مدیریت منابع (Resource Management)؛ اهمیت و تکنیک‌ها
- مدیریت منابع چیست؟
- چرا مدیریت موثر منابع اهمیت دارد؟
- مزایای مدیریت منابع چیست؟
- تکنیک‌های مختلف مدیریت منابع چیست؟
تصور کنید که در یک جزیره گیر افتاده باشید، ۳ وسیله مهم و ضروری که در این موقعیت به آن‌ها نیاز دارید، چیست؟ آن ۳ مورد را در ذهن خود تعیین کردید؟ عالی است. همین الان و با همین پاسخ، مدیریت منابع را تعریف کردیم. این کار در دنیای کسبوکار به این سادگی نخواهد بود. مدیریت منابع در حوزه‌های کاری به درک کامل نسبت اهداف، صراحت و شفاف‌سازی کامل راجع به آن اهداف و ظرفیت‌های موجود، نیاز خواهد داشت. با توسعه یک فرایند برای برنامه‌ریزی و مدیریت منابع، می‌توان از همان منابع محدود بیشترین استفاده ممکن را برد.
در این نوشتار قصد داریم به تعریف مدیریت منابع (Resource Management) و دلیل اهمیت آن بپردازیم. پیشنهاد می‌کنیم تا انتهای نوشتار ما را همراهی کرده و اطلاعات خود را در این حوزه افزایش دهید.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
مدیریت منابع چیست؟
در همین ابتدا، باید به یک سوال مهم یعنی «مدیریت منابع چیست؟» پاسخ دهیم.
فرایند برنامه‌ریزی، زمان‌بندی و تخصیص منابع موجود به بخش‌های مختلف برای کسب بیشترین میزان کارایی را مدیریت منابع می‌گویند.
در این تعریف از مدیریت منابع باید گفت که هر چیزی هم‌چون مجموعه مهارت‌های نیروهای سازمان و یا سازگاری یک نرم‌افزار که برای اجرای یک وظیفه و یا اتمام یک پروژه مورد نیاز باشد، «منبع» نامیده می‌شود. به همین خاطر، با توجه به نوع پروژه موجود، انواع مختلفی از مدیریت منابع وجود خواهند داشت.
برای مثال اگر شما در حال برنامه ریزی برای برگزاری یک رویداد هستید، برخی از بخش‌های مدیریت منابع شما شامل موارد مختلفی هم‌چون برنامه‌ریزی وظایف نیروهای انسانی برای اجرای رویداد، برنامه‌ریزی برای انتخاب حامیان مالی برنامه، نرم‌افزارهای مختلف برای ثبت حضور یا عدم حضور مدعوین و بودجه‌بندی برای تمام بخش‌های مراسم خواهند بود.
چرا مدیریت موثر منابع اهمیت دارد؟
مدیریت منابع بخشی از مدیریت پروژه بوده و هدف نهایی آن کسب بیشترین کارایی با کمترین میزان موجودی است. بدیهی است که هدر دادن منابع هیچ‌گاه یک مشخصه مثبت قلمداد نمی‌شود و این موضوع در کسبوکار اهمیت بسیار بیشتری نیز دارد و مدیریت منابع حول محور بهینه‌سازی و افزایش کارایی بنا شده است. در صورتی که شما بدانید برای موفقیت پروژه به چه چیزی نیاز دارید، می‌توانید با داشتن تسلط و اشراف کامل، نحوه تخصیص منابع برای رسیدن به هدف مد نظر را نیز برنامه‌ریزی کنید.
برای برخی از سازمان‌ها، بهینه‌سازی مصرف منابع چنان مهم است که یک متخصص حرفه‌ای را تنها برای انجام این کار استخدام می‌کنند که در جایگاه مدیر منابع کار خود را آغاز خواهد کرد. احتمالا این سوال برای شما نیز ایجاد شده باشد که وظایف یک مدیر منابع چیست؟ در حالی که مدیر پروژه وظیفه تعیین و تخصیص وظایف برای رسیدن به هدف و اتمام پروژه را بر عهده دارد، وظیفه مدیر منابع این است که منابع لازم برای اتمام پروژه را فراهم کرده و آن‌ها را در اختیار بخش‌های مختلف قرار دهد.
مزایای مدیریت منابع چیست؟
حال که به تعریف مدیریت منابع پرداختیم، در ادامه قصد داریم مزایای آن را نیز ذکر کنیم. مدیریت منابع مزایای مختلفی دارد که در ادامه، برخی از مهم‌ترین آن‌ها را با یکدیگر مرور می‌کنیم:
- جلوگیری از وقوع وقفه‌های مختلف: با درک دقیق میزان منابع و موجودی‌های خود، می‌توان برای نحوه استفاده از آن‌ها به‌صورت کامل برنامه‌ریزی کرد و از وقوع مشکلات و خطاهای احتمالی، جلوگیری نمود؛
- جلوگیری از فرسودگی: با مدیریت صحیح منابع، می‌توان از میزان و حجم کار هر بخش و هر تیم فعال در پروژه مطلع شد و از تخصیص وظایف بیش از حد به تیم‌های مختلف جلوگیری کرد؛
- فراهم‌کردن امنیت برای پیشبرد پروژه: همیشه این احتمال وجود دارد که پروژه‌ها به دلیل نداشتن منابع کافی، به موفقیت لازم دست پیدا نکنند. با برنامه‌ریزی و مدیریت دقیق منابع، می‌توان اثبات کرد که تمام کارهای لازم برای کسب موفقیت با استفاده از منابع موجود انجام شده و عدم موفقیت پروژه، به دلیل استفاده نامناسب از منابع رخ نداده است؛
- ایجاد شفافیت: با مدیریت منابع، همه مدیران می‌توانند به‌صورت شفاف و دقیق میزان کار و فعالیت تیم شما را بررسی کنند و در صورت نبود امکانات یا ظرفیت لازم برای اخذ پروژه‌های جدید، این موضوع را به‌صورت واضح مشاهده کرده و بر اساس آن برنامه‌ریزی کنند؛
- اندازه‌گیری میزان تاثیر: با داشتن درک دقیق و کامل نسبت به نیازمندی‌های لازم برای مدیریت و اجرای پروژه‌های آتی، می‌توانید به‌صورت تاثیرگذار میزان نرخ بازگشت سرمایه و البته قیاس بین کارایی و اثربخشی را به‌صورت کامل برنامه‌ریزی و ارزیابی کنید.
تکنیک‌های مختلف مدیریت منابع چیست؟
در این بخش پس از به‌دست آوردن یک درک کلی از مدیریت منابع، باید انواع تکنیک‌های مدیریت منابع و نحوه پیاده‌سازی آن‌ها در کسبوکار را به‌اختصار بررسی کنیم.
۱. تخصیص منابع (Resource Allocation)
تخصیص منابع این امکان را در اختیار شما می‌گذارد که از منابع موجود، بیشترین بهره ممکن را ببرید. تخصیص منابع فرایندی است که شما بر اساس مهارت‌های افراد تیم و ظرفیت‌های موجود، نیازمندی‌های پروژه را به‌بهترین و بهینه‌ترین شکل ممکن، تامین می‌کنید.
برای درک بهتر تخصیص منابع در پروژه، به این موضوع توجه کنید که معمولا مدیران منابع، از انواع گزارش‌های مختلف استفاده می‌کنند. این گزارش‌ها قابلیت بررسی و ارزیابی منابع موجود در تمام بخش‌های سازمان، از سطوح بالا گرفته تا جزئی‌ترین بخش‌ها را فراهم کرده و بدین شکل دیگر نیازی به تعیین روزهای خاص و بودجه‌بندی برای منابع مختلف را نخواهید داشت. هر قدر که شفافیت و وضوح این گزارش‌ها بیشتر باشد، تخصیص منابع به شکل بهینه‌تر و موثرتری انجام خواهد شد.
۲. تسطیح منابع (Resource Leveling)
سوال مهمی که در این بخش ایجاد می‌شود این است که سطح‌بندی منابع چیست و چگونه استفاده می‌شود؟ این تکنیک به فرایند کشف و شناسایی «منابع بدون استفاده یا غیر موثر» در سازمان و برنامه‌ریزی برای استفاده از آن‌ها اشاره می‌کند. مثالی برای انجام این کار این است که در سازمان شما یک تولیدکننده محتوا وجود دارد که مهارت‌های طراحی گرافیک نیز داشته و می‌تواند از طریق برعهده گرفتن بخشی از وظایف تولید محتوای گرافیکی، به تیم طراحی سازمان نیز کمک کند.
اگر در سازمان شما چنین افرادی وجود داشته باشند که مهارت‌های گرافیکی نیز دارند، در صورت افزایش حجم کاری بخش گرافیک مجموعه، به استخدام فریلنسرهای طراحی نیازی نخواهید داشت و می‌توانید از مهارت سایر نیروهای سازمان کمک بگیرید.
۳. پیش‌بینی منابع (Resource Forecasting)
داشتن یک برنامه‌ریزی مدیریت منابع برای بهره وری از نیروهای انسانی، مواد اولیه و بودجه‌بندی‌های مختلف، ضروری است. پیش‌بینی منابع این امکان را در اختیار شما قرار می‌دهد که نیازمندی‌های احتمالی منابع را قبل از آغاز و اجرای پروژه، پیش‌بینی کنید.
در حین مراحل طراحی پروژه، می‌توانید از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه مانند مایکروسافت پروژه (Microsoft Project) استفاده کرده و موارد مختلفی هم‌چون محدودیت‌های احتمالی، ریسک‌های مختلف و چارچوب کلی پروژه را تعیین کنید. برای این پیش‌بینی‌های اولیه، مدیران منابع باید شناخت کامل در رابطه با چرخه حیات پروژه، اهداف و منابع موجود در سازمان را داشته باشند.
سخن آخر
نرم‌افزارهای مدیریت پروژه، معمولا این دید کلی راجع به منابع موجود و سایر موارد مهم برای مدیریت صحیح منابع را در اختیار مدیران قرار می‌دهند. علاوه بر این، دسترسی راحت به منابع و سایر بخش‌های مهم پروژه در یک محیط یک‌پارچه، مهم‌ترین مزایایی است که این نوع نرم‌افزارها ارائه می‌دهند و می‌توان با کمک آن‌ها، فرایند مدیریت پروژه را به بهترین شکل ممکن انجام داد.
منبع: wrike.com
دیدگاه