شفافیت سازمانی؛ ۵ راهکار ساده برای افزایش شفافیت در سازمان
شفافیت سازمانی یکی از دغدغه‌های فزاینده در دنیای تجارت است. چگونه می‌توانیم فرهنگ سازمانی مطمئن‌تر و صادقانه‌تری را ایجاد کنیم؟ کارکنان امروزی انتظارات زیادی از شرکت‌هایشان دارند. با توجه به رقابت شدید استعدادها که همه‌گیر شده‌است، کارکنان برتر و بامهارت ترجیح می‌دهند خودشان شرکتی را که در آن مشغول به کار می‌شوند انتخاب کنند و به طور فزاینده‌ای می‌خواهند بخشی از سازمان‌های صادق، معتبر و دارای سیاست‌های شفاف باشند.
شفافیت سازمانی چیزی است که به‌تازگی بسیار مورد بحث و بررسی قرار گرفته‌است. نظرسنجی اخیر فوربس (Forbes) نشان داده‌است که ۵۰٪ کارمندان معتقدند که عدم شفافیت مانع فعالیت سازمان‌هایشان می‌شود؛ با این حال، آگاهی از ارزش شفافیت سازمانی و ایجاد وظیفه‌شناسانه‌ی آن در فرهنگ شرکت، دو امر جداگانه‌اند. حال به عنوان مدیران، مجریان منابع انسانی و رهبران مشاغل، برای ایجاد ارتباط بیشتر و شفاف‌سازی در محل کار خود، چه اقداماتی را می‌توانیم انجام دهیم؟ وقتی صحبت از بهبود سطح شفافیت سازمانی باشد، مدیریت عملکرد چه نقشی می‌تواند داشته‌باشد؟
در ادامه، درمورد راه‌های ساده و مؤثر افزایش سطح شفافیت سازمانی و اینکه دقیقا به چه دلیلی شفافیت برای کارمندان امروزی بسیار مهم است، بحث می‌کنیم.
شفافیت سازمانی چیست؟
شفافیت سازمانی می‌تواند درجات مختلفی داشته و برای مشاغل مختلف، معانی متفاوتی داشته‌باشد، اما به طور کلی به معنای مخفی نکردن اطلاعات ارزش‌مند از کارمندانتان است. اعم از مثبت، منفی یا خنثی بودن اطلاعات، شفافیت سازمانی به معنای به اشتراک گذاشتن و مشمول ساختن کارکنان است، زیرا آن‌ها نیز به اندازه‌ی شما به وضعیت و موفقیت سازمان اهمیت می‌دهند. هرچه کارمندان شما بیشتر در جریان امور قرار گیرند، بیشتر احساس می‌کنند که بخشی از کاری که انجام می‌دهید، هستند.
مزایای شفافیت سازمانی
شفافیت سازمانی به مزایای ملموس زیر منجر می‌شود:
- شفافیت سازمانی موجب اعتمادسازی می‌شود: شفافیت سازمانی کلید اعتماد سازی در یک سازمان است. هرچه اطلاعات بیشتری را با کارمندان خود در میان بگذارید، آن‌ها بیشتر شما را باور خواهند داشت و بیشتر نشان می‌دهند که قابل‌اعتماد هستند؛
- شفافیت سازمانی در فرایند استخدام سودمند است: به‌تازگی، یک نظرسنجی توسط اتلاسیان (Atlassian) نشان داده‌است که ۸۷٪ افراد ترجیح می‌دهند که در سازمان‌های شفاف کار کنند. هرچه بیشتر در ارزش‌ها و فرهنگ شرکت خود شفاف‌سازی کنید، شهرت شفاف‌تری را خَلق می‌کنید و این شما را به کارفرمایی مطلوب تبدیل می‌کند؛
- شفافیت سازمانی برای کارکنانتان انگیزه ایجاد می‌کند: اگر از خود می‌پرسید که چگونه می‌توانید کارکنان را برای داشتن عملکرد بهتری ترغیب کرد، بهتر است شفاف‌سازی بیشتر را در سازمانتان نظر بگیرید، زیرا شفافیت کارکنان را با انگیزه و رغبت آن‌ها را بیشتر می‌کند؛
- شفافیت سازمانی به افزایش مشارکت کارمندان منجر می‌شود: وقتی کارمندان درمورد شرکت خود بیشتر بدانند، معمولا درباره‌ی امور بسیار بیشتر اهمیت می‌دهند و در شغلشان بیشتر مشارکت می‌کنند؛
- شرکت‌های با شفافیت سازمانی ماندگاری بیشتری دارند: مشاغل شفاف معمولا از افزایش نوآوری و تصمیم گیری بهتر و سودآوری بیشتری بهره‌مند می‌شوند. (به عنوان مثال، دوسوم مصرف‌کنندگان حاضرند هزینه‌ی بیشتری بپردازند، اگر این به معنای خرید از شرکتی با سیاست‌های شفاف باشد.)
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
راهکارهایی برای افزایش شفافیت سازمانی
اکنون که از مزایا و ارزش یک سازمان شفاف آگاه هستید، ممکن است برایتان سؤال شده باشد که چگونه می‌توانید سطح شفافیت را به روشی معنادار بهبود ببخشید؟
در ادامه، روش‌های عملی و اثبات‌شده‌ای را برای افزایش شفافیت سازمانی در بلند‌مدت بیان می‌کنیم:
۱. از شفافیت سازمانی استقبال کنید و آن را در فرهنگ شرکت خود بگنجانید
ایجاد تغییرات فرهنگی در یک شرکت هرگز کار آسانی نیست، اما لازم است مطمئن شوید که سازمان شما از شایستگی و مزیت رقابتی برخوردار است. برای ادغام شفافیت در فرهنگ شرکت خود، با این سؤال شروع کنید که «رفتار دیگران در شرایط خاص باید چگونه باشد؟». در حفظ شفافیت سازمانی ثابت‌قدم باشید و در هریک از تصمیمات عمده و جزئی که بر شرکت شما تأثیر می‌گذارد، آن را به خاطر داشته‌باشید.
هنگام استخدام نیز باید شفافیت سازمانی را در نظر بگیرید، زیرا می‌خواهید کارمندان معتبر، صادق و صریحی در سازمانتان مشغول به کار باشند. کارمندانی که استخدام می‌کنید، فرهنگ شرکت شما را شکل می‌دهند؛ بنابراین، باید مطمئن شوید که اعتقادات و ارزش‌های آن‌ها با سازمان شما مطابقت دارند.
۲. در اسرع وقت، به سؤالات و دغدغه‌های کارمندان خود پاسخ دهید
وقتی کارمندان درمورد روند کار در محل کار مشکلی دارند یا با سؤالی درمورد اهداف سازمانی به شما مراجعه می‌کنند، به طور مناسب و به‌موقع به آن‌ها پاسخ دهید؛ هم‌چنین، باید تا جایی که ممکن است در پاسخ‌هایی که می‌دهید دقیق باشید. با حذف اطلاعات مهم، شفافیت را فدا نکنید. برگزاری جلسه‌ی پرسش‌و‌پاسخ بدون محدودیت با کارمندان خود را در برنامه قرار دهید. این کار به آن‌ها این امکان را می‌دهد که هر سؤالی را که ذهنشان را درگیر کرده‌است، بپرسند و به شما، به عنوان مدیر، این فرصت را می‌دهد که همه‌ی آن سؤالات را یک‌باره پاسخ دهید. از این گذشته، پاسخ‌ها باید برای همه مهم باشند، نه فقط برای کارمندی که آن سؤال را مطرح می‌کند. این امر به کارمندان نشان می‌دهد که شما برای شفافیت سازمانی ارزش بسیاری قائل هستید و هم‌چنین اطلاعاتی را که برای تصمیم‌گیری سخت به آن‌ها نیاز دارند، در اختیارشان قرار می‌دهید.
۳. آماده‌ی پاسخگویی به سؤالات دشوار باشید
داشتن شفافیت سازمانی همیشه آسان نیست. برخی اوقات، سؤالات سختی برای پاسخ دادن خواهید داشت. در چنین مواقعی است که شفافیت سازمانی حتی بیشتر اهمیت دارد. افزایش سطح شفافیت سازمانی ممکن است باعث شود که تصمیمات خاصی که شما یا سایر مدیران در گذشته گرفته‌اید، زیر سؤال برده شوند.
برای مثال، اگر مجبورید پاداش کارمندان خود را در طول یک سال مالی فشرده کاهش دهید، باید قادر باشید درمورد اینکه چرا فکر می‌کنید شرکت توانایی تهیه‌ی پروژه‌‌ی معینی را دارد (یا باید داشته‌باشد) بحث کنید؛ هم‌چنین، باید بتوانید درمورد اینکه آیا پاداش مدیران نیز کاهش یافته‌است یا نه، با کارمندان خود صحبت کنید. هیچ دلیلی وجود ندارد که واقعیت‌های مالی سازمان را از کسی پنهان کنید و شفافیت سازمانی را فدا کنید. مطمئن شوید که به‌خوبی درباره‌ی این مسائل تحقیق می‌کنید تا بدانید که چگونه بهتر می‌توانید به این سؤالات دشوار پاسخ دهید.
۴. کارمندان را در جریان امور بگذارید
در صورتی که چیزی تغییر می‌کند، مثلا اگر فرایندی را در شرکت تغییر داده‌اید یا سیستم مدیریت عملکرد خود را تعدیل کرده‌اید، به افراد خود اطلاع دهید. این راهکار شفافیت سازمانی کمک می‌کند تا آن‌ها را به جریان کلی امور متصل نگه دارید. معرفی خبرنامه‌های شرکت یا برگزاری تالارهای گفت‌وگوی کارمندان می‌تواند در تسهیل این جریان اطلاعات کمک چشم‌گیری کند. بُردو‌باخت‌ها و چالش‌های فشارآور را به اشتراک بگذارید. به یاد داشته‌باشید که به اشتراک گذاشتن بُردها آسان و هیجان‌انگیز است، اما وقتی کارها طبق برنامه پیش نمی‌روند، پذیرش مسئولیت بسیار دشوار است؛ البته این شکل از شفافیت سازمانی به اتحاد نیروی کار کمک می‌کند.
وقتی می‌خواهید خبر بدی را اعلام کنید، با کارمندان مانند بزرگ‌سالان رفتار کنید. آن‌ها می‌توانند واقعیت شرایط را کنترل کنند و وقتی احساس می‌کنند چیزی درست نیست اما نمی‌دانند مشکل چیست، معمولا چیزی را تصور می‌کنند که در واقع بسیار بدتر از شرایط واقعی است.
۵. به طور منظم، درمورد عملکرد صحبت کنید و امکان برقراری ارتباطات بلادرنگ را فراهم کنید
اگر قصد دارید سطح شفافیت سازمانی را بهبود ببخشید، ابتدا باید سطح ارتباطات را بهبود ببخشید. این امر می‌تواند با پیاده‌سازی مکالمات مربی‌گری منظم آغاز شود. به مدیر و کارمند اجازه دهید که رابطه‌ای معتبر و بر پایه‌ی اعتماد را در محل کار برقرار کنند. این کار تبادل نظر را تسهیل می‌کند و کارمند در طرح سؤال، احساس توان‌مندی بیشتری می‌کند؛ هم‌چنین، باید به معرفی ابزارهای ارتباطی‌ای بپردازید که بازخورد و ارتباط را تشویق می‌کنند. این شیوه معادل امروزی سیاست «در باز» است، اما بسیار راحت‌تر و حتی سریع‌تر است.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
دیدگاه