Airtable چیست؟ (همه‌چیز درباره این نرم افزار مدیریت پروژه)

• Airtable چیست؟
• پایگاه داده و صفحه گسترده چه تفاوتی باهم دارند؟
• مؤلفه‌های اساسی نرم افزار مدیریت پروژه Airtable چیست؟
• وارد کردن محتواها از برنامه‌های دیگر به Airtable به چه صورت است؟

شما از لحاظ فنی می‌توانید از کارد کره‌خوری برای برش هویج تازه استفاده کنید، اما این بدان معنا نیست که بهترین ابزار ممکن را در اختیار دارید. افراد تمایل دارند که به همین روش از صفحات گسترده به عنوان ابزاری برای عملکرد بهتر پایگاه داده استفاده کنند.

چرا مردم از پایگاه‌های داده استفاده نمی‌کنند؟ زیرا استفاده از آن‌ها دشوار است و اغلب به مهارت‌های اسکریپت نویسی SQL نیاز دارند. در چنین موقعیتی نرم افزار مدیریت پروژه Airtable بسیار کاربردی خواهد بود. در ادامه بررسی می‌کنیم که Airtable چیست و با مؤلفه‌های اساسی آن آشنا می‌شویم؛ همچنین پایگاه داده و صفحه‌ی گسترده را با یکدیگر مقایسه می‌کنیم.

Airtable چیست؟

شما می‌توانید اطلاعات گوناگون (فهرست راهنمای کارمندان، موجودی کالاها و حتی یافتن آپارتمان) را ذخیره و سازمان‌دهی کنید و از آن‌ها کمک بگیرید. شما حتی به یادگیری برنامه‌نویسی یا SQL نیاز نخواهید داشت. همچنین می‌توانید پایگاه‌های داده برای اتوماسیون را نیز فراهم کنید. زمانی که متوجه شدید Airtable چیست، در ادامه مطلب به مقایسه پایگاه داده و مولفه‌های اصلی Airtable می‌پردازیم.

پایگاه داده و صفحه گسترده چه تفاوتی باهم دارند؟

تفاوت بین صفحه‌ی گسترده و پایگاه داده در Airtable چیست؟ در نگاه اول، پایگاه‌های داده با صفحات خطوط شبکه و برگه‌ها بسیار شبیه صفحات گسترده هستند. شما، دقیقا مانند یک صفحه‌ی گسترده، داده‌ها را در ردیف‌ها و ستون‌ها سازمان‌دهی می‌کنید.

در ادامه این شباهت‌ها به پایان می‌رسند. در صفحه‌ی گسترده از توابعی مانند  SUM (A1:A5)= برای محاسبه‌ی مقادیر و اعداد استفاده خواهید کرد. شما در یک پایگاه داده به طور معمول از نمایش داده‌های SQL مانند SELECT*FROM Customers برای پیدا کردن و مقایسه‌ی داده‌ها استفاده می‌کنید.

هم‌چنین، می‌توانید داده‌ها را در یک صفحه‌ی گسترده مقایسه کنید، اما پایگاه داده بسیار قدرت‌مندتر است. یک پایگاه داده‌ی رابطه‌ای فقط داده‌ها را ذخیره نمی‌کند، بلکه روابط بین این داده‌ها را نیز ذخیره می‌کند. برای مثال، تمام آهنگ‌های مجموعه‌ی موسیقی شما را با دسته‌هایی مانند هنرمند، عنوان و تاریخ پیوند می‌دهد، سپس می‌توانید از این روابط برای پاسخ به سؤالات خود استفاده کنید.

ممکن است ذخیره‌ی داده‌های مرتبط با هم در یک صفحه‌ی گسترده، آن را سنگین کند هنگام مرتب‌سازی و مقایسه‌ی آن‌ها با خطاهایی مواجه شوید، اما با یک پایگاه داده به‌راحتی می‌توانید بازدیدهای یک بازه‌ی زمانی مشخص را با عنوان مورد نظرتان فیلتر کنید، بدون این‌که پایگاه داده‌ی خود را تغییر دهید.

یک قانون کلی این است که پایگاه داده برای سازمان‌دهی میزان هنگفتی از اطلاعات مناسب‌تر است. صفحات گسترده هم بهترین گزینه برای اجرای محاسبات هستند، اما نرم افزار مدیریت پروژه Airtable ترکیبی از هر دو را در اختیارتان قرار می‌دهد، یعنی ارائه‌ی یک پایگاه داده‌ی رابطه‌ای که کار با آن به‌آسانیِ Google Sheets یا Microsoft Excel است. حال که با تفاوت پایگاه داده و صفحه گسترده آشنا شدید و قبل تر از آن دریافتید که Airtable چیست، در ادامه به مولفه‌های اساسی نرم افزارAirtable می‌پردازیم.

مؤلفه‌های اساسی نرم افزار مدیریت پروژه Airtable چیست؟

حال که متوجه شدید Airtable چیست به ۵ بخش ساختاری برای یک پایگاه داده‌ی که در ایرتیبل وجود دارند می‌پردازیم:

۱. پایگاه‌ها

پایگاه‌ها، پایگاه‌‌های داده‌ی واحد با تمام اطلاعاتی هستند که برای پروژه‌ی خود به آن‌ها نیاز دارید. می‌توانید نام پایگاه داده‌ی خود را «فهرست راهنمای کارمندان» یا «خرید اتومبیل جدید» بگذارید. 

پایگاه شامل تمام داده‌های موردنیازتان برای یک پروژه است. شما می‌توانید با یک پایگاه خالی شروع کنید و آن را از ابتدا بسازید، اما شروع با یک الگو روش خوبی است که می‌توانید به کمک آن شرایط را بررسی کنید و با احتمالات ممکن آشنا شوید. نرم افزار مدیریت پروژه Airtable یک مجموعه‌ی قوی از الگوهایی را ارائه می‌دهد که از قبل با داده‌های نمونه‌ی موردنظر پر شده‌اند و شما می‌توانید آن‌ها را با نسخه‌ی خود تغییر دهید.

به عنوان مثال، الگوهایی برای CRM شخصی، ردیاب پروژه و فهرست راهنمای کارمندان وجود دارد. برای استفاده از الگو، گزینه‌ی New Base را از صفحه‌ی اصلی انتخاب کنید؛ یک الگو را تعیین کنید و سپس روی گزینه‌ی استفاده از الگو در بالای صفحه کلیک کنید. الگوی فهرست راهنمای کارمندان برای کمک به حفظ نقش‌های کل تیم، تاریخ شروع، تولدها، حساسیت‌های غذایی و موارد دیگر سفارشی شده‌است.

۲. جدول‌ها

جدول‌ها برای نگهداری لیستی از داده‌ها درمورد یک نوع خاص استفاده می‌شوند. هر پایگاه، مشابه صفحه‌های کار در صفحه‌ی گسترده، می‌تواند یک یا چند جدول داشته‌باشد. در پایگاه جدول فهرست راهنمای کارکنان (Employee Directory)، هر جدول میزبان نوع خاصی از اطلاعات (نام، تاریخ تولد و بخش) است.

ما در تقویم تحریریه‌ ‌در Zapier جدول‌هایی را برای تقویم تحریریه‌ی واقعی داریم؛ یکی برای درخواست‌های خارجی که دریافت می‌شوند، یکی برای ذخیره‌ی نام و ایمیل تمامی فریلنسر ها و هم‌چنین تعدادی دیگر.

۳. فیلد‌ها

این سوال برای بسیاری از افراد پیش می‌آید که فیلد در نرم افزار Airtable چیست؟ به هر ستون در جدول یک فیلد گفته می‌شود. فیلدها معادل ستون‌های صفحه‌ی گسترده هستند؛ برای سازگاری داده‌های شما طراحی شده‌اند. هر قسمت یک نام دارد و می‌تواند متناسب با محتوای متنوعی مانند تصاویر، پیوست‌ها، شماره‌تلفن، تاریخ‌ها، کادرهای انتخاب (check box) و موارد دیگر، به صورت سفارشی تنظیم شود.

ما در جدول تقویم تحریریه، زمینه‌هایی برای تاریخ انتشار، نویسنده، دسته‌ی تحریریه، وضعیت، پیوند به پیش‌نویس و موارد دیگر داریم.

۴. سوابق

گ

در نرم‌افزار Airtable معادل پایگاه داده‌ی ردیف‌ها و سلول‌های صفحه‌ی گسترده هستند. هر سابقه یک مورد در لیست شماست. در جدولی از کارمندان، هر سابقه یک کارمند خاص است با داده‌هایی در هر زمینه برای جزئیات نام، بخش، آدرس و سایر موارد.

قدرت یک پایگاه داده‌ی رابطه‌ای به روابط آن متکی است. سوابق شما در یک جدول می‌توانند با اضافه کردن یک پیوند به جدول دیگر ارتباط پیدا کنند. پس از ایجاد ارتباط بین جدول‌ها، می‌توانید برای گرفتن اطلاعات از جدول دیگر از آن استفاده کنید. به عنوان مثال، در حالی که در جدول فهرست راهنمای کارمندان هستیم، می‌توانیم هر کارمند را به بخش خود پیوند دهیم. با این کار نام بخش در همان کارت کارمند نمایش داده می‌شود و برداشتن اطلاعات مربوط به آن بخش در هر زمان آسان است.

در تقویم تحریریه‌ از این ویژگی برای کشیدن نام نویسندگان از یک جدول به تقویم تحریریه در جدول دیگر استفاده می‌کنیم. شما هم‌چنین می‌توانید یک سابقه را گسترش دهید تا تمام اطلاعاتش را در یک جا مشاهده کنید. تا به اینجا با دریافتیم که Airtable چیست همچنین با ۴ مولفه اصلی آن آشنا شدیم. در ادامه مطلب به آشنایی با ادامه مولفه‌های اصلی آن می‌پردازیم.

۵. نما‌ها

سوال بعدی درمورد مولفه‌های این نرم افزار این است که نما در Airtable چیست؟ اگرچه مشاهده‌ی سوابق به طور هم‌زمان می‌تواند مفید باشد، شما می‌توانید برای هر جدول در یک پایگاه نماهایی را ایجاد کنید. نمایی را در Airtable مانند یک لنز متفاوت در نظر بگیرید که از طریق آن می‌توانید همان داده‌های جدول زیر را ببینید. این نماهای سفارشی زمانی مفید واقع خواهند شد که شما بخواهید فقط سوابق متناسب با معیارهای خاص را مشاهده کنید (مثلا برای دیدن همه‌ی کارمندان در بخش مهندسی).

به بیرون از شبکه با نماهای تصویری فکر کنید. به عنوان مثال، می‌توانید برای دیدن تاریخ تولد کارمندان به صورت تصویری، یک نمای تقویم ایجاد کنید. (ما از آن برای مشاهده‌ی پست‌های وبلاگ تا تاریخ انتشار استفاده می‌کنیم.)

نمای گالری سوابق شما را به عنوان کارت‌های بزرگ نشان می‌دهد. این نما به‌ویژه برای برجسته کردن پیوست‌ها به سوابق شما (عکس‌های قبلی کارمندان و گزارش عملکرد) بسیار مفید است.

با نمای کانبان (Kanban) می‌توانید سوابق خود را در تابلویی از کارت‌های انباشته‌شده مجسم کنید. برای جابه‌جایی کارت‌ها بین دسته‌های مختلف می‌توانید کلیک و درگ کنید یا آن‌ها را دوباره در یک دسته مرتب کنید که روشی عالی برای ایجاد گردش کار پروژه‌ها است و نشان می‌دهد هر مورد در چه مرحله‌ای قرار دارد.

وارد کردن محتواها از برنامه‌های دیگر به Airtable چگونه است؟

آیا برای ایجاد یک پایگاه داده‌ی قابل‌حمل بدون الگو به اندازه‌ی کافی اطمینان دارید؟ از ویژگی import برای بارگذاری داده‌های صفحه‌ی گسترده موجود و تبدیل آن‌ها به یک پایگاه قابل‌تنظیم استفاده کنید. شما هم‌چنین می‌توانید از ترلو (Asan ،(Trello و حتی مخاطبان یا برنامه‌ی تقویم خود را نیز وارد کنید.

هنگامی که پایگاه داده‌ی خود را تنظیم کردید، می‌توانید از Zapier برای ارسال خودکار اطلاعات به ایرتیبل در هر زمانی که شخصی فرم را ارسال می‌کند و ایمیل یا مطالب دیگر می‌فرستد، استفاده کنید. 

در این مطلب بررسی کردیم که Airtable چیست و چه کاربردی دارد، همچنین درمورد تفاوت پایگاه داده و صفحه گسترده نیز صحبت کردیم و در نهایت مولفه‌های اصلی ایرتیبل را نیز نام بردیم. اگر تا به حال تجربه استفاده از این نرم افزار مدیریت پروژه را داشتید، تجربیات خود را با ما به اشترام بگذارید

استخدام برنامه نویس اندروید

جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.

منبع: zapier.com