پرسونای کارمندی چیست؟ همراه با ۴ گام ایجاد پرسونای کارمند مؤثر
به منظور بهبود کیفیت تجربه‌ی کارکنان، سازمان‌ها باید راه‌های جدیدی برای شخصی‌سازی محل کار، به طوری که مطابق با اهداف هرکدام از کارکنان باشد، بیابند. پرسونای کارمندی، نیروی کار شما را به گروه‌های کوچک مشابهی تقسیم می‌کند که به ایجاد تجربه‌های هدفمند برای آن‌ها کمک می‌کند. در این مطلب، به موارد ذیل خواهیم پرداخت:
در سرتاسر دنیا، اداره‌ها بیش از پیش برای بهبود کیفیت تجربه‌ی کارمندها تلاش می‌کنند. بنابه پژوهش موسسه‌ی دلویت، این مهم یکی از اولویت‌های اصلی ۸۴٪ از سازمان‌ها می‌باشد، که ۲۸٪ از سازمان‌ها آن را جزو «سه مسأله‌ی مبرم برتر در سال ۲۰۱۹» دانستند.
این امر مستقیما با بهره وری ارتباط پیدا می‌کند؛ بر اساس این گزارش، سازمان‌هایی که قادر هستند تجارب شگرفی را در محل کار فراهم کنند می‌توانند دو برابر نوآوری بیشتر، رضایت دو چندان مشتری و ۲۵٪ سود بیشتری به دست بیاورند.
اما چگونه می‌توان برای نیروی کار گسترده و پراکنده، تجربه را شخصی‌سازی نمود؟ آیا می‌توان هریک از نیازمندی‌های منحصر به فرد کارمندان را بدون متحمل شدن هزینه‌های بالا و جداسازی در نظر گرفت؟
برای پاسخ به این پرسش‌ها، سازمان‌ها از بازاریابی خود دارند سرمشق می‌گیرند و روشی را پیاده می‌کنند که «توسعه‌ی پرسونا کارمند» نام دارد. این امر می‌تواند به بهبود تجربه‌ها در هر مرحله از مسیر کارکنان، از استخدام گرفته تا دوران تصدی و سپس خروج آن‌ها، کمک کند.
پرسونای کارمندی چیست؟
در بازاریابی معمولا پرسونا ایجاد می‌شود تا درک مناسبی از رفتار مشتری به دست آید و بر طبق آن، استراتژی‌های بازاریابی هدفمند شوند. شرکت‌ها به جای آن که به مخاطب هدف خود نگاه یکسانی داشته‌باشند، خریداران خود را به گروه‌هایی با خصلت‌ها، چالش‌ها و تمایلات مشترک تقسیم‌بندی می‌کنند. این امر به شخصی‌سازی پیام بازاریابی کمک می‌کند تا در سطح شخصی، با هر گروه (یا تیپ شخصیتی) همخوانی پیدا کند.
به طور مشابهی پرسونای کارمندی می‌تواند برای سازگار کردن تجربه‌های داخلی با گروه‌های کاربری هدف، مفید باشد. اساسا پرسونای کارمند را می‌توان به عنوان بازتابی از گروه‌های کارکنانی تعریف کرد که ویژگی‌های مشترکی دارند؛ درست همانگونه که مشتریان دارند.
یک پرسونا باید حتی‌الامکان جزئیات زیادی را از کار کارمندان دربرگیرد، تا حدی که بتواند بهترین برنامه را برای هر گروه ارائه کند. به عنوان مثال، پرسونای کارکنان را می‌توان با بررسی موارد ذیل ایجاد کرد:
- گروه سنی، تحصیلات و دوران تصدی کارمند
- سابقه و تجربه‌ی آن‌ها
- پیشرفت شغلی آن‌ها در طی سال
- اهداف کاری مقرر آن‌ها
- بازخورد آن‌ها از ارزیابی‌های اشتغال کارکنان
- تعداد دفعات تغییر شغل آن‌ها
- معیارهای عملکرد آن‌ها که رشد کاری آن‌ها را نشان دهد
- چالش‌ها در محل کار
این نقطه‌داده‌ها را، به علاوه‌ی هرآنچه که به فرهنگ شرکت شما مرتبط‌تر باشد، می‌توان استفاده نمود تا پرسونای کارمندی متنوعی ایجاد نمود. سپس می‌توانید تجربه‌ی داوطلب یا تجربه‌ی کارمند را به طور مناسبی شخصی‌سازی کنید.
به عنوان مثال، اگر داوطلب دارای انرژی زیاد و ویژگی درونگرایی است، گزینشگران می‌توانند یک استراتژی فعال را اتخاذ کنند.
سه مزیت طراحی پرسونای کارمندی
پرسونایی که با دقت طراحی شده باشند، چندین مزیت دارند. از جمله:
۱. همدلی بیشتر
پرسونای کارمندی این امکان را برای شما فراهم می‌کند که چگونگی تجربه‌ی کارمند را در محل کار، تجسم کنید. با توجه به این نکته که اکثر تیم‌های منابع انسانی باید برنامه ریزی سیر اشتغال کارکنان را بر عهده گیرند، شما می‌توانید این سیر را که تحت هدایت پرسونا قرار دارد، مورد بررسی همه‌جانبه قرار دهید و بر طبق نقطه‌نظر منحصر به فرد کارمند تغییراتی را اعمال کنید.
۲. توجه موثر
در محل کار مدرن، سیاست‌ها، جریان‌های کاری و یا فناوری‌های جدید نباید به صورت یکسان پیاده‌سازی شوند. پرسونای کارمندی به واسطه‌ی تقسیم‌بندی نیروی کار به گروه‌های قابل مدیریت و قابل هدفگذاری، به اجتناب از این دام رایج کمک می‌کند.
۳. جلب نظر راحت‌تر مدیران
پرسونای کارمندی، یک نمایه قابل ملموسی است از نیازهای نیروی کار، نقاط ضعف و فرصت‌ها. با نمایش آن‌ها به مدیران کسب‌وکار، می‌توانیم توافق آن‌ها را برای راهکارهای جدید جلب کنیم و به آن‌ها نشان دهیم که چرا این راهکارها برای گروه قابل توجهی از کارکنان لازم و ضروری است.
حال چگونه می‌توان یک پرسونای کارمندی باکیفیت درست کرد؟ همه‌چیز با داده‌ها آغاز می‌شود، داده‌هایی که مورد تایید تحلیل‌ها و بازنگری‌ها باشد.
چهار گام تا ایجاد پرسونای کارمندی موثر
شرکت‌های صاحب‌نام از پرسونا کارمند نهایت استفاده را می‌برند تا پروژه‌ها، تجربه‌ها و اقدامات خاصی را در محل کار بهینه کنند.
برای هریک از اقدامات گسترده‌ی منابع انسانی، مانند طراحی برنامه‌ی یادگیری و توسعه (Learning and Development یا به اختصار L&D ) برای کل شرکت، ایجاد پرسونا کارمند ضروری است. در ادامه چگونگی این فرآیند را نشان می‌دهیم:
گام اول: گردآوری داده‌های کمی و کیفی
ارزیابی‌های کارکنان می‌تواند برای ثمربخشی بیشتر اقدامات، داده‌های ارزشمندی را استخراج کند. مجموعه داده‌ها باید هم اطلاعات کیفی و هم اطلاعات کمی را پوشش دهند تا تصویر دقیقی ارائه کنند.
به عنوان مثال وقتی یک برنامه‌ی (L&D) برای کارکنان ایجاد می‌شود، داده‌های کمی شامل تعداد دوره‌هایی خواهد بود که آن‌ها توانسته‌اند در گذشته به عنوان شاگردهای بزرگسال با موفقیت به اتمام برسانند. داده‌های کیفی نیز ممکن است شامل بازخورد آن‌ها نسبت به روش‌های مختلف یادگیری (صوتی، تصویری، کلاس و غیره) باشد.
ابزار هوش مصنوعی مانند پردازش زبان طبیعی، می‌توانند به مختصر ساختن این یافته‌ها به داده‌های کاربردی کمک کنند و این داده‌ها، احساس کارمند را آشکار می‌کند که می‌توان از آن برای طراحی تجربه‌ی کارمند استفاده نمود.
گام دوم: تکمیل داده‌های داخلی با مطالعه‌ی وضعیت بازار
این مرحله برای فرآیند ایجاد پرسونا کارمند حیاتی است. مطالعه‌ی وضعیت بازار می‌تواند دیدگاه‌های ارزشمندی را نسبت به چگونگی واکنش کارکنان به سناریوهای خاص و رفتار آن‌ها در زمان مواجهه با محرک‌های تجربی ارائه کند.
به عنوان مثال، می‌توانید از داده‌های خارجی تاریخی استفاده کنید تا ببینید وقتی تغییرات خارجی بزرگی، مانند بحران اقتصاد جهانی رخ داد، کارکنان چگونه واکنش نشان دادند. آیا کارکنانی که از مهارت‌های انتقال‌پذیری برخوردار بودند نسبت به همتایان خود که مهارت‌های کمتری داشتند، ضربه‌ی کمتری خوردند؟
به علاوه، مرحله‌ی پژوهش می‌تواند شامل آزمایش گروه کانونی نیز باشد، که در آن می‌توانید تجربه‌ای را که قصد دارید برای گروه هدف کوچکی از کارکنان فراهم کنید شبیه‌سازی نمایید تا واکنش آن‌ها را مورد مطالعه قرار دهید. این گروه‌ها می‌توانند متشکل از افرادی خارج از سازمان شما باشند که سابقه‌ی تحصیلی و آماری آن‌ها با کارکنان شما یکسان باشد.
گام سوم: شناسایی شباهت‌ها و تفاوت‌ها
در این مرحله است که تحلیل‌ها ورود پیدا می‌کنند. با عبور دادن مجموعه داده‌ها از یک موتور تحلیل‌گر قدرتمند می‌توانید گروه‌های کارکنانی را ایجاد کنید که ویژگی‌های مشترکی دارند.
این‌ها شامل خصلت‌های شخصیتی، معیارهای اجرایی و بازدهی، خلاقیت، اهداف شخصی و کاری و همچنین چالش‌های محل کار خواهد بود. این تحلیل، پایه‌ی مجموعه‌ی نهایی پرسونای کارمندی خواهد بود.
گام چهارم: ترکیب داده‌های پایه‌ی سیستم اطلاعات منابع انسانی و به دست‌آوردن اعتبار
در مرحله‌ی بعد، سیستم‌های منابع انسانی می‌توانند داده‌های کاربردی مانند سن، سمت، تجربه‌ی کار قبلی، پیشرفت کاری داخلی و زمانِ گذرانده در شرکت را اضافه کنند تا مجموعه داده‌ها را به میزان قابل ملاحظه‌ای غنی کنند. این داده‌ها تا حد قابل توجهی برای پروفایل کارکنان مفید است و به گروه‌بندی آن‌ها در گروه‌های هدف نیز کمک می‌کند.
در این مرحله، شما باید قادر باشید که در پرسونا کارکنان و تجربه‌ی رفتار آن‌ها در محل کار، الگوهای شفافی بیابید.
در نهایت، یک دور دیگر از آزمایش‌های گروه کانونی می‌تواند به تایید فرضیات شما در مورد پرسونای گروهی از کارکنان، کمک کند.
بهترین راه: تکنولوژی چگونه می‌تواند به پرسونای کارمندی معنا ببخشد
در عین حال که می‌توانید تمام پرسونا کارمند را در خانه و به صورت دستی درست کنید، چندین راهکار وجود دارد که به تسهیل این کار کمک می‌کند.
شرکت تحلیلی کوالتریکس چند راهکار ارائه می‌کند که می‌تواند در این زمینه کمک‌حال واقع شود، مانند Stats iQ یک پلتفرم آماده به استفاده برای شناسایی همبستگی داده‌ها و تبدیل این همبستگی‌ها به تصویرسازی‌های غنی.
کوالتریکس از مجموعه‌ی کاملی از تسهیلات گردآوری داده نیز برخوردار است، من جمله نرم‌افزار بازخورد ۳۶۰ درجه و ارزیابی‌های ضربانی که به توسعه‌ی پرسونا کارمند کمک می‌کنند.
یکی دیگر از راهکارهای مفید که باید بدان اشاره کرد، متعلق به اکس‌تنسیو یک ارائه‌دهنده‌ی محتوای کسب‌وکار، می‌باشد. اکس‌تنسیو یک قالب جامع پرسونا کاربر ارائه می‌کند که می‌توان آن را بر حسب هریک از نیازهای پرسونا کارمند تیم منابع انسانی، تغییر داد.
از آنجایی که تجربه‌ی کارمند برای هریک از سازمان‌هایی که بر آینده متمرکز هستند تبدیل به یکی از اولویت‌های برتر می‌شود، پرسونا در حین طراحی مجدد جریان‌های کاری در مرکز توجه قرار می‌گیرند تا حداکثر تاثیرگذاری را داشته باشد.
با انجام پژوهش‌های دقیق، گردآوری داده‌های جامع از بازار و سرمایه‌گذاری روی ابزار مناسب، می‌توانید از سازگاری تمام و کمال تجارب کارمندان در محل کار با نیازهای شخصی آن‌ها اطمینان حاصل کنید. به علاوه، پرسونا کارمند در این اکوسیستم تجربی کاملا جدید، نقشی حیاتی ایفا می‌کنند.
آیا شما برای ایجاد پرسونا کارمند در سازمان خود، از تکنولوژی بهره می‌برید؟ دیدگاه‌های خود را با ما در فیسبوک (Facebook)، لینکدین و یا توییتر به اشتراک بگذارید. ما همیشه به شما گوش می‌دهیم!
جدیدترین فرصت‌های شغلی شرکت‌های معتبر را در صفحه آگهی استخدام ببینید.
منبع: hrtechnologist.com
دیدگاه