ارتباط سازمانی چیست؟ انواع آن کدامند و چه جایگاهی در سازمان دارد؟
ارتباط به‌معنای انتقال درست مفاهیم بین افراد است؛ این تبادل معانی و مفاهیم، داری سبک‌ها و شیوه‌های مختلفی است و در مکان‌ها و شرایط مختلف می‌تواند نیاز انسان را به اَشکال مختلفی برطرف نماید. کارکرد روابط عمومی در سازمان، کمک به ایجاد اعتماد و اعتبار در گروه‌های سازمانی و ارتباط با مخاطبان آن است و باعث ارتقای سازمان میشود. در این مطلب با انواع ارتباط سازمانی و گروه‌های مخاطبان آن آشنا می‌شوید.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
ارتباط سازمانی چیست؟
ارتباطات سازمانی به روشی گفته میشود که کسبوکارها و سازمانها به کمک آن با مخاطبان خود ارتباط برقرار میکنند.
این مخاطبان شامل گروه‌های زیر میشوند:
- مشتریان فعلی و بالقوه؛
- کارکنان؛
- ذی‌نفعان اصلی (مانند سرمایه‌گذاران)؛
- رسانه‌ها و عموم مردم؛
- سازمان‌های دولتی و سایر بخش‌های نظارتی (شخص ثالث).
ارتباطات سازمانی، بسته به نوع مخاطبان، می‌تواند اَشکال مختلفی داشته باشد؛ اما به‌طور کلی می‌توان گفت که استراتژی ارتباطات سازمانی، مکتوبات (گزارش‌های داخلی و خارجی، تبلیغات، وبسایت، مطالب تبلیغاتی، ایمیل، یادداشت‌ها و انتظارات مطبوعاتی)، ارتباطات کلامی (جلسات، کنفرانس‌های مطبوعاتی، مصاحبه‌ها و ویدئوها) و ارتباطات غیرکلامی (تصاویر، اینفوگرافی‌ها و برندینگ) را در بر می‌گیرد.
انواع ارتباط سازمانی
بسیاری از سازمانها برای سازماندهی عملکرد ارتباطات خود قسمتهای ویژهای دارند. بخش ارتباطات یک سازمان، تمام مواردی را در خود جای میدهد که به حوزه ارتباطات مربوط میشوند؛ از جمله موارد زیر:
- بازاریابی؛
- تبلیغات؛
- روابط کارکنان؛
- روابط عمومی؛
- روابط با سرمایهگذار؛
- روابط با جامعه یا دولت.
در بیشتر سازمانها، جایگاه رئیس ارشد ارتباطات در کنار رؤسای بخش‌های بازاریابی، تبلیغات و روابط عمومی و در صدر جدول سازمان است؛ همچنین این مقام با مفاهیم ارتباطات تجاری یا مالی گره می‌خورد. برای داشتن درک درستی از اهمیت ارتباطات سازمانی و نقش مهم آن در جریان کار، هریک از انواع آن در ادامه شرح داده شده است.
ارتباط با (و میان) کارکنان
در ارتباط سازمانی ، مخاطبان سازمانها به ۲ دسته داخلی و خارجی تقسیم میشوند؛ کارکنان جزء مخاطبان داخلی محسوب میشوند. انواع وسایل ارتباطی که در رابطه با کارکنان یک سازمان از آنها استفاده میشود، شامل موارد زیر است:
- کتابچه‌های پرسنلی؛
- اینترنت (وب‌سایت‌های داخلی و خصوصی سازمانها)؛
- سرویس‌های پیام‌رسان فوری، مثل اسکایپ (skype)؛
- اطلاعیه های پرسنلی (تغییرات سازمانی یا مزایای ویژه)؛
- اخبار مهم، مانند گزارش‌های مالی یا تغییرات گسترده سازمانی.
اغلب، سازمان کارکنان خود را در جریان اخبار یا اطلاعیه‌هایی که انتظار می‌رود که رسانه‌ها آنها را پوشش دهند، قرار میدهد. سایر اسناد شامل سیاست‌های رسانه‌ای (اینکه سازمان انتظار دارد که کارکنان چگونه پاسخ‌گوی رسانه‌ها باشند)، فهرست راهنما و خبرنامه‌های کارکنان است.
ارتباط با سرمایهگذار
روابط با سرمایهگذار در ارتباط سازمانی، بخش مهمی از ارتباطات سازمانی است. سرمایه‌گذاران نیز، مانند کارکنان، در دسته مخاطبان داخلی سازمان قرار می‌گیرند؛ به همان دلیل که در امنیت مالی سازمان سهم خاصی دارند.
ارتباطات با سرمایه‌گذاران، دربرگیرنده گزارش‌های سالانه، به‌روزرسانی‌های ۳ماهه، اخبار سهام، تجزیه‌وتحلیل‌های بازار، صورت‌جلسه هیئت امنا و گزارش‌های مالی است. دفتر ارتباطات سازمانی می‌تواند آخرین آپدیت‌های مربوط به کسب‌وکار را برای سرمایه‌گذارها بفرستند. این اطلاعات به‌روز رسانی شده است و می‌تواند حاوی پوشش رسانه‌ای درباره سازمان (نظرات مثبت یا منفی) و آخرین اخبار مربوط به رقابت‌ها و مقایسه بین سازمانها باشد.
ارتباط از راه بازاریابی
بازاریابی برای هر سازمانی، اعم از سازمان‌های تجاری، حوزه سلامت، سازمان‌های غیرانتفاعی یا خرده‌فروشی‌ها، ابزار مهمی محسوب میشود. در دفتر ارتباطات سازمانی، بازاریابی در دسته مخاطبان خارجی، مانند مشتریان، قرار دارد. بازاریابی نقش مهمی را ایفا می‌کند؛ عملکردی که مسئول ساختن یک وجهه مقبول برای محصولات یا خدمات سازمان است که مخاطبان آن را می‌بینند. بازاریابی، چهره عمومی سازمان را برای مخاطبان ترسیم می‌کند؛ حال می‌خواهد به‌وسیله وبسایت باشد یا بسته‌بندی محصول، لوگو یا پیام تبلیغاتی مربوط به آن سازمان.
یک دفتر ارتباطات سازمانی، وقت بسیار و احتمالا تعدادی کارمند جداگانه را به رسیدگی به بازاریابی اختصاص میدهد؛ زیرا این موضوع می‌تواند به‌طور مستقیم بر موفقیت مالی سازمان تأثیر داشته باشد.
روابط با دولت
روابط دولتی بخش دیگری از استراتژی ارتباط سازمانی محسوب میشود که در دسته مخاطبان خارجی قرار می‌گیرد؛ این مخاطبان می‌توانند شامل قانون‌گذاران، لابی‌کنندگان، گروه‌های نظارتی یا خود دولت باشند. بخش‌های ارتباطی که وقت خود را برای برقراری روابط با دولت سپری میکنند، معمولا این کار را بر عهده یک فرد یا یک تیم تخصصی می‌گذارند.
یک متخصص روابط دولتی نیاز دارد که دانش گسترده‌ای درمورد فرایندهای دولتی، داشتن روابط با قانون‌گذاران اصلی و درکی از نحوه کار با لابی‌گرها داشته باشد؛ حتی ممکن است سازمان برای نمایندگی از منافع خود، یک لابی‌کننده استخدام کند تا بتواند روی تصمیم‌گیرندگان نهایی تأثیر بگذارد.
تمرکز بر ارتباط سازمانی
ارتباطات با کارکنان، روابط با سرمایه‌گذاران، بازاریابی و روابط با دولت، هرکدام نمونه‌هایی از انواع ارتباطات سازمانی هستند که سازمان باید روی آنها تمرکز کند. بخش ارتباطات سازمانی، بسته به بزرگی سازمان یا نوع صنعتی که سازمان در آن دسته قرار گرفته، ممکن است قسمتهای بیشتری را نیز در بر بگیرد. هر سازمانی ممکن است روی یک بخش بیشتر از سایر قسمت‌ها تمرکز کند؛ این موضوع به ساختار آن سازمان و اولویت‌های ارتباطات سازمانی بستگی دارد.
نتیجه‌گیری
در این مطلب با معنای ارتباط سازمانی و انواع آن آشنا شدید. امروزه روابط بین انسان‌ها پیچیده‌تر شده است و در نتیجه آن، در سازمانها نیز چنین چالشی بیش از پیش وجود دارد؛ از این رو، بهتر است کوشش خود را بر پایه تقویت این مهارت بگذارید. درحقیقت توانایی برقراری ارتباط موثر درست در سطح بالا از بزرگ‌ترین قابلیت‌های بشر است. ما را از تجربیات خود در این زمینه آگاه کنید.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
دیدگاه