۶ مرحله اجرایی برای ساده‌سازی فرایندها در سازمان
ساده سازی فرایندها ی کسبوکار با حذف مراحل پیچیده یا غیرضروری حاصل می‌شود. راه‌های گوناگونی برای ساده سازی فرایندها وجود دارند که رویکردهای مختلف و سیستم‌های عامل مدرن فناوری اطلاعات کسب وکار را، که به پیشرفت سازمان کمک می‌کنند، در بر می‌گیرند. در این مطلب، درباره‌ی چیستی ساده سازی فرایندها و تاثیر این کار بر افزایش کارایی و بهبود مدیریت فرایند در سازمان خواهیم گفت.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
ساده سازی فرایندها چیست؟
ساده‌سازی فرایندی است که در آن، کارهای غیرضروری مرتبط با وظایف شغلی برای بهبود کارایی روندها در کسبوکار یا سازمان، تسهیل یا حذف می‌شوند. تکمیل روند ساده سازی فرایندها به استفاده از تکنیک‌های مدرنیزه، فناوری و سایر رویکردهای ممکن نیاز دارد.
فرایندها و گردش کار چیست؟
گرچه فرایندها و گردش کار مشابه هستند، یکسان نیستند. تعریف صحیح فرایند و گردش کار در زیر آمده‌است:
فرایند: مجموعه‌ای از فعالیت‌های تکرارپذیر که برای رسیدن به هدف تعیین‌‌شده توسط سازمان، باید ادامه‌دار باشند.
گردش کار: مجموعه‌ای از فعالیت‌های تکرارپذیر که برای تکمیل یک وظیفه‌ی مشخص باید ادامه داشته‌باشند.
روندها و گردش کار هر کسبوکار یا سازمانی می‌تواند منحصر به حوزه‌ی شغلی و وظایف مرتبط با آن باشد.
مزایای ساده سازی فرایندها و گردش کار
با ساده‌سازی فرایندهای روزمره‌ی سازمان خود، می‌توانید به موارد مختلفی برسید که به کار کم‌تری نیاز دارند و به این ترتیب، برای خود وقت آزاد فراهم کنید. در ادامه، از مزایایی که ممکن است با ساده سازی فرایندها و گردش کار عاید سازمان شما یا کسب‌وکارتان شود، لیستی تهیه کرده‌ایم:
۱. افزایش کارایی هزینه
ساده سازی فرایندها ی نرمافزاری می‌تواند کاغذ مصرفی محل کار را کاهش دهد و هم‌چنین به نیروی انسانی کم‌تری احتیاج دارد، زیرا ثبت و پردازش داده‌ها به صورت خودکار انجام می‌شود. با این کار می‌توانید در هزینه‌ی کسبوکار صرفه‌جویی کنید و بودجه را به کار دیگری اختصاص دهید.
۲. بهبود بهره‌وری
زمانی که روندها ساده‌تر شوند و کارکنان تصور دقیق‌تری از وظایف و انتظارات روزمره‌ی معین خود داشته‌باشند، بهره وری آن‌ها افزایش خواهد یافت؛ هم‌چنین، کاهش کارهای غیرضروری، باعث افزایش تمرکز آن‌ها بر کیفیت آنچه تولید می‌کنند بیش‌تر خواهد شد.
۳. بهبود ارتباطات
سیستم مدیریتی ساده‌ساز ارتباط سازمانی بین بخش‌های مختلف را بهبود می‌بخشد و امکان پیگیری بهتر وظایف انجام‌شده را فراهم می‌کند. کارکنان زمان کم‌تری را صرف جابه‌جایی برای برقراری ارتباط با یک‌دیگر می‌کنند و می‌توانند کارهای محول‌شده را به‌موقع انجام دهند.
۴. مدیریت زمان بهتر
با کم شدن کارهای خسته‌کننده برای شما و کارکنانتان، به احتمال زیاد می‌توانید زمان خود را بهتر مدیریت کنید، کارهای مهم را در اولویت قرار دهید و بین کارها زمان اضافه (buffer-time) داشته‌باشید.
۵. به حداقل رساندن ریسک
مشاغل دارای روندهای ساده شفافیت بیش‌تری دارند؛ هم‌چنین، برای مدیران قرار گرفتن در جریان کار کارکنان و اشتباهات احتمالی یا سرآمدن ضرب‌الاجل‌ها آسان‌تر خواهد بود؛ برای مثال، ساده‌سازی می‌تواند در برخی از تعهدات تجاری کمک‌کننده باشد، مانند مواردی که به رعایت مقررات خاصی نیاز دارند یا ارائه‌ی محصولات یا خدماتی که باید به‌موقع به مشتریان تحویل داده شوند.
نحوه‌ی ساده سازی فرایندها و گردش کار برای بهبود کارایی
ممکن است ساده‌سازی فرایندها و گردش کار زمان‌بر باشد و بهتر است طی مراحل کوچکی، که به اهداف شرکت در زمینه‌ی افزایش بهره‌وری کمک می‌کنند، انجام شود. کسب‌و‌کارها می‌توانند با مرور جزئیات نحوه‌ی مدیریت چالش‌های افراد، به ساده‌سازی روندها بپردازند. سازمان باید درباره‌ی این‌که کدام بخش‌ها را ساده‌سازی کنند، تصمیم بگیرند.
در ادامه، برای بهبود کارایی روندها و گردش کار، ۶ گام را مطالعه می‌کنید:
۱. روندها و گردش کار فعلی را ارزیابی کنید
با ارزیابی روندها و گردش کار فعلی، پیش از آن‌که متوجه شوید کدام زمینه‌ها می‌توانند با ساده‌سازی بهبود یابند، به‌سادگی درکی کلی نسبت به روش دقیق انجام کارها به دست می‌آورید؛ برای مثال، تهیه‌ی فهرستی از روندها و گردش کار در ساده‌ترین حالت ممکن، می‌تواند مفید باشد؛ برای این کار، آنچه به نظر شما مزایای هر روندی است و نام افراد درگیر در آن روند را یادداشت کنید.
۲. روندها را رتبه‌بندی کنید
با دانستن این‌که به طور دقیق چند روند و گردش کار برای تکمیل اهداف و وظایف سازمان انجام می‌شوند، شگفت‌زده خواهید شد. بسیاری از روندها به یک‌دیگر مرتبط هستند و ممکن است به یک اندازه اهمیت نداشته‌باشند. از روندها، به ترتیب اهمیتشان، فهرستی تهیه کنید. این فهرست به شما کمک می‌کند تا تصمیم بگیرید که کدام روند را اول و کدام‌یک را در مراحل بعد ساده سازی فرایندها کنید.
۳. نتایج را تحلیل کنید
پس از ارزیابی روندها و گردش کار، می‌توانید نتایج آن‌ها را تحلیل کنید. این تحلیل یک چشم انداز را از فرایندهای خسته‌کننده، غیرضروری و هدردهنده‌ی بودجه در اختیارتان قرار خواهد داد.
برای مثال، ممکن است در ارزیابی خود آورده‌باشید که روزانه به اندازه‌ی ۵ سطل کاغذ خُرد و به سطل زباله منتقل می‌شود. در تحلیل هزینه‌ی این فرایند، باید هزینه‌ی تونر، کاغذ و زمانی را که کارکنان برای چاپ و سپس از بین بردن کاغذها صرف می‌کنند، محاسبه کنید؛ سپس آن را با آنچه یک نرم‌افزار جدید می‌تواند برای بهبود روند خاص یا گردش کار در سازمان یا بخش شما انجام دهد، مقایسه کنید.
۴. بازخورد بگیرید
هم‌تیمی‌ها، همکاران یا کارکنان می‌توانند نظرات ارزنده‌ای درباره‌ی زنجیره گردش کار یا روند کار داشته‌باشند. بسیاری از این افراد درمورد چگونگی عملکرد فرایندها، بهبود آن‌ها برای صرفه‌جویی در وقت، انجام کارآمدتر کارها و رسیدن اهداف ایده‌های خاص خود را دارند. اغلب جزئیات کوچکی وجود دارند که می‌توانند با ساده سازی فرایندها بهبود بیابند. این جزئیات به‌راحتی از نظر پنهان می‌مانند، مگر آن‌که از کسانی که با آن‌ها کار می‌کنید بازخورد بخواهید.
برای مثال، می‌توانید جلسه‌ای را برای بحث درمورد زمینه‌های بهبود برگزار کنید یا بر اساس روندهای مختلف و گردش کار، نظرسنجی‌ای را طراحی کنید و از کارکنان بخواهید که برای جلوگیری از تبعیض، به صورت ناشناس، در آن شرکت کنند.
۵. ساده سازی و فرایندهای خودکار
در حال حاضر، نرم‌افزارهای گردش کار بسیاری وجود دارند که به ساده سازی فرایندهای کسبوکار و گردش کار کمک می‌کنند. اغلب از آن‌ها به عنوان نرم افزار مدیریت فرایند کسب و کار (bpms) یاد می‌شود. هریک از آن‌ها قابلیت‌ها و ویژگی‌های خود را دارد که می‌تواند به مشاغل و سازمان‌های خاصی کمک کند؛ با این حال، بیش‌تر این نرم‌افزارها مزایای مشابهی دارند، مانند سهولت جمع‌آوری داده‌ها در مکانی مرکزی، اتوماسیون مراحل گردش کار و ایجاد دید بهتر با نمودارها، جداول و گزارش‌ها.
درباره‌ی این‌که چه نرمافزاری می‌تواند برای سازمان شما مفید باشد و رقبای شما از کدام نرم‌افزار برای ساده سازی فرایندها استفاده می‌کنند، تحقیق کنید.
۶. تنظیم و تصحیح کنید
هیچ روند یا گردش کاری کاملی وجود ندارد و آن‌ها به تنظیمات یا اصلاحات مداوم نیاز دارند. ممکن است فرایند ساده‌سازی را بر اساس نتایجی که می‌گیرید، تغییر دهید؛ هم‌چنین، آموزش مناسب کارکنان برای فرایندهای جدید از شما وقت می‌گیرد و ممکن است تمام کارکنان در بار اول درست متوجه نشوند. اصلاح روند و گردش کار نیازمند صبوری شما و گرفتن بازخورد از کارکنان و مشتریان است.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
منبع: indeed.com
دیدگاه