BPMS چیست؟ راهنمای جامع نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار

• BPMS چیست؟
• کاربردهای سیستم BPMS چیست؟
• انواع سیستم BPMS کدامند؟
• BPMS چگونه کار می کند؟
• ویژگی‌های سیستم BPMS ایدئال چیست؟
• چالش‌های BPMS چیست؟

سیستم مدیریت فرایند کسب و کار تحول عمده‌ای در افزایش کارایی فرایندها ایجاد کرده که باعث شده بسیاری از شرکت‌های بزرگ دنیا به استفاده از این سیستم روی بیاورند. این سیستم روی فرایندها و عملیات چندمنظوره تمرکز دارد و به تحلیل عملکرد فعلی فرایندها می‌پردازد. در این مطلب می‌خوانید نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار یا سیستم BPMS چیست؛ همچنین با انواع سیستم مدیریت فرایند کسب و کار و کاربردهای سیستم BPMS آشنا می‌شوید.

BPMS چیست؟

این مجموعه برنامه، نقاط ضعفی که باعث از بین رفتن زمان و سرمایه می‌شود را درکسب و کارها شناسایی می‌کند و به کنترل آن‌ها کمک می‌کند تا کارآمدی کارکنان شرکت را افزایش دهد. فرایندهایی مانند مدیریت حساب‌های مالی، استخدام کارمندان، صدور صورتحساب‌ها، مدیریت موجودی و مستند سازی با استفاده از BPMS به صورت خودکار انجام می‌شود.

کاربردهای سیستم BPMS چیست؟

BPMS بر فرایندهای یک سازمان، که برای تولید یک خروجی نهایی ازکسب و کار به‌طور منظم  تکرار می‌شوند، به‌کار گرفته می‌شود. مانند استخدام کارکنان، حمل یک بسته، پرداخت حقوق و دستمزد، مدیریت گواهینامه‌ها، مجوزها و یا حساب‌ها، صدور صورتحساب‌ها، خدمات مشتری، IT و امور مالی. هدف این کار کاهش تاخیرات و مشکلات سرچشمه گرفته از خطاهای انسانی است.

برخی از استفاده‌های رایج از BPMS در کسب‌وکارها شامل آسان‌سازی روند ثبت سفارش، بهینه‌سازی جریان کار بازاریابی محتوایی و مدیریت نتایج بهداشت و درمان است.

آسان‌سازی روند ثبت سفارشات

در جریان خرید سفارشات، گاهی اوقات تعدادی از جزئیات مهم در طول فرایند از دست می‌روند که باعث سردرگمی، هدر رفتن زمان و از دست دادن سود دهی می‌شود. در ثبت سفارش چند مرحله عمده وجود دارد، و داده‌ها می‌توانند در هر نقطه از این مراحل گم شوند:

• درخواست ثبت سفارش و فرایند تصویب آن؛
• پردازش سفارش؛
• تحویل سفارش؛
• شیوه پرداخت و تکمیل فرایند.

هر سازمانی که با سفارشات عمده سر و کار دارد، از اهمیت داشتن یک سیستم خطاناپذیر برای حفظ جریان سفارشات مطلع است. کسب‌وکارهایی که از این سیستم استفاده نمی‌کنند در معرض خطری عظیم قرار می‌گیرند. در این مواقع BPMS به کار می‌آید تا مطمئن شود کل فرایند بدون ایجاد مشکل و از دست دادن داده‌ها انجام می‌شود.

آگهی استخدام

جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.

بازاریابی محتوایی

بازاریابی محتوایی می‌تواند کاملا ساده به نظر برسد. در حالی که شناخت محصول و مشتری، پیام‌رسانی، تولید محتوا و ارسال آن، بسیار پیچیده‌تر است. به‌طور معمول فرایند بازاریابی محتوا از یک چرخه طولانی عبور می‌کند:

• نوشتن محتوای مناسب؛
• ویرایش، که از طریق سلسله مراتب و دپارتمان‌های مختلف انجام می‌شود؛
• طراحی مناسب برای برندینگ بهتر؛
• منتشر کردن مطلب و انتشار آن در سراسر رسانه های مختلف؛
• نظارت بر تأثیرات محتوا و جمع‌آوری تجزیه و تحلیل و بینش.

راه حل های پیشنهادی BPMS، یک جریان کار روان از بخشی به بخش دیگر را تضمین می‌کند. همچنین می‌تواند نقاط ضعف و ناکارآمدی را پیدا کند و در اختیار شما قرار دهد تا با اصلاح آن‌ها از نتایج بهتر اطمینان حاصل کنید.

مدیریت بهداشت و درمان

بستری شدن در بیمارستان برای هر بیماری از نظر روحی کاملا آسیب‌زا است. هر اختلالی در فرایند پذیرش و ترخیض فقط به استرس بیماران اضافه می‌کند. فرایند پذیرش به تنهایی چندین مرحله دارد، بخش اطلاعات، ثبت پرونده پزشکی، جزئیات بیمه و اتاق گرفتن. و هر بخش هزینه مخصوص به خودش را دارد. از بخش پرستاری گرفته تا جراحی، خدمات، و نیازهای پزشکی و موارد دیگر. فرایندهای BPMS تضمین می‌کنند جزئیات در مراحل مختلف فراموش نشوند. در نتیجه کارایی افزایش می‌یابد، به بیمار رسیدگی می‌شود و تنش کمتری را تجربه می‌کند و هیچ مرحله‌ای فراموش نمی‌شود.

انواع سیستم BPMS کدامند؟

سیستم BPMS می‌تواند به طور گسترده در سه حالت طبقه بندی شود. در ادامه می‌خوانید انواع سیستم‌ BPMS چیست.

• BPMS متمرکز بر یکپارچه سازی (Integration-centric BPMS): این سیستم فرایندهای موجود را که انسان در آن دخالت ندارد یا حداقل دخالت را دارد، مدیریت می‌کند و وابسته به یکپارچه‌سازی با برنامه‌های کامپیوتری و تحت وب است. به‌عنوان مثال، داده‌های مورد استفاده یک تیم فروش ممکن است با داده‌های دریافت‌شده از یک ابزار بازاریابی که از یک ابزار مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) ذخیره می‌شود، ادغام شود. اگرچه اطلاعات توسط یک تیم مورد استفاده قرار می‌گیرد، اما از ادغام بخش‌های مختلف به‌دست آمده است؛
• BPMS انسان محور (Human-centric BPMS): این رویکرد مستقیم‌تر است و در هر مرحله اشخاص تصمیم‌گیرنده هستند. با این حال، BPMSها توسط یک رابط کاربری بصری هدایت می‌شوند تا فرایند تصمیم‌گیری را بهتر درک کنند. به عنوان مثال استخدام یک کارمند. در هر مرحله از ارسال درخواست برای استخدام تا بررسی درخواست و پردازش توسط واحد منابع انسانی، این روند به طور کامل توسط اشخاص انجام می‌شود؛
• BPMS سند محور (Document-centric BPMS): در این فرایند همه چیز به طورکامل توسط مستندات هدایت می‌شود که نیاز به تأیید در هر نقطه از جریان کار دارد. برای مثال می توان به فرایند تأیید بودجه اشاره کرد که در چندین مرحله نیاز به تأیید اشخاص مربوطه دارد.

BPMS چگونه کار می کند؟

اکنون توضیح می‌دهیم طرز کار BPMS چیست. BPMS های کارآمد نه تنها به بهبود فرایندها، بلکه به خودکارسازی، که همه توسط نرم‌افزار انجام می‌شود، نیاز دارد. این نرم‌افزار کل فرایند جریان کار را در یک محیط مجازی آزمایش می‌کند و در حالی که متغیرها و نتایج را شناسایی می‌کند گلوگاه‌ها را نیز از بین می‌برد. از اینجا به بعد، این سیستم به طور مداوم بر جریان کار برای اثربخشی و کارایی بیشتر نظارت می کند.

مراحل مدیریتی جریان کار BPMS شامل مراحل تحلیل، طراحی، مدل‌سازی، اجرا، نظارت و بهینه‌سازی است که در ادامه در مورد هریک توضیح می‌دهیم.

۱. تحلیل و بررسی

در این فرایند، شیوه‌های موجود مطالعه و تأخیرات آن‌ها تجزیه و تحلیل می‌شود. همه‌ی جنبه‌های جریان کار تجزیه و تحلیل می‌شود و معیارهایی برای مقایسه درنظر گرفته می‌شوند. نسخه اولیه این فرایند «as is» نامیده می‌شود.

۲. طراحی

در فرایند طراحی برای رسیدن به جریان‌کار کارامدتر، به‌اصلاح معایب و تأخیرهای فرایندهای «as is» می‌پردازیم. هدف فرایند طراحی، اصلاح جریان‌کار و فرایندهای درون آن است که به ایجاد گلوگاه و ناکارآمدی منتهی می‌شود. همه‌ی هشدارها و تعدیلات در عملیات استاندارد، هدف قرار می‌گیرد تا با اصلاح آن‌ها به یک فرایند کارآمد تر برسیم.

۳. مدل‌سازی

طراحی مرحله قبل، حالا در یک فلوچارت ارائه می‌شود. در هر مرحله از این فرایند مشکلات پاسخگویی و موانع رفع می‌شود و حلقه‌های شرطی مثل «if» و «when» با متغیرهای هر نقطه معرفی می‌شود تا نتایج مختلف از فرایندهای قدیمی را معرفی کند؛ از جمله «وقتی خروجی بدست آمده با هدف اصلی مطابقت ندارد چه گام‌هایی برداریم» و یا «اگر نتایج بدست امده از مرحله قبل رضایت‌بخش نباشد چه کنیم».

ابزار مدل‌سازی ایدئال باید قابل فهم باشد، به‌سادگی منتقل شود، ارزان و همگام با استانداردهای صنعت باشد و در صورت نیاز، توانایی بهبود مدل را داشته باشد. هر مدل باید شامل یک رابط گرافیکی و یک ویرایشگر در جریان‌کار و شبیه‌‌ساز باشد. این نوع فرایند «to be» نامیده می‌شود.

۴. اجرا

پس از موفقیت در مدل‌سازی و شبیه‌سازی طراحی جریان‌کار، گام بعدی اجرای این فرایند است. این مرحله قبل از استقرار در گروه‌های بزرگتر، در یک گروه کوچکتر تست می‌شود و محدودیت‌های دسترسی برای محافظت از اطلاعات حساس اعمال می‌شود. این فرایندها به‌صورت خودکار و یا دستی انجام می‌شوند.

۵. نظارت

در این قسمت، هریک از فرایندها ردیابی و محاسبه می‌شود. عملکرد هر مرحله برای تعیین اثربخشی آن مورد بررسی قرار می‌گیرد. نظارت همچنین به شناسایی گلوگاه‌ها و ضعف‌های امنیتی کمک می‌کند. بسته به اطلاعات مورد نیاز کسب‌وکار، سطوح مختلفی از نظارت می‌تواند انجام شود که از فرایندهای بی‌درنگ (real-time) تا ادهاک (ad hoc) متفاوت است.

۶. بهینه سازی

در این مرحله اطلاعات به‌دست آمده از مرحله‌ی نظارت تجزیه و تحلیل می‌شود و هرگونه تغییری که جریان کار را کارآمدتر کند اعمال می‌شود.

ویژگی‌های سیستم BPMS ایدئال چیست؟

هدف  BPMS این است که تا جای ممکن کار را به طور خودکار و مؤثر برای منافع بلندمدت اجرا کند. با این حال، نرم‌افزاری که بد طراحی شده یا غیرقابل درک باشد می‌تواند موجب آسیب شود.

BPMS ایدئال باید دارای ویژگی های زیر باشد:

• دارای رابطی کابرپسند برای طراحی فرایندها باشد؛
• یک نمودار فرایند واضح و ساده داشته‌باشد؛
• برای ثبات و اطمینان بیشتر از ذخیره‌سازی روی فضای ابری استفاده کند؛
• داشبوردها و گزارش‌های قابل تنظیم و یکپارچه داشته باشد؛
• هشدارهای بی‌درنگ (real-time) خودکار داشته‌باشد.

چالش‌های BPMS چیست؟

مانند اکثر کسب‌وکارهای در حال حرکت به سوی خودکار شدن، یکی از بزرگترین چالش‌های این سیستم اطمینان به قابلیت نرم‌افزار برای رسیدن به راه‌حل‌های مناسب خواهد بود. یک مجموعه BPMS کارامد برای استفاده ساده خواهد بود و نیاز به خدمات اضافی برای رمزگشایی و تجزیه و تحلیل آن نخواهد داشت.

چالش‌های نگهداری و ارتقا

نگهداری و یا ارتقا دادن اکثر BPMSهای سنتی بسیار سخت است. آنها به کارشناسان و متخصصان در محل نیاز دارند تا ارتقا داده شوند که در اصل باعث صرف هزینه بیشتری برای خرید نرم‌افزار می‌شود. این سیستم‌ها با شرایط کنونی بازار مناسب نیستند و مشکلاتی برای نگهداری و ارتقا به‌وجود می‌آورند؛ و چون تمام مدت به افراد متخصص نیاز دارند برای استفاده بلندمدت نامعتبر است.

داشتن قابلیت‌های گوناگون

بهتر است از BPMSها با ویژگی های بسیار پیچیده نیز دوری کنید. آن‌ها به آموزش‌های اضافی و هزینه‌های بیشتر برای استفاده از قابلیت‌های مختلف نرم‌افزار نیاز دارند. این ویژگی‌های پیچیده نه تنها باعث سخت درک‌کردن نرم‌افزار می شود، بلکه باعث به وجود آمدن مشکلاتی برای یکپارچگی با مجموعه‌های دیگر مانند مجموعه مایکروسافت آفیس (MS Office Suite )، مجموعه گوگل (G Suite)، و یا دیگر مجموعه‌های مدیریتی می‌شود.

طراحی مناسب

یکی دیگر از چالش‌های کلیدی رسیدن به طراحی مناسب است. رابط کاربری ساده باعث می‌شود همه‌ی کاربران، بدون نیاز به داشتن مهارت‌های زیاد برای رمزگشایی اطلاعات، به سادگی تصمیم‌گیری کنند.

رزومه ساز

با ساختن یک رزومه حرفه‌ای، برای استخدام در بهترین فرصت‌های شغلی اقدام کنید.

منبع: tibco.com