۱۷ ایده خارق‌العاده برای کاهش هزینه در سازمان
در این زمان که آینده نامشخص‌تر از همیشه است، بیش از هر زمان دیگری برای کسب‌وکارها مهم است که طیف گسترده‌ای از ایده‌های کاهش هزینه را کشف کنند. از آنجا که هیچ‌کس تصوری از فردای بخش‌های دولتی و خصوصی ندارد، شرکت‌های بزرگ و کوچک باید تمام راه‌های مربوط به نحوه فعالیت‌های تجاری را در نظر بگیرند. بسیار خوب است اگر شرکت‌ها بتوانند وضعیت موجود را حفظ کنند و باعث کاهش هزینه در سازمان شوند، اما این کار با درنظرگرفتن اتفاقات اخیر، احمقانه به نظر می‌رسد.
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
در حال حاضر، رکورد اقتصادی هزاران کارآفرین را به تعطیلی کسب‌وکارهایشان مجبور کرده است. برخلاف سایر رکودهای اقتصادی، سازمان‌ها باید بیش از اینکه هزینه کمتری را صرف کنند، به راه‌های دیگری نیز فکر کنند. متأسفانه، در این فضای آشفته اقتصادی، کسب‌وکارها باید ببینند که چگونه با اصطلاح «زندگی عادی جدید» سازگار شوند؛ خواه مدل کسب‌وکارشان را تنظیم کنند، خواه تجارت‌شان را به دنیای آنلاین بیاورند؛ در غیر این صورت، کارآفرینان شاهد شکست شرکت‌هایشان خواهند بود. در این مطلب، ۱۷روش هوشمندانه را درمورد نحوه کاهش هزینه های سازمان آورده‌ایم.
۱. از بازاریابی اینترنتی استفاده کنید
آیا تعجب‌آور است که بازاریابی دیجیتال به‌طور سنتی، از ROI (بازده تجاری) بهتری نسبت به تبلیغات چاپی برخوردار است؟ یکی از دلایل این است که بازاریابی اینترنتی، با بهینه‌سازی موتور جست‌وجو، فعالیت در شبکه‌های اجتماعی، ارسال ایمیل و پرداخت به ازای هر کلیک یا PPC، بسیار ارزان‌تر از تبلیغ روزنامه‌ها یا بیلبوردها است و باعث کاهش هزینه در سازمان می‌شود. در نهایت، بازاریابی آنلاین به شما کمک می‌کند تا در حالی که بیشتر تبلیغ می‌کنید، هزینه کمتری داشته باشید.
همان طور که رویکرد متفاوتی برای ایجاد آگاهی از برند خودتان در پیش می‌گیرید، ممکن است به فکر رهاکردن مجله محلی باشید و بررسی سئو (SEO) را شروع کنید.
۲. در صورت لزوم، منابع خود را برون‌سپاری کنید
آیا شما یا افراد تیمتان، انجام کاری را به تعویق می‌اندازید؟ آیا افراد از وظایف تعیین‌شده خود وحشت دارند؟ آیا کار انجام‌شده توسط کارمندانتان، اشتباهات زیادی به‌همراه دارد؟ اگر به هریک از این سؤالات پاسخ مثبت داده‌اید، زمان آن فرا رسیده است که «برون‌سپاری» را شروع کنید. برون‌سپاری یعنی سپردن بخشی از فعالیت‌های شرکت، به واحدی خارج از شرکت که می‌تواند به بهترین نحو، آن را انجام دهد. چه کارهایی را باید برون‌سپاری کنید؟ می‌توانید موارد زیر را برون‌سپاری کنید:
- پاسخگویی به تلفن‌ها (به‌صورت مجازی)؛
- انجام تحقیقات برای تکمیل پایگاه داده‌ها؛
- طراحی گرافیکی برای ارائه در حضور مشتری؛
- لید جنریشن (Lead generation)؛ فرایندی که به‌وسیله آن، شرکت می‌کوشد تا ایده‌های جدیدی را تولید کند.
۳. دورکاری را ترویج دهید
بسیاری از شرکت‌ها، برای کاهش هزینه در سازمان سیاست دورکاری را در شرایط امروزی پذیرفته‌اند. اگر در شرکت شما، با دورکاری موافقت نشده است، ممکن است ارزش آن را داشته باشد که حداقل به‌خاطر امور مالی، کار از راه دور را آزمایش کنید.
با ترویج استراتژی‌های کار از راه دور، حتی اگر فقط ۱ یا ۲ روز در هفته باشد، به‌طرز شگفت‌انگیزی در هزینه‌ها صرفه‌جویی خواهد شد؛ به‌علاوه، کارکنانی که در خانه کار می‌کنند، ساعات بیشتری کار می‌کنند و کارایی بیشتری نیز دارند.
۴. برای کاهش هزینه در سازمان، فریلنسر استخدام کنید
استخدام فریلنسر، یکی از بهترین تصمیمات سرمایه‌گذاری و کاهش هزینه در سازمان است، زیرا با این کار، به پرداختن مفاد مختلف مالیات و مقررات کار در استخدام کارمند تمام‌‌وقت یا نیمه‌وقت نیازی ندارید.
اما چه زمانی، باید فریلنسرها را استخدام کرد؟ ۳ موقعیت کاری وجود دارد که زمان مناسب شروع جست‌وجو برای یک فریلنسر است:
- وجود بار کاری ناپایدار، یعنی کار بسیار زیاد یا خیلی کم باشد؛
- وجود پروژه‌ای که به مهارت کمیاب و خاصی نیاز داشته باشد؛
- وجود کارهای نامنظم.
۵. ابزارهای دیجیتالی رایگان را به محل کارتان اضافه کنید
در گذشته، زمانی که دفاتر شروع به پذیرش کامپیوترهای رومیزی می‌کردند، بسیاری از مشاغل پول فراوانی در نرم‌افزارها سرمایه‌گذاری کردند. امروزه، دیگر به آن نیازی نیست. شبکه جهانی وب، محیطی را پرورش داده است که می‌توانید به هزاران ابزار دیجیتال مرتبط با بهره‌وری، به‌صورت رایگان دسترسی داشته باشید و شاهد کاهش هزینه در سازمان باشید و می‌توانید از این پول صرفه‌جویی‌شده، به‌شکل بهتری برای سایر عناصر استفاده کنید. آیا مطمئن نیستید که از چه ابزار رایگانی استفاده کنید؟ در اینجا چندین مورد را نام برده‌ایم:
- فضای ذخیره‌سازی کلود (Cloud storage) با کمک نرم‌افزار دراپ‌باکس (Dropbox)؛
- مدیریت پروژه با نرم‌افزارهای اسلک (Slack) یا ترلو(Trello)؛
- حسابداری با نرم‌افزار ویو (Wave)؛
- اسکن اسناد و امضا با اسکن‌ابل (Scannable) یا داکوساین (DocuSign)؛
- مدیریت ارتباط با مشتری با اپتیوو (Apptivo)؛
- نرم‌افزار اپن‌سورس (Open source) وردپرس (WordPress).
۶. کارهای تکراری و وقت‌گیر را خودکار کنید
بیایید صادق باشیم! در شرکت شما وظایفی وجود دارند که افراد از انجام آنها بیزارند و البته وظایفی نیز وجود دارند که مستعد خطاهای انسانی هستند. یکی از ساده‌ترین راه‌حل‌ها برای انجام این کارها، اتوماتیک‌کردن کارهای تکراری، معمولی و وقت‌گیری است که پرسنل شما از آن متنفرند. در ادامه، چند کار را ذکر کرده‌ایم که می‌توانند به‌صورت خودکار انجام شوند:
- پرداخت قبض‌های ماهانه یا ۳ماهه؛
- سازمان‌دهی جلسات و ارسال یادآوری‌ها؛
- تکمیل موجودی کالا؛ از لوازم اداری گرفته تا کارتریج‌های چاپ‌گر؛
- پاسخ‌دادن به ایمیل‌های مشتریان؛
- فیلترکردن متقاضیان کار.
۷. بر کسر مالیات خود نظارت کنید
اگر به هزینه‌های پرداختی خود که می‌تواند به‌عنوان کسر در مالیات ظاهر شود، توجه نکنید، پس‌انداز زیادی را از دست خواهید داد. توجه به این نکته برای شما و کارمندانتان مفید است، حتی اگر آنها در خانه خود کار کنند.
پیگیری حساب کسری‌ها در طول سال دشوار است، اما یک ترفند ساده این است که پاکتی را پشت میزتان قرار دهید و تمام رسیدهای خود را داخل آن قرار دهید و سپس آنها را در نرم‌افزارهای صفحه گسترده (spreadsheet) مثل اکسل (Excel) قرار دهید. چیزهایی که می‌توانید بنویسید، عبارت‌اند از:
- هزینه‌های دفتر؛ مانند ارتباطات از راه دور، خدمات شهری، سود وام مسکن و غیره؛
- هزینه‌های خودرو؛ مانند سوخت، بیمه، هزینه پارکینگ، عوارض و غیره؛
- هزینه‌های حسابداری و حقوقی؛
- اجاره دفتر کار؛
- بیمه و مسئولیت عمومی مشاغل، وقفه در کار و دارایی و غیره؛
- سرمایه‌هایی که با گذشت زمان مستهلاک می‌شوند؛ مانند مبلمان، کامپیوتر، اتومبیل و املاک؛
- وعده‌های غذایی و سرگرمی؛ اگرچه این مورد می‌تواند به میزان قدرت شما بستگی داشته باشد.
۸. به‌طور منظم، هزینه‌های شرکتتان را بررسی کنید
تا زمانی که یک دستگاه پول‌ساز جادویی در اتاق خود ندارید، باید هزینه‌های خود را متعادل کنید. این تعادل فقط با بررسی منظم هزینه‌های شرکت برای یافتن هرگونه اتلاف یا هزینه اضافی که دیگر لازم نیست، حاصل می‌شود. با ایجاد تعادل در بودجه و استفاده از ایده‌های لازم برای کاهش هزینه‌ها، می‌توانید نتیجه کارتان را بهتر کنید.
۹. هزینه‌های آب و برق را کاهش دهید
صرف هزینه برای انرژی، هزینه‌کردن برای تجارت است. شاید افزایش هزینه‌های آب و برق کافی باشد تا افراد دفتر کارتان را به دورکاری مجبور کند؛ اما اگر این انتقال غیرممکن است، شما باید اقدامات مختلفی را انجام دهید تا صورت‌حساب ماهیانه خود را کاهش دهید.
کارهای ساده‌ای وجود دارند که می‌توانید برای کاهش هزینه در سازمان انجام دهید و بعید است که انجام این کارها، از فعالیت‌های تجاری جلوگیری کند؛ اما انجام این کارها، ذخیره پس‌انداز بیشتری را برای سرمایه‌گذاری مجدد در شرکت در پی دارد.
- وقتی دفتر کار تعطیل می‌شود، چراغ ها را خاموش کنید؛
- ترموستات اتوماتیک برای تنظیم دما نصب کنید؛
- دستگاه‌های خود را هنگامی که از آنها استفاده نمی‌کنید، از برق جدا کنید؛
- از وسایل برقی کم‌مصرف استفاده کنید.
۱۰. تجهیزات کامپیوتری دست‌دوم (کارکرده) بخرید
اکنون «فناوری» یکی از مهم‌ترین مؤلفه‌های هر سازمانی محسوب می‌شود. از کامپیوتر و چاپ‌گر گرفته تا دستگاه‌های موبایل، سرمایه‌گذاری در تجهیزات می‌تواند بسیار گران باشد. یک راه‌حل ممکن است خرید کامپیوترهای دست‌دوم باشد. بادقت و تحقیق کافی درمورد فروشگاه‌ها و دستگاه‌های دست‌دومی که قصد دارید آنها را بخرید، می‌توانید تا ۴۰٪ پس‌انداز کنید.
۱۱. سطح موجودی کافی را حفظ کنید
این امر ممکن است خلاف شهود باشد، اما داشتن موجودی بیشتر، به نفع شرکتتان نخواهد بود. کاهش سهام باعث صرفه‌جویی در هزینه شما خواهد شد؛ در درجه اول، به این دلیل که وقتی موجودی شما بیش از حد اشباع شود، در نهایت منسوخ می‌شود یا اگر تقاضای مصرف‌کننده نسبت به پیش‌بینی‌ها کمتر باشد، عرضه فروخته‌نشده هزینه‌های بیشتری را ایجاد می‌کند.
با محدودکردن موجودی خود، تعمیر و نگهداری مواد را کاهش می‌دهید و ضایعات را به حداقل می‌رسانید. در واقع، به لطف نوآوری‌های فناوری و زنجیره‌های تأمین جهانی، سفارش بیشتر از آنچه لازم است، ضروری نیست.
۱۲. مصرف کاغذ را کمتر کنید
در ایالات متحده این‌گونه تخمین زده می‌شود که یک کارمند متوسط، سالانه تقریبا ۱۰ هزار قطعه کاغذ مصرف می‌کند؛ علاوه بر این، دفاتر کاری ۲۰ دلار برای هر مقاله، ۱۲۰ دلار برای جست‌وجوی اسناد ازدست‌رفته و ۲۲۰ دلار برای بازآفرینی این اسناد، هزینه می‌کنند؛ سپس باید فضای ذخیره‌سازی را در نظر بگیرید که می‌تواند به هزینه‌های بیشتر منجر شود؛ با گذشت زمان، هزینه کاغد بیشتر نیز می‌شود.
اگر کسب‌وکار شما از پس آن بر می‌آید، باید دفتر کارتان را به دفتری بدون کاغذ تغییر دهید؛ اما چگونه می‌توانید این تغییر را آغاز کنید؟ در ادامه، چند نکته را ذکر کرده‌ایم:
از خدمات ذخیره‌سازی ابری (cloud) استفاده کنید و در صورت نیاز، نسخه پرمیوم آن (premium) را بخرید؛ ارزشش را دارد!
در برنامه‌های امنیت سایبری برای دستگاه‌های موبایل سرمایه‌گذاری کنید؛
از تکنیک‌های صرفه‌جویی کاغذ در سراسر دفتر کارتان استفاده کنید؛ مانند موقعیت‌هایی که کارمندان می‌توانند به‌جای استفاده از چاپ‌گر یا دستگاه کپی، از دستگاه‌های دیجیتال استفاده کنند.
۱۳. برای کاهش هزینه در سازمان، لیست‌های ایمیلتان را کنترل کنید
مشاغل کوچک با به‌دست‌آوردن آگهی‌های تبلیغاتی و ارائه بهترین نسخه، پول زیادی را در بازاریابی از طریق ایمیل، سرمایه‌گذاری می‌کنند؛ بنابراین، اگر متوجه شدید که افراد کمتری ایمیل شما را دریافت می‌کنند، بهتر است که لیست‌های ایمیل خود را حساب‌رسی کنید. شما باید هر سال، یک بررسی نیم‌سالانه انجام دهید تا مطمئن شوید که در این بخش بازدهی خوبی دارید. چرا با افزودن سرنخ‌های بیشتر یا تکیه بر سودهایی که دیگر وجود ندارند، پول را هدر دهیم؟
۱۴. خدمات ارتباطی خود را یکپارچه کنید
به‌عنوان یک مصرف‌کننده عادی، باید همیشه در جست‌وجوی راه‌هایی برای پس‌انداز باشید. یک تاکتیک معمول این است که خدمات مخابراتی خود را با کنار هم قراردادن اینترنت و تلفن زیر یک چتر یکسانی انجام دهید؛ با این کار هر ماه صرفه‌جویی می‌کنید، حتی اگر صرفه‌جویی مختصری باشد؛ چرا همین کار را برای تجارتتان انجام نمی‌دهید؟ به‌جای پرداخت چندین شرکت برای هر سرویس، می‌توانید همه‌چیز را به زیر یک سقف منتقل و پس‌انداز فوری را ذخیره کنید.
۱۵. در بسته‌بندی و حمل‌ونقل صرفه‌جویی کنید
آیا کسی می‌تواند مشکل بسته‌بندی و حمل‌ونقل را حل کند؟ احتمالا خیر؛ اما روش‌هایی برای کاهش هزینه های حمل‌ونقل و بسته‌بندی وجود دارند. این کار می‌تواند دربرگیرنده استفاده مجدد از لوازم بسته‌بندی و خرید با بهترین قیمت باشد؛ همچنین می‌توانید در صورت امکان، حداقل مبلغی را برای حمل‌و نقل رایگان به وب‌سایت تعیین کنید.
۱۶. فاکتورها را زود پرداخت کنید
همه می‌خواهند در اسرع وقت حقوق بگیرند. برخی از نهادها چنان مشتاق این هستند که مشتریان فاکتورهای خود را زودهنگام پرداخت کنند که در این زمینه تخفیف‌هایی را ارائه می‌دهند. آیا دنبال فرصتی برای پس‌اندازی سریع هستید؟
بگذارید بگوییم که تأمین‌کننده شما برای پرداخت فاکتور خود در حدود ۱ هفته، ۱ تا ۲ درصد تخفیف را تعیین می‌کند؛ در غیر این صورت، کل مبلغ در مدت ۳۰ روز پرداخت می‌شود. بازگشت ۲٪ در طی ۳ هفته پیشرفت مناسبی است و با سرعت سالانه حدود ۳۵٪ بازدهی خواهد داشت.
۱۷. هرگز سود پرداخت نکنید
اگر سود پرداخت می‌کنید، پولتان را از پنجره بیرون می‌اندازید. به هر حال، چرا سود پرداخت می‌کنیم؟ به‌طور معمول، به این دلیل است که ممکن است چند روز دیرتر قبض پرداخت کرده باشیم یا پرداخت یک قبض را برای کل ماه از دست داده باشیم؛ این می‌تواند به این دلیل باشد که ما اظهارنامه مالیات بر درآمد خود را خیلی دیر ارائه کردیم و مبلغ چشمگیری را به‌اجبار قبول کرده‌ایم.
به هر حال، ضروری است که هرگز سود پرداخت نکنید و این کار می‌تواند با پرداخت به‌صورت خودکار قبض‌ها (به نکته ۸ مراجعه کنید) یا کاهش هزینه ها انجام شود.
به‌کمک تست‌های خودشناسی، توانایی‌ها و استعدادهایتان را بشناسید.
در حالی که بسیاری از کارشناسان تصور می‌کردند که چه زمانی رکود اقتصادی اتفاق می‌افتد، هیچ‌کس نمی‌توانست سال ۲۰۲۰ را تصور کند. با وجود بی‌اطمینانی زیاد در جهان، صاحبان مشاغل مجبور هستند که برای فرار از رکود مالی که جهان درگیر آن است، راه‌حل‌های عملی پیدا کنند. از کاهش شدید هزینه‌های کسب‌وکار گرفته تا تغییرات اساسی کارمندان و افزایش قیمت‌ها، باید تصمیمات سفت‌وسختی گرفته شود.
منبع: careeraddict.com
دیدگاه