات و وظایف را به عهده افراد درست سپرده‌اید؟ آیا کارها را در مواقع درست، خودکار در نظر گرفته‌اید؟ بعد از هر تغییری، دوباره فلوچارت را به چالش بکشید.
نکته: حین به‌چالش‌کشیدن فلوچارت، سعی کنید روش‌های کار اعضای گروه را نیز که تصور می‌شود امتحانشان را پس داده‌اند، به چالش بکشید. سعی کنید با صرف زمان، رضایت آنها را جلب کنید و توقع نداشته باشید که عادات کاری آنها را یک‌شبه تغییر دهید.
نمودارهای سیپوک (SIPOC diagrams)، اطلاعات جزئی موردنیاز را برای معرفی تغییرات به‌شکل کنترل‌شده و مؤثر، به شما می‌دهد.
نرم‌افزارهای ساخت فلوچارت
شاید با کشیدن دستی فلوچارت شروع کنید، اما استفاده از اپلیکیشن‌های ساخت نمودار راحت‌تر است، زیرا می‌توانید نمودار خود را در آن ثبت و اصلاح کنید و به اشتراک بگذارید.
اپلیکیشن‌های ساخت نمودار از انواع ساده و رایگان مثل creately، draw.io و Pencil Project تا انواع پیچیده‌تر و پولی مثل SmartDraw، Lucidchart، Gliffy و Visio متغیرند.
نکته: فلوچارت ها می‌توانند به‌راحتی پیچیده و طولانی شوند، طوری که نتوانید آنها را روی یک کاغذ یا صفحه نشان دهید. اینجا است که می‌توانید از «متصل‌کننده‌ها» که با دایره‌های شماره‌دار نشان داده می‌شوند، استفاده کنید تا جریان را از صفحه‌ای به صفحه بعد ارتباط دهید. کاربر می‌تواند با دنبال‌کردن شماره دایره‌های یکسان، جریان نمودار را پیگیری کند.
نکات کلیدی:
فلوچارت ها، نمودارهای ساده‌ای هستند که نقشه یک فرایند را نشان می‌دهند تا بتوانید به‌راحتی آن را با دیگران به اشتراک بگذارید؛ همچنین می‌توانید برای تعریف و تحلیل فرایندها از آنها بهره‌مند شوید، مرحله‌به‌مرحله آنها را رسم و سپس استاندارد کنید یا بهبود دهید.
برای رسم فلوچارت، کارها و تصمیماتی را که باید حین فرایند انجام شوند، شناسایی کرده و به‌ترتیب بنویسید.
سپس این مراحل را در قالب فلوچارت درآورده و از شکل‌های مناسب استفاده کنید.
در نهایت فلوچارت خود را بررسی کنید و به چالش بکشید تا مطمئن شوید که فرایند را به درست‌ترین و مؤثرترین حال ممکن نشان می‌دهد.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
منبع: mindtools.com
دیدگاه